Softwareproduktinformation Fabasoft Folio Cloud primo Gültig ab 2. Oktober 2011
Copyright Fabasoft R&D GmbH, A-4020 Linz, 2011. Alle Rechte vorbehalten. Alle verwendeten Hard- und Softwarenamen sind Handelsnamen und/oder Marken der jeweiligen Hersteller. Diese Unterlagen sind streng vertraulich. Durch die Übermittlung und Präsentation dieser Unterlagen alleine werden keine Rechte an unserer Software, an unseren Dienstleistungen und Dienstleistungsresultaten oder sonstigen geschützten Rechten begründet. Die Weitergabe, Veröffentlichung oder Vervielfältigung ist nicht gestattet. Aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit wird auf die geschlechtsspezifische Differenzierung, z. B. Benutzer/- innen, verzichtet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für beide Geschlechter. Fabasoft Folio Cloud primo 2
Inhalt 1 Überall. Sicher und zuverlässig. Zusammenarbeiten 4 2 Leistungsumfang - Fabasoft Folio Cloud primo 6 2.1 Nutzen: Sicher 6 2.1.1 Verschlüsselte Kommunikation 6 2.1.2 Anmeldung bei Fabasoft Folio Cloud 6 2.1.3 Zertifiziert nach ISO 27001 6 2.2 Nutzen: Zuverlässig 7 2.2.1 Nachvollziehbarkeit 7 2.2.2 Geprüft nach SAS 70 Type II durch PriceWaterhouseCoopers 7 2.2.3 Prüfung der revisionssicheren Archivierung durch PriceWaterhouseCoopers 8 2.3 Nutzen: Überall 8 2.3.1 Zugang jederzeit und überall 8 2.3.2 Nutzung über Webbrowser Clients 8 2.3.3 Mobiler Zugang über Smartphones (WebDAV Apps) 9 2.3.4 Nutzung über Netzlaufwerk (WebDAV) 10 2.3.5 In 18 Sprachen verfügbar 10 2.4 Nutzen: Zusammenarbeiten 11 2.4.1 Registrieren und sofort verwenden 11 2.4.2 Hoher Bedienungskomfort im Webbrowser 12 2.4.3 Welcome-Screen 15 2.4.4 Kontakte erfassen oder übernehmen 15 2.4.5 Teams 16 2.4.6 Dokumentenmanagement 16 2.4.7 Suchen und Finden 16 3 Fabasoft Folio Cloud Apps 17 3.1 Cloud App Teamroom 17 3.2 Cloud App Multimedia 20 3.3 Cloud App Microsoft Office Dokumente 20 3.4 Cloud App OpenOffice.org Dokumente 20 3.5 Cloud App iwork Dokumente 21 3.6 Cloud App Teamkalender 21 4 Technische Informationen 21 4.1 Verfügbarkeitszeiten (Service Levels) 21 4.2 Unterstützte Plattformen 22 4.3 Fabasoft Folio Plug-in 22 4.4 Speicherplatz 23 Fabasoft Folio Cloud primo 3
1 Überall. Sicher und zuverlässig. Zusammenarbeiten Fabasoft Folio Cloud bietet sichere und zuverlässige Zusammenarbeit, sowohl unternehmensintern als auch darüber hinaus. Sicher und Zuverlässig Abbildung 1: Fabasoft Folio Cloud Die Verwendung von Fabasoft Folio Cloud erfordert eine persönliche Benutzerauthentifizierung. Fabasoft Folio Cloud primo unterstützt die Authentifizierung mit Benutzername und Passwort, sowie mit OpenID. Die Kommunikation zwischen dem Client und Fabasoft Folio Cloud erfolgt immer verschlüsselt über eine HTTPS-Verbindung. Häufig wird HTTPS von anderen Internet-Anwendungen nur verwendet, damit Sie Ihre Kreditkartennummer beim Zahlungsvorgang sicher eingeben können. Mit Fabasoft Folio Cloud ist jeder einzelne Zugriff auf diese Weise geschützt, zum Beispiel auch beim Zugriff über ein Smartphone. Wenn ein Nutzer seine Kontakte zur Zusammenarbeit einlädt, so stellt Fabasoft Folio Cloud sicher, dass auch nur diese eingeladenen und eindeutig identifizierten Nutzer Zugriff auf die gemeinsamen Teamunterlagen haben. Diese Nutzer sind entweder änderungsberechtigt, leseberechtigt oder besitzen alle Rechte. Kontakte mit allen Rechten können weitere Kontakte zur Zusammenarbeit einladen. Alle Änderungen an Team-Dokumenten sind jederzeit nachvollziehbar. Durch eine durchgängige automatische Versionierung bei jedem Bearbeiterwechsel bleiben Änderungen transparent. Fabasoft Folio Cloud primo 4
