Outlook 2010 Einführung Nachrichten bearbeiten 3.2 Nachrichten bearbeiten Nachrichten lesen Zum Lesen von Nachrichten stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung: Sie können eine Nachricht im Lesebereich lesen, sich die ersten Zeilen jeder Mail in der Nachrichtenliste einblenden lassen (Autovorschau) oder die Nachricht öffnen. Lesebereich Markieren Sie eine Nachricht in der Liste, um sie im Lesebereich zu lesen. Den Lesebereich können Sie im Register Ansicht, Gruppe Layout mit der Schaltfläche Lesebereich und den Befehlen Rechts, Unten oder Aus anpassen. Autovorschau Über den Befehl Autovorschau (Register Ansicht, Gruppe Aktuelle Ansicht, Schaltfläche Ansicht ändern) können Sie in der Nachrichtenliste die ersten drei Zeilen jeder Mail unter dem Betreff einblenden. Umfasst eine Mail insgesamt nur drei Zeilen, so dass Sie vollständig in der Autovorschau angezeigt wird, endet der Vorschautext mit dem Hinweis <Ende>. Abb. 3.2-1 Nachrichten mit Autovorschau Autovorschau nur für ungelesene Mails Die Autovorschau ist einerseits praktisch, weil Sie sich direkt in der Nachrichtenliste über den Betreff hinaus über den Inhalt einer Mail informieren können. Andererseits leidet durch die Autovorschau die Übersichtlichkeit der Nachrichtenliste. Einen Mittelweg können Sie gehen, wenn Sie die Autovorschau nur für Mails anzeigen lassen, die den Status Ungelesen (s. Seite 108) haben. ikonverlagsgesmbh redmond s Verlag / Dr. Jürgen Nürnberger 93
Nachrichten bearbeiten Outlook 2010 Einführung Schritte Sie möchten die Autovorschau nur sehen, wenn eine Mail noch nicht gelesen wurde: 1 Wenn Sie sich noch nicht darin befinden, wechseln Sie zum Posteingang. 2 Öffnen Sie im Register Ansicht, Gruppe Aktuelle Ansicht über den fehl Ansichtseinstellungen das Dialogfenster Erweiterte Ansichtseinstellungen. 3 Klicken Sie im Dialogfenster Erweiterte Ansichtseinstellungen auf Weitere Einstellungen. 4 Wählen Sie im Dialogfenster Weitere Einstellungen im Bereich AutoVorschau die Option AutoVorschau für ungelesene Elemente. Abb. 3.2-2 Die Autovorschau wird nur bei ungelesenen Elementen angezeigt 5 Schließen Sie alle Dialoge. Um die Einstellung wieder rückgängig zu machen, führen Sie die Schritte nochmals durch und wählen bei Schritt 4 die Option AutoVorschau für alle Elemente. Nachrichten öffnen Wenn Sie eine Nachricht doppelklicken oder nach dem Markieren der Nachricht die Tastenkombination S+o verwenden, wird die Nachricht in einem eigenen Lesefenster geöffnet, in dem Ihnen weitere Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen. Einige dieser Möglichkeiten haben Sie schon im Kap. 2 kennen gelernt. Wenn Sie mehrere Nachrichten nacheinander lesen möchten, müssen Sie das Fenster nicht jedes Mal neu aufrufen, sondern können über die Schaltflächen und in der Symbolleiste für den Schnellzugriff in den Nachrichten blättern. Das Lesefenster schließen Sie über die Schließen-Schaltfläche des Lesefensters, die Tastenkombination A+$ oder den Befehl Schließen im Register Datei. Eingehende Nachrichten mit eigenen Notizen versehen Bei eingegangenen Nachrichten können Sie Betreffzeilen aussagekräftiger gestalten oder den Nachrichtentext mit eigenen Notizen ergänzen. Um eine Betreffzeile zu ändern, klicken Sie in der geöffneten Nachricht in die Betreffzeile und führen die gewünschten Änderungen durch. Speichern Sie die Änderung durch Klick auf die Schaltfläche in der Symbolleiste für den Schnellzugriff oder indem Sie die Nachricht durch Klicken auf die Schließen- Schaltfläche schließen und die Speicherrückfrage mit Ja beantworten. 94 OUTLOOK 2010 EINFÜHRUNG Dr. Jürgen Nürnberger
