Herauseber: DATEV eg, 90329 Nürnber Alle in dieser Unterlae verwendeten personen- und firmenbezoenen Bezeichnunen und Anschriften sind speziell für diese Unterlae erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Firmen bestehen, sind diese rein zufälli. Die in dieser Unterlae abebildeten Formulare wurden z. T. diital nachebildet. Abweichunen vom Oriinal in Größe und Farbebun sind daher wahrscheinlich. Inhaltliche Änderunen wurden nicht vorenommen. Copyriht DATEV eg: Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Herstellun von Kopien und der Übersetzun, vorbehalten. Windows ist ein einetraenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Microsoft ist ein einetraenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Anaben ohne Gewähr 13 410-2007/12-01 Bestell-Art.-Nr.: 11 706
Inhaltsverzeichnis 1 Allemeine Einführun und Beriffsklärun... 5 1.1 Arbeitsablauf im Überblick... 7 1.2 Woher bekommen Sie die elektronischen Belee?... 9 1.3 Kurzüberblick: Was müssen Sie tun, wenn... 10 2 Einrichten der Banken (Stammdatenanlae)... 13 2.1 Einrichten der Bankverbindunen... 13 2.2 Herkunft der elektronischen Bankkontoumsätze... 16 2.3 Zeitpunkt für die erste Übernahme der elektronischen Bankkontoumsätze... 18 2.4 Wie eben Sie Ihrer Bank die Information, dass die Kontoumsätze für das Rechenzentrum bereitestellt werden sollen?... 19 2.5 Ändern und Löschen der Bankverbindun... 21 3 Holen der elektronischen Bankkontoumsätze... 23 3.1 Holen der elektronischen Bankkontoumsätze über das Rechenzentrum (RZ-Bankinfo)... 23 3.2 Holen der elektronischen Bankkontoumsätze über das Proramm Zahlunsverkehr... 27 3.3 Holen der elektronischen Bankkontoumsätze über ein Bankproramm... 29 3.4 Liste der Bankkontoumsätze... 33 4 Lerndatei... 37 4.1 Grundeinstellunen der Lerndatei... 39 4.2 Abweichende Einstellunen für Banken in der Lerndatei... 44 4.3 Einträe in der Lerndatei... 45 5 Erzeuen von Buchunsvorschläen... 47 6 Bearbeiten der erzeuten Buchunsvorschläe... 55 3
6.1 Aufbau der Buchunsvorschlasliste...57 6.2 Beispiele zur Bearbeitun vollständier Buchunsvorschläe...61 6.3 Komforteinstellunen bei der Bearbeitun elektronischer Bankkontoumsätze...67 6.4 Weitere Beispiele zur Bearbeitun der erzeuten Buchunsvorschläe...70 6.5 Ändern bzw. Löschen von Buchunsvorschläen...89 6.6 Löschen einer Buchunsvorschlasliste und wiederholtes Erzeuen von Buchunsvorschläen...90 6.7 Bearbeiten weiterer Banken...93 7 Bearbeiten elektronischer Kassen-, Rechnunsein- und Rechnunsausansbelee... 95 7.1 Holen von Kassen-, Rechnunsein- und Rechnunsausansbeleen aus dem Rechenzentrum...97 7.2 Import von Kassen- und Rechnunsbeleen...100 7.3 Erzeuen und Bearbeiten von Buchunsvorschläen für Kassenbelee...101 7.4 Erzeuen und Bearbeiten von Buchunsvorschläen für Rechnunsbelee...106 8 Lösunen zu den Übunen...111 9 Arbeitsplatz Eienoranisation...113 9.1 Oberfläche...115 9.2 Aufruf von Komponenten...116 9.3 Schnellinfos...118 9.4 Individuelle Konfiuration Ihres Arbeitsplatzes...125 9.5 Aufruf von Auswertunen und Mustermappen...131 9.6 Favoriten...133 10 Stichwortverzeichnis...135 4
