Awederhadbuch GDI E-Bilaz E-Bilaz Tool
Ihalt GDI E-Bilaz Awederhadbuch Ihaltsverzeichis Eiführug 4 Gesetzliche... Grudlage 5 Leistugsumfag... dieser Versio 8 Leistugsmerkmale... 10 Die Taxoomie... 14 Taxoomieiformatioe... 18 Die Techik:... ERiC 21 Vorbereitug 22 Erforderliche... Maßahme 23 Dateexport... ERP 25 Start 27 Begrüßugsbildschirm... 27 Meü Hilfe... 28 Ihalte... 28 Erste Schritte... 28 Willkomme... 31 Über... 32 Meü Fester... 33 Zeige Fester... 34 Alle Fester... zurücksetze 35 Eistelluge... 35 Beschreibug 36 Projekt-Explorer... 37 Madate... alege 38 Projekte alege... 39 Saldeliste-Auswahl... 43 Bedieeroberfläche... 46 Dateerfassug... 49 Stammdate... (GCD-Modul) 50 Bewegugsdate... (GAAP-Modul) 52 Mappig... Bilaz ud GuV 54 2
Ihalt GDI E-Bilaz Awederhadbuch Arbeite... im Detail-Fester 58 Weitere... Berichtsbestadteile 62 Alagebuchhaltug... 63 Programmfuktioe... 64 Allgemei... 64 Sortierug... 64 Suche... 64 Summe... 65 Regelwerk... 65 Referezdatei... 66 Live-Reportig... 66 Toolbar... 67 Buchuge... erfasse 69 Überleitugsrechug... 73 Validiere... ud Sede 75 Validiere... 76 Sede... 79 Verwaltug... 80 Beutzerverwaltug... 80 Meü Datei... 82 Datesicherug... erstelle 82 Datesicherug... wiederherstelle 82 Dateübermittler... verwalte 83 Stapelversad... mit Elster 84 Beede... 84 Meü Projekt... 85 Stammdate... Import 85 Stammdate... Export 85 Zuorduge... überehme 86 Bericht... azeige 89 Kozept... aufrufe 90 Projekt... schliesse 90 91 Idex 3
Eiführug 1 GDI E-Bilaz Awederhadbuch Eiführug Mit diesem Dokumet wird das Awederhadbuch für das Erfassugs-, Pflege- ud Sedetool für die E-Bilaz - achfolged Programm geat - zur Verfügug gestellt. Das Dokumet beschreibt de Releasestad 1.1 der Software. Beliebige Taxoomie köe mit dem Programm verarbeitet werde. Die Erfassugsmaske sid dyamisch ud die Verarbeitugsregel ergebe sich direkt aus der Taxoomie. Die erfasste Date köe mit dem Elster-Tool ERiC validiert ud a die Fiazverwaltug übertrage werde. Das Programm ist multiplattformfähig: für Widows, Mac ud für das Web. Die Software ordet die Date ach Madate (rechtlich selbstädige Eiheite) ud Projekte. Je Projekt ka ei Kotepla verwaltet werde. Das Erfasse, Pflege ud Sede der Date geschieht je Projekt. Das Projekt ka eie Bilaz mit Gewi- ud Verlustrechug, eie Soder- oder Ergäzugsbilaz oder auch die Date eies Madate mit abweichedem Geschäftsjahr umfasse. Es muss midestes ei Madat ud ei Projekt agelegt werde. Zu eiem Projekt werde jeweils ei Kotepla, eie Referezdatei ud eie Taxoomie gelade. Die Taxoomie gibt de Erfassugsrahme sowie die Verarbeitugsregel vor. Mit dem Live-Reportig wird jede Taxoomie-Veräderug - zum Beispiel durch Dateimport oder Dateerfassug - i eie übersichtliche Report überomme. Ei itegriertes Buchugssystem ermöglicht die Erfassug vo steuerliche Buchuge. Dadurch ist es möglich, sowohl eie Hadelsbilaz mit Überleitugsrechug als auch eie Steuerbilaz zu sede. 4
Eiführug 1.1 GDI E-Bilaz Awederhadbuch Gesetzliche Grudlage Dies gesetzliche Grudlage zur E-Bilaz basiere auf 5b EStG (Eikommesteuergesetz). Wird der Gewi ach 4 Abs. 1, 5 oder 5a ermittelt, so ist der Ihalt der Bilaz sowie der Gewi- ud Verlustrechug ach amtlich vorgeschriebeem Datesatz durch Dateferübertragug zu übermittel. Ethält die Bilaz Asätze oder Beträge, die de steuerliche Vorschrifte icht etspreche, so sid diese Asätze oder Beträge durch Zusätze oder Amerkuge de steuerliche Vorschrifte azupasse ud ach amtlich vorgeschriebeem Datesatz durch Dateferübertragug zu übermittel. Der Steuerpflichtige ka auch eie de steuerliche Vorschrifte etsprechede Bilaz ach amtlich vorgeschriebeem Datesatz durch Dateferübertragug übermittel. 150 Abs. 7 der Abgabeordug gilt etspreched. Im Fall der Eröffug des Betriebs sid die Ausführuge für de Ihalt der Eröffugsbilaz etspreched azuwede. Auf Atrag ka die Fiazbehörde zur Vermeidug ubilliger Härte auf eie elektroische Übermittlug verzichte. 150 Abs. 8 der Abgabeordug gilt etspreched. Der aktuelle Stad der Umsetzug wird i dieser Pressemitteilug beschriebe. Budesmiisterium der Fiaze - Pressemitteiluge 30.05.2012 Nr.: 21/2012 Die E-Bilaz kommt wie geplat - alle Erleichteruge gelte auf Dauer Nach Ablauf der Projektphase ud sowohl umfagreiche als auch erfolgreiche Kosultatioe zwische der Budesregierug ud de Nutzer der E-Bilaz ka jetzt auch im Bereich der Bilaze das digitale Zeitalter begie: Mit der Eiführug der E-Bilaz wird die Kommuikatio zwische Fiazverwaltug ud Uterehme de Etwickluge der letzte Jahrzehte folge. Spätestes bis 2013 soll sie komplett elektroisch erfolge. Papierbasierte Verfahresabläufe gehöre da edgültig der Vergageheit a. Die E-Bilaz wird wie geplat komme ud die Wirtschaftsteilehmer köe auf bereits getätigte Ivestitioe vertraue. Der Parlametarische Staatssekretär beim Budesfiazmiister, Hartmut Koschyk, ud der Parlametarische Staatssekretär beim Budeswirtschaftsmiister ud Mittelstadsbeauftragte der Budesregierug, Erst Burgbacher, erkläre: "Die E-Bilaz wird mittelstadsfreudlich umgesetzt ud leistet eie wesetliche Beitrag zur Etbürokratisierug. Auch auf kleie ud mittlere Uterehme wird Rücksicht geomme. Sie müsse ur die im Hauptbuch ethaltee Bilazposte elektroisch übermittel." 5
Eiführug GDI E-Bilaz Awederhadbuch Die elektroische Übermittlug vo E-Bilaze wird i de allermeiste Fälle erst für Wirtschaftsjahre ab 2013 verpflichted, also - zusamme mit de elektroische Steuererkläruge - frühestes im Jahr 2014. Für das Wirtschaftsjahr 2012 oder 2012/2013 (bei abweichedem Geschäftsjahr) steht es de Uterehme frei, die Bilaz och auf Papier abzugebe oder bereits elektroisch. Der Vorteil dieser Regelug ist, dass getestet werde ka, ob alles fuktioiert. Viele Uterehme, steuerberatede Berufe ud Softwarehäuser arbeite bereits mit Hochdruck a der Eiführug der E-Bilaz. Für alle gilt: Sie köe es schaffe, de och ist Zeit ud die versprochee Erleichteruge bleibe auf Dauer erhalte. Die gefudee Regelug ist Ergebis eies zusamme mit de Kammer, Verbäde ud Uterehme ach eier Pilotphase erarbeitete Kompromisses, der de Belage aller Beteiligte agemesse Rechug trägt. Im Lauf der Zeit wird die Umstellug Vereifachuge ud Effiziezgewie brige. Uzweifelhaft ist auch, dass eie differezierte Dateübermittlug dazu beiträgt, dass Rückfrage durch die Fiazämter bei de Uterehme abehme werde ud eie edgültige Steuerfestsetzug scheller möglich wird. Der amtliche Datesatz der E-Bilaz wird kotiuierlich evaluiert. Ziel