Überall Fabasoft Folio Cloud kann überall auf der Welt genutzt werden, wo eine Internetverbindung vorhanden ist. Die Nutzung ist rund um die Uhr möglich. Der Zugang ist über alle Webbrowser auf unterschiedlichsten Client-Plattformen und über viele Smartphones - z.b. iphone, BlackBerry - möglich. Fabasoft Folio Cloud ist in 18 Sprachen verfügbar. Fabasoft Folio Cloud Editions Fabasoft Folio Cloud wird in unterschiedlichen Editions angeboten, die sich durch die darin enthaltenen Produkt-Features und Fabasoft Folio Cloud Apps unterscheiden, sowie durch den pro Nutzer verfügbaren Speicherplatz. Eine Übersicht über die Fabasoft Folio Cloud Editions finden Sie unter http://www.foliocloud.com/editions/compare-editions. Fabasoft Folio Cloud Apps Fabasoft Folio Cloud Apps erweitern den Leistungsumfang von Fabasoft Folio Cloud in konkreten Anwendungsbereichen. Diese Cloud Apps sind wie iphone Apps - einfach aktivierbar und stehen sofort zur Nutzung zur Verfügung. Fabasoft Folio Cloud Homepage Auf der Fabasoft Folio Cloud Homepage www.foliocloud.com finden Sie aktuelle Informationen und Unterlagen zu Fabasoft Folio Cloud. Abbildung 2: Fabasoft Folio Cloud Homepage Fabasoft Folio Cloud primo 5
2 Leistungsumfang - Fabasoft Folio Cloud primo 2.1 Nutzen: Sicher 2.1.1 Verschlüsselte Kommunikation Verschlüsselte Kommunikation Die Kommunikation von einem Endgerät zu Fabasoft Folio Cloud erfolgt immer verschlüsselt. Damit können Daten, die zwischen dem Endgerät und Fabasoft Folio Cloud übertragen werden, nicht gelesen werden. Die Verschlüsselung erfolgt über den Technologiestandard HTTPS, der von allen Webbrowser Endgeräten unterstützt wird. 2.1.2 Anmeldung bei Fabasoft Folio Cloud Anmeldung mit E-Mail-Adresse und Passwort Wenn Sie sich bei Fabasoft Folio Cloud mit einer gültigen E-Mail-Adresse registrieren, können Sie dabei auch ein Anmelde-Passwort angeben. Bei jeder Anmeldung werden Sie dann aufgefordert, die E-Mail-Adresse und das Passwort einzugeben, das Sie bei der Registrierung verwendet haben. Das Passwort ist auch jederzeit über Fabasoft Folio Cloud änderbar. Anmeldung mit OpenID Sie haben die Möglichkeit, sich bei Fabasoft Folio Cloud mit einer gültigen OpenID zu registrieren. Sie erhalten eine gültige OpenID bei einem entsprechenden OpenID-Provider im Internet (z.b. www.myopenid.com). Ein Nutzer kann sich bei Fabasoft Folio Cloud mit einer OpenID anmelden, die er bei einem OpenID-Provider im Internet (z.b. www.myopenid.com) eingerichtet hat. OpenID ist ein Standard für die Nutzer-Authentisierung, der auch von anderen Internet Service Providern unterstützt wird (z.b. www.flickr.com). Use-Cases für die Anmeldung bei Fabasoft Folio Cloud Bei Fabasoft Folio Cloud mit E-Mail-Adresse und Passwort anmelden Bei Fabasoft Folio Cloud mit einer OpenID anmelden 2.1.3 Zertifiziert nach ISO 27001 Fabasoft ist seit Juli 2007 ISO 27001 zertifiziert. Die ISO-Norm 27001 ist ein weltweit anerkannter Standard für die Bewertung der Sicherheit von IT-Umgebungen. Der Gültigkeitsbereich der Zertifizierung von Fabasoft spezifiziert die Anforderungen an ein vollständiges Informationssicherheitsmanagement in Bezug auf alle IT- und Geschäftsprozesse sowie alle sensitiven Informationen des Unternehmens. Fabasoft Folio Cloud primo 6
2.2 Nutzen: Zuverlässig 2.2.1 Nachvollziehbarkeit Automatische Versionierung beim Bearbeiterwechsel Arbeiten mehrere Nutzer abwechselnd an einer Unterlage, so sichert Fabasoft Folio Cloud jeden Bearbeitungsstand eines Nutzers als eigene Version. Damit behält jeder Bearbeiter Zugriff auf seinen jeweiligen Bearbeitungsstand und kann Unterschiede zwischen zwei Versionen vergleichen. Use-Cases für die Nachvollziehbarkeit Eine Version lesen Änderungen eines Dokuments anzeigen 2.2.2 Geprüft nach SAS 70 Type II durch PriceWaterhouseCoopers Statement on Auditing Standards Nr. 70 (SAS 70) ist ein international anerkannter Standard, der vom AICPA (American Institute of Certified Public Accountants) ins Leben gerufen wurde. SAS 70 ist ein gezielt für die Prüfung von Outsourcing-Geschäften angelegter Standard, durch den eine Berichterstattung über die implementierten Kontrollen bzw. Kontrollziele beim Service-Anbieter erfolgt. Grundsätzlich bescheinigt ein solcher Bericht, dass ein Unternehmen über ein funktionierendes Kontrollsystem verfügt. Fabasoft Folio Cloud primo 7
