AUFTRAGSBESTÄTIGUNGEN ÜBER DAS Hintergrund LIEFERANTENPORTAL (Version 2.0 vom 26.02.2010) Das Lieferantenportal ermöglicht die automatisierte Bestätigung von Bestellungen und Bestelländerungen direkt durch den Lieferanten. Bestellungen und Bestätigungen können so papierlos und ohne Medienbrüche miteinander ausgetauscht werden. Die Benutzeroberfläche Die Benutzeroberfläche des Lieferantenportals besteht im Wesentlichen aus 4 Bereichen: einer oberen sowie unteren Buttonleiste, einem Bestell-Kopfbereich und einem Bestell-Positionsbereich. Funktionen der Buttonleisten: Prüft alle Eingabefelder hinsichtlich deren Vollständigkeit und Plausibilität. Speichert die bis zu diesem Zeitpunkt eingegebenen Werte und ermöglicht ein späteres Vervollständigen und Senden der Daten. Alle getätigten Eingaben werden hiermit bestätigt und der Beleg wird komplett an den Einkäufer zurückgesendet. Ab diesem Zeitpunkt können keine Änderungen mehr am Beleg vorgenommen werden. Ermöglicht die Auswahl der verfügbaren pdf-originaldokumente (Originalbestellung, Bestelländerung, Bestätigung) zum Ausdruck. Blendet Informationen wie Adressen, Bestellzusatztexte, Anlieferungstexte im Kopfbereich aus. Blendet Informationen wie Positionstexte und Empfängerinformationen im Positionsbereich aus. Der Bestell-Kopfbereich Im Kopfbereich der Bestellung finden Sie folgende Informationen: Bestellnummer Zuständiger Einkäufer + Telefonnummer Eingabefeld für Ihre Auftragsnummer Liefertermin (sofern dieser für alle Positionen gleich ist, ansonsten finden Sie den Liefertermin im Positionsbereich) Liefer- und Zahlungsbedingungen Liefer- und Rechnungsadresse Bestellzusatztexte, die für alle Positionen gültig sind Auswahlfeld zum Öffnen der Original-Bestellung im pdf-format Version 2.0 vom 26.02.2010 Seite 1 von 5
Durch den Button können Liefer- und Rechnungsadresse sowie die Bestellzusatztexte zur besseren Übersichtlichkeit ein- und ausgeblendet werden. Der Bestell-Positionsbereich Im Positionsbereich der Bestellung finden Sie folgende Informationen: Bestellte(r) Artikel / Dienstleistung Bestellmenge Einzelpreis pro Einheit + Gesamtpreis der Position Langtext mit weiteren Informationen zur Position Liefertermin mit Möglichkeit zur Anlage von Liefereinteilungen Button zum Ablehnen von Positionen Informationen zum Warenempfänger Eingabefeld für Ihre Auftragsnummer Durch den Button können Langtext sowie die Informationen zum Warenempfänger zur besseren Übersichtlichkeit ein- und ausgeblendet werden. Version 2.0 vom 26.02.2010 Seite 2 von 5
Empfangen einer Bestellung über das Lieferantenportal Sobald auf dem Lieferantenportal eine Bestellung für Ihr Unternehmen eingegangen ist, erhalten Sie automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail an die für Ihr Unternehmen hinterlegte E-Mail-Adresse. Diese E-Mail enthält einen Link zum Lieferantenportal, welcher nur für diese Bestellung gültig ist. Der Link beinhaltet gleichzeitig eine Authentifizierung am Portal, so dass Sie sich nicht separat mit einem Benutzernamen und Passwort anmelden müssen. Beispiel: Erhalten Sie an einem Tag zwei Bestellungen, so werden Ihnen auch zwei einzelne E-Mails mit jeweils unterschiedlichen Links zugesendet! Zusätzlich enthält die E-Mail noch eine Auflistung aller empfangenen Bestellungen, die Sie noch nicht bestätigt haben, sowie eine Liste aller bereits bestätigten Bestellungen der letzten 60 Tage. Bestätigung einer Bestellung über das Lieferantenportal Nach Erhalt der vorher beschriebenen E-Mail gelangen Sie durch Klicken des Links in das Lieferantenportal und werden automatisch angemeldet. Sie können nun die an Sie gesendete Bestellung mit allen Details einsehen. Folgende Felder sind insbesondere durch Sie zu prüfen bzw. zu bearbeiten: Kopfbereich der Bestellung: Auftragsbestätigungs-Nummer (Mussfeld) Liefertermin (erscheint im Kopfbereich nur, wenn dieser für alle Positionen identisch ist) Positionsbereich der Bestellung: Bestellmenge Bestellter Artikel + Langtext Einzelpreis pro Einheit Liefertermin bzw. Liefereinteilungen Auftragsbestätigungs-Nummer ACHTUNG: Sie können Bestellungen nur komplett bestätigen. Teilbestätigungen sind nicht möglich! Version 2.0 vom 26.02.2010 Seite 3 von 5
