Erfahrungen mit E-Procurement im öffentlichen Sektor 44. Competence Circle 2. März 2010, Wien
Vorgaben/Initiativen der EC Actionplan (EC DG Information Market) Signposts towards egovernment 2010 (EC DG Information Society and Media) The ultimate objective is 100% e-procurement, from the call for tender to the purchase order and including follow-up, control and archiving. High Level Group of Independent Stakeholder on Administrative Burdens 1 EU 2020 (EC) 2 Ziel: Umfassende Nutzung des Binnenmarktes (single market) 1 siehe: http://ec.europa.eu/enterprise/policies/better-regulation/files/hlg_opinion_on_ppfinal_en.pdf 2 siehe: http://ec.europa.eu/eu2020/index_de.htm
E-Procurement Aktivitäten international Vielzahl von europäischen Projekten und Aktivitäten in E-Procurement, die sich mit den verschiedenen Fragestellungen und Aufgaben zur Modernisierung des öffentlichen Beschaffungswesen befassen. Guten Überblick liefert die eprocurement Map 1. Derzeitige Pilotprojekte: eprior, PEPPOL, STORK PEPPOL Vision: Transorganisationale und transnationale Prozesse Jede Verwaltung in einem EU-Land kann mit jedem Unternehmen in einem anderen EU-Land sämtliche Beschaffungsverfahren elektronisch abwickeln. Themenfelder: esignatur, Lieferantennachweise (VCD), ekatalog, ebestellung und erechnung 1 siehe: http://ec.europa.eu/idabc/en/document/4720/5874
E-Procurement Kreislauf Vergabe Ausschreibung Bekanntmachung Katalogmanagement Bestellmanagement Wareneingang Beschaffung Rechnung Erhebung/ Bündelung Bedarfe Bezahlung Vertragsnutzung Lieferantenmanagement Lieferantenbewertung Berichtswesen Analyse BBG 2010
E-Procurement Aktivitäten national (Überblick) Digitales Österreich Vision 2020: Kommunikation mit der Wirtschaft optimieren (eprocurement forcieren) Bund erechnung im Bund (elektronische Rechungseinlieferung) auftrag.at (elektronische Bekanntmachung und ab Mitte 2010 elektronische Vergabe) e-shop der BBG (elektronische Kataloge, Bestellung und Lieferung) Virtual Company Dossier (elektronische Eignungsnachweise für Unternehmer).! Länder, Gemeinden und Sektorenauftraggeber machen auch e-procurement!
Schlussfolgerung E-Procurement steht auf der Agenda der EC es wird Realität E-Procurement hat bereits einen hohen Reifegrad im public Sektor, der es massentauglich macht. Es ist an unsere Anfordernisse im möglichen Rahmen zu adaptieren Es existieren bereits zahlreiche nationale und internationale Lösungen, die es unter einer gemeinsamen Zielsetzung zu harmonisieren gilt E-Procurement unterstützt unsere Geschäftsprozesse und ist kein Selbstzweck der IT (Prozessowner ist die Fachabteilung)
e-shop Teil von E-Procurement Vergabe Ausschreibung Katalogmanagement Bestellmanagement Wareneingang Beschaffung Bekanntmachung Erhebung/ Bündelung Bedarfe Der e-shop ist eine webbasierte elektronische Beschaffungsplattform zur Bestellabwicklung von Katalogprodukten und Freitextbestellungen Rechnung Bezahlung Vertragsnutzung Lieferantenmanagement Lieferantenbewertung Berichtswesen Analyse
Beschaffung mit und ohne e-shop Vertragsabschluss unterschiedliche Abrufformen e-shop
e-shop: durchgängiger Workflow SAP e-shop Behörde BESTELLANTRAG BESTELLUNG
e-shop: Katalogmanagement
E-Shop: Key Figures 200 Millionen über den e-shop 440 Kataloge mit 222.376 Produkten 308 Lieferanten und 235 Vertriebsstellen 36.000 Bestellungen pro Jahr 12.800 e-shop-user 2800 registrierte Organisationen
e-shop: Ziele Prozesskosteneinsparungen Für Lieferanten und Kunden Bis zu 2/3 Zeitersparnis im Vergleich zu traditioneller Papierbestellung (Katalogheft) Bindung der BBG-Kunden an die BBG-Verträge erhöhter Komfort durch Suchmechanismen (Zeitgewinn) IT-Unterstützung im Prozess (Erhöhung Prozesssicherheit) zeitgemäße Präsentation des BBG-Waren- und Dienstleistungssortiments (bessere Information; Kundenzufriedenheit) Erhöhung der Transparenz Beschaffungsinformationen für die Dienststelle kumulierte Informationen für die BBG Revisionssicherheit: Wer macht was? KMU-Kompatibilität schaffen Zuschlag von Teillosen, Mengenquotierungen (pdf-browsing erfüllt diese Anforderungen kaum bedingt technische Fähigkeiten des e-shop) Schaffung einer neuen Datenquelle für das Beschaffungscontrolling aussagekräftige Daten für reine Katalograhmenverträge Prüfzahlen gegenüber Lieferanten
e-shop: Erfolgsfaktoren Was sind die kritischen Erfolgfaktoren für den e-shop aus Kundensicht? Sicherheit und Vertraulichkeit Performance Technische und organisatorische Kompetenz der BBG Kundenservice Einfache Bedienbarkeit und Verfügbarkeit Starke Suchfunktionen Mehrwert-Funktionalitäten (Vorlagen, Mengenabfragen, ) Offene Schnittstellen Awareness bei unseren Kunden Organisatorische Rahmenbedingungen bei unseren Kunden
Danke für Ihre Aufmerksamkeit! johannes.wimmer@bbg.gv.at