Mit den Sage GS-Programmen fit in die Zukunft Bei der Entwicklung der Produkte Sage GS-Office, GS-Auftrag und GS-Buchhalter ist es stets unser Anliegen, wie wir Ihnen mit unserer kaufmännischen Software den Arbeitsalltag erleichtern können. Wir haben bei der Version 2015 eng mit unseren Kunden und Partnern zusammengearbeitet. Auch auf Basis Ihres Feedbacks an unsere Serviceabteilung passen wir unsere Software regelmäßig Ihren Bedürfnissen an und berücksichtigen natürlich dabei auch die aktualisierten Gesetzgebungen. Alle sich ändernden gesetzlichen Formulare sind oder werden noch in Sage GS-Office und Sage GS- Buchhalter integriert und Ihnen zur Verfügung gestellt. Sofern sie bereits veröffentlicht sind, haben wir die Dokumente in die Version integriert werden sie von der Oberfinanzdirektion in den kommenden Wochen veröffentlicht, werden wir Ihnen diese noch ausstehenden Dokumente kostenfrei mit Ihrem Jahresendupdate verfügbar machen. Freuen Sie sich auf Ihre neue Version! Seite 1 von 9
Neue Variantenverwaltung Mit der Version 2015 wurde der Bereich der Variantenartikel vollständig überarbeitet und an Ihre Anforderungen angepasst. Erfahrene Fachhandelspartner haben uns bei der Umsetzung wichtige Hinweise dazu gegeben, was Sie als Nutzer von Sage GS-Office und Sage GS-Auftrag täglich in der Praxis bei der Arbeit mit Variantenartikeln benötigen. Neben Funktionsvielfalt und Robustheit stand bei der Umsetzung die Benutzbarkeit im Vordergrund. So können Sie jetzt zum Beispiel für mehrere grundsätzlich ähnliche Artikel, wie sie etwa im Textilbereich vorkommen, beispielsweise T-Shirts, Jacken, Hemden, eine gemeinsam genutzte Vorlage, wie etwa Oberbekleidung, anlegen. Auch im Handel mit anderen Produkten kann der Einsatz von Varianten zu einem Artikel sinnvoll sein denken Sie zum Beispiel nur an die zahlreichen Ausprägungen von Kleineisen: Wie viele verschiedene Varianten einer klassischen Schraube gibt es? Kopfform, Links- und Rechtsgewinde, Edelstahl oder verzinkt Die Einsatzgebiete sind vielfältig. Eine Vorlage können Sie mit bis zu fünf Merkmalen wie etwa Größe und Material etc. versehen und jedem Merkmal eine unbegrenzte Anzahl von Ausprägungen wie zum Beispiel bei der Größe für Textilien die Ausprägungen S bis XXL und auch 56 bis 128 zuordnen. Bei jedem der Artikel können Sie die Merkmale und Ausprägungen aus der Vorlage auswählen, in denen dieser Artikel zur Verfügung steht. Daraufhin generiert die Software in der Variantenmatrix automatisch die für diesen Artikel zur Verfügung stehenden Varianten. Diesem können Sie nun entweder vorhandene Artikel aus dem Artikelstamm zuordnen oder auch automatisch anlegen lassen. Eine Variante gibt es zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr, weil der Hersteller oder Sie den Vertrieb einstellen? Sage GS-Office und Sage GS-Auftrag bieten Ihnen in diesem Fall die Möglichkeit, die Variante zu löschen und den Artikel automatisch für die weitere Fakturierung zu sperren. Falls es sich nur um einen Lieferengpass handelt, können Sie die Variante für die Zeit auch von der Fakturierung ausschließen. Alle anderen Varianten bleiben natürlich von dieser Änderung unbeeinflusst. Der Clou: Ändern Sie später Bezeichnungen von Merkmalen oder Ausprägungen in der Vorlage, werden diese Änderungen mit einem Mausklick auf die verknüpften Variantenartikel durchgesetzt. So ist es zum Beispiel möglich, die Bezeichnung eines Merkmals aktuelle Saison auf letzte Saison zu ändern: Die verknüpften Artikel werden automatisch angepasst. Selbstverständlich werden die vorgenommenen Änderungen beim nächsten Stammdatenabgleich auch an Sage Shop weitergegeben. Seite 2 von 9
