ACHTUNG! Das LSS-Kassabuch ist kein eigenes Buchhaltungsprogramm sondern dient der Belegerfassung für die LSS-FIBU! 1 Navigation und Zeichenerklärung Die Buttons können mit der Maus angeklickt oder der Cursor kann mit den Pfeil- bzw. der Tabulatortaste auf den entsprechenden Button bewegt und mit der Enter-Taste angewählt werden. Copyrigth by LSS GmbH 2002 11/2002 Seite - 1 -
In den Unterprogrammen kann entweder das Symbol in der Toolleiste oder unter Datei bzw. Bearbeiten die gewünschte Funktion mit der Maus angeklickt werden. Die Shortcuts für die Eingabe über die Tastatur stehen neben der jeweiligen Funktion. Erster Datensatz: Zeigt den ersten Datensatz an. Aufruf über Tastatur: Taste Pos1 Voriger Datensatz: Zeigt den davorliegenden Datensatz an. Aufruf über Tastatur: Taste Bild hinauf Nächster Datensatz: Zeigt den nächsten Datensatz an. Aufruf über Tastatur: Taste Bild hinunter Letzter Datensatz: Zeigt den letzten Datensatz an. Aufruf über Tastatur: Taste Ende Neuer Datensatz: Legt einen neuen Datensatz an. Aufruf über Tastatur: Strg+N Datensatz ändern: Gibt den aktuellen Datensatz für Änderungen frei (Balken am linken Bildschirmrand wird grün). Aufruf über Tastatur: Strg+E Datensatz speichern: Speichert den aktuellen Datensatz. Aufruf über Tastatur: Strg+S Datensatz löschen: Löscht den aktuellen Datensatz. Aufruf über Tastatur: Strg+X Rückgängig machen: macht alle Änderungen rückgängig (stellt den gespeicherten Record wieder her). Aufruf über Tastatur: Strg+Z Programm beenden: Beendet das aktuelle Unterprogramm oder die Druckansicht und geht in das Hauptmenü zurück. Aufruf über Tastatur: Strg+Q Drucken: Druckt die angezeigte Auswertung über die Windows- Als PDF speichern: Speichert die angezeigte Auswertung als PDF-Datei Als E-Mail versenden: Damit kann die angezeigte Auswertung direkt versendet werden. Dafür ist Microsoft Outlook oder Outlook Expreß notwendig. Bei der Erfassung kann entweder mit der Tabulatur-Taste oder der Enter- Taste in das nächste Eingabefeld gesprungen werden. Die Felder können auch mit der Maus angeklickt werden. Die Tabellen, in denen erfaßte Datensätze angezeigt werden, können sortiert werden indem man auf die Überschrift klickt, nach der sortiert Copyrigth by LSS GmbH 2002 11/2002 Seite - 2 -
werden soll. Durch nochmaliges Klicken wird die Sortierung von aufsteigend auf absteigend geändert oder umgekehrt. Copyrigth by LSS GmbH 2002 11/2002 Seite - 3 -
2 Anlage der Stammdaten 2.1 Einstellungen Zuerst müssen im Punkt Einstellungen die Firmendaten erfaßt werden. Mandantennummer: Sollte der Mandantennummer entsprechen, mit der die Firma in der LSS-Finanzbuchhaltung angelegt ist, um die Übergabe zu vereinfachen. Wirtschaftsjahr: Eingabe der ersten und letzten Periode des Wirtschaftsjahres. EB-Werte: Wenn das Feld auf Ja gesetzt wird, macht das Programm beim Jahreswechsel automatisch den EB-Vortrag für die Belegkreise. Wird im Vorjahr noch etwas gebucht, werden die EB-Werte automatisch korrigiert. Versteuerungsart:Ist nur für die Steuerüberprüfung im LSS-Kassabuch von Bedeutung, nicht für die Übergabe an die FIBU. Sollversteuerung: Kassa-/Bank-Buchungen auf die Konten Forderungen oder Verbindlichkeiten werden nicht berücksichtigt. Istversteuerung: Buchungen in den Belegkreisen Forderungen und Copyrigth by LSS GmbH 2002 11/2002 Seite - 4 -
