Projektaufbauorganisation Welche Arten von Projektaufbauorganisationen gibt es? Es gibt Stab-Projektorganisation, reine Projektorganisation, Matrix- Projektorganisation, u.s.w... 1. Techniken der Projektaufbauorganisation 1.1. Inhalte der Aufbauorganisation Die wesentlichsten Inhalte der Aufbauorganisation, die durch organisatorische Techniken unterstützt werden, sind: Aufgabenbeziehungen (Stellen) Leitungsbeziehungen (Hierarchie) Kommunikationsbeziehungen. Sie können mit Hilfe der Techniken in Abbildung 1 dokumentiert werden: (siehe Folie) Inhalte Techniken Stellen Stellenbeschreibung Funktionendiagramm Leitungsbeziehungen Organigramm Funktionendiagramm Kommunikationsbeziehungen Kommunikationstabelle Kommunikationsdiagramm Kommunikationsmatrix Kommunikationsnetzwerk Abb. 1 Inhalte der Aufbauorganisation und zugehörige Techniken Die hier vorgestellten Techniken sind primär Techniken zur Dokumentation der Aufbauorganisation. Eine geeignete Dokumentation kann in allen Phasen und Schritten die Projektbearbeitung unterstützen. 2. Verbale Gestaltungstechniken der Aufbauorganisation 2.1. Stellenbeschreibungen Stellenbeschreibungen sind innerbetrieblich verbindliche Dokumentation personenbezogener Aufgabenkomplexe, zugehöriger Befugnisse sowie der organistorischen Einordnung des Stelleninhabers. Häufig werden in Stellenbeschreibungen auch die Anforderungen an den Stelleninhaber aufgenommen. Instanzielle Einordnung Bezeichnung der Stelle; Rang des Stelleninhabers; Ziele, Aufgaben, Kompentenzen Allgemeine Zielsetzung der Stelle; Einzelaufgaben (Fach-/ Informations-, Kommunikationsssytem Eingehende Informationen; Ausgehende Anforderungsprofil Vorbildung, Erfahrung, Qualifikation, etc. Seite 1
Vorgesetzter (Unterstellung); Mitarbeiter (Überstellung); Stellvertretung Sonderaufgaben); Kompentenzen (Befugnisse); Einzelaufträge Informationen; Zusammenarbeit mit anderen Stellen; Mitarbeiter in Ausschüssen, Kollegien,... Abb. 2: Inhalte einer Stellenbeschreibung In den Stellenbeschreibungen werden im einzelnen folgende Sachverhalte schriftlich fixiert: 01 Bezeichnung der Stelle Bsp.: Leiter Vertrieb Inland Assistent des Geschäftsführers Einkaufssachbearbeiter 02 Rang des Stelleninhabers Bsp.: Gruppenleiter Abteilungsleiter Hauptabteilungsleiter 03 Vorgesetzte(r) des Stelleninhabers Bsp.: 031 Unterstellung unter einen Vorgesetzten, sowohl in fachlicher als auch in disziplinarischer Hinsicht 032 Unterstellung unter mehrere Vorgesetzte 04 Unmittelbar unterstellte Mitarbeiter Stellenbezeichnung aller unterstellten Stelleninhaber, auch Teilzeitbeschäftigte. Bsp.: Fred Müri Betriebsleiter 1 05 Stellvertretung durch 051 Stelleninhaber wird vertreten durch: Name 052 Stelleninhaber vertritt: Name auch hier sind Aufgabengebiete und Umfang zu nennen. 06 Zielsetzung der Stelle Es soll nur die Zielsetzung und evtl. die Hauptaufgabe global, kurz und treffend beschrieben werden, da auf die Einzelaufgaben noch gesondert eingegangen wird. 07 Einzelaufgaben der Stelle wichtigsten Arten von Aufgaben: a) Fachaufgaben, b) Sonderaufgaben sowie Organisationsaufgaben, Personalaufgaben,... erfüllen... 08 Befugnisse des Stelleninhabers Zusammenstellung aller Befugnisse, die den Stelleninhaber ermächtigen, über seine fachlichen und personellen Entscheidungsrechte hinausgehend zu handeln. Seite 2