Sie haben nun die Möglichkeit bei Artikeln, die z.b. Tagespreisen unterliegen, alle Variantenartikel mit einer bestimmten Ausprägung einer Vorlage zu selektieren. Verkaufen Sie zum Beispiel Artikel, die einen hohen Kupferanteil haben, und müssen Sie deswegen Ihre Verkaufspreise regelmäßig an den Marktpreis von Kupfer anpassen, können Sie diese Artikel einfach selektieren und für diese eine prozentuale Preisänderung durchführen. Diese Funktion steht Ihnen in Sage GS-Office und Sage GS-Auftrag ab Professional zur Verfügung. E-Rechnung (ZUGFeRD) Etwa 32 Milliarden Rechnungen pro Jahr werden in Deutschland ausgetauscht. In mittelständischen Betrieben meist umständlich auf Papier und im teuren Postversand. Jetzt gibt es mit der elektronischen Rechnung eine zeitsparende und kostengünstige Alternative. Einigen Sie sich mit Ihrem Kunden darauf, Rechnungen elektronisch zu versenden, lassen sich die Daten direkt in die entsprechenden IT-Systeme überführen, prüfen und mittels Abgleich der Bestelldaten automatisch freigeben. Sparen auch Sie Papier-, Druck- und Versandkosten und erhöhen Sie Ihre Verarbeitungseffizienz. Das gemeinsam von der öffentlichen Verwaltung und Industrieverbänden im Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelte Format für den elektronischen Rechnungsaustausch (Projektname ZUGFeRD ) vereinfacht die Verarbeitung elektronischer Rechnungen und löst zukünftig papierbasierte Prozesse ab. ZUGFeRD ist vom Grundsatz her branchenunabhängig angelegt, richtet sich aber explizit vor allem an kleine und mittlere gewerbliche Rechnungsempfänger (Mittelstand), die keine komplexen EDV-Infrastrukturen aufbauen können und wollen. Die neue Funktion E-Rechnungen in Sage GS-Office und Sage GS-Auftrag ermöglicht es Ihnen, automatisch ZUGFeRD-konforme Ausgangsrechnungen im PDF/A-Format zu erstellen. Zusätzlich zu den Einsparungen und der Effizienzsteigerung wird Ihnen die Einhaltung unternehmensbezogener Richtlinien und rechtlicher Anforderungen vereinfacht. Die PDF/A-Datei ist langzeitarchivierbar, denn der ISO-Standard definiert, welche Inhalte erlaubt sind damit ist die fortwährende Lesbarkeit garantiert. Auf diese Weise entfallen langfristig die Papierablage und Ihre Regale mit vollen Aktenordnern. Seite 3 von 9
Zudem entfallen auch komplizierte Medienbrüche beim Übertragen der Dokumente. Sie reduzieren dadurch die Fehleranfälligkeit erheblich und können die Rechnungen viel einfacher weiterleiten. Schicken Sie die Rechnung ohne Umweg über die Poststelle direkt zur Buchhaltung Ihres Kunden und verkürzen Sie somit die Zustellung und Bearbeitungszeiten. Diese Funktion steht Ihnen exklusiv in den Mietmodellen Sage GS-Office Flex und Sage GS-Auftrag Flex zur Verfügung. Buchen mithilfe von vorgefertigten Geschäftsvorfällen Um Ihnen die Buchungserfassung zu vereinfachen und eine umständlichen Eingabe von Konten und Buchungsrahmenbedingungen zu vermeiden, können nun beim Buchen vordefinierte Geschäftsvorfälle verwendet werden. Dies beschleunigt nicht nur Ihre tägliche Buchungserfassung, sondern hilft mitunter Mitarbeitern und Unternehmensgründern, die wenig oder keine buchhalterischen Kenntnisse vorweisen können. Die unter geeigneten Namen (zum Beispiel Zahlungseingang ) gespeicherten Geschäftsvorfälle besitzen bereits eine Fülle von vordefinierten Rahmenbedingungen wie Konten oder Buchungstext. Die Geschäftsvorfälle sind mit einer Buchungsroutine verbunden, die anhand des zugrunde liegenden