Finanzverwalter Lehrgang Kassen- und Verrechnungswesen und Finanzbuchhaltung Ferdinand BEVC Brigitte ZRAUNIG Domgasse 5/V, A-9020 Klagenfurt, Tel.: 0463-536-2871-2876, Fax: 0463-536-2870, e-mail: kvak@ktn.gv.at http://www.verwaltungsakademie.ktn.gv.at
Inhaltsverzeichnis 1. KASSEN- UND VERRECHNUNGSWESEN...5 1.1 Kassenwesen...6 1.2 Kassengeschäfte...7 1.3 Kassenstunden...7 1.4 Zahlungsmittel...8 1.5 Verwahrung und Verwaltung der Kassenbestände...8 2. VERRECHNUNGSWESEN...10 2.1 Grundsätze...10 2.2 Führung der Bücher...12 2.3 Buchungsarten...14 2.4 Zahlwege...16 2.5 Sachkonten...17 2.5.1 Sachbuch für die voranschlagswirksame Gebarung...18 2.5.2 Sachbuch für die voranschlagsunwirksame Gebarung...20 2.6 Vermögenskonten...21 2.6.1 Vermögensverwaltung...21 2.6.2 Vermögensverzeichnisse...22 2.6.3 Inventarverzeichnis...24 2.6.4 Rechte...27 2.7 Lieferantenkonten...27 2.8 Darlehenskonten...29 2.9 Rücklagenkonten...32 2.10 Kostenstellenkonten...34 2.11 Miethauskonten...37 2.12 Noch nicht fällige Verwaltungsforderungen und Verwaltungsschulden...39 2.13 Beteiligung und Wertpapiere...39 2.14 Bürgschaften und sonstige Haftungen...40 2.15 Umsatzsteuer...40
3. GEBARUNGSFÄLLE...42 3.1 Ausgaben...42 3.1.1 Beschluß...42 3.1.2 Bestellung Vergabe...42 3.1.3 Rechnungseingang...43 3.1.4 Rechnungsvormerk...44 3.1.5 Bestätigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit...45 3.1.6 Kontierung...46 3.1.7 Ausgabeanweisung...46 3.1.8 Verrechnung...50 3.1.9 Zahlung...55 3.1.10 Verrechnung...62 3.2 Daueranweisungen...62 3.3 Sammelanweisungen...63 3.4 Einnahmen...63 3.4.1 Beschlüsse...63 3.4.2 Vorschreibung...64 3.4.3 Kontierung...64 3.4.4 Einnahmenanweisung...64 3.4.5 Verrechnung...66 3.4.6 Zahlung...68 3.4.7 Verrechnung...73 3.5 Umbuchungen...74 3.6 Rücklagenentnahmen und Zuführungen...75 3.6.1 Rücklagenzuführung...76 3.6.2 Rücklagenentnahme...77 3.6.3 Rücklagenzinsen- Kapitalertragsteuer...78 3.7 Übernahme Wirtschaftshof...79 3.8 Abschlußbuchungen am Ende des Jahres...80 3.8.1 Sollüberschuß...81 3.8.2 Sollabgang...82 3.8.3 Istüberschuß...83 3.8.4 Istabgang...84
4. ABSCHLÜSSE UND ÜBERPRÜFUNGEN...85 5. ARCHIVIERUNG...88 6. FINANZBUCHHALTUNG...89 6.1. Begriff und Gliederung des Rechnungswesens...90 6.1.1 Grundlage für die Verbuchung von Geschäftsfällen...95 6.1.2 Doppelte Buchführung...97 6.1.3 Die Konten der doppelten Buchführung...99 6.2 Bilanz...104 6.2.1 Auswertung von Bilanzen...105 6.3 Zuständigkeiten...109 7. ANLAGEN 7.1 Haushaltshinweis 7.2 Haushaltsansatz 7.3 Haushaltspost
1. Kassen- und Verrechnungswesen Die Kärntner Gemeindehaushaltsordnung unterscheidet zwischen dem Kassenwesen (Gemeindekasse) und dem Verrechnungswesen (Buchhaltung). Die Trennung zwischen Kasse und Buchhaltung sowie die Besorgung der Finanzverwaltung wird im 28 K-GHO geregelt. 27 K-GHO Zur Besorgung der Finanzverwaltung hat der Gemeinderat einen hiezu geeigneten und entsprechend ausgebildeten Gemeindebediensteten zu bestellen (Finanzverwalter). Die Bestellung ist zu widerrufen, wenn eine angeführte Voraussetzung wegfällt oder die Aufgaben nicht ordnungsgemäß erfüllt werden. Sowohl für die Bestellung wie auch für dessen Absetzung ist der Gemeinderat zuständig. 28 K-GHO Ist in der Finanzverwaltung mehr als ein Bediensteter beschäftigt, so sind die Kassengeschäfte und die Verrechnungsgeschäfte unter der Leitung des Finanzverwalters von verschiedenen Bediensteten wahrzunehmen. Als Finanzverwalter dürfen nicht bestellt werden Gemeindebedienstete, die Mitglieder (Ersatzmitglieder) des Gemeindevorstandes oder des Kontrollausschusses sind; die mit dem Bürgermeister oder dem mit den Aufgaben der Finanzverwaltung betrauten Gemeindevorstandsmitglied oder mit einem anweisungsberechtigten Gemeindebediensteten verheiratet oder in auf- oder absteigender Linie oder bis zum dritten Grade verwandt oder verschwägert sind oder die zueinander im Verhältnis von Wahl- oder Pflegeeltern oder Mündel oder Pflegebefohlenen stehen. 5
Gemeindebedienstete, die zueinander in einem lt. vorigem Absatz angeführten Naheverhältnis stehen, dürfen nicht gleichzeitig bei derselben Kasse verwendet werden. Für den Fall der Verhinderung des Finanzverwalters ist in gleicher Weise ein Stellvertreter zu bestellen. Auch für den Stellvertreter gelten diese Bestimmungen in gleicher Weise. 1.1 Kassenwesen Auch wenn die Haushaltsordnung eindeutig die Einheitskasse vorschreibt, sind in Gemeinden durchaus Nebenkassen und Handkassen vorhanden. Vor allem die Einhebung der Verwaltungsabgaben, Stempelgebühren, Verkauf von Wanderkarten und Kopienerlöse werden häufig über Nebenkassen abgewickelt. Für die Einrichtung einer Nebenkasse bedarf es einer Dienstanweisung durch den Bürgermeister. 29 K-GHO Die Einheitskasse bedeutet, dass in der Buchhaltung nur ein Barkassenzahlweg vorhanden sein kann. Nebenkassen werden über ein eigenes Kassabuch verwaltet und werden bei Bedarf, jedenfalls aber monatlich, mit der Hauptkasse abgerechnet. Die Verbuchung erfolgt auf Grund der Summierung im Kassabuch. Zur Bestreitung geringfügiger Ausgaben können Handkassen (Handverläge) eingerichtet werden. Sie haben mit der Gemeindekasse bei Bedarf, jedenfalls zum Ende des Finanzjahres, abzurechnen. Für wirtschaftliche Unternehmungen, die eigene Wirtschaftspläne aufstellen, sind von der Gemeindekasse unabhängige Sonderkassen einzurichten. 6
Sonderkassen werden nicht mit der Gemeindekasse abgerechnet. Für Sonderkassen ist ein eigenes Sachkonto in der Finanzbuchhaltung anzulegen. 1.2 Kassengeschäfte Zu den Aufgaben der mit der Besorgung der Kassengeschäfte betrauten Bediensteten gehören insbesondere: 30 K-GHO die rechtzeitige Einbringung und Leistung der angeordneten Einnahmen und Ausgaben; die Führung des Kassabuches und der sonstigen notwendigen Kassenaufzeichungen; die Verwahrung und wirtschaftliche Verwaltung der Kassenbestände, der Wertsachen und der sonstigen sicherungsbedürftigen Sachen. Geldsendungen und Kontoauszüge von Bankinstituten sind der Gemeindekasse unmittelbar, letztere ungeöffnet, zuzuleiten. Dies gilt in gleicher Weise für Geldwerte, wie Stempelmarken oder Briefmarken, die bei der Gemeinde einlangen. 31 K-GHO 1.3 Kassenstunden Der Bürgermeister hat für die Gemeindekasse die Kassenstunden so festzusetzen, dass die Kassengeschäfte während der Dienststunden ordnungsgemäß erledigt werden können. Die Kassenstunden sind durch Anschlag am Eingang zur Gemeindekasse ersichtlich zu machen. 32 K-GHO 7
