Wilken ENER:GY Wilken Komplettlösung für Energieversorger 1
Die Wilken Gruppe - Ihr Softwarepartner Die drei Wilken-Gebäude zeigen das kontinuierliche Wachstum der Unternehmensgruppe. Die Wilken Gruppe - Ihr Softwarepartner Die 340 Mitarbeiter der Wilken-Gruppe entwickeln seit über 30 Jahren kaufmännische Software. Substanz und Solidität Als eigenständiges Unter nehmen nimmt Wilken keine Rücksicht auf globale Strategien eines Mutterkonzerns oder auf Interessen von anonymen Aktionären. Wir sind Mittelstand, die Entscheidungen werden allein in Ulm getroffen und wir verhandeln mit unseren Kunden auf Augenhöhe. Offene Software Wilken Software läuft: auf allen gängigen Plattformen (Großrechner, Client/Server, Web) auf allen gängigen Betriebssystemen (Unix, Windows, Linux,...) auf allen gängigen Datenbanken (Oracle, Informix, MS-SQL, DB2,...) So lassen sich die Programme leicht in bestehende und künftige Anwendungen integrieren. Java Web Start macht Sie browserunabhängig Dank Java Web Start ist die Darstellung Ihrer Software immer identisch, egal ob Sie im Rich Client oder über das Internet aufs Wilken Rechnungswesen zugreifen. Die neue Java Web Start Technologie macht Sie sogar browserunabhängig. Die unterschiedlichen Darstellungen im Internet Explorer, Mozilla Firefox oder Safari... haben ein Ende. Anfangsinvestitionen sparen: Miete und ASP Über 60 Prozent unserer Kunden nutzen das Wilken Mietmodell. Es spart Ihnen hohe Anfangsinvestitionen. Wilken bietet auch den Betrieb Ihrer Software im Wilken Rechenzentrum im sogenannten ASP-Modell. Faire Partner Wir achten die Wünsche unserer Kunden. Dabei betrachten wir uns nicht nur als Auftragnehmer, sondern auch als Ratgeber, der seinen Kunden Tipps gibt und vor vermeidbaren Fallen warnt. Wir gehen mit unseren Kunden eine faire Partnerschaft ein. Wir verhandeln auf Augenhöhe und können uns gegenseitig aufeinander verlassen. Geprüfte Qualität Bevor eine Software zum Kunden ausgeliefert wird, durchlaufen die Module umfangreiche Tests. Ihre Funktionen und das Zusammenspiel mit anderen Systemen wird im Wilken Testlabor überprüft. 2
Wilken für Energieversorger Komplettlösung für Energieversorger ENER:GY ist eine Komplettlösung für den Energiemarkt. Die Software unterstützt Sie in allen Geschäftsbereichen. Die Module der Energieabrechnung ENER:GY, Finanz- und Rechnungswesen, Ergebniscontrolling mit Risikomanagement, Bau- und Auftragsabrechnung, Lohn und Gehalt, das KundenInformationsCockpit als smarte CRM-Lösung und das Energiedatenmanagement arbeiten vollständig integriert. Starke Anwendergemeinschaft Wilken koordiniert den Erfahrungsaustausch von Anwendern in regelmäßigen Treffen. Arbeitskreise treffen sich, um Erfahrungen aus aktuellen gesetzlichen Anforderungen und dem Tagesgeschäft zu besprechen. Die Arbeitskreisvertreter tauschen Ihre Ideen und An - forderungen an die Software mit dem Produktmanager aus. Im Produktzyklus werden Ihre Vorschläge umgesetzt. So stellt Wilken sicher, dass sich die Software in Ihrem Sinne weiterentwickelt. Starke Partnerschaften Wilken baut auf starke Partner. So bieten wir Ihnen optimale Lösungen für alle Bereiche. Unsere Partner sind: IVU GmbH, IT-Dienstleister im Energiemarkt VU-Arge, Arbeitsgemeinschaft der Versorgungsunternehmen Kisters AG, Energiemarktsysteme und Leittechnik Inubit AG, EAI-Integrationsplattform mit EDIFACT, Elektronischer Signatur und Verschlüsselung secrypt GmbH, digitale Signatur Energieabrechnung am Puls der Zeit Gesetzliche Neuerungen werden in Zusammenarbeit mit den Verbänden geprüft. Wir unterrichten Sie in Newslettern über den Stand der Veränderungen und wie die Anforderungen in der Wilken- Software umgesetzt werden. ERP-System des Jahres Wilken wurde vom Center for Enterprise Research der Universität Potsdam von einer unabhängigen Jury 2009 als ERP-System des Jahres in der Kategorie "Dienstleistung" aus gezeichnet. Bereits im Vorjahr wurden die vorbildlich abge bildeten Geschäftsprozesse bei Energie versorgern am Beispiel der VU-ARGE ausgezeichnet. 3
Wilken Energieabrechnung im Überblick Die Wilken Energieabrechnung ENER:GY besticht durch ihre Flexibilität. Sie setzt auf Standards. Dennoch sind Ihre individuellen Geschäftsabläufe und organisatorischen Gegebenheiten jederzeit schnell und einfach anpassbar. Wilken ENER:GY SOA inside Wilken ENER:GY macht Schluss mit EDV-Inseln und deckt alle Anforderungen ab. ENER:GY ist leicht integrierbar in die bestehende Softwarelandschaft. Zusatzmodule lassen sich aufgrund der offenen Softwarearchitektur schnell und einfach anschließen. Das verstehen wir unter einer Service Orientierten Architektur (SOA). Gut zu wissen: ENER:GY kennt keine Schnittstellenprobleme. Ob mobile Daten er fassung, Zählerfernauslesung oder Energiedatenmanagement: Durch die frei konfigurierbare EAI-Plattform (Enterprise-Application-Integration) können beliebige Datenstrukturen von der Software anderer Hersteller importiert und exportiert werden. Dies ist gerade beim Unbundling von höchster Wichtigkeit. Datenübernahme mit erprobten Migrationstools Bei Wilken muss niemand fürchten, bei einem Systemwechsel seine über Jahre mühsam gepflegten Daten zu verlieren. Wilken hat Erfahrung in der Datenübernahme aus Alt- und Fremdsystemen und setzt dafür eigens entwickelte Migrationstools ein. Prozessunterstützung ENER:GY unterstützt den Anwender bei allen Prozessen. Über ein ausgeklügeltes Favoritenkonzept und hilfreiche Assistenten (Wizards) bearbeiten Sie von der Ablesung über Lieferantenwechsel, Umzug bis hin zur Abrechnung alle Kundenkontakte. Ihre Software wächst mit Ihnen Wilken ENER:GY ist skalierbar: Ob tausend oder hunderttausend Zähler, ob 10 oder 100 Energiearten. Wilken ENER:GY eignet sich für den Einsatz beim regionalen Energieversorger genauso wie bei Stadtwerken einer Großregion. Wachsen Sie weiter, fusionieren Sie Ihre Software wächst mit! Individuelle Gestaltung personifizierte Sicherheit Unsere ergonomisch aufgebaute grafische Oberfläche reduziert die Einarbeitungszeit. Dazu können Sie die Benutzeroberfläche auch so konfigurieren, wie es Ihnen persönlich am liebsten ist oder wie Sie es von Ihrem Altsystem her gewöhnt sind. Denn Wilken Bildschirmmasken sind individuell gestaltbar. Und: Ihre Daten sind gegen illegalen Zugriff geschützt. Das garantiert die funktionsgesteuerte Passwortabfrage und die Aufzeichnung sämtlicher Bearbeitungsvorgänge/Transaktionen. 4