Outlook 2010 Einführung Nachrichten bearbeiten Abb. 3.2-3 Wenig aussagekräftige Betreffzeilen Abb. 3.2-4 können Sie durch Bearbeitung informativer gestalten Im Gegensatz zur Betreffzeile ist der Nachrichtentext zunächst schreibgeschützt. Wenn Sie im Text einer empfangenen Nachricht Ihre Notizen einfügen möchten, gehen Sie so vor: 1 Öffnen Sie die Nachricht. 2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktionen (Register Nachricht, Gruppe Verschieben). 3 Wählen Sie den Menübefehl Nachricht bearbeiten. 4 Der Nachrichtentext ist nun zum Schreiben geöffnet. Fügen Sie Ihre Anmerkungen ein und formatieren Sie sie gegebenenfalls. 5 Speichern Sie die Änderung durch Klick auf die Schaltfläche in der Symbolleiste für den Schnellzugriff oder indem Sie die Nachricht durch Klicken auf die Schließen-Schaltfläche schließen und die Speicherrückfrage mit Ja beantworten. Schritte Zeit sparen durch Notizen am richtigen Ort Schreiben Sie Gedanken und Ergänzungen zu einer eingehenden Nachricht nicht auf irgendeinen Notizzettel, sondern direkt in die Nachricht. Sie sparen Zeit, weil Sie nicht bei jeder Nachricht nachdenken müssen, ob Sie sich dazu Notizen gemacht haben und wenn ja, wo der Notizzettel liegt. Tipp Gelesen/Ungelesen Ungelesene Nachrichten erscheinen im Posteingang mit dem Symbol des geschlossenen Briefumschlags (s. Seite 87) und fett geschriebenem Absender. Eine Nachricht erhält den Status Gelesen, wenn Sie im Posteingang eine andere Nachricht markieren oder wenn Sie die Nachricht öffnen. ikonverlagsgesmbh redmond s Verlag / Dr. Jürgen Nürnberger 95
Nachrichten bearbeiten Outlook 2010 Einführung Abb. 3.2-5 Ungelesene (oben) und gelesene (unten) Nachricht Den Status können Sie wieder auf Ungelesen einstellen. Dazu klicken Sie auf die entsprechende Nachricht mit der rechten Maustaste und wählen im Kontextmenü den Befehl Als ungelesen markieren. Alternativ können Sie auch die Tastenkombination S+u drücken oder den Befehl Ungelesen / gelesen im Register Start, Gruppe Kategorien. Im geöffneten Nachrichtenfenster klicken Sie auf die Schaltfläche Als ungelesen markieren (Register Nachricht, Gruppe Kategorien). Optionen für den Lesebereich ändern Schritte Sie können einstellen, wann der Status einer Nachricht sich ändern soll: 1 Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Posteingang befinden. 2 Öffnen Sie über das Register Datei, Befehl Optionen das Fenster Outlook Optionen. Aktivieren Sie die Registerkarte E-Mail. 3 Klicken Sie auf die Schaltfläche Lesebereich. 4 Wählen Sie im Dialogfenster Lesebereich die Option, wenn Sie möchten, dass eine Nachricht als gelesen markiert wird, sobald sie im Lesebereich angezeigt wird und stellen Sie eventuell die Zeit ein, nach der der Status umgestellt wird. Wählen Sie die Option (Standard), wenn Sie möchten, dass eine Nachricht den Status gelesen erhält, wenn Sie im Posteingang eine andere Nachricht markieren. Abb. 3.2-6 Einstellen der Optionen für gelesene und ungelesene Nachrichten Achtung 5 Schließen Sie das Dialogfenster durch Klicken auf OK. Beide Optionen deaktiviert Wenn Sie die Kontrollkästchen und im Dialogfenster Lesebereich deaktiviert, wird der Status nur noch auf gelesen verändert, wenn Sie die Nachricht öffnen. Wollen Sie den Status einer Nachricht im Posteingang ändern, müssen Sie dies dann über das Kontextmenü der Nachricht erledigen (s. Seite 108). 96 OUTLOOK 2010 EINFÜHRUNG Dr. Jürgen Nürnberger
Outlook 2010 Einführung Nachrichten bearbeiten Nach ungelesenen Nachrichten suchen Ungelesene Nachrichten können Sie bequem herausfiltern, wenn Sie im Navigationsbereich den Suchordner erweitern auf den Ordner Ungelesene Nachrichten klicken. Die Zahl in der Klammer zeigt Ihnen an, wie viele ungelesene Nachrichten sich im Posteingang befinden. Abb. 3.2-7 Dieser Ordner filtert ungelesene Nachrichten heraus Nachrichten beantworten Sie können eine Mail beantworten, indem Sie im Posteingang die zu beantwortende Mail markieren und dann auf die Schaltfläche klicken, (Register Start, Gruppe Antworten). im geöffneten Nachrichtenfenster auf die Schaltfläche Antworten (Register Nachricht, Gruppe Antworten) klicken oder im Posteingang oder in der geöffneten Nachricht die Tastenkombination S+r drücken (R = Reply). Abb. 3.2-8 Eine Nachricht wird beantwortet ikonverlagsgesmbh redmond s Verlag / Dr. Jürgen Nürnberger 97
