2 Erstbestückung der Buchhaltung mit Daten

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1 2 Erstbestückung der Buchhaltung mit Daten Weiterstadt

2 Erstbestückung der Buchhaltung mit Daten a. Zu Beginn eines Wirtschaftsjahres Die einfachste und unkomplizierteste Art mit der 2 - Buchhaltung zu starten ist, wenn Sie mit der Buchhaltung in ec@ros 2 zum Beginn eines Wirtschaftsjahres starten. In diesem Fall können Sie die "Altwerte", ohne umfangreiche Buchhaltungsarbeiten, relativ simpel in ec@ros 2 erfassen. Hierzu sind lediglich 2 Schritte notwendig, die im Folgenden näher beschrieben werden. a.1. Eingabe der Eröffnungsbilanzwerte Zu Beginn jeden Wirtschaftsjahres müssen die Werte der (vorläufigen) Schlussbilanz des Vorjahres als Eröffnungsbilanz erfasst werden, so auch, wenn Sie mit der ec@ros-2-buchhaltung beginnen. Öffnen Sie hierfür unter Buchungen>Eröffnungsbilanz die "Eröffnungsbilanz für den Mandanten". In der Übersicht bekommen Sie die Konten angezeigt, die laut Sachkontenstamm als Eröffnungsbilanzkonto geschlüsselt wurden. Die Felder der Spalten "Soll" und "Haben" sind editierbar, Sie brauchen hierzu nur ein Feld per Doppelklick markieren und können dann den gewünschten Wert eingeben, mit Enter wird dieser Wert übernommen. Mit der Eingabe eines Wertes ändern sich automatisch mehrere Werte: Erstens wird nun in der Spalte "Soll Gesamt" oder "Haben Gesamt" ein Wert angezeigt, die Spalten Saldo und Saldo gesamt werden errechnet und der Wert des Eröffnungsbilanzkontos wird neu berechnet. In den Spalten "Soll Gesamt" bzw. "Haben Gesamt" wird der EB-Wert des Kontos aufsummiert für die gesamte Buchhaltungsdomäne angezeigt. Da die Eröffnungsbilanzwerte mandantenweise eingeben werden, können sich die Werte in den "Gesamt"-Spalten von dem Wert der Soll/Haben- Spalte unterscheiden. Die Übersicht darüber wie sich ein EB-Wert zusammensetzt, finden Sie in den Stammdaten des entsprechenden Kontos. Rufen Sie hierzu unter Stammdaten>Sachkonten das Konto auf und wechseln Sie auf die Registerkarte "Salden", im Bereich "Eröffnungsbilanz" sehen Sie die mandantenweise Aufschlüsselung des Eröffnungsbilanzwertes. Die Werte der Forderungs-/Verbindlichkeits-Sammelkonten können nicht manuell eingegeben werden, vielmehr werden diese Werte durch Eingabe der offenen Posten der Personenkonten ermittelt. Wie dies erfolgt, erfahren Sie im nächsten Abschnitt Weiterstadt 1