Marktdatenaustausch für alle Marktrollen Unbundling in allen Ausprägungen Die Bundesnetzagentur fordert die Trennung von Netz und Vertrieb zur Schaffung eines diskriminierungsfreien Umgangs im Energiemarkt und zur Förderung des Wettbewerbs. Gesetzlich festgeschrieben im novellierten Energiewirtschaftsgesetz aus dem Jahr 2005 ist die Trennung durch verschiedene Formen des Unbundling. Wilken ENER:GY bietet Unbundling in allen Ausprägungen. Zwischen Lieferanten und Netzbetreibern werden mit Wilken ENER:GY elektronische Daten im gesetzlich vorgeschriebenen Format EDIFACT nach den Prozessbeschreibungen der Beschlüsse GPKE und GeLiGas ausgetauscht. Messdienstleister integriert Mit dem Gesetz zur Öffnung des Mess- und Zählwesens bei Strom und Gas für den Wettbewerb ist die Rolle des Messdienstleisters festgelegt worden. Ein Kunde kann wie bei einem Lieferantenwechsel nun auch seinen Messdienstleister wechseln. Zuvor wurde bereits der Messstellenbetreiber liberalisiert. Beide Rollen werden im Wilken ENER:GY bereits abgebildet. fremden Marktpartnern abgebildet und abgearbeitet. Nur Sonderfälle werden dem Mitarbeiter in seinem Arbeitskorb zur Bearbeitung angezeigt. Mehr-Mandantenmodell Im Mehr-Mandantenmodell erreichen Sie den höchsten Grad der Unbundlingkonformität, trennen Ihre Prozesse auch für nicht regulierte Energiearten sauber und erreichen somit eine hohe Prozessidentität. Einfache Abläufe werden hoch automatisiert. Wilken ENER:GY Die flexibelste Lösung Mit der Lösung für das Unbundling reagieren Sie flexibel auf jegliche Anforderungen der Bundesnetzagentur, passen die Software Ihrem Unternehmen an und erfüllen alle Vorgaben für den entflechteten Markt, auch für die neuen Rollen Messdienstleister und Messstellenbetreiber. Einziger Hersteller mit zertifizierter Portallösung Als einziger Hersteller kann Wilken eine von der Bundesnetzagentur zertifizierte Portallösung anbieten. Sie sichert einen diskriminierungsfreien und automatisierten Marktdatenaustausch, d.h. alle Prozesse laut den Beschlüssen GPKE und GeLiGas sind zwischen Ihrem eigenen Ver trieb und eigenen Netzbetreiber abgebildet und werden identisch zu den 5
Wilken ENER:GY eine Abrechnung für alles Wilken ENER:GY besticht durch seine einzigartige Ab rechnungs vielfalt. Die Software rechnet Energieprodukte wie Strom und Gas ebenso ab wie Wasser, Abwasser, Müll, Telefon oder Parkhaus zeiten. Die Spezifika jeder Abrechnungsart wurden bereits bei der Produktentwicklung berücksichtigt. Ihr Vorteil: Sie rechnen alles in einer einzigen Software in der für den Anwender gewohnten Umgebung ab. Neue Ein arbeitungs zeiten bei der Erweiterung des Portfolios entfallen. Abrechnung aller Produkte Ihres Portfolios Strom Müll Gas Telefon/Internet Wasser und Abwasser Grubenentleerung Fernwärme Parkhäuser,... Markdatenaustausch für Strom und Gas Wilken Regulierungsmanager RUM als zentrale Datendreh scheibe EDIFACT versenden und empfangen UTILMD, MSCONS, INVOIC, REMADV, CONTRL und APERAK Fristenüberwachung Protokollierung und Archivierung Diskriminierungsfreier Austausch mit Marktpartnern Erfüllung aller Anforderungen der Bundesnetzagentur Kunden- und Abnahmestellenverwaltung Pflege von Stammdaten zu Abnahmestellen und Zählpunkten, Kunden und Zählern Geschäftspartner mit Zuordnung von Debitoren und debitorischen Kreditoren Verwaltung von Versorgungsgebieten mit Bezirken und Straßen Klammerung von Zählpunkten zur Abbildung von Häuserblöcken Einzugsdatum, Lieferbeginn und Bilanzierungsbeginn sowie -ende Tarife und Verträge Tarifabrechnung mit Schwellen und Staffeln Bestpreisabrechnung Beliebige Preisbestandteile zur Abrechnung, Netz und Vertrieb Additives Preisverfahren zur Abrechnung Bruttopreisverfahren als All-Inklusiv-Preis Sonderverträge auf Basis von Java Logic zur Abrechnung von individuell gestalteten Abrechnungsvarianten Speziell für Strom Zuordnung von Lieferanten, Netzbetreibern, Bilanzkreisen und Regelzonen Abrechnung von Entnahme und Einspeisung EEG-Einspeisung KWK-Abrechnung Mehr- und Mindermengenabrechnung Konzessionsabgaben-Abrechnung Gewichtung von Verbräuchen anhand von Lastprofilen 6
Referenzen Stadtwerke Verbund VU-ARGE Die VU-ARGE ist eine Arbeitsgemeinschaft mit 57 kleineren und mittleren Versorgungsunternehmen aus Deutschland. Gebündelt repräsentiert die VU-ARGE circa 1,5 Millionen Zähler aus den Betriebszweigen Strom, Gas, Wasser, Abwasser, Wärme und weiteren berechenbaren Leistungen. Verbrauchsabrechnung und ERP-Module Unbundling und Anreizregulierung Entwicklungspartnerschaft mit Softwareanbietern Stadtwerke Pforzheim Die Stadtwerke Pforzheim sind bundesweites Vorbild für den Wandel eines Energielieferanten zum Komplettdienstleister für kommunale Aufgaben. Wilken unterstützt die SWP seit 2002. Forderungsmanagement für Energieversorger mit Anbindung an gerichtliches Mahnwesen und Bonitäts prüfung Integration der ENER:GY-Verbrauchsabrechnung in die Finanz buchhaltung; die Erstellung der Abschlüsse erfolgt per Knopfdruck Abwicklung von mehr als 250.000 Verträgen mit den dazugehörigen Buchungen Electronic Banking mit hoher Trefferquote bei Barzahlern Stadtwerke Emmerich Seit nahezu 150 Jahren versorgen die Stadtwerke Emmerich am Rhein mit 50 Mitarbeitern die Kunden mit Strom, Erdgas und Trinkwasser mit insgesamt 40.000 Zählern. Stichtagsabrechner EDM-Integration Kundenportal im Einsatz 7
Unsere Kernkompetenz: Abrechnung Wilken ENER:GY unterstützt Sachbearbeiter bei der Abarbeitung ihrer täglichen Aufgaben. Sogenannte Workflow-Agenten steuern die Mit arbeiter durch die zu bearbeitenden Prozesse. Eine vollständige Auto matisierung ist über die Wilken Rechenzentrumssteuerung möglich. So lassen sich Arbeitsschritte planen und Ressourcen optimal ausnutzen. Ablesung Ablesemanagement mit Tourverwaltung Beliebige Ablesetermine und -zeiträume Schätzung von Verbräuchen Plausibilisierung von Ableseständen Schnittstellen für die Ablesung zu MDE (Mobile Datenerfassung), ZFA (Zählerfernauslesung) und EDM (Energiedatenmanagement) Abrechnung Abrechnung von Tarif- und Sonderkunden Rollierende oder stichtagsbezogene Abrechnung Beliebige Abrechnungszeiträume Erstellung von Gesamt- und Schlussrechnungen für einen oder mehrere Kunden und Abnahmestellen Proforma-Rechnung ohne Verbuchung Bilanzielle Abgrenzung Hochrechnung Simulationsrechnung Endkundenabrechnung Netznutzungsabrechnung Verrechnung von Anzahlungen in Form der periodischen Abschläge Statistische Auswertungen und Reporting Standardstatistiken und Reports Beliebige Statistiken und Reports nach Ihrem Wunsch über den Wilken Report Builder Einnahmenstatistik Verbrauchsstatistik Individuelle Gestaltung von Anschreiben, Abschlagsmitteilungen und Rechnungen Speziell für Gas Abrechnung von Gasnetznutzung über beliebige Staffeln und Funktionen wie der Sigmoid-Funktion Abrechnung über Gradtagszahlen und Lastprofile Umrechnung von m 3 in kwh Zuordnung von Transportkunden (Lieferanten), Netzgebieten, Bilanz kreisen und Marktgebieten Mehr- und Mindermengenabrechnung 8