Dazu gehören: Vertretungsbefugnisse, Verfügungsbefugnisse, Unterschriftsbefugnisse 09 Schriftliche Information der Stelle a) Eingehende (Berichte, Mitteilungen, Statistiken,...) b)ausgehende (zu untergliedern nach täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich, unregelmäßig). 10 Zusammenarbeit mit anderen Stellen Nennung aller Stellen, mit denen der Stelleninhaber regelmäßig zusammentritt, um wichtige Aufgaben zu lösen. Die Zusammenarbeit kann sein: informativ, koordinierend, beratend, mitentscheidend,... 11 Mitarbeit in Ausschüssen, Konferenzen, Arbeitskreisen,... Angabe von stattfindenden Sitzungen/Kommissionen und deren Aufgabenstellung. 12 Einzelaufträge 13 Bewertungsmaßstab für die Stelle Bewertungsmaßstäbe sollen als Meßlatte für die Leistung des Stelleninhabers verwendbar sein. Es handelt sich letztlich um eine Vorgabe von Leistungsstandards. 14 Anforderungen an den Stelleninhaber Berufliche Vorbildung, Erfahrungen, Qualifikationen und charakterliche Eigenschaften, die zur Wahrnehmung der Stellenaufgaben notwendig sind. Vorteile einer Stellenbeschreibung: Klare Unterstellungsverhältnisse Vermeidung von Kompetenzstreitigkeiten klare Delegation bessere Übersicht über das Gesamtsystem, da sich jeder informieren kann und damit bessere Koordination leichtere Einarbeitung neuer Mitarbeiter erleichterte Stellvertretung, u.s.w. Nachteile einer Stellenbeschreibung: Hoher Aufwand bei Einführung und Änderungsdienst nicht sehr übersichtlich - insbesondere im Vergleich mit dem noch vorzustellenden Funktionendiagramm keine Möglichkeit, Überschneidungen und Lücken organisatorischer Regelungen zu erkennen. 3. Grafische und tabellarische Techniken der Aufbauorganisation 3.1. Leitungsbeziehungen (Organigramme) Das Organisationsschaubild ist ein einfaches und wirkungsvolle Hilfsmittel, um hierarchische Beziehungen von Aufbauorganisation darzustellen (ein Organigramm ist ein sehr statisches Hilfsmittel). Seite 3
Zur Darstellung der Hierarchie in einem Organigramm stehen verschiedene Formen zur Verfügung. Ihre Eignung hängt ab von der Zahl der Stellen, der beabsichtigten Aussage, dem verfügbaren Platz und den beabsichtigten Adressaten. Es gibt a) säulenartig aufgebauten Organigramm, b) horizontale Organigramm, c) Blockorganigramm, d) modifiziertes Blockorganigramm,... 3.2. Funktionendiagramme Mit Hilfe der Aufgabengliederung werden die zu erledigenden Aufgaben erfaßt und transparent dargestellt. Organigramme dienen dem gegenüber dazu, die Verteilung globaler Aufgabenpakete auf Stellen und die hierarchische Verbindung der Stellen abzubilden. Beide Ergebnisse besitzen für den Leser einen hohen Informationswert. Das Funktionendigramm vereint beide Darstellungsinstrumente der Aufbauorganisation und bietet die Möglichkeit, weitere aufbauorganisatorische Sachverhalte detailliert darzustellen. Folgende Inhalte können also im Funktionendiagramm dargestellt werden: Die Summe der Aufgaben die an der Aufgabenerfüllung beteiligten Stellen die Kombination der Aufgaben bei jedem einzelnen Stelleninhaber die Mitwirkung verschiedener Stelleninhaber an der Erfüllung einer Aufgabe und damit die Arbeitsteilung. Es gibt geblockte Aufgabenstellung, hierarchische