Revisionssicheres Archiv Gesetzlicher Zwang oder Chance für effiziente Büroarbeit? Dipl.-Ing. Edwin Sembritzki Leiter Partner-Management
windream Überblick Agenda Eigenschaften der windream GmbH Gesetzlicher Zwang? Effiziente Büroarbeit? Wie funktioniert s wirklich? Das windream-prinzip
windream GmbH Aktuelle Situation GF/GS: Kompetenz: Roger David DMS, Archiv Technologie: Patentiert Vertrieb: über Partner Kunden: > 1400 Standort: Entwicklung: Bochum Vertrieb: Bochum, Trimontepark D + A, AU, CH, CZ, DK, E, HU, I, P, PL, RCH, RO, S, T, UK, USA, ZA
windream GmbH
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Gesetze... AO, HGB, GoB, GoBS Verpflichtung zur ordentlichen Buchführung Aufbewahrung von Dokumenten, Aufbewahrungsfristen GdPDU, Z1, Z2, Z3 Zugriff der Finanzbehörden auf steuerrelevante Unterlagen Mitwirkungspflichten der Unternehmen SOX, J-SOX, Euro-SOX, MoReq2 Internationale / europäische Initiativen / Gesetze zur Steigerung der Verlässlichkeit der Berichterstattung
Rechtliche Situation HGB (1.1.1900) Braucht eine Firma ein Archiv? JA, denn 238/239/257 HGB enthält Verpflichtung zur Buchführung Zitat: Der Kaufmann ist verpflichtet, eine mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstige Wiedergabe des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Datenträger) zurückzubehalten.
Gesetze... Haben Sie schon mal solche Emails geschrieben??
Gesetze...... ist ein sogenannter HANDELSBRIEF... mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergabe zurückzubehalten auf Deutsch: die Email muss revisionssicher archiviert werden! Seit dem 1.1.1900 ist dem so!
Gesetze... Aber macht das nicht das Exchange / Lotus / Tobit /...?
Begriffsklärung Archiv was ist das? Software oder Software+Hardware, die - Daten und Dokumente in einem definiertem Zustand speichert - versehentliches/beabsichtigtes Löschen oder Verändern verhindert - vor unberechtigtem Zugriff schützt - Rechtssicherheit gewährleistet (Compliance)
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Effiziente Büroarbeit Frage: Wo ist denn die Rechnung Müller vom März 2008? Szenario PAPIERARCHIV Aktivitäten: Kollege steht auf (innerbetriebliche Fitneß) Öffnet Schrank Zieht Ordner Blättert Hat die strukturiert abgelegte Rechnung gefunden ca. 60 Sekunden Arbeitszeit
Effiziente Büroarbeit Frage: Wo ist denn die Rechnung Müller vom März 2008? Szenario Elektronisches ARCHIV Aktivitäten: Kollege bleibt sitzen Öffnet Applikation Formuliert eine Suche Sortiert das Ergebnis Hat die strukturiert abgelegte Rechnung gefunden ca. 60 Sekunden Arbeitszeit
Effiziente Büroarbeit Frage: Kunde Müller will noch ein Stück... haben. Was haben wir damals gemacht? Und wer? Szenario PAPIERARCHIV Aktivitäten: Was haben wir in Rechnung gestellt? Da gabs Ärger Post und Email-Verkehr sichten PL war Schultze Ist aber im Urlaub Akte auf Schreibtisch? Meier hat Schultze mal vertreten da gabs Protokolle Im Keller? Oder bei OBI? und ich glaube, da gabs.. Dann sind 80% der verstreuten Informationen aufgetaucht ein halber Arbeitstag, 5 Liter Kaffee, 8 Schwätzchen später
Effiziente Büroarbeit Frage: Kunde Müller will noch ein Stück... haben. Was haben wir damals gemacht? Und wer? Szenario Elektronisches ARCHIV Aktivitäten: Kollege bleibt sitzen Öffnet Applikation Formuliert eine Suche Sortiert das Ergebnis Hat die strukturiert abgelegte Informationen gefunden ca. 60 Sekunden Arbeitszeit
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Wie funktioniert s Damit das auch funktioniert, muss folgendes passieren: Es gibt in der Firma nur ein ECM-System ALLE Mitarbeiter arbeiten mit dem System ALLE Mitarbeiter arbeiten IMMER mit dem System ALLE Mitarbeiter arbeiten IMMER mit dem System, und legen dort ALLE relevanten Informationen ab ALLE eingesetzten Applikationen arbeiten IMMER mit dem System, und speichern dort ALLE relevanten Dokumente
Wie funktioniert s Nächstes Problem: Begeisterte Mitarbeiter!
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Das windream-prinzip Warum windream? - weil wir etwas gefunden haben, was JEDER Benutzer und auch JEDE Applikation versteht - ohne Schulung - ohne Integration
Das windream-prinzip DMS + Archiv INTEGRIERT in Windows! - Weltweit einmalige Technik! - DMS UND Archiv in einem Produkt - Suchen über Merkmale UND Inhalt - Für kleine, mittlere und große Unternehmen - Für Mitarbeiter mit beliebigem technischen Hintergrund
Das windream-prinzip DMS + Archiv INTEGRIERT in Windows! - KEINE Benutzerschulung erforderlich! - Läuft SOFORT mit JEDER Applikation! - Echtes PRODUKT => schnelle Installation - Beliebt bei Chefs und Mitarbeitern => geringes Risiko - Modularer Aufbau => Sie zahlen nur, was Sie brauchen - Verschiedenartigste Zusatzkomponenten erhältlich - Günstiger Preis - Unterstützung vor Ort über Partner
Das windream-prinzip Mit Rechtsgutachten - Für revisionssichere Archivierung auf - Optischen Medien - Speichersubsystemen - Festplatten!!
DANKE für Ihre Aufmerksamkeit! Dipl.-Ing. Edwin Sembritzki Leiter Partner-Management