Verbindlichkeiten werden nicht berücksichtigt. Wenn mit offenen Posten bei Istversteuerung gebucht wird, muß bei den Koten Forderungen bzw. Verbindlichkeiten ein Steuerschlüssel eingegeben werden. Lizenznehmer & Freischaltcode: Bei Vollversionen Eingabe des Lizenznehmers und Freischaltcodes (erhalten Sie von LSS). Bei Demoversionen bleiben beide Felder leer. MWSt-Sätze: Die MWSt-Sätze sind entsprechend der USt-Faktoren in der LSS- Finanzbuchhaltung anzulegen, damit die Überleitung problemlos klappt. 2.2 Belegkreise Wenn bei der Installation bei Komponenten auswählen der Neue oder Alte Kontenplan angewählt wird (ACHTUNG: es kann nur 1 Auswahl getroffen werden, nicht mehrere anhaken!), werden auch automatisch die Belegkreise KA (Kassa), BA (Bank), F (Forderungen) und V (Verbindlichkeiten) angelegt. Wenn kein Kontenrahmen gewählt wird, werden auch keine Belegkreise angelegt. Belegkennzeichen: Kurzkennzeichen des Belegkreises Copyrigth by LSS GmbH 2002 11/2002 Seite - 5 -
Typ: Auswahl des Typs Kassa, Bank, Verbindlichkeiten, Forderungen, Nur Wareneingangsbuch oder Kassabuch intern. Der Typ Nur Wareneingangsbuch wird nicht in die FIBU übergeben und auch nicht in den Auswertungen Konten, Saldenliste, Steuerüberprüfung, Ergebnisrechnung und Liquiditätsstatus berücksichtigt. Dazu ist auch ein eigenes Sachkonto anzulegen und dort Wareneingangsbuch auf Ja und Kostenstellen und Ergebnisrechnung auf Nein zu stellen. Der Typ Kassabuch intern wird nicht in die FIBU übergeben und wird auch nicht in der Steuerberechnung, dem Wareneingangsbuch und im Liquiditätsstatus berücksichtigt. Er kann beispielsweise dafür verwendet werden, um Salden zu erfassen, wenn während des Jahres mit dem LSS-Kassabuch begonnen wird. FIBU-Kontonummer: Auf dieses Konto wird bei der Übergabe in die LSS- FIBU gebucht. Bezeichnung: Name des Belegkreises Copyrigth by LSS GmbH 2002 11/2002 Seite - 6 -
Autom. Belegnummerierung: Soll die Belegnummer bei erfassen automatisch vorgeschlagen werden? Wenn ja, die letzte Nummer nochmal oder um eins erhöhen. Übergabe-Kennzeichen: Der Buchungstyp mit dem in die LSS-FIBU übergeben wird. Standardmäßig ist das der Typ UB2, auf den die Übergabe programmiert wurde. Sollen die einzelnen Belegkreise auf verschiedene Buchungstypen übergeben werden, müssen die Buchungstypen genauso wie UB2 angelegt werden (am besten UB2 kopieren). Start-Wert: Hier kann für das 1. Jahr der Saldo erfaßt werden. 2.3 Konten Wenn bei der Installation bei Komponenten auswählen der Neue oder Alte Kontenplan angewählt wird (ACHTUNG: es kann nur 1 Auswahl getroffen werden, nicht mehrere anhaken!), wird ein Standardkontenplan angelegt, der nur noch adaptiert werden muß. Copyrigth by LSS GmbH 2002 11/2002 Seite - 7 -
Konto: Die Kontonummer, mit der dieses Konto im LSS-Kassabuch erfaßt wird. Art: Handelt es sich um ein Sach-, Verbindlichkeits- oder Forderungskonto. Text: Kontobezeichnung für das LSS-Kassabuch. Unter dieser Bezeichnung kann das Konto beim Belegerfassen gesucht werden. Buchungstext: Hier kann ein Buchungstext hinterlegt werden, der in der Belegerfassung vorgeschlagen wird. Zuordnungskennzeichen: Einnahme oder Ausgabe. Ausgabe-Konten werden im Soll gebucht, Einnahme-Konten im Haben. Auf dem Belegkreis erfolgt die entsprechende Gegenbuchung. MWSt-Kennzeichen: Gibt es bei diesem Konto Vor-, Umsatz-, Erwerbsteuer oder gar keine Steuer? MWSt-Sätze: Es können bis zu 3 verschiedene Steuersätze hinterlegt werden. Die Steuersätze sind in den Einstellungen hinterlegt (siehe Pkt. 1.1). Außerdem gibt es die Möglichkeit gemischter Steuersatz, bei dem beim Erfassen sowohl Brutto- bzw. Nettobetrag und Steuerbetrag eingegeben