Outlook - Version 2010

Outlook - Version 2010 Rahmen Icon Schnellzugriff Titelleiste Menüband Aufgabenleiste Systemschaltflächen Personenbereich Lesebereich Anfassecke Navigationsbereich Statusleiste Anzeigebereich Modulschaltflächen E-Mails können sowohl im Internet über Internetseiten verwaltet werden (schreiben, empfangen, ordnen) als auch lokal auf dem eigenen Computer. Dafür gibt es verschiedene Programme. Das Programm "Outlook" ist ein Teil der Büroverwaltungsprogramme von Microsoft im "Office"-Paket (u.a. mit Word, Excel, Access). Mit E-Mail-Programmen werden im Allgemeinen (wenn nicht anders eingestellt) die E-Mails aus dem persönlichen Postfach beim E-Mail-Dienstleister (E-Mail-Provider) abgeholt oder zum Versand dorthin aufgegeben. Das Postfach wird also damit geleert. Beide Formen der E-Mail- Verwaltung (über Internet oder mit Programm) sind gleichzeitig möglich. Aber die mit einem Programm bereits abgeholten E-Mails sind dann natürlich auch nicht mehr im Postfach, wenn danach über das Internet an das E-Mail-Postfach gegangen wird. Da es viele verschiedene Anbieter für E-Mail-Dienstleistungen gibt, muss ein E-Mail-Programm natürlich für das jeweilige Postfach zuvor eingerichtet werden. E-Mail-Programme können mehrere E-Mail-Konten verwalten, falls jemand mehrere E-Mail-Postfächer (Konten) hat. Falk Wolf Schneider Seite 1 von 16

Aufbau des Fensters von Outlook Die Position der verschiedenen Leisten hängt von den eigenen persönlichen Einstellungen ab. Manchmal sind Leisten auch ausgeblendet. Rahmen Jedes Fenster wird von einem Rahmen umgeben. Die Rahmen können variabel an jeder Seite gedehnt oder gestaucht werden, womit sich die Fenstergröße dementsprechend verändert. An der Anfassecke kann das Fenster in Höhe und Breite gleichzeitig verändert werden. Icon (Symbol) Das Icon symbolisiert das verwendete Programm zur leichteren Identifizierung durch den Nutzer. Nicht immer sind Icons an dieser Stelle vorhanden. Wenn auf das Icon geklickt wird, erscheint ein Auswahlmenü mit den Funktionen, die auch die Systemschaltflächen bieten. Schnellzugriff Hier liegen Befehle, die der Nutzer schnell erreichen will. Welche Befehle das sind, kann der Nutzer selbst einstellen über diese Schaltfläche: Titelleiste Die Titelleiste zeigt die Bezeichnung des geöffneten E-Mail- Ordners und den Namen des Programms (hier: Outlook), das in dem Fenster ausgeführt wird. Systemschaltflächen (von links nach rechts) Nicht immer werden alle Systemschaltflächen angezeigt. Minimieren = Das Fenster wird in der Schaltleiste (Taskleiste) versteckt, bleibt aber geöffnet und kann durch Aufrufen aus der Schaltleiste heraus wieder in der vorherigen Größe angezeigt werden. Maximieren = Das Fenster wird auf die maximale Größe (bildschirmgroß) vergrößert. Die Funktion wird nur angeboten, wenn das Fenster nicht schon vergrößert ist. Verkleinern = Das Fenster wird auf eine vorherige Größe verkleinert. Die Funktion wird nur angeboten, wenn das Fenster maximal vergrößert ist. Schließen = Das Fenster wird geschlossen bzw. das Programm wird beendet. Wenn Daten oder E-Mails geändert wurden, wird nachgefragt, ob diese gespeichert bzw. gesichert werden sollen. Wenn in den verschiedenen Bereichen der Inhalt größer ist als der Platz, erscheinen gegebenenfalls rechts und gegebenenfalls unten Scrollbars (Rollbalken), mit denen der Inhalt im Bereich bewegt werden kann (gescrollt werden kann). Menüband Das Menüband bietet die Funktionen und Aktionen, die innerhalb des Programms ausgeführt werden können. Funktionen, die aktuell nicht ausführbar sind (das kann verschiedene Gründe haben), sind grau (ausgegraut). In den angezeigten Kategorienregistern sind die entsprechenden Befehle untergeordnet. Das Menüband passt sich dynamisch dem ausgewählten Modul und der Fenstergröße, in dem das Programm ausgeführt wird, an. Befehle werden dann kleiner oder größer bzw. ordnen sich anders an. Falk Wolf Schneider Seite 2 von 16

