TIPPS & TRICKS Eigene Formatvorlagen V 1.0 // Stand: Juli 2015 MS Word bietet Ihnen standardmäßig Vorlagen, mit denen Sie Textelemente formatieren können, etwa»überschrift 1«oder»Standard«. Diese Formatvorlagen entsprechen jedoch meist nicht Ihrem Corpo rate Design. Deshalb definieren viele Organisationen eigene Formatvorlagen für verschiedene Textelemen te. Der Gestaltung sind hier kaum Grenzen gesetzt: Sie können neben den bekannten Systemschriftarten (z.b. Arial, Times New Roman...) auch erworbene oder eigens entwickelte Schrifttypen verwenden, oder die Schrift in Farbe und Größe nach Ihren Designvorgaben anpassen. Damit auch die Dokumente, welche Sie aus orgavision drucken, in Ihrem Unternehmens-Design dargestellt werden, bietet orgavision die Möglichkeit, bei der PDF-Voransicht und dem Handbuch-Export eigene Formatvorlagen zu nutzen. Formatvorlagen definieren In unserem Praxistipp»Multiformat-Schablonen«zeigen wir Ihnen, wie Sie grundsätzlich Schablonen für Ihr orgavision Handbuch erstellen können. In diesem Praxistipp erfahren Sie, wie Sie in diesen Schablonen eigene Formatvorlagen hinterlegen können. Lesen Sie auch unseren Praxistipp»Arbeiten mit Multiformat- Schablonen«. zu den Praxistipps Seite 1
Formatvorlagen in orgavision So muss die Formatvorlage in Word benannt sein So heißt die Formatierung im orgavision Texteditor _h1 Überschrift 1 _h2 Überschrift 2...... _h6 Überschrift 6 _Absatz Absatz _Rohdaten Rohdaten _Adresse Adresse _Hyperlink (Verweise und externe Links) So muss die Formatvorlage in Word benannt sein Entspricht diesen Meta-Informationen in orgavision _Lenkungsinformationen Lenkungsinformationen Bitte beachten Sie: Über den Handbuch-Export (oder auch die Drucken-Funktion ) aus der bisherigen orgavision Oberfläche lassen sich nur die Überschriften 1-6 umsetzen. Starten Sie den Export aus der neuen Oberfläche, erkennt Ihr Word auch alle anderen Formatvorlagen wie Absatz, Adresse etc. Seite 2
Handbuch-Schablone erstellen & Formatvorlagen festlegen Erstellen Sie zunächst in Word eine Schablone für Ihr Handbuch und legen Sie dann unter Start > Formatvor agen die Formatvorlagen nach dem Prinzip fest, wie Sie sie in der Tabelle oben vorfinden. Am einfachsten ist es, wenn Sie den neuen Formatvorlagen bereits bestehende Formatvorlagen zugrunde legen, beispielsweise Formatvorlagen, die zu Ihrem Corporate Design entworfen wurden. Die Formatvorlage _Lenkungsinformationen legt fest, wie beim Handbuch-Export die Lenkungsinformationen über bzw. unter jedem Element einschließlich Rahmen dargestellt werden. Seite 3
Schriftarten einbetten Damit Ihre orgavision Software Ihre Textelemente und Dateien beim Export in den Schriftarten ausgeben kann, die Sie auch lokal an Ihrem Arbeitsplatz nutzen, müssen Sie den Schablonen für Ihr orgavision die entsprechenden Schriftarten mitgeben. Dies können Sie ganz auf einfachem Wege erreichen, indem Sie beim Speichern jeder Schablone über die Speicheroptionen das Einbetten der Schriftarten bestimmen. Die Schablone gibt mit ihren Formatvorlagen vor, in welcher Schriftart alle Zeichen des Handbuch- Exports dargestellt werden. Bedenken Sie daher, dass alle Zeichen der Schriftart eingebettet werden müssen, nicht nur die wenigen in der Schablone verwendeten Zeichen. Seite 4
Reduzierung der Datei-Göße Bei der Erstellung von Schablonen mit eingebetteten Schriftarten können je nach Größe der Schriftart-Dateien sehr große Dateien entstehen beispielsweise bei der Einbet t- ung von Unicode Schriftarten. Sie sollten daher möglichst alle Formatvorlagen auf die gleiche Schriftart einstellen und prüfen, ob eine Schriftart mit einem geringeren Zeichensatz genügt wie etwa ISO 8859 15 oder Windows 1252 / Latin 1. Grundsätzlich ist es hilfreich, in Ihrem orgavision Handbuch möglichst wenige Schablonen zu verwenden, um bei Design-Änderungen nicht allzu viele Dateien ändern zu müssen. orgavision Praxistipps gibt es zu vielen Themen rund um Ihre Arbeit mit orgavision! zu den Praxistipps Seite 5