1.4 Zahlungsmittel Gemeindebedienstete dürfen für die Gemeinde keine Zahlungen in ausländischer Währung entgegennehmen. Gemeindebedienstete dürfen für die Gemeinde Wechsel nicht ausstellen, annehmen oder weitergeben. Angenommene Schecks sind von dem mit der Besorgung der Kassengeschäfte betrauten Bediensteten unverzüglich einzulösen. Die Übertragung (Girierung) von Schecks ist untersagt. Zahlungsmittel, an deren Echtheit Zweifel bestehen, dürfen nicht in Zahlung genommen werden. 33 K-GHO 1.5 Verwahrung und Verwaltung der Kassenbestände Zahlungsmittel dürfen nur von dem mit der Besorgung der Kassengeschäfte betrauten Bediensteten in den für die Gemeindekasse bzw. für die Neben- und Handkassen vorgesehenen Räumen verwaltet werden. 34 K-GHO Kassengeschäfte dürfen nur von den hiemit ständig betrauten Bediensteten besorgt werden. Andere Bedienstete der Gemeinde dürfen Kassengeschäfte nur auf Grund einer besonderen schriftlichen Anordnung des Bürgermeisters besorgen. Der Bargeldbestand der Kassen ist möglichst niedrig zu halten. Für den Barverkehr nicht benötigte Kassenmittel sind unverzüglich auf Bankkonten der Gemeinde einzuzahlen. Der Bargeldbestand darf den Betrag nicht überschreiten, auf den Versicherungen abgeschlossen worden sind. 8
Bargeldbestände, Wertsachen, Sparbücher, Schecks und Überweisungsaufträge sind in einem den Versicherungsbedingungen entsprechenden Geldschrank zu verwahren. Gelder der Nebenkassen, Inkassostellen und Verläge sind zumindest in einer geeigneten Geldkassette aufzubewahren. Jede Vermengung von Gemeindegeldern mit Privatgeldern und die Verwahrung privater Gelder in der Gemeindekasse ist unzulässig. Zur rechtzeitigen Leistung von Ausgaben kann der Kassenbestand durch Rücklagenentnahmen und durch die Aufnahme von Kassenkrediten verstärkt werden. Über die Notwendigkeit der Kassenverstärkung ist der Bürgermeister oder das mit den Aufgaben der Finanzverwaltung betraute Gemeindevorstandsmitglied vom Finanzverwalter so rechtzeitig in Kenntnis zu setzen, dass für eine rechtzeitige Bereitstellung der Mittel gesorgt werden kann. 35 K-GHO Der Gemeinderat hat unter Bedachtnahme auf die finanzielle Lage der Gemeinde zu bestimmen, bis zu welcher Höhe Kassenkredite aufgenommen werden dürfen. Das Gesamtausmaß der Kassenkredite darf ein Sechstel der veranschlagten Einnahmen des ordentlichen Haushaltes nicht übersteigen. Kassenkredite dürfen nur aufgenommen werden, wenn der Bedarf nicht aus Mitteln der zur rechtzeitigen Leistung von Ausgaben bestimmten Betriebsmittelrücklage gedeckt werden kann. Kassenkredite sind im Kassenbestandsausweis nachzuweisen. 9
2. Verrechnungswesen 2.1 Grundsätze Die Verrechnung hat nach den Grundsätzen der Verwaltungsbuchführung oder eines ihr gleichwertigen Verrechnungsverfahrens zu erfolgen. Wirtschaftliche Unternehmungen, die nach bundesgesetzlichen Vorschriften verpflichtet sind, eine Bilanz zu erstellen, haben nach den Grundsätzen der Doppik zu verrechnen. Sonstige wirtschaftliche Unternehmungen haben ihre Gebarung nach den Grundsätzen der kaufmännischen Buchführung oder zumindest so zu führen, dass das Ergebnis nach kaufmännischen Grundsätzen beurteilt werden kann. 44 K-GHO Die Verrechnung hat alle Einnahmen und Ausgaben an Geld und sonstigen Vermögensstellen zu umfassen. Alle Geschäftsfälle sind mit ihrem Geldwert in österreichischer Währung zu verrechnen. Alle Einnahmen und Ausgaben sind zeitgeordnet in der Reihenfolge ihres Vorkommens (zeitfolgemäßig) in den Zeitbüchern und sachgeordnet in der im Voranschlag sowie für die voranschlagsunwirksame Gebarung vorgesehenen Ordnung in den Sachbüchern zu verrechnen. Jede Verrechnung oder allfällige Berichtigung muß durch Unterlagen, welche die Buchung begründen, belegt sein. 10
Sachbuch 1/0100/5000 Buchung 1 01.02.2000 Buchung 2 05.02.2000 1/1630/0430 Buchung 1 01.02.2000 Buchung 2 03.02.2000 Zeitbuch 01.02.2000 0/0100/5000... 1/1630/0430... 03.02.2000 1/1630/0430... 05.02.2000 Die dem zeitlichen Ablauf entsprechende Verrechnung von Belegen hat im Zeitbuch zu erfolgen. Dieses kann in Buchform, in Form einzelner fortlaufender numerierter loser Blätter oder in Form von Endlosblättern geführt werden. Die Einzahlungen und Auszahlungen sind entweder in je einem Teilbuch oder in verschiedenen Spalten derselben Seite des Zeitbuches, jedenfalls aber deutlich voneinander unterscheidbar, einzutragen. 51 K-GHO Im Zeitbuch sind jedenfalls die laufende Nummer (Belegnummer), der Tag der Ein- oder Auszahlung, der Name des Einzahlers oder Empfängers, der Zahlungsgrund, die Angabe der Voranschlagsstelle - bei voranschlagsunwirksamer Verrechnung die Angabe der Kontostelle im Sachbuch und der Betrag aufzunehmen. Neben dem Zeitpunkt können für bestimmte Arten von Einnahmen und Ausgaben Hilfszeitbücher, wie Abgabenjournale, Einzahlungsund Auszahlungslisten u. ä., geführt werden. 11
Die Ergebnisse der Hilfszeitbücher sind längstens in Abständen von einem Monat in das Zeitbuch zu übernehmen. Konto Müller Müll Grundsteuer Konto Maier Kanal Grundsteuer Konto Huber Müll Kanal 2/8520/8520 Summe Jänner Summe Feber 2/8510/8520 Summe Jänner Summe Feber 2/9200/8300 Summe Jänner Summe Feber 2.2 Führung der Bücher Die Eintragungen in die Bücher sind deutlich lesbar in schwarzer oder blauer Schrift (Druck) vorzunehmen. Absetzungen sind in roter Schrift einzutragen oder besonders zu kennzeichnen. 58 K-GHO Bei Verwendung von technischen Hilfsmitteln, wie EDV-Anlagen sind die Grundsätze der Buchführung sinngemäß anzuwenden. Die automationsunterstützte Datenverarbeitung oder die Speicherung von Daten ist nur dann zulässig, wenn programmtechnisch gesichert ist, dass die Wiedergabe der Daten einer ordnungsgemäßen Buchführung entspricht. Alle eingegebenen Daten müssen jederzeit in unveränderter Form wiedergegeben werden können. Die Sicherung und Kontrolle der Buchhaltung darf durch die Verwendung von automationsunterstützenden Datenverarbeitungsanlagen nicht eingeschränkt werden. Abkürzungen des Buchungstextes dürfen nur verwendet werden, wenn dieser allgemein verständlich bleibt. 12