3 In den Folgejahren brauchen Sie die EB-Werte dann nicht mehr manuell eintragen. Sie können dann einfach durch Klicken auf die Buttons Sachkonten-Übernahme und Personenkonten-Übernahme die Werte des abgelaufenen Jahres als EB-Werte in das neue Wirtschaftsjahr übernehmen. Hinweis: Im Menüpunkt Wirtschaftsjahr>Wirtschaftsjahre können Sie die Eröffnungsbilanz mittels der Schaltfläche EB Abschliessen endgültig festschreiben. Das Abschliessen der Eröffnungsbilanz ist für die ordnungsgemäße Funktion der der Buchhaltung aber nicht notwendig. ACHTUNG: Nach dem Abschliessen der Eröffnungsbilanz können keinerlei Änderungen mehr an der Eröffnungsbilanz vorgenommen werden. a.2. Eingabe der OPOS im Mahnwesen ("Offene Posten manuell verwalten") Unter dem Menüpunkt Mahnwesen>Offene Posten manuell verwalten können Sie im ersten Wirtschaftsjahr die offenen Posten eingeben, mit denen dass System gestartet werden soll. Da sich im Mahnwesen die offenen Posten in den Folgejahren wirtschaftsjahresunabhängig aus den mit geschriebenen Rechnungen ergeben, ist dieser Menüpunkt dann nicht mehr notwendig und somit auch nicht mehr aufrufbar. Mit der Eingabe der personenkontenbezogenen offenen Posten werden automatisch auch die Eröffnungsbilanzwerte der Forderungs-/Verbindlichkeits-Sammelkonten gebucht. Wie bereits im vorigen Abschnitt erläutert, können die Sammelkonten nicht manuell bebucht werden, vielmehr werden die Werte automatisch durch die Eingabe der OPOS ermittelt. Hinweis: Anders stellt sich die Situation bei den Personenkonten dar, diese sind wirtschaftsjahresabhängig. Hier muß, damit die Salden auf den Personenkonten den richtigen Wert ausweisen, zu Beginn eines Wirtschaftsjahres eine Übernahme der EB- Werte erfolgen. Die Übernahme der Salden für die Personenkonten ins neue Wirtschaftsjahr erfolgt im Menüpunkt Buchungen>Eröffnungsbilanz mittels der Schaltfläche Personenkonten-Übernahme. Die Eingabe der offenen Posten ist nicht nur auf die Debitorenkonten eingeschränkt, d.h. Sie können hier auch Ihre Lieferantenverbindlichkeiten (Kreditoren) erfassen. Um einen OPOS im Mahnwesen anzulegen, müssen Sie in der Maske Manuelles Verwalten offener Posten folgende Eingaben tätigen: Weiterstadt 2

4 Personenkonto: Hier geben Sie die Debitoren- oder Kreditorennummer ein. Belegdatum: I.d.R. wird hier das Rechnungsdatum eingegeben. Mahnkennzeichen: Geben Sie hier das aktelle Mahnkennzeichen für den offenen Posten ein, beim nächsten Mahnlauf wird dann automatisch die nächste Mahnstufe herangezogen. Belegnummer: Rechnungsnummer Buchungstext: Hier können Sie zu jedem offenen Posten noch einen eigenen Buchungstext eingeben. Fälligkeitsdatum: Ursprüngliches Fälligkeitsdatum der Rechnung. Bestätigt man das Belegdatum mit der Enter- oder der Tab-Taste, wird das Fälligkeitsdatum gemäß der Systemeinstellungen errechnet. Letzte Mahnung: Datum der letzten Mahnung Belegfeld: Eingabefeld für einen zweiten internen Nummernkreis. Bei Eingangsrechnungen wird intern häufig ein eigener Nummernkreis für die eindeutige Identifizierung einer Rechnung genutzt. Ust-Code: Um Rechnungskorrekturen (z.b. Skonto) mit dem richtigen Steuersatz zu verbuchen, ist hier die Eingabe des USt-Codes nötig. Bruttobetrag: Soll/Haben: Einzugsermächtigung: Rechnungsbetrag inklusive Umsatzsteuer. Debitorenrechnung = Soll Debitorengutschrift = Haben Kreditorenrechnung = Haben Kreditorengutschrift = Soll Liegt eine Einzugsermächtigung vor, kann dieser OPOS für den Zahlungsverkehr mittels DTAUS zur Verfügung gestellt werden. Bitte beachten Sie, dass in dieser Maske alle Felder, die mit einem Schlüsselsymbol markiert sind (=Pflichtfelder), ausgefüllt werden müssen, da der offene Posten ansonsten nicht gespeichert wird. Mit Anlegen wird der offene Posten gespeichert und erscheint sofort in der Tabelle. Die eingegebenen offenen Posten können nicht mehr korrigiert werden. Es ist lediglich möglich, fehlerhafte offene Posten zu löschen und anschliessend neu einzugeben. Markieren Sie zum Löschen eine Position und klicken Sie die rechte Maustaste. Im Kontextmenü wählen Sie dann den Befehl Löschen aus. Neben der vereinfachten Eingabe der Offenen Posten, die hier ohne Buchhaltungskenntnisse vorgenommen werden kann, ist ein weiterer Vorteil dieser Eingabemethode die Verknüpfung mit dem Mahnwesen. Alle eingegebenen Rechnungen stehen sofort mit den korrekten Mahnstufen und Fälligkeiten für Mahn- oder Zahlungsläufe zur Verfügung. b. Im Laufe eines Wirtschaftsjahres Wechseln Sie im Laufe eines Buchhaltungsjahres zur ec@ros-buchhaltung, ist es für die Ausgabe von detaillierten Auswertungen unerlässlich, Daten aus dem bisherigen Buchhaltungsprogramm in die ec@ros-buchhaltung zu übertragen. Natürlich ist diese Variante mit einem höheren Aufwand verbunden, als die vorherige. Beim unterjährigen Umstieg auf die ec@ros-buchhaltung müssen nicht nur die Vorjahreswerte (in Form von EB-Werten) erfasst werden. Um ein möglichst genaues Bild der wirtschaftlichen Situation anhand von Betriebswirtschaftlichen Auswertungen zu erhalten, sollten auch die bisher aufgelaufenen Monatswerte in ec@ros erfasst werden. b.1. Eingabe der Eröffnungsbilanzwerte Auch wenn Sie unterjährig mit der ec@ros-buchhaltung beginnen, ist die separate Eingabe der Eröffnungsbilanzwerte geboten, damit diese Werte nicht die Jahresverkehrszahlen verfälschen. Die Arbeitsschritte sind identisch zu den unter a.1. beschriebenen. Wie bei der Eingabe der OPOS zu Beginn eines Jahres, können Sie auch hier die OPOS die per des Vorjahres bestehen, wie unter a.2. beschrieben, unter dem Menüpunkt Mahnwesen>Offene Posten manuell verwalten eingeben. Wurden alle OPOS des Vorjahres bereits ausgeglichen, können Weiterstadt 3

