desk.modul : Intercompany Das AddIn wurde erstellt, um eine mandantenübergreifende Lagerverwaltung zu realisieren. Der Firma Mustermann erhält in der Belegerfassung Auskunft über den physikalischen Lagerbestand des eingerichteten Partnermandanten. Eine interne Fakturierung ist ebenfalls enthalten. Beispiel: Firma Mustermann : Firma Mustermann Firma Musterfrau : Firma Musterfrau Die Firma Mustermann vertreibt die gleichen Artikel wie die Firma Musterfrau. Für einen Großteil der Artikel führt die Firma Mustermann keine Bestände, sie bedient sich an den Beständen der Firma Musterfrau. Einmal im Monat berechnet die Firma Musterfrau die intern umgebuchten Artikel an die Firma Mustermann. 1. Voraussetzungen 2 2. Einstellungen 2 2.1 Aufruf 2 2.2 Konfigurationn des Partnermandanten 2 2.3 Einstellung zum Einstellen einer Verbindung 2 3. Aufbau und Neuerungen im Bereich 3 der Belegerfassung 4. Arbeitsweise des AddIns anhand eines 3 Beispiel Vorgang 5. Fakturierung 6 6. Einschränkung des AddIns 7 Im Heerfeld 2-4 35713 Eibelshausen Tel.: +49 (0) 2774/924 98-0 Fax: +49 (0) 2774/924 98-15 info@desk-firm.de www.desk-firm.de
1. Voraussetzungen Ausführen des SQL Skriptes. Im AddIn selber müssen die Verbindungskonstanten eingetragen werden. Die neue Belegart (RechnungMandant) muss angelegt sein und einem Druckprozess zugeordnet. Die Artikel in beiden Mandanten müssen mit Lagerführung = JA gekennzeichnet sein. 2. Einstellungen 2.1 Aufruf Damit das Addin ordnungsgemäß Arbeiten kann, müssen verschiedene Einstellungen vorgenommen werden. Die dafür notwendigen Erfassungsmasken sind in dem Regiezentrum der Office Line unter dem Punkt Mandantenumbuchung zu finden. 2.2 Konfiguration des Partnermandanten In den Grundlageneinstellungen wird der jeweilige Partnermandant (im Mandanten Mustermann wird als Partnermandant die Firma Musterfrau eingetragen) eingestellt. Es kann pro Mandanten nur einen Partnermandanten geben und der Partnermandant muss in der gleichen Datenbank sein. Als nächstes muss noch die Debitorennummer eingetragen werden, an wen die Artikel berechnet werden. Die Debitorennummer muss eine gültige Debitorennummer aus dem Partnermandanten sein. 2.3 Einstellung zum Erstellen einer Verbindung Wird eine Umbuchung durchgeführt, meldet sich die Office Line automatisch an dem hinterlegten Partnermandanten an. Damit die Office Line an dieser Stelle eine Entnahme buchen kann, muss ein Benutzer hinterlegt werden, mit dem sich die Office Line an dem Partnermandanten verbindet. Dieser Benutzer muss in dem folgenden Formular hinterlegt werden: 2
3. Aufbau und Neuerungen im Bereich der Belegerfassung In der Verkaufsbelegerfassung ist bei der Positionserfassung direkt unter dem Mengenfeld ein neues Feld eingefügt. Dieses Feld zeigt den aktuellen physikalischen Lagerbestandes des Partnermandanten zur Position. Aktualisiert wird dieser nach der Positionseingabe. In der Positionserfassung kann normal gearbeitet und erfasst werden. Beim Speichern des Beleges wird der aktuell vorhandene Bestand geprüft und wenn dieser nicht ausreicht, wird im Partnermandant geprüft ob der Bestand ausreichend ist. Es findet eine manuelle Entnahmebuchung im Partnermandanten statt und eine manuelle Zubuchung im aktuellen Mandanten. Das Addin greift nur bei Belegen mit abgehender Lagerbuchungswirkung. 4. Arbeitsweise des Addins anhand eines Beispiel Vorgangs In diesem Beispiel sind von der Stehleuchte auf dem eigenen Lager 0 Stück vorhanden und im Partnermandanten 181 Stück. Es sollen 3 Stück geliefert werden. Das AddIn bucht nun beim Partnermandanten 3 Stück ab und bucht diese im aktuellen Mandanten zu. Ist im aktuellen ein Bestand verfügbar, doch reicht dieser nicht aus, so wird nur die Differenz aus dem Partnermandanten gebucht. 3
