Finanzverwalter Lehrgang

Finanzverwalter Lehrgang Kassen- und Verrechnungswesen und Finanzbuchhaltung Ferdinand BEVC Brigitte ZRAUNIG Domgasse 5/V, A-9020 Klagenfurt, Tel.: 0463-536-2871-2876, Fax: 0463-536-2870, e-mail: kvak@ktn.gv.at http://www.verwaltungsakademie.ktn.gv.at

Inhaltsverzeichnis 1. KASSEN- UND VERRECHNUNGSWESEN...5 1.1 Kassenwesen...6 1.2 Kassengeschäfte...7 1.3 Kassenstunden...7 1.4 Zahlungsmittel...8 1.5 Verwahrung und Verwaltung der Kassenbestände...8 2. VERRECHNUNGSWESEN...10 2.1 Grundsätze...10 2.2 Führung der Bücher...12 2.3 Buchungsarten...14 2.4 Zahlwege...16 2.5 Sachkonten...17 2.5.1 Sachbuch für die voranschlagswirksame Gebarung...18 2.5.2 Sachbuch für die voranschlagsunwirksame Gebarung...20 2.6 Vermögenskonten...21 2.6.1 Vermögensverwaltung...21 2.6.2 Vermögensverzeichnisse...22 2.6.3 Inventarverzeichnis...24 2.6.4 Rechte...27 2.7 Lieferantenkonten...27 2.8 Darlehenskonten...29 2.9 Rücklagenkonten...32 2.10 Kostenstellenkonten...34 2.11 Miethauskonten...37 2.12 Noch nicht fällige Verwaltungsforderungen und Verwaltungsschulden...39 2.13 Beteiligung und Wertpapiere...39 2.14 Bürgschaften und sonstige Haftungen...40 2.15 Umsatzsteuer...40

3. GEBARUNGSFÄLLE...42 3.1 Ausgaben...42 3.1.1 Beschluß...42 3.1.2 Bestellung Vergabe...42 3.1.3 Rechnungseingang...43 3.1.4 Rechnungsvormerk...44 3.1.5 Bestätigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit...45 3.1.6 Kontierung...46 3.1.7 Ausgabeanweisung...46 3.1.8 Verrechnung...50 3.1.9 Zahlung...55 3.1.10 Verrechnung...62 3.2 Daueranweisungen...62 3.3 Sammelanweisungen...63 3.4 Einnahmen...63 3.4.1 Beschlüsse...63 3.4.2 Vorschreibung...64 3.4.3 Kontierung...64 3.4.4 Einnahmenanweisung...64 3.4.5 Verrechnung...66 3.4.6 Zahlung...68 3.4.7 Verrechnung...73 3.5 Umbuchungen...74 3.6 Rücklagenentnahmen und Zuführungen...75 3.6.1 Rücklagenzuführung...76 3.6.2 Rücklagenentnahme...77 3.6.3 Rücklagenzinsen- Kapitalertragsteuer...78 3.7 Übernahme Wirtschaftshof...79 3.8 Abschlußbuchungen am Ende des Jahres...80 3.8.1 Sollüberschuß...81 3.8.2 Sollabgang...82 3.8.3 Istüberschuß...83 3.8.4 Istabgang...84

4. ABSCHLÜSSE UND ÜBERPRÜFUNGEN...85 5. ARCHIVIERUNG...88 6. FINANZBUCHHALTUNG...89 6.1. Begriff und Gliederung des Rechnungswesens...90 6.1.1 Grundlage für die Verbuchung von Geschäftsfällen...95 6.1.2 Doppelte Buchführung...97 6.1.3 Die Konten der doppelten Buchführung...99 6.2 Bilanz...104 6.2.1 Auswertung von Bilanzen...105 6.3 Zuständigkeiten...109 7. ANLAGEN 7.1 Haushaltshinweis 7.2 Haushaltsansatz 7.3 Haushaltspost

1. Kassen- und Verrechnungswesen Die Kärntner Gemeindehaushaltsordnung unterscheidet zwischen dem Kassenwesen (Gemeindekasse) und dem Verrechnungswesen (Buchhaltung). Die Trennung zwischen Kasse und Buchhaltung sowie die Besorgung der Finanzverwaltung wird im 28 K-GHO geregelt. 27 K-GHO Zur Besorgung der Finanzverwaltung hat der Gemeinderat einen hiezu geeigneten und entsprechend ausgebildeten Gemeindebediensteten zu bestellen (Finanzverwalter). Die Bestellung ist zu widerrufen, wenn eine angeführte Voraussetzung wegfällt oder die Aufgaben nicht ordnungsgemäß erfüllt werden. Sowohl für die Bestellung wie auch für dessen Absetzung ist der Gemeinderat zuständig. 28 K-GHO Ist in der Finanzverwaltung mehr als ein Bediensteter beschäftigt, so sind die Kassengeschäfte und die Verrechnungsgeschäfte unter der Leitung des Finanzverwalters von verschiedenen Bediensteten wahrzunehmen. Als Finanzverwalter dürfen nicht bestellt werden Gemeindebedienstete, die Mitglieder (Ersatzmitglieder) des Gemeindevorstandes oder des Kontrollausschusses sind; die mit dem Bürgermeister oder dem mit den Aufgaben der Finanzverwaltung betrauten Gemeindevorstandsmitglied oder mit einem anweisungsberechtigten Gemeindebediensteten verheiratet oder in auf- oder absteigender Linie oder bis zum dritten Grade verwandt oder verschwägert sind oder die zueinander im Verhältnis von Wahl- oder Pflegeeltern oder Mündel oder Pflegebefohlenen stehen. 5

Gemeindebedienstete, die zueinander in einem lt. vorigem Absatz angeführten Naheverhältnis stehen, dürfen nicht gleichzeitig bei derselben Kasse verwendet werden. Für den Fall der Verhinderung des Finanzverwalters ist in gleicher Weise ein Stellvertreter zu bestellen. Auch für den Stellvertreter gelten diese Bestimmungen in gleicher Weise. 1.1 Kassenwesen Auch wenn die Haushaltsordnung eindeutig die Einheitskasse vorschreibt, sind in Gemeinden durchaus Nebenkassen und Handkassen vorhanden. Vor allem die Einhebung der Verwaltungsabgaben, Stempelgebühren, Verkauf von Wanderkarten und Kopienerlöse werden häufig über Nebenkassen abgewickelt. Für die Einrichtung einer Nebenkasse bedarf es einer Dienstanweisung durch den Bürgermeister. 29 K-GHO Die Einheitskasse bedeutet, dass in der Buchhaltung nur ein Barkassenzahlweg vorhanden sein kann. Nebenkassen werden über ein eigenes Kassabuch verwaltet und werden bei Bedarf, jedenfalls aber monatlich, mit der Hauptkasse abgerechnet. Die Verbuchung erfolgt auf Grund der Summierung im Kassabuch. Zur Bestreitung geringfügiger Ausgaben können Handkassen (Handverläge) eingerichtet werden. Sie haben mit der Gemeindekasse bei Bedarf, jedenfalls zum Ende des Finanzjahres, abzurechnen. Für wirtschaftliche Unternehmungen, die eigene Wirtschaftspläne aufstellen, sind von der Gemeindekasse unabhängige Sonderkassen einzurichten. 6

Sonderkassen werden nicht mit der Gemeindekasse abgerechnet. Für Sonderkassen ist ein eigenes Sachkonto in der Finanzbuchhaltung anzulegen. 1.2 Kassengeschäfte Zu den Aufgaben der mit der Besorgung der Kassengeschäfte betrauten Bediensteten gehören insbesondere: 30 K-GHO die rechtzeitige Einbringung und Leistung der angeordneten Einnahmen und Ausgaben; die Führung des Kassabuches und der sonstigen notwendigen Kassenaufzeichungen; die Verwahrung und wirtschaftliche Verwaltung der Kassenbestände, der Wertsachen und der sonstigen sicherungsbedürftigen Sachen. Geldsendungen und Kontoauszüge von Bankinstituten sind der Gemeindekasse unmittelbar, letztere ungeöffnet, zuzuleiten. Dies gilt in gleicher Weise für Geldwerte, wie Stempelmarken oder Briefmarken, die bei der Gemeinde einlangen. 31 K-GHO 1.3 Kassenstunden Der Bürgermeister hat für die Gemeindekasse die Kassenstunden so festzusetzen, dass die Kassengeschäfte während der Dienststunden ordnungsgemäß erledigt werden können. Die Kassenstunden sind durch Anschlag am Eingang zur Gemeindekasse ersichtlich zu machen. 32 K-GHO 7

1.4 Zahlungsmittel Gemeindebedienstete dürfen für die Gemeinde keine Zahlungen in ausländischer Währung entgegennehmen. Gemeindebedienstete dürfen für die Gemeinde Wechsel nicht ausstellen, annehmen oder weitergeben. Angenommene Schecks sind von dem mit der Besorgung der Kassengeschäfte betrauten Bediensteten unverzüglich einzulösen. Die Übertragung (Girierung) von Schecks ist untersagt. Zahlungsmittel, an deren Echtheit Zweifel bestehen, dürfen nicht in Zahlung genommen werden. 33 K-GHO 1.5 Verwahrung und Verwaltung der Kassenbestände Zahlungsmittel dürfen nur von dem mit der Besorgung der Kassengeschäfte betrauten Bediensteten in den für die Gemeindekasse bzw. für die Neben- und Handkassen vorgesehenen Räumen verwaltet werden. 34 K-GHO Kassengeschäfte dürfen nur von den hiemit ständig betrauten Bediensteten besorgt werden. Andere Bedienstete der Gemeinde dürfen Kassengeschäfte nur auf Grund einer besonderen schriftlichen Anordnung des Bürgermeisters besorgen. Der Bargeldbestand der Kassen ist möglichst niedrig zu halten. Für den Barverkehr nicht benötigte Kassenmittel sind unverzüglich auf Bankkonten der Gemeinde einzuzahlen. Der Bargeldbestand darf den Betrag nicht überschreiten, auf den Versicherungen abgeschlossen worden sind. 8

Bargeldbestände, Wertsachen, Sparbücher, Schecks und Überweisungsaufträge sind in einem den Versicherungsbedingungen entsprechenden Geldschrank zu verwahren. Gelder der Nebenkassen, Inkassostellen und Verläge sind zumindest in einer geeigneten Geldkassette aufzubewahren. Jede Vermengung von Gemeindegeldern mit Privatgeldern und die Verwahrung privater Gelder in der Gemeindekasse ist unzulässig. Zur rechtzeitigen Leistung von Ausgaben kann der Kassenbestand durch Rücklagenentnahmen und durch die Aufnahme von Kassenkrediten verstärkt werden. Über die Notwendigkeit der Kassenverstärkung ist der Bürgermeister oder das mit den Aufgaben der Finanzverwaltung betraute Gemeindevorstandsmitglied vom Finanzverwalter so rechtzeitig in Kenntnis zu setzen, dass für eine rechtzeitige Bereitstellung der Mittel gesorgt werden kann. 35 K-GHO Der Gemeinderat hat unter Bedachtnahme auf die finanzielle Lage der Gemeinde zu bestimmen, bis zu welcher Höhe Kassenkredite aufgenommen werden dürfen. Das Gesamtausmaß der Kassenkredite darf ein Sechstel der veranschlagten Einnahmen des ordentlichen Haushaltes nicht übersteigen. Kassenkredite dürfen nur aufgenommen werden, wenn der Bedarf nicht aus Mitteln der zur rechtzeitigen Leistung von Ausgaben bestimmten Betriebsmittelrücklage gedeckt werden kann. Kassenkredite sind im Kassenbestandsausweis nachzuweisen. 9

2. Verrechnungswesen 2.1 Grundsätze Die Verrechnung hat nach den Grundsätzen der Verwaltungsbuchführung oder eines ihr gleichwertigen Verrechnungsverfahrens zu erfolgen. Wirtschaftliche Unternehmungen, die nach bundesgesetzlichen Vorschriften verpflichtet sind, eine Bilanz zu erstellen, haben nach den Grundsätzen der Doppik zu verrechnen. Sonstige wirtschaftliche Unternehmungen haben ihre Gebarung nach den Grundsätzen der kaufmännischen Buchführung oder zumindest so zu führen, dass das Ergebnis nach kaufmännischen Grundsätzen beurteilt werden kann. 44 K-GHO Die Verrechnung hat alle Einnahmen und Ausgaben an Geld und sonstigen Vermögensstellen zu umfassen. Alle Geschäftsfälle sind mit ihrem Geldwert in österreichischer Währung zu verrechnen. Alle Einnahmen und Ausgaben sind zeitgeordnet in der Reihenfolge ihres Vorkommens (zeitfolgemäßig) in den Zeitbüchern und sachgeordnet in der im Voranschlag sowie für die voranschlagsunwirksame Gebarung vorgesehenen Ordnung in den Sachbüchern zu verrechnen. Jede Verrechnung oder allfällige Berichtigung muß durch Unterlagen, welche die Buchung begründen, belegt sein. 10

Sachbuch 1/0100/5000 Buchung 1 01.02.2000 Buchung 2 05.02.2000 1/1630/0430 Buchung 1 01.02.2000 Buchung 2 03.02.2000 Zeitbuch 01.02.2000 0/0100/5000... 1/1630/0430... 03.02.2000 1/1630/0430... 05.02.2000 Die dem zeitlichen Ablauf entsprechende Verrechnung von Belegen hat im Zeitbuch zu erfolgen. Dieses kann in Buchform, in Form einzelner fortlaufender numerierter loser Blätter oder in Form von Endlosblättern geführt werden. Die Einzahlungen und Auszahlungen sind entweder in je einem Teilbuch oder in verschiedenen Spalten derselben Seite des Zeitbuches, jedenfalls aber deutlich voneinander unterscheidbar, einzutragen. 51 K-GHO Im Zeitbuch sind jedenfalls die laufende Nummer (Belegnummer), der Tag der Ein- oder Auszahlung, der Name des Einzahlers oder Empfängers, der Zahlungsgrund, die Angabe der Voranschlagsstelle - bei voranschlagsunwirksamer Verrechnung die Angabe der Kontostelle im Sachbuch und der Betrag aufzunehmen. Neben dem Zeitpunkt können für bestimmte Arten von Einnahmen und Ausgaben Hilfszeitbücher, wie Abgabenjournale, Einzahlungsund Auszahlungslisten u. ä., geführt werden. 11

Die Ergebnisse der Hilfszeitbücher sind längstens in Abständen von einem Monat in das Zeitbuch zu übernehmen. Konto Müller Müll Grundsteuer Konto Maier Kanal Grundsteuer Konto Huber Müll Kanal 2/8520/8520 Summe Jänner Summe Feber 2/8510/8520 Summe Jänner Summe Feber 2/9200/8300 Summe Jänner Summe Feber 2.2 Führung der Bücher Die Eintragungen in die Bücher sind deutlich lesbar in schwarzer oder blauer Schrift (Druck) vorzunehmen. Absetzungen sind in roter Schrift einzutragen oder besonders zu kennzeichnen. 58 K-GHO Bei Verwendung von technischen Hilfsmitteln, wie EDV-Anlagen sind die Grundsätze der Buchführung sinngemäß anzuwenden. Die automationsunterstützte Datenverarbeitung oder die Speicherung von Daten ist nur dann zulässig, wenn programmtechnisch gesichert ist, dass die Wiedergabe der Daten einer ordnungsgemäßen Buchführung entspricht. Alle eingegebenen Daten müssen jederzeit in unveränderter Form wiedergegeben werden können. Die Sicherung und Kontrolle der Buchhaltung darf durch die Verwendung von automationsunterstützenden Datenverarbeitungsanlagen nicht eingeschränkt werden. Abkürzungen des Buchungstextes dürfen nur verwendet werden, wenn dieser allgemein verständlich bleibt. 12

Bei Eintragungen von Zahlungen nach dem zeitlichen Ablauf dürfen Zeilen nicht freigelassen werden; die Verwendung ein und derselben Zeile für mehrere Buchungen ist unzulässig. Im Falle eines numerischen Ablagesystems ist jede Eintragung im Zeitbuch mit einer fortlaufenden Nummer (Belegnummer)zu versehen. Die Belegnummer ist auch im Sachbuch zu vermerken. Die Führung einer Belegnummer ist bei einem nach Voranschlags- und Verrechnungsstellen geordneten Ablagesystem nicht erforderlich. Unrichtige Eintragungen sind durch eine eigene Buchung (Stornobuchung) aufzuheben; die ursprüngliche Eintragung muß lesbar bleiben. Beispiel 1 Ablage nach Belegnummern Konto 1/0100/5000 Beleg 1... Beleg 5... Konto 1/1630/0430 Beleg 2... Beleg 4... Ordner Beleg Nr. 1-100 Ordner Beleg Nr. 101-200 Beispiel 2 Ablage nach Voranschlagstellen Konto 1/0100/5000 Beleg 1... Beleg 5... Konto 1/1630/0430 Beleg 2... Beleg 4... Ordner 1/0100/5000 Ordner 1/1630/0430 13

