Berufliche Auszeiten Leitfaden und Checklisten für Mitarbeiter/innen und Führungskräfte
Liebe Kolleginnen und Kollegen, den vorliegenden Leitfaden hat die Personalentwicklung der BOKU in Zusammenarbeit mit karenzierten Mitarbeiterinnen, dem Arbeitskreis für Gleichbehandlung und der Koordinationsstelle für Gleichstellung und Gender Studies entwickelt. Der Leitfaden soll sowohl Mitarbeiter/innen als auch deren Führungskräfte in der Planung von beruflichen Auszeiten vom Ausstieg bis zum Wiedereinstieg unterstützen. Der Leitfaden umfasst drei Bereiche: Ausstieg aus der Universität, Kontakte während der beruflichen Auszeit und Wiedereinstieg. Jeder Bereich enthält eine kurze Einführung in das Thema, sowie Orientierungsfragen für Mitarbeiter/innen und Führungskräfte, und eine Checkliste. Mag. Gabriele Neuwirther-Kulterer Personalentwicklung Personalabteilung 2011 2
Was sind berufliche Auszeiten? Berufliche Auszeiten können unter anderem Zeiten einer Karenz aus familiären Gründen (Elternschaft, Pflege, ), Bildungskarenz, Sabbaticals oder Freisemester/Freistellungen sein, und verlangen einen Organisationsaufwand von beiden Seiten: Dienstgeber/in und Dienstnehmer/in. Je früher und systematischer diese Zeiten geplant werden, desto leichter wird auch der Wiedereinstieg für beide Seiten. Eine frühzeitige und systematische Planung soll dabei helfen, die Anbindung der Mitarbeiter/innen an die Universität auch während der beruflichen Auszeiten aufrecht zu erhalten. den Informationsfluss zwischen Universität und karenzierten/freigestellten Mitarbeiter/innen zu gewährleisten. und dadurch den Wiedereinstieg für beide Seiten zu erleichtern. Für die Praxis werden daher folgende Schritte empfohlen: Ein Gespräch vor Beginn der Auszeit zwischen Mitarbeiter/in und Führungskraft um die Rahmenbedingungen zu klären (ggf. auch weitere Personen wie Ersatzkräfte, Kolleg/innen ). Während der Karenz den Kontakt zwischen Universität und Mitarbeiter/in aufrecht halten. Und nach der beruflichen Auszeit ein Gespräch zum Wiedereinstieg zwischen Führungskraft und Mitarbeiter/in, um wieder startklar zu werden (ggf. auch weitere Personen wie Ersatzkräfte, Kolleg/innen ). Fahrplan für berufliche Auszeiten Vorbereitung der beruflichen Auszeit Gestaltung der Vereinbarungen Wiedereinstieg in die BOKU Auszeitgespräch (Checkliste) Planung der Aufgabenübergabe Vereinbarung von Kontakten und Kontaktperson(en) (Checkliste) Kontakte pflegen (Checkliste) Wiedereinstieg vereinbaren (Datum und Stundenausmaß) Startgespräch zum Wiedereinstieg (Checkliste) Arbeitsplatz vorbereiten Personalabteilung 2011 3
Das Auszeitgespräch vor der Karenzierung/Freistellung Ein Auszeitgespräch ist eine spezielle Form des Mitarbeiter/innengesprächs, und sollte frühzeitig stattfinden. Ziel des Gesprächs ist die Vereinbarung von Dauer der Auszeit und Zeitpunkt des geplanten Wiedereinstiegs. Vertretungsmöglichkeiten während der beruflichen Auszeit (z.b. Ersatzperson). Möglichkeiten der Anbindung und Kontakthaltung. Kontaktperson(en) für die Dauer der Karenz/Freistellung besprechen (siehe S. 7-8). Je früher eine Abstimmung zwischen Mitarbeiter/in und Führungskraft getroffen wird, desto eher können beide Seiten die Zeit planen und gestalten. Orientierungsfragen für Mitarbeiter/innen Wie lange kann und soll die berufliche Auszeit dauern (bei Mutterschaft / Vaterschaft mögliche Verlängerungen berücksichtigen)? Welche Fristen gibt es bezüglich meiner