5 Sie, aus Vereinfachungsgründen, die OPOS über einen diversen Debitor, respektive einen diversen Kreditor erfassen (siehe hierzu aber auch die Einschränkung unter b.4.) b.2. Manuelle Eingabe der aufgelaufenen Monatswerte (9790 Summenvorträge) In einem ersten Schritt legen Sie ein neues Buchungsjournal des Typs "Sachkontenjournal" an, dieses können Sie dann bspw. als "Summenvorträge" bezeichnen. Wählen Sie nun noch als Periode die letzte Periode vor dem Echtstart mit der aus. Dies ist notwendig, da sich ansonsten die so erfassten Werte im laufenden Buchhaltungsmonat auswirken und somit die Monatswerte verfälscht werden. Bei der Eingabe der Werte müssen Sie beachten, dass manche Konten in 2 nicht direkt bebucht werden können. Es ist z. B. nicht möglich, die Umsatzsteuerkonten direkt zu bebuchen, hier müssen Sie alle umsatzsteuerrelevanten Buchungen durch Benutzung des entsprechenden Steuerschlüssels buchen. Auch ist es nicht möglich, die Forderungs- oder Verbindlichkeits- Sammelkonten direkt zu bebuchen. Um diese Konten zu erfassen, müssen Sie die OPOS wie unter b. 3. beschrieben manuell einbuchen. Sie haben nun mehrere Möglichkeiten bei der Erfassung: Einbuchen der Salden Die einfachste Variante, hierbei buchen Sie die Salden der einzelnen Konten ein. Wie Sie bei den Buchungen mit den Belegnummern 1 und 2 erkennen, wurde hier mit Steuerschlüsseln gebucht. ec@ros 2 bebucht somit automatisch die systemintern definierten Umsatz- bzw. Vorsteuer-Konten. Eine Vereinfachung stellt der Schalter neben dem Buchungsbetrag dar. Mit diesem Schalter können Sie zwischen der Eingabe von Brutto- und Nettowerten umschalten. Im Beispiel wurde der Schalter auf Nettobetrag eingestellt, d.h. man kann bei der Buchung den Nettobetrag angeben, ec@ros 2 errechnet dann den für die Buchung notwendigen Bruttobetrag anhand der Einstellung im Feld USt-Code, der den in den Stammdaten des Kontos definierten Standard-Umsatzsteuer- Code des Gegenkontos vorblendet Weiterstadt 4