Bei Eintragungen von Zahlungen nach dem zeitlichen Ablauf dürfen Zeilen nicht freigelassen werden; die Verwendung ein und derselben Zeile für mehrere Buchungen ist unzulässig. Im Falle eines numerischen Ablagesystems ist jede Eintragung im Zeitbuch mit einer fortlaufenden Nummer (Belegnummer)zu versehen. Die Belegnummer ist auch im Sachbuch zu vermerken. Die Führung einer Belegnummer ist bei einem nach Voranschlags- und Verrechnungsstellen geordneten Ablagesystem nicht erforderlich. Unrichtige Eintragungen sind durch eine eigene Buchung (Stornobuchung) aufzuheben; die ursprüngliche Eintragung muß lesbar bleiben. Beispiel 1 Ablage nach Belegnummern Konto 1/0100/5000 Beleg 1... Beleg 5... Konto 1/1630/0430 Beleg 2... Beleg 4... Ordner Beleg Nr. 1-100 Ordner Beleg Nr. 101-200 Beispiel 2 Ablage nach Voranschlagstellen Konto 1/0100/5000 Beleg 1... Beleg 5... Konto 1/1630/0430 Beleg 2... Beleg 4... Ordner 1/0100/5000 Ordner 1/1630/0430 13
2.3 Buchungsarten Auf Grund nachstehender Buchungsfelder ergeben sich in der Buchhaltung folgende Buchungsarten: 2.3.1 Erfassung Voranschlag 2.3.2 Buchungen Soll Ist Soll-Ist in einem Buchungsvorgang Soll-Storno Ist-Storno Soll-Ist-Storno in einem Buchungsvorgang Vergütungsbuchungen (Soll, Ist oder Soll-Ist) Stapelbuchungen 2.3.3 Die restlichen Buchungsfelder wie anfänglicher Rest, Gesamtsoll, schließlicher Rest und Haushaltsrest ergeben sich automatisch auf Grund der Buchungslogik 14
offene Rechnungen anfänglicher Rest und offene Forderungen Vorjahr + Vorschreibung, Soll = Rechnung, der zu zahlende oder einzuhebende Betrag anfänglicher Rest Schließlicher Rest wird beim Jahresübertrag zum anfänglichen Rest Gesamtsoll + - Soll Ist Zahlung = schließlicher Rest Soll minus Voranschlag = Haushaltsrest Voranschlag Haushaltsrest 15
2.4 Zahlwege Für jedes Girokonto sowie für die Barkasse und für die Rücklagen ist ein Zahlweg zu verwalten. Einige EDV-Anlagen benötigen auch einen Zahlweg für Umbuchungen, für Vergütungen, für Innenumsätze usw. Bei Ist bzw. Soll-Ist-Buchungen ist in jedem Fall auch ein Zahlungsweg anzugeben (Hinweis ob Barkasse bzw. welches Girokonto betroffen ist.) Rücklagen und Barkasse sind extra zu kennzeichnen. Damit ist gewährleistet, dass die Rücklagen beim Tagesabschluß gesondert ausgewiesen werden und dass bei der automatischen Erstellung der Datenträger beim Rechnungsvormerk, keine Überweisungen vom Zahlungsweg Rücklagen getätigt werden. Die Kennzeichnung für die Barkasse ist aus zwei Gründen notwendig. Erstens darf wie auch bei den Rücklagen kein Überweisungsträger erstellt werden, und zweitens ist eine Abstimmung mit dem Kassabuch notwendig. Eine gesetzliche Regelung hiefür ist nicht vorhanden. Eine EDV-mäßige Verarbeitung unter Einhaltung sämtlicher gesetzlicher Bestimmungen ist aber nur unter diesen Voraussetzungen möglich. 16
2.5 Sachkonten Die Sachkonten sind für Einnahmen und Ausgaben zu führen und sind nach haushaltswirtschaftlichen Gesichtspunkten durch einen Hinweis, der dem Ansatz voranzustellen ist, zu kennzeichnen (Anlage 1, Haushaltshinweis); nach funktionellen Gesichtspunkten entsprechend dem dekadisch nummerierten Ansatzverzeichnis in Gruppen (1. Dekade), Abschnitten (1. und 2. Dekade) und Unterabschnitten (1. bis 3. Dekade) zu ordnen. In Kärnten wird auch die vierte Dekade verwendet. (Anlage 2, Ansätze); 7 VRV nach ökonomischen Gesichtspunkten innerhalb der Ansätze nach dem dekadischen numerierten Postenverzeichnis zu gliedern. (Anlage 3, Postenverzeichnis). Die Verwendung von in den Anlagen 2 und 3 nicht vorgesehenen Gliederungselementen für Ansätze bzw. Posten ist unzulässig. 17
2.5.1 Sachbuch für die voranschlagswirksame Gebarung Für jede Voranschlagsstelle und für jede im laufenden Finanzjahr angeordnete außerplanmäßige Einnahme und Ausgabe ist je ein Sachkonto einzurichten. 53 K-GHO Im Beschreibungsteil des Sachkontos sind folgende Felder anzuführen: Haushaltshinweis Haushaltsansatz Post das Finanzjahr die namentliche Bezeichnung des Ansatzes und der Post der Voranschlagsbetrag der anfängliche Zahlungsrückstand Summe Soll Summe Ist zusätzlich sind für EDV-Auswertungen folgende Felder notwendig: Hinweis auf Verfügungsberechtigten Deckungsfähigkeit mit Konto bzw. Deckungskreis Felder für Finanzstatistik Querschnittskennzeichen Einnahmen und Ausgabenart (Zuschüsse, Tilgung, Rücklagen,Zinsen usw.) Gebietskennzeichen (Bund, Land, Gemeinde) Zweitkontensteuerung Umsatzsteuerkennzeichen für Prozent (Vorschlag) Umsatzsteuerkennzeichen für Brutto oder Netto mittelfristiger Finanzplan Nachtragsvoranschläge mit Datum der Wirksamkeit Bei AOH auch Vorhabennummer. 18
Im Buchungsteil des Sachkontos sind zumindest Spalten für den Buchungstag die Belegnummer die Voranschlagsstelle den Zahlungszweck den Betrag (Soll und Ist) den Zahlweg für eine eventuelle Umsatzsteuer sowie für den schließlichen Zahlungsrückstand und die Bezeichnung des Einzahlers bzw. Empfängers vorzusehen. Einnahmen und Ausgaben können außer in den Haushaltssachkonten zunächst in Hilfssachbüchern, wie Personenkarteien oder Hebelisten, verbucht werden. Die Abschlußergebnisse dieser Hilfssachbücher sind längstens in Abständen von einem Monat in die Haushaltssachkonten zu übernehmen. 19
2.5.2 Sachbuch für die voranschlagsunwirksame Gebarung Die Einnahmen und Ausgaben der voranschlagsunwirksamen (durchlaufenden) Verrechnung sind in die Sachkonten für die voranschlagsunwirksame Gebarung einzutragen. Für die einzelnen Arten an Verwahrgeldern und Vorschüssen ist ein Sachkonto einzurichten. 54 K-GHO Im Beschreibungsteil des Sachkontos sind folgende Felder anzuführen: Haushaltshinweis Post das Finanzjahr die namentliche Bezeichnung der Post der anfängliche Zahlungsrückstand Summe Soll Summe Ist Im Buchungsteil des Sachkontos sind zumindest Spalten für den Buchungstag die Belegnummer die Verrechnungsstelle den Zahlungszweck den Betrag (Soll und Ist) den Zahlweg sowie für den schließlichen Zahlungsrückstand und die Bezeichnung des Einzahlers bzw. Empfängers vorzusehen. 20
2.6 Vermögenskonten Die vermögenswirksamen Einnahmen und Ausgaben sowie die sonstigen Änderungen der Vermögensbestände sind im Sachbuch (in Sachkonten) für das Vermögen zu verzeichnen. Für die einzelnen Vermögensarten ist ein Sachbuch (Sachkonten) zu führen. Im Sachbuch ist der Bestand des Vermögens zu Beginn des Finanzjahres, dessen Veränderungen während des Finanzjahres und der Bestand am Ende des Finanzjahres nachzuweisen. 55 K-GHO 2.6.1 Vermögensverwaltung Die der Gemeinde gehörenden beweglichen und unbeweglichen Sachen und Rechte bilden das Gemeindevermögen. 63 K-GHO Das Gemeindevermögen (Aktiv- und Passivvermögen) gliedert sich in folgende Vermögensgruppen: 64 K-GHO 2.6.1.1. Aktivvermögen unbewegliche Sachen, bewegliche Sachen, Rechte der Gemeinden auf Nutzung oder Leistung, Rücklagen, noch nicht fällige Verwaltungsforderungen, Beteiligungen und Wertpapiere, Haftungen; 21