Bestand Firma Musterfrau = 1000 Anlegen eines neuen lagerwirksamen Beleges (in Firma Mustermann) mit dem Artikel 4711 und der Menge 200. Beleg speichern. EM aus Firma Musterfrau mit der Menge 200 und ZM in Firma Mustermann mit der Menge 200 (AddIn) EA aus Firma Mustermann mit der Menge 200 (Belegbuchung) Bestand Firma Musterfrau = 800 Erneutes Aufrufen des Beleges und Ändern der Menge in 300 Beleg speichern. EM aus Firma Musterfrau mit der Menge 100 und ZM in Firma Mustermann mit der Menge 100 (AddIn) ZS in Firma Mustermann mit der Menge 200 und EA aus Firma Mustermann mit der Menge 300 (Belegbuchung) Bestand Firma Musterfrau = 700 Erneutes Aufrufen des Beleges und Ändern der Menge in 100 Beleg speichern. ZM in Firma Musterfrau mit der Menge 200 und EM in Firma Mustermann mit der Menge 200 (AddIn) ZS in Firma Mustermann mit der Menge 300 und EA aus Firma Mustermann mit der Menge 100 (Belegbuchung) Bestand Firma Musterfrau = 900 Erneutes Aufrufen des Beleges und Ändern der Menge auf 500 Beleg verwerfen. Keine Änderungen und keine Buchungen werden durchgeführt. 4
Bestand Firma Musterfrau = 900 Erneutes Aufrufen des Beleges und Löschen des Beleges. ZS in Firma Mustermann mit der Menge 100 (Belegbuchung) Bestand Firma Mustermann = 100 Bestand Firma Musterfrau = 900 Aktionen beim Belege parken: Bestand Firma Musterfrau = 1000 Anlegen eines neuen lagerwirksamen Beleges (in Firma Mustermann) mit dem Artikel 4712 und der Menge 500. Beleg parken. EM aus Firma Musterfrau mit der Menge 500 und ZM in Firma Mustermann mit der Menge 500 (AddIn) Bestand Firma Mustermann = 500 Bestand Firma Musterfrau = 500 Erneutes Aufrufen des Beleges und Ändern der Menge in 800 Beleg parken. EM aus Firma Musterfrau mit der Menge 300 und ZM in Firma Mustermann mit der Menge 300 (AddIn) Bestand Firma Mustermann = 800 Bestand Firma Musterfrau = 200 Erneutes Aufrufen des Beleges und Ändern der Menge in 300 Beleg parken. ZM in Firma Musterfrau mit der Menge 500 und EM in Firma Mustermann mit der Menge 500 (AddIn) 5
Bestand Firma Mustermann = 300 Bestand Firma Musterfrau = 700 Erneutes Aufrufen des Beleges und mit der Menge 300 speichern. EA aus Firma Mustermann mit der Menge 300 (Belegbuchung) Bestand Firma Musterfrau = 700 5. Die Fakturierung Unter dem Regiezentrumseintag Mandantenumbuchung befindet sich der Punkt Fakturierung. Nach der Auswahl des Mandanten (hier werden nur die Mandanten angezeigt, in denen der Fakturierende Mandant als Partnermandant eingetragen ist) werden alle Buchungen angezeigt, die von dem Partnermandanten durchgeführt wurden. Jede Buchung kann zur Berechnung markiert werden. Zusätzlich wird die Referenzbelegnummer aus dem Partnermandanten angezeigt für welchen die Buchung durchgeführt wurde, die Artikelnummer, die gebuchte Menge und das Datum mit Uhrzeit. Die beiden letzten Spalten "zu berechnen" und "berechnet" sind nur Kennzeichen (sie werden beim Ausführen der Fakturierung gesetzt). Die Anzeige kann durch die Haken beeinflusst werden. Es können alle Buchungen angezeigt werde, nur die Buchungen mit dem Kennzeichen zu Berechnen und die nicht Berechneten. Mit den Buttons unten links, kann man die bestehende Markierung der Buchungen umkehren, alle markieren oder das zu berechnen Kennzeichen auf Wahr bzw. Falsch setzen. 6
Der Button "Berechnen" startet die Rechnungserstellung. Die markierten Buchungen werden an die Belegerfassung übergeben. Die Kundennummer ermittelt sich auch den Grundlageneinstellungen des Partnermandanten (Fakturiert der Mandant Musterfrau, so ist die Debitorennummer aus den Grundlageneinstellungen des Mandanten Mustermann D600001 die die verwendet wird). Die Preisermittlung erfolgt durch die Standardfunktion der Office Line. Also die dem Kunden hinterlegte Preisliste und ggf. eingerichtete Rabatte. 6. Einschränkungen des AddIns Das AddIn berücksichtigt keine Artikel mit Chargen und/oder Seriennummernpflicht. Variantenartikel werden ebenfalls nicht berücksichtigt. Wird ein Beleg in dem Umbuchungen vorgenommen wurden in einen Rücklieferschein oder ähnliches übernommen, finden keine Rückbuchungen in den Partnermandanten statt. Wenn ein geparkter Beleg endgültig gespeichert wird, findet nur die belegseitige Lagerbuchung statt (der Bestand ist ja schon in Mandant 1 und dieser Bestand hat immer Vorrang). Wenn beim geparkten Beleg die Menge geändert wird und dann abgespeichert wird, finden die Differenzbuchungen des AddIns statt und die Lagerbuchung des Belegs. Wird ein geparkter Beleg gelöscht, wird keine Rückbuchung der Bestände durch das AddIn vorgenommen! Wenn Sie weitere Fragen haben, können Sie uns gerne unter der Service-Hotline 02774/ 924 98 0 anrufen 3 oder uns eine email an info@desk-firm.de schreiben. Ihr desk Team