6 Die hierzu passende Summen- und Saldenliste stellt sich wie folgt dar. Einbuchen der Jahresverkehrszahlen Soll und Haben Bei dieser Variante buchen Sie anstatt des Saldos eines Kontos die aufgelaufenen Jahreswerte des Kontos, getrennt nach Soll und Haben ein. Die Buchungen für das Bestandskonto stellen sich dann bspw. wie folgt dar: Die hierzu passende Summen- und Saldenliste sieht dann so aus: Einbuchen der Monatsverkehrszahlen Optional können Sie die Daten auch monatsweise eingeben, d.h. Sie buchen nicht die Jahresverkehrszahlen ein, sondern die Monatsverkehrszahlen der abgelaufenen Monate. Diese Option ist mit dem grössten Arbeitsaufwand verbunden, da Sie für jeden abgelaufenen Monat die monatlichen Werte aus der Summen- und Saldenliste einbuchen müssen. Der Vorteil liegt in genaueren monatlichen Auswertungen und der Vergleichbarkeit, da Sie alle Daten periodenweise abgegrenzt in zur Verfügung haben Weiterstadt 5

7 b.3. Manuelles Einbuchen der OPOS per Buchungsjournal (9708/9709) Da die Eingabe der OPOS unter dem Menüpunkt "Offene Posten manuell verwalten" zu einer automatischen Verbuchung eines Eröffnungsbilanzwertes führt, ist hier eine unterjährige Erfassung der offenen Posten nicht empfehlenswert. Die Erfassung der offenen Posten erfolgt in diesem Falle ebenfalls über ein Buchungsjournal. Gehen Sie hierfür wie nachfolgend beschrieben vor: In ersten Schritt legen Sie ein neues Buchungsjournal des Typs "Sachkontenjournal" an, dieses können Sie dann bspw. als "OPOS-Vorträge" bezeichnen. Wählen Sie nun noch als Periode die letzte Periode vor dem Echtstart mit der aus. Dies ist notwendig, da sich ansonsten die so erfassten Werte im laufenden Buchhaltungsmonat auswirken und somit die Monatswerte verfälscht werden. (Hinweis: Auch wenn Sie mit der unterjährig starten, stehen Ihnen i.d.r. alle Buchhaltungsmonate des ersten Wirtschaftsjahres uneingeschränkt zur Verfügung.) Die Buchungen sehen dann bspw. wie folgt aus: Nach der Erfassung im Buchungsjournal stehen die Rechnungen im Mahnwesen zur Bearbeitung zur Verfügung. Über dem Menüpunkt Mahnwesen>Ändern offener Posten können Sie nun noch die Daten anpassen, Sie können für Zwecke des Mahnwesens das Fälligkeitsdatum und das zu berücksichtigende Mahnkennzeichen ändern. Darüberhinaus können Sie hier noch einen Infotext zu dem Beleg eingeben. Sie können hier auch hinterlegen, ob für diesen OPOS eine Einzugsermächtigung vorliegt, in diesem Fall wird der OPOS für den Zahlungsverkehr mit DTAUS bereitgestellt. b.4. Übernahme der Altwerte per Datev-Import Seit der Version 3.0 bietet 2 eine Buchungsjournal-Import im Datev-ASCII Format an. Hiermit kann man beim Übergang zur 2 Buchhaltung alle Buchungen aus dem alten Buchhaltungsprogramm übernehmen. Bei Übernahme der Buchungsjournale aus einem Fremdsystem können Sie die oben beschriebenen Punkte b.2. und b.3. überspringen. Der Punkt b.1. kann mit einer Einschränkung wie oben Weiterstadt 6

8 beschrieben durchgeführt werden, lediglich die Erfassung der Offenen Posten im Rahmen der EB- Wert Eingabe kann dann nicht mehr über einen Diversen Debitor / Kreditor erfolgen. Der Journalimport folgt dabei streng der nachfolgenden Formatbeschreibung. Die genaue Vorgehenweise beim Journalimport entnehmen Sie bitte der entsprechenden Anleitung Weiterstadt 7