Modulschaltflächen Hier kann zwischen den verschiedenen Programmbereichen von Outlook umgeschaltet werden. Navigationsbereich Der Navigationsbereich gibt Zugriff auf verschiedene Inhalte und Ebenen des jeweilig ausgewählten Moduls. So kann hier zum Beispiel, der E-Mail-Account mit seinen zugehörigen Ordnern, der Kalender, die Kontaktgruppe oder die Aufgabengruppe ausgewählt werden. Der Navigationsbereich kann mit dem Anklicken der Symbole < oder > ausgeblendet bzw. eingeblendet werden. Mit der Auswahl im Register "Ansicht" kann der Bereich ausgeschaltet bzw. eingeschaltet werden oder die angezeigten Teilbereiche angepasst werden. Anzeigebereich Im Anzeigebereich werden dem jeweilig ausgewählten Modul entsprechend die Inhalte angezeigt. Bei E-Mail zeigt er die grundlegenden Informationen (Absender, Betreff, Datum des Empfangs im Postfach) der E-Mails an, die sich im aktiven Ordner befinden, also in dem E- Mail-Ordner, der im Navigationsbereich ausgewählt ist. Wenn eine E-Mail mit einem einfachen Mausklick ausgewählt wird, wird sie im Lesebereich angezeigt. Wenn eine E-Mail mit einem doppelten Mausklick (Doppelklick) ausgewählt wird, wird die E-Mail in einem eigenen Fenster angezeigt. Lesebereich (nur bei E-Mail und Aufgaben) Hier wird die E-Mail bzw. die Aufgabe angezeigt, die im Anzeigebereich ausgewählt wurde bzw. aktiv ist. Aufgabenleiste Der Aufgabenbereich zeigt den Datumsnavigator mit dem aktuellen Monat, die anstehenden Termine und die Aufgaben an. Der Aufgabenbereich kann mit dem Anklicken der Symbole < oder > ausgeblendet bzw. eingeblendet werden. Mit der Auswahl im Register "Ansicht" kann der Bereich ausgeschaltet bzw. eingeschaltet werden oder die angezeigten Informationen angepasst werden. Personenbereich (nur bei E-Mail, wenn Outlook Social Connector installiert ist) In Outlook können die verwalteten Kontakte Aufgaben über E-Mail-Nachrichten) mit Terminen und Aufgaben verbunden werden. Im Personenbereich wird angezeigt, mit welchen Personen eine E-Mail verbunden ist und mit welchen Aufgaben und Terminen diese Person verbunden ist. Hier können auch die Kontakte mit deren Aktivitäten auf Social Networks zu Outlook verbunden werden. Statusleiste Die Statusleiste zeigt unterschiedliche Informationen an. Die Informationen beziehen sich immer in irgendeiner Art auf den Inhalt des Fensters. Hier ist es auch möglich, den Inhalt des Lesebereichs zu vergrößern oder zu verkleinern. Anfassecke An der Anfassecke kann das Fenster in Höhe und Breite gleichzeitig verändert werden. Die Anfassecke ist nur da, wenn das Fenster nicht maximiert ist. Falk Wolf Schneider Seite 3 von 16