ist, die EBilaz de praktische Aforderuge kotiuierlich azupasse. I diese Prozess werde - wie bisher auch - iteressierte Vertreter der Kammer, Verbäde ud Uterehme eigebude. Jeder muss ur das ausfülle, was ih tatsächlich betrifft (» Mussfelder 6 ). Es sid zudem Möglichkeite geschaffe worde, damit das Buchführugswese der Uterehme bleibe ka wie es ist ud auch eie dyamische Apassug bei zuküftige Rechtsäderuge möglich ist (» Auffagpositioe 7 ). Ud: isbesodere kleie ud mittlere Uterehme köe Uterstützug zum Eistieg erhalte (» Mittelstädische Uterehme 7 ). Im Eizele: Mussfelder Sofer sich ei Mussfeld icht mit Werte fülle lässt, z. B. weil aufgrud der Rechtsform des Uterehmes kei dem Mussfeld etsprechedes Buchugskoto geführt wird oder weil sich die beötigte Iformatio aus der ordugsmäßige idividuelle Buchführug icht ableite lässt, ist zur erfolgreiche Übermittlug des Datesatzes die etsprechede Positio "leer" (techisch mit NIL für "Not i List") zu übermittel. Auch hierdurch wird es vor allem kleiere ud mittlere bilazierede Uterehme möglich sei, ohe erhöhte Apassugsaufwad die E-Bilaz zu übermittel. 6
Eiführug GDI E-Bilaz Awederhadbuch Auffagpositioe Vo besoderer Bedeutug für die E-Bilaz sid die Auffagpositioe, die da geutzt werde köe, we für eie bestimmte Sachverhalt eie durch Mussfelder vorgegebee Differezierug icht aus der Buchführug abgeleitet werde ka. Sie sid Ergebis des itesive Abstimmugsprozess mit de Kammer, Verbäde ud Uterehme. Sie erleichter die elektroische Übermittlug ud verhider de Eigriff i das Buchführugswese der Uterehme. Es wird dauerhaft Auffagpositioe gebe, de sie werde beötigt, um der gegebee Rechtssituatio gerecht zu werde. Eie Streichug vo diese besodere Positioe zu eiem bestimmte Stichtag war ud ist icht beabsichtigt. Mittelstädische Uterehme Isbesodere kleie ud mittlere, bilazierede Uterehme erhalte vo der Steuerverwaltug auch isofer eie Uterstützug, als für sie spezielle Iformatioe zur Verfügug gehalte werde, die ihe de Eistieg i die E-Bilaz erleichter solle. Außerdem wird auf der Webseite vo ELSTER» www.elster.de/elster_soft_w.php eie kleie Datebak mit am Markt verfügbare Steuersoftware mit ELSTER-Schittstelle vorgehalte. Weitere Iformatioe zu de gesetzliche Grudlage stellt die Fiazverwaltug uter» www.esteuer.de zur Verfügug. 7
Eiführug 1.2 GDI E-Bilaz Awederhadbuch Leistugsumfag dieser Versio Mit dieser Versio ka die Taxoomie komfortabel agezeigt, verwaltet ud a die Fiazbehörde versedet werde. Die Kotesalde eier Bilaz, eier Gewi- ud Verlustrechug köe als Textdatei importiert werde. Weiterhi bestehe Schittstelle zu eiige Herstellersysteme, die de Dateimport weitestgehed automatisiere. Die Kote köe de Taxoomie-Positioe zugeordet werde. A dieser Stelle ist eie wichtige Etscheidug zu treffe: Ist für das etsprechede Sachkoto die TaxoomiePositio eideutig? We es mehrere Alterative gibt, ist zu etscheide, wie ab 1.1.2013 bei diesem Koto verfahre wird. Die Fiazverwaltuge habe mehrfach darauf higewiese, dass iemad sei Buchugsverhalte äder muss, um die Aforderuge der E-Bilaz zu erfülle. Nur we im Rahme der Außeprüfug lägere Diskussioe mit dem Betriebsprüfer vermiede werde solle, köte eue Sachkote i der Buchhaltug sivoll sei. Die Azahl euer Sachkote liegt bei de bisherige Aweder bei ca. 10 (bereits ausführlicher Kotepla vorhade) bis 140 (SKR03). Eie gerige Azahl euer Kote ermögliche u. a. die sogeate "Auffagpositioe" der Taxoomie. BMF-Schreibe vom 28.09.2011 (IV C 6 - S 2133-b/11/10009): [ i ] Ei Steuerpflichtiger, der eie durch Mussfelder vorgegebee Differezierug für eie bestimmte Sachverhalt icht aus der Buchführug ableite ka, ka zur Sicherstellug der recherische Richtigkeit für die Übermittlug der Date alterativ die Auffagpositioe utze. (Rz 19) Abweiched vo der bisherige Plaug, die Auffagpositioe ur für 5-6 Jahre i die Taxoomie aufzuehme, ist diese starre Laufzeit izwische aufgehobe worde. Die Fiazverwaltug wird die Frequez jeder eizele Auffagpositio ermittel ud da je Auffagpositio etscheide, ob eie weitere Nutzug och ötig ist. Die Fiazverwaltug geht davo aus, dass die Softwarehersteller immer mehr Mussfelder programmtechisch uterstütze ud so Auffagpositioe mittel- bis lagfristig ugeutzt sei werde. Mit dieser Versio ka eie komplette Bilaz ud Gewi- ud Verlustrechug erfasst werde. Das betrifft die Stammdate des GCD-Moduls ud die Beweguge des GAAPModuls. Die Date köe überprüft (validiert) ud testweise a das Fiazamt geschickt werde. Da mit eiem Testmerker gearbeitet wird, ist eie Test-Verarbeitug der Date garatiert. Mit dem aktuell freigegebee Programmstad ka eie Steuerbilaz oder eie HGB-Bilaz mit zusätzliche Buchuge oder eier Überleitugsrechug verarbeitet werde. 8
Eiführug GDI E-Bilaz Awederhadbuch Ferer köe erstmals Echtdate verarbeitet ud a die Fiazverwaltug gesedet werde. Dies ist für das Wirtschaftsjahr 2012 u möglich. Beötigt werde dazu die Taxoomie 5.0 (Taxoomie vom 14.9.2011) ud das zugehörige ERiC-Plugi (Mai 2012). Das Wirtschaftsjahr 2012 bzw. abweichede Wirtschaftsjahre, die ach dem 1.1.2012 begie, köe bereits im Echtbetrieb a die Fiazverwaltug übertrage werde. Für das Wirtschaftsjahr, das im Jahr 2012 begit, werde Papierbilaze letztmalig icht beastadet. Die Besoderheite der vorliegede E-Bilaz-Lösug werde auf der ächste Seite vorgestellt. 9
Eiführug GDI E-Bilaz Awederhadbuch 1.2.1 Leistugsmerkmale Mit diesem Programm köe Sie die Hadelsbilaz, Überleitugsrechug ud Steuerbilaz erstelle Uabhägig davo, ob bereits Steuerbilazbuchuge im Buchhaltugssystem erzeugt werde oder ob lediglich Hadelsbilazbuchuge vorhade sid. aus Hadelsbilaz-Date die Steuerbilaz exter aufbaue ud verwalte Im Falle vo Hadelsbilaz-Buchuge im Buchugshaltugssystem werde die Date der Saldeliste importiert. Sid Steuerbilaz-Buchuge otwedig, werde diese mit dem Programm gebucht. Die Buchuge veräder die Salde der Kote, sodass eie Überleitugsrechug zur Hadelsbilaz oder eie Steuerbilaz etstehe ka. Neue Steuerbilaz-Kote werde währed des Buchugsvorgags agelegt. Das eue Koto fließt direkt i die Buchug ei. Aschließed wird eimalig die Zuordug der Sachkote/ Bilazpositioe zur Taxoomie vorgeomme. Die Zuorduge lasse sich für weitere Projekte mit idetischem Kotepla/Bilazstruktur sowie für die Folgejahre überehme. die Steuerbilaz-Date prüfe ud versede Sofer im buchführede System die Steuerbilaz vorliegt, ka diese als Basis für de Import geutzt werde. Da ist lediglich das Mappig (Sachkoto oder Bilazpositio zu Taxoomie) durchzuführe. Auch hier gilt die Möglichkeit der Überahme vo Zuorduge für gleichartige Projekte/Folgejahre. die Software ausgiebig teste Die Software wird mit umfagreiche Testdate ausgeliefert. Eie i der Laufzeit begrezte Vollversio der Software (ohe Sedemöglichkeit) ist als Demoversio verfügbar. via CSV-Import Date aus jedem beliebige ERP-System importiere Fast jedes Computersystem ka CSV-Dateie (Character Separated Values) exportiere. Der Import-Maager liest verschiedeste Formate ud importiert die Date. die Datefelder Koto-Nr., Kotobezeichug ud Edsaldo ud ggf. TaxoomiePositio überehme Zur Verarbeitug der Date werde die Datefelder Koto-Nr., Kotobezeichug ud Jahres-Edsaldo beötigt. Optioal köe weitere Date als Ordugskriterie mit übergebe werde. 10