Referenzen Stadtwerke Göttingen AG Die Stadtwerke versorgen 130.000 Göttinger mit Gas, Wasser und Fernwärme. Zusätzlich zum Kerngeschäft betreiben die Stadtwerke Göttingen zwei Parkhäuser. 150 Mitarbeiter arbeiten in Technik und Verwaltung. Seit 1998 setzen die Stadtwerke Göttingen Wilken ENER:GY ein. Stichtagsabrechner Bruttopreisverfahren Integration Energiedatenmanagement BelVis Gas von Kisters Gas- und Wasserversorgung Fulda GmbH Die GWV Fulda ist mit 170 Mitarbeitern das größte Erdgasund Wasserversorgungsunternehmen der Region Osthessen. Zusätzlich zur Versorgung mit Erdgas, Trinkwasser und Wärme bietet die GWV Contracting-Lösungen an. Unbundlingkonforme Konzernlösung mit mehreren Man danten und Abrechnung von Gas und Wasser Hohe Kostentransparenz mit Deckungsbeitragsrechnung Durchgängiges Verrechnungs- und Umlagesystem im Controlling Stadtwerke Steinfurt Seit über 100 Jahren sind die Stadtwerke Steinfurt für die Gasgrundversorgung und die Wasserversorgung in der Stadt Stein furt und der Gemeinde Nordwalde zuständig. Zusätzlich wird noch Wärme geliefert. Energieabrechnung für Gas, Wasser und Wärme Wilken Finanzbuchhaltung mit hoher Trefferquote im Electronic Banking Anbindung der Wilken Bau- und Auftragsabrechnung an ein Zeiterfassungssystem 9
Wilken ENER:GY die individuelle Standardlösung Wilken ENER:GY passt sich den Prozessen Ihres Unternehmens an. Nicht umgekehrt! Denn ENER:GY ist eine hochflexible Standardsoftware. Sie wird nach Ihren Bedürfnissen konfiguriert. So können Sie für jedes Energieprodukt den optimalen Ablauf in Ihrer Organisation abbilden und Synergieeffekte nutzen. Unbundlingkonforme Benutzerverwaltung Verwaltung von Benutzerprofilen Rechteverwaltung für Lese- und Schreibzugriffe für einzelne Ober flächen bis auf Feldebene Zuordnung zu unbundlingkonformen Berechtigungsprofilen (Netz, Vertrieb, Service) Technisches Zähler- und Gerätewesen Verwaltung technischer Zählerdaten Verwaltung beliebiger Geräte wie Wandler, Umschaltgeräte, Mengenumwerter, etc. Zählerverwaltung mit Zählerserien und -typen Eichverfahren mit Eichfristen Zertifiziertes Losverfahren mit Stichprobenverwaltung Abnahmestellen- und Zählpunktverwaltung Archivierung / DMS / Datenimport / Datenexport Wilken archiviert Ihre Daten automatisch durch Integration aller gängigen Archiv-Systeme (Dokumenten-Management/DMS) mit dem Wilken-DMS-Connector. So können Sie Ihre Daten bis zum eingescannten Originalbeleg zurückverfolgen. GDPdU: Erfüllung des Beschreibungsstandards gemäß AUDICON/ BMF mit Konvertierung in das IDEA-Format und direktes Brennen auf CD Datenimport und -export in Formate wie Excel, PDF, HTML, XML,... Anbindung von Fremdsystemen über das Wilken EAI-Modul (Enterprise Application Integration) Portalfunktion zur Bereitstellung von Kennzahlen und Berichten Speziell für Wasser und Abwasser Verwaltung und Abrechnung von Haupt- und Abzugszählern Abrechnung von versiegelter Fläche Abwasserabsetzung 10
Referenzen Osthavelländische Trinkwasserversorgung und Abwasserbehandlung GmbH (OWA) Die OWA ist ein privatrechtliches Wasserversorgungs- und Ab wasser ent sorgungsunternehmen. Seit 2005 setzt die OWA Falkensee die Lösung von Wilken ein und rechnet für ihre 125.000 Einwohner rund 5,7 Mio m 3 Trinkwasser ab. Wilken ENER:GY Verbrauchsabrechnung, bei der von einem Konzern das Abwasser in zehn Mandanten im Finanz- und Rechnungswesen gebucht wird Betriebsführung für zehn verschiedene Abwasserbetriebe Mandantenübergreifendes Electronic Banking Einsatz der Wilken Lösung für das kommunale Mahnwesen LuxEnergie S.A. LuxEnergie S.A. gehört in Luxemburg zu den Hauptakteuren im energy contracting und bietet dank perfekten Know-hows und serviceorientierter Kundenpolitik individuelle und schlüsselfertige Konzepte an, die weit über die traditionelle Energielieferung hinausgehen. Energieabrechnung im europäischen Ausland Internationale Rechnungslegung Ausgereiftes Management-Reporting-System Ergebniscontrolling mit mehrdimensionaler Ergebnis betrachtung Wärme und Kältedienstleister mit Energieabrechnung für Luxemburg Zweckverband Wasserversorgung und Abwasserbeseitigung Insel Usedom Das Verbandsgebiet umfasst 24 Mitgliedsgemeinden mit rund 32.000 Einwohnern. 98 % der Grundstücke der Insel Usedom sind an die öffentliche Trinkwasserversorgung angeschlossen. Mit 11 Wasserwerken und 10 Kläranlagen erfolgt die Trinkwasser versorgung und die Abwasserentsorgung für die Insel Usedom. Abrechnung von Trinkwasser und Abwasser Abrechnung von Fäkalabfuhr Einsatz der Wilken ERP-Module mit Customizing speziell für Wasser- und Abwasserbelange 11
Wilken Zusatzmodule Das Prinzip der ENER:GY / EDM-Schnittstelle Verbrauchs- Abrechnungs-System Stammdaten und Wechselprozesse Ablesedaten der Tarifabnehmer Verrechnungsdaten Mehr-/ Mindermengen EDM Energiedatenmanagement-System Zusatzmodul: Energiedatenmanagement für Strom und Gas Verwaltung und Prognose von Zeitreihen und Lastgängen ist bei Strom und Gas für die Abrechnung unter nehmens relevant. ENER:GY bietet dazu standardisierte Prozessschnittstellen, die die benötigten Daten (Stammdaten, Wechselprozesse, Ablesedaten,...) in das Energiedatenmanagement übergeben. Ablesedaten der Lastgangkunden und die Mehr- und Mindermengen werden vom Energiedatenmanagement in ENER:GY übertragen, um die Abrechnung an die Endkunden und die Lieferanten bzw. Transportkunden zu erzeugen. Die Anforderungen an GABi Gas wie z. B. Einführung der Tagesbilanzierung im Gasbereich Marktorientierte Bepreisung der Ausgleichsenergie für bilanzielle Differenzmengen am Ende eines Gastages Verpflichtung für eine marktorientierte Beschaffung der für die physische Netzsteuerung notwendigen Regelenergie werden durch die Übergabe der relevanten Daten aus ENER:GY an das Energiedatenmanagement sicher gestellt. Wilken hat bewährte Schnittstellen zum Energiedatenmanagement BelVis von Kisters. Es lassen sich auch andere EDM-Systeme anbinden. Zusatzmodul: Abrechnung von Hausgemeinschaften oder Einzelpersonen Die Abrechnung von Hausgemeinschaften oder Einzelpersonen für Mülltonnen oder Wasser ist in Wilken ENER:GY ebenfalls möglich. Bei Müll bietet ENER:GY die Abrechnung nach Leerturnus oder nach Anzahl und Gewicht des entsorgten Mülls pro Kunde an. In Hausgemeinschaften ist die Müllentleerung über Umlagefaktoren wie z.b. m 2 oder Anzahl Personen möglich. Zusätzlich werden unterjährige Wechsel in den Mietparteien und Mindestvolumen für die Abrechnung von Müllbehältern berücksichtigt. 12