Der SAS 70 Standard unterscheidet zwei Typen von Prüfungen bzw. dem daraus resultierenden SAS 70 Reporten: SAS 70 Typ I bestätigt die Beschreibung des internen Kontrollsystems des Dienstleisters zu einem bestimmten Zeitpunkt und enthält die zusammengefassten Ergebnisse einer unabhängigen Prüfungsgesellschaft. SAS 70 Typ II zielt darauf ab, das interne Kontrollsystem zusätzlich zur reinen Beschreibung des Kontrollsystems umfassend zu testen und es insbesondere hinsichtlich seiner Effektivität im Detail zu bewerten. Die Prüfung erfolgt über einen Zeitraum von sechs Monaten. Der SAS 70 Report nach Typ II beinhaltet demnach die Meinung einer externen Prüfgesellschaft über das Kontrollwesen beim Service Anbieter, eine Beschreibung der Kontrollpunkte und Kontrollen, Angaben über die Prüfperiode, Beschreibung der Prüfmethode und eine Aussage über die Wirksamkeit der Kontrollen. 2.2.3 Prüfung der revisionssicheren Archivierung durch PriceWaterhouseCoopers Die Einsatzmöglichkeiten der revisionssicheren Archivierung von Fabasoft wurden vom unabhängigen Wirtschaftsprüfer PriceWaterhouseCoopers überprüft. 2.3 Nutzen: Überall 2.3.1 Zugang jederzeit und überall Der Zugriff auf Fabasoft Folio Cloud ist zu jeder Zeit möglich (24 Stunden pro Tag, 7 Tage in der Woche), unter Berücksichtigung der definierten Verfügbarkeitszeiten (Service Levels). 2.3.2 Nutzung über Webbrowser Clients Nutzung mit Microsoft Windows Clients über die Webbrowser Internet Explorer, Mozilla Firefox und Apple Safari Auf Endgeräten mit dem Betriebssystem Microsoft Windows unterstützt Fabasoft Folio Cloud den Zugang über die Webbrowser Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox und Apple Safari. Nutzung mit Apple Mac OS X Clients über die Webbrowser Apple Safari und Mozilla Firefox Auf Endgeräten mit dem Betriebssystem Apple OS/X unterstützt Fabasoft Folio Cloud den Zugang über die Webbrowser Apple Safari und Mozilla Firefox. Nutzung mit Linux Clients über den Webbrowser Mozilla Firefox Auf Endgeräten mit dem Betriebssystem Linux unterstützt Fabasoft Folio Cloud den Zugang über den Webbrowser Mozilla Firefox. Fabasoft Folio Cloud primo 8
2.3.3 Mobiler Zugang über Smartphones (WebDAV Apps) Unterstützung von WebDAV Abbildung 3: Mobiler Zugang zu Fabasoft Folio Cloud Fabasoft Folio Cloud unterstützt den plattformunabhängigen Standard WebDAV. Damit ist es möglich, über unterschiedlichste Client-Anwendungen (z.b. Smartphone Apps) auf Unterlagen in Fabasoft Folio Cloud zuzugreifen. Der Zugriff erfolgt über die WebDAV URL: "https://folio.fabasoft.com/folio/webdav". Mobiler Zugang über iphone (WebDAV Apps) Auf dem Smartphone Apple iphone ermöglicht Fabasoft Folio Cloud den Zugriff über eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS) mit iphone Apps, die den Standard WebDAV unterstützen (WebDAV Clients). Mobiler Zugang über BlackBerry (WebDAV Apps) Auf dem Smartphone RIM BlackBerry ermöglicht Fabasoft Folio Cloud den Zugriff über eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS) mit BlackBerry Apps, die den Standard WebDAV unterstützen (WebDAV Clients). Mobiler Zugang über Android Smartphones (WebDAV Apps) Auf den Android Smartphones ermöglicht Fabasoft Folio Cloud den Zugriff über eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS) mit Android Apps, die den Standard WebDAV unterstützen (WebDAV Clients). Mobiler Zugang über Windows Mobile Smartphones (WebDAV Apps) Auf Windows Mobile Smartphones ermöglicht Fabasoft Folio Cloud den Zugriff über eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS) mit Windows Mobile Apps, die den Standard WebDAV unterstützen (WebDAV Clients). Fabasoft Folio Cloud primo 9
Hochladen von iphone Fotos (über die iphone App "ifoliophoto") Über die iphone App "ifoliophoto" kann ein Foto mit dem iphone aufgenommen und direkt über eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS) in einen Teamroom von Fabasoft Folio Cloud übertragen werden. 