Eiführug GDI E-Bilaz Awederhadbuch beliebig viele Madate ud Projekte verwalte Das Programm ermöglicht die Verarbeitug beliebig vieler Madate (ei Madat etspricht eier rechtliche Eiheit) ud Projekte (z.b. die Bilaz 2012, ff.). jede vom BMF freigegebee Taxoomie eigestädig importiere ud diese i dyamische Eigabemaske bearbeite Taxoomie werde vom BMF (Budesmiisterium für Fiaze) bereitgestellt. Das Programm ermöglicht de Import jeder beliebige Taxoomie (Ker-, Ergäzugs- oder Brache-Taxoomie) per Programmaufruf. Die Taxoomie gibt die Erfassugsmaske vor, sodass die jährliche Updates umittelbar ach Erscheie gelade ud gepflegt werde köe. jede freigegebee ERiC-Versio i die Software eibide Die Sede-Software Elster wird wie die Taxoomie regelmäßig aktualisiert. Neue ERiCVersioe sid umittelbar ach Erscheie verfügbar. Beutzerrechte ud Grupperechte vergebe Das Berechtigugssystem ermöglicht die Vergabe vo idividuelle Beutzer- ud GruppeZugriffsrechte. dem Steuerberater/Wirtschaftsprüfer eie Webzugag ermögliche Die Webversio der Software ermöglicht de problemlose Zugriff auf die Date durch das Uterehme ud de Steuerberater/Wirtschaftsprüfer. Stammdate je rechtlicher Eiheit erfasse oder importiere Die beötigte Stammdate des GCD-Moduls köe erfasst oder über eie Schittstelle importiert werde. Sachkote per Drag & Drop zum GAAP-Modul zuorde Das Mappig geschieht per Drag & Drop. Zuorduge vo Kote zur Taxoomie-Positio köe auf diese Art ud Weise aufgebaut werde. Salde auf verschiedee Positioe splitte ud kommetiere Der Saldo eies Kotos ka auf mehrere Taxoomie-Positioe aufgeteilt werde. Die Eigabe eies Kommetars hilft, diese Aufteilug später achvollziehe zu köe. 11
Eiführug GDI E-Bilaz Awederhadbuch beliebig viele Sachkote eier Taxoomie-Positio zuorde Eier Taxoomie-Positio köe beliebig viele Sachkote zugeordet werde. Koteachweise sid zur Taxoomie-Positio idividuell zuordebar. Der Koteachweis ka zusätzlich zur Taxoomie-Positio gesedet werde. Eigabe mittels Summe-Kotrolle überprüfe Währed des Mappigs werde die Summe der Oberpositioe umittelbar ermittelt ud agezeigt. Dadurch ist die Kotrolle der Summe der höchste Ebee AKTIVA ud PASSIVA möglich. eie Referezdatei (z. B. Bilazdatei RFBILA00/10) zur Abstimmug verwede Eie Bilaz oder eie Bilazstruktur des Buchhaltugssystems ka als Referezdatei diee. Die Summe oder die Struktur der Referezdatei müsse durch das Mappig erreicht bzw. abgebildet werde. durch das Live-Reportig jede Veräderug des Mappigs i eiem Report beobachte Das Live-Reportig setzt jede wertmäßige Veräderug der Taxoomie umittelbar i eie übersichtliche Report um. Dieser Report ist i eiem separate Fester permaet verfügbar ud lässt sich zur Dokumetatio ausdrucke oder archiviere. Aufgabe für offee Mappig-Vorgäge verwalte Die Aufgabeverwaltug ermöglicht, offee Mappig-Vorgäge zu speicher. Über die Aufgabe lässt sich die betroffee Taxoomie-ID per Doppelklick aufrufe. Ist die Aufgabe bearbeitet, wird diese i der Aufgabeverwaltug als erledigt gekezeichet. De Aufgabe werde Prioritätsstufe zugeordet. die E-Bilaz mit Vorabkotrolle auf Fehlerfreiheit im Dialog- oder Stapelmodus sede Bevor die Projektdatei versedet wird, ka sie auf Fehlerfreiheit kotrolliert werde. Das Versede der Datei ist ur möglich, we die Vorabkotrolle fehlerfrei durchläuft. Fehler werde mit verstädliche Melduge agezeigt. Im Fehlerfall ist eie Verzweigug zur auslösede Taxoomie-Positio möglich. Der Sedevorgag ka im Dialog- (ei Sedevorgag) oder im Stapelmodus (mehrere Sedevorgäge) erfolge. 12
Eiführug GDI E-Bilaz Awederhadbuch Sedeprotokolle ud Projektdateie archiviere ud jederzeit wieder aufrufe Sedeprotokolle ud Projektdateie werde sicher i der Datebak verwahrt ud köe jederzeit wieder aufgerufe werde. eue Wirtschaftsjahre mit Dateüberahme (Mappig des Vorjahres) alege Das Mappig des Vorjahres ka als Grudlage ud Arbeitserleichterug für ei eues Projekt geutzt werde. Lediglich eue Sachkote ud veräderte Rechtslage sid zu prüfe. 13
Eiführug 1.3 GDI E-Bilaz Awederhadbuch Die Taxoomie Was ist eie Taxoomie? Art Vorlage / Schema für kokrete Berichte ( Fudus für verwedbare Positioe des Datesatzes) vergleichbar eiem Koterahme Versioe für verschiedee iteratioale Bilazierugsstadards (z. B. HGB, US-GAAP, IFRS) Im Laufe der Awedug werde Sie vom BMF freigegebee Taxoomie lade köe. Diese Ladefuktio ist eie wesetliche Fuktio ierhalb der Awedug. Geladee Taxoomie gebe de Rahme der Eigabe vor. Daraus folgt: Alle Eigabefelder ergebe sich aus der Taxoomie. Das Programm fügt a keier Stelle Eigabefelder hizu, die später zum Sede beötigt werde. Diese Fuktioalität wird sich bei Äderuge der Taxoomie bewähre, de eie eue Taxoomie gibt da automatisch eie eue Eigaberahme für die Dateerfassug bzw. Dateprüfug vor. Es gibt ur eie (Ker-)Taxoomie: für Hadelsbilaz mit Überleitugsrechug ud Steuerbilaz für alle Rechtsforme (ur Visualisierug zeigt gefilterte Sichte) für Betriebe aller Größeklasse. Ausahme sid: Bake ud Versicheruge Ergäzuge der Ker-Taxoomie für zahlreiche Brache Jede Taxoomie, die vom BMF zur E-Bilaz zur Verfügug gestellt wird, ka mit dem Programm verarbeitet werde. 14
Eiführug GDI E-Bilaz Awederhadbuch Die HGB-Taxoomie besteht aus: GCD-Modul Gruddate zum Bericht Iformatioe zum Uterehme Iformatioe zur agewadte Taxoomie GAAP-Modul Eigetliche Berichtsihalte der Bilaz, Gewi- ud Verlustrechug ud zahlreicher Ahäge Das Mappig, also die Zuordug vo Kote zur Taxoomie-Positio, ist eie wichtige Aufgabe, die eimalig erfolge muss. Dies ka bereits im Vorsystem erfolge. Der Import der Kotesalde ethält da zusätzlich de Verweis auf die Taxoomie-Positio des jeweilige Kotos. Oder das Mappig geschieht direkt i dieser Awedug. Wie soll jedoch mit Positioe umgegage werde, die icht aus der Buchführug zugeordet werde köe? Beispiele:» Kapitalkoteetwicklug vo Persoegesellschafte» Soderbilaze / Ergäzugsbilaze 16» Abschreibuge 17 16 Für die Afagsphase gibt es folgede Zwischelösug: Übermittlug via XBRL als Freitext Härtefallregelug Spätere Übermittlug mit XBRL vorgesehe; verbidliche Festlegug soll mit ausreichedem zeitliche Vorlauf erfolge. 15