2.3 Buchungsarten Auf Grund nachstehender Buchungsfelder ergeben sich in der Buchhaltung folgende Buchungsarten: 2.3.1 Erfassung Voranschlag 2.3.2 Buchungen Soll Ist Soll-Ist in einem Buchungsvorgang Soll-Storno Ist-Storno Soll-Ist-Storno in einem Buchungsvorgang Vergütungsbuchungen (Soll, Ist oder Soll-Ist) Stapelbuchungen 2.3.3 Die restlichen Buchungsfelder wie anfänglicher Rest, Gesamtsoll, schließlicher Rest und Haushaltsrest ergeben sich automatisch auf Grund der Buchungslogik 14

offene Rechnungen anfänglicher Rest und offene Forderungen Vorjahr + Vorschreibung, Soll = Rechnung, der zu zahlende oder einzuhebende Betrag anfänglicher Rest Schließlicher Rest wird beim Jahresübertrag zum anfänglichen Rest Gesamtsoll + - Soll Ist Zahlung = schließlicher Rest Soll minus Voranschlag = Haushaltsrest Voranschlag Haushaltsrest 15

2.4 Zahlwege Für jedes Girokonto sowie für die Barkasse und für die Rücklagen ist ein Zahlweg zu verwalten. Einige EDV-Anlagen benötigen auch einen Zahlweg für Umbuchungen, für Vergütungen, für Innenumsätze usw. Bei Ist bzw. Soll-Ist-Buchungen ist in jedem Fall auch ein Zahlungsweg anzugeben (Hinweis ob Barkasse bzw. welches Girokonto betroffen ist.) Rücklagen und Barkasse sind extra zu kennzeichnen. Damit ist gewährleistet, dass die Rücklagen beim Tagesabschluß gesondert ausgewiesen werden und dass bei der automatischen Erstellung der Datenträger beim Rechnungsvormerk, keine Überweisungen vom Zahlungsweg Rücklagen getätigt werden. Die Kennzeichnung für die Barkasse ist aus zwei Gründen notwendig. Erstens darf wie auch bei den Rücklagen kein Überweisungsträger erstellt werden, und zweitens ist eine Abstimmung mit dem Kassabuch notwendig. Eine gesetzliche Regelung hiefür ist nicht vorhanden. Eine EDV-mäßige Verarbeitung unter Einhaltung sämtlicher gesetzlicher Bestimmungen ist aber nur unter diesen Voraussetzungen möglich. 16

2.5 Sachkonten Die Sachkonten sind für Einnahmen und Ausgaben zu führen und sind nach haushaltswirtschaftlichen Gesichtspunkten durch einen Hinweis, der dem Ansatz voranzustellen ist, zu kennzeichnen (Anlage 1, Haushaltshinweis); nach funktionellen Gesichtspunkten entsprechend dem dekadisch nummerierten Ansatzverzeichnis in Gruppen (1. Dekade), Abschnitten (1. und 2. Dekade) und Unterabschnitten (1. bis 3. Dekade) zu ordnen. In Kärnten wird auch die vierte Dekade verwendet. (Anlage 2, Ansätze); 7 VRV nach ökonomischen Gesichtspunkten innerhalb der Ansätze nach dem dekadischen numerierten Postenverzeichnis zu gliedern. (Anlage 3, Postenverzeichnis). Die Verwendung von in den Anlagen 2 und 3 nicht vorgesehenen Gliederungselementen für Ansätze bzw. Posten ist unzulässig. 17

2.5.1 Sachbuch für die voranschlagswirksame Gebarung Für jede Voranschlagsstelle und für jede im laufenden Finanzjahr angeordnete außerplanmäßige Einnahme und Ausgabe ist je ein Sachkonto einzurichten. 53 K-GHO Im Beschreibungsteil des Sachkontos sind folgende Felder anzuführen: Haushaltshinweis Haushaltsansatz Post das Finanzjahr die namentliche Bezeichnung des Ansatzes und der Post der Voranschlagsbetrag der anfängliche Zahlungsrückstand Summe Soll Summe Ist zusätzlich sind für EDV-Auswertungen folgende Felder notwendig: Hinweis auf Verfügungsberechtigten Deckungsfähigkeit mit Konto bzw. Deckungskreis Felder für Finanzstatistik Querschnittskennzeichen Einnahmen und Ausgabenart (Zuschüsse, Tilgung, Rücklagen,Zinsen usw.) Gebietskennzeichen (Bund, Land, Gemeinde) Zweitkontensteuerung Umsatzsteuerkennzeichen für Prozent (Vorschlag) Umsatzsteuerkennzeichen für Brutto oder Netto mittelfristiger Finanzplan Nachtragsvoranschläge mit Datum der Wirksamkeit Bei AOH auch Vorhabennummer. 18

Im Buchungsteil des Sachkontos sind zumindest Spalten für den Buchungstag die Belegnummer die Voranschlagsstelle den Zahlungszweck den Betrag (Soll und Ist) den Zahlweg für eine eventuelle Umsatzsteuer sowie für den schließlichen Zahlungsrückstand und die Bezeichnung des Einzahlers bzw. Empfängers vorzusehen. Einnahmen und Ausgaben können außer in den Haushaltssachkonten zunächst in Hilfssachbüchern, wie Personenkarteien oder Hebelisten, verbucht werden. Die Abschlußergebnisse dieser Hilfssachbücher sind längstens in Abständen von einem Monat in die Haushaltssachkonten zu übernehmen. 19

2.5.2 Sachbuch für die voranschlagsunwirksame Gebarung Die Einnahmen und Ausgaben der voranschlagsunwirksamen (durchlaufenden) Verrechnung sind in die Sachkonten für die voranschlagsunwirksame Gebarung einzutragen. Für die einzelnen Arten an Verwahrgeldern und Vorschüssen ist ein Sachkonto einzurichten. 54 K-GHO Im Beschreibungsteil des Sachkontos sind folgende Felder anzuführen: Haushaltshinweis Post das Finanzjahr die namentliche Bezeichnung der Post der anfängliche Zahlungsrückstand Summe Soll Summe Ist Im Buchungsteil des Sachkontos sind zumindest Spalten für den Buchungstag die Belegnummer die Verrechnungsstelle den Zahlungszweck den Betrag (Soll und Ist) den Zahlweg sowie für den schließlichen Zahlungsrückstand und die Bezeichnung des Einzahlers bzw. Empfängers vorzusehen. 20

2.6 Vermögenskonten Die vermögenswirksamen Einnahmen und Ausgaben sowie die sonstigen Änderungen der Vermögensbestände sind im Sachbuch (in Sachkonten) für das Vermögen zu verzeichnen. Für die einzelnen Vermögensarten ist ein Sachbuch (Sachkonten) zu führen. Im Sachbuch ist der Bestand des Vermögens zu Beginn des Finanzjahres, dessen Veränderungen während des Finanzjahres und der Bestand am Ende des Finanzjahres nachzuweisen. 55 K-GHO 2.6.1 Vermögensverwaltung Die der Gemeinde gehörenden beweglichen und unbeweglichen Sachen und Rechte bilden das Gemeindevermögen. 63 K-GHO Das Gemeindevermögen (Aktiv- und Passivvermögen) gliedert sich in folgende Vermögensgruppen: 64 K-GHO 2.6.1.1. Aktivvermögen unbewegliche Sachen, bewegliche Sachen, Rechte der Gemeinden auf Nutzung oder Leistung, Rücklagen, noch nicht fällige Verwaltungsforderungen, Beteiligungen und Wertpapiere, Haftungen; 21

2.6.1.2. Passivvermögen Darlehensschulden und darlehensähnliche Schulden, noch nicht fällige Verwaltungsschulden, Rechte Dritter auf Nutzung oder Leistung, Haftungen. 2.6.1.3. Grundsätze der Vermögensverwaltung Das Aktivvermögen ist in seinem Gesamtwert tunlichst ungeschmälert zu erhalten. Es ist sparsam, wirtschaftlich und zweckmäßig zu verwalten. 65 K-GHO 2.6.2 Vermögensverzeichnisse Das Gemeindevermögen einschließlich seiner Änderungen ist nach den Vermögensgruppen in Vermögensverzeichnisse (Vermögensnachweise) einzutragen. 66 K-GHO Die Vermögensverzeichnisse sind in Kartei- oder Listenform zu führen. Die Eintragungen in die Vermögensverzeichnisse sind laufend geordnet vorzunehmen und auf das Finanzjahr abzustimmen. Jeder Zu- oder Abgang am Gemeindevermögen ist einem mit der Führung der Gemeindekasse betrauten Bediensteten durch Ab- oder Zugangsanordnung des Anweisungsberechtigten anzuzeigen. Liegt der Vermögensveränderung eine haushaltswirksame Verrechnung zugrunde, so kann die Ab- oder Zugangsanordnung auch mit einem entsprechenden Vermerk auf der Einnahme- oder Ausgabeanweisung (Umbuchungsanweisung) erteilt werden. 22

Die Eintragungsgrundlagen für die Vermögensaufschreibungen sind bei der Belegablage für die Haushaltsbuchhaltung oder, wenn keine haushaltswirksame Verrechnung zugrunde liegt, in eigenen, auf die Zweckerfordernisse der einzelnen Vermögensgruppen abgestimmten Ordnern oder anderen Belegablagesystemen zu verwahren. Zwischen der Ablage und den Eintragungen in die Vermögensverzeichnisse ist ein unmittelbarer Bezug herzustellen. Auf den Belegen ist die Eintragung in das Vermögensverzeichnis durch Angabe eines Hinweises unter Beisetzung des Datums sowie der Unterschrift des die Eintragung vornehmenden Bediensteten zu bescheinigen. Jeder Vermögensteil ist einem Verwaltungszweig (Unter- bzw. Teilabschnitt) zuzuordnen. Es ist zu gewährleisten, dass im Bedarfsfall das auf jeden Verwaltungszweig entfallende Vermögen ohne besonderen Aufwand aus dem gesamten Gemeindevermögen herausgelöst werden kann. Die geldwerten (kapitalwerten) Rechte, die Rücklagen, die noch nicht fälligen Verwaltungsforderungen und Verwaltungsschulden, die Darlehensschulden und die summenmäßig feststellbaren Bürgschaften und sonstigen Haftungen sind mit dem Nennwert auszuweisen. Der Wert der Wertpapiere und Anteile sowie der Wert von Rechten auf Nutzung oder Leistung sind nach den Bestimmungen des Bewertungsgesetzes 1955, BGBl Nr 148, zuletzt geändert durch BGBl Nr 201/1996, zu berechnen. Das übrige Gemeindevermögen ist bestandsmäßig zu erfassen. Eine laufende Bewertung der unbeweglichen und beweglichen Sachen ist nur dann vorzunehmen, wenn es sich um das Eigentum von Betrieben, betriebsähnlichen Einrichtungen und wirtschaftlichen Unternehmungen handelt, die nach bundesgesetzlichen Vorschriften verpflichtet sind, eine Bilanz zu erstellen. In diesem Falle hat die Bewertung und Abschreibung nach steuerrechtlichen Grundsätzen zu erfolgen. 23

In die Vermögensnachweise über die Rücklagen (einschließlich der inneren Darlehen), über die Schulden einschließlich der Darlehen und darlehensähnlichen Schulden und noch nicht fälligen Verwaltungsschulden, über noch nicht fällige Verwaltungsforderungen, Beteiligungen, Wertpapiere und Bürgschaften und sonstige Haftungen sind außer den erforderlichen Nachweisen zum Rechnungsabschluß nachstehende Angaben aufzunehmen: Datum des Gemeinderatsbeschlusses, Datum der Eintragung, Nummer des Beleges, Finanzjahr. 2.6.3 Inventarverzeichnis Als Inventar im Sinne der Haushaltsordnung gelten 67 K-GHO Gebrauchsgegenstände mit einem Anschaffungs- oder Herstellungswert von mehr als 200 sofern ihre voraussichtliche Lebensdauer länger als drei Jahre währt (kurzlebige Gebrauchsgüter); Gebrauchsgegenstände, mit einem Anschaffungs- oder Herstellungswert von weniger als 200, wenn es sich um die Beschaffung von technisch oder wirtschaftlich zusammengehörigen (miteinander verbundenen) Wirtschaftsgütern handelt, die von ihrer Bestimmung her als Einheit anzusehen sind oder nur miteinander genutzt werden können, sofern der Anschaffungs- oder Herstellungswert der verbundenen Wirtschaftsgüter den Betrag 200 übersteigt; Bücher, Gesetz- und Zeitschriftensammlungen von bleibender Bedeutung; Kunstwerke und Sammlungsgegenstände. 24

Das Inventarverzeichnis ist standortbezogen zu führen. Ein Inventarkontoblatt ist entweder für jeden Raum, für die als Raumeinheit geltende Mehrzahl von Räumen oder für die zu einer Verwahrstelle zusammengefaßten Räume, in denen sich Inventargegenstände befinden, einzurichten. Dies gilt in gleicher Weise für sonstige Plätze, an denen sich Inventargegenstände befinden. Das Inventarkontoblatt hat jedenfalls zu enthalten: den Beschreibungsteil mit mindestens folgenden Angaben: namentliche und ziffernmäßige Bezeichnung des Verwaltungszweiges (Voranschlagsansatzes), Standort, Inventargrundnummer, den Buchungsteil mit mindestens folgenden Angaben: laufende Nummer, Datum der Eintragung, Belegnummer (Voranschlagsstelle) mit Angabe des Rechnungsjahres, Anzahl der Gegenstände, Bezeichnung des Gegenstandes, Anschaffungs- und Herstellungswert, Abgangsvermerke, Hersteller- oder Lieferfirma. Auf den Kontoblättern ist jeder Gegenstand und jede Gegenstandsgruppe einzeln unter Anführung der wesentlichen Merkmale einzutragen. Gegenstände, die mit einer Sache dauernd verbunden sind, sind nur dann als selbständige Gegenstände einzutragen, wenn sie auch für sich allein nutzbar sind. 25

Ersatzbeschaffungen sind als Zugänge, die ersetzten Gegenstände als Abgänge zu behandeln. Ersatzanschaffungen von einzelnen Inventargegenständen, die im Inventarkontoblatt unter einer größeren Einheit zusammengefaßt sind, müssen nicht gesondert inventarisiert werden. Die gemeindeeigenen Gegenstände sind, soweit dies ohne Beeinträchtigung ihrer Gebrauchsfähigkeit möglich ist, an geeigneter Stelle als Gemeindeeigentum zu kennzeichnen. Die als Gemeindeeigentum gekennzeichneten Gegenstände sind mit einer Inventarnummer zu versehen. Aus der Inventarnummer muß mindestens ersichtlich sein, unter welchem Verwaltungszweig und Standort der Gegenstand im Inventarverzeichnis eingetragen ist. Ein mit der Führung der Gemeindekasse betrauter Bediensteter (inventarführende Stelle) hat mindestens im Abstand von zwei Jahren eine Inventur vorzunehmen. Stimmt der tatsächliche Bestand an Gegenständen mit dem buchmäßigen Bestand nicht überein, so ist der Unterschied sofort aufzuklären. Verbleibende Mehrbestände sind unverzüglich nachzutragen. Verbleibende Fehlbestände sind sofort dem Bürgermeister zu melden. Das Prüfungsergebnis ist in geeigneter Weise festzuhalten. Bei Entnahme eines Gegenstandes wegen Reparatur oder bei vorübergehender Verwendung außerhalb des Raumes muß der fehlende Bestand mit einem Reparaturschein oder einem sonstigen Nachweis belegbar sein. 26

2.6.4 Rechte Die Rechte Dritter an Grundstücken der Gemeinde sind in der Liegenschaftskartei anzumerken. 68 K-GHO Für die Rechte der Gemeinde an Grundstücken Dritter ist ein eigenes Verzeichnis nach dem Muster der Liegenschaftskartei zu führen. Sonstige Rechte der Gemeinde gegenüber Dritten und sonstige Rechte Dritter gegenüber der Gemeinde sind in geeigneten Nachweisen zu erfassen. 2.7 Lieferantenkonten Die Lieferantenbuchhaltung ist in gesetzlichen Bestimmungen nirgends verankert. Lediglich die Forderung, dass im Buchungsteil der Sachkonten Name und Anschrift des Empfängers aufscheinen müssen, sowie die Tatsache, dass der Umfang der Rechnungseingänge inkl. der Ausstellung der Ausgabeanweisungen und Überwachung der Zahlungen kaum ohne Lieferantenbuchhaltung bewältigt werden kann, hat dazu geführt, dass immer mehr Gemeinden freiwillig eine Lieferantenbuchhaltung einführen. Aufwendig ist die Anlage der Lieferantenkonten, zumal für jeden einzelnen Rechnungsadressaten ein Konto anzulegen ist. Dieser Aufwand lohnt sich aber in der Praxis, da in Hinkunft die technischen Möglichkeiten von der Überwachung der Rechnungseingänge, über die wesentlich raschere Voranschlagsüberwachung, besseren Ausnutzung der Skontomöglichkeiten, automatischen Erstellung der Auszahlungsanweisungen, Erstellung von automatischen Überweisungsdatenträger, Auffindung von Mahungen usw. genutzt werden können. Der Buchungsvorgang, auch wenn er im ersten Moment komplizierter erscheint, ist aber im Vergleich zur herkömmlichen Buchhaltung unwesentlich umfangreicher. 27