2.6.1.2. Passivvermögen Darlehensschulden und darlehensähnliche Schulden, noch nicht fällige Verwaltungsschulden, Rechte Dritter auf Nutzung oder Leistung, Haftungen. 2.6.1.3. Grundsätze der Vermögensverwaltung Das Aktivvermögen ist in seinem Gesamtwert tunlichst ungeschmälert zu erhalten. Es ist sparsam, wirtschaftlich und zweckmäßig zu verwalten. 65 K-GHO 2.6.2 Vermögensverzeichnisse Das Gemeindevermögen einschließlich seiner Änderungen ist nach den Vermögensgruppen in Vermögensverzeichnisse (Vermögensnachweise) einzutragen. 66 K-GHO Die Vermögensverzeichnisse sind in Kartei- oder Listenform zu führen. Die Eintragungen in die Vermögensverzeichnisse sind laufend geordnet vorzunehmen und auf das Finanzjahr abzustimmen. Jeder Zu- oder Abgang am Gemeindevermögen ist einem mit der Führung der Gemeindekasse betrauten Bediensteten durch Ab- oder Zugangsanordnung des Anweisungsberechtigten anzuzeigen. Liegt der Vermögensveränderung eine haushaltswirksame Verrechnung zugrunde, so kann die Ab- oder Zugangsanordnung auch mit einem entsprechenden Vermerk auf der Einnahme- oder Ausgabeanweisung (Umbuchungsanweisung) erteilt werden. 22
Die Eintragungsgrundlagen für die Vermögensaufschreibungen sind bei der Belegablage für die Haushaltsbuchhaltung oder, wenn keine haushaltswirksame Verrechnung zugrunde liegt, in eigenen, auf die Zweckerfordernisse der einzelnen Vermögensgruppen abgestimmten Ordnern oder anderen Belegablagesystemen zu verwahren. Zwischen der Ablage und den Eintragungen in die Vermögensverzeichnisse ist ein unmittelbarer Bezug herzustellen. Auf den Belegen ist die Eintragung in das Vermögensverzeichnis durch Angabe eines Hinweises unter Beisetzung des Datums sowie der Unterschrift des die Eintragung vornehmenden Bediensteten zu bescheinigen. Jeder Vermögensteil ist einem Verwaltungszweig (Unter- bzw. Teilabschnitt) zuzuordnen. Es ist zu gewährleisten, dass im Bedarfsfall das auf jeden Verwaltungszweig entfallende Vermögen ohne besonderen Aufwand aus dem gesamten Gemeindevermögen herausgelöst werden kann. Die geldwerten (kapitalwerten) Rechte, die Rücklagen, die noch nicht fälligen Verwaltungsforderungen und Verwaltungsschulden, die Darlehensschulden und die summenmäßig feststellbaren Bürgschaften und sonstigen Haftungen sind mit dem Nennwert auszuweisen. Der Wert der Wertpapiere und Anteile sowie der Wert von Rechten auf Nutzung oder Leistung sind nach den Bestimmungen des Bewertungsgesetzes 1955, BGBl Nr 148, zuletzt geändert durch BGBl Nr 201/1996, zu berechnen. Das übrige Gemeindevermögen ist bestandsmäßig zu erfassen. Eine laufende Bewertung der unbeweglichen und beweglichen Sachen ist nur dann vorzunehmen, wenn es sich um das Eigentum von Betrieben, betriebsähnlichen Einrichtungen und wirtschaftlichen Unternehmungen handelt, die nach bundesgesetzlichen Vorschriften verpflichtet sind, eine Bilanz zu erstellen. In diesem Falle hat die Bewertung und Abschreibung nach steuerrechtlichen Grundsätzen zu erfolgen. 23
In die Vermögensnachweise über die Rücklagen (einschließlich der inneren Darlehen), über die Schulden einschließlich der Darlehen und darlehensähnlichen Schulden und noch nicht fälligen Verwaltungsschulden, über noch nicht fällige Verwaltungsforderungen, Beteiligungen, Wertpapiere und Bürgschaften und sonstige Haftungen sind außer den erforderlichen Nachweisen zum Rechnungsabschluß nachstehende Angaben aufzunehmen: Datum des Gemeinderatsbeschlusses, Datum der Eintragung, Nummer des Beleges, Finanzjahr. 2.6.3 Inventarverzeichnis Als Inventar im Sinne der Haushaltsordnung gelten 67 K-GHO Gebrauchsgegenstände mit einem Anschaffungs- oder Herstellungswert von mehr als 200 sofern ihre voraussichtliche Lebensdauer länger als drei Jahre währt (kurzlebige Gebrauchsgüter); Gebrauchsgegenstände, mit einem Anschaffungs- oder Herstellungswert von weniger als 200, wenn es sich um die Beschaffung von technisch oder wirtschaftlich zusammengehörigen (miteinander verbundenen) Wirtschaftsgütern handelt, die von ihrer Bestimmung her als Einheit anzusehen sind oder nur miteinander genutzt werden können, sofern der Anschaffungs- oder Herstellungswert der verbundenen Wirtschaftsgüter den Betrag 200 übersteigt; Bücher, Gesetz- und Zeitschriftensammlungen von bleibender Bedeutung; Kunstwerke und Sammlungsgegenstände. 24
Das Inventarverzeichnis ist standortbezogen zu führen. Ein Inventarkontoblatt ist entweder für jeden Raum, für die als Raumeinheit geltende Mehrzahl von Räumen oder für die zu einer Verwahrstelle zusammengefaßten Räume, in denen sich Inventargegenstände befinden, einzurichten. Dies gilt in gleicher Weise für sonstige Plätze, an denen sich Inventargegenstände befinden. Das Inventarkontoblatt hat jedenfalls zu enthalten: den Beschreibungsteil mit mindestens folgenden Angaben: namentliche und ziffernmäßige Bezeichnung des Verwaltungszweiges (Voranschlagsansatzes), Standort, Inventargrundnummer, den Buchungsteil mit mindestens folgenden Angaben: laufende Nummer, Datum der Eintragung, Belegnummer (Voranschlagsstelle) mit Angabe des Rechnungsjahres, Anzahl der Gegenstände, Bezeichnung des Gegenstandes, Anschaffungs- und Herstellungswert, Abgangsvermerke, Hersteller- oder Lieferfirma. Auf den Kontoblättern ist jeder Gegenstand und jede Gegenstandsgruppe einzeln unter Anführung der wesentlichen Merkmale einzutragen. Gegenstände, die mit einer Sache dauernd verbunden sind, sind nur dann als selbständige Gegenstände einzutragen, wenn sie auch für sich allein nutzbar sind. 25