1 Allemeine Einführun und Beriffsklärun 1 Allemeine Einführun und Beriffsklärun 1.1 Arbeitsablauf im Überblick 1.2 Woher bekommen Sie die elektronischen Belee? 1.3 Kurzüberblick: Was müssen Sie tun, wenn 5
1 Allemeine Einführun und Beriffsklärun À Zu dieser Arbeitsunterlae In dieser Arbeitsunterlae lernen Sie die Bearbeitun elektronischer Belee kennen. Diese Form der Bearbeitun ermölicht Ihnen die Arbeitsabläufe effektiver zu estalten und vermeidet Doppelerfassunen. Ä Nach dem Bearbeiten dieser Arbeitsunterlae können Sie: elektronische Bankkontoumsätze, Kassen- und Rechnunsbelee in das Proramm übernehmen und elektronische Bankkontoumsätze, Kassen- und Rechnunsbelee zu Buchunsvorschläen verarbeiten. Grundlae dieser Arbeitsunterlae ist der im Proramm hinterlete Musterbestand der Firma Musterholz GmbH (Berater-Nr. 29098, Mandanten-Nr. 271, Wirtschaftsjahr 2008). Sie können diesen Musterbestand in Kanzlei-Rechnunswesen/ Rechnunswesen über Bestand Bestands-Manaer Mandant einspielen. 6
1 Allemeine Einführun und Beriffsklärun 1.1 Arbeitsablauf im Überblick Kanzlei-Rechnunswesen/Rechnunswesen wandelt Ihre elektronischen Bankkontoumsätze, Kassen- und Rechnunsbelee in Buchunsvorschläe um. Was sind elektronische Bankkontoumsätze? Papierkontoauszüe können von der Bank abeholt oder am Kontoauszusdrucker auseeben werden. Es ibt aber auch die Mölichkeit, die Kontoauszüe direkt von den jeweilien Bankrechenzentren in elektronischer Form (elektronische Bankkontoumsätze) abzurufen und in Kanzlei-Rechnunswesen/Rechnunswesen zu übernehmen. Was sind elektronische Kassenbelee? Elektronische Kassenbelee ersetzen die Kassenbücher in Papierform. Die elektronischen Kassenbelee können aus der Kassenerfassun für Microsoft Office oder dem Kassenbuch online an Kanzlei-Rechnunswesen/Rechnunswesen übereben und zu Buchunssätzen verarbeitet werden. Was sind elektronische Rechnunsein- und Rechnunsausansbelee? Die elektronischen Rechnunsein- und -ausansbelee können z. B. aus der Warenerfassun für Microsoft Office oder den Rechnunsbüchern online an Kanzlei- Rechnunswesen/Rechnunswesen übereben und zu Buchunssätzen verarbeitet werden. Welche Aufaben übernimmt das Buchen elektronischer Belee für Sie? Bislan haben Sie Papierkontoauszüe, Kassenbuchaufzeichnunen und Rechnunen manuell erfasst und in Ihre Finanzbuchführun übernommen. Dieser Erfassunsaufwand kostet Zeit und stellt eine möliche Fehlerquelle dar. Mit Kanzlei-Rechnunswesen/Rechnunswesen können Sie elektronische Belee in das Proramm einlesen und zu Buchunsvorschläen verarbeiten lassen. In diesen Buchunsvorschläen sind mindestens die Felder Umsatz, Datum und Konto mit den Kontoauszus- bzw. Beleinformationen vorbelet und müssen nicht manuell erfasst werden. Ihre Vorteile sind: Rationeller Arbeitsablauf Beleloses Arbeiten Zeitnahes, aktuelles Bearbeiten der Daten 7
1 Allemeine Einführun und Beriffsklärun Wie stellt sich der Arbeitsablauf im Überblick dar? 1. Holen Sie die elektronischen Bankkontoumsätze und/oder holen Sie die Kassenbelee und/oder holen Sie die Rechnunseinans-/Rechnunsausansbelee. 2. Generieren Sie Buchunsvorschläe aus diesen Beleen. 3. Kontrollieren und eränzen Sie eebenenfalls die Buchunsvorschläe. 4. Verarbeiten Sie die Buchunsvorschläe zu Buchunssätzen. Ã Hinweis: Die Verarbeitun elektronisch vorlieender Bankkontoumsätze zu Buchunsvorschläen wird nicht nur für die Finanzbuchführun, sondern auch für die Einkommensteuererklärun enutzt. Das Proramm Einkommensteuer Belebuchun überibt dazu den verwendeten Kontenplan nach Kanzlei-Rechnunswesen. Dort werden die elektronischen Kontoauszüe eränzt, als verarbeitete Buchunssätze vom Proramm Einkommensteuer Belebuchun übernommen und an das Proramm Einkommensteuer abeeben. 8
