Projektmanagement Einführung in das Projektmanagement Lingl Pober, 2012, nach Auchmann, Berger, u.a.
Ein Projekt ist. eine besondere Aufgabe benötigt umfangreiches Fachwissen und unterschiedliche Fähigkeiten kann von einer Person nicht allein gelöst werden
Ein Projekt hat eine spezifische Organisationsform ist ein soziales System mit eigenen Werten, Identitäten und Strukturen interagiert mit Umwelten
http://www.projektconsulting.at/dmdocuments/pma_presentation.pdf
Projektunterricht vs. Projekt Projektunterricht prozessorientierte Unterrichtsmethode Projekt ziel- und ergebnisorientiert
Unterscheidung nach Komplexität Programm Projekt Maßnahme Routineaufgabe
Maßnahme Projekt Programm? wenig komplex wiederholte Durchführung kurz- und mittelfristig mittlere Komplexität mittlere bis hohe Komplexität hohe Komplexität einmalig einmalig einmalig kurzfristig mittelfristig mittel- und langfristig Routineaufgabe keine eigene Organisation Kleinprojekt- Maßnahme Projekt Programm Nach: http://www.acy-consulting.at/docs/projektmanagementglossar_v1_11.6.03.pdf
Am Ende des Schuljahres sollen die SchülerInnen der Oberstufe ein Fest für die gesamte Schule organisieren. Nach einer Flutkatastrophe beschließen SchülerInnen der 6y, für die Opfer zu sammeln. Die SchülerInnen der Klasse 6x entschließen sich, ihren Klassenraum auszumalen. Im Keller der Schule gibt es einen leeren Raum, dessen Gestaltung und Verwaltung als Oberstufenaufenthaltsraum die SchülerInnen übernehmen sollen. Maßnahme oder Projekt?
Projektarten Beschaffungsprojekt Forschungsprojekt Organisationsentwicklungsprojekt Einführungsprojekt Konzeptionsprojekt Realisierungsprojekt.
Projekt ist nicht gleich Projekt Akzeptanzprojekt sozial schwierig sachlich normal Standardprojekt sozial normal sachlich normal Pionierprojekt sozial schwierig sachlich schwierig Potenzialprojekt sozial normal sachlich schwierig
Projektmanagement Projektmanagement ist. Planung, Steuerung, Organisation und Kontrolle eines Projekts Projektmanagement befasst sich mit Strukturen Ziele, Leistungen, Kosten Prozessen Abläufe, Termine, Strukturpläne, Personen Rollen, Kommunikation, P-Kultur
Management = Führung Führungsaufgaben Organisation Führungsstil Betrachtungsobjekte des PM Leistungen Projektkontext Termine Führungsmittel = PM-Tools pm-gruppe Ressourcen Kosten
Projektmanagement beinhaltet Werkzeuge, um alles, was während der Arbeit am Projekt zu bedenken ist, in eine Struktur zu bringen den Arbeitsablauf zu erleichtern nichts Wichtiges zu vergessen
Projektmanagementaufgaben Abgrenzung des Problems und Projekts Vereinbarung von Projektzielen Planung finanzieller, personeller, sachlicher Ressourcen Führung der Projektgruppe nach innen Verteilung von Kompetenzen und Verantwortungen Kommunikation und Dokumentation Controlling (Leistung, Zeit, Kosten) Projektkultur, Coaching, Teamentwicklung Konfliktmanagement Verzahnung ihrer Aktivitäten nach außen Marketing
Prozessorientiertes Projektmanagement Beauftragung Start (Planung) Durchführung Abschluss Controlling + Koordination, Marketing Antrag Auftrag Abnahme
Projektbeauftragung Beauftragung Ideenentwicklung Durchführbarkeitsanalyse Projektwürdigkeitsanalyse Antrag
Woher kommen Projektideen? Ideenentwicklung (Kreativitätstechniken) Übernahme von Ideen (Auftraggeber, Projektausschreibungen,...)