Ersatzbeschaffungen sind als Zugänge, die ersetzten Gegenstände als Abgänge zu behandeln. Ersatzanschaffungen von einzelnen Inventargegenständen, die im Inventarkontoblatt unter einer größeren Einheit zusammengefaßt sind, müssen nicht gesondert inventarisiert werden. Die gemeindeeigenen Gegenstände sind, soweit dies ohne Beeinträchtigung ihrer Gebrauchsfähigkeit möglich ist, an geeigneter Stelle als Gemeindeeigentum zu kennzeichnen. Die als Gemeindeeigentum gekennzeichneten Gegenstände sind mit einer Inventarnummer zu versehen. Aus der Inventarnummer muß mindestens ersichtlich sein, unter welchem Verwaltungszweig und Standort der Gegenstand im Inventarverzeichnis eingetragen ist. Ein mit der Führung der Gemeindekasse betrauter Bediensteter (inventarführende Stelle) hat mindestens im Abstand von zwei Jahren eine Inventur vorzunehmen. Stimmt der tatsächliche Bestand an Gegenständen mit dem buchmäßigen Bestand nicht überein, so ist der Unterschied sofort aufzuklären. Verbleibende Mehrbestände sind unverzüglich nachzutragen. Verbleibende Fehlbestände sind sofort dem Bürgermeister zu melden. Das Prüfungsergebnis ist in geeigneter Weise festzuhalten. Bei Entnahme eines Gegenstandes wegen Reparatur oder bei vorübergehender Verwendung außerhalb des Raumes muß der fehlende Bestand mit einem Reparaturschein oder einem sonstigen Nachweis belegbar sein. 26
2.6.4 Rechte Die Rechte Dritter an Grundstücken der Gemeinde sind in der Liegenschaftskartei anzumerken. 68 K-GHO Für die Rechte der Gemeinde an Grundstücken Dritter ist ein eigenes Verzeichnis nach dem Muster der Liegenschaftskartei zu führen. Sonstige Rechte der Gemeinde gegenüber Dritten und sonstige Rechte Dritter gegenüber der Gemeinde sind in geeigneten Nachweisen zu erfassen. 2.7 Lieferantenkonten Die Lieferantenbuchhaltung ist in gesetzlichen Bestimmungen nirgends verankert. Lediglich die Forderung, dass im Buchungsteil der Sachkonten Name und Anschrift des Empfängers aufscheinen müssen, sowie die Tatsache, dass der Umfang der Rechnungseingänge inkl. der Ausstellung der Ausgabeanweisungen und Überwachung der Zahlungen kaum ohne Lieferantenbuchhaltung bewältigt werden kann, hat dazu geführt, dass immer mehr Gemeinden freiwillig eine Lieferantenbuchhaltung einführen. Aufwendig ist die Anlage der Lieferantenkonten, zumal für jeden einzelnen Rechnungsadressaten ein Konto anzulegen ist. Dieser Aufwand lohnt sich aber in der Praxis, da in Hinkunft die technischen Möglichkeiten von der Überwachung der Rechnungseingänge, über die wesentlich raschere Voranschlagsüberwachung, besseren Ausnutzung der Skontomöglichkeiten, automatischen Erstellung der Auszahlungsanweisungen, Erstellung von automatischen Überweisungsdatenträger, Auffindung von Mahungen usw. genutzt werden können. Der Buchungsvorgang, auch wenn er im ersten Moment komplizierter erscheint, ist aber im Vergleich zur herkömmlichen Buchhaltung unwesentlich umfangreicher. 27
Für jeden Lieferanten ist je ein Konto einzurichten. Im Beschreibungsteil des Lieferantenkontos sind folgende Felder anzuführen: Name und Anschrift des Lieferanten Zahlungsmodalitäten (Anzahl Tage für Skonto und Netto) Kundennummer Kontonummer und Bankleitzahl der anfängliche Zahlungsrückstand Summe Soll Summe Ist zusätzlich sind folgende Felder vorteilhaft: bevorzugter Zahlungweg Branche Summe Bestellungen Finanzjahr Bezeichnung der mehrjährigen Konten Im Buchungsteil des Lieferantenkontos sind zumindest Spalten für den Buchungstag die Belegnummer die Voranschlagsstelle den Zahlungszweck den Betrag (Soll und Ist) den Zahlweg für eine eventuelle Umsatzsteuer sowie für den schließlichen Zahlungsrückstand 28
2.8 Darlehenskonten Die Aufnahme von Darlehen richtet sich nach 104 der Kärntner Allgemeinen Gemeindeordnung; sie bedarf der Genehmigung der Landesregierung und wird erst mit der Erteilung dieser Genehmigung rechtswirksam. Darlehen dürfen, unbeschadet der Regelung des Abs 1, nur bei Fehlen einer anderweitigen Bedeckung im Rahmen des außerordentlichen Voranschlages zur Bestreitung eines außerordentlichen Bedarfes angenommen werden. 72 K-GHO Beabsichtigt die Gemeinde Darlehen aufzunehmen, so sind mindestens drei Kreditgeber zur Angebotslegung einzuladen. Davon ausgenommen ist die Aufnahme von Darlehen, die der Bund, das Land oder ein von ihnen eingerichteter Fonds zu Förderungszwecken gewährt. Die Übernahme von darlehensähnlichen Verbindlichkeiten ist nur zulässig, wenn hiedurch weder die Erfüllung gesetzlicher Aufgaben der Gemeinde noch ihre privatrechtlichen Verpflichtungen gefährdet werden. Da für Darlehen entsprechende Nachweise dem Rechnungsabschluß beizulegen sind, sind für deren Verwaltung entsprechende Konten anzulegen. Einerseits können im Sachkontenbereich Hinweise hinterlegt werden, damit bei Buchungen eine automatische Übernahme auf die Darlehenskonten erfolgen kann. Andererseis sollten auch auf den Darlehenskonten die Hinweise auf die Voranschlagstelle vorhanden sein, um einerseits die Kontrolle zu gewährleisten und andererseits auch eine automatische Voranschlagsberechnung zu ermöglichen. Für jedes Darlehen wäre je ein Konto einzurichten. 29
Im Beschreibungsteil des Darlehenskontos sind folgende Felder anzuführen: Name und Anschrift des Darlehensgebers Verwendung des Darlehens Art der Schuld Kontonummer und Bankleitzahl Laufzeit Ursprüngliche Höhe Gemeinderatsbeschluß Aufsichtsbehördliche Genehmigung, Datum und Zahl Rückzahlung ab Zinssatz Art der Tilgung Anzahl der Raten Abstand der Ratenzahlungen Art der Raten Annuitätenhöhe Zuschüsse eventuell Tilgungsplan Anfänglicher Stand Zugang Abgang Zinsen Zuschüsse schließlicher Stand Voranschlag anfänglicher Stand Voranschlag Zugang Voranschlag Abgang Voranschlag Zinsen Voranschlag Zuschüsse Voranschlag schließlicher Stand Gliederungskennzeichen laut VRV 30
Die Finanzschulden sind wie folgt zu gliedern: a) nach der Bedeckung des Schuldendienstes: Schulden, deren Schuldendienst mehr als zur Hälfte aus allgemeinen Deckungsmitteln getragen wird; Schulden für Einrichtungen der Gebietsköperschaft, bei denen jährlich ordentliche Einnahmen in der Höhe von mindestens 50% der ordentlichen Ausgaben erzielt werden; Schulden, die für andere Gebietskörperschaften aufgenommen worden sind und deren Schuldendienst mindestens zur Hälfte erstattet wird; Schulden, die für sonstige Rechtsträger (physische und juristische Personen) aufgenommen worden sind und deren Schuldendienst mindestens zur Hälfte erstattet wird. Anlage 6 VRV b) nach den Gläubigern: 1. Finanzschulden aus Auslandsanleihen und Darlehen bei ausländischen Kreditinstituten und sonstigen Unternehmungen für den eigenen Haushalt aus weitergegebenen Anleihen und Darlehen 2. Finanzschulden aus Inlandsanleihen und Darlehen bei inländischen Kreditinstituten und sonstigen Unternehmungen für den eigenen Haushalt aus weitergegebenen Anleihen und Darlehen 3. Finanzschulden aus Darlehen von Trägern des öffentlichen Rechts. Diese Schuldenarten sind jeweils zusammengefasst mit dem Stand am Jahresende in zwei Spalten auszuweisen, Gesamthaushalt, davon: den auf den Abschnitten 85 bis 89 verrechneten Betrieben und Unternehmungen zugeordnet. 31
