Vorbereitung SEPA-Umstellung Stand: August 2012
Inhalt SEPA Allgemein...4 Banken importieren...5 Banken übernehmen...6 SEPA-Daten für Zentralstellen generieren...7 SEPA-Daten generieren...8 Empfängerverwaltung...10 Dauervorgänge...11 Gläubiger-Identifikationsnummer...12 Sammler (Sammelanordnungen)...13 Ausblick...14
SEPA Allgemein Der Begriff Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum, auf englisch Single Euro Payments Area (SEPA), bezeichnet im Bankwesen das Projekt eines europaweit einheitlichen Zahlungsraums für Transaktionen in Euro. In diesem Zahlungsraum sollen für Kunden keine Unterschiede mehr zwischen nationalen und grenzüberschreitenden Zahlungen erkennbar sein. SEPA-Umstellung: IBAN und BIC statt Kontonummer und Bankleitzahl Wesentliches Merkmal der SEPA-Produkte ist die Verwendung der Internationalen Bankkontonummer (IBAN) und des Business Identifier Code (BIC). Für Sie bedeutet das in den Electronic Banking-Produkten, im Online-Banking oder bei einer Einzelüberweisung per Vordruck Folgendes: Ab Februar 2014 geben Sie bei einer SEPA-Überweisung die IBAN und - wenn gefordert - den BIC an. Bei grenzüberschreitenden Überweisungen geben Sie bis zum 31. Januar 2016 zusätzlich zur IBAN immer auch den BIC an. Ab Februar 2016 brauchen Sie für alle SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften, ob im Inland oder grenzüberschreitend, nur die IBAN anzugeben. Kontonummer und Bankleitzahl können nicht mehr verwendet werden. Neben dieser generellen Änderung gibt es noch weitere Teilbereiche. Exaktes Fälligkeitsdatum für die Kontobelastung Erstattungsanspruch von acht Wochen ab Belastung ohne Angabe von Gründen SEPA-Lastschriftmandat für den Einzug erforderlich. Diese Einzüge müssen 5 Banktage bei Ersteinzug bzw. 2 Banktage bei Folgeeinzügen vor Einlösung bei der Bank sein. Mehr Transparenz durch Mandatsreferenz und Gläubiger-Identifikationsnummer des Einreichers 140 Zeichen für den Verwendungszweck. Es dürfen keine Sonderzeichen z.b. ä, ö, ü, ß, & verwendet werden, sondern nur Zeichensatz UTF- 8 (a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 / -? : ( )., ' + Space) Bitte informieren Sie sich bei Ihrer Hausbank über alle Neuregelungen. Außerdem sollten Sie prüfen, ob es Schnittstellen aus vorgelagerten Verfahren gibt, die angepasst werden müssen. KFM bietet zwei neue SEPA konforme Standardschnittstellen an. VBUCH SEPA und VBGXS Beide Beschreibungen können bei Bedarf bei der KFM - Hotline angefordert werden. In KFM ist eine stichtagsbezogene Komplettumstellung für Einzug und Überweisung realisiert. Diese stichtagsbezogene Umstellung kann vorbereitet werden, so dass alle relevanten Bereiche nach und nach bearbeitet werden. Seite 4 von 14
Banken importieren Auf der Homepage der Deutschen Bundesbank unter http://www.bundesbank.de/redaktion/de/standardartikel/kerngeschaeftsfelder/unbarer_zahlungsverkeh r/bankleitzahlen_download.html können Sie die aktuelle Bankleitzahlendatei herunterladen. Die Bundesbank aktualisiert diese Datei jedes Quartal. Wenn Sie sich in den Verteiler (Newsletter abonnieren auf derselben Seite) aufnehmen lassen, erhalten Sie eine Benachrichtigung über aktuelle Dateien. Diese Datei muss unter Administration/Datenbank-Administration/Banken importieren eingelesen werden. In Landeskirchen mit Rechenzentrumsbetrieb wird dies einmalig für alle Einrichtungen durch das Rechenzentrum durchgeführt. In autonomen Einrichtungen muss dies für jede Einrichtung separat erfolgen. Seite 5 von 14
Banken übernehmen Unter Organisation/Banken übernehmen muss anschließend für jede Kassengemeinschaft eine Verarbeitung erfolgen. Nur wenn diese Funktion regelmäßig seit Erstbetrieb ausgeführt wurde, ist eine lückenlose Verarbeitung sichergestellt. Wenn die Funktion eine zeitlang nicht ausgeführt wurde, kann es sein, dass es für Banken Änderungen oder Löschungen gab und diese in der aktuellen Datei nicht mehr enthalten sind. Mit einer Verarbeitung ab KFM Version 4.10 wird zunächst sichergestellt, dass wir für alle Banken die gültige BIC übernehmen. Über die Button - Zeige Empfänger mit Nachfolgebanken - Zeige Empfänger für nicht mehr vorhandene Banken kann eine Anzeige und Bearbeitung erfolgen. Im obigen Beispiel ist die Bankleitzahl nicht mehr gültig. In diesem Fall muss der Empfänger einzeln über einen Doppelklick auf das Feld mit dem schwarzen Dreieck geöffnet und die Bankverbindung korrigiert werden. Der grau markierte Empfänger hat ein Sperrkennzeichen. Eine Bearbeitung kann hier entfallen, aber bitte beachten Sie: Wenn keine Bearbeitung stattfindet, sollten diese Empfänger später bei Bedarf neu angelegt und nicht mehr entsperrt werden. Im letzten Schritt müssen die Banken übernommen werden. Das Programm protokolliert was übernomen wurde. Zur Bereinigung von Altlasten in der Empfägerverwaltung können Sie ein kostefreies Skript erhalten, mit dem alle Empfänger gesperrt werden können, die seit x Jahren keinen Umsatz besitzten. Bitte wenden Sie sich per E-Mail an KFM@kigst.de an die Hotline, um das Skript zu erhalten. Seite 6 von 14