2.3.4 Nutzung über Netzlaufwerk (WebDAV) Fabasoft Folio Cloud als Netzlaufwerk über WebDAV verbinden Durch Verbinden von Fabasoft Folio Cloud als Netzlaufwerk stehen die digitalen Unterlagen auch in einem Microsoft Windows Explorer am Desktop zur Verfügung, sodass Sie die Fabasoft Folio Webbrowser-Benutzeroberfläche nicht verwenden müssen. Cloud Ordner Abbildung 4: Verbinden von Fabasoft Folio Cloud als Netzlaufwerk Cloud Folder ermöglicht Ihnen Inhalte, die Sie in Fabasoft Folio Cloud speichern, mit Ihren Arbeitsplätzen zu synchronisieren. Somit haben Sie jederzeit und überall den aktuellen Stand Ihrer Daten nicht nur im Fabasoft Folio Cloud Webclient sondern auch direkt auf Ihrer lokalen Festplatte zur Verfügung. 2.3.5 In 18 Sprachen verfügbar In 18 Sprachen verfügbar Fabasoft Folio Cloud ist in 18 unterschiedlichen Sprachen verfügbar: Bulgarisch, Chinesisch (vereinfacht), Deutsch, Englisch, Französisch, Kroatisch, Italienisch, Niederländisch, Norwegisch, Portugiesisch, Rumänisch, Russisch, Serbisch, Slowakisch, Slowenisch, Spanisch, Tschechisch und Ungarisch. Fabasoft Folio Cloud primo 10
Jeder Nutzer kann damit in seiner Muttersprache arbeiten. Sogar innerhalb eines Teams sind unterschiedliche Sprachen möglich. Use-Cases für den Zugang überall, jederzeit, auf unterschiedlichen Endgeräten Fabasoft Folio Cloud auf einem Apple iphone nutzen Fabasoft Folio Cloud auf einem RIM BlackBerry nutzen Fabasoft Folio Cloud auf einem Android Smartphone nutzen Fabasoft Folio Cloud auf einem Windows Mobile Smartphone nutzen Ein Foto direkt von einem Apple iphone an Fabasoft Folio Cloud schicken und dort speichern Fabasoft Folio Cloud als Netzlaufwerk verbinden Die Sprache wechseln 2.4 Nutzen: Zusammenarbeiten 2.4.1 Registrieren und sofort verwenden Registrierung als neuer Nutzer Um sich als neuer Fabasoft Folio Cloud Nutzer zu registrieren, brauchen Sie nur ein neues Nutzerkonto auf der Website www.foliocloud.com anzulegen. Geben Sie dazu einfach Ihren Namen und eine gültige E-Mail-Adresse an. Fertig! Nach der Registrierung haben Sie sofort Zugang zu Fabasoft Folio Cloud. Abbildung 5: Fabasoft Folio Cloud Registrierung Use-Cases für die Registrierung Einen neuen Account anlegen Das Passwort für einen neuen Account setzen Fabasoft Folio Cloud primo 11
Das Passwort für einen Account zurücksetzen Einen gesperrten Account entsperren 2.4.2 Hoher Bedienungskomfort im Webbrowser Die Benutzeroberfläche von Fabasoft Folio Cloud läuft in einem Webbrowser. Die Benutzeroberfläche basiert auf innovativen Web 2.0 Technologien und bietet dadurch besonders hohen Bedienungskomfort. Abbildung 6: Fabasoft Folio Cloud Webbrowser Benutzeroberfläche Der elektronische Webclient als Standard-Anwendung Der Webclient ist die Standard-Anwendung eines Nutzers von Fabasoft Folio Cloud. Er stellt dem Anwender ein vertrautes Bedienungsprinzip im Webbrowser zur Verfügung. Der Fabasoft Folio Cloud Webclient zeigt Teamrooms und digitale Unterlagen an. Der Anwender navigiert durch strukturierte Geschäftsobjekte (z.b. Teamrooms oder Projekte) in einer Strukturdarstellung (links). Der Inhalt des ausgewählten Geschäftsobjekts wird in einer Detailansicht (Listendarstellung) auf der rechten Seite dargestellt. Frei einstellbare Spalten in der Listendarstellung Die Spalten in einer Listendarstellung sind für den Anwender einfach einstellbar. Über Symbole in der Spaltenüberschrift werden neue Spalten hinzugefügt oder entfernt. Das Produkt bietet dem Anwender kontextbezogen Eigenschaften von Geschäftsobjekten an, die als Spalten hinzugefügt werden können. Sortierung von Listen - auch nach mehreren Spalten Der Webclient stellt eine Listendarstellung zur Verfügung, die das Sortieren von Listeneinträgen nach mehreren Spalten ermöglicht. Gruppieren von Listen für mehr Übersicht bei vielen Einträgen Fabasoft Folio Cloud primo 12