Wilken Zusatzmodule Zusatzmodul: Smart Metering, Mobiles Zählermanagement und Ablesung Smart Metering bietet neue Möglichkeiten in der Steuerung und Ablesung der Zähler eines Kunden. Wilken ENER:GY hat die intelligenten Zähler in die Workflows integriert. Ein Mitarbeiter kann die Zähler direkt vom Arbeitsplatz aus dem Mahnlauf sperren oder wieder entsperren. Inkasso ist damit kein Thema mehr. Die Ablesung kann ad-hoc oder zyklisch erfolgen und über die EDIFACT-Prozesse an die entsprechenden Marktpartner verteilt werden. Zusätzlich bietet Wilken ENER:GY auch dem Kunden die Möglichkeit, seinen Zähler direkt abzulesen, seinen Tarif zu ändern oder Zusatzdienste, wie z.b. eine Alarmierung bei ausgefallenen Verbrauchen zu erhalten. Zusatzmodul HEIKO: Wasser Heizkosten Nebenkosten Die Heiz- und Nebenkostenabrechnung erstellt Heizkosten abrechnungen gemäß HKVO, Nebenkosten- und Betriebskostenabrechnungen. Dies ermöglicht zusätzliche Leistungsmerkmale wie WärmeDirektService und InkassoBuchhaltung direkt in ENER:GY. Genauso einfach funktioniert die Abrechnung von Verteilungsgemeinschaften für den Wasserbezug. Mit HEIKO können alle Heiz- und Nebenkosten erfasst (Ablesekosten, Hausmeister, Wartungskosten für Antennen anlagen, Grünflächenpflege, Reinigungskosten, usw.) und dem Objekt zugeordnet werden. HEIKO verteilt Heizungskosten, Warmund Kaltwasser und weitere Neben- und Betriebskosten an die Abrechnungseinheiten (Wohnungen und Gewerbeeinheiten) und stellt sie nach dem Verteilungslauf in ENER:GY zur Berechnung bereit. Diese Abrechnung kann entweder separat oder gemeinsam mit den anderen Energielieferungen in der Jahresverbrauchsabrechnung erfolgen. Der nach HKVO notwendige Beleg kann dann gemeinsam mit der Energieabrechnung erstellt und versandt werden. Zusatzmodul: Bonuskartensysteme zur Kundenbindung Kundenbonuskarten geraten nach einem Einführungshype oft schnell in Vergessenheit. Denn der Kunde sieht keinen Nutzen, 500 Punkte für eine Kaffeemaschine zu sammeln, die er schon hat. Die Wilken Bonuskarte der SWU-Tochter EnergiePlus geht einen eigenen Weg. Die Nutzer der kostenlosen SchwabenCard bekommen Rabatte als Euro-Guthaben gutgeschrieben. Der Besitzer kann dieses Geld bei jeder Akzeptanzstelle wieder einsetzen. Dort ist auch eine EC-Karten-Funktion an die Terminals angebunden. Das Konzept funktioniert, weil jeder profitiert. Die Nutzer der Karte gewinnen bares Geld. Die Partnerunternehmen binden über BonusCard Kunden ebenso das Stadtwerk als Herausgeber. Der SWU selbst bereitet die Kundenkarte keinen Aufwand: Alle Geschäftsprozesse haben sie im BPO-Modell (Business Process Outsourcing) an Wilken ausgelagert. 13
Wilken Zusatzmodule Zusatzmodul: KundenInformationsCockpit KIC das smartere CRM Customer Relationship Management (CRM) setzt den Kunden in den Mittelpunkt. Doch viele der heutigen Systeme sind überfrachtet mit für Energieversorger sinnfremden Informationen. Das Wilken Kunden Informations Cockpit KIC wählt deshalb einen anderen Ansatz. Es reduziert auf das, was Energieversorger wirklich brauchen. KIC ist somit ein smartes CRM und die komplette Informations drehscheibe sowie der Aufgabenverteiler für Ihr Unternehmen. Das KundenInformationsCockpit bietet Ihnen von der Organisation des Hausanschlusses bis hin zur Ansicht der Energieabrechnung die ganze Bandbreite der Aufgaben. In der integrierten Termin ver waltung vereinbaren Sie Termine für Kunden und Mitarbeiter, z.b. zur Ablesung oder zum Zählerwechsel. Alle Anfragen des Kunden werden erfasst und an die zuständigen Mitarbeiter zur Bearbeitung weitergeleitet. Über individuell gestaltete Workflows werden anstehende Aufgaben bearbeitet optimal angepasst an Ihre Organisation. Informationen rund um den Kunden und seine Lieferstellen auf einen Blick Abbildung der Organisationsstruktur mit Mitarbeiterhierarchie und Kampagnenmanagement mit Rücklauferfassung Vertretungsfunktion Auswertungen und Mailings Interessentenverwaltung mit Kontaktmanagement TAPI-Schnittstelle zu allen gängigen Systemen Angebotserstellung mit Deckungsbeitragsrechnung Service- und Call-Center-Unterstützung Terminmanagement mit Erinnerungsfunktion Individuell anpassbare Oberflächen Verwaltung von Nachfassaktionen Integration zu Microsoft Office-Produkten Word und Excel Aufgabenverwaltung mit Vertreter- und Delegationsfunktion Erstellung von flexiblen auf Ihr Unternehmen angepassten Workflows Workflowintegration in die Wilken ERP-Module und ENER:GY 14
Referenzen Zusatzmodule KEV Schleiden Die KEV Schleiden ist Grundversorger im Kreis Euskirchen mit 78.000 Kunden. Die KEV Schleiden ist eingebunden in eine Konzernstruktur mit rechtlich getrennten Mandanten: Energie Nordeifel als Servicedienstleister und KEV Netzgesellschaft. Angebotskalkulation und Deckungsbeitragsrechnung für den Vertrieb mit dem Wilken KundenInformationsCockpit Optimierung der Abläufe im Kundenzentrum durch Einsatz der im KIC integrierten Workflowengine Mehrmandantenlösung mit Netz, Service und Vertrieb sowie diskriminierungsfreiem Datenaustausch über EDIFACT nach Vorgaben der Bundesnetzagentur Stadtwerke Wolmirstedt Die Stadtwerke Wolmirstedt liefern als Grundversorger Strom und Gas an Haushalts- und Gewerbekunden. Integrierte Lösung mit dem Energiedatenmanagement BelVis Strom und BelVis Gas der Kisters AG Unbundlingkonformer EDIFACT-Datenaustausch nach Vorgaben der BNetzA Optimierung der Organisation durch den Einsatz der Wilken ERP-Module im Hinblick auf den wachsenden Kostendruck durch die Bundesnetzagentur Stadtwerke Werl Die Stadtwerke Werl versorgen die Einwohner der Stadt Werl und der umliegenden Ortsteile mit Strom, Erdgas und Wasser und bieten Dienstleistungen rund um diese Produkte für Geschäfts- und Privatkunden an. Wilken ENER:CE Pocket-PC Lösung für Ablesung und Zählerwechsel Energieabrechnung für Strom, Gas und Wasser 15