Für jeden Lieferanten ist je ein Konto einzurichten. Im Beschreibungsteil des Lieferantenkontos sind folgende Felder anzuführen: Name und Anschrift des Lieferanten Zahlungsmodalitäten (Anzahl Tage für Skonto und Netto) Kundennummer Kontonummer und Bankleitzahl der anfängliche Zahlungsrückstand Summe Soll Summe Ist zusätzlich sind folgende Felder vorteilhaft: bevorzugter Zahlungweg Branche Summe Bestellungen Finanzjahr Bezeichnung der mehrjährigen Konten Im Buchungsteil des Lieferantenkontos sind zumindest Spalten für den Buchungstag die Belegnummer die Voranschlagsstelle den Zahlungszweck den Betrag (Soll und Ist) den Zahlweg für eine eventuelle Umsatzsteuer sowie für den schließlichen Zahlungsrückstand 28

2.8 Darlehenskonten Die Aufnahme von Darlehen richtet sich nach 104 der Kärntner Allgemeinen Gemeindeordnung; sie bedarf der Genehmigung der Landesregierung und wird erst mit der Erteilung dieser Genehmigung rechtswirksam. Darlehen dürfen, unbeschadet der Regelung des Abs 1, nur bei Fehlen einer anderweitigen Bedeckung im Rahmen des außerordentlichen Voranschlages zur Bestreitung eines außerordentlichen Bedarfes angenommen werden. 72 K-GHO Beabsichtigt die Gemeinde Darlehen aufzunehmen, so sind mindestens drei Kreditgeber zur Angebotslegung einzuladen. Davon ausgenommen ist die Aufnahme von Darlehen, die der Bund, das Land oder ein von ihnen eingerichteter Fonds zu Förderungszwecken gewährt. Die Übernahme von darlehensähnlichen Verbindlichkeiten ist nur zulässig, wenn hiedurch weder die Erfüllung gesetzlicher Aufgaben der Gemeinde noch ihre privatrechtlichen Verpflichtungen gefährdet werden. Da für Darlehen entsprechende Nachweise dem Rechnungsabschluß beizulegen sind, sind für deren Verwaltung entsprechende Konten anzulegen. Einerseits können im Sachkontenbereich Hinweise hinterlegt werden, damit bei Buchungen eine automatische Übernahme auf die Darlehenskonten erfolgen kann. Andererseis sollten auch auf den Darlehenskonten die Hinweise auf die Voranschlagstelle vorhanden sein, um einerseits die Kontrolle zu gewährleisten und andererseits auch eine automatische Voranschlagsberechnung zu ermöglichen. Für jedes Darlehen wäre je ein Konto einzurichten. 29

Im Beschreibungsteil des Darlehenskontos sind folgende Felder anzuführen: Name und Anschrift des Darlehensgebers Verwendung des Darlehens Art der Schuld Kontonummer und Bankleitzahl Laufzeit Ursprüngliche Höhe Gemeinderatsbeschluß Aufsichtsbehördliche Genehmigung, Datum und Zahl Rückzahlung ab Zinssatz Art der Tilgung Anzahl der Raten Abstand der Ratenzahlungen Art der Raten Annuitätenhöhe Zuschüsse eventuell Tilgungsplan Anfänglicher Stand Zugang Abgang Zinsen Zuschüsse schließlicher Stand Voranschlag anfänglicher Stand Voranschlag Zugang Voranschlag Abgang Voranschlag Zinsen Voranschlag Zuschüsse Voranschlag schließlicher Stand Gliederungskennzeichen laut VRV 30

Die Finanzschulden sind wie folgt zu gliedern: a) nach der Bedeckung des Schuldendienstes: Schulden, deren Schuldendienst mehr als zur Hälfte aus allgemeinen Deckungsmitteln getragen wird; Schulden für Einrichtungen der Gebietsköperschaft, bei denen jährlich ordentliche Einnahmen in der Höhe von mindestens 50% der ordentlichen Ausgaben erzielt werden; Schulden, die für andere Gebietskörperschaften aufgenommen worden sind und deren Schuldendienst mindestens zur Hälfte erstattet wird; Schulden, die für sonstige Rechtsträger (physische und juristische Personen) aufgenommen worden sind und deren Schuldendienst mindestens zur Hälfte erstattet wird. Anlage 6 VRV b) nach den Gläubigern: 1. Finanzschulden aus Auslandsanleihen und Darlehen bei ausländischen Kreditinstituten und sonstigen Unternehmungen für den eigenen Haushalt aus weitergegebenen Anleihen und Darlehen 2. Finanzschulden aus Inlandsanleihen und Darlehen bei inländischen Kreditinstituten und sonstigen Unternehmungen für den eigenen Haushalt aus weitergegebenen Anleihen und Darlehen 3. Finanzschulden aus Darlehen von Trägern des öffentlichen Rechts. Diese Schuldenarten sind jeweils zusammengefasst mit dem Stand am Jahresende in zwei Spalten auszuweisen, Gesamthaushalt, davon: den auf den Abschnitten 85 bis 89 verrechneten Betrieben und Unternehmungen zugeordnet. 31

2.9 Rücklagenkonten Rücklagen sind entsprechend der finanziellen Lage der Gemeinde und soweit anzusammeln, als der Voranschlagsausgleich hiedurch nicht gefährdet ist. 69 K-GHO In den Gebührenhaushalten sind Rücklagen in dem Umfang anzusammeln, der für die Instandsetzung und Erneuerung des der Wertminderung und dem Verbrauch unterliegenden Vermögens dieser Einrichtungen erforderlich ist. Rücklagen der Gemeinde sind: die Betriebsmittelrücklage zur Kassenverstärkung und zur Sicherung der rechtzeitigen Leistungen von Ausgaben; die allgemeine Rücklage zur Deckung künftiger Ausgaben; die Sonderrücklage, die auf Grund von Gesetzen, Verträgen oder Gemeinderatsbeschlüssen für bestimmte Zwecke zu bilden ist. Der Gemeinderat kann aus finanzwirtschaftlichen Gründen beschließen, dass Sonderrücklagen vorübergehend zur Zwischenfinanzierung anderer Ausgaben (Innere Darlehen) in Anspruch genommen werden. Durch eine derartige Rücklagenentnahme dürfen sich in finanzieller Hinsicht für den Zweck der Sonderrücklage keine nachteiligen Auswirkungen ergeben. Die Rücklagen sind nach Maßgabe der Einnahmen, jedenfalls aber so rechtzeitig wieder aufzufüllen, dass hiedurch die bestimmungsgemäße Verwendung im Bedarfsfalle gewährleistet bleibt. Der Gemeinderat darf die Zweckwidmung einer Rücklage ganz oder teilweise ändern, wenn sie für den vorgesehenen Zweck oder in der vorhandenen Höhe nicht mehr benötigt wird. 32

Die Rücklagen sind bis zu ihrer Verwendung so anzulegen, dass sie den höchstmöglichen Zinsenertrag erbringen und im Bedarfsfalle verfügbar sind. Angesammelte Rücklagen sind im Kassenbestand nachzuweisen. Im Beschreibungsteil des Rücklagenkontos sind folgende Felder anzuführen: Name und Anschrift des Bankinstitutes Verwendung der Rücklage Art der Rücklage Kontonummer und Bankleitzahl Haushaltsansatz Gemeinderatbeschluß Zinssatz Anfänglicher Stand Zugang Abgang Schließlicher Stand Voranschlag anfänglicher Stand Voranschlag Zugang Voranschlag Abgang Voranschlag schließlicher Stand 33

2.10 Kostenstellenkonten Die Gemeinden sollen für ihre Unternehmungen, Anstalten, Betriebe und betriebsähnliche Einrichtungen Kostenrechnungen nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen führen. Die Kostenrechnung ist ein Teil des internen Rechnungswesens der Gemeinde. Ihre Ergebnisse sind in der Regel nur für interne Zwecke auszuwerten und dienen zur Ermittlung der Selbstkosten nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen als Grundlage für die Bestimmung von Gebühren o- der Entgelten für Leistungen zur regelmäßigen Überwachung des Betriebsablaufes mit dem Ziel der Hebung des Kostenbewußtseins, einer Kostenminimierung und damit das Vermeiden von Unwirtschaftlichkeit zur Gewinnung von Unterlagen zur Planung und Budgetierung zur Führung regelmäßiger Aufzeichnungen über das Vermögen und zur dessen Sicherung und Erhaltung Die Kostenrechnung bildet daher einen Teil der Aufgaben vom Verwaltungscontrolling. Die Kostenrechnung soll nicht für die Gesamtheit aller Ämter, Dienststellen, Betriebe und anderen organisatorischen Einheiten der Gemeinde geführt werden, sondern nur für die einzelnen Teilbereiche, wie Abfallbeseitigung, Abwasserbeseitigung, Kindergartenküche etc. Tendenziell wird eine Kostenrechnung dann einzuführen sein, wenn enge Marktbeziehungen bestehen, individuell zurechenbare öffentliche Leistungen erstellt werden, die nach dem Prinzip der speziellen 34

Entgeltlichkeit abgegolten werden (z.b. Betriebe mit marktbestimmter Tätigkeit) oder für die ein Einheitssatz für die interne Leistungsverrechnung zu berechnen ist (Wirtschaftshof). Voraussetzung für die Führung einer Kostenrechnung ist die Unterscheidung zwischen Ausgaben und Kosten bzw. zwischen Einnahmen und Leistungen. Einnahmen und Ausgaben sind Begriffe der Finanzwirtschaft und betreffen nur geldliche Leistungen. Das Rechnungswesen der Gemeinde ist nur nach diesen finanzwirtschaftlichen Grundsätzen aufgebaut. Die Begriffe Kosten und Leistungen werden dagegen in der betriebswirtschaftlich ausgerichteten Kosten- und Leistungsrechnung verwendet. Kosten sind somit betriebs- und periodenbezogene Werteinsätze. Nachstehende Darstellung zeigt den Unterschied bzw. die Überleistung in die Kostenrechnung schematisch: Ausgaben Neutrale Ausgaben außergewöhnliche betriebliche Ausgaben betriefsfremde Ausgaben Zinsen für Fremdkapital vermögenswirksame Ausgaben (Postengruppe 0) Zuführungen an Rücklagen (Post 298) Tilgungen Vorräte für künftige Perioden kostengleiche Ausgaben ausgabengleiche Kosten kalkulatorische Abschreibungen kalkulatorische Zinsen kalkulatorische Wagnisse Verbrauch Vorräte Bewertungskorrekturen Kosten 35

Zusätzlich muß auch eine zeitliche Abgrenzung vorgenommen werden. Ausgaben werden gebucht, wenn die Rechnung fällig ist. Kosten werden verbrauchsbezogen gebucht. Somit ist nur jener Teil der Kosten je Periode zu verrechnen, für welchen auch ein Verbrauch der Anschaffungen vorliegt. Die Kostenstellen werden in Hauptkosten-, Nebenkosten und Hilfskosten unterteilt. Die Nebenkostenstellen werden im Vergleich zu den Hauptkostenstellen nicht für die eigentliche Zweckaufgabe des Betriebes sondern nur für die Nebeneinrichtungen geführt. Bei beiden handelt es sich um Endkostenstellen,sodass keine Kostenüberwälzung mehr stattfindet. Hilfskostenstellen dienen als Grundlage für die innerbetriebliche Verrechnung. Diese werden entweder mit einem Verrechnungsschlüssel oder mit Hilfe von Leistungsnachweisen den einzelnen Hauptkostenstellen zugeschlagen. Hilfskostenstelle Verwaltung Haupt- oder Nebenkostenstelle LKW-Fahrzeug Haupt- oder Nebenkostenstelle Unimog Mit Hilfe der Kostenstellenkonten können folgende Rechnungen erstellt werden: Kostenstellenrechnung Kostenartenrechnung Kostenträgerrechnung 36

Die Kostenstellenrechnung stellt fest, welche Kosten für welche Bereiche oder an welchen Orten entstanden sind. (Beispiel: Kosten für die Wasserversorgung, Kosten für den Unimog) Die Kostenartenrechnung stellt fest, welche Kosten an der betreffenden Kostenstelle entstanden sind. (Beispiel: Für die Kostenstelle Wasserversorgung sind folgende Kostenarten entstanden: Personal, Energie, Material etc.). Die Summe der Kostenarten ergibt die Kosten der Kostenstelle. Die Kostenträgerrechnung dient der Zurechnung der Kosten auf die Leistungseinheit. (Beispiel: Kosten je m³ Wasser, Kosten für eine Stunde Unimogeinsatz) Für den Einsatz der Kostenstellenrechnung sind eigene Kostenstellenkonten einzurichten. Diese haben mindestens folgende Felder zu enthalten: Bezeichnung der Kostenstelle Art der Kostenstelle (Haupt, Neben- oder Hilfskostenstelle) Voranschlag Einnahmen Summe Einnahmen Voranschlag Ausgaben Summe Ausgaben Aufgliederung in Kostenarten getrennt nach Einnahmen und Ausgaben inkl. Einheit und Anzahl 2.11 Miethauskonten Die Miethauskonten sind im erweiterten Sinn Kostenstellenkonten und dienen zur Abrechnung der Betriebs- und Erhaltungskosten nach den Bestimmungen des Mietrechtsgesetzes für gemeindeeigene Wohnungen. 37

Während des Buchungsvorganges können mit Hilfe von Zweitbuchungen die Miethauskonten belastet werden, wobei die Kostenarten bzw. Betriebskostenarten einzugeben sind. Zusätzlich zu den Feldern der Kostenstellenkonten sind noch folgende Felder notwendig: Haushaltsansatz Fläche aller Wohnungen Wohnunsdaten Anzahl der Wohnungen Daten Mietzinsreserven ev. Daten für Darlehenstilgungen 38

2.12 Noch nicht fällige Verwaltungsforderungen und Verwaltungsschulden Noch nicht fällige Verwaltungsforderungen und Verwaltungsschulden gehören zum Gemeindevermögen und sind jene Forderungen und Verbindlichkeiten (Schulden), deren Rechtsgültigkeit und Höhe schon feststeht, deren Fälligkeit aber am Schluß des Finanzjahres noch nicht eingetreten ist. 70 K-GHO Als Verwaltungsforderungen zählen unter anderem auch die noch ausstehenden Gehaltsvorschüsse. 2.13 Beteiligung und Wertpapiere Auch die Beteiligungen und Wertpapiere gehören zum Gemeindevermögen und müssen verwaltet und mit dem Rechnungsabschluß nachgewiesen werden. Dazu zählen insbesondere: 71 K-GHO Beteiligungen an anderen Unternehmungen (Kapitalanteile), und zwar auch dann, wenn diese Anteile nicht in Wertpapieren verbrieft sind, sofern sie eine Einflußnahme auf die Geschäftsführung in diesen Unternehmungen sichern; Wertpapiere als Anlagenwertpapiere; Wertpapiere, die von der Gemeinde nur zur vorübergehenden Anlage flüssiger Mittel angeschafft oder die aus sonstigen Gründen nur vorübergehend in das Vermögen der Gemeinde übernommen werden, als Wertpapiere des Umlaufvermögens. 39

2.14 Bürgschaften und sonstige Haftungen Die Übernahme von Bürgschaften und sonstigen Haftungen richtet sich nach 104 der Kärntner Allgemeinen Gemeindeordnung; sie bedarf der Genehmigung der Landesregierung und wird erst mit Erteilung dieser Genehmigung rechtswirksam. 73 K-GHO Auch die Bürgschaften und Haftungen sind im Rechnungsabschluß nachzuweisen und müssen daher in der EDV verwaltet werden. 2.15 Umsatzsteuer Mit den heute modernen Gemeindesoftwareprodukten kann die Verwaltung der Umsatzsteuer großteils automatisch gestaltet werden. Im Sachkontobereich ist ein Merker zu setzen, welcher die Unterscheidung zwischen Vorsteuer und Umsatzsteuer kennzeichnet. Dies kann durchaus auch durch den Haushaltshinweis erfolgen. (Ausgabe = Vorsteuer, Einnahme = Umsatzsteuer). Des weiteren ist im Buchungsbereich durch die Eingabe eines Umsatzsteuerkennzeichens die Entscheidung zu treffen, ob die betreffende Ausgabe bzw. die betreffende Einnahme einer Umsatzsteuerpflicht unterliegt und ob mit dem ermäßigten oder mit dem normalen Prozentsatz gerechnet werden muß sowie, ob die Eingabe des Buchungsbetrages brutto oder netto erfolgt. Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Softwarelösungen. Die erste steuert diese Kennzeichen über den Sachkontenbereich. Es kann daher pro Konto nur ein Umsatzsteuerprozentsatz eingegeben wer- 40

den. Die zweite Möglichkeit besteht in der Steuerung während des Buchens, so dass eine variable Gestaltung der Sachkonten ermöglicht wird. Mit der Eingabe des Steuerungskennzeichens wird die Verbuchung der Umsatzsteuer auf die Umsatzsteuerkonten vorgenommen. Diese bilden die Grundlage für die monatliche Umsatzsteuererklärung. Die Kontrolle der Erklärung ist mit einer Hilfsliste mit Aufstellung sämtlicher Umsatzsteuerbuchungen eventuell summiert nach Sachkonten möglich. Buchung mit Kennzeichen % Ust Bemessung Automatische Überleitung in die Ust- Konten Ust...... Ust...... Umsatzsteuerkonto 10 % Bemessung........ Umsatzsteuerkonto 20 % Bemessung........ VUG-Konto 3600 Einnahmen Ausgaben SOLL IST SOLL IST......... Überleitung der Umsatzsteuersummen in die voranschlagsunwirksame Verrechnung (Soll-Ist mit Gegenbuchung Soll) Ust-Liste Ust-Erklärung Zahlung an Finanzamt Sowohl die Summe der Liste, die Beträge der Erklärung, wie auch die Summe der Abfuhr an das Finanzamt müssen übereinstimmen. 41

