Projektmanagement Software richtig einsetzen Martin Gösse, The Project Group GmbH PM Stammtisch, 17.03.2011 TPG The Project Group, Slide 1
Inhaltsübersicht Warum dieser Vortrag? Welche Missverständnisse? Was ist PM Software? Was bedeutet richtig? Wie viel Automatisierung macht Sinn? PM Software richtig richtig einsetzen Software einsetzen TPG The Project Group, Slide 2
Warum dieser Vortrag? TPG The Project Group, Slide 3
Warum dieser Vortrag? (1) Projektmanagementsoftware: Der Begriff taucht immer wieder in der Fachliteratur auf. Es gibt unheimlich viele Angebote dazu: Open Project Excel-basierte Lösungen MS Project MS Project Server Primavera Uvm. TPG The Project Group, Slide 4
Warum dieser Vortrag? (2) Projektmanagementsoftware: Jeder : hat bestimmte Vorstellungen spricht darüber hat bestimmte Erwartungen weiß etwas dazu hat Erfahrungen damit Missverständnisse: Bleiben da wohl nicht aus! TPG The Project Group, Slide 5
Was sind die häufigsten Missver- ständnisse? TPG The Project Group, Slide 6
Was sind die häufigsten Missverständnisse? (1) Gute Beherrschung der PM-Software bedeutet: Ein guter Projektleiter zu sein Gut Projekte zu leiten PM-Software kann: Planen Überwachen Steuern Kommunizieren Probleme lösen Schulungen für PM-Software sind nicht notwendig, weil: Eh alles einfach und selbsterklärend ist Plug and Play TPG The Project Group, Slide 7
Was sind die häufigsten Missverständnisse? (2) Mit PM-Software ist es möglich sehr zu genau planen. Das ist gut, weil: Je genauer, desto sicherer Methodik: Die PM-Software ist die Methodik. Die PM-Software ersetzt die Methodik. Mit PM-Software erstellte Pläne: Sind die Realität Werden durch Ist-Zahlen zerstört Mit Hilfe der PM-Software erfasste Arbeitsstunden sind: Der Projektfortschritt TPG The Project Group, Slide 8
Was ist Projektmanagement Software? TPG The Project Group, Slide 9
Was ist Projektmanagementsoftware? (1) PMBoK Guide: Projektmanagementsoftware als Begriff taucht im PMBoK Guide an unterschiedlichen Stellen auf: 6.3. Ressourcen für Vorgänge schätzen, 6.6 Terminplan steuern, 7.3 Kosten steuern (vgl.pmbok Guide, 4. Auflage, Deutsch, S. 131 und S.167) Mit Projektmanagementsoftware können die zur Verfügung stehenden Ressourcen besser verplant, organisiert und gemanagt g werden, (Vgl. PMBok Guide, 4. Auflage, Deutsch, S. 145.) Projektmanagementsystem / Project Management System [Werkzeug].Die Zusammenfassung der Prozesse, Werkzeuge, Techniken, Methoden, Ressourcen und Verfahren für das Management eines Projekts. (vgl. PMBok Guide, 4. Auflage, Deutsch, S. 439) TPG The Project Group, Slide 10
Was ist Projektmanagementsoftware? (2) DIN 69905: Die DIN 69905 prägt den Begriff "Projektmanagementwerkzeug" j g g für "Arbeitsmittel (insbesondere Software) zur Durchführung von Aufgaben im Projektmanagement". Dies ist zum einen notwendig, um den Ausdruck "Projektmanagementsystem" für das Regelwerk des Projektmanagements zu reservieren, andererseits macht er auch deutlich, dass Software und andere Arbeitsmittel (Formulare, Checklisten, Arbeitsanweisungen usw.) als Werkzeuge in die Hand kompetenter Projektmanager gehören (vgl. http://www.projektmagazin.de/glossar/glprojektmagazin de/glossar/gl-0412.html) TPG The Project Group, Slide 11
Was ist Projektmanagementsoftware? (3) Fazit: Projektmanagementsoftware ist ein Werkzeug. Der Werkzeugeinsatz ist aufgaben- bzw. zielbezogen. Projektmanagementsoftware sind also Werkzeuge, denen sich der Projektmanager bedient, um seine Projektmanagementaufgaben zu erfüllen. TPG The Project Group, Slide 12
Was bedeutet richtig? TPG The Project Group, Slide 13
Was ist richtig? (1) Effektivität und Effizienz: Ob ein Werkzeug richtig eingesetzt wird, lässt sich mit Hilfe der Antworten auf zwei Fragen klären. Ist der Werkzeugeinsatz effektiv? Hier geht es um Wirksamkeit in Bezug auf die gestellte Aufgabe / Ziel. Ist der Werkzeugeinsatz effizient? Hier geht es um die Wirtschaftlichkeit (Aufwand) bei der Aufgabenbewältigung / Zielerreichung. TPG The Project Group, Slide 14
Was ist richtig? (2) Effektivität und Effizienz: Aufgabe: Einen Nagel in ein Brett einschlagen. Ziel: Der Nagel soll im Brett halten. TPG The Project Group, Slide 15
Was ist richtig? (3) Effizienz ist von der Verfügbarkeit abhängig Aufgabe: Einen Nagel in ein Brett einschlagen Ziel: Der Nagel soll im Brett halten TPG The Project Group, Slide 16