Eiführug GDI E-Bilaz Awederhadbuch Kapitalkoteetwicklug vo Persoegesellschafte ud Mituterehmerschafte Die i diesem Bereich als Mussfelder gekezeichete Positioe sid für eie verpflichtede Übermittlug erst für Wirtschaftsjahre vorgesehe, die ach dem 31. Dezember 2014 (Übergagsphase) begie. I der Übergagsphase werde die ach Gesellschaftergruppe zusammegefasste Mussfelder der Kapitalkoteetwicklug i der Bilaz erwartet, sofer keie Übermittlug im eigee Teil "Kapitalkoteetwicklug für Persoehadelsgesellschafte ud adere Mituterehmerschafte" erfolgt. Wird i dieser Übergagsphase der eigee Berichtsbestadteil Kapitalkoteetwicklug deoch eigereicht, so müsse i der Bilaz ur die Positioe der Ebee "Kapitalateile der persölich haftede Gesellschafter"/"Kapitalateile der Kommaditiste" verpflichted übermittelt werde. Die utergeordete Mussfelder köe ohe Wert (NIL-Wert) übermittelt werde. Soder- ud Ergäzugsbilaze Soder- ud Ergäzugsbilaze sid jeweils i gesoderte Datesätze ach dem amtlich vorgeschriebee Datesatz durch Dateferübertragug zu übermittel. Dazu ist i de GCD-Date die Auswahl "Bilazart steuerlich" = "Ergäzugsbilaz" oder "Soderbilaz" zu treffe. Zusätzlich sid i de Gruddate gesellschafterspezifische Agabe zu mache. Soderbilaz ka da mithilfe der im Schema ethaltee Taxoomiepositioe übermittelt werde. Für Wirtschaftsjahre, die vor dem 1. Jauar 2015 ede, wird akzeptiert, we im Datesatz der Gesamthad (GCD-Agabe "Bilazart steuerlich"="gesamthadsbilaz") das Freitextfeld "Soder-/Ergäzugsbilaze" im GAAP-Berichtsbestadteil "Steuerliche Modifikatioe" geutzt wird, um ggf. i der Praxis heute eigereichte Berechuge astelle eies eigee Datesatzes für die Ergäzugs- oder Soderbilaz/e zu übermittel. 16
Eiführug GDI E-Bilaz Awederhadbuch Abschreibuge auf immaterielle Vermögesgegestäde des Alagevermöges ud Sachalage Die Positioe uter "Abschreibuge auf immaterielle Vermögesgegestäde des Alagevermöges ud Sachalage" köe ohe Wert (NIL-Wert) übermittelt werde, we der Datesatz die Agabe i eiem freiwillig übermittelte Alagespiegel im XBRL-Format ethält. Die Taxoomie ist i Ebee gegliedert. Dabei etsteht folgede Hierarchie: Ebee 1-5 etspreched de Bilazgliederugsebee des HGB ab Ebee 6: Taxoomie-spezifisch (für Steuerbilaz) Die Taxoomie ist dyamisch aufgrud: Gesetzesäderug Areguge der Aweder geklärte Zweifelsfrage Fehlerbeseitigug Erforderisse aus der Verwaltug Daher erfolgt eie jährliche Überprüfug, ob Apassuge erforderlich sid. Die Veröffetlichug des Jahresupdates ist für Mai eies jede Jahres geplat (für die Taxoomie des Folgejahres). 17
Eiführug GDI E-Bilaz Awederhadbuch 1.3.1 Taxoomieiformatioe I der Taxoomie sid die Positioe mit besodere Kezeichuge versehe. Die Bedeutug dieser besodere Kezeichuge wird im Folgede defiiert:» Ebee 18» Mussfelder 18» Mussfelder, Koteachweis erwüscht 19» Summemussfelder 19» Recherisch otwedige Positioe 20» Uzulässige Positioe 20» Auffagpositioe* 19 * Auffagpositioe sid ur über Texte wie *zuordebar* ud *ohe Zuordug* gekezeichet, icht jedoch über eie kokrete Eigeschaft der Spalte. Ebee Die Ebee 1 bis 5 der Taxoomie etspreche de Bilazgliederugsebee des HGB. Ab Ebee 6 sid Taxoomie-spezifische Elemete eigeführt worde. Mussfelder Die Übermittlug aller als Mussfeld gekezeichete Positioe ist (uabhägig vo Rechtsform, Sparte o. ä.) als Midestumfag des amtlich vorgeschriebee Datesatzes im Sie des 5b EStG zwiged. Es wird elektroisch geprüft, ob formal alle Mussfelder im Datesatz ethalte sid. Sofer sich ei Mussfeld icht mit Werte fülle lässt, weil die Positio i der idividuelle Buchführug icht geführt wird oder icht ableitbar ist, ist zur erfolgreiche Übermittlug des Datesatzes die etsprechede Positio leer (techisch: NIL-Wert) zu übermittel. [ i ] I der Afagsphase wird es icht bemägelt, we lediglich die Date der Summe- ud Saldeliste gemeldet werde. 18
Eiführug GDI E-Bilaz Awederhadbuch Mussfelder, Koteachweis erwüscht Für die als Mussfeld, Koteachweis erwüscht gekezeichete Positioe gelte die Ausführuge zum Mussfeld i gleicher Weise. Der Auszug aus der Summe-/Saldeliste der i diese Positio eifließede Kote ka vom Steuerpflichtige mitgeliefert werde (Agabe: Kotoummer, Kotobezeichug, Saldo zum Stichtag). "Mussfelder" ud "Mussfelder, Koteachweis erwüscht" bilde de Midestumfag im Sie des 51, Abs. 4, Nr. 1b EStG. Summemussfelder Werde im Dateschema recherisch i eie Oberpositio verküpfte Positioe übermittelt, so sid auch die zugehörige Oberpositioe mit zu übermittel. Oberpositioe, die über recherisch verküpfte Mussfelder stehe, sid als Summemussfelder gekezeichet. Recherisch otwedige Positioe Da der übermittelte Datesatz auch im Übrige de im Dateschema hiterlegte Recheregel geüge muss, werde Positioe, die auf der gleiche Ebee, wie recherisch verküpfte Mussfelder stehe, als Recherisch otwedig, soweit vorhade gekezeichet. Diese Positioe sid da zwiged mit Werte zu übermittel, we ohe diese Übermittlug die Summe der Positioe auf der gleiche Ebee icht dem Wert der Oberpositio etspricht, mit dee diese Positioe recherisch verküpft sid. i der höchste Oberpositio müsse letztedlich die Bilazsumme AKTIVA ud die Bilazsumme PASSIVA übereistimme. 19