Durchführbarkeitsanalyse Problemstellung lösbar? Genügend Ressourcen vorhanden? Wann ist das Projekt erfolgreich?
Durchführbarkeitsanalyse Bereich Frage Ergebnis Bewertung Personalressourcen Finanzielle Ressourcen Zeitliche Ressourcen Materielle Ressourcen Know How Wirtschaftlichkeit
Kriterien der Projektwürdigkeit komplex neuartig riskant bedeutend zielorientiert Ressourcen sind begrenzt
komplex vielschichtige Aufgabenstellung, die Teamarbeit erfordert unterschiedliche Lösungswege möglich hoher Bedarf an Ressourcen hoher Zeitaufwand
neuartig Aufgabe oder wesentliche Teile wurden noch nicht (in dieser Organisation bzw. von diesen Personen) durchgeführt
bedeutsam Die Durchführung des Projektes ist für das Unternehmen, die Institution, Schule etc. längerfristig wichtig
zieldeterminiert Leistung, Zeit- und Mitteleinsatz werden bei der Planung festgelegt Einhaltung der festgelegten Ziele wird laufend kontrolliert
Projektwürdigkeitsanalyse komplex neuartig riskant strategisch bedeutsam vielschichtige Aufgabenstellung, die Teamarbeit erfordert, unterschiedliche Lösungswege möglich, hoher Bedarf an Ressourcen, hoher Zeitaufwand Aufgabe oder wesentliche Teile wurden noch nicht (in dieser Organisation bzw. von diesen Personen) durchgeführt Projekt kann scheitern, dies hätte negative Folgen Durchführung des Projektes ist für das Unternehmen, die Institution, Schule etc. längerfristig wichtig zieldeterminiert Leistung, Zeit- und Mitteleinsatz werden bei der Planung festgelegt, Einhaltung der festgelegten Ziele wird laufend überwacht
Projektwürdigkeitsanalyse Kriterium Ausprägung Begründung komplex hoch mittel niedrig neuartig riskant bedeutsam zielorientiert zeit- und ressourcenaufwändig
Prozessorientiertes Projektmanagement Beauftragung Start (Planung) Durchführung Abschluss Controlling + Koordination, Marketing Antrag Auftrag Abnahme
Projektstart Antrag Start (Planung) Auftrag Start-Event Abgrenzung Kontextanalyse Leistungsplanung Terminplanung Kosten- und Ressourcenplanung Entwicklung der Projektkultur Planung der Kommunikationsstruktur
Vom Antrag zum Auftrag Projekt durchführbar und projektwürdig Projekt-Antrag nur ein Angebot skizziert Projekt meist formlos, kann auch im Gespräch erfolgen
http://virk.files.wordpress.com/2010/11/rsz_1mgt13.gif
Projektauftrag Der Projektauftrag ist ein Vertrag enthält eine Kurzbeschreibung des Projekts nach den wichtigsten Planungsarbeiten Abweichungen nur mit Zustimmung der Vertragspartner zulässig
zeitlich Projektabgrenzung zeitlichen Rahmen festlegen und mit Ereignissen verbinden Projekt-Kontextanalyse Vor-Geschichte Leben nach dem Projekt sachlich Inhalt des Projekts festlegen Projektziele und Nicht-Ziele Einflüsse anderer Vorhaben sozial Rollen, Kompetenzen und Funktionen Fördernde und hemmende Umwelten definieren und Maßnahmen festlegen
Projektabgrenzung und Kontextanalyse zeitlich sachlich sozial Projektabgrenzung Zwischen welchen Zeitpunkten und Ereignissen wird das Projekt durchgeführt? Welche Ziele werden verfolgt? Was sind Thema und Inhalt des Projektes? Wer hat im Projekt welche Rollen inne? Wer ist Projektleiter, Projektteammitglied, -mitarbeiter, Projektcoach? Projektkontextanalyse Was hat zu dem Projekt geführt? Was wird nach Durchführung des Projektes anders sein als vorher? Welche Folgekosten und -nutzen ergeben sich? Welche Inhalte außerhalb des Projektes und welche anderen Projekte, die gleichzeitig durchgeführt werden, beeinflussen mein Projekt? Mit welchen Umwelten (z.b. Kunden, Behörden, Medien ) steht das Projektteam in Kontakt?
