ESV Die Elektronische Sportverwaltung des DTV

ESV Die Elektronische Sportverwaltung des DTV Information für Sportwarte, Turnierleiter und Beisitzer Stand 27. Mai 2015 Armin Scholz-Behlau 1

Übersicht o Einleitung o Aus dem Leben eines Tanz- Sportlers o Vereins- und Verbandskonten o Übergang und Zeitplan 2

Das Startbuch wird elektronisch ESV 3

Elektronisches Startbuch... das war der Ansatz, nämlich das bisherige Papier-Startbuch durch ein elektronisches zu ersetzen Dahinter steckt aber noch viel mehr, denn wir müssen den größten Teil der Verbandsverwaltung ebenfalls auf eine neue Basis stellen Dazu mussten wir alle DV-gestützten Prozesse in der DTV- Geschäftsstelle und auch größtenteils die in den LTV-Geschäftsstellen analysieren Mit der Einführung von ESV werden die Prozesse des Paartanzens (ohne JMD) umgestellt, aber auch (fast) alle Prozesse, bei denen die Daten von Personen und/oder die Daten von Vereinen benutzt werden und das sind viele 4

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Ein Sportler... Wir verfolgen einen Sportler durch seine Sport-Karriere: Beantragung von ID-Karte und Jahreslizenz Startmeldungen zu Turnieren Einschub: Anmeldung von Turnieren Turnierergebnisse / Startbuch Aufstiegschancen / Aufstiege Wechsel des Partners / Wechsel des Vereins / Startgruppenwechsel Rückstufungen / Ersatzkarten Auslandsstarts / Schautänze Einladungsturniere Ranglisten Wertungsrichter / Turnierleiter 6

Beantragung von ID- Karte und Jahreslizenz Alles erfolgt im ESV-Portal: Der Sportwart beantragt die ID-Karte (mit Bild) und die Jahreslizenz, und stellt das Paar zusammen Der Antrag für die ID-Karte geht an die DTV-Geschäftsstelle, wird geprüft, genehmigt und eine Karte ausgedruckt Die Rechnung geht an den Verein Der Sportler erhält die ID-Karte mit seiner ID-Nummer, geht in das Portal, meldet sich dort mit ID-Nummer und Geburtsdatum an und gibt seine persönliche Email-Adresse an Anschließend erhält er eine Email zur Bestätigung des ESV-Kontos und gibt sein eigenes Passwort an das Konto ist jetzt aktiviert Auch die weiteren Jahreslizenzen beantragt der Sportwart im Portal Achtung: Geschlechtsneutralität der Lizenzen ab nächstem Jahr 7

Einschub: Anmeldung von Turnieren Auch dies wird zukünftig im ESV-Portal erfolgen: Aber: die bereits in der DTV-Datenbank eingetragenen Turniere werden elektronisch in die ESV übernommen und von der DTV- Geschäftsstelle um die für die ESV erforderlichen zusätzlichen Daten ergänzt Alle neuen Turniere werden vom Veranstalter erfasst und zur Genehmigung den jeweiligen Stellen vorgelegt Es können auch Wertungsrichter, Turnierleiter und Beisitzer angegeben werden Verbindungen mit den ZWEs sind über Schnittstellen vorgesehen Nach der Freigabe erscheint das Turnier bei allen Recherchen ab dem 21. des Vorvormonats steht es auch für Startmeldungen zur Verfügung 8

Startmeldungen Mit den bisher schon bekannten Suchmöglichkeiten jetzt im neuen Portal findet der Sportler interessante Turniere und meldet sich an Er kann sich nur für Turniere seiner Startgruppe und klasse anmelden aber: bis zu 21 Tage im voraus kann er Verdachtsmeldungen für die nächsthöhere Klasse vornehmen Über die Anmeldung wird der Vereinssportwart informiert, der (hoffentlich) die Anmeldung bestätigt ohne Bestätigung kein Start Starts können wie bisher auch durch die Sportwarte gemeldet werden Die Turnierveranstalter können die Startmeldungen wie bisher herunterladen die noch nicht bestätigten Anmeldungen werden als Anzahl genannt Startmeldungen einschließlich ihrer Bestätigung sind in der Regel bis Dienstag (23:59) vor dem Wochenende möglich 9