Eiführug GDI E-Bilaz Awederhadbuch Uzulässige Positioe Die mit für hadelsrechtliche Eizelabschluss uzulässig gekezeichete Positioe dürfe für die bei der Fiazverwaltug eizureichede Eizelabschlüsse weder i der Hadelsbilaz och i der Steuerbilaz verwedet werde. Die mit steuerlich uzulässig gekezeichete Positioe dürfe ur i der Hadelsbilaz vorkomme, sid da aber im Rahme der Umgliederug/Überleitug aufzulöse ud dürfe i der Steuerbilaz icht ethalte sei. Beispiele dafür sid selbst geschaffee immaterielle Vermögesgegestäde des Alagevermöges sowie Drohverlustrückstelluge. Auffagpositioe Um Eigriffe i das Buchugsverhalte zu vermeide, aber deoch eie möglichst hohe Grad a Stadardisierug zu erreiche, sid im Dateschema der Taxoomie Auffagpositioe eigefügt (erkebar durch die Formulieruge im beschreibede Text icht zuordebar i der Positiosbezeichug). Ei Steuerpflichtiger, der eie durch Mussfelder vorgegebee Differezierug für eie bestimmte Sachverhalt icht aus der Buchhaltug ableite ka, ka zur Sicherstellug der recherische Richtigkeit für die Übermittlug diese Auffagpositioe utze. Das Mussfeld ist i eiem solche Fall mit dem NIL-Wert zu übermittel. We eie i der Taxoomie vorgegebee Differezierug durch Mussfelder aber i de Buchugskote abgebildet wird, besteht kei Wahlrecht zwische der Nutzug der Auffagpositio ud der als "Mussfeld" gekezeichete Positio. I eiem solche Fall sid die Mussfelder zu fülle. [ i ] Die Fiazverwaltug hat bereits deutlich gemacht, dass eie Prüfug ahad der Summe- ud Saldeliste erfolgt. Rückfrage werde auch etstehe, we bei eier spätere Umstellug Abweichuge zu de Vorjahreswerte etstehe. Auffagpositioe habe keie zeitliche Begrezug. Die Fiazverwaltug wird die Frequez eier jede Auffagpositio periodisch beurteile. Stark frequetierte Auffagpositioe bleibe auf Dauer erhalte. 20
Eiführug 1.4 GDI E-Bilaz Awederhadbuch Die Techik: ERiC ERiC (Elster Rich Cliet) führt cliet-seitig Validierugs- ud Plausibilitätsprüfuge durch: Prüfug, ob Midestumfag eigehalte ist Prüfug, ob übermittelter Datesatz recherisch richtig ist (Recheregel der Taxoomie) Bestimmte Plausibilitätsprüfuge Die Prüfugsdetails werde im techische Leitfade veröffetlicht. Bei Fehler fidet keie Übermittlug des Datesatzes statt ud es erfolgt eie umittelbare Rückmeldug a de Übermittler mit Fehlerhiweise. Nur formal fehlerfreie Datesätze köe mit ERiC versedet werde. Eie Ticketummer bescheiigt die Aahme des Datesatzes durch die Fiazverwaltug. ERiC sorgt für die Verschlüsselug der Date währed des Datetrasfers. Das ERiC-Plugi muss auf geäderte Taxoomie reagiere. Deshalb gibt es auch hier ei Jahres-Update. Das ERiC-Update ist für November eies jede Jahres geplat (azuwede für das folgede Geschäftsjahr). Daher ergibt sich beispielsweise für das Wirtschaftsjahr 2013 folgeder Update-Pla; Taxoomie 5.2 erscheit im Mai 2013 für die Wirtschaftsjahre 2013/2014 Passedes ERiC-Plugi erscheit im November 2013 für die Wirtschaftsjahre 2013/2014 Ab Mai 2013 ka die eue Taxoomie für 2014 bearbeitet werde Ab November 2013 ka die Taxoomie für 2013/2014 versedet werde. Dieser Turus Mai/November soll auch für die Zukuft gültig sei. Die Taxoomie ist jahresbezoge verwedbar, d.h. für die Übermittlug eies Abschlusses i eiem Jahr muss die Taxoomie dieses Jahres iklusive des passede ERiC-Plugis für die Übermittlug verwedet werde - auch rückwirked. Eie eue Taxoomie gilt immer für das Folgejahr - es ka aber auch das aktuelle Jahr damit übermittelt werde. 21
Vorbereitug 2 GDI E-Bilaz Awederhadbuch Vorbereitug Zuächst ist zu kläre, ob die Buchhaltug zusätzlich zur Hadelsbilaz auch eie Steuerbilaz führt. I diesem Fall wird die Steuerbilaz im Vorsystem gebucht. Das geschieht üblicherweise i eiem getrete Bereich (Kote oder Ledger). Hier köe Steuerbilazwerte gebucht ud ausgewertet werde. Die Vorteile des Buches eier Steuerbilaz sid: Itegrierte Dokumetatio ierhalb des Buchhaltugssystems Abstimmugsfehler werde quasi ausgeschlosse (Doppelte Buchführug) Als Nachteil ist die teilweise komplexe Kofiguratio des Systems festzuhalte. Zusätzlich muss die Buchhaltug steuerliches Wisse aufbaue oder die Steuerabteilug muss mit dem Buchhaltugssystem arbeite. Rückwirkede Äderuge bleibe problematisch. Auch Äderuge auf Basis vo Betriebsprüfuge sid schwierig ud umfagreich. Nebesysteme wie die Alagebuchhaltug köe häufig icht i abgeschlossee Periode buche. Die steuerliche Dokumetatio ist häufig eifacher zu realisiere. Sie ist flexibel hadhabbar, isbesodere für rückwirkede Äderuge, ud es ist eie umittelbare Klassifikatio des Deltas möglich. Es wird dokumetiert ud icht gebucht. Das Verfahre ist wesetlich eifacher als die Buchugstechik. Aber der Verfahre ist fehlerafällig. Viele Uterehme führe die steuerliche Dokumetatio i Tabellekalkulatiosprogramme. Dort, wo es Bewertugsuterschiede zwische Hadels- ud Steuerbilaz gibt, gilt es, aktive ud passive latete Steuer zu idetifiziere ud zu dokumetiere. Auch der Steuerberater uterstützt die steuerliche Dokumetatio. Mit seier Steuerberater-Software ka er alle Umbuchuge ach Hadelsrecht ud ach Steuerrecht erfasse ud als Export-Datei zur Verfügug stelle. Uabhägig vom verwedete Verfahre köe mit dem Programm folgede Melduge a die Fiazverwaltug erfolge: Steuerbilaz Hadelsbilaz mit Überleitugsrechug Beispiel: Äderug der Drohverlustrückstellug als Überleitugsrechug Sachverhalt: Erhöhug der Drohverlustrückstellug vo 100 (2011) auf 1.400 (2012) Bilaz Passivpositio / Art der Überleitug: Äderug der Wertasätze Bilaz Passivpositio / Positiosbezeichug: Rückstellug für Drohverluste Bilaz Passivpositio / Wertäderug aktuell:./. 1.300 Bilaz Passivpositio / Wertäderuge Vorjahre:./. 100 GuV-Poste / Positiosbezeichug: adere ordetliche sostige betriebliche Aufweduge GuV-Poste / Wertäderug aktuelles Jahr: + 1.300 22
Vorbereitug 2.1 GDI E-Bilaz Awederhadbuch Erforderliche Maßahme Zur Umsetzug der E-Bilaz sid folgede Maßahme zu treffe: E-Bilaz-Erstellug durch Uterehme ud/oder Steuerberater? Grudlegede Weichestellug: Steuerbilaz oder Überleitugsrechug? Kote-Mappig Neualage vo Sachkote ud Nutzug im Wirtschaftsjahr 2013 Weitere bilazielle Besoderheite, isbesodere bei Persoegesellschafte Außerbilazielle Elemete steuerlicher Gewiermittlug bei Kapitalgesellschafte Die Eibeziehug des steuerliche Beraters i das E-Bilaz-Projekt ist driged zu empfehle. De die Date aus der E-Bilaz köe ur ach Prüfug vom Berater i die Steuererklärug überomme werde. Der steuerliche Berater sorgt für die Übereistimmug des Datematerials i der E-Bilaz ud der Steuererklärug, uabhägig davo, i welcher Reihefolge Steuererklärug ud E-Bilaz-Übermittlug stattfide. Der Datetrasfer mittels ERiC erfolgt i der Regel durch das Uterehme. [ i ] Lege Sie über die Beutzerverwaltug eie User "Steuerberater" mit etsprechede Rechte a. Gegebeefalls kommt auch eie Multiuser-Umgebug als webbasierte Lösug im Rahme der Lizez-Möglichkeite i Frage. Latete Steuer sid zu erwarte bei: Bilaz - Alagevermöge Selbst geschaffee IVG (ist trotz Aktivierugsverbot im Steuerrecht eie TaxoomiePositio: Kafeld, recherische Prüfug der Bilazdate) Abschreibugsmethode Erhöhte steuerliche Soderabschreibuge Soderposte mit Rücklageateil Bilaz - Umlaufvermöge Latete Steuer bei der Vorratsbewertug Im Steuerrecht ist ur och LiFo als eiziges Verfahre zulässig. Es köe aktive oder passive latete Steuer etstehe. Forderuge gegeüber Gesellschafte oder verbudee Uterehme, mit dee ei Beteiligugsverhältis besteht Es ist sehr detailliert zu berichte. Dieser Sachverhalt ka zu eue Abstimmkote i der Debitorebuchhaltug führe, da keie Auffagpositioe vorhade sid. 23