1 Allemeine Einführun und Beriffsklärun 1.2 Woher bekommen Sie die elektronischen Belee? Für die Bereitstellun elektronischer Bankkontoumsätze stehen Ihnen drei Mölichkeiten zur Verfüun. Die elektronischen Bankkontoumsätze können aus dem Rechenzentrum (RZ-Bankinfo) über Kanzlei-Rechnunswesen/ Rechnunswesen oder Zahlunsverkehr über das Proramm Zahlunsverkehr (HBC PIN/TAN, BCS/FTAM Einzelverfahren mit elektronischer Unterschrift oder T-Online/BTX) oder direkt von der Bank per Electronic-Bankin-Software (Bankproramm) eholt werden. Für die Bereitstellun elektronischer Kassen- und Rechnunsbelee stehen Ihnen zwei Mölichkeiten zur Verfüun. Wenn der Mandant das Kassenbuch online oder Rechnunseinans-/ Rechnunsausansbuch online im Einsatz hat, werden die Belee über Geschäftsbücher online aus dem Rechenzentrum eholt. Alternativ können Kassen- und Rechnunsbelee auch mit anderen Prorammen erfasst werden (z. B. Kassen- und Warenerfassun für Microsoft Office). Diese Belee werden im Postversandformat oder als ASCII-Datei bereitestellt. Abhäni davon, welche der oben enannten Varianten für die Bereitstellun der elektronischen Belee enutzt werden, sind entsprechende Voreinstellunen im Proramm Kanzlei-Rechnunswesen/Rechnunswesen notwendi. Ç Notizen: 9
1 Allemeine Einführun und Beriffsklärun 1.3 Kurzüberblick: Was müssen Sie tun, wenn 1. Sie die Bankkontoumsätze mit Kanzlei-Rechnunswesen/Rechnunswesen (RZ-Bankinfo) aus dem Rechenzentrum holen möchten? Stammdaten der Banken anleen. Als Quelle der Kontoumsätze DATEV Rechenzentrum hinterleen. Stammdaten an das Rechenzentrum senden. Teilnahmeerklärun (wird beim Senden automatisch edruckt) vom Kontoinhaber unterschreiben lassen und bei der Bank abeben. Über Bestand Daten holen Übersicht Bankverbindunen im RZ kontrollieren, ob Bankkontoumsätze vorhanden sind. Bankkontoumsätze mit Kanzlei-Rechnunswesen/Rechnunswesen aus dem Rechenzentrum holen. Buchunsvorschläe erzeuen. 2. Sie die Bankkontoumsätze mit dem Zahlunsverkehr (Abholun über eines der Verfahren: RZ-Bankinfo, HBCI PIN/TAN, BCS/FTAM Einzelverfahren mit elektronischer Unterschrift oder T-Online/BTX) holen möchten? Stammdaten der Banken anleen. Als Quelle der Kontoumsätze DATEV Zahlunsverkehr hinterleen. Bankkontoumsätze mit dem Zahlunsverkehr holen. Buchunsvorschläe erzeuen. 3. Sie die Bankkontoumsätze mit einem Bankproramm holen möchten? Stammdaten der Banken anleen. Als Quelle der Kontoumsätze das Bankproramm hinterleen. Datenpfad, auf den das Bankproramm die Bankkontoumsätze exportiert, einstellen. Evtl. die Beschreibunsdatei kopieren. Kontoumsätze aus dem Bankproramm exportieren. Buchunsvorschläe erzeuen. 4. Sie die Kassenbelee und/oder Rechnunsein-/Rechnunsausansbelee aus dem Rechenzentrum holen möchten? Kassen- und/oder Rechnunsbelee über die Geschäftsbücher online holen. Buchunsvorschläe erzeuen. 10