Funktionen im Menüband Die einzelnen Kategorien bzw. Register unterscheiden sich nicht bei den verschiedenen Modulen wohl aber die Bereiche und Befehle in den Registern. Befehle bzw. Menüpunkte mit Funktionen, die aktuell nicht anwendbar sind, sind blass (ausgegraut). Das Menüband ist dynamisch; das bedeutet, wie groß die Befehle angezeigt werden und wie sie innerhalb ihres Bereiches angeordnet sind, hängt von der Größe des Programmfensters ab. Das Menüband kann mit bzw. ausgeblendet bzw. eingeblendet werden. Hinweis: Das Kontextmenü beinhaltet immer nur einen Teil der gesamten Befehle bzw. Menüpunkte des Menübands. Ein Klick auf einen Befehl führt die Funktion aus. Ein Klick auf bei einem Befehl öffnet ein Drop-Down-Menü mit den weiteren Auswahl-Möglichkeiten bezüglich des Befehls. Ein Klick auf ruft ein Dialogfenster auf mit detaillierteren Auswahl- bzw. Einstellungsmöglichkeiten. Hier ist eine Auswahl der wichtigsten Bereiche und Befehle bei Outlook für E-Mail: Datei Diese Kategorie hat eine ganz andere Ansicht. Hier wird alles bezüglich der Datei, die in Outlook geöffnet ist, angezeigt, während alle anderen Register Befehle zur Verfügung stellen, die den Inhalt dieser Datei bearbeiten. Öffnen Bieten die Möglichkeit eine andere Datendatei zu öffnen oder Daten zu importieren. Falk Wolf Schneider Seite 4 von 16

Drucken Beenden Druckt das Element, das gerade bei den anderen Registern angezeigt wird (z.b. einen Termin, eine E-Mail oder einen Kontakt). Beendet Outlook. Diese Funktion hier entspricht dem Klicken auf das in der Titelleiste. Hinweis: E-Mails, die sich in einem eigenen Fenster befinden (z.b. neue E-Mails), bleiben in dem Fenster geöffnet und können weiterbearbeitet werden. Start Im Allgemeinen sind hier Funktionen aufgelistet, die das Bearbeiten des Inhalts des jeweiligen Moduls ermöglichen (z.b. E-Mail schreiben oder beantworten, Termine anlegen). Neu Neue E-Mail- Nachricht Neue Elemente Öffnet ein neues Fenster, in dem eine E-Mail geschrieben werden kann. (Siehe weiter unten.) Bietet die Auswahlmöglichkeiten, neue Termine, neue Besprechungen usw. zu erstellen. Löschen Löschen Verschiebt die in der E-Mail-Übersicht ausgewählte E- Mail in den Ordner "Gelöschte Objekte" innerhalb von Outlook. Aus diesem Ordner können gelöschte E-Mails wieder herausgeholt werden. Hinweis: E-Mails, die sich im Ordner "Gelöschte Objekte" befinden, und gelöscht werden, werden nach Nachfrage endgültig vernichtet und sind nicht wiederherstellbar. Antworten Antworten Öffnet ein neues Fenster, in dem eine E-Mail geschrieben werden kann. (Siehe weiter unten). In diesem Fall wird die E-Mail an den Absender adressiert, der die in der E-Mail-Übersicht ausgewählten E-Mail geschickt hat. Hinweis: Wenn es in den Optionen von Outlook nicht anders eingestellt ist, wird ein Zitat der betreffenden E- Mail an das Ende der neuen E-Mail angefügt. Allen antworten Eine E-Mail kann gleichzeitig an mehrere Empfänger gehen. Hier öffnet sich ein neues Fenster, in dem eine E- Mail geschrieben werden kann (siehe weiter unten), die an alle bekannten Empfänger und den Absender der E- Mail adressiert ist, die in der E-Mail-Übersicht ausgewählt ist. Weiterleiten Öffnet ein neues Fenster, in dem eine E-Mail geschrieben werden kann. (Siehe weiter unten). In diesem Fall wird ein Zitat der in der E-Mail-Übersicht Falk Wolf Schneider Seite 5 von 16