Nachrichten bearbeiten Outlook 2010 Einführung In der Antwort-Nachricht wird von Outlook automatisch die Mail-Adresse des Absenders als Empfänger eingetragen, der Betreff wird übernommen und durch ein vorangestelltes Kürzel AW: (für Antwort) oder RE: (für Reply) erweitert. Die ursprüngliche Nachricht wird im unteren Teil der Antwort angezeigt, darüber ist Platz für Ihre Antwort. Die Antwort senden Sie wie bei einer neuen Mail durch Klicken auf die Schaltfläche Senden. Eine Mail, auf die Sie geantwortet haben, wird in der Nachrichtenliste mit dem entsprechenden Symbol gekennzeichnet und erhält im Lesebereich eine Notiz im Kopfbereich: Abb. 3.2-9 Eine Mail wurde beantwortet Allen antworten Beim Klicken auf Allen antworten oder nach Drücken der Tastenkombination S+H+r werden die Mail-Adressen aller Empfänger der ursprünglichen Nachricht eingefügt. Eine Ausnahme bilden nur Sie (Sie werden als Absender eingefügt) und die eventuell vorhandenen Mail-Adressen im Bcc-Feld der ursprünglichen Nachricht. Achtung Antworten Sie nicht immer allen Überlegen Sie genau, wem Sie antworten und ob der Einsatz von Allen antworten in einem gegebenen Fall wirklich Sinn macht! Kollegen, die jede Mail an alle beantworten, machen sich mit Sicherheit unbeliebt, da Sie die Postfächer der Empfänger über Gebühr verstopfen und dadurch deren Zeit rauben. Nachrichten weiterleiten Sie leiten Mails weiter, weil Sie für die Bearbeitung der Mail eine andere Person zuständig ist oder weil andere Personen die enthaltene Information benötigen. Um eine Nachricht weiterzuleiten, markieren Sie im Posteingang die weiter zu leitende Mail und klicken dann auf die Schaltfläche im Register Start, Gruppe Antworten, klicken Sie im geöffneten Nachrichtenfenster auf die Schaltfläche Weiterleiten (Register Nachricht, Gruppe Antworten) oder drücken Sie im Posteingang oder in der geöffneten Nachricht die Tastenkombination S+f (Merkregel: F = Forward). 98 OUTLOOK 2010 EINFÜHRUNG Dr. Jürgen Nürnberger
Outlook 2010 Einführung Nachrichten bearbeiten Abb. 3.2-10 Eine Nachricht wird weitergeleitet Nach Ausführen einer der geschilderten Aktionen öffnet sich der Mail-Editor mit dem ursprünglichen Betreff, dem das Kürzel WG: (Weitergeleitet) oder FW: (Forwarded) vorangestellt wurde. Der Text der Ausgangsnachricht wird im unteren Teil angezeigt und kann, falls gewünscht, auch gelöscht werden. Anlagen in der ursprünglichen Nachricht erscheinen auch in der weitergeleiteten Mail. Sie müssen nur noch den oder die Empfänger eingeben und Ihren Text dazuschreiben, bevor Sie die Nachricht mit Senden weiterleiten. Anlage oder nicht Anlage, das ist hier die Frage Beachten Sie, dass Anlagen nur bei einer Weiterleitung erhalten bleiben und weitergesendet werden können. Beim Antworten werden die Anlagen nicht mit gesendet. Outlook geht beim Antworten davon aus, dass es keinen Sinn macht, eine Anlage an den Absender von dem sie ja kommt zurückzuschicken. Wollen Sie eine bearbeitete Anlage an den Absender zurückschicken, so müssen Sie sie vorher speichern (s. Seite 78) und nach dem Bearbeiten wieder an die Antwortmail anhängen. Besser ist in solchen Fällen, falls möglich, die Bereitstellung der zu bearbeitenden Datei auf einem gemeinsamen Laufwerk im Firmennetzwerk. Achtung Einstellungen beim Antworten und Weiterleiten Mail-Format beim Weiterleiten ändern Eine mit den eben geschilderten Methoden beantwortete oder weitergeleitete Mail behält das Format, in dem sie bei Ihnen eintraf. Eine Mail, die Sie z. B. im Rich-Text- Format erhalten haben, wird also im Rich-Text-Format beantwortet oder weitergeleitet. ikonverlagsgesmbh redmond s Verlag / Dr. Jürgen Nürnberger 99
