Das interne Berichtswesen in Kommunen

Das interne Berichtswesen in Kommunen Herbsttagung 2010 des Kämmererfachverbandes im Land Brandenburg - Berlin, den 08.11.2010 - Referent: Christian Müller-Elmau

Auch bisher gab es schon Berichte Berichte, die sich in größeren Reformkommunen wiederfinden: 1. Berichte der Kernverwaltung 1. Jahresabschluss Vermögensrechnung, Erfolgsrechnung, Beteiligungen 2. Erfolgsberichte Ergebnisrechnungen unterjährig und zum Jahresabschluss 3. Finanzberichte Budgetentwicklungen 2. Berichte zu Beteiligungen und Sonderrechnungen 1. Jahresabschlüsse und Ergebnisrechnungen von beteiligten Unternehmen 2. Betriebswirtschaftliche Sonderanalysen 3. Konzernberichtswesen (alle Beteiligungen in ein Berichtssystem integriert) unstrukturiert 2 Das interne Berichtswesen in Kommunen 08. November 2010

Grundlegende Unterscheidung im Berichtswesen Berichte der Verwaltung richten sich nach innen oder außen: Externe Adressaten Interne Adressaten - Politik - Verwaltungsführung Bericht Bericht - Öffentlichkeit Bericht Bericht - BM+Dezernate - Andere Behörden - Ämter/Sachgebiete - Banken - Budgetverantwortliche - Produktverantwortliche - Kostenstellenverantwortliche - Mitarbeiter 3 Das interne Berichtswesen in Kommunen 08. November 2010

Hoher Regelungsgrad zum externen Berichtswesen Merkmale der pflichtigen Berichte: Pflichtig Zeitraum Struktur Inhalte unterjähriger Haushaltsvollzugsbericht Nach 29 I KomHKV Halbjährlich Gliederung des Haushaltplans Finanz- und Leistungsdaten Berichte zum Jahresabschluss Nach 52 ff. KomHKV und 82 KomVerf Jährlich Nach 52 ff. KomHKV und 82 KomVerf Nach 52 ff. KomHKV Konsolidierungsbericht Nach 65 KomHKV und 83 KomVerf Jährlich Nach 83 IV KomVerf Nach 83 IV f. KomVerf Sonderbericht Nach 29 II KomHKV Nein Nein Fallbezogen 4 Das interne Berichtswesen in Kommunen 08. November 2010

Keine Regelungen zum internen Berichtswesen Merkmale der freiwilligen Berichte: Zeitraum Struktur Inhalte Berichte für die Verwaltungsleitung (BM + Dezernenten) Berichte für die Amtsleitung Berichte für die Sachgebietsleitung Berichte für Untersachgebiete/ Abteilungen/Kostenstellen 5 Das interne Berichtswesen in Kommunen 08. November 2010

Zeitpunkte zum internen Berichtswesen Alternative 1 01.01 31.03 30.06 30.09 31.12 Alternative 2 01.01 31.03 30.06 15.08 30.09 15.11 31.12 Alternative 3 01.01 31.03 30.06 31.08 31.10 31.12 6 Das interne Berichtswesen in Kommunen 08. November 2010

Analyse des Steuerung- und Informationsbedarfs Konzept des Berichtswesens: spezifische Informationen für spezifische Adressaten zur Wahrnehmung spezifischer Verantwortung Kosten und Leistungen Aufwendungen Investitionsverlauf Adressat I Adressat II Adressat n 7 Das interne Berichtswesen in Kommunen 08. November 2010

Berichtswesen in vier Schritten Vorarbeiten für die Entwicklung eines kommunalspezifischen Berichtswesens 1. WER? Identifikation der Beteiligten Wer hat Entscheidungsverantwortung? Wer liefert Informationen? 2. WAS? Ableitung des spezifischen Informationsbedarfs Welche Informationen werden konkret benötigt und wieso? Spezielle Informationsbedarfe? 3. Wann? Ermittlung des zeitlichen Bedarfs In welchen zeitlichen Abstände werden Informationen benötigt? 4. Wie? Festlegung prozessualer und technischer Abläufe Erstellung eines Pflichtenheftes für den Softwareanbieter. Organisatorische Festlegungen. 8 Das interne Berichtswesen in Kommunen 08. November 2010