Der Webclient ermöglicht das Gruppieren von Listeneinträgen nach bestimmten Spalten, um bei vielen Einträgen die Übersicht zu bewahren. Auch verschachtelte Gruppierungen sind möglich. Bearbeitbare Spalten in der Listendarstellung Spalten bestimmter Typen sind in der Listendarstellung durch Drücken der F2-Taste oder durch einen Doppelklick direkt editierbar. Damit kann der Anwender Spalten direkt in einer Liste bearbeiten, ohne ein Formular öffnen zu müssen. Verschieben über "Drag-and-Drop" Ein Nutzer verschiebt Unterlagen und Dokumente in seinem Fabasoft Folio Cloud Webclient einfach über "Drag-and-Drop". Vorschau Mit der Vorschau ist es möglich, die Inhalte von Teamordnern oder anderen Ablagen als Vorschaubilder anzuzeigen, ohne diese Ablagen öffnen zu müssen. Inhaltsanzeige über Vorschaubilder Abbildung 7: Fabasoft Folio Cloud Vorschau Fabasoft Folio Cloud bietet eine elegante Form der Inhaltsvorschau über Vorschaubilder. Damit ist es beispielsweise sehr einfach möglich, den Inhalt von Ablagen (z.b.: Teamordner, Teamrooms) in einer Übersichtsdarstellung durchzusehen. Präsentation von Unterlagen über eine Diashow Fabasoft Folio Cloud unterstützt die Präsentation von digitalen Unterlagen in einer Diashow, insbesondere für das Präsentieren von Fotosammlungen. Tastaturbedienung Der Fabasoft Folio Cloud Webclient unterstützt die Bedienung per Tastatur. Fabasoft Folio Cloud primo 13
Direktes Benutzer-Feedback Jeder Nutzer kann über die Support-Schaltfläche direkt und unmittelbar Feedback zur Nutzung von Fabasoft Folio Cloud geben. Integrierte Rechtschreibprüfung Fabasoft Folio Cloud bietet eine integrierte Rechtschreibprüfung an. Somit können beispielsweise Rechtschreibfehler in Objektnamen oder Einladungstexten vermieden werden. Anzeigen von Tipps Die angezeigten Tipps ermöglichen ein einfaches Erlernen der Funktionalität von Fabasoft Folio Cloud und erleichtern das Arbeiten, indem sie einen schnellen Zugriff auf wichtige Funktionen bieten. Benutzer können selbst zwischen langen Erklärungen und kurzen Tipps entscheiden. Benachrichtigungen über RSS-Feeds Abbildung 8: Erklärungen vs. kurze Tipps Objekte (Dokumente, Ordner, Teamrooms usw.) können als RSS-Feeds abonniert werden. Somit wird man über Änderungen an diesen Objekten informiert. Diese RSS-Feeds können mit allen gängigen RSS-Readern gelesen werden (z.b. Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox oder Microsoft Office Outlook). Use-Cases für den hohen Bedienungskomfort im Webbrowser Den Fabasoft Folio Cloud Webclient öffnen Den Fabasoft Folio Cloud Webclient schließen In der Strukturdarstellung navigieren Eine Spalte in der Listendarstellung hinzufügen Eine Spalte in der Listendarstellung entfernen Eine Spalte in der Listendarstellung verschieben Die Listendarstellung nach einer oder mehreren Spalten sortieren Die Listendarstellung nach einer oder mehreren Spalten gruppieren Den Fabasoft Folio Cloud Webclient mit der Tastatur bedienen Die Vorschau einblenden Unterlagen in einer Diashow präsentieren Direktes Benutzer-Feedback geben Tipps verwenden Ein Objekt als RSS-Feed abonnieren Fabasoft Folio Cloud primo 14
2.4.3 Welcome-Screen Beim Einsteigen in Fabasoft Folio Cloud zeigt der Welcome-Screen alle Neuigkeiten auf einen Blick an. Der Benutzer wird über neue Einladungen und Neuigkeiten zu Teamrooms, verfügbare Updates, sowie Informationen zum letzten Log-in informiert. 2.4.4 Kontakte erfassen oder übernehmen Kontakte erfassen Abbildung 9: Fabasoft Folio Cloud Welcome-Screen Ein Nutzer kann Kontakte, mit denen er über Teamrooms zusammenarbeitet, direkt in Fabasoft Folio Cloud erfassen. Kontakte suchen Ein Nutzer kann durch Eingabe verschiedener Kriterien nach Kontakten suchen. Bei einer Suche werden maximal zehn Treffer angezeigt. Kontakte von Microsoft Office Outlook übernehmen Fabasoft Folio Cloud unterstützt das Importieren von Kontakten aus Microsoft Office Outlook, inklusive Duplikatsprüfung. Kontakte von Google GMail übernehmen Google GMail Kontakte können in Fabasoft Folio Cloud importiert werden, inklusive Duplikatsprüfung. Kontakte von Windows Live Hotmail übernehmen Windows Live Hotmail Kontakte können in Fabasoft Folio Cloud importiert werden, inklusive Duplikatsprüfung. Fabasoft Folio Cloud primo 15