ausgewählten E-Mail an das Ende der neuen E-Mail angefügt. Verschieben Verschieben Öffnet ein neues Fenster, in dem eine E-Mail geschrieben werden kann. (Siehe weiter unten). In diesem Fall wird ein Zitat der in der E-Mail-Übersicht ausgewählten E-Mail an das Ende der neuen E-Mail angefügt. Kategorien Ungelesen/ gelesen Kategorisieren Zur Nachverfolgung Markiert die ausgewählten E-Mails als ungelesen (selbst wenn sie bereits gelesen wurden) oder als gelesen (selbst wenn sie ungelesen sind). Hinweis: E-Mail die gelesen wurden, werden automatisch als gelesen markiert. Hierüber können die ausgewählten E-Mails durch Farben zu bestimmten Kategorien zugeordnet werden. Kennzeichnet die ausgewählten E-Mails und erstellt damit einen Termin, an dem die E-Mail beantwortet werden muss. Senden/Empfangen Im Allgemeinen sind hier Funktionen aufgelistet, die im Zusammenhang mit dem Senden und Empfangen von E-Mails stehen. Senden und Empfangen Alle Ordner senden/empfangen Ruft die E-Mails von den - in Outlook eingerichteten - Konten (Postfächern) ab und versendet die E-Mails, die sich im Ordner "Postausgang" befinden. Hinweis: Die erfolgreich versandten E-Mails werden dann in den Ordner "Gesendete Objekte" verschoben. Ordner Im Allgemeinen sind hier Funktionen aufgelistet, die das Erstellen und Verwalten der Ordner ermöglichen. Hinweis: Die Ordner in Outlook sind nur virtuell; sie entsprechen nicht tatsächlichen Verzeichnissen auf einem Speichermedium. Neu Neuer Ordner Öffnet ein neues Fenster, in dem ein neuer Ordner erstellt werden kann in einem auswählbaren Ordner. Aufräumen Alle löschen Verschiebt alle E-Mails des ausgewählten Ordners in den Ordner "Gelöschte Objekte" innerhalb von Outlook. Aus diesem Ordner können gelöschte E-Mails wieder Falk Wolf Schneider Seite 6 von 16

herausgeholt werden. Hinweis: E-Mails, die sich im Ordner "Gelöschte Objekte" befinden, und gelöscht werden, werden nach Nachfrage endgültig vernichtet und sind nicht wiederherstellbar. Favoriten In Favoriten anzeigen Zeigt den ausgewählten Ordner in der Abteilung "Favoriten" im Navigationsbereich an. Ansicht Bietet die Möglichkeit, die Ansicht der Elemente und das Layout anzupassen. Aktuelle Ansicht Unterhaltungen Anordnung Layout Ansicht ändern Als Unterhaltungen anzeigen Lesebereich Aufgabenleiste Hier kann die Art eingestellt werden, wie die E-Mails, Kontakte, Termine usw. angezeigt werden. Wenn E-Mails als Unterhaltungen angezeigt werden, dann werden E-Mail-Nachrichten und Antworten darauf zusammen angezeigt in chronologischer Abfolge dieser Unterhaltung. Hier kann festgelegt werden, nach welchem Detail die in der E-Mail-Übersicht angezeigten E-Mails sortiert und gruppiert werden und in welcher Form (aufsteigend oder absteigend). Hier kann der Navigationsbereich ein- bzw. ausgeblendet, ein- bzw. ausgeschaltet und angepasst werden (z.b. Favoriten anzeigen oder nicht). Hier kann Lesebereich ein- bzw. ausgeschaltet oder seine Anordnung geändert werden. Hier kann die Aufgabenleiste ein- bzw. ausgeblendet, einbzw. ausgeschaltet und angepasst werden. Navigationsbereich Personenbereich Personenbereich Hier kann der Personenbereich ein- bzw. ausgeblendet, ein- bzw. ausgeschaltet und angepasst werden. Hier kann auch die Verbindung zu einem Social Network erstellt werden. Falk Wolf Schneider Seite 7 von 16

E-Mail lesen Rahmen Icon Schnellzugriff Titelleiste Menüband Systemschaltflächen E-Mail-Kopf Anhang E-Mail-Inhalt Personenbereich Anfassecke Wenn bei E-Mail im Anzeigebereich auf eine E-Mail doppelt geklickt wird, dann öffnet sich diese E-Mail in einem separaten (eigenen) Fenster (siehe oben). Aufbau des Fensters von E-Mail Die Position der verschiedenen Leisten hängt von den eigenen persönlichen Einstellungen ab. Manchmal sind Leisten auch ausgeblendet. Rahmen, Icon, Schnellzugriff, Titelleiste, Systemschaltflächen, Personenbereich und Anfassecke wurden im Abschnitt "Aufbau des Fensters von Outlook" erklärt. E-Mail-Kopf Im E-Mail-Kopf werden folgende Informationen über die E-Mail angezeigt: Falk Wolf Schneider Seite 8 von 16