werden kann. Diese Einstellung soll nur bei Vorsteuer verwendet werden, da es sonst in der LSS-FIBU zu Problemen bei der USt-Verprobung kommt. FIBU-Kontonummer: Pro Steuersatz wird ein Konto hinterlegt, auf das bei der Überleitung in die LSS-FIBU verbucht wird. Wareneingangsbuch: Sollen die Buchungen auf dieses Konto im Wareneingangsbuch erfaßt werden? Kostenstelle muß eingegeben werden: Diese Einstellung ist nur relevant, wenn Kostenstellen erfaßt wurden. Ja: Bei Erfassen der Buchung muß eine Kostenstelle angelegt werden. Auswertung in Ergebnisrechnung: Soll dieses Konto in der Ergebnisrechnung berücksichtigt werden? Copyrigth by LSS GmbH 2002 11/2002 Seite - 8 -
2.4 Kostenstellen Wenn Sie mit Kostenstellen buchen möchten, legen Sie die Kostenstellen in diesem Programmpunkt an. Wenn Sie ohne Kostenstellen buchen, legen Sie hier nichts an, damit ist die Einstellung in den Konten betreffend der Kostenstellen egal. Kennzeichen: Kostenstellennummer für das LSS-Kassabuch Bezeichnung: Name der Kostenstelle FIBU-Kostenstellennummer: Die Nummer der Kostenstelle in der LSS- FIBU. Sie ist für die Übergabe relevant. Copyrigth by LSS GmbH 2002 11/2002 Seite - 9 -
2.5 Personenkonten Personenkonten müssen angelegt werden, wenn Sie mit Offenen Posten buchen oder das Wareneingangsbuch erfassen. Firmen können gleichzeitig Kunde und Lieferant sein. Dafür muß sowohl unter Kunden-Konto als auch unter Lieferanten-Konto die Kontonummer aus der LSS-FIBU eingetragen werden. Auf diese Konten wird dann bei der Übergabe in die FIBU gebucht. Copyrigth by LSS GmbH 2002 11/2002 Seite - 10 -
2.6 EB-Werte In diesem Programmpunkt können EB-Werte manuell erfaßt oder die beim Jahreswechsel automatisch erzeugten EB-Werte korrigiert werden. Copyrigth by LSS GmbH 2002 11/2002 Seite - 11 -
3 Belege erfassen Wenn die Belegerfassung aufgerufen wird, kommen Sie automatisch zur Neuanlage eines Datensatzes, d.h. der Balken auf der linken Seite ist grün und Sie können sofort mit der Erfassung beginnen. Zur Auswahl des Belegkreises steht Ihnen ein Auswahlfenster mit allen angelegten Belegkreisen zur Verfügung. Wenn der Belegkreis Forderungen oder Verbindlichkeiten ausgewählt wird, erfolgt zusätzlich die Abfrage nach dem Personenkonto. Die Buchungsperiode muß innerhalb des aktuellen (am unteren Bildschirmrand ersichtlichen) Buchungsjahres liegen. Sollten in dieser Periode schon Buchungen erfaßt worden sein, so sind diese im unteren Bildschirmteil ersichtlich. Nach der Eingabe des Tages (der zuletzt bebuchte Tag dieser Periode wird vorgeschlagen), wird der aktuelle Tagessaldo des Belegkreises angezeigt. Copyrigth by LSS GmbH 2002 11/2002 Seite - 12 -
Bei der Auswahl der Kontenart stehen Ihnen 3 verschiedene Eingabearten zur Verfügung, zwischen denen Sie mit der F3-Taste wechseln können: 1. Suche nach Bezeichnung Geben Sie den ersten Buchstaben der Kontenbezeichnung ein. Das erste Konto, das mit diesem Buchstaben anfängt wird angezeigt und mit den Pfeiltasten rechts und links kann in den Konten geblättert werden. Sie können auch den Pfeil rechts neben dem Eingabefeld anklicken und bekommen ein alphabetisch sortiertes Auswahlfenster. 2. Suche nach Kontennummer Geben Sie die erste Ziffer der Kontonummer ein. Das erste Konto, das mit dieser Ziffer beginnt wird angezeigt und mit den Pfeiltasten rechts und links kann in den Konten geblättert werden. Sie können auch den Pfeil rechts neben dem Eingabefeld anklicken und bekommen ein nach Kontennummern sortiertes Auswahlfenster. 