Turnierergebnisse und Startbuch Die Turnierergebnisse werden spätestens einen Tag nach dem Turnier in die ESV hochgeladen (bei mehrtägigen Veranstaltungen nicht erst nach der Veranstaltung!) sie werden innerhalb von 24 Stunden durch Turnierleiter und Beisitzer elektronisch bestätigt Die Turnierergebnisse gehen aber auch ohne Bestätigung von TL/ BS in die Aufstiegsberechnung ein Nach manuell durchgeführten Turnieren und solchen mit nicht zertifiziertem Programm werden die Ergebnisse anschließend manuell im ESV-Portal eingetragen Mittwoch nachts wird das Startbuch der Sportler auf den neuesten Stand gebracht: Anzahl Platzierungen und Punkte, Aufstiege Die Sportler können jederzeit ihr elektronisches Startbuch einsehen und ausdrucken für Starts im kleinen Grenzverkehr benötigen sie einen Ausdruck des erreichten Stands (u.a. auch mit Geburtsdatum) 10

Aufstiege / -Chancen Stellt das ESV-System zu einem Wochenende fest, dass ein Paar auf der Basis seiner gemeldeten Starts, der Anzahl an Meldungen für diese Turniere und seiner eigenen Situation eine Chance hat aufzusteigen, dann erhalten die Turnierprogramme den Hinweis, dass Laufzettel auszugeben bzw. einzusammeln sind Diese Laufzettel sind quasi Kurzzeit-Startbücher und so ziemlich das unschönste am ganzen ESV-System Wir hoffen, dass vielleicht in 3 Jahren alle Ausrichter während der Turniere online sind bzw. nahezu online, also spätestens nach wenigen Stunden ihre Turnierergebnisse hochgeladen haben dann kann der Laufzettel entfallen! 11

Beispiel eines Laufzettels 12

Partnerwechsel / Vereinswechsel Auch der Wechsel von Partnern und von Vereinen wird durch die Sportwarte über das ESV-Portal erfolgen: Die bestehende Paarbeziehung wird getrennt Ein neues Paar wird verbunden bzw. Der neue Verein übernimmt die Personen in seinen Verein und das weitestgehend ohne Papierformulare, u.a. ist keine neue Startkarte auszustellen die Geschäftsstellen sind ebenfalls weitestgehend nicht mehr involviert Natürlich mit allen erforderlichen Randbedingungen wie Startruhe, Zuordnung zur höchsten Startklasse der Partner, etc. Die Freigaben von Startruhen, Rückstufungen, Startgruppenwechsel erfolgt über elektronische Prozesse (u.a. Benachrichtigungs-Emails) 13

BSW- und Ersatzkarten Für BSW-Paare entfällt der bisherige Breitensportpass stattdessen erhalten BSW-Paare für Starts in der D-Klasse ebenfalls ein Konto sie bekommen einen Karten-Ausdruck auf Papier, der jährlich zu erneuern ist In dringenden Fällen (z.b. Kartenverlust 1 Tag vor LM oder DM) können Sportler oder Lizenzträger eine Ersatzkarte auf Papier ausdrucken sie ist einen Monat gültig Ersatzkarte 14

Beispiele von Papierausdrucken der BSW- und Ersatzkarten Diese Seite kann in Farbe oder Schwarz-Weiß ausgedruckt werden Diese Seite kann in Farbe oder Schwarz-Weiß ausgedruckt werden Ersatzkarte 15

Auslandsstarts / Schautänze Das ESV-Portal stellt elektronische Formulare bereit für die Beantragung von Auslandsstarts und Schautänzen Entweder gibt der Verein seinen Paaren das Formular frei oder der Sportwart füllt es aus Anschließend geht der Antrag an die zuständige Stelle zur Freigabe Das Paar wird per Email über die (Nicht-)Freigabe informiert 16

Einladungsturniere Der Ausrichter kontaktiert Paare wie bisher Das Paar übermittelt sein ID-Nummern an den Ausrichter Der Ausrichter erfasst eine Einladung anhand der ID-Nummern, die Einladung wird dem Paar über das ESV-System zugestellt Das Paar kann die Einladung annehmen oder ablehnen Bei Annahme entsteht aus der Einladung eine Startmeldung, die vom Heimatverein des Paares bestätigt werden muss 17

Ranglisten Die Ranglisten werden auf Basis der als solches gekennzeichneten Turniere und deren Ergebnissen im ESV-System berechnet Ebenso werden die Ergebnisse der Goldenen 55 und der Leistungsstarken 66 ermittelt 18

Wertungsrichter / Turnierleiter Anmeldungen zu (Erhalt-)Schulungen werden ebenfalls über das Portal erfolgen auch die Verwaltung der Lehreinheiten und Gültigkeit der Lizenzberechtigungen werden ab dem Lizenzerhaltungszeitraum 2016/2017 verwaltet (Nicht-)Freigaben des eigenen LTV für Schulungen in einem anderen LTV erfolgen ebenfalls elektronisch Nach Lizenzerwerbsschulungen werden die Personen nach erfolgreichem Erwerb eingerichtet (ID-Karte) oder bestehende Konten ergänzt 19

