Swisscom Health AG Worbstrasse 201 CH-3073 Gümligen Telefon +41 58 851 24 00 Fax +41 58 851 24 10 www.triamed.ch Zweigstelle triamed Ostschweiz Users Friend GmbH Poststrasse 32 8505 Pfyn Telefon +41 52 765 13 15 usersfriend@triamed.ch www.triamed.ch
Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 2 1. Einleitung 3 2. Papierdokumente 6 2.1. Direktes Einscannen... 6 2.2. Einscannen und Datei Archivieren... 8 2.3. Archivieren aus Zwischenablage... 11 3. E-Mail Attachments 13 3.1. Archivieren mit Drag & Drop... 13 3.2. Archivieren über Zwischenablage mit Kopieren... 15 3.3. Archivieren über Datei mit Speichern... 16 4. CD, DVD, USB-Sticks 20 4.1. Archivieren aus Zwischenablage... 20 4.2. Archivieren über Datei mit Speichern... 22 triamed Anleitung - Eingehende Dokumente 31.03.2017 2/23
1. Einleitung Einleitung In einer Arztpraxis gibt es zahlreiche einkommende Dokumente. Diese werden entweder als Brief oder Fax, als E-Mail Attachements oder auf CD, DVD sowie USB-Stick angeliefert. Diese Anleitung beschreibt Wege, um diese Dokumente effizient und rasch im elektronischen Patientendossier triamed zu versorgen. Brief e-mail Attachement CD, DVD USB-Stick Patientendossier Archiv Im Patientendossier von triamed können ein- und ausgehende Dokumente bei jedem KG-Eintrag gespeichert werden. In der Spalte Dok werden die archivierten Dokumente angezeigt. triamed Anleitung - Eingehende Dokumente 31.03.2017 3/23
KG-Detail Zu jedem KG-Eintrag, also einer Zeile im Patientendossier, kann das KG- Detail Fenster geöffnet werden. Auf dem Register Dokumente sind alle archivierten Dokumente sowie alle Funktionen zum Archiveren und Bearbeiten ersichtlich. Schnellerfassung Durch einen Klick in die Zelle der Spalte Dok sind alle Funktionen des KG- Detail Bildschirms direkt verfügbar. Mit den Funktionen unter Neues Dokument können Dokumente archiviert werden. triamed Anleitung - Eingehende Dokumente 31.03.2017 4/23
Schnellbearbeitung Mit den Funktionen unter dem jeweiligen archivierten Dokument kann das markierte Dokument bearbeitet werden. triamed Anleitung - Eingehende Dokumente 31.03.2017 5/23
2. Papierdokumente Viele Dokumente werden in Briefform an die Arztpraxis geschickt. Diese Dokumente müssen eingescannt und im elektronischen Patientendossier versorgt werden. 2.1. Direktes Einscannen KG-Eintrag triamed bietet die Möglichkeit Dokumente direkt im Patientendossier einzuscannen. Dazu wird das Patientendossier des Patienten geöffnet und der entsprechende KG-Eintrag gemacht. Scanner wählen In der Spalte Dok in die gewünschte Zelle klicken und bei der Auswahl Scanner (PDF) oder Scanner (TIFF) wählen. Scanner Dialogfenster Die Scannerfunktion wird angezeigt und es öffnet sich je nach eingerichtetem Scanner das Scanner Dialogfenster. triamed Anleitung - Eingehende Dokumente 31.03.2017 6/23
Im Scanner Dialogfenster die korrekten Einstellungen machen und Dokument einscannen. Einseitig/Mehrseitig Nach dem Scanvorgang können Sie weitere Seiten zufügen. Wenn alle Seiten eingescannt sind müssen Sie auf den Button Nein klicken. Titel Geben Sie dem Dokument einen aussagekräftigen Titel und wählen die zutreffende Kategorie aus. Mit OK wird das Dokument archiviert. triamed Anleitung - Eingehende Dokumente 31.03.2017 7/23
Archiv Das Dokument ist nun beim KG-Eintrag gespeichert. Das Symbol Dokument erscheint in der entsprechenden Zelle der Spalte Dok. Ansehen Mit einem Klick auf das Symbol Dokument kann das archivierte Dokument angesehen oder bearbeitet werden. 2.2. Einscannen und Datei Archivieren Ein Dokument kann über den Scanner eingescannt und in einem Ordner auf der Festplatte gespeichert werden. Im triamed wird das Patientendossier des Patienten geöffnet und das eingescannte Dokument zum entsprechenden KG-Eintrag archiviert. triamed Anleitung - Eingehende Dokumente 31.03.2017 8/23