Nachrichten bearbeiten Outlook 2010 Einführung Wenn Sie eine Nachricht in einem anderen Format beantworten oder weiterleiten möchten, wählen Sie das gewünschte Format im Mail-Editors aus, im Register Text formatieren, Gruppe Format. Englische Kürzel verwenden Wenn Sie Nachrichten international versenden, bietet es sich an beim Antworten und Weiterleiten englische Leitwörter und Kürzel zu verwenden: Abb. 3.2-11 Weiterleitung mit englischen Leitwörtern in Betreff und Kopfzeilen Öffnen Sie dazu über das Register Datei, Befehl Optionen das Dialogfenster Outlook Optionen und wechseln Sie in die Registerkarte Erweitert. Dort aktivieren Sie in der Gruppe Internationale Optionen das Kontrollkästchen. Abb. 3.2-12 Umstellen auf englische Leitwörter Erscheinungsbild von Antworten und Weiterleitungen ändern Schritte In der Regel wird die ursprüngliche Nachricht an die Antwort und Weiterleitung angehängt. Ob und in welcher Form dies geschieht, können Sie einstellen: 1 Öffnen Sie das das Dialogfenster Outlook Optionen über das Register Datei, Befehl Optionen. 2 Öffnen Sie die Registerkarte E-Mail und gehen Sie zum Bereich Antworten und Weiterleitungen. 3 Über die Listenfelder bzw. können Sie festlegen, ob der Text der ursprünglichen Nachricht überhaupt, mit oder ohne Einrückung eingefügt oder ob die Ausgangsnachricht als Anlage angehängt wird. Bei Auswahl von Präfix vor jede Zeile der urspr. Nachricht wird vor jeder 100 OUTLOOK 2010 EINFÜHRUNG Dr. Jürgen Nürnberger
Outlook 2010 Einführung Nachrichten bearbeiten Zeile der ursprünglichen Nachricht ein Zeichen gesetzt, das Sie im Eingabefeld vorgeben können. 4 Klicken Sie auf OK und schließen Sie das Dialogfenster Optionen, um die Auswahl zu übernehmen. Abb. 3.2-13 Optionen für Antwort und Weiterleitung Ist das Kontrollkästchen aktiviert, wird Ihren in der ursprünglichen Nachricht eingefügten Kommentaren der im Eingabefeld eingegebene Text (hier Jürgen Nürnberger) vorangestellt (die Änderung der Schriftfarbe erhalten Sie im Rich-Text- und HTML- Format auch ohne diese Option): Abb. 3.2-14 Ihren Kommentaren wird der eingegebene Text vorangestellt Kommentare in der ursprünglichen Nachricht sind Geschmackssache. Viele Anwender finden sie zu verwirrend und es besteht immer die Gefahr, dass sie von hastigen Lesern übersehen werden. Schreiben Sie lieber jeden Kommentar als eigenen Absatz in die eigentliche Antwort oder Weiterleitung und versehen Sie ihn mit einer aussagekräftigen Überschrift. Tipp Nachrichten löschen Nachrichten, die keine verwertbaren oder des Aufhebens würdigen Informationen enthalten und auch nicht auf eine Beantwortung warten, sollten Sie löschen. Dazu markieren Sie die Mail im Posteingang und löschen sie mit der _-Taste (alternativ S+d), durch den Befehl Löschen im Kontextmenü der Mail oder mit der Schalfläche Löschen im Menüband, (Register Start, Gruppe Löschen). Die gelöschte Mail wird in den Ordner Gelöschte Objekte verschoben (Mehr zu diesem Ordner erfahren Sie auf Seite 238). ikonverlagsgesmbh redmond s Verlag / Dr. Jürgen Nürnberger 101
Nachrichten bearbeiten Outlook 2010 Einführung Mehrere Nachrichten löschen Sie können auch mehrere Nachrichten in einem Arbeitsschritt löschen. Dazu klicken Sie die zu löschenden Nachrichten bei gedrückter S-Taste an und löschen sie dann z. B. durch Drücken der _-Taste. Mail im Nachrichtenfenster löschen Bei geöffnetem Nachrichtenfenster löschen Sie eine Mail durch Klicken auf die Schaltfläche Löschen (Register Nachricht, Gruppe Löschen) oder durch die Tastenkombination S+d. 3.3 Nachrichten drucken Nachrichten im Memoformat drucken Im Memoformat ausgedruckte Mails zeigen die Kopfzeilen und den Nachrichtentext: Schritte 1 Öffnen Sie das Fenster Drucken, über das Register Datei, Kategoire Drucken oder die Tastenkombination S+p. In diesem Fenster sehen Sie rechts Seite eine Vorschau der Druckseite, links davon Schaltflächen für die Druckeinstellung. Abb. 3.3-1 Legen Sie die Druckoptionen fest 2 Stellen Sie über die Liste eventuell den Drucker ein. Mit der Schaltfläche Drucken starten Sie den Druck. 102 OUTLOOK 2010 EINFÜHRUNG Dr. Jürgen Nürnberger