3. Gebarungsfälle 3.1 Ausgaben 3.1.1 Beschluß Sind geplante Bestellungen und Aufträge nicht der laufenden Verwaltung zuzurechnen bzw. ist auf Grund der gesetzlichen Bestimmungen ein Beschluß der zuständigen Organe notwendig, so ist dieser Beschluß vor der Bestellung einzuholen. 3.1.2 Bestellung Vergabe Zur Überwachung des Einganges der angeordneten Einnahmen und der Einhaltung der veranschlagten Ausgabenbeträge haben die Verfügungsberechtigten nach der im Voranschlag vorgesehenen Ordnung Kontrollaufzeichnungen (Haushaltsüberwachungslisten) zu führen. In diesen Kontrollaufzeichnungen sind auch die Bestellungen und ihre Abwicklung nachzuweisen. 26 K-GHO Auch wenn mit der Bestellung noch keine Sollstellung erfolgt, ist der Voranschlagsbetrag der betreffenden Voranschlagsstelle hiefür schon zu reservieren. Dies ist der Grund, warum in vielen Gemeinden bereits die Bestellungen im Wege einer Bestellbuchhaltung EDV-mäßig erfaßt und verwaltet werden. 42

Mit der Erfassung der Bestellung (kann auch nur teilweise erfolgen) sind mindestens folgende Datenfelder zu erfassen: Bestellnummer Finanzjahr der Bestellung Name und Anschrift des Empfängers Bestelldatum evtl. Beschlußdatum, Gremium, Tagesordnungspunkt evtl. Zahlungskonditionen (evtl. aus Lieferantenkonto) Bezeichnung Betrag evtl. Abteilungsnummer des Erfassers Kontierung (Haushaltshinweis, Ansatz, Post) Mit dieser Erfassung ist die Bestellung am entsprechenden Sachkonto ersichtlich und scheint bei allen Haushaltsüberwachungsprogrammen auf. Somit ist eine genauere Voranschlagsüberwachung möglich. Auch am Lieferantenkonto sind die Bestellungen ersichtlich, so dass immer ein Überblick über noch nicht durchgeführte Bestellungen vorhanden ist. Die Erfassung der Bestellung erfolgt in der Regel vom Verfügungsberechtigten. In kleineren Gemeinden erfolgt die Erfassung in der Finanzverwaltung. 3.1.3 Rechnungseingang Der Rechnungseingang beginnt beim Posteingang. Wird der Posteingang elektronisch verwaltet, so können bereits im Postbuch wesentliche Merkmale der Rechnung erfasst werden. (Rechnungsdatum, Rechungseingang, Rechnungsnummer, Absender) 43

Die Ausgabe von Repräsentationsmitteln ist bis zu einem Gesamtausmaß von höchstens 10 v. H. ihrer veranschlagten Höhe ohne Beleg zulässig. Für jene Ausgaben, für die eine Quittung des Empfängers nicht üblich ist, dürfen Eigenbelege erstellt werden. 25 K-GHO Auch der Eigenbeleg wirkt in der Lieferantenbuchhaltung wie eine Rechnung, zumal grundsätzlich ein Lieferant bzw. Empfänger vorhanden ist. 3.1.4 Rechnungsvormerk Wird in der Gemeinde eine Lieferantenbuchhaltung geführt, so ist die Rechnung im Rechnungsvormerk zu erfassen. Vorerst ist zu überprüfen, ob das entsprechende Lieferantenkonto vorhanden ist. Ist dies nicht der Fall, so ist das Konto wie vorher beschrieben anzulegen. Moderne EDV-Programme können sodann die Daten von der Posteingangsverwaltung und vom Lieferantenkonto verknüpfen, so dass lediglich der Rechnungsbetrag einzugeben ist. Die restlichen Daten wären zu überprüfen und gegebenenfalls zu korrigieren. Für eine automatische Verarbeitung sind mindestens folgende Felder notwendig: evtl. Bestellnummer Finanzjahr der Rechnung (bei Bestellung automatisch) laufende Nummer für Zuordnung zur Rechnung (Rechnungsvormerknummer) Name und Anschrift des Empfängers (ev. aus Posteingang oder Bestellverwaltung) Rechnungsdatum (ev. aus Posteingang) Zahlungskonditionen (ev. aus Lieferantenkonto) Zahlungsgrund (ev. aus Bestellscheinverwaltung) 44

Rechnungsbetrag - in österreichischer Währung 44 Abs. (3) K-GHO(ev. aus Bestellscheinverwaltung) Bankverbindung des Empfängers (ev. aus Lieferantenkonto) ev. Abteilungsnummer des Erfassers (ev. aus Bestellscheinverwaltung) Mit der Eingabe des Rechnungsdatum und den Zahlungskonditionen sollte die Fälligkeit der Rechnung automatisch verwaltet werden, zumal zum Zeitpunkt der Erfassung noch nicht festgestellt werden kann, welche Fälligkeit in Anspruch genommen wird (mit oder ohne Skonto) Der Rechnungsbetrag wäre grundsätzlich inkl. Skonto und Umsatzsteuer zu erfassen, weil zum Zeitpunkt der Erfassung noch nicht entschieden werden kann, ob vom Skontoabzug Gebrauch gemacht wird. Beim Einsatz einer Bestellscheinverwaltung ist darauf zu achten, dass die Bestellungen beim Erfassen der Rechnung auch aufgelöst werden, um die Voranschlagssätze nicht doppelt zu belegen. Auch besteht die Möglichkeit, dass nur ein Teil aus der Bestellscheinverwaltung stammt. In diesem Fall ist der restliche Teil zu erfassen bzw. ist die automatische Übernahme aus der Bestellscheinverwaltung zu korrigieren. 3.1.5 Bestätigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit Gleichzeitig mit der Erfassung der Rechnung sollte die Bestätigung über die sachliche und rechnerische Richtigkeit erfolgen (in der Regel vom Verfügungsberechtigten). Die Bestätigung kann erfolgen, wenn die notwendigen Beschlüsse vorhanden sind und die mengenmäßige, die ziffernmäßige und rechnerische Übereinstimmig festgestellt wur- 45

de. Anderenfalls ist die Rechnung zu korrigieren und dies unter Anschluß der Begründung der Korrektur dem Rechnungsadressaten mitzuteilen. 3.1.6 Kontierung Danach ist der Rechnungsbetrag einer oder mehreren Voranschlagsstellen zuzuordnen (Bei der Bestellscheinverwaltung erfolgt dies automatisch). Wird die Rechnung mehreren Voranschlagsstellen zugeordnet, sollte in der EDV-Automatik ein Feld mit noch zu buchen mitgeführt werden. Die Kontierung ist wenn notwendig auch für Zweitkonten vorzunehmen. 3.1.7 Ausgabeanweisung Mit der Erfassung kann die Ausgabeanweisung gedruckt werden. Sollte keine Lieferantenbuchhaltung im Einsatz sein, so ist die Ausgabeanweisung manuell zu erstellen. 25 K-GHO Die Auszahlungsanweisung ist grundsätzlich für jede Zahlung einzeln durch Kassenanweisungen zu erteilen. Jede Anweisung hat insbesondere zu enthalten: das Finanzjahr; den Auftrag zur Annahme oder Leistung einer Zahlung; den anzunehmenden bzw. zu leistenden Betrag; die Bezeichnung des Einzahlungspflichtigen oder des Empfängers, dessen Anschrift und gegebenenfalls die Bankverbindung; 46

den Zahlungsgrund und die Weisung über allfällige Abzüge und Einbehalte (Verbote); den Hinweis, dass die Zahlung der laufenden Verwaltung zuzurechnen ist oder auf Grund des anzugebenden Beschlusses des zuständigen Organes zu erfolgen hat; 47

die Voranschlags- bzw. Verrechnungsstelle; den Vermerk, dass die Bedeckung unter der angeführten Voranschlagsstelle selbst oder im Rahmen der Verstärkungsmittel im Voranschlag gegeben ist, bzw. einen Hinweis auf die genehmigte über- oder außerplanmäßige Ausgabe (Bedeckungsvermerk); den Prüfungsvermerk; die Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit, bei Lieferung von inventarisierungspflichtigen Gütern den Vermerk über die Aufnahme in das entsprechende Verzeichnis (Inventarisierungsvermerk); den Tag der Ausstellung der Anweisung und die eigenhändige Unterschrift des Anweisungsbefugten. Wird bei der Bestellung auch ein Beschluß erfaßt, so wird dieser beim Druck der Anordnung durch die EDV-Anlage mitausgegeben. Alle Ausgaben, soweit sie im abgelaufenen Finanzjahr fällig waren oder über den 31. Dezember des abgelaufenen Finanzjahres gestundet worden sind, können bis zum Ablauf des Monats Jänner des nächstfolgenden Finanzjahres zu Lasten der Rechnung des abgelaufenen Finanzjahres angewiesen werden. 11 VRV Auszahlungen, die zur zeitgerechten Vollziehung bereits in dem der Fälligkeit vorangehenden Finanzjahr flüssig gemacht werden sowie Einzahlungen, die das folgende Finanzjahr betreffen, sind im Wege der voranschlagsunwirksamen Verrechnung in die Haushaltsrechnung des folgenden Finanzjahres überzuführen. Der Bedeckungsvermerk wird mit EDV-Anlagen mit dem Ausdruck des Kreditrestes durchgeführt. Hiebei ist aber zu beachten, dass die gegenseitige Deckungen sowie die außer- und überplanmäßigen Ausgaben, insbesondere jene, die vom Gemeinderat im Dezember als Überschreitung genehmigt wurden, berücksichtig werden. Die Steuerung der gegenseitigen Deckung in den meisten EDV-Anlagen 48

berücksichtigen nicht den Kreditrest sämtlicher dem gleichen Deckungskreis zugeordneter Sachkonten. Der Prüfungsvermerk beinhaltet insbesondere die Richtigkeit des Bedeckungsvermerks. Entspricht die Zahlungsanweisung nicht den Bestimmungen des 25 oder wird durch sie eine andere haushaltsrechtliche Bestimmung verletzt, ist sie unter Angabe der Mängel dem Anweisungsbefugten zur Berichtigung zurückzustellen. Jede Abänderung der Zahlungsanweisung darf nur im Einvernehmen mit dem Anweisungsbefugten erfolgen. Wird ein Mangel nicht behoben oder ist er nicht behebbar und ist die Vollziehung auf Grund einer dienstrechtlichen Weisung durchzuführen, so ist darauf mit einem entsprechenden Vermerk (Beharrungsvermerk) hinzuweisen. 45 K-GHO Die Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit wird zumeist direkt auf der Rechnung vorgenommen. Hiefür werden entsprechende Stempel verwendet. Den Anweisungen sind nach Tunlichkeit die die Zahlung begründenden Unterlagen, wie Rechnungen, anzuschließen. 25 K-GHO Liegt ein Beleg, auf Grund dessen die Anweisung erfolgt, bereits vor, kann die Anordnung durch einen entsprechenden Stempelaufdruck auf dem Beleg erteilt werden. Der Stempelaufdruck hat alle vorher in der Ausgabeanweisung erforderlichen Angaben zu enthalten, sofern diese nicht direkt aus dem Beleg hervorgehen. Das Anweisungsrecht (Anordnungsrecht) steht dem Bürgermeister zu. Im Fall einer Aufteilung nach 69 Abs 4 bis 6 der Kärntner Allgemeinen Gemeindeordnung kann die Anweisungsbefugnis - unbeschadet der Verantwortlichkeit des Bürgermeisters - dem mit den Aufgaben der Finanzverwaltung betrauten Vorstandsmitglied übertragen werden. Gemäß 79 der Kärntner Allgemeinen Gemeindeordnung kann der Bürgermeister Gemeindebediensteten - ausgenom- 24 K-GHO 49

men Bedienstete, die in der Finanzverwaltung beschäftigt sind - das Anweisungsrecht übertragen. Der Anweisungsbefugte hat im Falle einer Befangenheit (Zahlungen an die eigene Person, z.b. Bürgermeister Aufwandsentschädigung oder Reiserechnung) das Anweisungsrecht seinem Stellvertreter zu übergeben (1. Vizebürgermeister bzw. 2. Vizebürgermeister). Wurde die Anweisungsbefugnis übertragen, so hat im Falle einer Befangenheit des Anweisungsbefugten, der Bürgermeister das Anweisungsrecht auszuüben. Die Namen und die Unterschriftsproben jener Personen, denen das Anweisungsrecht zusteht oder übertragen wurde, sowie die Art und der Umfang des Anweisungsrechtes hat der Bürgermeister den mit der Führung des Rechnungswesens betrauten Dienststellen schriftlich mitzuteilen. Mit der Ausstellung der Ausgabenanweisung und Unterzeichnung des Anweisunsgberechtigten sind die Vorraussetzungen für die Sollstellung und somit für die Verrechnung gegeben. 3.1.8 Verrechnung Die Verrechnung hat grundsätzlich ungekürzt (brutto) zu erfolgen. 12 VRV Absetzungen sind zulässig, wenn es sich um nicht veranschlagte Rückersätze von Einnahmen oder Ausgaben handelt und der Rückersatz in demselben Finanzjahr wie die dazugehörige Einnahme oder Ausgabe erfolgt. Bei Rückersätzen von Abgaben und von Ausgaben für Leistungen für Personal ist die Absetzung ohne zeitliche Beschränkung zulässig. 50

3.1.8.1 Voranschlagswirksame Verrechnung Die voranschlagswirksame Verrechnung ist dem Aufbau und der Gliederung des Voranschlages anzupassen und hat alle Ausgaben, die in Ausführung des Voranschlages anfallen, zu umfassen. 47 K-GHO Außerplanmäßige Ausgaben müssen, wenn sie ihrer Natur nach endgültig voranschlagswirksam sind, unter den ihrem Verwendungszweck entsprechenden Voranschlagsstellen verrechnet werden. Ü- berplanmäßige Ausgaben sind in voller Höhe bei den sachlich zuständigen Voranschlagsstellen auszuweisen. Die vermögenswirksamen Ausgaben sind bei der Buchung im Sachbuch für den Haushalt und im Zeitbuch durch Eintragung in eine eigene Spalte oder durch Anbringung eines Symbols zu kennzeichnen. Die Verrechnung erfolgt grundsätzlich nur in Soll, da die Voraussetzungen einer durchgeführten Zahlung noch nicht gegeben ist. Wird die Zahlung unmittelbar nach Ausstellung der Ausgabeanweisung getätigt, wäre eine Soll-Ist -Buchung möglich. 3.1.8.2 Voranschlagsunwirksame Verrechnung Die nicht zu veranschlagenden Ausgaben sind voranschlagsunwirksam (durchlaufend) zu verrechnen. Hiezu gehören insbesondere: 48 K-GHO alle Geldverkehrsgebarungen innerhalb der Dienststellen der Gemeinde wie Geldverläge; Vorschüsse gegen Verrechnung; Ausgaben für fremde Verrechnung; Geldbestandsverlagerungen durch Einlagen auf Bankkonten der Gemeinde; Übergangsposten. 51

Die Verrechnung in der voranschlagsunwirksamen Gebarung erfolgt nach der Ausgabenanweisung grundsätzlich in Soll auf der Ausgabenseite. Eine Ausgabenanweisung ist hier nur für Vorschußkonten (Kontenklasse 2) auszustellen. In der voranschlagsunwirksamen Gebarung hat die Ausgabenanweisung gleichzeitig die Anweisung für die Einnahme. Nachdem es sich um Zahlungen handelt, welche nicht solche der Gemeinde sind, muß diese wieder zurückgefordert werden. Aus diesem Grund wird bei Vorschußkonten gleichzeitig auch eine Sollstellung auf der Einnahmenseite durchgeführt. Sollte es sich aber um eine Ausgabe der Verwahrkonten handeln, so ist eine Ausgabeanweisung nicht mehr notwendig, zumal diese gleichzeitig mit der Einnahmeanweisung getätigt wurde. In diesem Fall erfolgte die Ausgabensollbuchung mit der Einnahmensollbuchung. 3.1.8.3 Vermögensverrechnung Jeder Zu- oder Abgang am Gemeindevermögen ist einem mit der Führung der Gemeindekasse betrauten Bediensteten durch Ab- oder Zugangsanordnung des Anweisungsberechtigten anzuzeigen. Liegt der Vermögensveränderung eine haushaltswirksame Verrechnung zugrunde, so kann die Ab- oder Zugangsanordnung auch mit einem entsprechenden Vermerk auf der Einnahme- oder Ausgabeanweisung (Umbuchungsanweisung) erteilt werden. Die Vermögensverrechnung der Betriebe, der betriebsähnlichen Einrichtungen und der wirtschaftlichen Unternehmungen hat die Vermögensbestände und deren Veränderungen während des Finanzjahres - getrennt nach Vermögensarten - festzuhalten; sie bildet die Grundlage für die Vermögensrechnung 49 K-GHO 52