2.9 Rücklagenkonten Rücklagen sind entsprechend der finanziellen Lage der Gemeinde und soweit anzusammeln, als der Voranschlagsausgleich hiedurch nicht gefährdet ist. 69 K-GHO In den Gebührenhaushalten sind Rücklagen in dem Umfang anzusammeln, der für die Instandsetzung und Erneuerung des der Wertminderung und dem Verbrauch unterliegenden Vermögens dieser Einrichtungen erforderlich ist. Rücklagen der Gemeinde sind: die Betriebsmittelrücklage zur Kassenverstärkung und zur Sicherung der rechtzeitigen Leistungen von Ausgaben; die allgemeine Rücklage zur Deckung künftiger Ausgaben; die Sonderrücklage, die auf Grund von Gesetzen, Verträgen oder Gemeinderatsbeschlüssen für bestimmte Zwecke zu bilden ist. Der Gemeinderat kann aus finanzwirtschaftlichen Gründen beschließen, dass Sonderrücklagen vorübergehend zur Zwischenfinanzierung anderer Ausgaben (Innere Darlehen) in Anspruch genommen werden. Durch eine derartige Rücklagenentnahme dürfen sich in finanzieller Hinsicht für den Zweck der Sonderrücklage keine nachteiligen Auswirkungen ergeben. Die Rücklagen sind nach Maßgabe der Einnahmen, jedenfalls aber so rechtzeitig wieder aufzufüllen, dass hiedurch die bestimmungsgemäße Verwendung im Bedarfsfalle gewährleistet bleibt. Der Gemeinderat darf die Zweckwidmung einer Rücklage ganz oder teilweise ändern, wenn sie für den vorgesehenen Zweck oder in der vorhandenen Höhe nicht mehr benötigt wird. 32
Die Rücklagen sind bis zu ihrer Verwendung so anzulegen, dass sie den höchstmöglichen Zinsenertrag erbringen und im Bedarfsfalle verfügbar sind. Angesammelte Rücklagen sind im Kassenbestand nachzuweisen. Im Beschreibungsteil des Rücklagenkontos sind folgende Felder anzuführen: Name und Anschrift des Bankinstitutes Verwendung der Rücklage Art der Rücklage Kontonummer und Bankleitzahl Haushaltsansatz Gemeinderatbeschluß Zinssatz Anfänglicher Stand Zugang Abgang Schließlicher Stand Voranschlag anfänglicher Stand Voranschlag Zugang Voranschlag Abgang Voranschlag schließlicher Stand 33
2.10 Kostenstellenkonten Die Gemeinden sollen für ihre Unternehmungen, Anstalten, Betriebe und betriebsähnliche Einrichtungen Kostenrechnungen nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen führen. Die Kostenrechnung ist ein Teil des internen Rechnungswesens der Gemeinde. Ihre Ergebnisse sind in der Regel nur für interne Zwecke auszuwerten und dienen zur Ermittlung der Selbstkosten nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen als Grundlage für die Bestimmung von Gebühren o- der Entgelten für Leistungen zur regelmäßigen Überwachung des Betriebsablaufes mit dem Ziel der Hebung des Kostenbewußtseins, einer Kostenminimierung und damit das Vermeiden von Unwirtschaftlichkeit zur Gewinnung von Unterlagen zur Planung und Budgetierung zur Führung regelmäßiger Aufzeichnungen über das Vermögen und zur dessen Sicherung und Erhaltung Die Kostenrechnung bildet daher einen Teil der Aufgaben vom Verwaltungscontrolling. Die Kostenrechnung soll nicht für die Gesamtheit aller Ämter, Dienststellen, Betriebe und anderen organisatorischen Einheiten der Gemeinde geführt werden, sondern nur für die einzelnen Teilbereiche, wie Abfallbeseitigung, Abwasserbeseitigung, Kindergartenküche etc. Tendenziell wird eine Kostenrechnung dann einzuführen sein, wenn enge Marktbeziehungen bestehen, individuell zurechenbare öffentliche Leistungen erstellt werden, die nach dem Prinzip der speziellen 34
Entgeltlichkeit abgegolten werden (z.b. Betriebe mit marktbestimmter Tätigkeit) oder für die ein Einheitssatz für die interne Leistungsverrechnung zu berechnen ist (Wirtschaftshof). Voraussetzung für die Führung einer Kostenrechnung ist die Unterscheidung zwischen Ausgaben und Kosten bzw. zwischen Einnahmen und Leistungen. Einnahmen und Ausgaben sind Begriffe der Finanzwirtschaft und betreffen nur geldliche Leistungen. Das Rechnungswesen der Gemeinde ist nur nach diesen finanzwirtschaftlichen Grundsätzen aufgebaut. Die Begriffe Kosten und Leistungen werden dagegen in der betriebswirtschaftlich ausgerichteten Kosten- und Leistungsrechnung verwendet. Kosten sind somit betriebs- und periodenbezogene Werteinsätze. Nachstehende Darstellung zeigt den Unterschied bzw. die Überleistung in die Kostenrechnung schematisch: Ausgaben Neutrale Ausgaben außergewöhnliche betriebliche Ausgaben betriefsfremde Ausgaben Zinsen für Fremdkapital vermögenswirksame Ausgaben (Postengruppe 0) Zuführungen an Rücklagen (Post 298) Tilgungen Vorräte für künftige Perioden kostengleiche Ausgaben ausgabengleiche Kosten kalkulatorische Abschreibungen kalkulatorische Zinsen kalkulatorische Wagnisse Verbrauch Vorräte Bewertungskorrekturen Kosten 35
Zusätzlich muß auch eine zeitliche Abgrenzung vorgenommen werden. Ausgaben werden gebucht, wenn die Rechnung fällig ist. Kosten werden verbrauchsbezogen gebucht. Somit ist nur jener Teil der Kosten je Periode zu verrechnen, für welchen auch ein Verbrauch der Anschaffungen vorliegt. Die Kostenstellen werden in Hauptkosten-, Nebenkosten und Hilfskosten unterteilt. Die Nebenkostenstellen werden im Vergleich zu den Hauptkostenstellen nicht für die eigentliche Zweckaufgabe des Betriebes sondern nur für die Nebeneinrichtungen geführt. Bei beiden handelt es sich um Endkostenstellen,sodass keine Kostenüberwälzung mehr stattfindet. Hilfskostenstellen dienen als Grundlage für die innerbetriebliche Verrechnung. Diese werden entweder mit einem Verrechnungsschlüssel oder mit Hilfe von Leistungsnachweisen den einzelnen Hauptkostenstellen zugeschlagen. Hilfskostenstelle Verwaltung Haupt- oder Nebenkostenstelle LKW-Fahrzeug Haupt- oder Nebenkostenstelle Unimog Mit Hilfe der Kostenstellenkonten können folgende Rechnungen erstellt werden: Kostenstellenrechnung Kostenartenrechnung Kostenträgerrechnung 36