Informationsleiste Von: An: Cc: Betreff: Gesendet: Oben im E-Mail-Kopf erscheinen Hinweise, wenn die E-Mail zur Nachverfolgung markiert ist, eine hohe Priorität oder eine niedrige Priorität hat, beantwortet oder weitergeleitet wurde. Der Absender der E-Mail Der oder die Empfänger. Hinweis: Alle Empfänger sind für jeden Empfänger sichtbar. (Carbon Copy = Kohlepapierkopie). Der oder die in Kopie gesetzten Empfänger. Hinweis: Alle Empfänger sind für jeden Empfänger sichtbar. Der vom Absender angegebene Betreff. Vor dem Betreff kann "AW:", "Antw:" oder "Re:" stehen, wenn die E-Mail eine Antwort auf eine E-Mail ist. "WG:", "Fw:" oder "FWD:" stehen, wenn die E- Mail eine Weiterleitung einer E-Mail ist. Datum und Uhrzeit, an der die E-Mail abgesendet wurde. Anhänge Die Anhänge können einzeln markiert werden und durch Funktionen im Kontextmenü (Rechtsklick oder Kontextmenütaste auf der Tastatur) einzeln behandelt werden: "Öffnen", "Schnelldruck", "Speichern unter", "Alle Anlagen speichern", "Anlagen entfernen". Achtung: Anhänge vor dem Öffnen - auch als Vorschau - immer erst mit einem Antiviren-Programm überprüfen. Dazu mit der Aktion "Speicher unter" auf einer wieder auffindbaren Stelle speichern. Hinweis: "Anlage entfernen" löscht den Anhang aus der E-Mail unwiederbringlich. Inhalt der Email Hier wird der eigentliche Text der E-Mail angezeigt. Wenn die E-Mail im Format "Rich-Text" verfasst wurde, kann sie verschiedene Formatierungen, Farben, Schriften beinhalten, im Format "HTML" kann sie auch noch Bilder und Briefpapier beinhalten. Wenn die E-Mail im Format "Nur Text" verfasst wurde, dann besteht sie nur aus Text ohne jegliche Formatierung. Funktionen im Menüband Die einzelnen Kategorien bzw. Register können durch Plug-In oder Add-On erweitert sein (z.b. Duden Rechtschreibprüfung, Adobe Acrobat). Befehle bzw. Menüpunkte mit Funktionen, die aktuell nicht anwendbar sind, sind blass (ausgegraut). Das Menüband kann mit bzw. ausgeblendet bzw. eingeblendet werden. Hinweis: Das Kontextmenü beinhaltet immer nur einen Teil der gesamten Befehle bzw. Menüpunkte des Menübands. Ein Klick auf einen Befehl führt die Funktion aus. Ein Klick auf bei einem Befehl öffnet ein Drop-Down-Menü mit den weiteren Auswahl-Möglichkeiten bezüglich des Befehls. Ein Klick auf ruft ein Dialogfenster auf mit detaillierteren Auswahl- bzw. Einstellungsmöglichkeiten. Falk Wolf Schneider Seite 9 von 16

Hier ist eine Auswahl der wichtigsten Menüpunkte bei E-Mail lesen: Datei Im Allgemeinen sind hier Funktionen aufgelistet, die sich auf die E-Mail als Ganzes beziehen. Speichern Speichern unter Anlagen speichern Drucken Schließen Speichert die E-Mail innerhalb von Outlook. Hinweis: Innerhalb von Outlook werden empfangene und gesendete E-Mails automatisch gespeichert. Speichert die E-Mail außerhalb von Outlook. Hinweis: Innerhalb von Outlook werden empfangene und gesendete E-Mails automatisch gespeichert. Speichert die an der E-Mail angehangenen Dateien außerhalb von Outlook. Es kann in einem Dialog ausgewählt werden, welche Anlagen und wo. Druckt die E-Mail. Zuvor können im erscheinenden Druckdialog, Anzahl, Qualität und Drucker ausgewählt werden. Schließt das E-Mail-Fenster. Die Funktion hier entspricht dem Klicken auf das in der Titelleiste des E-Mail- Fensters. Hinweis: Anhänge bzw. Anlagen werden im Anzeigebereich von E-Mail innerhalb von Outlook als Büroklammer symbolisiert. Mit einem Mausklick in einer E-Mail auf den Anhang wird die Anlage innerhalb eines Vorschauregisters angezeigt, wenn dies möglich ist. Achtung: Anhänge bzw. Anlagen niemals direkt in Outlook öffnen (auch nicht in der Vorschau), sondern extern speichern und zuerst mit einem Antiviren-Programm prüfen. Nachricht Im Allgemeinen sind hier Funktionen aufgelistet, die sich auf den Inhalt der E-Mail beziehen. Löschen (Siehe "Funktionen im Menüband" Kategorie "Start") Antworten Verschieben Kategorien (Siehe "Funktionen im Menüband" Kategorie "Start") (Siehe "Funktionen im Menüband" Kategorie "Start") (Siehe "Funktionen im Menüband" Kategorie "Start") Falk Wolf Schneider Seite 10 von 16