Ist die Vermögensverrechnung nicht unmittelbar von der voranschlagswirksamen Verrechnung abzuleiten, so ist auf dem Beleg ein entsprechender Vermerk anzubringen. 3.1.8.4 Sonstige Verrechnung Zur sonstigen Verrechnung gehört jede Verrechnung, die zur Unterstützung, Auswertung oder Ergänzung der voranschlagswirksamen oder voranschlagsunwirksamen Verrechnung sowie der Vermögensverrechnung geführt wird. 50 K-GHO Dazu gehören insbesondere die Verrechnungen auf Darlehens-, Rücklagen-, Kostenstellen- und Miethauskonten. Die vorgeschriebenen Ausgaben (Soll) sind so rechtzeitig zu buchen, dass sie spätestens am Fälligkeitstag haushaltswirksam werden. 56 K-GHO Haftrücklässe sind grundsätzlich auf der Voranschlagstelle der Rechnung zu buchen. Liegt kein Haftbrief der Bank vor oder wird der Haftbrief in der Auftragsvergabe ausgeschlossen, so ist die Höhe des Haftrücklasses gleichzeitig in der voranschlagsunwirk-samen Gebarung in Einnahme zu verrechnen. Deckungsrücklässe stellen im Gegensatz zu den Haftrücklässen nur eine zeitweilige Einbehaltung dar. Die Deckungsrücklässe wirken wie eine Korrektur der Rechnung und sind daher nicht zu buchen. Die Buchung der Vorsteuer erfolgt mit der Verbuchung auf dem Sachkonto. Die entsprechende Buchung in der voranschlagsunwirksamen Gebarung erfolgt mit EDV-Anlagen automatisch. Bei der manuellen Buchhaltung sind die Summen sämtlicher Vorsteuerbuchungen auf das Konto 2700 in Soll (sowohl Einnahmen wie auch Ausgaben) zu übernehmen. 53

Bei der Bezahlung der Rechnung wird die Vorsteuer am Konto 2700 in Einnahmen in Ist gebucht. Die Buchung in Ausgabe Ist erfolgt mit der Abrechnung mit dem Finanzamt. Rechnung Lieferantenbuchhaltung offene Posten Anordnung Zahlung Zeitbuch Sachbuch Darlehen Rücklagen Vorsteuer Kosten-stellen VUG 2700 54

3.1.9 Zahlung 3.1.9.1 Grundsätze Ausgabeanweisungen sind stets vor Leistung der Zahlung zu erteilen. Auszahlungen dürfen nur auf Grund ordnungsgemäßer Ausgabeanweisungen zu dem Zeitpunkt und auf dem in den Ausgabeanweisungen oder in deren Anlagen bezeichneten Weg geleistet werden. Fehlen diesbezügliche Angaben, so ist die Auszahlung unverzüglich auf dem zweckmäßigsten Weg vorzunehmen. 40 K-GHO Auszahlungen sind nur an den in der Ausgabenanweisung bezeichneten Empfänger oder an dessen Bevollmächtigten zu leisten. Ist der Empfänger, Bevollmächtigte oder Überbringer einer gültigen Empfangsbestätigung dem mit der Besorgung von Kassengeschäften betrauten Bediensteten nicht bekannt, so hat er vor der Auszahlung durch Übergabe von Zahlungsmitteln einen Ausweis - vom Bevollmächtigten überdies den Nachweis über seine Empfangsberechtigung (Vollmacht) - zu verlangen. Sofern die Empfangsberechtigung nicht bei der Gemeinde verbleiben kann, sind auf der Ausgabeanweisung die wesenlichen Daten zu vermerken. 55

3.1.9.2 Unbar Zur Abwicklung des bargeldlosen Zahlungsverkehrs hat der Bürgermeister bei Geldinstituten die Einrichtung der unbedingt erforderlichen Konten zu veranlassen. 38 K-GHO Als erster Schritt einer unbaren Überweisung ist die Feststellung, welche Ausgabenanweisungen derzeit fällig sind bzw. bis zur nächsten Überweisung fällig werden. Der Auszahlungszeitpunkt ist grundsätzlich so zu wählen, dass angebotene Preisnachlässe (Skonti) nicht verfallen. Auch wenn die Liquidität der Gemeinde nicht gut ist und mit Kassenkrediten gearbeitet wird, so ist eine vorzeitige Überweisung einer Rechnung mit Abzug des Skontos durchaus günstiger. Die Zahlungsmodalität 2 % Skonto innerhalb von 8 Tagen oder netto 30 Tage würde umgerechnet einen Zinssatz in der Höhe von 33 % pro Jahr bedeuten. Eine Verzinsung, welche von keiner Bank gewährt wird. Die Berechnung erfolgt, indem man den Skontoprozentsatz durch die Tagesdifferenz zwischen Skontotage und Nettotage dividiert und mit 365 multipliziert. Formel: Skontoprozent / (Nettotage-Skontotage)*365 in unserem Fall: (2/(30-8)*365) Weiters ist festzustellen, welche Rechnung von welchem Girokonto überwiesen werden soll. Hiebei wären auch künftig fällig werdende Überweisungen und ausstehende Einnahmen zu berücksichtigen. Wird eine Lieferantenbuchhaltung geführt, so wird die Entscheidung zum Großteil von der Gemeindesoftware vorbereitet, welche eine Zahlungsvorschlagsliste mit nur wenig Parameter erstellen kann. Die- 56

se kann sodann vom Benutzer entsprechend korrigiert werden und bildet die Grundlage für die Erstellung von Überweisungsträger. Kommt es bei den Gemeinden des öfteren zu Liquiditätsengpässen, so wäre eine Neuorganisation der Fälligkeiten zu überlegen. Darlehensrückzahlungen und Versicherungsfälligkeiten sowie die Fälligkeiten bei der Ausschreibung von Abgaben müssen insofern abgestimmt werden, dass es zu keinen finanziellen Engpässen kommt. Werden mehrere Girokonten geführt, so ist sollte die Summe sämtliche fälliger Rechnungen für ein Girokonto zu hoch sein eine Aufteilung der Rechnungen auf die einzelnen Girokonten vorzunehmen. Hiebei ist einerseits auf die Größe der Rechnung (welche Rechnung paßt größenmäßig zum Konto) und andererseits auf das Empfängerkonto Rücksicht zu nehmen. Hat der Emfpänger das Girokonto bei der selben Bank wie die Gemeinde, können mit einer richtigen Steuerung hier zusätzlich Überweisungstage und somit Zinsen eingespart werden. Nach der Aufteilung können die Überweisungsträger erstellt werden. Wird keine Lieferantenbuchhaltung geführt, müssen die Überweisungsträger manuell erstellt oder mit einem Telebankingprogramm erfaßt werden. Bei der Lieferantenbuchhaltung können die Überweisungsträger entweder über einen Drucker erstellt werden oder es werden Datenträger für die Bank erstellt. Datenträger können auch ohne Telebankingsoftware verwendet werden, zumal bereits jede Bank solche annimmt. Soweit in den folgenden Absätzen nicht anderes bestimmt wird, dürfen Überweisungsaufträge und Schecks nur vom Finanzverwalter und von einem weiteren hiezu vom Bürgermeister ermächtigten Gemeindebediensteten unterzeichnet werden (Kollektivzeichnung). 38 K-GHO 57

Sollte der bargeldlose Zahlungsverkehr automationsunterstützt erfolgen, so ist über die Abwicklung des Zahlungsverkehrs täglich eine Datenträgernachweisliste mit mindestens folgendem Inhalt zu erstellen: fortlaufende Nummer, Name des Einzahlers bzw. Empfängers, Zahlungszweck (Kurzbezeichnung möglich), Kontonummer, Bankleitzahl, Betrag. Die Datenträgernachweisliste ist vom Finanzverwalter und einem weiteren hiezu vom Bürgermeister ermächtigten Gemeindebediensteten zu unterzeichnen (Kollektivzeichnung). Der Bürgermeister hat sicherzustellen, dass allfällige Transaktionsnummern (Codenummern) ausschließlich den zur Vornahme des automationsunterstützten Zahlungsverkehrs bestimmten Bediensteten nachweislich zu eigenen Handen zugestellt werden. Die Transaktionsnummern dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden. Nachdem die Überweisungträger ordnungsgemäß gezeichnet wurden, sind diese unverzüglich der Bank weiterzuleiten. Der Auszahlungstag ist bei Verrechnungsschecks, Überweisungen, Dauer- und Abbuchungsaufträgen über das Bankkonto der Tag, an dem nach dem Kontoauszug die Belastung erfolgt ist. 41 K-GHO Die Zahlungsnachweise sind - soweit dies nicht ausgeschlossen oder untunlich ist - den Buchungsbelegen (Verrechnungsbelegen) anzuschließen. Kontoauszüge der Geldinstitute dürfen den Belegen nicht angeschlossen werden. Die Kontoauszüge sind mit den Buchungshinwei- 43 K-GHO 58

sen zu versehen und gesondert abzulegen. Die Belege sind mit der Kontoauszugsnummer und dem Zahlweg zu versehen. Werden aufgrund des automationsunterstützten bargeldlosen Zahlungsverkehrs Datenträgernachweislisten erstellt, so sind diese gesondert abzulegen und jeweils mit einer fortlaufenden Nummer zu versehen. 3.1.9.3 Bar Die Barzahlungen sind auf das unbedingt notwendige Ausmaß zu beschränken. Der bare Zahlungsverkehr darf - soweit keine Inkassostellen vorgesehen sind - nur in den hiefür vorgesehenen Räumen vollzogen werden. 38 K-GHO Der mit der Besorgung der Gemeindekasse betraute Bedienstete hat über die baren Einnahmen und Ausgaben ein Kassabuch zu führen, wenn der Tagesabschluß entsprechend den Bestimmungen des 60 nicht täglich erfolgt. Die Führung des Kassabuches ist überdies dann nicht erforderlich, wenn der Geldverkehr ausschließlich unbar erfolgt. 36 K-GHO Im Kassabuch sind mindestens folgende Spalten vorzusehen: Fortlaufende Nummer, Tag der Zahlung, Name des Einzahlers bzw. Empfängers; Zahlungszweck (Kurzbezeichnung möglich), Betragsspalte für Einnahmen, Betragsspalte für Ausgaben. Das Kassabuch ist laufend zu führen und täglich so abzuschließen, dass die Übereinstimmung mit dem Bargeldbestand geprüft werden 59

kann. Die Belege laut Kassabuch sind täglich der Buchhaltung zu übergeben. Die Führung des Kassabuches kann auch elektronisch erfolgen. Hiebei können Barzahlungen auf Grund von vorhandener Lieferantenbuchungen bzw. Rechnungsvormerk übernommen werden und wird die Barzahlung gleichzeitig mit dem Ausdruck der Empfangsbestätigung auch IST -mäßig verrechnet. Der Auszahlungstag ist bei der Barzahlung bei Übergabe von Zahlungsmitteln (Bargeld, Barscheck) an den Empfänger und bei Auszahlung mittels Erlagscheines oder Zahlscheines der Tag der Übergabe. 41 K-GHO Über jede Barauszahlung hat der mit der Besorgung der Kassengeschäfte betraute Bedienstete vom Empfänger eine Auszahlungsbestätigung zu verlangen. Die Bestätigung der Auszahlung kann auch auf der Ausgabeanweisung, wie Rechnungen, erfolgen: in diesem Fall genügen die Worte "Betrag erhalten" mit Angabe des Ortes und des Tages der Zahlung sowie die Unterschrift des Empfängers. 42 K-GHO Die Auszahlungsbestätigung hat außer der Tatsache der erfolgten Zahlung den Empfänger, den Betrag, den Zahlungsgrund, den Ort und den Tag der Ausstellung und die eigenhändige Unterschrift des Empfängers zu enthalten. Zahlungsempfänger, die des Schreibens unkundig sind oder infolge eines Gebrechens ihre Unterschrift nicht leisten können, haben die Auszahlungsbestätigung durch Handzeichen zu vollziehen. Die Fertigung ist durch einen bei der Auszahlung anwesenden Zeugen zu bescheinigen. Der Zeuge hat die Auszahlungsbestätigung mit dem Zusatz "Als Zeuge" zu unterfertigen. Der Zeuge darf jedoch weder an der Ausfertigung der Ausgabeanweisung mitgewirkt haben, noch selbst die Auszahlung tätigen. 60

Bei Blinden und Leseunfähigen sowie bei Personen, die außerstande sind, durch Unterschrift oder Handzeichen den Empfang zu bestätigen, ist nach Abs 7 zu bescheinigen, dass der auszuzahlende Betrag tatsächlich ausbezahlt wurde. Alle handschriftlichen Eintragungen auf den Auszahlungsbestätigungen einschließlich der entsprechenden Unterschriften sind in farbbeständiger Schrift vorzunehmen. Die Verwendung von Unterschriftsstampiglien (Faksimiles) ist unzulässig. 3.1.9.4 Sonderformen Zahlungen können auch nur teilweise erfolgen (a-conto - Zahlungen). In einem solchen Fall sind der Ausgabeanweisung mehrere Zahlungsbestätigungen anzufügen. Weiters könnten Zahlungen auf Grund von Dauer- oder Sammelanweisungen erfolgen. Lohnnettozahlungen, Abrechnungen mit dem Finanzamt wären Beispiele dafür. Eine Sonderform der Ausgabenzahlungen ist die Rückzahlung von zu viel bezahlten Abgaben. Genau genommen handelt es sich hiebei um eine negative Einnahme. Auch hiebei handelt es sich um eine reine Ist-Zahlung, so dass hiefür keine Ausgabeanweisung notwendig ist. Die Auszahlungsbelege könnten in diesem speziellen Fall mit der Abgabenbuchhaltung verwaltet werden. Absetzungen sind zulässig, wenn es sich um nicht veranschlagte Rückersätze von Einnahmen oder Ausgaben handelt und der Rückersatz in demselben Finanzjahr wie die dazugehörige Einnahme oder Ausgabe erfolgt. Bei Rückersätzen von Abgaben und von Ausgaben für Leistungen für Personal ist die Absetzung ohne zeitliche Beschränkung zulässig. 12 VRV 61

3.1.10 Verrechnung Auszahlungen (Ist) durch Übergabe oder Übersendung von Zahlungsmitteln (Barzahlungen) sind am Auszahlungstag, bargeldlose Zahlungen (Überweisungen, Schecks) an dem Tag zu buchen, an dem die Gemeindekasse von der Lastschrift Kenntnis erlangt. Die Istbuchungen können beim Einsatz der Lieferantenbuchhaltung automatisch erfolgen. 56 K-GHO Wurde von der Rechnung ein Skonto in Abzug gebracht, so ist die Sollbuchung entsprechend zu korrigieren. Einige Gemeindesoftwarelösungen können bei der automatischen Ist- Buchung auch die Sollkorrektur automatisch durchführen. Sollte Soll-Ist gebucht werden, so ist bereits der Betrag abzüglich des Skontobetrages zu buchen. Auszahlungen, die zur zeitgerechten Vollziehung bereits in dem der Fälligkeit vorangehenden Finanzjahr flüssiggemacht werden, sind im 11 VRV Wege der voranschlagsunwirksamen Verrechnung in die Haushaltsrechnung des folgenden Finanzjahres überzuführen. 3.2 Daueranweisungen Wenn Zahlungen gleicher Art regelmäßig wiederkehren, dürfen Daueranweisungen, jedoch nur für das laufende Finanzjahr ausgestellt werden. Elektronische Verwaltungen machen aber eine Daueranweisung nicht mehr notwendig, da diese automatisch verwaltet werden können und 62

bei jeder Fälligkeit eine Ausgabenanweisung sowie die entsprechende Buchung durchgeführt werden kann. 3.3 Sammelanweisungen Für mehrere sachlich zusammengehörende Zahlungen ist eine Sammelanweisung zulässig. 47 K-GHO Ausgaben, die in einem Sammelnachweis zusammengefaßt sind, können zunächst auf einem hiefür vorzusehenden Sachbuchkonto verrechnet werden. Sie sind am Ende des Finanzjahres den in Betracht kommenden Voranschlagsstellen anzulasten. Auch diese in der Haushaltsordnung enthaltene Bestimmung kommt kaum in Anwendung, zumal die Sammelanweisungen zumeist von der EDV verwaltet werden und die notwendigen Buchungen so automatisch auf die in Betracht kommenden Voranschlagstellen angelastet werden. Ein Beispiel wäre die Übernahme der Lohnbuchungen aus der Lohnverrechnung bzw. die Vergütungsbuchungen aus der Wirtschaftshofverwaltung. 3.4 Einnahmen 3.4.1 Beschlüsse Wie bei den Ausgaben sind auch für Einnahmen Beschlüsse notwendig. Abgaben können nur vorgeschrieben werden, wenn der Gemeinderat die entsprechende Verordnung beschließt. Auch die Sätze für privatrechtliche Entgelte sowie die internen Sätze (Wirtschaftshofstundensätze) müssen von den Gremien festgesetzt werden. 63