Die Kostenstellenrechnung stellt fest, welche Kosten für welche Bereiche oder an welchen Orten entstanden sind. (Beispiel: Kosten für die Wasserversorgung, Kosten für den Unimog) Die Kostenartenrechnung stellt fest, welche Kosten an der betreffenden Kostenstelle entstanden sind. (Beispiel: Für die Kostenstelle Wasserversorgung sind folgende Kostenarten entstanden: Personal, Energie, Material etc.). Die Summe der Kostenarten ergibt die Kosten der Kostenstelle. Die Kostenträgerrechnung dient der Zurechnung der Kosten auf die Leistungseinheit. (Beispiel: Kosten je m³ Wasser, Kosten für eine Stunde Unimogeinsatz) Für den Einsatz der Kostenstellenrechnung sind eigene Kostenstellenkonten einzurichten. Diese haben mindestens folgende Felder zu enthalten: Bezeichnung der Kostenstelle Art der Kostenstelle (Haupt, Neben- oder Hilfskostenstelle) Voranschlag Einnahmen Summe Einnahmen Voranschlag Ausgaben Summe Ausgaben Aufgliederung in Kostenarten getrennt nach Einnahmen und Ausgaben inkl. Einheit und Anzahl 2.11 Miethauskonten Die Miethauskonten sind im erweiterten Sinn Kostenstellenkonten und dienen zur Abrechnung der Betriebs- und Erhaltungskosten nach den Bestimmungen des Mietrechtsgesetzes für gemeindeeigene Wohnungen. 37
Während des Buchungsvorganges können mit Hilfe von Zweitbuchungen die Miethauskonten belastet werden, wobei die Kostenarten bzw. Betriebskostenarten einzugeben sind. Zusätzlich zu den Feldern der Kostenstellenkonten sind noch folgende Felder notwendig: Haushaltsansatz Fläche aller Wohnungen Wohnunsdaten Anzahl der Wohnungen Daten Mietzinsreserven ev. Daten für Darlehenstilgungen 38
2.12 Noch nicht fällige Verwaltungsforderungen und Verwaltungsschulden Noch nicht fällige Verwaltungsforderungen und Verwaltungsschulden gehören zum Gemeindevermögen und sind jene Forderungen und Verbindlichkeiten (Schulden), deren Rechtsgültigkeit und Höhe schon feststeht, deren Fälligkeit aber am Schluß des Finanzjahres noch nicht eingetreten ist. 70 K-GHO Als Verwaltungsforderungen zählen unter anderem auch die noch ausstehenden Gehaltsvorschüsse. 2.13 Beteiligung und Wertpapiere Auch die Beteiligungen und Wertpapiere gehören zum Gemeindevermögen und müssen verwaltet und mit dem Rechnungsabschluß nachgewiesen werden. Dazu zählen insbesondere: 71 K-GHO Beteiligungen an anderen Unternehmungen (Kapitalanteile), und zwar auch dann, wenn diese Anteile nicht in Wertpapieren verbrieft sind, sofern sie eine Einflußnahme auf die Geschäftsführung in diesen Unternehmungen sichern; Wertpapiere als Anlagenwertpapiere; Wertpapiere, die von der Gemeinde nur zur vorübergehenden Anlage flüssiger Mittel angeschafft oder die aus sonstigen Gründen nur vorübergehend in das Vermögen der Gemeinde übernommen werden, als Wertpapiere des Umlaufvermögens. 39
2.14 Bürgschaften und sonstige Haftungen Die Übernahme von Bürgschaften und sonstigen Haftungen richtet sich nach 104 der Kärntner Allgemeinen Gemeindeordnung; sie bedarf der Genehmigung der Landesregierung und wird erst mit Erteilung dieser Genehmigung rechtswirksam. 73 K-GHO Auch die Bürgschaften und Haftungen sind im Rechnungsabschluß nachzuweisen und müssen daher in der EDV verwaltet werden. 2.15 Umsatzsteuer Mit den heute modernen Gemeindesoftwareprodukten kann die Verwaltung der Umsatzsteuer großteils automatisch gestaltet werden. Im Sachkontobereich ist ein Merker zu setzen, welcher die Unterscheidung zwischen Vorsteuer und Umsatzsteuer kennzeichnet. Dies kann durchaus auch durch den Haushaltshinweis erfolgen. (Ausgabe = Vorsteuer, Einnahme = Umsatzsteuer). Des weiteren ist im Buchungsbereich durch die Eingabe eines Umsatzsteuerkennzeichens die Entscheidung zu treffen, ob die betreffende Ausgabe bzw. die betreffende Einnahme einer Umsatzsteuerpflicht unterliegt und ob mit dem ermäßigten oder mit dem normalen Prozentsatz gerechnet werden muß sowie, ob die Eingabe des Buchungsbetrages brutto oder netto erfolgt. Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Softwarelösungen. Die erste steuert diese Kennzeichen über den Sachkontenbereich. Es kann daher pro Konto nur ein Umsatzsteuerprozentsatz eingegeben wer- 40
den. Die zweite Möglichkeit besteht in der Steuerung während des Buchens, so dass eine variable Gestaltung der Sachkonten ermöglicht wird. Mit der Eingabe des Steuerungskennzeichens wird die Verbuchung der Umsatzsteuer auf die Umsatzsteuerkonten vorgenommen. Diese bilden die Grundlage für die monatliche Umsatzsteuererklärung. Die Kontrolle der Erklärung ist mit einer Hilfsliste mit Aufstellung sämtlicher Umsatzsteuerbuchungen eventuell summiert nach Sachkonten möglich. Buchung mit Kennzeichen % Ust Bemessung Automatische Überleitung in die Ust- Konten Ust...... Ust...... Umsatzsteuerkonto 10 % Bemessung........ Umsatzsteuerkonto 20 % Bemessung........ VUG-Konto 3600 Einnahmen Ausgaben SOLL IST SOLL IST......... Überleitung der Umsatzsteuersummen in die voranschlagsunwirksame Verrechnung (Soll-Ist mit Gegenbuchung Soll) Ust-Liste Ust-Erklärung Zahlung an Finanzamt Sowohl die Summe der Liste, die Beträge der Erklärung, wie auch die Summe der Abfuhr an das Finanzamt müssen übereinstimmen. 41
3. Gebarungsfälle 3.1 Ausgaben 3.1.1 Beschluß Sind geplante Bestellungen und Aufträge nicht der laufenden Verwaltung zuzurechnen bzw. ist auf Grund der gesetzlichen Bestimmungen ein Beschluß der zuständigen Organe notwendig, so ist dieser Beschluß vor der Bestellung einzuholen. 3.1.2 Bestellung Vergabe Zur Überwachung des Einganges der angeordneten Einnahmen und der Einhaltung der veranschlagten Ausgabenbeträge haben die Verfügungsberechtigten nach der im Voranschlag vorgesehenen Ordnung Kontrollaufzeichnungen (Haushaltsüberwachungslisten) zu führen. In diesen Kontrollaufzeichnungen sind auch die Bestellungen und ihre Abwicklung nachzuweisen. 26 K-GHO Auch wenn mit der Bestellung noch keine Sollstellung erfolgt, ist der Voranschlagsbetrag der betreffenden Voranschlagsstelle hiefür schon zu reservieren. Dies ist der Grund, warum in vielen Gemeinden bereits die Bestellungen im Wege einer Bestellbuchhaltung EDV-mäßig erfaßt und verwaltet werden. 42
Mit der Erfassung der Bestellung (kann auch nur teilweise erfolgen) sind mindestens folgende Datenfelder zu erfassen: Bestellnummer Finanzjahr der Bestellung Name und Anschrift des Empfängers Bestelldatum evtl. Beschlußdatum, Gremium, Tagesordnungspunkt evtl. Zahlungskonditionen (evtl. aus Lieferantenkonto) Bezeichnung Betrag evtl. Abteilungsnummer des Erfassers Kontierung (Haushaltshinweis, Ansatz, Post) Mit dieser Erfassung ist die Bestellung am entsprechenden Sachkonto ersichtlich und scheint bei allen Haushaltsüberwachungsprogrammen auf. Somit ist eine genauere Voranschlagsüberwachung möglich. Auch am Lieferantenkonto sind die Bestellungen ersichtlich, so dass immer ein Überblick über noch nicht durchgeführte Bestellungen vorhanden ist. Die Erfassung der Bestellung erfolgt in der Regel vom Verfügungsberechtigten. In kleineren Gemeinden erfolgt die Erfassung in der Finanzverwaltung. 3.1.3 Rechnungseingang Der Rechnungseingang beginnt beim Posteingang. Wird der Posteingang elektronisch verwaltet, so können bereits im Postbuch wesentliche Merkmale der Rechnung erfasst werden. (Rechnungsdatum, Rechungseingang, Rechnungsnummer, Absender) 43