3. Eingabe der Kontonummer Wenn Sie die Kontonummer wissen, können Sie sie direkt eingeben, daneben wird dann vom Programm die Bezeichnung geschrieben. Wenn das Konto Forderungen oder Verbindlichkeiten gewählt wird, verlangt das Programm zusätzlich die Eingabe vom Personenkonto und der Referenznummer. Wurde bei dem Belegkreis eingestellt, daß vom Programm ein automatischer Vorschlag der Belegnummer erfolgen soll, wird die Belegnummer vom Programm vorgeschlagen, kann aber überschrieben werden. In den Belegkreisen Forderungen und Verbindlichkeiten verlangt das Programm zusätzlich eine Referenznummer, die allerdings gleich der Belegnummer sein muß, sie wird auch automatisch aus der Belegnummer übernommen. Dies ist aus programmtechnischen Gründen für die Übergabe in die LSS-FIBU notwendig. Der Buchungstext kann ebenfalls vorgeschlagen werden, wenn der Vorschlag in der Kontenanlage hinterlegt wurde. Die Eingabe einer Kostenstelle ist unbedingt erforderlich, wenn Kostenstellen angelegt wurden und in der Kontenanlage der Punkt Kostenstelle muß eingegeben werden auf Ja gesetzt wurde. Copyrigth by LSS GmbH 2002 11/2002 Seite - 13 -
Je nachdem, wie viele Steuersätze in der Kontenanlage hinterlegt wurden, haben Sie verschiedene Zeilen für die Betragseingabe. Wenn %-Sätze hinterlegt wurden, haben Sie die Möglichkeit Netto- oder Bruttobeträge zu erfassen und das Programm errechnet automatisch die Steuer. Eine Eingabe in das Steuerfeld ist in diesem Fall nicht möglich. Wenn Sie beim %-Satz gemischt eingegeben haben, können Sie die Steuer und wahlweise Brutto- oder Nettobetrag erfassen. Die Eingabe negativer Zahlen (z.b. für Stornos) ist möglich. Wenn als Konto ein Konto eingegeben wurde, für das ein Wareneingangsbuch geführt wird, müssen Sie zusätzlich noch diese Daten erfassen. Wenn alle Felder ausgefüllt sind, wird das Speichersymbol am rechten Bildrand aktiv und der Datensatz kann durch einen Klick auf dieses Symbol gespeichert werden. Wenn dieses Symbol nicht aktiv wird (d.h. es wird weiterhin nur blaß am Bildschirm angezeigt), fehlt eine notwendige Eingabe (z.b. es wurde keine Kostenstelle oder kein Datum eingegeben). Bereits erfaßte, aber noch nicht in die FIBU übergebene Buchungen können korrigiert oder gelöscht werden. Dafür muß der zu korrigierende Datensatz in der Tabelle im unteren Bildschirmteil doppelt angeklickt werden. Der Datensatz wird dann in der Erfassungsmaske angezeigt und kann korrigiert bzw. gelöscht werden (ACHTUNG: der Balken am linken Bildschirmrand muß grün sein, wenn er rot ist oben das Symbol für Copyrigth by LSS GmbH 2002 11/2002 Seite - 14 -
Datensatz ändern anwählen!). Wenn Buchungen bereits in die FIBU übergeben wurden, ist eine Änderung nicht mehr möglich. Copyrigth by LSS GmbH 2002 11/2002 Seite - 15 -
4 Überleitung in die FIBU Mit der Überleitung in die FIBU sind die Datensätze im Kassabuch fix und können weder geändert noch gelöscht werden. Nach Anwahl des Programmpunktes haben Sie folgende Möglichkeiten: 1. Nur neue Datensätze übergeben Es werden alle Datensätze bis einschließlich der eingegebenen Periode übergeben, die noch nicht übergeben wurden. 2. Bereits übergebene Datensätze noch einmal übergeben Es werden alle bereits übergebene Datensätze bestimmter Perioden übergeben (Eingabe von Periode bis Periode). 3. Alle Datensätze übergeben Es werden alle Datensätze (neue und bereits übergebene) bestimmter Perioden übergeben (Eingabe von Periode bis Periode). 4. Überleitung wiederholen Eine bestimmte Überleitungsdatei wird nochmals erstellt (Eingabe der Dateinummer). Der Dateiname der Datei, die erstellt wird, wird unten angezeigt. Die ersten 4 Stellen des Dateinamens sind die Mandantennummer, anschließend ist die fortlaufende Nummer der Datei. Mit Datei erstellen stellen Sie die Datei in das Verzeichnis, in dem das Kassabuch installiert ist. Von dort kann die Datei entweder in die FIBU übernommen, auf Datenträger kopiert oder versendet werden. Copyrigth by LSS GmbH 2002 11/2002 Seite - 16 -