Vorbereitug GDI E-Bilaz Awederhadbuch Sostige Vermögesgegestäde ud Sostige Wertpapiere Hier ist eie Abschaffug des Begriffs "Sostige" vorgesehe. Die Taxoomie ket 27 eue Positioe hierfür. Nebe eue Kote ist hier auch steuerliches Kow-How gefragt, aber es gibt jeweils eie Sammelposte. Bilaz - Passivseite Rückstelluge ud Pesiosverpflichtuge Rücklage für Pesioe werde i eiem kurz- ud lagfristige Ateil differeziert. Weitere Uterteiluge sid: Verpflichtuge gegeüber Gesellschafter oder ahestehede Persoe Rückstelluge für Zuschuss-Verpflichtuge für Pesioskasse ud Lebesversicheruge (bei Uterdeckug oder Aufstockug) Geerell muss bei Rückstelluge auf Ebee der Sachkote detaillierter mauell gebucht werde. Es gibt aber eie Auffagpositio für icht zuzuordede Rückstelluge. Details zu de latete Steuer sollte mit dem steuerliche Berater besproche werde. I jedem Fall sollte es möglich sei, dass der steuerliche Berater dem Uterehme eie Datei mit de steuerliche Buchuge übergibt, sofer das Buchhaltugssystem ur hadelsrechtliche Buchuge ket. Diese Überleitugsbuchuge köe mit dem Programm erfasst ud i de Variate Steuerbilaz oder Hadelsbilaz mit Überleitugsrechug a das Fiazamt gesedet werde. Wird eie Steuerbilaz bereits im Buchhaltugssystem erstellt, so ist ur eie eifache Dateübergabe a das Programm otwedig. 24
Vorbereitug 2.2 GDI E-Bilaz Awederhadbuch Dateexport ERP We Sie das Programm mit Date versorge möchte, muss aus dem Vorsystem ei Dateexport erfolge. Im Normalfall ist dafür eie Schittstelle im Buchhaltugssystem vorhade. Es werde folgede Spalte exportiert: Kotoummer Kotobezeichug Edsaldo des Geschäftsjahres Die Spalte Edsaldo ka auch als Soll- ud Habesaldo übergebe werde. Eie weitere Optio ist es, dass eie weitere Spalte die Soll- oder Habewertigkeit des Edsaldos bestimmt. We das Mappig bereits im Vorsystem durchgeführt wurde oder ei StadardKoterahme wie SKR03 verwedet wird, ka eie weitere Spalte die Taxoomie-ID ethalte. Auch die automatische Zuordug der Date zu eiem bestimmte Madate ud zu eiem bestimmte Projekt ist über weitere Export-Spalte möglich. Weitere Spalte: Taxoomie-ID Madat Projekt Das Programm ka auch über Kommadozeile gestartet werde. Die mögliche Kommadozeileparameter sid im Admiistrator-Hadbuch beschriebe. Mit diese Startparameter ka das Programm aufgerufe werde, eie Madate ud ei Projekt alege (sofer och icht vorhade) ud eie Datedatei im CSV-Format zuorde. Die Schittstelle aus dem eigesetzte Buchhaltugssystem wird diese Fuktioe im Hitergrud ausführe. Es ist jedoch wichtig zu wisse, welche Hitergrud-Fuktioe kokret ablaufe. Die Übergabedatei ka techisch eie Festfeld- oder CSV-Datei sei. Bei der Festfelddatei begie die eizele Felder immer a der gleiche Positio eies Satzes. Die CSV-Datei ket ei sog. Feldtrezeiche wie Semikolo oder das TAB-Zeiche. Uterschiedliche Zeichekodieruge wie ASCII, ISO8859-1 oder UTF-8 werde uterstützt. I welcher Spalte die beötigte Iformatioe vorliege, ka beim Dateimport bestimmt werde. Eie bestimmte Reihefolge wird icht vorgeschriebe. 25
Vorbereitug GDI E-Bilaz Awederhadbuch Weitere Verarbeitugsoptioe sid: Texterkeugszeiche: Textfelder sid vo eiem Texterkeugszeiche eigeschlosse Texttrezeiche: Die Spalte sid durch ei Texttrezeiche getret Dezimaltrezeiche: Dezimalkomma oder Dezimalpukt Tausedertrezeiche: Gibt ei Tauseder-Trezeiche i de Werte? Erste Zeile ist Titel? Gibt es "Spalteköpfe" i der Übergabedatei? Diese Parameter werde eimalig abgestimmt, sodass die Schittstelle zum E-BilazProgramm die Parameter awede ka. 26
Start 3 GDI E-Bilaz Awederhadbuch Start Das Programm zur E-Bilaz wird über eie Istallatiosroutie istalliert. I der WidowsUmgebug wird auf dem Desktop ei Ico istalliert, das de Programmstart ermöglicht. I de adere Systemumgebuge ist eie ähliche Vorgehesweise durchzuführe. Zur Istallatio i de verschiedee Variate steht Ihe der Support gere zur Verfügug. Das Admiistrator-Hadbuch ermöglicht die Istallatio ud Wartug der Software. I diesem Awederhadbuch werde die Programmfuktioe vollstädig beschriebe. Folgede Umstäde köe zu Abweichuge zwische Software ud Dokumetatio führe: Die Schittstelle aus dem Produktivsystem automatisiert Programmfuktioe. I der Webversio sid icht alle Fuktioe techisch realisierbar. Fester mit lägere Ladezeite köe im Hitergrud ausgeführt werde. 3.1 Begrüßugsbildschirm Sofer och keie Beutzerrechte hiterlegt sid, erfolgt zuächst eie etsprechede Meldug. Es ka festgelegt werde, ob diese Meldug weiterhi beim Programmstart agezeigt werde soll. Daach erscheit ei Begrüßugsbildschirm. Hier ka das Hadbuch zur Software agezeigt, ei Muster-Madat mit Testdate gelade oder die Awedug gestartet werde. De Test-Madate, die Rigel Elektroik GmbH, ka ma später i der Awedug jederzeit öffe ud mit de vorerfasste Date arbeite. Der Test-Madat ka auch sofort per Elster versedet werde. Mit dem "Weiter"-Butto starte Sie die Awedug. Der Begrüßugsbildschirm ka auch deaktiviert werde. Aus der Awedug rufe Sie de Begrüßugsbildschirm im Meü Hilfe uter "Willkomme " auf. Die wichtigste Programme zum Start fide Sie i de Meüpukte "Hilfe" ud "Fester". Aus diesem Grud werde zuächst diese beide Meüpukte beschriebe. 27
Start 3.2 GDI E-Bilaz Awederhadbuch Meü Hilfe Das Hilfesystem der Awedug besteht aus folgede Programme:» Ihalte 28» Erste Schritte» Willkomme... 32» Über... 28 31 3.2.1 Ihalte Über diese Fuktio wird die Olie-Hilfe zur Verfügug gestellt. Die Olie-Hilfe ka auch durch die Fuktiostaste F1 jederzeit aufgerufe werde. Die Olie-Hilfe etspricht dem Ihalt dieses Hadbuchs. Über die Software köe bestimmte Topics ud Aker aufgerufe werde. Zusätzlich steht die Hilfe als PDF-Datei zur Verfügug (siehe» Begrüßugsbildschirm 27 ). 3.2.2 Erste Schritte Sie fide diese Fuktio im Fester "Spickzettel" oder im Meü Hilfe uter "Erste Schritte". Ei Doppelklick auf de Reiter "Spickzettel" vergrößert das Fester auf Vollbild. Umgekehrt wird das Fester durch eie Doppelklick auf de Reiter "Spickzettel" wieder verkleiert. Diese schelle Vollbildazeige fuktioiert bei jedem Fester. Ei Fester besitzt grudsätzlich Bearbeitugsfuktioe im rechte Teil des Festertitels. Bei Verwedug des Tool-Tipps wird die Bedeutug des jeweilige Icos erklärt. Spickzettel gibt es für folgede Arbeitsschritte (erreichbar über das Meü-Ico im Festertitel): Beutzerverwaltug Buchuge E-Bilaz - Ihr erster Testflug E-Bilaz - I Kürze E-Bilaz - Kote zuorde Über de Spickzettel werde Arbeitsvorgäge Schritt für Schritt erklärt. Zu jedem Arbeitsschritt erfolgt eie kurze Erläuterug. 28