Kontakte strukturieren Um Kontakte zu strukturieren können weitere Ordner angelegt werden. Für importierte Kontakte wird automatisch ein Kontaktordner mit der entsprechenden Bezeichnung angelegt, indem diese Kontakte abgelegt werden. Kontakte können auch zu einer Gruppe zusammengefasst werden, um beispielsweise Rechte nicht immer für jeden einzelnen Kontakt, sondern gleich für ein ganzes Team vergeben zu können. Use-Cases für Kontakte Einen Kontakt erfassen Nach einen Kontakt suchen Kontakte von Microsoft Office Outlook übernehmen Kontakte von Google GMail übernehmen Kontakte von Windows Live Hotmail übernehmen Duplikate bei einem Import behandeln Einen Kontaktordner erzeugen Kontakte zu einer Gruppe zusammenfassen Einen Öffentlichkeitsstatus für eine Gruppe setzen Einem Kontakt eine E-Mail senden 2.4.5 Teams Teams bilden Ein Nutzer kann das Team eines Teamrooms, mit dem er zusammenarbeiten will, direkt in Fabasoft Folio Cloud aus Kontakten und Gruppen bilden. Use-Cases für Teams Kontakte und Gruppen einem Teamroom zuordnen Den Teammitgliedern Rechte auf einen Teamroom zuweisen Dem Team eine E-Mail senden Anhänge zu einer E-Mail hinzufügen 2.4.6 Dokumentenmanagement Fabasoft Folio Cloud bietet voll funktionsfähige Dokumentenmanagement-Prozesse. Dokumente können erzeugt, bearbeitet und mit anderen Benutzern geteilt werden. Use-Cases für Dokumentenmanagement Ein Dokument erzeugen Ein Dokument bearbeiten Dokumente über einen Teamroom mit anderen Benutzern teilen Ein Dokument löschen 2.4.7 Suchen und Finden Über ein einfaches Suchfeld im Fabasoft Folio Cloud sucht und findet ein Nutzer Unterlagen in allen Teamrooms, für die er zur Mitarbeit eingeladen ist bzw. die für öffentlichen Zugriff freigegeben wurden. Fabasoft Folio Cloud primo 16
Abbildung 10: Suche in Fabasoft Folio Cloud Use-Cases für das Suchen und Finden Unterlagen suchen Eine Aktion auf einen Treffer in der Trefferliste ausführen 3 Fabasoft Folio Cloud Apps Cloud Apps erweitern Fabasoft Folio Cloud um konkreten Zielgruppen- und Branchen-spezifischen Nutzen. 3.1 Cloud App Teamroom Das Zusammenarbeiten und Austauschen von Dokumenten mit Ihren Kontakten sowohl beruflich, als auch privat wird über sogenannte Teamrooms ermöglicht. Im Teamroom organisieren Sie die Zusammenarbeit im Team vom Einladen neuer Mitglieder bis zum Verwalten der individuellen Zugriffsrechte. Der Teamroom ist die Basis Cloud App und das zentrale Element für die Zusammenarbeit in der Cloud. Hier können Sie Ihr Projektteam zusammenstellen und Einladungen an bereits in Fabasoft Folio Cloud registrierte Kontakte wie auch an noch nicht registrierte Personen versenden und sie zur Zusammenarbeit im Team einladen. Im Teamroom können Sie nicht nur gemeinsame Dokumente, sondern auch andere Cloud Apps wie beispielsweise die Cloud App Scrum-Projekte oder Konferenzmanagement nutzen. Fabasoft Folio Cloud primo 17
Erzeugen von Teamrooms Abbildung 11: Fabasoft Folio Cloud App Teamroom Ein Nutzer erzeugt Teamrooms in seinem Fabasoft Folio Webclient. Zentrale Ablagestruktur Der Teamroom ist das zentrale Element um Dokumente auszutauschen und gemeinsam mit Kontakten daran zu arbeiten sowohl beruflich als auch privat. Entfernen von Unterlagen aus einem Teamroom Gehen beim Entfernen einer Unterlage aus einem Teamroom die Zugriffsrechte auf dieses Objekt verloren, wird eine entsprechende Warnung angezeigt. Team festlegen Ein Nutzer kann das Team, mit dem er über einen Teamroom zusammenarbeitet, direkt in Fabasoft Folio Cloud aus Kontakten und Gruppen bilden. Bearbeitungsrechte für Teamrooms Für jeden Teamroom wird festgelegt, welche Nutzer und/oder Gruppen Dokumente darin bearbeiten dürfen. Leserechte für Teamrooms Für jeden Teamroom wird festgelegt, welche Nutzer und/oder Gruppen Dokumente darin lesen dürfen. Administratorenrechte für Teamrooms Für jeden Teamroom wird festgelegt, welche Nutzer und/oder Gruppen Administratorenrechte besitzen. Fabasoft Folio Cloud primo 18