Erfahrungsbericht aus einer Kommune Ergebnis der Analyse des spezifischen Informationsbedarfes 9 Das interne Berichtswesen in Kommunen 08. November 2010

Darstellung des Gesamtberichts der 3. Ebene 10 Das interne Berichtswesen in Kommunen 08. November 2010

3. Ebene: 1. Berichtsfeld Ergebnis der Analyse des spezifischen Informationsbedarfes 11 Das interne Berichtswesen in Kommunen 08. November 2010

3. Ebene: 1. Berichtsfeld 12 Das interne Berichtswesen in Kommunen 08. November 2010

3. Ebene: 3. und 4. Berichtsfeld Ergebnis der Analyse des spezifischen Informationsbedarfes 15 Das interne Berichtswesen in Kommunen 08. November 2010

3. Ebene: 3. und 4. Berichtsfeld 16 Das interne Berichtswesen in Kommunen 08. November 2010

Informationen verdichten sich nach oben Informatorisches Aggregationsmodell 1. Ebene Anteil an Abweichungsberichten Sonderstellung Sonderstellung 2. Ebene 2. Ebene 2. Ebene 3. Ebene 3. Ebene 3. Ebene Anteil an Standardberichten 21 Das interne Berichtswesen in Kommunen 08. November 2010

Informationen verdichten sich noch oben Informatorisches Aggregationsmodell 1. Ebene Berichtsbezogene Aufgaben der Akteure Sonderstellung Sonderstellung 2. Ebene 2. Ebene 2. Ebene Kommentierung der Abweichungen und der gesamten Budgetentwicklung Für Sonderstellung: siehe 3. Ebene 3. Ebene 3. Ebene 3. Ebene Erhebung von Grundzahlen und Kennzahlen für Produktziele Eingabe von Prognosen zu Finanzdaten (HKR und KLR) Kommentierung der Zielentwicklung und Finanzprognose 22 Das interne Berichtswesen in Kommunen 08. November 2010

IT-Integration meistens mangelhaft Unterschiedliche Funktionalitäten eines IT-gestützten Berichtswesens/Controlling MS Excel MS Excel mit Datenbank Berichtswesen in Excel, Ausdruck als.pdf Bereitstellen von.xls &.pdf via Web Berichtswesen auf relationalen & multidimensionalen Datenbanken im selben Bericht Schreibender DB-Zugriff via Web auf Planungs- & Controllingdaten Produkte Monate Wert Produkt 1 Jan 100 Produkt 2 Mär 300 Produkt 1 Mär 140 Produkt 3 Jan 900 Produkt 2 Feb 350 Produkt 3 Feb 1100 Produkt 2 Feb 950 Produkt 1 Feb 120 Alle Kommunen Wenige Kommunen Wenige Kommune Sehr wenige Kommunen Produkte Monate Wert Produkt 1 Jan 100 Produkt 2 Mär 300 Produkt 1 Mär 140 Produkt 3 Jan 900 Produkt 2 Feb 350 Produkt 3 Feb 1100 Produkt 2 Feb 950 Produkt 1 Feb 120 Anbindung heterogener Produktivsysteme aller Art 23 Das interne Berichtswesen in Kommunen 08. November 2010

Vielen Dank für ihr Aufmerksamkeit!!! Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Christian Müller-Elmau Tel.: +49 (0)30-3 907 907-45 Fax: +49 (0)30-3 907 907-11 E-Mail: c.mueller-elmau@institut-puma.de Web: www.institut-puma.de 24 Das interne Berichtswesen in Kommunen 08. November 2010

Mit geprüften Instrumenten besser Arbeiten 25 Das interne Berichtswesen in Kommunen 08. November 2010