Ziele sachliche Abgrenzung Was sind Thema und Inhalt des Projekts? Welche Ziele werden verfolgt? Was sind Nichtziele und Zusatzziele Ziele vs. Aufgaben zu erledigen um Ziele zu erreichen z.b. ist 3 Workshops durchführen kein Ziel, sondern eine Aufgabe
Ziele müssen SMART sein S pezifisch M essbar A ttraktiv R ealistisch T erminisiert
zeitlich sachlich sozial Projektabgrenzung Zwischen welchen Zeitpunkten und Ereignissen wird das Projekt durchgeführt? Welche Ziele werden verfolgt? Was sind Thema und Inhalt des Projektes? Wer hat im Projekt welche Rollen inne? Wer ist Projektleiter, Projektteammitglied, -mitarbeiter, Projektcoach? Projektkontextanalyse Was hat zu dem Projekt geführt? Was wird nach Durchführung des Projektes anders sein als vorher? Welche Folgekosten und -nutzen ergeben sich? Welche Inhalte außerhalb des Projektes und welche anderen Projekte, die gleichzeitig durchgeführt werden, beeinflussen mein Projekt? Mit welchen Umwelten (z.b. Kunden, Behörden, Medien ) steht das Projektteam in Kontakt?
Umweltanalyse zeitlich sachlich sozial Projektabgrenzung Zwischen welchen Zeitpunkten und Ereignissen wird das Projekt durchgeführt? Welche Ziele werden verfolgt? Was sind Thema und Inhalt des Projektes? Wer hat im Projekt welche Rollen inne? Wer ist Projektleiter, Projektteammitglied, -mitarbeiter, Projektcoach? Projektkontextanalyse Was hat zu dem Projekt geführt? Was wird nach Durchführung des Projektes anders sein als vorher? Welche Folgekosten und -nutzen ergeben sich? Welche Inhalte außerhalb des Projektes und welche anderen Projekte, die gleichzeitig durchgeführt werden, beeinflussen mein Projekt? Mit welchen Umwelten (z.b. Kunden, Behörden, Medien ) steht das Projektteam in Kontakt?
Umweltanalyse Einbettung des Projekts Erfolgsfaktoren erkennen Freunde und Feinde Maßnahmen Sozialer Projektkontext Kunden Lieferanten Medien Projekt pm-gruppe Projektleiter Projektauftraggeber Projektteam
Rollen im Projekt zeitlich sachlich sozial Projektabgrenzung Zwischen welchen Zeitpunkten und Ereignissen wird das Projekt durchgeführt? Welche Ziele werden verfolgt? Was sind Thema und Inhalt des Projektes? Wer hat im Projekt welche Rollen inne? Wer ist Projektleiter, Projektteammitglied, -mitarbeiter, Projektcoach? Projektkontextanalyse Was hat zu dem Projekt geführt? Was wird nach Durchführung des Projektes anders sein als vorher? Welche Folgekosten und -nutzen ergeben sich? Welche Inhalte außerhalb des Projektes und welche anderen Projekte, die gleichzeitig durchgeführt werden, beeinflussen mein Projekt? Mit welchen Umwelten (z.b. Kunden, Behörden, Medien ) steht das Projektteam in Kontakt?