Die Ausgabe von Repräsentationsmitteln ist bis zu einem Gesamtausmaß von höchstens 10 v. H. ihrer veranschlagten Höhe ohne Beleg zulässig. Für jene Ausgaben, für die eine Quittung des Empfängers nicht üblich ist, dürfen Eigenbelege erstellt werden. 25 K-GHO Auch der Eigenbeleg wirkt in der Lieferantenbuchhaltung wie eine Rechnung, zumal grundsätzlich ein Lieferant bzw. Empfänger vorhanden ist. 3.1.4 Rechnungsvormerk Wird in der Gemeinde eine Lieferantenbuchhaltung geführt, so ist die Rechnung im Rechnungsvormerk zu erfassen. Vorerst ist zu überprüfen, ob das entsprechende Lieferantenkonto vorhanden ist. Ist dies nicht der Fall, so ist das Konto wie vorher beschrieben anzulegen. Moderne EDV-Programme können sodann die Daten von der Posteingangsverwaltung und vom Lieferantenkonto verknüpfen, so dass lediglich der Rechnungsbetrag einzugeben ist. Die restlichen Daten wären zu überprüfen und gegebenenfalls zu korrigieren. Für eine automatische Verarbeitung sind mindestens folgende Felder notwendig: evtl. Bestellnummer Finanzjahr der Rechnung (bei Bestellung automatisch) laufende Nummer für Zuordnung zur Rechnung (Rechnungsvormerknummer) Name und Anschrift des Empfängers (ev. aus Posteingang oder Bestellverwaltung) Rechnungsdatum (ev. aus Posteingang) Zahlungskonditionen (ev. aus Lieferantenkonto) Zahlungsgrund (ev. aus Bestellscheinverwaltung) 44
Rechnungsbetrag - in österreichischer Währung 44 Abs. (3) K-GHO(ev. aus Bestellscheinverwaltung) Bankverbindung des Empfängers (ev. aus Lieferantenkonto) ev. Abteilungsnummer des Erfassers (ev. aus Bestellscheinverwaltung) Mit der Eingabe des Rechnungsdatum und den Zahlungskonditionen sollte die Fälligkeit der Rechnung automatisch verwaltet werden, zumal zum Zeitpunkt der Erfassung noch nicht festgestellt werden kann, welche Fälligkeit in Anspruch genommen wird (mit oder ohne Skonto) Der Rechnungsbetrag wäre grundsätzlich inkl. Skonto und Umsatzsteuer zu erfassen, weil zum Zeitpunkt der Erfassung noch nicht entschieden werden kann, ob vom Skontoabzug Gebrauch gemacht wird. Beim Einsatz einer Bestellscheinverwaltung ist darauf zu achten, dass die Bestellungen beim Erfassen der Rechnung auch aufgelöst werden, um die Voranschlagssätze nicht doppelt zu belegen. Auch besteht die Möglichkeit, dass nur ein Teil aus der Bestellscheinverwaltung stammt. In diesem Fall ist der restliche Teil zu erfassen bzw. ist die automatische Übernahme aus der Bestellscheinverwaltung zu korrigieren. 3.1.5 Bestätigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit Gleichzeitig mit der Erfassung der Rechnung sollte die Bestätigung über die sachliche und rechnerische Richtigkeit erfolgen (in der Regel vom Verfügungsberechtigten). Die Bestätigung kann erfolgen, wenn die notwendigen Beschlüsse vorhanden sind und die mengenmäßige, die ziffernmäßige und rechnerische Übereinstimmig festgestellt wur- 45
de. Anderenfalls ist die Rechnung zu korrigieren und dies unter Anschluß der Begründung der Korrektur dem Rechnungsadressaten mitzuteilen. 3.1.6 Kontierung Danach ist der Rechnungsbetrag einer oder mehreren Voranschlagsstellen zuzuordnen (Bei der Bestellscheinverwaltung erfolgt dies automatisch). Wird die Rechnung mehreren Voranschlagsstellen zugeordnet, sollte in der EDV-Automatik ein Feld mit noch zu buchen mitgeführt werden. Die Kontierung ist wenn notwendig auch für Zweitkonten vorzunehmen. 3.1.7 Ausgabeanweisung Mit der Erfassung kann die Ausgabeanweisung gedruckt werden. Sollte keine Lieferantenbuchhaltung im Einsatz sein, so ist die Ausgabeanweisung manuell zu erstellen. 25 K-GHO Die Auszahlungsanweisung ist grundsätzlich für jede Zahlung einzeln durch Kassenanweisungen zu erteilen. Jede Anweisung hat insbesondere zu enthalten: das Finanzjahr; den Auftrag zur Annahme oder Leistung einer Zahlung; den anzunehmenden bzw. zu leistenden Betrag; die Bezeichnung des Einzahlungspflichtigen oder des Empfängers, dessen Anschrift und gegebenenfalls die Bankverbindung; 46
den Zahlungsgrund und die Weisung über allfällige Abzüge und Einbehalte (Verbote); den Hinweis, dass die Zahlung der laufenden Verwaltung zuzurechnen ist oder auf Grund des anzugebenden Beschlusses des zuständigen Organes zu erfolgen hat; 47
die Voranschlags- bzw. Verrechnungsstelle; den Vermerk, dass die Bedeckung unter der angeführten Voranschlagsstelle selbst oder im Rahmen der Verstärkungsmittel im Voranschlag gegeben ist, bzw. einen Hinweis auf die genehmigte über- oder außerplanmäßige Ausgabe (Bedeckungsvermerk); den Prüfungsvermerk; die Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit, bei Lieferung von inventarisierungspflichtigen Gütern den Vermerk über die Aufnahme in das entsprechende Verzeichnis (Inventarisierungsvermerk); den Tag der Ausstellung der Anweisung und die eigenhändige Unterschrift des Anweisungsbefugten. Wird bei der Bestellung auch ein Beschluß erfaßt, so wird dieser beim Druck der Anordnung durch die EDV-Anlage mitausgegeben. Alle Ausgaben, soweit sie im abgelaufenen Finanzjahr fällig waren oder über den 31. Dezember des abgelaufenen Finanzjahres gestundet worden sind, können bis zum Ablauf des Monats Jänner des nächstfolgenden Finanzjahres zu Lasten der Rechnung des abgelaufenen Finanzjahres angewiesen werden. 11 VRV Auszahlungen, die zur zeitgerechten Vollziehung bereits in dem der Fälligkeit vorangehenden Finanzjahr flüssig gemacht werden sowie Einzahlungen, die das folgende Finanzjahr betreffen, sind im Wege der voranschlagsunwirksamen Verrechnung in die Haushaltsrechnung des folgenden Finanzjahres überzuführen. Der Bedeckungsvermerk wird mit EDV-Anlagen mit dem Ausdruck des Kreditrestes durchgeführt. Hiebei ist aber zu beachten, dass die gegenseitige Deckungen sowie die außer- und überplanmäßigen Ausgaben, insbesondere jene, die vom Gemeinderat im Dezember als Überschreitung genehmigt wurden, berücksichtig werden. Die Steuerung der gegenseitigen Deckung in den meisten EDV-Anlagen 48