Beck EDV-Berater Dokumenten- Management Wissen, Informationen und Medien digital verwalten von Wolfgang Limper 2008 AGI-Information Management Consultants May be used for personal purporses only or by libraries associated to dandelon.com network. Deutscher Taschenbuch Verlag
Vorwort 11 Einleitung 15 1. Grundlagen und Strategien 23 1.1 Einordnung in die größere Struktur..., 23 1.2 Digitale Archivierung 24 1.2.1 Der Begriff Dokument - echtes und falsches Englisch 25 1.2.2 Herkömmliche Ablage von Dokumenten 27 1.2.3 Größe der Dateien und Platzbedarf 29 1.2.4 Vorteile der digitalen Archivierung 32 1.2.5 Vor- und Nachteile des digitalen Dokumenten- Managements 33 1.3 Elektronische Literatur und Digital Publishing 35 1.3.1 Geschichte der elektronischen Literatur 36 1.3.2 SGML als universeller Standard für elektronische Literatur 39 1.4 Workflow und Groupware 42 1.4.1 Workflow 42 1.4.2 Groupware 43 1.5 Wissensmanagement/Knowledge Management 44 1.5.1 Multimediadaten 45 1.5.2 Verschiedene Aspekte des Wissensmanagements... 46 1.5.3 Anforderungen an das Wissensmanagement 46 1.5.4 Die Firma Xerox 47 1.5.5 Data Warehouse und Data Mining 49 1.6 Grundmodelle der Datenbanken : 52 1.6.1 Relationale Datenbanken 53 1.6.2 Strukturierte Daten: eine Welt der Schablonen 55 1.6.3 Unstrukturierte Daten: die neue multimediale Welt... 56
1.7 Volltextdatenbanken 59 1.7.1 Document Clustering 61 1.7.2 Aufnahme der Dokumente in das DMS 63 1.7.3 Vorhandene Dateien/Digitale Dokumente 65 1.7.4 Arbeitsablauf beim Archivieren 70 1.8 Dokumente einlesen und bearbeiten: Imaging 71 1.8.1 Image-(Faksimile-) Archivierung 72 1.8.2 Non-coded Information (NCI) und Coded Information (CI) 73 1.8.3 Vor-und Nachteile der Image-Archivierung 73 1.8.4 Vor-und Nachteile der Textdateien-Archivierung... 74 1.8.5 NCI und CI verknüpfen :... 75 1.9 Dokumente ablegen und kennzeichnen: Capturing 78 1.9.1 Verschlagwortung, 82 1.9.2 Automatische Verschlagwortung : 86 1.10 Volltextrecherche 88 1.10.1 Indizierung 88 1.10.2 Dateiprofil - Dateiname 91 1.11 DMS-Strategien 93 1.11.1 Aufgaben des DMS 94 1.11.2 Zeitpunkt der Archivierung 95 1.12 Softwaremodule: der DMS-Baukasten 99 1.12.1 Scanmodul 100 1.12.2 Bildbearbeitung für Scans 100 1.12.3 OCR intern oder extern 101 1.12.4 Importmodule 102 1.12.5 Konvertierung 103 1.12.6 Attribuierung 104 1.12.7 Viewer: Ansichtsmodul 105 1.12.8 Webmodule 106 1.12.9 Workflow 107 1.12.10 Stand-alone oder Verknüpfung von Modulen 107 1.13 Arbeitsschritte 108 1.13.1 Scannen 108 1.13.2 OCR 109 1.13.3 Verschieben bzw. endgültiges Abspeichern 109 1.13.4 Capturing: Attribuierung 109
1.13.5 Protokolldateien 109 1.13.6 Makros und Skriptsprachen - Automatisierung von Vorgängen 110 1.14 Such-und Abfragestrategien 112 1.14.1 Index 112 1.14.2 Sucheingabe 112 1.14.3 Dokumentinfo-Felder, 114 1.14.4 Verschachtelung der Anfrage 115 1.14.5 Nachträgliche Einengung der Suche... 116 1.14.6 Trunkierung 116 1.14.7 Lautähnlichkeit 117 1.14.8 Ungenaue Suche 118 1.14.9 Umgangssprachliche Recherchen 118 1.14.10 Relevanzgrad 120 o 2. Hardware 121 2.1 Computer und Betriebssystem 121 2.2 Arbeitsspeicher und Schnittstellen 123 2.2.1 Parallele Schnittstelle '.. 124 2.2.2. SCSI 124 2.2.3 USB 126 2.2.4 FireWire 127 2.2.5 Proprietäre Scannerkarten 129 2.2.6 Kofax-Karte 129 2.3 Speichermedien 130 2.3.1 Archivierung und Backup-Strategie 132 2.3.2 Haltbarkeit und Sicherheit der Daten 134 2.3.3 Zwischenspeicher (Caching) und Archivserver 137 2.3.4 Jukeboxen 140 2.4 Scanner 141 2.4.1 Spezialist für Kulturschätze/Beispiele... 141 2.4.2 Unbekanntes Peripheriegerät: Widersprüche und Irrtümer 143 2.4.3 Urheberrecht und Treiber 144 2.4.4 Verschiedene Bedeutungen 144 2.4.5 Funktionsweise des Scanners 145 2.4.6 Kriterien für die Anschaffung des Scanners 150