Wilken Self-Service-PORTAL Kunden erwarten heute schnelle Auskünfte rund um die Uhr. Sie möchten nicht abhängig sein von Öffnungszeiten der Service zentren oder der Erreichbarkeit einer Telefon-Hotline. Das Wilken Kundenportal ist das logische Bindeglied zwischen dem modernen Kunden und der Produktfamilie der Wilken Suite 2008. Es verschlankt Ihre Prozesse und senkt die internen Servicekosten. 24/7 Die neue Formel für Erreichbarkeit Das ENER:GY Kundenportal im Internet steht Ihren Kunden rund um die Uhr zur Verfügung: 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche. Hier informieren Sie über neue Produkte, gleichzeitig können Ihre Kunden in einem geschützten Bereich mit Ihnen online kommunizieren. Zum Beispiel: Kontaktdaten und Adressänderungen einstellen Bankverbindung ändern Zählerstände eingeben Rechnungen einsehen Tagesaktuelle Pro-Forma-Rechnungen erstellen Abschlagsänderungswünsche anmelden Vertragsdaten einsehen Intuition ist Trumpf Einfache Bedienbarkeit Das Kundenportal wurde nach neuesten Erkenntnissen der Usability- Forschung gestaltet. Einfache Prozessschritte leiten auch un geübte Internetnutzer schnell durch die Anwendung. Zur Bedienung benötigen Sie keine Anleitung. Alles ist logisch aufgebaut und wird intuitiv verstanden. Die Nutzung ist ebenso einfach wie der Einkauf bei ebay. Kein Medienbruch: Perfekte Integration in Ihre Geschäftsprozesse Das einzigartige am Wilken Self-Service-PORTAL ist die perfekte Integration in Ihre Prozesslandschaft. Während herkömmliche Systeme im Internet gemachte Änderungen per Mail an den Energieversorger weiter leiten, kommt es bei Wilken zu keinerlei Medienbruch. Vom Kunden im Portal gemachte Änderungen (Adressummeldungen, neue Abschlagsvorschläge, etc.) fließen direkt in die Kundenakte des KundenInformationsCockpits KIC. Das heißt, Ihre Mitarbeiter im Kundenservice müssen die Daten nicht extra neu eingeben. Sie werden automatisch am Stammdatensatz des Kunden angehängt. Doppelte Erfassungen entfallen. Doch nichts geschieht ohne Ihre Einwilligung! Der zuständige Sachbearbeiter erhält automatisch eine Neue Aufgabe auf seinem Bildschirm. Ein einfacher Klick in die Kundenakte und er kann die Änderungswünsche freigeben, ab lehnen oder verändern. Dazu reicht ein Mausklick auf ein grünes Freigabesymbol oder auf ein rotes Ablehnungskreuz. Die gewünschten Änderungsdaten werden dann automatisch übernommen. Eine manuelle Erfassung im Abrechnungssystem (mit typischer Fehleranfälligkeit) entfällt. 16
Daten selbst ändern Ob Umzugsmeldung oder Kontoänderung. Kunden können ihre neuen Daten dem Energieversorger rund um die Uhr mitteilen. Der Sachbearbeiter erhält sofort eine Aufgabe zur Freigabe im KIC. Somit ist gewährleistet, dass jede Änderung noch einmal von einem Mitarbeiter der Stadtwerke überprüft wird. Nach erfolgter Änderung wird der Kunde automatisiert per Mail informiert. Zählerstände eingeben Kunden haben die Möglichkeiten, ihre Zähler selbst abzulesen und im Portal einzugeben. Diese gehen dann in die Verbrauchs abrechnung und werden dort automatisiert auf Plausibilität geprüft. Energieart und Zählernummer werden vom System vorgegeben. So ist der Kunde sicher, dass er den richtigen Zähler abliest. Zählerstandeingabe und Weiter -Klicken genügt. Rechnungen einsehen und erstellen Kunden haben ihre Rechnungen jederzeit im Blick: Online als pdf einsehen Direktausdruck Speicherung des pdfs auf dem Home-PC Nach Eingabe des aktuellen Zählerstandes kann sich der Kunde auch tagesaktuelle Pro- Forma-Rechnungen erstellen und gegebenenfalls seine Abschlagszahlungen ändern. 17
Wilken ENER:GY Web-Shop Strom und Gas online kaufen Ideal auch für Handelsorganisationen Strom und Gas kaufen Kunden heute im Internet ebenso leicht wie sie Bücher bestellen. Öffnungszeiten oder die Erreichbarkeit einer Telefon-Hotline wirken nahezu antiquiert. Der Wilken ENER:GY Web-Shop ist das Bindeglied zwischen dem Kunden von heute und der Produktfamilie der Wilken Suite. Ihre Prozesse werden optimiert. Die Kosten für Ihren Vertrieb gesenkt. Der Webshop ist nicht nur für Querverbundsunternehmen interessant. Gerade für Handelsorganisationen ist er ein ideales Instrument zur Kundenbindung. Stromeinkauf rund um die Uhr Der Wilken ENER:GY Web-Shop steht Ihren Kunden rund um die Uhr zur Verfügung. 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche. Hier informieren Sie über Ihre Produkte und bieten diese direkt an. Regionale Produktangebote über Postleitzahlsuche Paketangebote Kunden-werben-Kunden-Aktionen (Virales Marketing) Gutscheine Produktbundles Kreativität voll entfalten Der Kreativität sind hier keine Grenzen gesetzt. Die Produktpalette kann neben den klassischen Energiearten wie Strom, Gas, Wasser erweitert werden, um Produktbundles wie z.b. Stromvertrag mit einem DSL-Anschluss. 18
Einfachheit ist Trumpf Der Wilken Shop ist intuitiv aufgebaut. Neben dem klassischen Produktkatalog können Sonder angebote definiert werden, die speziell auf Kunden oder auf Interessenten abgestimmt sind. Mit der integrierten Artikelverwaltung werden alle Angebote individuell gepflegt. Bestellen leicht gemacht Die Bestellfunktion ist benutzerfreundlich und leicht bedienbar. So wird das Bestellen von Strom, Gas und Wasser in jedem unterschiedlichen Tarif zum Kinderspiel. Automatisierter Workflow Nach erfolgter Bestellung werden die Daten an das KundenInformationsCockpit (KIC) weitergegeben. Der zuständige Mitarbeiter erhält automatisch eine Aufgabe, um die Bestellung bearbeiten zu können. Der Workflow kann auch, sofern kein Mitarbeiter eingreifen muss, vollständig automatisiert werden. 19
Wilken Finanzbuchhaltung Die Wilken Finanzbuchhaltung ist der Kern des Wilken Rechnungs wesens. In ihm steckt die Erfahrung aus 30 Jahren kaufmännischer Softwareentwicklung und der kontinuierlichen Weiterent wicklung der Grundfunktionen wie Buchen, Zahlungsverkehr, Mahnwesen sowie Verwaltung von offenen Posten. Unternehmensübergreifendes Buchen / Zentralabwicklung Skalierbare Buchungsmaschine für 10.000 bis 10 Millionen Buchungen pro Monat Unternehmensübergreifender Zahlungslauf mit OP-Ausgleich Unternehmensübergreifender Mahnlauf mit vielfältigen Gruppierungsmerkmalen und individuellem Layout Electronic Banking OP-geführte Sachkonten Verarbeitung elektronischer Kontoauszüge mit dem MT 940 Datenaustauschformat Kontinuierliche Verbesserung der Trefferquoten durch lernfähiges System mit Fuzzy-Logic Recherchesystem zur einfachen Zuordnung von Zahlungseingängen mit Toleranzfunktion Automatische Berücksichtigung von Ratenzahlungsvereinbarungen Automatisierte Verarbeitung und Zuordnung von Avisen Mahnwesen Flexibles Mahnwesen nach kommunalen Vorgaben Anbindung an gerichtliches Mahnwesen Darlehensbuchhaltung Verwaltung von Darlehen mit Tilgungsplan, Zinsstaffeln, Liquiditätsvorschau und Meldungen an Finanzbehörden Anzahlungsbuchhaltung Automatische Auflösung von Teilzahlungen bei Buchung der Schluss rechnung Ist-Versteuerungsprinzip, direkte Buchung von Einbehalten Kontenfindung Automatische regelbasierte Kontenfindung 20