3.4.2 Vorschreibung Der Großteil der Einnahmen erfolgt auf Grund einer Vorschreibung in der Abgabenverwaltung. 3.4.3 Kontierung Erfolgt die Einnahme auf Grund einer Vorschreibung, so wird die Kontierung in der Tarifverwaltung vorgenommen. Liegt der Einnahme keine Vorschreibung zugrunde, so ist die Einnahme einer oder mehreren Voranschlagsstellen zuzuordnen. Die Kontierung ist wenn notwendig auch für Zweitkonten vorzunehmen. 3.4.4 Einnahmenanweisung Erfolgt die Einnahme aufgrund einer Vorschreibung, so ist die Einnahmeanweisung bei der Übernahme der Summe der Buchungen in den Haushalt zu erstellen. Dies geschieht bei EDV-Anlagen meist automatisch. 25 K-GHO Hiebei handelt es sich um eine Sammelanweisung, weil es sich um mehrere sachlich zusammengehörende Zahlungen handelt. Jede Anweisung hat insbesondere zu enthalten: das Finanzjahr; den Auftrag zur Annahme oder Leistung einer Zahlung; den anzunehmenden Betrag; die Bezeichnung des Einzahlungspflichtigen und dessen Anschrift; 64

den Zahlungsgrund die Voranschlags- bzw. Verrechnungsstelle; den Prüfungsvermerk; die Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit, 65

bei Veräußerung von inventarisierungspflichtigen Gütern den Vermerk über die Streichung im entsprechenden Verzeichnis (Inventarisierungsvermerk); den Tag der Ausstellung der Anweisung und die eigenhändige Unterschrift des Anweisungsbefugten. Mit der Ausstellung der Einnahmenanweisung und Unterzeichnung des Anweisungsberechtigten sind die Voraussetzungen für die Sollstellung und somit für die Verrechnung gegeben. 3.4.5 Verrechnung Die vorgeschriebenen Einnahmen (Soll) sind so rechtzeitig zu buchen, dass sie spätestens am Fälligkeitstag haushaltswirksam werden. 56 K-GHO Absetzungen sind zulässig, wenn es sich um nicht veranschlagte Rückersätze von Einnahmen oder Ausgaben handelt und der Rückersatz in demselben Finanzjahr wie die dazugehörige Einnahme oder Ausgabe erfolgt. Bei Rückersätzen von Abgaben und von Ausgaben für Leistungen für Personal ist die Absetzung ohne zeitliche Beschränkung zulässig. 12 VRV 3.4.5.1 Voranschlagswirksame Verrechnung Im Voranschlag nicht vorgesehene Einnahmen müssen, wenn sie ihrer Natur nach endgültig voranschlagswirksam sind, unter den ihrem Verwendungszweck entsprechenden Voranschlagsstellen verrechnet werden. 66

Die voranschlagswirksame Verrechnung ist dem Aufbau und der Gliederung des Voranschlages anzupassen und hat alle Einnahmen, die in Ausführung des Voranschlages anfallen, zu umfassen. 47 K-GHO Die Verrechnung erfolgt grundsätzlich in Soll, da die Einzahlung noch nicht getätigt wurde. Wird die Einzahlung unmittelbar nach Ausstellung der Einnahmenanweisung getätigt, wäre eine Soll-Ist - Buchung möglich. 3.4.5.2 Voranschlagsunwirksame Verrechnung Die nicht zu veranschlagenden Einnahmen sind voranschlagsunwirksam (durchlaufend) zu verrechnen. 48 K-GHO Hiezu gehören insbesondere: alle Geldverkehrsgebarungen innerhalb der Dienststellen der Gemeinde wie Geldverläge; Vorschüsse gegen Verrechnung; Einnahmen für fremde Verrechnung; Einnahmen, solange deren Zweckbestimmung nicht festgestellt werden kann; Kassenbestandsverstärkungen durch Abhebung von Rücklagenbeständen; irrtümliche Einzahlungen und Überzahlungen; Geldbestandsverlagerungen durch Abhebungen von Bankkonten der Gemeinde; Übergangsposten. 67

Die Verrechnung in der voranschlagsunwirksamen Gebarung erfolgt nach der Einnahmenanweisung grundsätzlich in Soll auf der Einnahmenseite. Eine Einnahmeanweisung ist hier nur für Verwahrkonten (Kontenklasse 3) auszustellen. In der voranschlagsunwirksamen Gebarung hat die Einnahmenanweisung gleichzeitig die Anweisung für die Ausgabe. Nachdem es sich um Zahlungen handelt, welche nicht solche der Gemeinde sind, muß diese wieder ausgegeben werden. Aus diesem Grund wird bei Verwahrkonten gleichzeitig auf eine Sollstellung auf der Ausgabenseite durchgeführt. Sollte es sich aber um eine Einnahme der Vorschußkonten handeln, so ist eine Einnahmenanweisung nicht mehr notwendig, zumal diese gleichzeitig mit der Ausgabenanweisung getätigt wurde. In diesem Fall erfolgte die Einnahmensollbuchung mit der Ausgabensollbuchung. 3.4.5.3 Vermögensverrechnung Hier gilt sinngemäß das Gleiche wie unter Punkt 3.1.8.3 3.4.6 Zahlung Einzahlungen dürfen nur entgegengenommen werden, wenn ordnungsgemäße Einnahmeanweisungen vorliegen. Liegt eine solche Anweisung nicht vor, sind Einzahlungen nur anzunehmen, wenn ein rechtlicher Grund für die Einzahlung zu erkennen ist. Erfolgen Einzahlungen, für die eine Einnahmeanweisung nicht vorliegt, ist von der Gemeindekasse deren schriftliche Ausfertigung nachträglich sofort anzufordern und die Verrechnung des eingezahlten Betrages bei der in Betracht kommenden Verrechnungsstelle vorzunehmen. 68

Der mit der Besorgung der Kassengeschäfte betraute Bedienstete hat auf Grund der Einnahmeanweisungen die laufenden Einnahmen wie Abgaben, Beiträge, Mieten, Pachtzinse im vollen Umfang zu den jeweiligen Fälligkeitszeitpunkten, andere Einnahmen innerhalb der festgesetzten Frist - ist keine Frist bestimmt, unverzüglich - einzubringen. Über die nach den Bestimmungen der Landesabgabenordnung vollstreckbar gewordenen Abgabenschuldigkeiten hat der mit der Besorgung der Kassengeschäfte betraute Bedienstete Rückstandsausweise auszufertigen und diese nachweislich dem nach der Kärntner Allgemeinen Gemeindeordnung zuständigen Organ zur Kenntnis zu bringen. Fällige Forderungen an privatrechtlichen Entgelten sind nach den gesetzlichen Möglichkeiten einzubringen. Die diesbezüglich von dem mit der Besorgung der Kassengeschäfte betrauten Bediensteten auszufertigenden Unterlagen sind nachweislich dem nach der Kärntner Allgemeinen Gemeindeordnung zuständigen Organ zur Kenntnis zu bringen. Werden auf eine Einnahmeanweisung (Sammelanweisung) mehrere Einzahlungen geleistet, so dürfen die diesbezüglichen Zahlungsbelege gesondert abgelegt werden. Sie sind fortlaufend in der Reihenfolge des Zahlungseinganges zu nummerieren und mit der entsprechenden Verrechnungsstelle zu versehen. 43 K-GHO Hier unterscheidet sich die Ablageform von den Ausgaben. Werden bei den Ausgaben die Bankbelege zur Rechnung hinzugefügt, sind im Bereich der Einnahmen (nur bei Sammeleinnahmeanweisungen) die Bankbelege gesondert zu verwalten. 69

Für die Einhebung von laufend anfallenden Abgaben und privatrechtlichen Entgelten sind geeignete Nachweise wie Abgabenbücher, Personenkonten oder andere Datenträger zu führen. 50 K-GHO 3.4.6.1 Unbar In Bezug auf das Vorhandensein und die Verwaltung von Konten gilt das Gleiche wie bei den unbaren Ausgabenzahlungen. Bankbelege für laufend anfallende Abgaben und privatrechtliche Entgelte, für welche Sammeleinnahmeanweisungen vorliegen sind mit der Kontoauszugsnummer und dem Zahlweg zu versehen. Am Kontoauszug ist entweder die Verrechnungsstelle oder die Bankbelegnummer einzutragen, damit die Einzahlung vom Kontoauszug bis zur Buchung verfolgt werden kann. Bankbelege für Einzeleinnahmenanweisungen sind wie bei den Ausgaben der Einnahmenanweisung beizufügen. Werden aufgrund des automationsunterstützten bargeldlosen Zahlungsverkehrs Datenträgernachweislisten erstellt, so sind diese gesondert abzulegen und jeweils mit einer fortlaufenden Nummer zu versehen. Diese Listen werden vor allem bei Abbucher oder aber bei Datenträgern, welche von der Bank auf Grund der OCRB-Zeile bei den Vorschreibungen erstellt werden, benötigt. 70

Als Einzahlungstag gilt: bei Einzahlungen mit Posterlagschein oder Postanweisung der Tag, der sich aus dem Tagesstempel des Aufgabepostamtes ergibt; 39 K-GHO bei Überweisung auf ein Bankkonto der Gemeinde der Tag der Gutschrift; bei Einbringung rückständiger Beträge durch Postauftrag der Tag der Einlösung; bei Übergabe von Schecks der Tag der Übergabe; bei Einzahlungen aus dem Ausland der Tag, an dem sie bei der Gemeinde eingehen oder ihr gutgeschrieben werden; bei sonstigen geldwerten Sendungen der Tag, an dem der Wert der Gemeinde gutgeschrieben wird. Über die bargeldlosen Einzahlungen hat ein mit der Besorgung von Kassengeschäften betrauter Bediensteter eine Empfangsbestätigung nur auf Verlangen auszustellen, wobei die Art der Zahlung anzugeben ist. 3.4.6.2 BAR In Bezug auf die Barzahlungen bzw. Einrichtung einer Kasse und Führung des Kassabuches gilt das Gleiche wie bei den Ausgaben. Wird das Kassabuch elektronische geführt, so ergeben sich bei einer Barzahlung die gleichen zwei Möglichkeiten wie bei der unbaren Zahlung. Zahlungen der Abgabenbuchhaltung werden direkt mit Hilfe 71

einer Abstattung der offenen Posten verrechnet. Bei dieser Variante ist ein Beleg auszudrucken. Beim händischen Kassabuch ist die Einnahme einzutragen und muß ein händischer Beleg ausgefüllt werden. Die zweite Variante ist die Zahlung auf Grund einer Einzeleinnahmenanweisung. Hier wird die Kassenbucheintragung direkt im Haushalt gebucht. Sollte noch keine Einnahmenanweisung vorhanden sein, so kann die Kassenbuchverwaltung auch eine solche mitausdrucken. Bei Barzahlungen gilt als Einzahlungstag gilt der Tag der Zahlung. 39 K-GHO Ein mit der Besorgung von Kassengeschäften betrauter Bediensteter hat über jede Bareinzahlung dem Einzahler eine Empfangsbestätigung auszustellen. 42 K-GHO Die Empfangsbestätigung hat außer der Tatsache des Geldempfanges den Einzahlungspflichtigen, den Betrag, den Zahlungsgrund, den Ort und den Tag der Einzahlung und die Unterschrift eines mit der Besorgung von Kassengeschäften betrauten Bediensteten zu enthalten. Sie ist im Durchschreibeverfahren in zweifacher Ausfertigung herzustellen. Die Originalausfertigung ist dem Einzahler auszuhändigen, die Durchschrift den Belegen anzuschließen. Bei maschineller Registrierung genügt als Zahlungsbestätigung der Maschinenaufdruck. Der Bürgermeister hat durch Aushang im Kassenraum (Schalterraum) bekanntzugeben, welche Gemeindebediensteten zur Unterzeichnung der Empfangsbestätigung berechtigt sind. Der Aushang hat das Datum des Gültigkeitsbeginnes und die Unterschriftsproben dieser Bediensteten zu enthalten. Ferner ist darauf hinzuweisen, dass eine Empfangsbestätigung nur dann als Urkunde gilt, wenn sie von einem Zeichnungsberechtigten unterschrieben ist. 72

3.4.7 Verrechnung Einzahlungen (Ist) durch Übergabe von Zahlungsmitteln sind am Einzahlungstag, Einzahlungen im Überweisungsverkehr an jenem Tag zu buchen, an dem die Gemeindekasse von der Gutschrift Kenntnis erhält. Bei Abbuchern, oder wenn die Vorschreibung mit OCRB-Zeile erfolgte, können die Ist-Buchungen automatisch durchgeführt werden. 56 K-GHO Einzahlungen, die das folgende Finanzjahr betreffen, sind im Wege der voranschlagsunwirksamen Verrechnung in die Haushaltsrechnung des folgenden Finanzjahres überzuführen. 11 VRV In allen anderen Fällen ist die Überstellung der Vorschreibungs- und Abstattungsverrechnung aus dem Jahre der Fälligkeit und der tatsächlichen Abstattung in ein anderes Finanzjahr unzulässig. 73

3.5 Umbuchungen Umbuchungen können sowohl Ausgaben wie auch Einnahmen oder beide gleichzeitig betreffen. Eine Umbuchungsanweisung darf nur erfolgen, wenn keine Zahlung zu leisten ist (Einnahmen=Ausgaben). Dazu zählen vor allem Berichtigungsbuchungen, Zuführungen an den AO-Haushalt und ähnliches. Auch für eine Umbuchung ist eine Anweisung erforderlich. Im übrigen gilt das Gleiche wie bei Ausgaben und Einnahmen. 74

3.6 Rücklagenentnahmen und Zuführungen Die Rücklagenverwaltung bildet für die Gemeinde eine besonders sensible Gestaltung. Nicht nur, dass für jede Behebung einer Rücklage eine Kollektivzeichnung notwendig ist, ist die Rücklage in der Buchhaltung zweifach auszuweisen und ist für die Rücklage ein eigener Zahlweg zu führen. Der Zahlweg ist schon deshalb notwendig, damit der Stand der Rücklagen auch auf den Tagesabschlüssen aufscheint. Zusätzlich zu den Rücklagenzuführungen und entnahmen wird die Rücklage auch auf den Verwahrkonten unter der Post 9390.. gebucht. Die Buchung erfolgt auf der Einnahmenseite grundsätzlich Soll-Ist und auf der Ausgabenseite Ist. Es gibt grundsätzlich zwei verschiedene Arten von Rücklagenveränderungen. Bei Zinseintragungen werden beide Arten gleichzeitig verwendet. 75

3.6.1 Rücklagenzuführung Dazu zählt natürlich auch die erstmalige Schaffung einer Rücklage. Handelt es sich um eine allgemeine Rücklage, so ist diese unter dem Ansatz 9120 zu verrechnen. Die speziellen Rücklagen werden unter dem betreffenden Haushaltsansatz verrechnet. Die Verrechnung findet immer unter der Post Nr. 2980 statt. Eine Zuführung zur Rücklage bildet für den Gemeindehaushalt eine Ausgabe. Eine Gegenbuchung der Ausgabe erfolgt in der voranschlagsunwirksamen Gebarung auf der Einnahmenseite mit dem Zahlweg der Rücklage. Rücklagenbuchhaltung Ausgabe Rücklagenkonto Abwasserbes. 1/8510/2980 Zugang SOLL-IST ZW des Girokontos Einnahmen autom. Sollbuchung auf 9/9390.. 0/9390.. schl. Rest auf 9/9390.. =Rücklagenstand SOLL-IST Zahlweg Rücklage wird erhöht ZW-Rücklage Zahlweg Rücklage=Gesamtstand Rücklagen 76

3.6.2 Rücklagenentnahme Die Verrechnung der Rücklagenentnahmen erfolgt im umgekehrten Sinn. Einnahmen Rücklagenbuchhaltung 2/8510/2980 Rücklagenkonto Abwasserbes. SOLL-IST Abgang ZW des Girokontos schl. Rest auf 9/9390.. Ausgaben =Rücklagenstand 9/9390.. Zahlweg Rücklage wird vermindert IST Zahlweg Rücklage=Gesamtstand ZW-Rücklage Rücklagen 77

3.6.3 Rücklagenzinsen- Kapitalertragsteuer Die Rücklagenzinsen verbleiben zumeist am Sparbuch. Sie bilden eine Einnahme für den Gemeindehaushalt, welche aber gleichzeitig wieder zugeführt wird. Im Grunde genommen ist die Eintragung der Zinsen eine gewöhnliche Einnahmenbuchung unter der Post 8230 und dem betreffenden Ansatz mit der Kombination einer Rücklagenzuführung. Einnahme 2/8510/8230 SOLL-IST ZW-Umbuchung Zahlweg Umbuchung Einnahmen-Ausgabengleich Rücklagenbuchhaltung Ausgabe Rücklagenkonto Abwasserbes. 1/8510/2980 Zugang SOLL-IST ZW Umbuchung Einnahmen autom. Sollbuchung auf 9/9390.. 0/9390.. schl. Rest auf 9/9390.. =Rücklagenstand SOLL-IST Zahlweg Rücklage wird erhöht ZW-Rücklage Zahlweg Rücklage=Gesamtstand Rücklagen Ausgabe Zahlweg - Umbuchung 1/8510/7101 Einnahmen-Ausgabengleich SOLL-IST ZW-Umbuchung Einnahmen Rücklagenbuchhaltung 2/8510/2980 Rücklagenkonto Abwasserbes. SOLL-IST Abgang ZW Umbuchung schl. Rest auf 9/9390.. =Rücklagenstand Zahlweg Rücklage wird vermindert Zahlweg Rücklage=Gesamtstand Rücklagen Ausgaben 9/9390.. IST ZW-Rücklage 78