Projektrollen nicht personenbezogen! Summe der Erwartungen an einen Rollenträger
Rollen in Projekten ProjektauftraggeberIn / -Gremium ProjektleiterIn / Leitungsteam Projektteammitglieder ProjektmitarbeiterIn Projektcoach
Wer vergibt die Rollen in einem Projekt? http://vnutravel.typepad.com/trainingday/2010/01/big-project-not-a-big-production.html
Rollen im Projekt ProjektauftraggeberIn Wünscht die Durchführung und erwartet ein Ergebnis ProjektleiterIn Gesamtverantwortlich für die erfolgreiche Durchführung Lenkt das Projekt Zusammenstellung des Projektteams Kommunikation, Steuerung, Marketing Einteilung von Ressourcen (Zeit, Sachmittel, Personal) Projektteammitglied und ProjektmitarbeiterIn Übernahme der operativen Arbeit Projektcoach BeraterIn der Projektleitung
Organigramm
Aus: WETTENGL, Projektmanagement Planung ist bewusstes, rationales, menschliches Denkhandeln. Durch Planung nimmt man zukünftige Geschehnisse gedanklich vorweg, strukturiert und ordnet sie und versucht, Maßnahmen, die man erst später ausführen will, schon jetzt möglichst zielgünstig festzulegen oder auszuwählen.
Ich was suchen Ich wissen was suchen Ich was wissen Ernst Jandl, Österreichischer Lyriker, 1925-2000
Planung kreativer Prozess benötigt Erfahrung, Vorstellungsvermögen, Fach- und Methodenwissen alle Beteiligten sind einzubinden
Planungsbereiche Rahmenplan Leistungsplanung Ergebnisziele Objektsystem Zeitplanung Terminziele Grobplanung Aufgaben im Projekt = Arbeitspakete Handlungssystem Projektphasen und Meilensteine Feinplanung Detailplanung von Arbeitspaketen Detailplanung einzelner Vorgänge
Planungsbereiche Rahmenplan Grobplanung Feinplanung Leistungsplanung Ergebnisziele Produkte, Güter, Dienstleistungen, Filme, Studien, Software. Aufgaben im Projekt = Arbeitspakete plan- und kontrollierbare Teilbereiche vollständig, eindeutig Detailplanung von Arbeitspaketen Zeitplanung Terminziele Projektphasen und Meilensteine Detailplanung einzelner Vorgänge
Projektstrukturplan Gliederung in kontrollierbare Arbeitspakete Nach Kompetenzen, Objekten, Zielgruppen, Projektphasen Bottom up oder Top down Tätigkeiten! Codierung
Projektstrukturplan
Projektstrukturplan Grundlage für... Ablaufplanung, Terminplanung Kostenplanung, Ressourcenplanung Funktionenverteilung zentrales Kommunikationsinstrument
Projektstrukturplan Beispiel http://www.projektconsulting.at/dmdocuments/pma_presentation.pdf
Projekt Verbesserung des Raumklimas 6c 2008/09 Projekt Coaching-Camp 6c 2008/09
Projektstrukturplan Finde es interessant, wie wir mit kleinen Arbeitsschritten anfangen und dann daraus einen großen organisierten Plan machten ich bin grundsätzlich unorganisiert und diese Abwechslung tat gut. Arbeitsschritte aufschreiben, sortieren, macht Spaß, weil alles so professionell wirkt Vieles ist logisch und einfach aber dennoch wäre ich nicht von selbst darauf gekommen. Ich tue mir oft schwer den richtigen Anfang zu finden, deswegen waren die Tabellen schon hilfreich.
Strukturieren & Ordnen Nach den Spezifikationen ist es noch mal zu Verschiebungen im PSP gekommen, was sehr interessant zu beobachten war. Man sieht wie komplex ein anscheinend einfaches Projekt sein kann. Jetzt haben wir endlich eine Struktur drin und ich kann mir das ganze viel realistischer vorstellen. Macht viel klarer, was für Aufgaben es überhaupt gibt. Strukturieren und ordnen macht Freude
Meilensteinplan Code Meilenstein 1.1.1 M1 Projekt gestartet Plan- Termine Adaptierte Plan-Termine Ist-Termine 1.1.4 M Projekt abgeschlossen
Balkenplan
Termine & Meilensteine http://www.savagechickens.com/tag/project
Meilenstein setzen ist ein Meilenstein für sich, weil es eine mentale Erleichterung bringt, den Abschluss bestimmter Schritte deutlich zu machen.