Benutzer zu einem Teamroom einladen Benutzer können nur durch eine erhaltene Einladung an der Zusammenarbeit mittels Teamroom teilnehmen. Einladungsprotokoll Jede versendete Einladung, sowie jede Bestätigung und Ablehnung einer Einladung wird zur besseren Nachvollziehbarkeit protokolliert. Die Einladungen zu Teamrooms werden auf der Portalseite Gesendet aufgelistet. Dort finden Sie auch Cloud Mails, wie zum Beispiel E-Mails an Teams und an Kontakte. Exklusive Zuordnung eines Objekts zu einem Teamroom Ein Objekt kann zwar in mehreren Teamrooms abgelegt sein, ist aber immer explizit einem Teamroom zugeordnet. Dies ist vor allem für die Speicherplatzbegrenzungen von Bedeutung. Die Zuordnung eines Objekts kann jederzeit und beliebig oft von berechtigten Personen geändert werden. Neuigkeiten zu Teamrooms anzeigen Neuigkeiten werden im Welcome-Screen angezeigt und können auch per E-Mail versendet werden. Es können Neuigkeiten zu maximal zehn Teamrooms angezeigt werden. Für jeden Teamroom kann auch ein RSS-Feed abonniert werden. Teamroom personalisieren Jedem Teamroom kann ein eigenes Logo zugeordnet werden. Dieses Logo wird im geöffnet Teamroom, statt dem Fabasoft Folio Cloud -Logo angezeigt und ist für alle Kontakte des Teamrooms gleich. In einem Teamroom kann auch ein Theme ausgewählt werden. Öffentlichkeitsstatus für einen Teamroom setzen Für jeden Teamroom kann festgelegt werden, ob dieser für alle Nutzer in der Cloud öffentlich ist. Es gibt verschiedene Varianten zur Auswahl. So kann zum Beispiel nur das definierte Team auf diesen Teamroom und seine Inhalte zugreifen, oder es können alle Nutzer in der Cloud diesen Teamroom und seine Inhalte lesen. Use-Cases für Teamrooms Einen Teamroom erzeugen und einrichten Dokumente im Teamroom ablegen Team festlegen Zugriffsrechte eines Teamrooms festlegen Kontakte zur Zusammenarbeit einladen Selektierte Objekte als Link mitschicken Einladungen zur Zusammenarbeit akzeptieren oder ablehnen Die Zusammenarbeit für einen Teamroom beenden Teamroom-Zuordnung eines Objekts ändern Neuigkeiten zu Teamrooms anzeigen RSS-Feed abbonieren Ein Logo für einen Teamroom vergeben Ein Theme für einen Teamroom auswählen Einen Öffentlichkeitsstatus für einen Teamroom setzen Fabasoft Folio Cloud primo 19
3.2 Cloud App Multimedia Mit der Cloud App Multimedia können Multimedia-Inhalte wie Videos, Audiodateien und Fotos verwaltet werden. Speichern von Fotos über Drag-and-Drop Fabasoft Folio Cloud ermöglicht das Speichern von Fotos aus einem angegebenen Verzeichnis über Drag-and-Drop. Bearbeiten von Fotos Fotos können in Fabasoft Folio Cloud im bzw. gegen den Uhrzeigersinn gedreht werden. Exportieren und Kopieren von Bildern in verschiedenen Größen Fabasoft Folio Cloud ermöglicht das Exportieren von Bildern in verschiedenen Größen, sowie das Kopieren von Bildern für Präsentationen und E-Mails. Speichern von Videos über Drag-and-Drop Fabasoft Folio Cloud ermöglicht das Speichern von Videos aus einem angegebenen Verzeichnis über Drag-and-Drop. Use-Cases für Multimedia-Unterlagen Audiodateien über Drag-and-Drop speichern Videos über Drag-and-Drop speichern Fotos über Drag-and-Drop speichern Ein Foto nach rechts drehen Ein Foto nach links drehen Ein Bild in einer selbst definierten Größe exportieren Ein Bild für eine Präsentation oder E-Mail kopieren 3.3 Cloud App Microsoft Office Dokumente Die Cloud App Microsoft Office Dokumente ermöglicht das Erzeugen und Bearbeiten von Word-, Excel-, Access-, Project-, Visio-, oder PowerPoint-Unterlagen. Use-Cases für Microsoft Office Dokumente Ein Word-Objekt, Excel-Objekt, oder PowerPoint-Objekt in Fabasoft Folio Cloud erstellen Ein Word-Objekt, Excel-Objekt, oder PowerPoint-Objekt in Fabasoft Folio Cloud bearbeiten Eine bestehende Microsoft Office Datei importieren Die inhaltlichen Unterschiede zweier Versionen eines Word-Objekts vergleichen 3.4 Cloud App OpenOffice.org Dokumente Die Cloud App OpenOffice.org Dokumente ermöglicht das Erzeugen und Bearbeiten von OpenOffice.org Textdokumenten, Tabellen und Präsentationen. Use-Cases für OpenOffice.org Dokumente Ein OpenOffice.org Textdokument, eine Tabelle oder eine Präsentation in Fabasoft Folio Cloud erstellen Fabasoft Folio Cloud primo 20