1 Allemeine Einführun und Beriffsklärun 5. Sie die Kassenbelee und/oder Rechnunsein-/Rechnunsausansbelee aus einem Erfassunsproramm importieren möchten? Kassen- und/oder Rechnunsbelee im Postversandformat oder als ASCII- Datei exportieren und in Kanzlei-Rechnunswesen/Rechnunswesen importieren. Buchunsvorschläe erzeuen. Ç Notizen: 11
2 Einrichten der Banken (Stammdatenanlae) 2 Einrichten der Banken (Stammdatenanlae) 2.1 Einrichten der Bankverbindunen 2.2 Herkunft der elektronischen Bankkontoumsätze 2.3 Zeitpunkt für die erste Übernahme der elektronischen Bankkontoumsätze 2.4 Wie eben Sie Ihrer Bank die Information, dass die Kontoumsätze für das Rechenzentrum bereitestellt werden sollen? 2.5 Ändern und Löschen der Bankverbindun 13
2 Einrichten der Banken (Stammdatenanlae) 2.1 Einrichten der Bankverbindunen Um elektronische Bankkontoumsätze in Buchunsvorschläe umwandeln zu können, bedarf es bestimmter Vorbereitunen im Proramm. Kanzlei-Rechnunswesen/Rechnunswesen benötit z. B. die Informationen, wo und in welchem Format die elektronischen Bankkontoumsätze bereitestellt werden. Die notwendien Handlunsschritte werden Ihnen am Beispiel der Musterholz GmbH erklärt. Ã Hinweis: Der Musterbestand Musterholz GmbH wird mit dem Proramm auseliefert und kann über Bestand Bestands-Manaer Mandant durch Klicken auf einespielt werden. Dieser Bestand enthält Beispielbuchunen und Auswertunen, anhand derer Sie die einzelnen Voräne üben können. Arbeitsschritte zur Einrichtun der Stammdaten im Proramm: Unter Stammdaten Banken hinterleen Sie die entsprechenden Bankverbindunen, bestimmen die Herkunft der elektronischen Bankkontoumsätze (Quelle Kontoumsätze) und leen eebenenfalls den Zeitpunkt für die erstmalie Übernahme fest (Optionen Kontoumsätze). Situation: Für die Musterholz GmbH sollen die Stammdaten der National-Bank Essen einerichtet werden. In der Finanzbuchführun wird das Konto unter der Nummer 1280 eführt. Â So richten Sie die Banken ein 1. Öffnen Sie den Mandanten Musterholz GmbH (Berater-Nr. 29098, Mandant- Nr. 271, Wirtschaftsjahr 2008) über Bestand Öffnen Mandant... 2. Wählen Sie Stammdaten Banken. Sie erhalten eine Übersicht der bereits aneleten Bankkonten. 14
2 Einrichten der Banken (Stammdatenanlae) In der Bearbeitunszeile ist die nächste freie Banken-Nr. (4) bereits eineblendet. 3. Traen Sie die Bankleitzahl 36020030 der National-Bank Essen in das entsprechende Einabefeld ein oder wählen Sie die Bankleitzahl über das Symbol um eine neue Bankverbindun einzurichten. Die Bankbezeichnun wird automatisch in das Einabefeld Bankbezeichnun einetraen. 4. Traen Sie die Bankkontonummer 123456 in das Einabefeld Bankkontonummer ein. Das Länderkennzeichen DE für Deutschland ist bereits in dem Einabefeld Länderkennzeichen einetraen. 5. Klicken Sie auf. Das Dialofenster Bankstammdaten öffnet sich. 6. Geben Sie in der Reisterkarte Bankanaben das FIBU-Konto 1280 zu dieser Bankverbindun ein. 7. Klicken Sie auf. Das Dialofenster Einstellunen Bankkontoumsätze öffnet sich. Erebnis: Die erste Reisterkarte Bankdaten ist durch die bislan erfassten Daten bereits vollständi ausefüllt. 15