Buchungssatzes nur die entsprechende Kontenauswahl zulässt. Ein Geschäftsvorfall erleichtert Ihnen den Vorgang des Buchens, da bestimmte Kontenbereiche eingeschränkt sind und somit Fehleingaben vermieden werden können. Eine vielfältige Sammlung vorbereiteter und bereits etablierter Standardgeschäftsvorfälle steht Ihnen innerhalb einer gruppierten Baumstruktur zur Verfügung. Zusätzlich können Sie eigene standardisierte Buchungen mit vordefinierten Konten erstellen; auf diese Weise muss nicht aus der Gesamtliste aller Konten das Richtige ausgewählt werden. Diese Funktion steht Ihnen in Sage GS-Office und Sage GS-Buchhalter zur Verfügung. Seite 4 von 9
Kassenbuch Der Saldo eines Kassenbuches gibt an, wie viel Bargeld sich in Ihrer Geschäftskasse befindet. Weiterhin beinhaltet das Kassenbuch auch die Buchungsbelege der festgehaltenen Geschäftsvorfälle. Der Saldo des Kontos Kassenbuch (oder auch Kasse ) taucht bei der Erstellung der Geschäftsbilanz als Aktivposten im Umlaufvermögen auf. Das neue Kassenbuch bietet Ihnen nun eine übersichtliche Erfassungsmaske für die Kassenbuchhaltung. In der Buchungsliste des Kassenbuchs werden alle Kassenzahlungen des Zeitraums übersichtlich dargestellt. Schließlich sehen Sie die Summen der Einnahmen und Ausgaben sowie den Kassenbestand für den Zeitraum des gewählten Kassenkontos. Analog zur Buchungsmaske stehen Ihnen auch im Kassenbuch Geschäftsvorfälle als Kassenbelegart für eine vereinfachte Buchungserfassung zur Verfügung. Diese Funktion steht Ihnen in Sage GS-Office und Sage GS-Buchhalter zur Verfügung. Seite 5 von 9
Automatisierter Datenabgleich mit Sage Shop Um Ihnen den Datenabgleich zwischen Ihrem Sage Shop und Sage GS-Office zu vereinfachen, verfügt Sage GS-Office nun über eine automatische Aktualisierungsfunktion. Anstelle eines manuellen Abgleichs werden definierte Abgleichsfunktionen bei eingeschaltetem Rechner selbsttätig vorgenommen. Sie entscheiden, welche Daten automatisiert aktualisiert und abgeglichen werden sollen und unter welchen Rahmenbedingungen der Abgleich durchgeführt werden soll. Sie können mithilfe von Schiebereglern die automatische Bestellprüfung aktivieren und zugleich die Häufigkeit festlegen. Ist die automatische Prüfung auf neue Bestellungen aktiviert, erscheint für einige Sekunden ein Hinweis über die Anzahl der neuen Bestellungen als kleines Benachrichtigungsfenster am rechten unteren Bildrand. Klicken Sie auf diesen Hinweis, wenn Sie die Bestellungen dann direkt abrufen wollen. Seite 6 von 9
Falls Sie die Rechteverwaltung aktiviert haben, wird die automatische Bestellprüfung nur dann ausgeführt, wenn der angemeldete Anwender über die erforderlichen Rechte verfügt. Um einen gleichzeitigen Abruf der Informationen von mehreren Arbeitsstationen zu vermeiden, wird die Funktion für andere während eines laufenden Bestellabrufs gesperrt. Ist der automatische Lagerabgleich gewünscht, übermittelt Sage GS-Office in einstellbaren Intervallen den aktuellen Bestand Ihrer Sage Shop-Artikel an Ihren Shop. In Ihrem Shop sehen Ihre Kunden somit immer, ob der gewünschte Artikel verfügbar ist und in welcher Menge. Dies ist gerade sinnvoll bei hochpreisigen Artikeln, für die Sie keine großen Bestände vorhalten möchten. So wird zukünftig kein Kunde mehr enttäuscht, wenn er nach der Bestellung im Shop erfahren muss, dass Sie den bestellten Artikel doch nicht mehr vorrätig haben weil ihm ein anderer Kunde den Artikel in Ihrem Ladengeschäft weggeschnappt hat. Diese Funktion steht Ihnen in Sage GS-Office zur Verfügung. Sage GS-Office APP Mobilität und