E-Mail schreiben Rahmen Icon Schnellzugriff Titelleiste Menüband Systemschaltflächen Absender Empfängerfelder Betrefffeld Inhalt Personenbereich Anfassecke Wenn eine neue E-Mail geschrieben werden soll, eine erhaltene E-Mail weitergeleitet, einem Absender oder dem Absender und den anderen Empfängern geantwortet, dann erscheint obiges Fenster. Aufbau des Fensters von neuer Nachricht Die Position der verschiedenen Leisten hängt von den eigenen persönlichen Einstellungen ab. Manchmal sind Leisten auch ausgeblendet. Rahmen, Icon, Schnellzugriff, Titelleiste, Systemschaltflächen, Personenbereich und Anfassecke wurden im Abschnitt "Aufbau des Fensters von Outlook" erklärt. Absender Wenn nur ein E-Mail-Konto von Outlook verwaltet wird, dann gibt es auch nur einen Absender. Eine Auswahl von Absendern ist dann nicht möglich, der Absender ist dann vorgegeben. Den Auswahl-Button (Schaltfläche) "Von" kann im Register "Optionen" im Bereich "Felder anzeigen" ein- bzw. ausgeblendet werden. Falk Wolf Schneider Seite 11 von 16

Empfängerfelder In die Empfängerfelder werden die E-Mail-Empfänger eingetragen. Wenn der Kontakt mit E- Mail-Adresse sich im Adressbuch befindet, dann kann in den Empfängerfeldern auch der Kontaktname eingegeben werden. Wenn die E-Mail-Adresse Outlook bekannt ist, wird sie während des Schreibens automatisch ergänzt. Der Kontaktname wird während des Schreibens immer automatisch ergänzt. Mehrere Empfänger können in einem Feld mit einem Semikolon getrennt eingegeben werden. Ein Klick auf die Empfänger-Buttons (Schaltflächen) öffnet das Adressbuch, in dem die Empfänger für alle Felder ausgewählt werden können. An: Die E-Mail-Adresse des Hauptempfängers muss in das Feld "An:" eingegeben werden. Die Empfänger im Feld "An:" sind für alle anderen Empfänger sichtbar. Diese Angabe ist zwingend. Cc: (Carbon Copy = Kohlepapierkopie). Der Empfänger in diesem Feld erhält die E- Mail als Kopie. Die Empfänger im Feld "Cc:" sind für alle anderen Empfänger sichtbar. Bcc: (Blind Carbon Copy = Blinde Kohlepapierkopie). Der Empfänger in diesem Feld erhält die E-Mail als Kopie. Die Empfänger im Feld "Bcc:" sind für keinen anderen Empfänger sichtbar. Das Feld "Bcc:" kann im Register "Optionen" im Bereich "Felder anzeigen" ein- bzw. ausgeblendet werden. Betrefffeld Im Betrefffeld wird eine kurze Überschrift zum Thema der E-Mail eingetragen. Hinweis: Es wird empfohlen einen Betreff einzugeben, weil E-Mails ohne Betreff oft als Spam aussortiert und nicht zugestellt werden. Inhalt Hier kann der eigentliche Text der E-Mail verfasst werden. Wenn die E-Mail eine Antwort oder eine Weiterleitung ist, dann ist bereits die ursprüngliche E-Mail als Zitat ans Ende angefügt. Es gibt bei E-Mails drei Formate, die im Register "Text formatieren" im Bereich "Format" eingestellt werden können: Nur Text HTML Rich Text Die E-Mail ist einfach nur Text ohne jegliche Formatierungsmöglichkeit. Hinweis: Die nachträgliche Änderung einer zu schreibenden E-Mail in dieses Format löscht alle Formatierungen. Diese können nicht wiederhergestellt werden. Die Schrift und die Absätze können formatiert werden, ähnlich wie in einem Textverarbeitungsprogramm. Bilder und Hintergründe können in die E-Mail eingefügt werden. Hinweis: Dieses Format kann von allen E-Mail- Anwendungen korrekt angezeigt werden. Ähnlich, wie E-Mail im HTML-Format, die E-Mail wird aber nur von Microsoft- Software korrekt angezeigt. Anlagen werden in der E-Mail angezeigt können also auch Teil des Textes sein. Funktionen im Menüband bei E-Mail schreiben Die einzelnen Kategorien bzw. Register können durch Plug-In oder Add-On erweitert sein (z.b. Duden Rechtschreibprüfung, Adobe Acrobat). Befehle bzw. Menüpunkte mit Funktionen, die aktuell nicht anwendbar sind, sind blass (ausgegraut). Das Menüband kann mit bzw. ausgeblendet bzw. eingeblendet werden. Falk Wolf Schneider Seite 12 von 16