Inhalt 2.4.7 Auflösung - dpi oder ppi?, 152 2.4.8 Scannertypen 160 2.4.9 Handscanner: alt und neu 163 2.4.10 Pen-Scanner 166 2.4.11 Einzugscanner 167 2.4.12 Flachbettscanner 169 2.4.13 Dokumentenscanner mit Vorlageneinzug :.... 171 2.4.14 Aufsichtsscanner, Overhead-Scanner, Buchscanner... 173 2.4.15 Digitale Kameras 180 2.4.16 Dia-und Filmscanner 181 2.4.17 Großformat-Scanner: DINA2 und größer 183 2.4.18 Scanner im Netz: Verteilung von digitalisierten Vorlagen 185 2.5 Grafikkarte und Bildschirm 186 2.5.1 TFT-Monitore 187 2.5.2 Der ideale Bildschirm 188 2.6 Kostenfaktor 189 3. Software für das DMS 191 3.1 Software für die Arbeit mit dem Scanner 191 3.2 Scannertreiber 195 3.2.1 Twain-Treiber 195 3.2.2 ISIS-Treiber 199 3.2.3 DpuScan3.3... 201 3.2.4 SilverFast und Art-Scan 202 3.2.5 Am oberen Ende: LinoColor Elite und Binuscan ColorPro 208 3.2.6 Am unteren Ende: sonstige Sannertreiber 209 3.3 Scan-und Bildbearbeitung v 210 3.3.1 Versionskontrolle durch Dateinamenprofile 211 3.3.2 Bildbearbeitung: zwei oder mehr Programme gleichzeitig 212 3.3.3 Programmeigenschaften für die Bildbearbeitung 213 3.4 OCR-Software... 223 3.4.1 Entwicklung von OCR 224 3.4.2 OCR-Techniken 226 3.4.3 OCR - Vorstufe zur Verarbeitung von Sprache 235
K 3.4.4 Die praktische Seite: OCR-Durchführung 242 3.4.5 Eigenschaften und Kosten der OCR-Programme... 258 3.4.6 Schwierige Vorlagen und Tipps für die Bearbeitung 260 3.5 Was es sonst noch zu erkennen gibt: Bild und Ton... 270 4. DMS-Programme im Detail 272 4.1 Szenario für ein Dokumenten-Management 272 4.1.1 Zugriff über Profildaten: Masken und Felder 273 4.1.2 Zugriff über Volltext 274 4.1.3 Fernsehen als Informationslieferant: Screenshots und Videos 275 4.1.4 Videodateien und DVD mit dem Media Player 277 4.1.5 Zeitungs- und Zeitschriften-CD-ROMs 277 4.1.6 Dateiformate 278 4.2 Dokumenten-Management-Programme allgemein 282 4.3 Das Programm asksam 284 4.3.1 Data Mining mit asksam 287 4.3.2 asksam-versionen 288 4.3.3 Fuzzy-Suche 290 4.3.4 Zusatzmodule 293 4.3.5 Praktische Erfahrungen mit asksam 294 4.3.6 asksam 4.0 299 4.4 ELO - der digitale Aktenschrank 302 4.4.1 ELOoffice....' 303 4.4.2 ELOprofessional 305 4.4.3 Die ELO-Bilanz 307 4.4.4 Was am neuen ELO gefällt 307 4.4.5 Was weniger an ELO gefällt: OCR und Volltext 310 4.5 Acrobat und PDF 313 4.5.1 WasistPDF? 316 4.5.2 PDF-Publishing 325 4.5.3 Acrobat Reader 326 4.5.4 Acrobat für das Dokumenten-Management 327 4.6 Lotus Notes 338 4.6.1 Notes für alle! 338 4.6.2 Notes und Domino 339
Inhalt 4.6.3 Eigenschaften von Lotus Notes 339 4.6.4 Volltext-Datenbank: Dokumentbibliothek 342 4.6.5 Erstellen von Dokumenten 345 4.6.6 Suche nach Dokumenten 351 4.7 Soft-DMS 357 4.7.1 PageKeeper 3.0 360 4.7.2 PagisPro3.0 362 4.7.3 PaperPort Deluxe 6.0 366 4.7.4 Presto! PageManager 98 V 4. 0 369 4.7.5 Soft-DMS - eine kurze Bilanz 371 Sachverzeichnis 372