Flexibilität sind Ihre Stärken? Sie und Ihre Mitarbeiter sind viel unterwegs und brauchen überall und jederzeit Zugriff auf wichtige Informationen? Sie möchten auch direkt vor Ort oder unterwegs auf Ihrem Smartphone Angebote, Lieferscheine und Aufträge erstellen? Dann ist die GS-Office App genau die richtige App für Sie. Die GS-Office App stellt Ihnen alle wichtigen Informationen zu Ihren Geschäftspartnern und -terminen in Echtzeit zur Verfügung Ihr Infocenter in der Aktentasche. Müheloses Arbeiten unterwegs Mit der GS-Office App können Sie sich auch unterwegs mühelos auf Ihren nächsten Gesprächstermin vorbereiten. Ermitteln Sie innerhalb eines Verkaufsgesprächs eine aktuelle Preisauskunft und schließen Sie das Geschäft noch vor Ort erfolgreich ab. Seite 7 von 9
Mobile Auftragsbearbeitung Mit der Auftragsbearbeitung können Sie Vorgänge wie Aufträge, Angebote und Lieferscheine direkt auf Ihrem iphone erfassen und bearbeiten. Legen Sie bequem einen Auftrag direkt bei Ihrem Kunden vor Ort an, fügen Sie beliebige Positionen mit Artikeln und Preisen hinzu. Ihren Auftrag können Sie um Kommentare und Fotos ergänzen und speichern. Mit einer Unterschrift direkt auf dem iphone kann Ihr Kunde den Auftrag sogar unmittelbar bestätigen. Einfacher Zugriff auf relevante Daten von überall Mit dem Infocenter haben Sie den perfekten Überblick über Ihre Kunden, Lieferanten und Kontakte. Rufen Sie komfortabel und schnell Kundeninformationen wie Kontaktdaten, Termine, Statistiken oder Preis- sowie Rechnungshistorien auf. Damit Sie einfacher an Ihr Ziel kommen, werden Ihnen die Adressdaten sogar auf einer Karte angezeigt. Verfügbarkeit Verfügbar für iphone, ipad, Android-Smartphones und Windows 8. Die App ist exklusiv verfügbar im Mietmodell Sage GS-Office Flex. Mengenstaffelpreise Sie haben nun die Möglichkeit, in Sage GS-Office sowie Sage GS-Auftrag mengenabhängige Verkaufspreise aus einer Quelldatei zu importieren. Die Felder im Artikelimport-Assistenten wurden entsprechend erweitert. Grundsätzlich werden die Standard-VK-Preise (mit der Staffel ab 1 Stück) in die VK-Preisfelder 1-5 übertragen. Daneben können Sie in der nachfolgenden Feldzuordnung (s. u.) dann bis zu fünf Mengenstaffeln mit ihren Mengen (ab Menge > 1) und ihren jeweils zugehörigen fünf VK-Preisen importieren. Sollte für den Startwert der Mengenstaffel ( Ab Menge ) kein dediziertes Quellfeld vorhanden sein, so kann an dieser Stelle über Formel eingeben ein Festwert zugewiesen werden. Diese Funktion steht Ihnen in Sage GS-Office und Sage GS-Auftrag ab Comfort zur Verfügung. Neue Steuerformulare 2015 Alle sich ändernden gesetzlichen Formulare sind oder werden noch in die GS-Programme integriert und Ihnen zur Verfügung gestellt. Sofern sie bereits veröffentlicht sind, haben wir die Dokumente in die Version integriert werden sie von der Oberfinanzdirektion in den kommenden Wochen veröffentlicht, werden wir Ihnen diese noch ausstehenden Dokumente kostenfrei mit Ihrem Jahresendupdate verfügbar machen. Anzunehmen ist, dass sich mindestens folgende Formulare ändern: Formular Umsatzsteuervoranmeldung Zusammenfassende Meldung EÜR Antrag auf Dauerfristverlängerung Seite 8 von 9
Konform mit GoB-Standards Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) verpflichten laut 243 I alle Kaufleute, diese Grundsätze einzuhalten. Dieser Grundsatz besagt: Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigem Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann ( 238, II HGB). Sage GS-Office und Sage GS-Buchhalter erfüllen diese Anforderungen. Seite 9 von 9