Aufgabendarstellung, einstufiges oder mehrstufiges Funktionendiagramm,... Vorteile eines Funktiondiagramms: Darstellung von Zusammenhängen auf engem Raum Übersichtlichkeit bei der Abgrenzung von Aufgaben und Kompetenzen Hilfe bei der Würdigung und Bewertung, da fehlende oder unzweckmäßige Regelungen sofort ins Auge fallen Nachteile eines Funktionendiagramms: Es ist nicht einfach, eine zweckmäßige Aufgabengliederung zu erstellen, die auf ein Funktionendiagramm und die abzubildende Arbeitsteilung abgestimmt ist bestimmte Sachverhalte wie z.b. die Informations- und Kommunikationsbeziehungen können nicht wiedergegeben werden. Dazu werden dann gesonderte Darstellungsinstrumente (z.b. Matrizen) benötigt. 3.3. Kommunikationsbeziehungen Unter Kommunikation wird die Übermittlung von Nachrichten zwischen oraganisatorischen Einheiten- z.b. stellen oder Abteilungen- verstanden. Dieser Nachrichtenaustausch kann zwischen Menschen, zwischen Mensch und Sachmitteln stattfinden. Die Nachrichten werden von einem Sender- etwa Aufgabenträger- mit Hilfe eines Kommunikationsmittels- Telefon, Brief- über einen Kommunikationsweg an einen Empfänger weitergegeben. Werden Kommunikationsbeziehungen gestaltet oder dargestellt, können folgende Elemente bedeutsam sein: Seite 4
Sender Empfänger Art des Kommunikationsweges Länge des Kommunikationsweges Kommunikationsinhalt (Information) benutzte Sprache Kommunikationsart (mündlich{schriftlich) Kommunikationsmittel und dessen Kapazität Kommunikationsdauer je Interaktion Kommunikationshäufigkeit mündlich: persönlicher Kontakt; telefonischer Kontakt;... schriftlich: Brief; Formblatt; Bericht{Aktennotiz; Fernschreiben (Telex,Teletex) Fernkopie (Telefax); Electronic Mailbox;... 3.3.1. Kommunikationstabellen Kommunikationstabellen dienen der punktuellen Untersuchung einzelner Stellen. Es werden abgebildet: Kommunikationspartner, Informationsinhalt, Kommunikationsdauer, -häufigkeit und -arten. 3.3.2. Kommunikationsdiagramme Kommunikationsdiagramme veranschaulichen die Kontakte und Informationsströme und dienen der zweckrationaler Stellengruppierung. Bei der Erstellung von Kommunikationsdiagramme geht man wie folgt vor: 1.) Jede Stelle legt unabhängig von den anderen stellen die Kontakte (Häufigkeit, Prozente, oder Stunden) zu den anderen Abteilungen fest. 2.) Die individuellen Einstufungen werden verglichen und vereinigt (z.b.: etwas kommt mehrfach vor, verschiedene Aussagen). 3.3.2.1. Dreieckform In den einzelnen Felder der Matrix kann einer der folgenden drei Sachverhalte eingetragen werden: Kommunikationszeiten oder -häufigkeiten/periode zwischen den Abteilungen bzw. Stellen vorwiegende Kommunikationsart Kommunikationsrichtung, einseitig, einseitig, zweiseitig. 3.3.2.2. Kreisform Seite 5
In der Kreisform werden Kommunikationshäufigkeiten oder -zeiten erfaßt. 3.3.3. Kommunikationsnetzwerke Mit Kommunikationsnetzwerken können Kommunikationshäufigkeit oder -menge, - richtung, und Länge des Kommunikationsweges sowie die Standorte der Kommunikationspartner transparent abgebildet werden. Knoten sind in dieser Darstellungsform Stellen oder Abteilungen. Die Stärke der Verbindungslinien gibt die Kommunikationsdauer oder -häufigkeit wieder. Danke für ihre Aufmerksamkeit. Seite 6