Netzplan
Weitere Planungsinstrumente Funktionendiagramm Ressourcen- und Kostenplan Finanzplan
Funktionendiagramm Dokumentation der Zuordnung von Arbeitspaketen Projektrollen bzw. -umwelten Funktionen Durchführung Information Mitarbeit Entscheidung Kontrolle
Ressourcenplan Ressourcen sind... Personal Geräte Finanzmittel Material
Projektkultur Werte, Normen und Regeln eines Projekts Organisatorische Spielregeln Kommunikationsformen Planungs- und Controlling-Methoden Projektkultur Identifikation
Projektkultur entwickeln Projektname Projektlogo Projektleitbild Logo des Projekts Coaching-Camp, 6c Projektspezifische soziale Veranstaltungen Projektraum
Kommunikationsstruktur Mündliche Kommunikation Gespräche (formell, informell), Telefonkonferenzen, Sitzungen, Workshops, Projektpräsentation Sitzungen welche Form, wie oft, wer soll teilnehmen
Kommunikation Schriftliche Kommunikation email, Internetplattform Protokolle Verträge, Spezifikationen, Projektauftrag Projektpläne, Analysen Tätigkeitsberichte
Prozessorientiertes Projektmanagement Beauftragung Start (Planung) Durchführung Abschluss Controlling + Koordination, Marketing Antrag Auftrag Abnahme
Projektdurchführung Controlling Durchführung + Koordination, Marketing Laufende Arbeiten durchführen und koordinieren Permanentes Marketing Controlling (Diskontinuitätenmanagement) Auftrag Abnahme
Marketing Es gibt so viele tolle Projekte an unserer Schule und keiner weiß etwas davon.
Aufgaben des Projektmarketings Projekterfolg sicher stellen Akzeptanz der Ergebnisse Gerichtet an die Projektumwelt(en) Unterstützung durch das Umfeld Befriedigung des Erklärungsbedarfes von allen Projektteammitgliedern wahrzunehmen
Controlling
Controlling überwacht Projektentwicklung Termine Leistungen Kosten Projektfortschritt Soll-Ist-Vergleich Zielerreichung Termineinhaltung Der Controlling-Zyklus pm-gruppe Steuern Durchführung Neu- Planen Kontrollieren
Controlling
Controlling ist nicht Kontrolle, sondern aktive Steuerung dient der Verbesserung der Arbeit des Projektteams Fehler beseitigen statt Schuldige suchen!
Risikomanagement Projektrisiken potentielle Bedrohung für den Erfolg Aufgaben Identifizierung, Bewertung, Priorisierung Präventivmaßnahmen Korrekturmaßnahmen Controlling Dokumentation
Projektabschluss Abnahme Abschluss Ergebnispräsentation Projektabnahme Projektevaluierung bzw. Reflexion Projektabschlussbericht Fertigstellung der Dokumentation abschließendes Projektmarketing Auflösung der Projektorganisation
http://www.projectcartoon.com/pdf.php?cartoonid=3&papersize=a4
Vereinbarungen für Nachprojektphase Auflösung der Beziehungen der Umwelten Abschließendes Projektmarketing Ziel: Abnahme durch Auftraggeber Sicherung und Transfer des Know-hows
Verwendete Literatur Auchmann M., Berger Ch., u. a.: Projektmanagement und Projektarbeit. Verlag Manz Schulbuch. Wien 2005 Auchmann M., Berger Ch., u. a.: Projektmanagement Step by Step. Verlag Manz Schulbuch. Wien 2007 Gareis R.: Happy Projects! Verlag Manz. Wien 2005 Berger Ch.: Projektmanagement Einführung. PIB- Seminarunterlagen. Wien 2004 Lingl, K.: Projektmanagement - Fortbildungsunterlagen Pober E., u. a.: Skriptum Projektmanagement für das Pflichtmodul Methoden 3. GRG23/VBS. Wien 2008