Grundsätzlich sollten eingehende Bestellungen innerhalb von 2 Kalendertagen nach Bestelleingang von Ihnen bestätigt werden. Wenn Sie die Bestellung nicht innerhalb dieses Zeitraums bestätigt haben, erhalten Sie automatisch Erinnerungsmails vom Lieferantenportal. Nachdem alle Details der Bestellung von Ihnen geprüft und alle Eingaben getätigt wurden, können Sie Ihre Eingaben mit Hilfe des Buttons nochmals überprüfen. Sind alle Daten vollständig und korrekt, betätigen Sie den Button Bestellung ist ab sofort bestätigt und Ihre Daten werden an unser System übergeben. Tipps zur Bestätigung Auftragsbestätigungs-Nummer. Die Bei Eingabe einer Auftragsbestätigungs-Nummer im Kopfbereich und anschließendem ENTER wird diese Nummer automatisch auf alle Positionen übertragen. Bei Eingabe unterschiedlicher Auftragsbestätigungs-Nummern auf Positionsebene wird automatisch der Eintrag aus der 1. Position in das Mussfeld im Kopfbereich übernommen, wenn dies noch leer ist. Liefereinteilungen Sollten Sie die bestellte Menge nicht komplett zum gewünschten Liefertermin liefern können, so besteht die Möglichkeit Liefereinteilungen anzulegen. Bitte benutzen Sie hierfür den Button und verteilen die Bestellmenge auf die unterschiedlichen Termine. Sollten Sie eine vorher angelegte Einteilung wieder löschen wollen, nutzen Sie dafür den Button (Achtung: Erscheint erst nachdem Sie mindestens eine Einteilung angelegt haben!) Bereits vorhandene Liefereinteilungen können von Ihnen nicht gelöscht werden! Bestätigung von Minder-/Mehrmengen Sollten Sie nicht die komplette Menge liefern können oder aufgrund von festgelegten Packungseinheiten (z.b. 10 Stück bestellt, jedoch 6 Stück / Packungseinheit) Minder-/Mehrmengen bestätigen müssen, so sind diese zusätzlich durch Betätigen des Buttons zu bestätigen. Ablehnen von Positionen Müssen Sie eine Position ablehnen, so ist dies durch Betätigen des Buttons möglich. Mit diesem Button können Sie auch eine vorher getätigte Ablehnung wieder zurücknehmen. Merken von eingegeben Daten Können Sie eine Bestellung nicht sofort komplett bestätigen, beispielsweise weil Sie mit Ihrem Zulieferer Rücksprache halten müssen, so können Sie die bis dahin eingegebenen Daten mit Hilfe des Buttons speichern und über den Link in der E-Mail zu einem späteren Zeitpunkt wieder in die Bestellung einsteigen. Zusätzlicher Ausdruck der Original-Bestellung Wenn Sie die Bestellung für Ihre Unterlagen ausdrucken möchten, können Sie diese über den Button als pdf aufrufen. ACHTUNG: Wenn mehrere Dokumente im Dropdown-Feld zum Öffnen bereit stehen, ist immer das Dokument mit dem ältesten Datum/Zeit die Original-Bestellung. Rückmeldung zu Ihrer Auftragsbestätigung Version 2.0 vom 26.02.2010 Seite 4 von 5
Sobald Ihre Bestätigung in unserem System eingegangen ist, wird diese anhand spezifisch festgelegter Kriterien automatisch geprüft. Wenn die Bestätigung von uns akzeptiert wird, erhalten Sie automatisch ein pdf-dokument als Bestätigung auf das Lieferantenportal. Um Sie nicht mit Mails zu überfluten, werden wir Ihnen jedoch keine zusätzliche E-Mail schicken, wenn das Dokument auf dem Portal für Sie hinterlegt ist. Sie können die Bestätigung über den Link in der ersten E-Mail und den Button aufrufen. Hier ist das zuletzt eingegangene Dokument die Bestätigung für Sie. Diese enthält die von Ihnen eingegebenen Daten, wie z.b. Liefertermin oder Ihre Auftragsnummer. Bestelländerungen Für den Fall von Bestelländerungen gibt es zwei vorstellbare Situationen. Zum einen kann es sein, dass Sie vom zuständigen Einkäufer eine Bestelländerung erhalten, bevor Sie die erste Bestellung bestätigt haben. In diesem Fall erhalten Sie eine zweite E-Mail mit dem Betreff Änderung, welche einen neuen Link zum Lieferantenportal enthält. Der Link aus der ersten E-Mail verliert ab diesem Zeitpunkt seine Gültigkeit und auf dem Portal würde folgende Fehlermeldung aufblenden: Tipp: Sollten Sie beim Aufrufen eines Links diese Fehlermeldung erhalten, prüfen Sie Ihren Posteingang auf eine Bestelländerung! Außerdem ist es möglich, dass Ihre Bestätigung von unserem System nicht akzeptiert wird, beispielsweise weil sie stark von unserer Original-Bestellung abweicht. In diesem Fall erhalten Sie keine Bestätigung auf das Lieferantenportal. Der zuständige Einkaufer wird automatisch über den Eingang der Bestätigung informiert und wird die abweichenden Daten prüfen. Werden diese Daten akzeptiert, erhalten Sie eine Bestelländerung über das Lieferantenportal. Dazu wird Ihnen eine neue E-Mail mit dem Betreff Änderung zugeschickt. Die E-Mail enthält einen neuen Link zur geänderten Bestellung auf dem Lieferantenportal. Aus rechtlichen Gründen ist es erforderlich, dass Sie diese Bestelländerung nochmals bestätigen. Im Anschluss an Ihre Bestätigung erhalten Sie wieder die Rückmeldung unseres Systems als pdf- Dokument auf das Lieferantenportal. Erkennbar sind Bestelländerungen auf dem Lieferantenportal immer am Text, welcher im Kopfbereich zusätzlich angezeigt wird. Auch die eingegangene Bestelländerung wird für Sie als pdf-dokument zum Ausdruck auf dem Lieferantenportal zur Verfügung gestellt. Version 2.0 vom 26.02.2010 Seite 5 von 5