Highlights Automatische Abläufe durch vorgegebene Workflows Bei Wilken haben Sie die Wahl: Entweder sofortige Buchungen in Echtzeit oder zeitgesteuertes Buchen, z.b. nachts, um freie Server kapazitäten zu nutzen ( Load Balancing ). Workflow-Designer zur Konfiguration von Abläufen bei der Rechnungs prüfung: Postkorb und Wiedervorlagefunktion mit E-Mailoder SMS-Benachrichtigung Schnellerfassung von ähnlichen Buchungen durch Musterbuchungen Vollautomatische Durchführung von Termin- und Dauerbuchungen Freigabeverfahren sind individuell festlegbar, beispielsweise 4-Augen-Prinzip beim Zahlungsverkehr Abbildung von Konzernstrukturen Mit dem Wilken Rechnungswesen haben Sie einzelne Einheiten wie Filialen, Werke oder (Tochter-) Gesellschaften im Blick. Gleichzeitig können Sie konsolidierte Daten der Unternehmensgruppe abrufen. Vollkonsolidierung von Unternehmen Stammdatenhaltung sowie Verdichtung und Analyse von Bewegungsdaten über frei definierbare Hierarchien (Konzern-Mandant-Werk, Kostenstelle, Kostenträger, Auftrag, Bezugsgrößen, Mengen) mit Drill-Down-Funktion bis zum Ursprungsbeleg Ausgleich von Fremdwährungsdifferenzen und Buchungen zwischen einzelnen Unternehmen (Intercompany-Umsätze) Abschlussarbeiten: 10-stufige Monats- und Jahresabschlüsse, z.b. für verschiedene Fachbereiche Bilanzsimulation durch automatisierte Jahresabschlussbuchungen Einfaches Replizieren von Datenstrukturen und Mandanten durch Mustertemplates Automatische Umschlüsselung von Daten bei der Fusion und Aufspaltung von Unternehmen Ihre Geldflüsse im Blick: Cash-Flow-Management Je übersichtlicher Sie Ihre Geldflüsse im Blick haben, desto besser können Sie planen: Forderungsmanagement mit integrierter Mahnstatistik und Kunden- Umsatz-Statistik, Bonitätsprüfung Zahlverhalten-Analyse Bankdisposition mit direkter Geldtransferfunktion zwischen Konten Integration von Festgeld- und Wertpapier ver waltung Sachkontenverzinsung 21
Wilken Anlagenbuchhaltung Die Wilken Anlagenbuchhaltung ist komplett integriert in das Wilken Rechnungswesen. Der Austausch der Daten funktioniert ohne Schnittstellen. Sie beinhaltet die klassischen Elemente zur Planung, Steuerung und Kontrolle von Investitionen. Das besondere an der Wilken Anlagenbuchhaltung ist der flexible Anlagen stamm mit frei wählbaren Zusatzfeldern. Dabei bilanziert die Software nach dem Steuerrecht, nach dem Handels recht oder nach Ihrer Konzernabschreibung. Ganz wie Sie es möchten! Auch eine firmeneigene kalkulatorische Abschreibung beispiels weise über Wieder beschaffungswerte nach Indexreihen ist möglich. Unsere Software passt sich Ihrem Abschreibungsmodell an nicht umgekehrt! Das macht den Unterschied. Anlagenbudgetierung Bis zu zehn Budgetierungsvarianten pro Bilanzierungsart Mergers and Acquisitions Automatisierter Anlagentransfer bei Fusionen oder Neugründungen Leasinganlagen Erstellung und Verwaltung von Leasinganlagen ist möglich Investitionszuschüsse Investitionszuschüsse zu Anlagen sind wahlweise aktiv oder passiv darstellbar Wertaufholung Kalkulatorische AfA mit Wertaufholung zur Sicherstellung der Mittel für die Wiederbeschaffung AfA-Formelgenerator Freie Gestaltung von Abschreibungsformeln zusätzlich zu den hinterlegten Standardformeln Automatisierte Buchungen Automatisierte Erzeugung von Buchungen z.b. beim Vollabgang von GWGs oder bei Umbuchungen Integration Bidirektionaler Datenfluss in andere ERP-Bereiche wie Finanz buchhaltung, Einkauf und Kosten-Leistungs-Rechnung 22
Referenzen Stadtwerke Norderstedt Die Stadtwerke Norderstedt versorgen mit 250 Mitarbeitern Kunden mit ca. 75.000 Zählern in Norder stedt mit Strom, Gas, Wasser und Fernwärme. Sie betreiben öffentliche Verkehrsmittel und das Erlebnisbad ARRIBA. Mit ihrer Telekommunikationstochter wilhelm.tel verfügen sie über eigene Glasfasernetze einschließlich der letzten Meile bis zum Gebäude ihrer Kunden. 3 Abrechnung von Strom, Gas, Wasser, Fernwärme und Telekommunikation 3 Scannergestütztes Lagersystem mit direkter Integration in die Wilken Materialwirtschaft 3 Abbildung der Struktur mit 2 Konzernen und 10 Mandanten Stadtwerke Aschaffenburg Bei der Aschaffenburger Versorgungs-GmbH (AVG) kümmern sich mehr als 250 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Tag und Nacht darum, dass die Strom-, Erdgas-, Wasser- und Wärmeversorgung sicher und zuverlässig erfolgen kann. Die jährlich abgegebene Strommenge beträgt rund 400 Mio. kwh, die abgegebene Erdgasmenge beläuft sich auf ca. 1,6 Mrd. kwh im Jahr. 3 Konzernstruktur mit mehreren Mandanten für Strom, Gas, Fernwärme, Müll und Straßenreinigung 3 Energieabrechnung mit Zusatzmodulen Müll- und Straßenreinigung 3 Controlling Auskunftssystem für Kostenstellenverantwortlich 3 Anbindung von Außenstellen an das ERP-System Stadtwerke Schwabach GmbH Die Stadtwerke Schwabach GmbH versorgen ihre Kunden mit Strom, Gas und Wasser. Gleichzeitig halten sie Beteiligungen an der Stadtbäder Schwabach GmbH und an der Stadtverkehr Schwabach GmbH. Zusätzlich ist im Unternehmenszweck die Erbringung von EDV-Dienstleistungen verankert. 3 Abbildung der Konzenstruktur in einem Konzern mit sechs Mandanten 3 Energieabrechnung von Strom, Gas und Wasser inkl. Wartung und Abrechnung der Strassenbeleuchtung 3 Anbindung eines Kassenautomatensystems an die Wilken Finanzbuchhaltung zur Optimierung der Barzahlungsvorgänge im Kundenzentrum 23
Wilken Controlling Das Wilken Controlling unterstützt Sie im internen Rechnungswesen. Basierend auf den Daten des Hauptbuchs der Finanzbuchhaltung bilden Sie parallel mit dem Wilken Controlling Ihre Kostenrechnung zur internen Überwachung und Steuerung ab. Die Kostenrechnung kann wahlweise oder in Kombination als Kostenstellen-, Kostenarten-, Auftrags-, Projekt- und/oder Kostenträgerrechnung ausgestaltet werden. Die inhaltliche und strukturelle Ausgestaltung der Kostenrechnung geben komplett Sie vor. Das Wilken Controlling unterstützt Sie funktional bei der Planung, der internen Leistungsverrechnung sowie der Erstellung von kostenrechnerischen Auswertungen. Alle Prozesse der Aufbereitung des primären Zahlenmaterials für interne Rechnungslegungszwecke (z.b. Umlagen, Verrechnungen, kalkulatorische Abgrenzungen, kalkulatorische Glättung oder kalkulatorische Anderskosten) können parametrisiert und automatisiert werden. Das System übernimmt die komplette Datenaufbereitung. Sie können sich auf die eigentlichen Controllingaufgaben der Analyse und Steuerung konzentrieren. Kostenstellenrechnung bzw. Profit-Center-Rechnung Konten- bzw. kostenartenbezogene Kontierung Differenzierte