3.7 Übernahme Wirtschaftshof In der Wirtschaftshofverwaltung werden die Leistungen der einzelenen Leistungsträger (Arbeiter, Fahrzeuge usw.) erfasst. Die mengenmäßige Erfassung wird mit dem Satz, welcher vom Gemeinderat festgesetzt wurde vervielfacht und einer Voranschlagsstelle zugeordnet. Die Summe dieser Leistungen wird monatlich in den Haushalt übertragen. Für die Leistungen des Wirtschaftshofes ist im Erlaß der Gemeindeabteilung die Post 7201 und 7202 vorgesehen. Diese Konten sind Vergütungskonten und sind auch als solche zu kennzeichnen, zumal sie einen Nachweis im Rechnungsabschluß bilden. Die Gegenbuchung erfolgt im Haushaltsansatz 8200 und Post 8101 bzw. 8102. Für die Überleitung in den Haushalt sind Amtsrechnungen zu erstellen, in welchen der Umfang der Überleitung und die Einnahmen und Ausgabengleichheit ersichtlich ist. Für die Amtsrechnung ist eine Umbuchungsanweisung zu erstellen. Diese wird bei der elektronischen Verwaltung des Wirtschaftshofes zumeist automatisch mit den Amtsrechnungen ausgeworfen. Die Summe der geleisteten Stunden der Arbeiter, für welche eine Amtsrechnung erstellt wurde, zuzüglich der Urlaubs- Kranken und sonstiger Fehlstunden bilden die Grundlage für die Lohnverrechnung. Die Anzahl der Stunden für die Fahrzeuge, für welche eine Amtsrechnung erstellt wurde, muß mit den Fahrtenschreiber übereinstimmen. So ist eine lückenlose Kontrolle der Aufzeichnungen möglich. 79

3.8 Abschlußbuchungen am Ende des Jahres Nachdem sämtliche Buchungen nach dem Auslaufmonat für das vergangene Jahr durchgeführt wurden, die Gebührenhaushalte ausgeglichen wurden und sämtliche Übernahmen aus anderen Verwaltungsbereichen (Abgaben, Wirtschaftshof, Lohn, Umsatzsteuer usw.) vorgenommen wurden, steht das Ergebnis des Rechnungsabschlusses fest. Die Differenz zwischen Solleinnahmen inkl. Vorjahresergebnisse und der Sollausgaben inkl. Vorjahresergebnisse bildet das Sollergebnis (Sollüberschuß oder Sollabgang). Das Gleiche gilt bei Isteinnahmen und Istausgaben, welches das Istergebnis (Istüberschuß oder Istabgang) liefert. Folgende Abschlußbuchungen sind, sofern sie von der EDV-Anlage nicht automatisch durchgeführt werden, vorzunehmen. (Werden die Gebührenhaushalte nicht mit Rücklagenzuführungen bzw. entnahmen ausgeglichen, so sind diese soll-mäßig mit Sollüberschuß bzw. Sollabgang auszugleichen. Die Abschlußtechnik funktioniert gleich, wie jene des ordentlichen Haushaltes, wobei keine Ist-Abrechnung erfolgt) Im Bereich des außerordentlichen Haushaltes können die einzelnene Vorhaben mit der gleichen Technik wie der ordentliche Haushalt abgeschlossen werden. Nach Durchführung der Abschlußbuchungen müssen sämtliche Spalten (anfänglicher Rest, Soll, Gesamtsoll, Ist und schließlicher Rest) auf der Einnahmenseite wie auch auf der Ausgabenseite gleich hoch sein. 80

3.8.1 Sollüberschuß Um eine Einnahmen und Ausgabengleichheit zu erhalten ist der Sollüberschuß mit der Post 9670 auf der Ausgabenseite in soll zu buchen. Dadurch ergibt sich auf der Ausgabenseite ein schließlicher Rest, welcher im nächsten Jahr zum anfänglichen Rest wird. Im nächsten Jahr wird der Vorjahresüberschuß unter der Post 9630 verrechnet. Auf der Ausgabenseite mit einer Ist-Buchung und auf der Einnahmenseite mit einer Soll-Ist-Buchung. anf. Rest SOLL laufendes Jahr Einnahmen SOLL -IST IST schl. Rest anf. Rest SOLL Ausgaben SOLL -IST IST schl. Rest Summe 0 10 10 10 0 0 5 5 10-5 ---------- ------ -------- -------- ------- ------- ------- ------- ------- ------- ------- 9670 5 5 5 ---------- ------ -------- -------- ------- ------- ------- ------- ------- ------- ------- Gesamt 0 10 10 10 0 0 10 10 10 0 nächstes Jahr Einnahmen Ausgaben anf. SOLL SOLL schl. anf. IST SOLL SOLL schl. IST Rest -IST Rest Rest -IST Rest 9630 0 5 5 5 0 5 0 5 5 0 Im nächsten Jahr wird der Überschuß ist-mäßig in Einnahme und Ausgabe gebucht und verändert so die Zahlwege nicht. Der anfängliche Rest in den Ausgaben wird dadurch ausgeglichen. Soll-mäßig verändert sich das Ergebnis, zumal der Überschuß dadurch tatsächlich übertragen wird. 81

3.8.2 Sollabgang Um eine Einnahmen und Ausgabengleichheit zu erhalten ist der Sollabgang mit der Post 9680 auf der Einnahmenseite in Soll zu buchen. Dadurch ergibt sich auf der Einnahmenseite ein schließlicher Rest, welcher im nächsten Jahr zum anfänglichen Rest wird. Im nächsten Jahr wird der Vorjahresabgang unter der Post 9640 verrechnet. Auf der Einnahmenseite mit einer Ist-Buchung und auf der Ausgabenseite mit einer Soll-Ist-Buchung. laufendes Jahr Einnahmen Ausgaben anf. SOLL SOLL schl. anf. IST SOLL SOLL schl. IST Rest -IST Rest Rest -IST Rest Summe 0 5 5 5 0 0 10 10 5 5 ---------- ------ -------- -------- ------- ------- ------- ------- ------- ------- ------ - 9680 5 5 5 ---------- ------ -------- -------- ------- ------- ------- ------- ------- ------- ------ - Gesamt 0 10 10 5 5 0 10 10 5 5 nächstes Jahr Einnahmen Ausgaben anf. SOLL SOLL schl. anf. IST SOLL SOLL schl. IST Rest -IST Rest Rest -IST Rest 9640 5 0 5 5 0 0 5 5 5 0 Im nächsten Jahr wird der Abgang ist-mäßig in Einnahme und Ausgabe gebucht und verändert so die Zahlwege nicht. Der anfängliche Rest in den Einnahmen wird dadurch ausgeglichen. Soll-mäßig verändert sich das Ergebnis, zumal der Abgang dadurch tatsächlich ü- bertragen wird. 82

3.8.3 Istüberschuß Um eine Einnahmen und Ausgabengleichheit zu erhalten ist der Istüberschuß mit der Post 9650 auf der Ausgabenseite in Ist und auf der Ausgabenseite und Einnahmenseite in Soll zu buchen. Dadurch ergibt sich auf der Einnahmenseite ein schließlicher Rest, welcher im nächsten Jahr zum anfänglichen Rest wird. Im nächsten Jahr wird der Vorjahresüberschuß unter der Post 9610 verrechnet. Es erfolgt lediglich eine Ist-Buchung auf der Einnahmenseite. laufendes Jahr Einnahmen Ausgaben anf. SOLL SOLL schl. anf. IST SOLL SOLL schl. IST Rest -IST Rest Rest -IST Rest Summe 0 10 10 10 0 0 10 10 5 5 ---------- ------ -------- -------- ------- ------- ------- ------- ------- ------- ------ - 9650 5 5 5 5 5 5 ---------- ------ -------- -------- ------- ------- ------- ------- ------- ------- ------ - Gesamt 0 15 15 10 5 0 15 15 10 5 nächstes Jahr Einnahmen Ausgaben anf. SOLL SOLL schl. anf. IST SOLL SOLL schl. IST Rest -IST Rest Rest -IST Rest 9610 5 0 5 5 0 0 0 0 0 0 Im nächsten Jahr wird der Überschuß ist-mäßig in Einnahme gebucht und verändert so die Zahlwege, da diese in Summe auch übertragen werden müssen (Ist-Überschuß Vorjahr aus allen Bereichen ergibt die Summe der Zahlwege). Der anfängliche Rest in den Einnahmen wird dadurch ausgeglichen. Soll-mäßig erfolgt keine Verrechnung. 83

3.8.4 Istabgang Um eine Einnahmen und Ausgabengleichheit zu erhalten ist der Istabgang mit der Post 9660 auf der Einnahmenseite in Ist und auf der Ausgabenseite und Einnahmenseite in Soll zu buchen. Dadurch ergibt sich auf der Ausgabenseite ein schließlicher Rest, welcher im nächsten Jahr zum anfänglichen Rest wird. Im nächsten Jahr wird der Vorjahresabgang unter der Post 9620 verrechnet. Es erfolgt lediglich eine Ist-Buchung auf der Ausgabenseite. laufendes Jahr Einnahmen Ausgaben anf. SOLL SOLL schl. anf. IST SOLL SOLL schl. IST Rest -IST Rest Rest -IST Rest Summe 0 10 10 5 5 0 10 10 10 0 ---------- ------ -------- -------- ------- ------- ------- ------- ------- ------- ------- 9660 5 5 5 0 5 5 0 5 ---------- ------ -------- -------- ------- ------- ------- ------- ------- ------- ------- Gesamt 0 15 15 10 5 0 15 15 10 5 nächstes Jahr Einnahmen Ausgaben anf. SOLL SOLL schl. anf. IST SOLL SOLL schl. IST Rest -IST Rest Rest -IST Rest 9620 0 0 0 0 0 5 0 5 5 0 Im nächsten Jahr wird der Abgang ist-mäßig in Ausgabe gebucht und verändert so die Zahlwege, da diese in Summe auch übertragen werden müssen (Ist-Abgang Vorjahr aus allen Bereichen ergibt die Summe der Zahlwege). Der anfängliche Rest in den Ausgaben wird dadurch ausgeglichen. Soll-mäßig erfolgt keine Verrechnung. 84

4. Abschlüsse und Überprüfungen Zu den täglichen Überprüfungen gehört inbesondere die Überprüfung des Kassenbestandes, welcher mit dem Barkassenzahlweg sowie mit dem Ergebnis des Kassabuches übereinstimmen muß. Das Kassabuch ist laufend zu führen und täglich so abzuschließen, dass die Übereinstimmung mit dem Bargeldbestand geprüft werden kann. Die Belege laut Kassabuch sind täglich der Buchhaltung zu übergeben. 36 K-GHO Wird kein Kassabuch geführt, so ist täglich ein Tagesabschluß mit Abschlußbuch und Kassenbestandsausweis zu erstellen. Im Abschlußbuch sind die Ergebnisse der Abschlüsse für jeden Tag zusammenzufassen. Aus dem Abschluß muß ersichtlich sein, aus welchen Einzelsummen sich der buchmäßige und der tatsächliche Kassenbestand zusammensetzt. Es ist auszuweisen, inwieweit sich der tatsächliche Kassenbestand aus baren Zahlungsmitteln, Beständen von Bankkonten einschließlich Kassenkrediten, Rücklagen und sonstigen Werten zusammensetzt. 52 K-GHO In Gemeinden mit automatisierten Buchungsanlagen kann das Abschlußbuch durch einen entsprechenden maschinellen Ausdruck ersetzt werden. Kassenfehlbeträge und Kassenüberschüsse sowie die vom Bürgermeister - im Falle des 69 Abs 4 bis 6 der Kärntner Allgemeinen Gemeindeordnung von dem für die Finanzangelegenheiten zuständigen Mitglied des Gemeindevorstandes - diesbezüglich getroffenen Verfügungen sind im Abschlußbuch zu vermerken. 85

Der mit der Besorgung von Kassengeschäften betraute Bedienstete hat - wenn Zahlungen erfolgt sind - nach Schluß der Kassastunden durch Zusammenrechnen des Bargeldbestandes und des Bestandes der Bankkonten einschließlich der Kassenkredite der Gemeinde sowie der Rücklagen den tatsächlichen Kassenbestand zu ermitteln und in das Abschlußbuch einzutragen. Der mit der Besorgung der Buchhaltung betraute Bedienstete hat nach dem Zeitbuch die Gesamtsummen der bis einschließlich des Abschlußtages verrechneten Einzahlungen und Auszahlungen und die Ergebnisse allfälliger Hilfsbücher im Abschlußbuch zu vermerken. Der Unterschiedsbetrag zwischen Einnahmen und Ausgaben ergibt den buchmäßigen Bestand. 60 K-GHO Ergibt die Gegenüberstellung des buchmäßigen Kassenbestandes mit dem tatsächlichen Kassenbestand einen Kassenfehlbetrag, so ist dieser von dem verantwortlichen Kassenbediensteten nachweislich zu ersetzen und im Abschlußbuch darauf hinzuweisen. Kann der Ersatz nicht sofort erfolgen, ist der Fehlbetrag zunächst bis zu seinem Ersatz als Vorschuß zu Lasten des verantwortlichen Kassenbediensteten in der voranschlagsunwirksamen Gebarung zu verbuchen. Der Bürgermeister kann - wenn dies aus persönlichen Gründen im Hinblick auf soziale Erwägungen erforderlich ist - die Erstattung in Raten bewilligen. Kassenüberschüsse sind als Verwahrgelder in der voranschlagsunwirksamen Gebarung zu verrechnen. Können sie aufgeklärt werden, so dürfen sie nur auf Grund einer Ausgabeanweisung unter schriftlicher Angabe der Gründe ausbezahlt werden. Wenn der Überschuß bis zum Ablauf des Finanzjahres nicht aufgeklärt werden kann, ist er zugunsten des ordentlichen Haushaltes zu vereinnahmen. Der Finanzverwalter und die beteiligten Bediensteten haben die Richtigkeit des Abschlusses durch ihre Unterschrift im Abschlußbuch zu bestätigen. Der Bürgermeister hat durch seine Unterschrift die Kenntnisnahme des Abschlusses zu bestätigen. 86

Der Bürgermeister kann, wenn unter Bedachtnahme auf den Umfang der Buchhaltung oder ihre automationsunterstützte Führung eine geordnete Führung des Abschlußbuches gewährleistet ist, anordnen, dass die Eintragung in das Abschlußbuch nicht täglich, sondern nach Bedarf - längstens aber für fünf Tage gleichzeitig - erfolgen darf; in diesem Fall hat die Kenntnisnahme durch den Bürgermeister jedenfalls nach jeweils fünf Arbeitstagen zu erfolgen. Neben der Prüfung über die Richtigkeit des Kassenbestandes hat die Finanzverwaltung auch die Richtigkeit der Gebarung zu prüfen. Dazu zählen insbesondere: Übereinstimmung der Summen aus der Abgabenbuchhaltung mit den Summen der Übernahmekonten im Haushalt (anf. Stand, Soll, Ist) Summendruck Jahresrechnung muß mit Gebarungssummen ü- bereinstimmen (sowohl Soll wie auch Ist und getrennt zwischen Einnahmen und Ausgaben sowie zwischen OH, AOH und voranschlagsunwirksame Gebarung) Gebarungssummen Ist müssen mit den Zahlwegen übereinstimmen. regelmäßige Kontrolle der voranschlagsunwirksamen Gebarung (mit dem Ziel sämtliche schließliche Reste auszugleichen) Bei Abfuhren an das Finanzamt ist die Umsatzsteuermeldung mit den entsprechenden Konten (3600 und 2700) zu vergleichen. Übernahmen aus der Lohnbuchhaltung müssen mit den Nettoüberweisungen der Löhne übereinstimmen. Vollzähligkeit der Belege (ununterbrochene Nummerierung) 87