Datei wählen Beim gewünschten KG-Eintrag in die Spalte Dok klicken und bei der Auswahl Datei wählen. Datei auswählen Klicken Sie auf dem Fenster auf die Lupe bei Datei, es erscheint das Suchfenster für Dateien. Suchfenster Wählen Sie im Suchfenster die gewünschte Datei aus, die auf dem KG-Eintrag archiviert werden soll. triamed Anleitung - Eingehende Dokumente 31.03.2017 9/23
Titel Geben Sie dem Dokument einen aussagekräftigen Titel und wählen die zutreffende Kategorie aus. Mit OK wird das Dokument archiviert. Archivierte Datei löschen Am Schluss erscheint die Frage: Wollen Sie die Archiverte Datei löschen. Wenn Sie auf Ja klicken, wird die gewählte Datei aus dem Ordner der Festplatte gelöscht und ist nur noch im triamed Archiv gespeichert. Wenn Sie Nein wählen, bleibt die Datei im Ordner auf der Festplatte und ist dann sowohl in diesem Ordner als auch im triamed Archiv gespeichert. triamed Anleitung - Eingehende Dokumente 31.03.2017 10/23
2.3. Archivieren aus Zwischenablage Ein Dokument ist in einem Ordner auf der Festplatte gespeichert. Mit dem Windows Explorer kann das Dateisystem der Festplatte angezeigt werden. Kopieren Die gewünschte Datei kann nun markiert werden und mit der rechten Maustaste die Funktion Kopieren gewählt werden. Der Dateiname wird in die Zwischenablage kopiert. Zwischenablage einfügen Wählen Sie den gewünschten KG-Eintrag, klicken in die Spalte Dok und wählen bei der Auswahl Zwischenablage. triamed Anleitung - Eingehende Dokumente 31.03.2017 11/23
Titel Der Dateiname wird automatisch als Titel übernommen. Sie können diesen bei Bedarf noch anpassen. Mit OK wird das Dokument archiviert. Archivierte Datei löschen Am Schluss erscheint die Frage: Wollen Sie die archiverte Datei löschen. Wenn Sie auf Ja klicken, wird die gewählte Datei aus dem Ordner der Festplatte gelöscht und ist nur noch im triamed Archiv gespeichert. Wenn Sie Nein wählen, bleibt die Datei im Ordner auf der Festplatte und ist dann sowohl in diesem Ordner als auch im triamed Archiv gespeichert. Tipp Sie können auch mehrere Dateien gleichzeitig in die Zwischenablage kopieren. Es werden nacheinander alle Dateien beim gewählten KG-Eintrag archiviert. triamed Anleitung - Eingehende Dokumente 31.03.2017 12/23
3. E-Mail Attachments Immer mehr Berichte und Dokumente werden als E-Mail Anhang elektronisch übermittelt und können direkt im Patientendossier archiviert werden. 3.1. Archivieren mit Drag & Drop KG-Eintrag Erstellen Sie den KG-Eintrag, markieren den KG-Eintrag und klicken auf den Button Bearbeiten. Sie können auch einen Doppelklick auf die Zeile mit dem KG-Eintrag machen. KG-Detail Das Fenster KG-Detail öffnet sich. Wählen Sie das Register Dokumente. triamed Anleitung - Eingehende Dokumente 31.03.2017 13/23
E-Mail Öffnen Sie das E-Mail mit dem Anhang und ziehen Sie mittels Drag & Drop das Dokument vom E-Mail auf das Fenster KG-Details. Titel Automatisch öffnet sich das Fenster Archivieren von bestehenden Daten. Der Dateiname wird automatisch als Titel übernommen. Sie können diesen bei Bedarf noch anpassen. Mit OK wird das Dokument archiviert. triamed Anleitung - Eingehende Dokumente 31.03.2017 14/23
KG-Detail mit Dokument Sie können beliebig viele E-Mail Anhänge auf diese Weise verarbeiten. Es ist auch möglich mehrere Dokumente zu markieren und mit Drag & Drop zu archivieren. Alle Dokumente werden im Fenster KG-Detail Register Dokumente angezeigt. 3.2. Archivieren über Zwischenablage mit Kopieren Kopieren Sie können das E-Mail Attachement markieren und über die rechte Maustaste Kopieren. Der Dateiname mit der Datei wird in die Zwischenablage gespeichert. triamed Anleitung - Eingehende Dokumente 31.03.2017 15/23