beruflichen Auszeit zu berücksichtigen? In welchem Stundenausmaß möchte ich nach der Auszeit wieder einsteigen (z.b. Elternteilzeit)? Wer übernimmt meine derzeitigen Aufgaben/Projekte? Welche Aufgaben/Projekte werden übergeben? Welche Aufgaben/Projekte sollen vor der Auszeit abgeschlossen werden? Wird es eine Ersatzperson geben? Wer soll(en) meine Kontaktperson(en) in der Abteilung für die Dauer der beruflichen Auszeit sein (siehe Seite 7-8)? Wie soll die Übergabe organisiert werden? Orientierungsfragen für Führungskräfte Welche Fristen gibt es bezüglich der beruflichen Auszeit zu berücksichtigen? Wird es eine Ersatzperson geben, und ab welchem Zeitpunkt? Gibt es eine Ersatzperson aus der Abteilung, oder wird eine externe Ersatzperson gesucht? Wer ist (sind) die Kontaktperson(en) für den/die karenzierten/freigestellten Mitarbeiter/in in der Abteilung für die Dauer der beruflichen Auszeit (siehe Seite 7-8)? Welche Aufgaben/Projekte werden übergeben, und an wen? Welche Aufgaben/Projekte sollen vor der Auszeit abgeschlossen werden? Wie soll die Übergabe organisiert werden? Wann soll das Übergabegespräch sein, und wer soll daran teilnehmen? Personalabteilung 2011 4
Auszeitgespräch Checkliste für Mitarbeiter/innen und Führungskräfte Was Wann 1. Übersicht über Termine und Fristen verschaffen (z.b. Karenz, Mutterschutzgesetz, Elternteilzeitregelung, ) 2. Einholen offener Urlaubsanspruch und Zeitguthaben 3. Formulierung der Präferenzen bezüglich Ausstieg und Wiedereinstieg der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters 4. Ersatzkraft Möglichkeiten besprechen 5. Kontaktperson(en) überlegen 6. Kontakthalteangebote vereinbaren 7. Übergabe der Aufgaben vereinbaren / Abschluss der Projekte vereinbaren 8. Ankündigung der Ersatzkraft per E-Mail 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Personalabteilung 2011 5
Weitere Tipps für den Ausstieg Übergabe der Aufgaben Orientierungsfragen für die Übergabe der Aufgaben Welche Aufgaben/Projekte werden an wen übergeben? Hat die Ersatzkraft auch neue zusätzliche Aufgaben/Projekte? Welche Aufgaben sind in Zukunft wichtig, und welche Aufgaben sind jetzt dringend (To-Do-Liste, Prioritätenreihung)? Welche Aufgaben/Projekte müssen noch abgeschlossen werden (und wie)? Wer sind die wichtigsten Ansprechpersonen (sowohl innerhalb als auch außerhalb der Universität)? Projekt-Aufgaben-Fahrplan Wenn keine direkte Übergabe möglich ist, dann erstellen Sie einen Projekt-Aufgaben-Fahrplan für die Ersatzperson, damit diese schnell startklar wird. Einführung von Ersatzpersonen Arbeitsplatzcheck (Raum, Tisch, Sessel, Computer, Drucker, Passwörter/Berechtigungen, Telefon, ) Ansprechperson in der Abteilung bestimmen für die Einführung in den Aufgabenbereich, die Vorstellung der BOKU, Projekt-Aufgaben-Fahrplan Kündigen Sie die Karenzierung/Freistellung und die Ersatzperson (per E-Mail) intern und extern relevanten Personen an. Personalabteilung 2011 6