Start GDI E-Bilaz Awederhadbuch Als Beispiel soll der Spickzettel "E-Bilaz - Ihr erster Testflug" beschriebe werde. Das Programm wird mit eiem Muster-Madate ausgeliefert. Für diese Madate ist das Mappig zur Taxoomie bereits durchgeführt. I 5 Schritte zeige wir, wie ma mit diesem Test-Madate arbeite ka. Jede der 5 Schritte köe Sie durch eie Lik direkt ausführe lasse. 1. Madat "Rigel Elektroik" öffe Zuächst öffe Sie bitte de Madate. Wähle Sie dazu de Madate "Rigel Elektroik GmbH" i der Navigatio aus. 2. Projekt öffe Bilaz 2012 Öffe Sie u das Projekt. Dazu klicke Sie auf de kleie Pfeil liks ebe dem Madate. Es werde alle Projekte des Madate agezeigt. Öffe Sie das Projekt "Bilaz 2012" durch eie Doppelklick. 3. Eie erste E-Bilaz-Bericht erstelle Die E-Bilaz wird mit dem XBRL-Stadard versedet. Mit dem Symbol "Elster" aus der Toolbar wird die Erzeugug eier sog. XBRL-Istaz agestoße. Dabei bitte alle Berichtsbestadteile auswähle bis auf: Ahag Steuerliche Gewiermittlug bei Persoegesellschafte ud mit OK bestätige. Gleich daach wird die automatische Validierug durch ELSTER begoe. Nach Abschluss dieser Validierug erhalte Sie die Meldug, dass es Fehler gab. Wir habe eie kleie Fehler eigebaut, der jetzt erkat ud beseitigt werde ka. 29
Start GDI E-Bilaz Awederhadbuch 4. Fehler beseitige/date pflege Bei der Erstellug wird ei steuerlich uzulässiger Sachverhalt gemeldet, was die Validierug durch Elster ergebe hat. Im Fester "Hiweise" klappe Sie de Eitrag "Elster Fehler" auf. Jetzt erscheit eie Fehlermeldug, die de Sachverhalt beschreibt. Ei Doppelklick auf die Fehlermeldug führt Sie i das verursachede Mappig-Fester. "Rückstelluge für drohede Verluste aus schwebede Geschäfte" ist so icht zulässig. Da wäre ei Sachverhalt aus eier Hadelsbilaz gemeldet worde. Das zugeordete Koto 0976 heißt auch "Rückstelluge für Archivierugskoste". Also lösche Sie de Eitrag mit dem rote Kreuz. Das Koto erscheit wieder i der Saldeliste. Ei Klick auf de Spaltekopf "Verbleibed" sortiert die Saldeliste ach och icht zugeordete Kote. Jetzt ziehe Sie per Drag ad Drop das Koto 0976 aus der Saldeliste i die Taxoomie Positio "übrige sostige Rückstelluge". Zusammegefasst ochmals die Schritte der Fehlerkorrektur: Fehler-Eitrag doppelt aklicke Eitrag aus 'Rückstelluge für Archivierugskoste' mit dem rote Kreuz lösche. Per Drag ad Drop das Koto 0976 i 'übrige sostige Rückstelluge' ziehe. ( Tipp: Sortiere Sie die Saldeliste ach dem Wert 'Verbleibed' oder tippe Sie i das Suchfeld oberhalb der Spalteköpfe der Saldeliste die Nummer 0976 ei). 30
Start GDI E-Bilaz Awederhadbuch 5. Mit Elster validiere/versede Nu sollte Sie eie fehlerfreie Bilazdatei erstelle ud versede köe. Über de ElsterButto aus der Toolbar köe Sie auf "Sede" oder auf "Validiere" klicke. Hierbei werde evetuell auftretede Fehler wieder im "Hiweise"-Fester gemeldet. Die Schritte des Sedevorgags sid: Bilazdatei validiere Bilazdatei sede Für das Sede ist ei Dateübermittler-Stammsatz erforderlich. Mussfelder werde auch beim Dateübermittler-Stammsatz besoders gekezeichet. Zum Dateübermittler gehört das Elster-Zertifikat. Ei Test-Zertifikat "Elster-Test-Zertifikat-2048.pfx" wird durch die Istallatiosroutie uter Ihrem Beutzerkoto abgelegt. Das zugehörige Passwort wird bei Testübertraguge icht ausgewertet. Ist der Sedevorgag erfolgreich, wird das Übertragugsprotokoll im gleichamige Fester agezeigt. Mit dem Test-Madate besteht die Möglichkeit, eie große Teil der Fuktioe des Erfassugs-ud Sedetools sofort zu teste. Probiere Sie auch die adere Spickzettel aus, sofer Sie sich mit de Programmfuktioe vertraut mache möchte. [ i ] Um das Fester "Spickzettel" vergrößert darzustelle, köe Sie das Fester wie jedes Fester - maximiere. Die Fuktio "Wiederherstelle" setzt die Fester wieder auf de Ursprugszustad zurück. Noch scheller fuktioiert ei Vollbildmodus eies Festers durch eie Doppelklick auf de Festertitel (Reiter). 3.2.3 Willkomme Dieses Programm ruft de» Begrüßugsbildschirm 27 auf. Aus der Awedug ist das zum Beispiel sivoll, we das Hadbuch als PDF-Datei aufgerufe oder der Testmadat Rigel achträglich agelegt werde soll. 31
Start GDI E-Bilaz Awederhadbuch 3.2.4 Über Mit dieser Fuktio lasse sich Versios- ud Lizeziformatioe azeige. Der Butto "Istallatios-Details" zeigt über die Tabs Istallierte Software, Istallatiosprotokoll, Features, Plug-Is ud Kofiguratio weitere Eizelheite zur Software-Istallatio a. Im Supportfall köe über die Buttos "Fehlerprotokoll azeige" ud "I die Zwischeablage kopiere" wichtige Iformatioe abgefragt ud aufbereitet werde. Auch die Neueruge des letzte Updates köe hier abgefragt werde. Die Computer-ID wird für die Lizezierug beötigt. 32
Start 3.3 GDI E-Bilaz Awederhadbuch Meü Fester Die Bearbeitugsfester lasse im Programm bezüglich Größe ud Positio (icht i der Webversio) frei gestalte. Im Festertitel steht liks jeweils der Name des Festers ud rechts die Icos der Bearbeitugsfuktioe des Festers. Über de Tool-Tipp werde die Fuktioe erläutert. Die Verwaltug der Bearbeitugsfester geschieht im Meü "Fester". Das Meü besteht aus folgede Programme:» Zeige Fester 34» Alle Fester zurücksetze» Eistelluge 35 35 33
Start GDI E-Bilaz Awederhadbuch 3.3.1 Zeige Fester Folgede Fester köe geöffet bzw. aufgerufe werde: Eigeschafte: Zeigt die Taxoomie-Eigeschafte eies Kozeptes (Eiheit der Taxoomie) a ERiC Sede-Logbuch: Logbuch über die Elster-Sede-Aktivitäte Hiweise: Programm-Hiweise, z. B. für Fehlermelduge der Validierug Fortschrittsazeige: Azeige vo Bearbeitugsfuktioe bei Programme mit lägerer Laufzeit (z. B. Lade eier eue Taxoomie) Details: Eigabefester für Date Kosole: Kosole-Fester zeigt Hitergrud-Iformatioe bei Verarbeitugsläufe a Saldeliste: Zeigt zuzuordede Saldeliste a Kozepte: Zeigt die Kozepte (Teile) der Taxoomie a Referezasicht: Asicht eier importierte Quelldatei, die bei der Zuordug behilflich sei ka Spickzettel: Hilfe für die wichtigste Programmschritte Live Reportig: Report, der sich aus der augeblickliche Taxoomie-Zuordug ergibt Die Fester besitze eie reservierte Stadardplatz, der über die Fuktio "Alle Fester zurücksetze" wieder eigeomme wird. Währed der Verarbeitug köe die Fester jedoch idividuell verschobe, vergrößert, verkleiert, geschlosse oder geöffet werde. Der Stadardplatz ist: Liks: Auswahl des Berichtsbestadteils (ute) ud Navigatio i der ausgewählte Taxoomie Mitte obe: Detailfester zur Dateeigabe Mitte ute: Eigeschafte ud Hiweise Rechts obe: Saldeliste zum Mappig Rechts ute: alle adere Fester 34