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Vereinskonten in ESV (i) Die bisherigen Vereinskonten (z.b. 1000001007) bleiben bestehen, vorerst mit den bisherigen Rechten und Möglichkeiten Die Vereine sind aber dazu aufgefordert, personenbezogene Konten mit ID-Nummern für Präsident/Vorsitzenden, Sportwart und Kassenwart einzurichten (Audit-Log) ID-Karten sind nicht erforderlich Diesen Konten der Funktionäre werden die jeweiligen Rollen zugeordnet, daraus ergeben sich die Berechtigungen im ESV-System: Die Sportwart-Rolle verfügt über die Funktionen für den Sportbetrieb er kann alle Funktionen für Sportler durchführen Mit der Kassenwart-Rolle können die Rechnungen und details eingesehen werden Mit der Präsidenten-Rolle können die anderen Rollen vergeben oder entzogen werden 21

Vereinskonten in ESV (ii) Die jeweiligen Rollen können mehreren Personen vergeben werden, z.b. empfiehlt es sich häufig, einer zweiten Person ebenfalls die Rolle Sportwart zu geben Natürlich können diese Rollen aktiven Sportlern oder Lizenzinhaber zugeteilt werden Das bisherige unpersönliche Vereinskonto soll mittelfristig (vielleicht ab 2016) auf ein reines Notkonto reduziert werden, mit dem lediglich Rollen zugeordnet werden können nachdem erst ein neues Kennwort eingerichtet worden ist Über die Rollenzuordnung werden den Verantwortlichen regelmäßig Statistiken zugeleitet 22

Verbandskonten in ESV Für Mitglieder der Landesverbände, für die Landesgeschäftsstellen, die Mitglieder des Bundesverbandes und die Bundesgeschäftsstelle werden ähnliche Konten und Rollen wie für die Vereine eingerichtet mit entsprechenden Funktionen und Rechten 23

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Umschreibung der Startbücher ESV braucht zum Start der weiteren Aufstiegsberechnung die Information über die bis zur Umschreibung erreichten Punkte und Platzierungen Diese werden als Summe in ESV eingegeben also nicht alle Turnierergebnisse seit dem letzten Aufstieg einzeln Der DTV hat zugesagt, dass es keine vor den 1. Oktober 2015 rückwirkende Änderung der Aufstiegsregelung geben wird Die ESV gibt einen Laufzettel mit dem eingegebenen Stand aus ( Schlussdokument des alten Startbuches) Im Startbuch wird ein dicker roter Strich gezogen mit dem roten Vermerk Daten in ESV übernommen Die Startbücher der S-Paare werden automatisch umgestellt 25

Zeitlicher Ablauf (i) Anfang Mai sind 11.609 ID-Karten produziert worden sie wurden ab 5. Mai an die Vereine verschickt und von dort an die Sportler und Lizenzträger verteilt Bei Hessen tanzt wurden einige Funktionen von ESV getestet Mittlerweile hat die DTV-Geschäftsstelle in Eigen-Produktion mehr als 700 weitere ID-Karten selber hergestellt Ab Ende Mai werden neue ID-Karten und BSW-Karten über das neue Portal beantragt und genehmigt Seit dem 24. Mai 2015 können sich die Paare zu den Turnieren ab Juli anmelden Startmeldungen zu den Turnieren ab Juli 2015 können nur noch mit ID-Nummer über das ESV-Portal erfolgen 26

Zeitlicher Ablauf (ii) Ab dem 15. Juni können die Startbücher umgeschrieben werden es ist angedacht, zur dancecomp und zur GOC kleine Teams einzusetzen um den Sportlern anzubieten, ihr Startbuch umzuschreiben Ab dem 1. Juli werden alle Turnierergebnisse in das ESV-System hochgeladen in die Aufstiegsberechnung gehen sie jedoch erst nach Umschreibung des Startbuches ein Die Start-Termine für Turnieranmeldungen, Neubeantragung von Lizenzen, Umschreibungen, Anträge für Auslandsstarts und Schautänze werden werden im Sommer liegen, das genaue Datum wird noch festgelegt Ab dem 1. Oktober ist ein Start mit altem Startbuch nicht mehr möglich Umschreibungen können weiterhin erfolgen 27

Weitere Entwicklungen In späteren Phasen sollen weitere Prozesse übernommen werden: Formationen für Standard und Latein JMD Turnierkontrolle Schnittstellen zur ZWE u.v.m. 28

Support / Hotline Betreuung der Sportler / Lizenzinhaber: Vereinssportwart Die Nummer der telefonischen Hotline ist den Sportwarten bekannt Email-Adresse für alle: esv-support@tanzsport.de Und es werden einige Hilfen im Portal zur Verfügung stehen Ansonsten: www.tanzsport.de/esv Oder im Portal selber: ev.tanzsport-portal.de 29