Was ist richtig? (4) Effektivität, Effizienz und Verfügbarkeit: Einerseits sollten Aufgaben mit den verfügbaren Werkzeugen gelöst werden, auch wenn es vielleicht effizientere Werkzeuge gibt. Nicht das tollste Tool zu haben, ist also keine Rechtfertigung dafür, Aufgaben nicht zu erfüllen. Die verfügbaren Werkzeuge sind trotzdem effektiv und mindestens effizienter als die manuelle Lösung. Anderseits sollte man aber auch Aufgaben ablehnen, wenn keine oder keine geeigneten Werkzeuge verfügbar sind. Denn dann ist die ganze Arbeit nicht nur ineffizient, sondern sinnlos! TPG The Project Group, Slide 17
Was ist richtig? (4) Der Einsatz von PM Software sollte: Effektiv sein Effizient sein Aufgaben- bzw. Zieldefinition: Ist die Voraussetzung, um die Richtigkeit des PM Software Einsatzes prüfen zu können. Die Aufgaben / Ziele, die mit der PM Software gelöst / erreicht werden sollen, bestimmt die Organisation, nicht das Tool. Nur weil ein Tool Earned Value berechnen kann, bedeutet das nicht, dass Earned Value eine Aufgabe / Ziel darstellt für den Projektmanager darstellt. TPG The Project Group, Slide 18
Was ist richtig? (5) Vorteile der PM Software: Der richtige Einsatz von PM Software: Entlastet den Projektleiter. Der Projektleiter kann sich auf seine eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Mit Hilfe von PM Software können: die verschiedensten Werte extrem schnell berechneten werden. vorhanden Daten ohne großen Aufwand in den unterschiedlichsten Darstellungsarten angezeigt werden. Projektinformationen per Klick an alle Projektbeteiligten verteilt werden. Bespiele: Erstellung von PSP, Ablauf- und Terminpläne, Kostenberechnungen, Berichterstellung uvm. TPG The Project Group, Slide 19
Was ist richtig? (6) Um die Vorteile der PM Software nutzen zu können, muss sie: Bedient werden. Die Bedienung erfolgt durch Menschen. Der Mensch muss deshalb wissen: Warum er das Werkzeug einsetzt Fachkompetenz. Wie er das Werkzeug einsetzt Toolkompetenz. TPG The Project Group, Slide 20
Wie viel Automatisierung macht Sinn? TPG The Project Group, Slide 21
Wie viel Automatisierung macht Sinn? (1) Einsatz von PM Software Aus ein Berg von Projektdaten werden automatisch unzählige Ergebnisse generiert. Erg.1 Erg.2 Interpretieren und bewerten Tool Erg.3 Erg.4 Projektdaten Erg.5 Erg.6 TPG The Project Group, Slide 22
Wie viel Automatisierung macht Sinn? (2) Umgang mit den Ergebnissen: Die Ergebnisse müssen interpretiert und bewertet werden. Interpretieren: Was sagen die Ergebnisse aus? Bewerten: Sind die Ergebnisse gut oder schlecht? Muss ich handeln? Beispiele: Automatische Erstellung von Meilensteintrendanalyse Automatischer Ressourcenabgleich Automatische Berechnung des Projektfortschritts auf Basis von Ist- Stunden TPG The Project Group, Slide 23
Wie viel Automatisierung macht Sinn? (3) Was denken Sie? Meilensteintrendanalyse: X Ressourcenabgleich: X Berechnung Projektfortschritt: X TPG The Project Group, Slide 24
Wie viel Automatisierung macht Sinn? (4) Berechnung des Projektfortschritts: Was wird berechnet? 67% Dauer abgeschlossen ist das der Projektfortschritt? Nein, es ist verbrauchte Dauer. 73% Arbeit abgeschlossen ist der Projektfortschritt? Nein, es ist verbrauchte verbrauchte Arbeit. Mit diesen Werten wird nicht der eigentliche inhaltliche Projektfortschritt ausgedrückt. dü Das Projekt ist eben nicht zu 67% bzw. 73% fertig. TPG The Project Group, Slide 25
Wie viel Automatisierung macht Sinn? (5) Zusammenfassung: Automatisierungen sind sinnvoll. Die Ergebnisse der Automatisierung müssen jedoch interpretiert und bewertet werden. Grundlage hierfür ist das Verstehen des Automatismus (Tool- und Fachkompetenz) Wie viel Automatisierung? So viel wie nötig, um die gestellten Aufgaben zu erfüllen. Was nicht zu den Aufgaben zählt, muss man nicht automatisieren. Es werden nur Automatismen eingesetzen, die verstanden wurden. TPG The Project Group, Slide 26
The Project Group GmbH TPG The Project Group, Slide 27
TPG The Project Group Competency in Microsoft Enterprise Project Management (EPM) 12 years of experience Full service provider for project management Consulting / Concepts Solutions / Hosting / Trainings / Maintenance / Support World-leading product portfolio for Microsoft Project Server World-leadingleading SAP Integration (SAP certified) One of the leading Microsoft EPM partners in Europe Microsoft Gold Certified Partner Open Trainings Microsoft Project and Project Server for users and administrators PMP prep courses TPG The Project Group, Slide 28
A Global Concept Headquarter in Munich / Germany Subsidiaries USA, UK, Switzerland and Austria Global network of authorized TPG partners TPG has Global Reach TPG The Project Group, Slide 29
Subsidiaries and Partner TPG The Project Group, Slide 30
Some of our Customers of all Industriese TPG The Project Group, Slide 31
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