Ein OpenOffice.org Textdokument, eine Tabelle oder eine Präsentation in Fabasoft Folio Cloud bearbeiten Eine bestehende OpenOffice.org Datei importieren Die inhaltlichen Unterschiede zweier Versionen eines OpenOffice.org Textdokuments vergleichen 3.5 Cloud App iwork Dokumente Die Cloud App iwork Dokumente ermöglicht das Erzeugen und Bearbeiten von Dokumenten der iwork-anwendungen Pages, Numbers und Keynote. Use-Cases für iwork Dokumente Ein Pages-Objekt, Numbers-Objekt, oder Keynote-Objekt in Fabasoft Folio Cloud erstellen Ein Pages-Objekt, Numbers-Objekt, oder Keynote-Objekt in Fabasoft Folio Cloud bearbeiten Eine bestehende iwork Datei importieren 3.6 Cloud App Teamkalender Die Cloud App Teamkalender bietet die Nutzung eines gemeinsamen Kalenders, um Aktivitäten im Team besser koordinieren zu können. Über Smartphones organisieren Sie Termine jederzeit auch von unterwegs. Teamkalender Durch das Einrichten eines Kalenders, können die Termine eines Teams besser koordiniert und verwaltet werden. Mobiler iphone Teamkalender (CalDAV) Durch Einrichten eines CalDAV-Accounts am iphone erhalten Sie Zugang zu einem mobilen Fabasoft Folio Cloud Teamkalender. Use-Cases für Teamkalender Einen Kalender in Fabasoft Folio Cloud erzeugen Einen CalDAV Kalender im Kalender-Client anlegen und mit dem Kalender in Fabasoft Folio Cloud verbinden Termine im Kalender-Client anlegen In Fabasoft Folio Cloud auf den Kalender zugreifen Mit dem iphone auf den Kalender in Fabasoft Folio Cloud zugreifen 4 Technische Informationen 4.1 Verfügbarkeitszeiten (Service Levels) Fabasoft betreibt Fabasoft Folio Cloud im Rechenzentrum in einer hochverfügbaren Installation. Alle Komponenten werden dabei redundant in beiden aktiven Rechenzentren betrieben. Pro Rechenzentrum wird ein Lastverteiler, mit jeweils einer eigenen öffentlichen IP-Adresse, betrieben. Fällt ein Lastverteiler, eine Firewall oder ein Internetanschluss aus, übernimmt der Webbrowser automatisch das Failover auf die zweite öffentliche IP-Adresse des noch erreichbaren Lastverteilers. Fabasoft Folio Cloud primo 21
Der Rechenzentrumsbetrieb erfolgt grundsätzlich 7 x 24 Stunden pro Woche, 52 Wochen pro Jahr. Für die Verfügbarkeit des Rechenzentrumsbetriebs wird zwischen Kernzeit und Randzeit unterschieden. Die Kernzeit ist an österreichischen Werktagen (Montag bis Freitag) in der Zeit von 08.00 Uhr bis 18.00 Uhr, die Randzeit ist die restliche Zeit. Im Rahmen der Verfügbarkeit des Rechenzentrumsbetriebs sind zwei Varianten vorgesehen: Verfügbarkeit von 99,7% in der Kernzeit pro Beobachtungszeitrum (Quartal) Verfügbarkeit von 99,0% in der Randzeit pro Beobachtungszeitrum (Quartal) Ein Bericht über die Verfügbarkeit von Fabasoft Folio Cloud wird pro Beobachtungszeitraum (Kalenderwoche) erstellt und nach Ablauf eines Quartals elektronisch unter http://www.fabasoft.com/cloud/monitoring-reports zur Verfügung gestellt. 4.2 Unterstützte Plattformen Betriebssystem am Endgerät Microsoft Windows XP SP3 Microsoft Windows Vista SP2 Unterstützte Webbrowser Microsoft Internet Explorer 7.0 (32-Bit-Version) Microsoft Internet Explorer 8.0 (32-Bit-Version) Mozilla Firefox 7 Microsoft Windows 7 SP1 Apple Safari 5.0 Google Chrome 12.0 Microsoft Internet Explorer 8.0 (32-Bit-Version) Microsoft Internet Explorer 9.0 (32-Bit-Version) Mozilla Firefox 7 Apple Mac OS X 10.6 (Intel) Apple Safari 5.0 Google Chrome 12.0 Mozilla Firefox 7 Ubuntu (x86) Mozilla Firefox 7 Das Fabasoft Folio Plug-in steht in einer Beta Version zur Verfügung. 4.3 Fabasoft Folio Plug-in Um Dokumente (z.b. eine Microsoft Office Word Datei oder ein OpenOffice.org Textdokument) bearbeiten zu können, ist es notwendig das Fabasoft Folio Plug-in auf Ihrem Arbeitsplatz zu installieren. Folgende Plug-ins stehen zur Verfügung: Fabasoft Folio Plug-in für Microsoft Internet Explorer unter Microsoft Windows Fabasoft Folio Plug-in für Mozilla Firefox unter Microsoft Windows Fabasoft Folio Plug-in für Mozilla Firefox unter Linux Fabasoft Folio Plug-in für Apple Safari und Mozilla Firefox unter Apple Mac OS X (Beta Version) Falls das Fabasoft Folio Plug-in auf Ihrem Arbeitsplatz nicht installiert ist, werden Sie beim Login bzw. im Welcome-Screen aufgefordert, das Plug-in zu installieren. Fabasoft Folio Cloud primo 22
4.4 Speicherplatz primo bietet ein Gigabyte Online-Speicherplatz. Die maximale Dateigröße beträgt 250 Megabyte. Maximale Anzahl von Objekten: 1.000 Fabasoft Folio Cloud primo 23