Mit Mail versenden kann die Datei direkt versendet werden, dafür muß Microsoft Outlook oder Outlook Expreß installiert sein. Copyrigth by LSS GmbH 2002 11/2002 Seite - 17 -
5 Drucke 5.1 Stammdatendruck Nach Aufruf einer Liste unter Stammdatendruck, erscheint der Druck auf dem Bildschirm. Sie haben folgende Möglichkeiten: 1. Drucken: Klicken Sie auf das Drucker-Symbol und wählen Sie einen Drucker aus. 2. PDF-Datei erstellen: Klicken Sie auf das Acrobat-Reader-Symbol und geben Sie den Dateinamen ein. 3. E-Mail versenden: Dafür muß Microsoft Outlook oder Outlook Expreß installiert sein. Klicken Sie auf das E-Mail Symbol. Es wird eine PDF- Datei versendet. Copyrigth by LSS GmbH 2002 11/2002 Seite - 18 -
5.2 Auswertungen Der Druck der Auswertungen erfolgt ähnlich dem Stammwerte-Druck. Der Unterschied besteht darin, daß nach Auswahl der Liste eine Periode für den Druck abgefragt wird und eine Druckeinschränkung getroffen werden kann (z.b. beim Kontendruck nur für einzelne Konten oder beim Druck der Belegkreise nur für einzelne Belegkreise). 6 Jahreswechsel In diesem Punkt erfolgt die Abfrage, ob das aktuelle Wirtschaftsjahr abgeschlossen und die EB-Werte für die Belegkreise berechnet werden sollen. Wenn diese Frage mit Ja beantwortet wird, wird in den Einstellungen das aktuelle Jahr umgesetzt und im Punkt EB-Werte die Eröffnungswerte für das neue Jahr eingetragen. Wenn Sie nach dem Jahreswechsel noch Buchungen im Vorjahr erfassen müssen, müssen Sie in den Einstellungen das Jahr zurücksetzen. Die EB- Werte werden automatisch neu berechnet. Um wieder in das neue Jahr zu kommen, können Sie entweder in den Einstellungen das Jahr wieder umsetzen oder nochmals einen Jahreswechsel machen (der Jahreswechsel kann beliebig oft durchgeführt werden). Copyrigth by LSS GmbH 2002 11/2002 Seite - 19 -
7 Import In diesem Punkt können Daten aus der alten Kassabuchversion übernommen werden. Wenn Sie diesen Punkt anwählen, müssen Sie anschließende die Datei Kassabuch.mdb aus dem alten Kassabuch auswählen (wird automatisch vorgeschlagen, wenn das Programm die alte Version findet). Nach Bestätigung der Datei übernimmt das Programm die Daten. Wenn Sie den Import benützen, achten Sie bitte darauf, daß die Kassabuch.mdb im neuen Programm leer ist (kein Sachkontenmaster übernommen und auch noch nichts anderes wie Belegkreise etc. angelegt ist), sonst kann es passieren, daß Konten etc. doppelt angelegt sind. Anschließend müssen alle übernommenen Daten kontrolliert und korrigiert werden, weil beispielsweise in der Kontenanlage in diesem Kassabuch wesentlich mehr Einstellungen zu machen sind, als im alten. Es müssen auch die übernommenen EB-Werte kontrolliert und gegebenenfalls manuell korrigiert werden! Die Nacharbeiten nach der Übernahme sind relativ umfangreich, weshalb man sich überlegen sollte, ob man die alten Daten wirklich übernehmen will oder mit dem Kassabuch (am einfachsten zum Jahreswechsel) neu beginnt. Copyrigth by LSS GmbH 2002 11/2002 Seite - 20 -