Start GDI E-Bilaz Awederhadbuch 3.3.2 Alle Fester zurücksetze Das Programm wird i eier Stadard-Aordug der Fester ausgeliefert (siehe» Zeige Fester 34 ). Durch Ziehe der Fester mit gedrückter liker Maustaste ka der Aweder eie idividuelle Aordug der Fester festlege. Klickt ma mit der rechte Maustaste auf de Festertitel, so köe weitere Bearbeitugsfuktioe aktiviert werde. Die Fuktio» Alle Fester zurücksetze 35 stellt die Fester auf de Ursprugszustad ei. 3.3.3 Eistelluge Es hadelt sich um die techische Eistelluge der Awedug bezüglich Währug, Datebak, Hilfe, Import, Istalliere/Aktualisiere, Ihalt der Statuszeile ud XML. Diese Eistelluge sollte dem Admiistrator vorbehalte sei. Die Fuktioe sid im Admiistrator-Hadbuch beschriebe. Zusätzlich köe über Eigeschafte/Hiweise die Kommetare aus der Taxoomie ud die Taxoomie-ID abgefragt werde. 35
Beschreibug 4 GDI E-Bilaz Awederhadbuch Beschreibug Um mit dem Programm arbeite zu köe, beötigt ma: Madat (rechtlich selbstädige Eiheit, Legal Etity) Projekt (ei sede-fähiges Datepaket) Das Programm ka beliebig viele Madate ud Projekte verwalte. 36
Beschreibug 4.1 GDI E-Bilaz Awederhadbuch Projekt-Explorer Madate ud Projekte werde i eiem Explorer im like Bildschirmbereich verwaltet. Mit eiem Klick auf die kleie Schaltfläche vor dem Eitrag köe Madate ud Projekte geöffet ud geschlosse werde. Die Orderstruktur des Explorers wächst mit Neualage vo Madate oder Projekte. Über die Icos im Festertitel des Projekt-Explorers köe: eue Madate agelegt eue Projekte agelegt Madate ud Projekte gelöscht werde. Ferer ka die Asicht des Bildschirmbereichs gewechselt werde (Switch Navigatio): Zeige Berichtsbestadteile ud Navigatio des ausgewählte Madate/Projektes Zeige Projekt-Explorer Eie weitere Fuktio zeigt deaktivierte Madate ud Projekte a. Um mit dem Programm arbeite zu köe, sid folgede Arbeitsschritte otwedig:» Madate alege» Projekte alege 39 38 37
Beschreibug 4.2 GDI E-Bilaz Awederhadbuch Madate alege Über die Schaltfläche i der Navigatio erreicht ma die Madate-Alage. Bei de Eigabefelder, die mit eiem rote x gekezeichete sid, hadelt es sich um Pflichtfelder. Bei de Eigeschafte des Madate sid folgede Eigabe Pflichtfelder: Name (Firmeame) Kürzel (Kurzform des Firmeames) Steuerummer Bei der Eigabe der Steuerummer hilft ei Assistet. Etweder wird eie Steuerummer des Budeslades aus de Eigabe Budeslad (F), Fiazamt (B) ud Steuerummer (U) gebildet ud vervollstädigt. Das Steuerummer-Format des Budeslades muss berücksichtigt werde, z. B. FFF BBB UUUUP (P=Prüfziffer). Die Leerstelle sid mit eizugebe. Alterativ ka die budeseiheitliche 13-stellige Steuerummer eigegebe werde. Das rote x wird aufgelöst, we die Eigabe-Voraussetzuge erfüllt sid. Erst we alle Kezeichuge dieser Art aufgelöst sid, erfolgt eie Weiterbearbeitug der Date. Über "Fertigstelle" wird der Madat agelegt ud im Projekt-Explorer agezeigt. Über die rechte Maustaste beim Madate köe folgede Fuktioe aufgerufe werde: Neue Madate alege Neues Projekt alege Bearbeite Lösche Deaktiviere Aktiviere Die Fuktio "Bearbeite" ermöglicht die Madate-Verwaltug. 38
Beschreibug 4.3 GDI E-Bilaz Awederhadbuch Projekte alege Projekte bilde im Programm sedefähige Datepakete ab. Projekte beziehe sich immer auf eie Madate. Über die rechte Maustaste beim Madate erreicht ma die Projekt-Alage. Bei de Eigabefelder, die mit eiem rote "x" gekezeichet sid, hadelt es sich um Pflichtfelder. Pflichtfelder eies Projektes sid: Projektame Kürzel des Projekts Referezdatei Eie Referezdatei ka beim Mappig der Sachkote zu de Taxoomie-Positioe helfe. Diese Referezdatei ka im Fester "Referezasicht" dauerhaft agezeigt werde. Das ka beispielsweise eie Bilaz mit Kotereferez im PDF-Format sei, die als Basis für die Zuordug der Taxoomie-Positioe diee soll. Oder eie Saldeliste als Textdatei (ASCII-Datei). Beispiele für beide Variate (PDF- oder Textdatei) sid im Order "Testdate" abgelegt. Wähle Sie hier eie geeigete Referezdatei aus, die beim Mappig als reie Azeigedatei helfe ka. Bei der Referezdatei hadelt sich aber um kei Pflichtfeld. Die kotextabhägige Hilfe wird über de Butto mit dem Fragezeiche erreicht. Dadurch wird die Stelle der Olie-Hilfe agezeigt, die die aktuelle Bearbeitug beschreibt. 39
Beschreibug GDI E-Bilaz Awederhadbuch Taxoomie-Auswahl Mit "Weiter" wird die Taxoomie-Auswahl erreicht. Wähle Sie eie der zur Verfügug gestellte Taxoomie aus. Sie köe auch eue Taxoomie importiere, we diese Optio freigeschaltet ist. [WICHTIG] Das Programm ka jede für die E-Bilaz zur Verfügug gestellte Taxoomie per Programmfuktio lade. Folgede Taxoomie stehe zur Verfügug: Ker-Taxoomie (Stadard) Bake-Taxoomie (für alle Uterehme, die ach RechKredV bilaziere) Versicherugs-Taxoomie (für alle Uterehme, die ach RechVersV bzw. RechPesV bilaziere) Brache-Taxoomie für die Wohugswirtschaft (JAbschlWUV), Lad- ud Forstwirtschaft (BMELV-Musterabschluss), Krakehäuser (KHBV), Pflegediestleister (PBV), Verkehrsuterehme (JAbschlVUV) ud de kommuale Eigebetriebe (EBV). Die geate Brache utze bitte die jeweilige Spezial- bzw. Ergäzugs-Taxoomie. Alle adere köe die Ker-Taxoomie verwede. Währed die Brache-Taxoomie Ergäzuge zur Ker-Taxoomie sid, habe Bake ud Versicheruge immer ihre eigee Taxoomie zu befülle. Etsprechedes gilt bei Tochteruterehme. Die Iformatio "gültig ab" zeigt a, ab welchem Datum diese Taxoomie verwedet werde darf. I dem aktuelle Programmstad wird mit de Taxoomie vom 14.9.2011 (Taxoomie V 5.0) gearbeitet. Es gilt folgeder Update-Pla für Taxoomie ud ERiC-Plugi: Taxoomie V5.0 V5.1 V2014 V2015 Freigabedatum 14.09.2011 29.05.2012 geplat April 2013 geplat April 2014 ERiC V16* V17 V19* V21* Freigabedatum 29.05.2012 geplat Nov. 2012 geplat Nov. 2013 geplat Nov. 2014 Sedemöglichkeit GJ 2012 GJ 2012 / GJ 2013 GJ 2013 / GJ 2014 GJ 2014 / GJ 2015 * Techisches Release jeweils mit Mai (V16, V18, V20 usw.). Die Taxoomie besteht aus verschiedee Berichtsbestadteile, die bei der spätere Bearbeitug de Erfassugsrahme vorgebe. 40