Zwischenablage einfügen Im Patientendossier bei KG-Eintrag in die Spalte Dok klicken, bei der Auswahl Zwischenablage wählen und das Dokument archivieren. Zwischenablage einfügen Alternativ kann auch auf dem KG-Eintrag durch einen einem Doppelklick auf die Zeile das Fenster KG-Detail geöffnet werden und das E-Mail Attachement mit einem Klick auf den Button Zwischenablage zugefügt werden. 3.3. Archivieren über Datei mit Speichern Speichern unter Sie können das E-Mail Attachement mit der Funktion Speichern Unter in einem Ordner auf der Festplatte speichern. triamed Anleitung - Eingehende Dokumente 31.03.2017 16/23
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Datei wählen Im triamed Patientendossier beim KG-Eintrag in die Spalte Dok klicken und bei der Auswahl Datei wählen. Datei auswählen Klicken Sie auf dem Fenster auf die Lupe bei Datei, es erscheint das Suchfenster für Dateien. Suchfenster Wählen Sie im Suchfenster die gewünschte Datei aus, die auf dem KG-Eintrag archiviert werden soll. triamed Anleitung - Eingehende Dokumente 31.03.2017 18/23
Titel Geben Sie dem Dokument einen aussagekräftigen Titel und wählen die zutreffende Kategorie aus. Mit OK wird das Dokument archiviert. triamed Anleitung - Eingehende Dokumente 31.03.2017 19/23
4. CD, DVD, USB-Sticks Verschiedene Dokumente werden auf elektronischen Medien wie CD, DVD oder USB-Sticks angeliefert. Diese digitalen Dokumente können direkt im Patientendossier archiviert werden. 4.1. Archivieren aus Zwischenablage Kopieren Die gewünschte Datei auf CD, DVD oder USB-Stick markieren und mit der rechten Maustaste die Funktion Kopieren ausführen. Der Dateiname wird in die Zwischenablage kopiert. Zwischenablage einfügen Im Patientendossier beim KG-Eintrag auf der entsprechenden Zeile in die Spalte Dok klicken und bei der Auswahl Zwischenablage wählen. triamed Anleitung - Eingehende Dokumente 31.03.2017 20/23
Titel Der Dateiname wird automatisch als Titel übernommen. Sie können diesen bei Bedarf noch anpassen. Mit OK wird das Dokument archiviert. Archivierte Datei löschen Am Schluss erscheint die Frage: Wollen Sie die archiverte Datei löschen. Wenn Sie auf Ja klicken, wird die gewählte Datei auf dem Medium gelöscht und ist nur noch im triamed Archiv gespeichert. Wenn Sie Nein wählen, bleibt die Datei im Ordner auf dem Medium und ist dann sowohl auf dem Medium als auch im triamed Archiv gespeichert. Tipp Sie können auch mehrere Dateien gleichzeitig in die Zwischenablage kopieren. Es werden nacheinander alle Dateien archiviert. triamed Anleitung - Eingehende Dokumente 31.03.2017 21/23
4.2. Archivieren über Datei mit Speichern Das elektronische Medium beim PC einlegen oder einstecken. Im triamed wird das Patientendossier des Patienten geöffnet und das Dokument von der CD, DVD oder USB-Stick beim entsprechenden KG-Eintrag archiviert. Datei wählen Im Patientendossier beim KG-Eintrag in die Spalte Dok klicken und bei der Auswahl Datei wählen. Datei auswählen Klicken Sie auf dem Fenster auf die Lupe bei Datei, es erscheint das Suchfenster für Dateien. triamed Anleitung - Eingehende Dokumente 31.03.2017 22/23
Suchfenster Wählen Sie im Suchfenster die gewünschte Datei aus, die auf dem KG-Eintrag archiviert werden soll. Titel Geben Sie dem Dokument einen aussagekräftigen Titel und wählen die zutreffende Kategorie aus. Mit OK wird das Dokument archiviert. Archivierte Datei löschen Am Schluss erscheint die Frage: Wollen Sie die archivierte Datei löschen. Wenn Sie auf Ja klicken, wird die gewählte Datei aus dem Ordner der Festplatte gelöscht und ist nur noch im triamed Archiv gespeichert. Wenn Sie Nein wählen, bleibt die Datei im Ordner auf der Festplatte und ist dann sowohl in diesem Ordner als auch im triamed Archiv gespeichert. triamed Anleitung - Eingehende Dokumente 31.03.2017 23/23