SEPA-Daten für Zentralstellen generieren Unter Organisation/SEPA-Daten für Zentralstellen generieren muss einmalig die Umstellung der Zentralstellen erfolgen. In Landeskirchen mit Rechenzentrumsbetrieb erfolgt dies zentral durch das Rechenzentrum. Sie können die Umstellung zunächst simulieren oder direkt durchführen. In beiden Fällen wird ein Protokoll erstellt. Seite 7 von 14
SEPA-Daten generieren Unter Organisation/SEPA-Daten generieren erfolgt eine automatisierte Umrechnung der Bankleitzahlen und Bankkonten in das Format IBAN und BIC. Ferner wird bei den Empfängern aus dem Namen und Vornamen der SEPA-Empfänger generiert. Dabei werden nicht erlaubte Zeichen umgewandelt. Bei den Zahlwegen werden zusätzlich die Informationen von IBAN und BIC generiert. Außerdem werden nicht erlaubte Zeichen im Verwendungszweck der Dauervorgänge umgewandelt. Für die Umwandlung von nicht erlaubten Zeichen gelten folgende Regeln: ä = ae; ö = oe; ü = ue; ß = ss; Ä = Ae; Ö = Oe; Ü = Ue; & = und; sonstige nicht erlaubte Zeichen werden durch Space (Leerstelle) ersetzt. Bitte beachten Sie, dass die Umwandlung ein Vorschlag ist und die Kasse für die korrekten Bankdaten verantwortlich bleibt. Hinweis: Die Banken prüfen nicht mehr, ob der Empfänger und das Konto zusammengehören. Eine Stornierung der Überweisung ist im nachhinein nicht möglich. Bei der Generierung der SEPA-Daten werden Sie expliziet darauf hingewiesen, dass die generierten Daten überprüft werden sollen. Seite 8 von 14
Sie erhalten ein Protokoll mit den Änderungen in der Empfängerverwaltung und auf den Zahlwegen. Seite 9 von 14
Empfängerverwaltung In der Empfängerverwaltung wurde das Feld SEPA-Empf.: ergänzt. Die Einträge im Feld Vorname und Name werden bei Neuanlage automatisch in das Feld SEPA-EMPF. übernommen (Nachname, Vorname). Dabei wird bei 70 Zeichen abgeschnitten und nicht erlaubte Zeichen werden umgesetzt (z. B. ä = ae; & = und). Bei der Erfassung von Bankverbindungen werden die Daten für Bankleitzahl und Kontonummer automatisch aus IBAN und BIC generiert und umgekehrt. Bitte beachten Sie, dass wir die Umrechnung unterstützen können, es aber in der Verantwortung der Kasse liegt, dass die Bankdaten der Empfänger geprüft werden und korrekt sind. Seite 10 von 14
Dauervorgänge Die Dauervorgänge werden teilweise automatisch angepasst. Das Feld SEPA Empfänger wird gefüllt. Dabei werden nicht erlaubte Zeichen umgewandelt oder entfernt. Ebenso wird der SEPA Verwendungszweck gefüllt. Dabei wird der alte Verwendungszweck 1 und 2 in den SEPA-Verwendungszweck 1 kopiert und wo notwendig umgewandelt. Bitte beachten Sie, dass beim Einzug das Feld Mandat und Mandatsdatum benötigt werden. Seite 11 von 14
Gläubiger-Identifikationsnummer Unter anderem können Juristische Personen des öffentlichen Rechts Anstalten Körperschaften Stiftungen öffentlichen Rechts Sonstige (öffentlich-rechtlich) bei der Bundesbank eine Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen. Diese Gläubiger-Identifikationsnummer muss in den Stammdaten jedes Rechtsträgers eingetragen werden. Die 5-7 Stelle können zur Identifizierung von Teilbereichen untergliedert werden. Mit der Version 5.0 soll dies auf Funktionsebene auch durch KFM unterstützt werden. Zusätzlich kann ein abweichender Auftraggeber eingegeben werden. In der SEPA Datei kann so hinterlegt werden, dass die Überweisung/Einzug nicht von der Kassengemeinschaft, sondern von der Kirchengemeinde xy beauftragt wurde. Seite 12 von 14
Sammler (Sammelanordnungen) Sofern Sie Sammler (Sammelanordnungen) für Zahlungen verwenden, sollten diese ebenfalls angepasst werden. Wenn Sie die betroffenen Sammler markieren und mit der rechten Maustaste in das erste Feld klicken, bekommen Sie ein Auswahlmenü angeboten. Der vierte Bearbeitungspunkt dient zum generieren der SEPA Daten. Auch hier müssen die Felder SEPA-Empfänger, IBAN und BIC, SEPA Verwendungszweck und ggf. Mandat und Mandatsdatum angepasst werden. Seite 13 von 14
Ausblick Alle oben beschriebene Schritte können im Vorfeld einer SEPA Umstellung durchgeführt werden, so dass Sie zum eigentlichen Stichtag gut vorbereitet sind. Für die endgültige Umstellung wird es noch eine gesonderte Beschreibung geben. Zunächst wollen wir mit einer Landeskirche als Piloten die Umstellung begleiten und mögliche Knackpunkte der Umstellung identifizieren, so dass wir dann ein in der Praxis erprobte Empfehlung geben können. Seite 14 von 14