Betrachtung nach den Verursachungsorten der Kosten Abbildung Ihrer realen Unternehmensstrukturen Hierarchisch orientierte Abbildung in Kostenstellen und Profit-Center Verdichtete Auswertungen und Drill-Down-Analysen Frei definierbarer Aufbau des BAB (Betriebsabrechnungsbogen) Kostenträger- bzw. Leistungsrechnung und Produktergebnisrechnung Direkte Kontierung von Kosten und Erlösen auf Kostenträger Zuteilung bzw. Verteilung der Gemeinkosten auf Kostenträger mittels diverser Möglichkeiten der internen Leistungsverrechnungen: prozentuale Verteilung/Umlage, Verteilung von Festwerten, Verrechnung anhand von Verrechnungspreisen, Stufenleiterverfahren aber auch wechselseitige Verrechnung (über iteratives Verfahren oder über mathematisches Gleichungsverfahren) Erfassung von Leistungsmengen: etwa Arbeitszeiten als Leistungs - stunden (Soll/Ist) mit automatischer Leistungs-/Verbrauchsbuchung Abweichungsanalyse: Analyse von Plan-Ist- bzw. Soll-Ist-Abweich ungen mit differenziertem Ausweis der Beschäftigungsabweichung, Preisabweichung und Verbrauchsabweichung Ermittlung von Produktiv-Kennzahlen (z.b. Personalintensität, Material intensität, etc.) Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators) Break-Even-Analysen nach Stück und Umsatz 24
Abweichungsanalyse bei flexibler Plankostenrechnung Auftrags- und Projektcontrolling Aufträge/Projekte als zusätzliche Kontierungsobjekte in der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) eröffnen eine weitere Perspektive auf Ihre Unternehmensdaten, mit der Möglichkeit der Weiter verrechnung an beliebige andere KLR-Objekte, z.b. Verrechnung der Kosten eines Auftrages auf Kostenträger, Kostenstelle oder Hauptauftrag Investive Aufträge ermöglichen z.b. die automatisierte Aktivierung von Eigenleistungen an die Anlagenbuchhaltung und an die Finanzbuchhaltung Technische Aufträge (z.b. Installationsaufträge) werden automatisch in die Kostenrechnung übergeben - ein doppeltes Erfassen entfällt Flexible Planungsfunktionen Planwerterfassung auf allen Stufen der Kostenstellen und -arten, auch auf Verdichtungsebenen Bottom-Up- und Top-Down-Planungsansätze Übertragbarkeit von saisonalen Kosten-Verläufen auf zukünftige Planwerte Standardauswertungen und Analysen Ergebnisberichte als GuV gemäß HGB oder kalkulatorisch Kostenberichte nach frei selektierbaren Belegherkünften Abweichungsanalysen: Plan-Ist-Soll, Periodenvergleiche Forecasts und Hochrechnungen Integration Überführungsrechnung zum Abgleich der Planzahlen aus dem Wilken Budgetmanagement mit denen der Kostenplanung Integration von technischen Aufträgen in der Wilken-Produktionsplanung mit Zeiterfassung und Lohnscheinerfassung mit automatisierter Verrechnung Automatische Überführung von Bauaufträgen in die Anlagen buchhaltung zwecks Aktivierung 25
Management-Reporting-System: Berichte Mit dem Wilken Management-Reporting-System (MRS) werden alle Anforderungen der Berichtslegung abgedeckt. Sie können sämtliche Informationen aus den Modulen des Rechnungswesens, der Materialwirtschaft und den ENER:GY-Modulen zur Auswertung heranziehen. Das Wilken MRS unterstützt Sie, Ihre Unternehmensdaten im Blick zu behalten, sie zu analysieren und grafisch aufzubereiten. Leistungsmerkmale Alle denkbaren betriebswirtschaftlichen Auswertungen sind möglich. Es werden alle Berichtsanforderungen für das Rechnungswesen, das interne Controlling sowie die Betriebsstatistik bedient, z.b.: Bilanz Gewinn- und Verlustrechnung Anlagenspiegel Sparten-differenzierte Darstellung von Bilanz, GuV und Anlagenspiegel Kostenstellenberichte (Kosten-Entwicklung, Plan-Ist-Vergleiche, etc.) Budget- und Wirtschaftspläne Umsatz- und Verbrauchsauswertungen für Tarif- und Sondervertragskunden Liquiditätskennzahlen, Cash-Flow, Fälligkeitsanalysen Berichte für die Bundesnetzargentur (Formblatt 5 etc.) Berichtsausgaben sind online im System, als PDF oder im CSV-Format möglich. Berichtsergebnisse lassen sich auch direkt nach Excel exportieren. Alle Berichte werden in einer Verzeichnisstruktur im System ge ordnet abgelegt und können dort ausgewählt und erzeugt werden. Sie können entweder auf Standard-Berichte zurückgreifen oder selbst Auswertungen definieren. Elektronische Assistenten (Wizards) helfen Ihnen bei der Berichtserstellung. Wertinformationen können online bis auf die Ebene des Einzelbelegs zurückverfolgt werden (Drill-Down-Möglichkeit) Mehrere Berichte lassen sich zu einem Gesamtbericht vereinigen. Auf diese Weise können Sie Komplexität auflösen und trotzdem einen Gesamtbericht versenden. Layout-Möglichkeiten der Berichtsdefinition: Zellgenaue Berichtsdefinition mit grafischer Bedienoberfläche wie in Excel Einbinden von Logos Ampel- und Trend-Darstellung mit grafischen Symbolen Diagrammdarstellung Berichte können auch zu individuellen Erfassungsformularen um funktioniert werden. Auf diese Weise können zusätzlich Daten (z.b. Plan-Zahlen, manuelle Zusatz-Informationen für Statistiken) im System erfasst werden. 26
Wilken Budgetmanagement Wilken Budgetmanagement unterstützt Sie bei der Budgetplanung und -überwachung. Im Rahmen der Bewirtschaftung zeigt das System Ihre Budgetsituation tagesgenau auf allen Aggregatsstufen. Durch die vorgelagerte Mittelüberwachung werden Budgetengpässe frühzeitig erkannt und es kann entsprechend gegengesteuert werden. Auch die Planaufstellung des Budget-, Wirtschafts- oder Haus haltsplans wird effizienter gestaltet. Die Software unterstützt Sie bei der rechnerischen Ermittlung von Plan- und Hochrechnungswerten und erlaubt zudem textliche Erläuterungen zu den Budgetansätzen. Die drucktechnische Aufbereitung des Budget-, Wirtschafts- oder Haushaltsplans erfolgt über die direkte Anbindung des Wilken Management-Reporting-Systems. Der integrative Mehrwert des Wilken Budgetmanagement ergibt sich durch die Verbindung von Planung und Bewirtschaftung in einer Software sowie durch die Integration in andere Module der Wilken-Produktfamilie. Das Budgetmanagement wird über die Standard-Schnittstellen vollautomatisiert mit allen Werten der im Einsatz befindlichen Software versorgt. Hervorzuheben ist die fachliche Umschlüsselung von Werten von Anlagen- auf Investitionskonten. Leistungsmerkmale Budget-Überwachung Automatische Budgetüberwachung mit Benachrichtigungs funktion Eskalationsworkflow im Falle der Budgetüberschreitung Berücksichtigung von Deckungsfähigkeiten Flexibel parametrisierbarer Grad der Budget-Überwachung So ist auch eine Überwachung auf höherer Ebene einstellbar. Man kann also anstatt der Überwachung jeder einzelnen Position auch das Gesamtbudget einer ganzen Kontengruppe in Summe über wachen. Andere Alternativen sind die kontengenaue, kostenstellen genaue oder sogar kombiniert eine konten- und kostenstellen genaue Überwachung. Frühwarnsystem Budgetanalyse auf jeder Aggregatsebene bis hin zum Einzelbeleg Möglichkeit zur vorgängigen Budgetüberwachung bereits zum Zeitpunkt der Bestellung Leistungsmerkmale Budget-Planung Planungsinstrument für mehrjährige Haushalts- und Budget planung Import- und Export-Möglichkeiten von Planzahlen Frei konfigurierbare Schnellerfassungsmasken Beliebig viele Planvarianten Möglichkeiten zur Hinterlegung von Vermerken und Erläuterungen Automatisierte Plan- und Hochrechnungsverfahren 27 27