Hinweis: Das Kontextmenü beinhaltet immer nur einen Teil der gesamten Befehle bzw. Menüpunkte des Menübands. Ein Klick auf einen Befehl führt die Funktion aus. Ein Klick auf bei einem Befehl öffnet ein Drop-Down-Menü mit den weiteren Auswahl-Möglichkeiten bezüglich des Befehls. Ein Klick auf ruft ein Dialogfenster auf mit detaillierteren Auswahl- bzw. Einstellungsmöglichkeiten. Hier ist eine Auswahl der wichtigsten Menüpunkte beim E-Mail schreiben: Datei Im Allgemeinen sind hier Funktionen aufgelistet, die sich auf die E-Mail als Ganzes beziehen. Speichern Speichern unter Anlagen speichern Drucken Schließen Speichert die E-Mail innerhalb von Outlook, und zwar im Ordner "Entwürfe". Hinweis: Innerhalb von Outlook werden empfangene und gesendete E-Mails automatisch gespeichert. Speichert die E-Mail außerhalb von Outlook. Hinweis: Innerhalb von Outlook werden empfangene und gesendete E-Mails automatisch gespeichert. Speichert die an der E-Mail angehangenen Dateien außerhalb von Outlook. Es kann in einem Dialog ausgewählt werden, welche Anlagen und wo. Druckt die E-Mail. Zuvor können im erscheinenden Druckdialog, Anzahl, Qualität und Drucker ausgewählt werden. Schließt das E-Mail-Fenster. Die Funktion hier entspricht dem Klicken auf das in der Titelleiste des E-Mail- Fensters. Nachricht Im Allgemeinen sind hier Funktionen aufgelistet, die sich auf das Erstellen der E-Mail- Nachricht beziehen. Zwischenablage Basistext Hier gibt es die Möglichkeit, Textpassagen aus der Zwischenablage in die E-Mail zu kopieren oder aus der E-Mail zu kopieren bzw. auszuschneiden. Hier gibt es die gängigsten Formatierungsmöglichkeiten für den Text und ein Dialogfenster für weitere. Namen Adressbuch Im Adressbuch können die Empfänger für alle Empfängerfelder ausgewählt werden. Einschließen Datei anfügen Ruft ein Dialogfenster auf, um die Datei zu suchen, die an die E-Mail angefügt werden soll. Falk Wolf Schneider Seite 13 von 16