Kontakthaltemöglichkeiten während der Auszeit Die BOKU ist bestrebt, die karenzierten Mitarbeiter/innen während der beruflichen Auszeit mit Informationen und Angeboten zu versorgen. Neben der Zusendung des BOKU Newsletters INSIGHT, bekommen Sie die Aussendungen des Betriebsrates per Post nach Hause geschickt. Darüber hinaus können auch Kontaktperson(en) aus der Abteilung, vereinbarte Informationen an die/den Mitarbeiter/in für die Dauer der beruflichen Auszeit weitergeben. Kontaktpersonen können Arbeitskolleg/innen, Ersatzkräfte, sein. Dadurch bleiben die karenzierten/freigestellten Mitarbeiter/innen über die Entwicklungen an der BOKU am Laufenden, und können sich beim Wiedereinstieg besser auf die neuen Anforderungen im Arbeitsalltag einstellen. Kontakthaltemöglichkeiten: Zusendung von Informationen per Post oder per E-Mail (persönliche Post, Kongresse, Projektberichte, Berichte der BOKU, interne Informationsblätter, ) Weiterleitung von internen Protokollen (z.b. Teamsitzungen) Informationen über laufende Projekte am Institut, am Departement oder der Serviceeinrichtung Änderungen im Aufgabenbereich während der beruflichen Auszeit (z.b. neue Software) Information über informelle Treffen (z.b: Weihnachtsfeier, ) Orientierungsfragen für Mitarbeiter/innen Wer soll(en) meine Kontaktperson(en) in der Abteilung sein? Welche Informationen möchte ich unbedingt bekommen? Wie sollen die Informationen weitergegeben werden E-Mail, Post, persönliche Gespräche, Telefonat,? Personalabteilung 2011 7
Kontakthaltemöglichkeiten Checkliste für Mitarbeiter/innen und Kontaktpersonen Kontakte 1. Zusendung BOKU Newsletter INSIGHT Zuständigkeit Redaktion INSIGHT BOKU 2. Aussendungen des Betriebsrates Betriebsrat 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Personalabteilung 2011 8
Startgespräch Gespräch zum Wiedereinstieg Ein Startgespräch soll dazu dienen, dass der/die karenzierte Mitarbeiter/in nach dem Ende der beruflichen Auszeit wieder startklar wird, und sollte in den ersten Tagen nach dem Wiedereinstieg geführt werden. Orientierungsfragen für Mitarbeiter/innen Was brauche ich an Informationen und/oder Unterstützung damit ich wieder startklar bin? Brauche ich eine spezielle Weiterbildung (z.b. für ein neues Computerprogramm)? Was sind meine Aufgaben gibt es neue Aufgaben? Was sind meine nächsten Aufgaben (Notwendigkeit und Dringlichkeit beachten)? Welche Veränderungen gibt es (z.b. neue/adaptierte Datenbanken, Personelle Veränderungen, ) Orientierungsfragen für Führungskräfte Was braucht der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin an Unterstützung, damit er/sie wieder startklar wird? Wer kann die Unterstützung geben (ich selbst, Kolleg/innen, Fortbildung, Berichte, ) Wer soll am Startgespräch beteiligt sein, außer mir? (z.b: Teamkolleg/innen zur Absprechung der Aufgaben, zur Information, ) Aufgaben welche Aufgaben sind generell zu bewältigen? Hat sich dabei während der beruflichen Auszeit etwas verändert? Welche Aufgaben sind in naher Zukunft notwendig, und welche Aufgaben sind jetzt dringend (Notwendigkeit und Dringlichkeit)? Hat es Änderungen in der Abteilung generell und im Aufgabengebiet speziell gegeben? Weitere Tipps für den Wiedereinstieg Arbeitsplatzcheck (Raum, Tisch, Sessel, Computer, Drucker, Passwörter/Berechtigungen, Telefon, ) Kündigen Sie das Ende der Vertretung / den Wiedereinstieg (per E-Mail) intern und extern relevanten Personen an. Personalabteilung 2011 9
Startgespräch Checkliste für Mitarbeiter/innen und Führungskräfte Was Wann 1. Übersicht über Aufgabengebiet/Vorstellung neuer Projekte 2. Aufgaben Dringlichkeit und Wichtigkeit 3. Übersicht über die Änderungen im Aufgabengebiet 4. Notwendige Weiterbildungen 5. Übergabegespräch mit der Ersatzperson und/oder den Kolleg/innen, der Führungskraft, 6. Einführung in neue Netzwerke / Vorstellung von neuen Kontaktpersonen 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Personalabteilung 2011 10