Wilken Materialwirtschaft für Energieversorger Der Wilken Einkauf ist eine zentrale Funktion der Wilken Materialwirtschaft. In ihm steckt die Erfahrung aus 30 Jahren kaufmännischer Softwareentwicklung und der konsequenten Beschäftigung mit sich verändernden Geschäftsprozessen: z.b. Bestellvorschlägen, Bestellabrufen, Bedarfsanforderungen oder sachlicher / rechnerischer Rechnungsprüfung. Zentraler Einkauf Maschinelles Einlesen von Angeboten und Preislisten Lieferpläne und Rahmenaufträge Aufmasserfassung Metallnotierungen Kontierungsaufteilung an den Bestellpositionen Freie Gestaltung aller Belege mittels Wilken Formulargenerator Hinterlegen von Bildern am Artikelstamm Bestellobligo online aktuell: Liquiditätsplanung leicht gemacht! Integration von E-Procurement zur dezentralen Bedarfsanforderung Integration von Plattformen für die rechtskonforme Ausschreibung Wareneingang und Lagerung Automatische Verbuchung in der Lagerverwaltung Elektronisches Lieferavis, Lieferanmahnung Konsignationslager MDE Anbindung für die Lagerbewirtschaftung Verschiedene Inventurverfahren Stichtagsbezogene Bestands- und Bewertungsstatistiken Merkmalorientierte Qualitätsprüfung beim Wareneingang Reklamationsbearbeitung / Rücklieferungen Rechnungsprüfung mit Workflow Unterstützung Die Wilken Rechnungsprüfung ist das nachgelagerte Modul zum Einkauf und Integrationsbrücke zum Wilken Rechnungswesen. Rechnungseingangsbuch Vorgangsbearbeitung mit integriertem Nachrichtensystem Hinterlegung von Prüfabteilungen Rechnungsprüfung mit Bezug zu Bedarf, Bestellung und Wareneingang Abbildung von Beschaffungsnebenkosten Kontierungsaufteilungen für das Rechnungswesen Gutschriftsverfahren Automatische Auflösung von Teilzahlungen bei Buchung der Schlussrechnung Direkte Buchung von Sicherheitseinbehalten Bauabzugssteuer Direkter Skontoabzug Automatische Neuanlage von Anlagegütern anhand von Musteranlagen Vorerfassung aller anlagenrelevanten Informationen für die Anlagenbuchhaltung bei Investitionsrechnungen 28
Wilken Vertrieb In dieser zentralen Informations- und Steuerungseinheit verwalten Sie Kunden und Interessenten, Produkte und Preise, Angebote und Aufträge, Zu- und Abschläge sowie Versand und Fakturierung. Preisfindung Kaskadierende Staffelpreise Individuelle Konditionen (mengen- und wertabhängig, kundenund produktspezifisch sowie vorgangsspezifisch) Preisfindung über definierbare Kalkulationsschemen oder über Lagerpreise Angebot- und Auftrag Angebotsbearbeitung mit Wiedervorlage und Erfolgskontrolle Automatische Übernahme der Angebote in die Auftragsabwicklung möglich Freier Struktur-Aufbau für die Belegarten (z.b. mit Zwischensummen) freie Formulargestaltung für Angebot, Auftrag, Kommissionierbeleg, Lieferschein und Rechnung mittels Wilken Formulargenerator Automatische Auftragsbestellung und interne Auftragsgenerierung Automatisierte periodische Fakturierung (Mieten, Gebühren, Abonnements etc.) Automatische Generierung von Aufträgen und Rechnungen über Basisaufträge Automatische Rechnungspositions-Generierung anhand regelbasierter Logiken Anbindung an CRM-Systeme (Customer Relationship Management) Rechnungsstellung Abbildung von Anzahlungen und Schlussrechnungen integriert mit dem Rechnungswesen Gutschriften Rechnungsschreibung ohne vorgelagerte Vorgänge Integration ins Rechnungswesen Automatische Integration der Ausgangsrechnungen in die Debitoren-Buchhaltung und ins Controlling (z.b. zur Kostenträgererfolgsrechnung) Integrierte regelbasierte Kontenfindung für die Erzeugung der Buchungssätze des Rechnungswesens 29
Bau- und Auftragsabrechnung Die Wilken Bau- und Auftragsabrechnung bietet Ihnen eine Strukturierung Ihrer internen Aufträge, eine Ressourcenplanung, Budgetüberwachung und dient als Kostensammler der tatsächlichen Ressourcenverbräuche (Material, Personal, Maschinenstunden, Fremdleistungen). Aus der Bau- und Auftragsabrechnung werden direkt Kundenrechnungen (Pauschalen oder nach Aufwand) generiert. Soll- oder Schätzwerte pro Ressource Hinterlegen von Zuständigkeiten und Workflows mittels internem Mailingsystem Einfache Materialplanung mittels Materialentnahmelisten Stücklistenverwaltung Technische Aufträge (z.b. Installationsaufträge) können automatisch in die Kostenrechnung übergeben werden. Ein doppeltes Erfassen entfällt. Investive Aufträge ermöglichen z.b. die automatisierte Aktivierung von Eigenleistungen an die Anlagenbuchhaltung und an die Finanzbuchhaltung Verfügbarkeitsprüfung der benötigten Materialien Materialreservierung und Entnahmebuchungen Erfassung auftragsbezogener Personalzeiten Automatische Zurechnung von Gemeinkosten auf Aufträgen Soll-/Ist-Vergleich und Aufwands-/Erlös-Vergleich auf Knopfdruck Aufträge mit oder ohne Weiterberechnung Berechnung pauschal oder nach Aufwand mit entsprechenden Zuschlägen Instandhaltungsplanung Infocenter (schneller auftragsbezogener Vorgangswechsel) Wilken Instandhaltung Verwaltung von Instandhaltungsobjekten mit ihren zugeordneten Merkmalen, zugehörigen Wartungsplänen und -zyklen Automatische Generierung von Aufträgen zur vorausschauenden Wartung bei Erreichung des nächsten Wartungsdatums Manuelle Erstellung von Instandhaltungsaufträgen ebenso möglich Auftragsabwicklung über das Projekt- und Auftragsmanagement Planung von Personal-/Maschinen-Kapazitäten und Materialien Erfassung der tatsächlichen Ressourcenverbräuche pro Wartung (Material, Mitarbeiterstunden und Fremdleistungen) Integrierte, mitlaufende Kalkulation der Wartungen sowie Nachkalkulation über die Kostenrechnung Detaillierte Planung benötigter Ressourcen für die Wartungen anhand von Stücklisten, Arbeitsplänen und Betriebsmitteln Detaillierte Planung benötigter Qualifikationen für die Wartungen bei Mitarbeitern und Fremddienstleistern Auslösung von Sonderwartungsaufträgen Erstellung Prüfberichte Integration mit geographischen Informationssystemen (GIS) 30