Element anfügen Signatur Gibt die Möglichkeit, einen Termin oder einen Kontakt an eine E-Mail anzufügen. Sollte die Signatur nicht bereits automatisch in der E-Mail stehen, kann hier eine Signatur ausgewählt werden. Kategorie Hier kann die Priorität der E-Mail festgelegt werden und ob die Kommunikation mit dieser E-Mail nachverfolgt werden soll, also ob eine Antwort erwartet wird. Einfügen Bietet die Möglichkeit verschiedene Elemente in die E-Mail einzufügen oder anzuhängen abhängig vom Format der E-Mail. Einschließen Tabellen Illustrationen Hyperlinks Text Symbole Siehe Register "Start" Bereich "Einschließen" Hier gibt es die Möglichkeit, eine Tabelle zu erstellen. Hierüber können alle Arten von Bildern, Grafiken und Diagrammen eingefügt werden. Hierüber können Sprungmarken zu anderen Stellen im Dokument oder zu Internetseiten eingefügt werden. Hierüber können spezielle Texte (auch in kunstvoller Darstellungsweise) und automatische Angaben zu Datum und Uhrzeit eingefügt werden. Hierüber können mathematische Formeln erzeugt oder Symbole aus verschiedenen Wissenschaften (Mathematik, Geologie, Musik) eingefügt werden. Optionen Bietet die Möglichkeit besondere Elemente in die E-Mail einzufügen. Design Felder anzeigen Verlauf Hier kann das grundlegende Design der E-Mail und die Seitenfarbe festgelegt werden. Hier kann das Empfängerfeld "Bcc:" und das Absenderfeld "Von:" ein- bzw. ausgeblendet werden. Hier kann eine Übermittlungs- und Lesebestätigung abgefordert werden. Text formatieren Bietet verschiedene Möglichkeiten, den Text und die Absätze in Farbe, Schriftform und Ausrichtung ähnlich einer Textverarbeitung zu formatieren, wenn als E-Mail-Format "Rich-Text" oder "HTML" gewählt ist. Falk Wolf Schneider Seite 14 von 16

Format Schriftart Hier gibt es die Möglichkeit, Textpassagen aus der Zwischenablage in die E-Mail zu kopieren oder aus der E-Mail zu kopieren bzw. auszuschneiden. Hier kann eingestellt werden, ob die E-Mail im Format "Nur Text", "Rich-Text" oder "HTML" sein soll. Hinweis: Bei "Nur Text" werden vorhandene Formatierungen unwiederbringlich entfernt. Hier können Formatierungen der Schrift vorgenommen werden in Schriftart, Schriftgrad (Größe), Schriftschnitt (z.b. fett oder kursiv) und Schriftfarbe. Absatz Hier können Formatierungen des Absatzes vorgenommen werden, in Ausrichtung, Zeilenabstand und Rahmen. Bearbeiten Hier können dem Text (Schrift und Absatz) als Formatvorlagen vorgefertigte Formatierungen zugewiesen werden oder Formatvorlagen erstellt bzw. geändert werden. Hier kann der Navigationsbereich geöffnet werden, um einen Text zu suchen, oder ein Dialogfenster geöffnet werden, um einen Text durch einen anderen Text zu ersetzen. Überprüfen Funktionen zur Prüfung des Inhalts der E-Mail-Nachricht. Zwischenablage Formatvorlagen Dokumentprüfung Sprache Hier ist die Rechtschreib- und Grammatikprüfung sowie das Lexikon für Synonyme (Thesaurus). Hier kann die Sprache des Textes oder von Textteilen für die Rechtschreibprüfung festgelegt werden. Falk Wolf Schneider Seite 15 von 16

Symbole im Anzeigebereich von E-Mail Die E-Mail hat eine hohe Priorität. Die E-Mail hat eine niedrige Priorität. Die E-Mail hat keine Priorität = ohne Symbol. Möglicherweise in Kombination mit: Die E-Mail ist zur Nachverfolgung gekennzeichnet. Die E-Mail hat einen oder mehrere Anhänge bzw. Anlagen. Möglicherweise in Kombination mit: Die E-Mail ist ungelesen. Die E-Mail ist gelesen. Die E-Mail ist gelesen und beantwortet. Die E-Mail ist gelesen und weitergeleitet. Die E-Mail ist beantwortet und als ungelesen markiert. Die E-Mail ist weitergeleitet und als ungelesen markiert. Die E-Mail ist ein Entwurf und noch nicht verschickt. Falk Wolf Schneider Seite 16 von 16