Vollzähligkeit der Zeitbücher (ununterbrochene Seitennummerierung bzw. Journalnummern) 5. Archivierung Alle Bücher und Belege sind für den Zeitraum von mindestens zehn Jahren gesichert aufzubewahren. Der Lauf dieser Frist beginnt mit dem Ende des Jahres der Entlastung des Bürgermeisters durch den Gemeinderat für das abgelaufene Finanzjahr. Für Vorhaben des außerordentlichen Haushaltes beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Jahres, in dem die letzte Verrechnung vorgenommen wurde. 59 K-GHO Die Rechnungsabschlüsse, Belege über den Erwerb unbeweglicher Sachen sowie Belege mit Archivwert (Schenkungen, Dienstverträge, Beteiligungen, Wertpapiere) sind dauernd aufzubewahren. Derartige Belege sind vom Anweisungsberechtigen in geeigneter Weise zu kennzeichnen. Über die Ausscheidung und Vernichtung von Büchern und Belegen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind Protokolle zu verfassen, die vom Bürgermeister und vom Finanzverwalter zu unterfertigen sind. Nachdem in der Praxis das Herausklauben der Belege, welche dauernd aufzubewahren sind und der Belege der außerordentlichen Haushalte, welche länger aufzubewahren sind, sehr aufwendig ist, wäre zu überlegen, ob die Vergabe der Belegnummern nicht nach verschiedenen Belegkreisen erfolgt, um bereits bei der Ablage die entsprechende Trennung zu vollziehen. Hiefür gibt es grundsätzlich zwei Varianten. Die erste Variante wäre eine ununterbrochene Nummerierung sämtlicher Belege mit nur einem Belegkreis. Bei dieser Variante erfolgt nur die Ablage in verschiedenen Ordnern. Bei der zweiten Variante werden bereits in der Buchhaltung zusätzlich zu den Belegnummern auch Belegkreise verwendet. Diese Variante ist in- 88

sofern Vorteilhaft, da die Gestaltung der Ablage flexibel auch für andere Bereiche organisiert und die vollständige Nummerierung bzw. das Fehlen von Belegen besser kontrolliert werden kann. 6. Finanzbuchhaltung Für Unternehmungen (Betriebe, betriebsähnliche Einrichtungen oder wirtschaftliche Unternehmungen) sind eigene Wirtschaftspläne zu erstellen. Dies gilt nicht für Betriebe nach 2 Abs. 5 des Körperschaftssteuergesetzes 1988, BGBl Nr 401, zuletzt geändert durch BGBl I Nr 70/1997. 13 K-GHO Wirtschaftspläne sind in gleicher Weise zu gliedern wie der Voranschlag. Ist eine Unternehmung nach bundesgesetzlichen Vorschriften verpflichtet, eine Bilanz zu erstellen, ist der Wirtschaftsplan in einen Erfolgsplan und in einen Finanzplan zu gliedern. In den Erfolgsplan sind alle zu erwartenden Erträge und Aufwendungen des kommenden Finanzjahres aufzunehmen. Er ist wie die Jahreserfolgsrechnung zu gliedern. Zum Vergleich sind die Zahlen des Erfolgsplanes für das laufende Finanzjahr neben das Ergebnis der Jahreserfolgsrechnung des Vorjahres zu stellen (Dreigliederung). In den Finanzplan sind alle zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben des kommenden Finanzjahres aufzunehmen, die sich aus der Änderung des Anlage- und des Umlaufvermögens ergeben. Auf der Einnahmenseite sind die Deckungsmittel, gegliedert nach Arten der Einnahmen, nachzuweisen. Die Ausgaben für das Anlagevermögen sind für jedes Vorhaben getrennt zu veranschlagen. Werden Darlehen für Zwecke wirtschaftlicher Unternehmungen aufgenommen, ist der Schuldendienst in deren Wirtschaftsplan aufzunehmen. 89

6.1. Begriff und Gliederung des Rechnungswesens Aufgabe des betrieblichen Rechnungswesens ist die zahlenmäßige Erfassung der betrieblichen Vorgänge. Es sollen Erkenntnisse über dievergangenheit und Unterlagen für Entscheidungen über die Zukunft gewonnen werden. Das Rechnungswesen erfüllt folgende Funktionen (Aufgaben) Dokumentations- und Informationsfunktion Dispositionsfunktion Kontrollfunktion 90

1. Die Dokumentations- und Informationsformatik: Ihre Aufgabe ist die wertmäßige, eventuell auch mengenmäßige Aufzeichnung der betrieblichen Vorgänge. Die am Unternehmen interessierten Personen und Organisationen (Eigentümer, Geschäftsführung, Belegschaft, Finanzamt, etc.) sollen über das Betriebsgeschehen informiert werden. 2. Die Dispositionsfunktion: Das Rechnungswesen liefert einen Teil jener Unterlagen, die notwendig sind, um die betrieblichen Vorgänge zu steuern z.b. Anschaffungen etc. 3. Die Kontrollfunktion: Das betriebliche Rechnungswesen ermöglicht eine Kontrolle der Wirtschaftlichkeit und der Rentabilität sowie eine Überwachung des betrieblichen Geschehens und der im Unternehmen beschäftigten Personen. Wirtschaftlichkeit ist dann gegeben, wenn ein bestimmtes Ziel mit dem geringsmöglichen Einsatz an Mitteln erreicht oder mit gegebenen Mitteln die bestmögliche Leistung erzielt wird. Rentabilität ist das prozentuelle Verhältnis des Gewinnes zum eingesetzten Kapital. 91

Aus der Fülle der Aufgaben ergeben sich folgende vier Teilgebiete des Rechnungswesens Buchführung Kostenrechnung Betriebsw. Statistik Planungsrechnung 1. Buchführung (Geschäfts- oder Finanzbuchführung) Unter Buchführung (Buchhaltung) versteht man alle schriftlichen Aufzeichnungen, die den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens sowie dessen Vermögenslage nachweisen. Die Buchführung nimmt im Rechnungswesen eine Zentralstellung ein. Die übrigen Zweige des Rechnungswesen lassen sich aus der Buchführung entwickeln und stehen im organischen Zusammenhang mit ihr. 2. Kostenrechnung Die Kostenrechnung hat unter anderem die Aufgabe, Grundlagen für die Berechnung (Kalkulation) der Preise zu liefern. 3. Betriebswirtschaftliche Statistik (Vergleichrechnung) Die Statistik wertet die Zahlen der Buchführung und der Kostenrechnung aus, um Unterlagen für die Disposition und Planung zu gewinnen. Für die übersichtliche Darstellung der betrieblichen 92

Tatbestände werden Zahlenreihen, Tabellen, Schaubilder und andere graphische Darstellungsmittel aufgestellt bzw. verwendet. 4. Planungsrechnung (Vorschaurechnung) Die Planungsrechnung ist in die Zukunft gerichtet und stellt eine wert- und mengenmäßige Schätzung der erwarteten betrieblichen Entwicklung dar. Sie bildet damit eine wichtige Grundlage für betriebliche Dispositionen. Grundlagen für die Planung sind vor allem die übrigen Zweige des Rechnungswesens, aber auch Berechnungen über die zukünftige Entwicklung. Aufbau und Organisation des Rechnungswesens sind von einer Reihe von Faktoren, beispielsweise vom Wirtschaftszweig, von der Rechtsform, der Betriebsgröße und von den gesetzlichen Vorschriften abhängig. Kapital Unter Kapital versteht man in der Betriebswirtschaftslehre die Gesamtheit der in einem Betrieb eingesetzten Mittel. Das Kapital setzt sich aus dem Eigenkapital und dem Fremdkapital zusammen. Die Passivseite der Bilanz zeigt an woher die erforderlichen Mittel stammen, d.h. sie zeigt die Mittelherkunft, die Kapitalquellen oder Finanzierung. Eigenkapital: Das Eigenkapital ist die Summe aller vom Unternehmer selbst zur Verfügung gestellten Mittel. Fremdkapital: Aller von Dritten (Lieferanten, Banken etc) dem Betrieb überlassene Mittel. 93

Vermögen Das Vermögen ist die Summe der Werte aller Güter, in denen das Kapital des Betriebes angelegt ist. Das Gesamtvermögen gliedert sich in das Anlagevermögen (Betriebs- und Geschäftsausstattung) und in das Umlaufvermögen (Waren, Kassa, Bankguthaben). Das Vermögen wird in der Bilanz als Aktiva dargestellt. Anlagevermögen Unter Anlagevermögen versteht man jenes Vermögen, das bestimmt ist, dauernd dem Betrieb des Unternehmens zu dienen (Gebäude, Grundstücke etc.) Umlaufvermögen Das Umlaufvermögen ist jenes Vermögen, das nicht dauernd dem Betrieb des Unternehmens dient. Das Umlaufvermögen ändert sich in seiner Zusammensetzung laufend (z.b. Kassenbestände, Guthaben bei Banken, Forderungen aus Lieferungen und Leistungen etc) 94

6.1.1 Grundlage für die Verbuchung von Geschäftsfällen Die Grundlage für die Verbuchung von Geschäftsfällen der Betriebe und Unternehmungen bildet der Österreichische Einheitskontenrahmen. Der Kontenrahmen ist der nach bestimmten Grundsätzen aufgebaute Organisationsplan aller Konten der Buchführung. Er bildet den Rahmen bzw. das Muster für die Kontenpläne in den verschiedenen Unternehmungen. Zweck des Kontenrahmens: 1. Durch den Kontenrahmen werden die Buchhaltungen vereinheitlicht und dadurch vereinfacht. 2. Der Kontenrahmen ermöglicht klare und damit bessere Aussagen. 3. Der Kontenrahmen erleichtert den zwischenbetrieblichen Vergleich. Aufbau des Österreichischen Einheitskontenrahmens Der EKR ist entsprechend dem System der Dizimalklassifikation aufgebaut. Das Hautpgerüst des Kontenrahmens besteht aus den zehn Kontenklassen (Kontenklasse 0 9), von denen jede wieder in zehn Kontengruppen (Kontengruppe 00 99) unterteilt ist. Neben den Kontengruppen enthlt der Kontenrahmen auch Vorschläge für die weiteren Untergliederung in Konten-Untergruppen bzw. Kontenarten (Konten 001 bis 999). 95

Der Aufbau der Kontenklassen ist teilweise vergleichbar mit den Postenklassen lt. der VRV. Abweichungen zur Postenklasse lt. VRV ergeben sich von der Kontenklasse 4 bis 6. 96

6.1.2 Doppelte Buchführung Unter doppelter Buchführung (doppelte Buchhaltung, Doppik) versteht man jenes System, das durch eine lückenlose Erfassung der Geschäftsfälle das Vermögen und das Kapital (samt deren Veränderungen) sowie die Aufwände und Erträge festhält. Durch die Verbuchung der Aufwände und Erträge werden auch die Ursachen für den erwirtschafteten Erfolg (Gewinn oder Verlust) nachgewiesen. Den Namen bekam dieses Buchführungssystem wegen der Möglichkeit der zweifachen Erfolgsermittlung, der zweifachen Erfassung jedes Geschäftsfalles sowie der zweifachen Verbuchung jedes Betrages. Die Kennzeichen der doppelten Buchführung sind daher: 1. Der Erfolg (Gewinn oder Verlust) wird zweifach ermittelt: a) Durch Vermögensvergleich. Das Reinvermögen (= Vermögen minus Schulden = Eigenkapital) am Ende der Rechnungsperiode wird mit dem Reinvermögen am Anfang der Rechnungsperiode unter Berücksichtigung der Privatentnahmen und Privateinlagen verglichen (=indirekte Erfolgsermittlung) b) Durch die Erfolgsrechnung, d.h. durch die Gegenüberstellung der Ertäge und Aufwände (= direkte Erfolgsermittlung) 2. Verbuchung der Geschäftsfälle in chronologischer und systematischer Ordnung. Der Buchungsstoff wird in zeitlicher (chronologischer Reihenfolge im Grundbuch oder Journal und in inhaltsgleicher (systematischer) Ordnung im Hauptbuch erfaßt. 97

3. Zweimalige Verbuchung eines jeden Betrages, und zwar im Soll eines Kontos und im Haben eines anderen Kontos (Soll-Haben- Gleichheit) Jeder Geschäftsfall verursacht im allgemeinen je eine Buchung und Gegenbuchung (Konto und Gegenkonto). Die Summe aller Buchungen auf den Sollseiten der Konten muss stets gleich sein mit der Summe aller Buchungen auf den Habenseiten der Konten. Zusammenfassende Darstellung: Kennzeichen der doppelten Buchführung zweifache Erfolgsermittlung Vermögensvergleich, Erfolgsrechnung zweif. Erfassung jedes Geschäftsfalles zweifache Erfassung jedes Betrages indirekt direkt chronolo- systema- Vermö- Erfolgs- gisch tisch SOLL HABEN gens- rechnung Journal Hauptbuch vergleich (lfd. Bu- (Konten) chungen) 98

6.1.3 Die Konten der doppelten Buchführung Die Verbuchung der Geschäftsfälle erfolgt auf Konten. Konten sind zweiseitige Rechenfelder, auf denen die Geschäftsfälle erfasst werden. Die linke Seite wird mit "Soll", die Rechte Seite mit "Haben" bezeichnet. Bucht man im Soll eines Kontos, so spricht man von einer Sollbuchung oder von einer Belastung; das Konto wird belastet. Bucht man im Haben eines Kontos, so liegt eine Habenbuchung oder eine Gutschrift vor; das Konto wird erkannt, der Betrag wird dem Konto gutgeschrieben. Bestandskonten In der doppelten Buchführung wird zwischen aktiven und passiven Bestandskonten unterschieden. 1. Aktive Bestandskonten Auf diesen Konten werden die Vermögenswerte (die Aktiva verrechnet). Beispiele für aktive Bestandskonten: Gebäude, Geschäftsausstattung, Handelswarenvorrat, Kassa, Bank (Bankguthaben) etc. Bei diesen Konten stehen im Soll der Anfangsbestand (Saldovortrag) und die Bestandsvermehrungen (Zugänge), im Haben die Bestandsverminderungen (Abgänge) und der Endbestand (Saldo). Aktive Bestandskonten weisen daher einen Sollsaldo auf. 99

2. Passive Bestandskonten Auf den passiven Bestandskonten wird das Kapital (Eigen- und Fremdkapital) verrechnet. Beispiele für passive Bestandskonten: Lieferverbindlichkeiten, Darlehen, Bank (Bankschuld), Kapital usw. Bei diesen Konten stehen im Haben der Anfangsbestand (Saldovortrag) und die Bestandsvermehrung (Zugänge), im Soll die Bestandsverminderung (Abgänge) und der Endbestand (Saldo). Passive Konten haben daher einen Habensaldo. Erfolgskonten Die Verrechnung des Eigenkapitals des Unternehmens erfolgt auf dem Kapitalkonto. Das Kapitalkonto zeigt die gleichen Merkmale wie ein passives Bestandskonto. Das Anfangskapital steht im Haben des Kontos. Das Kapital wird aber laufend verändert, und zwar vermindert durch Aufwendungen (Aufwände) die durch die Betriebstätigkeit entstehen (z.bsp. Personalaufwand, Mietaufwand, Energieaufwand, Steuern) und vermehrt durch Erträge bzw. Erlöse, die dem Betrieb für seine Leistungen oder als sonstige Eingänge zufließen (z.bsp. Warenverkauf, Zinserträge etc.) Die Aufwendungen und Erträge stellen "erfolgswirksame" Beträge dar. Die Aufwendungen sowie die Erträge werden aber nicht direkt auf dem Kapitalkonto erfasst, sondern auf Unterkonten den sogenannten Erfolgskonten. 100

Die Erfolgskonten gliedern sich in die Aufwandskonten und die Ertragskonten. Erfolgskonten Aufwandskonten Ertragskonten Sie erfassen sämtliche Aufwendungen, und zwar im Soll des entsprechenden Aufwandskontos. Sie erfassung die Erträge bzw. Erlöse, und zwar im Haben des entsprechenden Ertragskontos. Beispiele: Mietaufwand Zinsenaufwand Heizölverbrauch Gehälter Telefongebühren Instandhaltung d. Dritte Beispiele: Zinsenerträge Mieterträge Provisionserträge Handelswarenerlöse Geschäftsfälle, welche die Höhe des Eigenkapitals verändern, werden als erfolgswirksame Geschäftsfälle bezeichnet. Sie lösen entsprechende Buchungen auf den Erfolgskonten aus. Die Verbuchung auf den Erfolgskonten erfolgt in der Weise, dass die Aufwendungen (Aufwände) im Soll der Aufwandskonten, die Erträge bzw. Erlöse im Haben der Ertragskonten erfasst werden. Eine Saldierung von auf- 101

wendungen und Erträgen (z.bsp.) von Zinsenaufwand und Zinsenertrag) darf nicht vorgenommen werden aufgrund des strengen Bruttoprinzipes der Aufwands- und Ertragsverbuchung. Beispiele für Verbuchungen auf den Erfolgskonten. Begleichung der Miete: Miete die bezahlt wird stellt einen Aufwand dar, daher Mietaufwand im Soll, der Kassenbestand vermindert sicht, daher Kassakonto im Haben. Zinsengutschrift: Zinsen, die das Unternehmen erhält, bedeuten einen Ertrag, daher im Konto Zinserträge im Haben, die Sollbuchung erfolgt auf dem Bankkonto (Eingang auf dem Bankkonto) Am Jahresende werden die Aufwands- und Ertragskonten nicht direkt mit dem Kapitalkonto abgeschlossen, sondern die Salden werden auf ein eigenes Konto, das Gewinn- und Verlustkonto (GuV), geführt, das im Soll sämtliche Aufwendungen, im Haben sämtliche Erträge und Erlöse zeigt. Die Salden der Aufwandskonten werden mit dem Buchungssatz GuV(Soll /Aufwandskonto(Haben) Die Salden der Etragskonten mit dem Buchungssatz Ertragskonto(Soll)/Guv(Haben) 102

Auf das Gewinn- und Verlustkonto übertragen (Sammelfunktion des Gewinn und Verlustkontos). Durch die Saldierung dieses Konto ergibt sich der Erfolg der Rechnungsperiode (Erfolgsermittlung). Summe der Erträge (Erlöse) -Summe der Aufwendungen Erfolg (Gewinn oder Verlust) Erst der Saldo des Gewinn- und Verlustkontos, d. i. der Gewinn oder Verlust wird auf das Kapitalkonto umgebucht. Es wird somit erreicht, dass der Erfolg nur als eine Zahl im Kapitalkonto aufscheint. Die zwei für den Abschluss des GuV möglichen Buchungsätze lauten: 1. Bei einem Gewinn GuV (Konto im Soll / Kapital (Konto im Haben) 2. Bei einem Verlust Kapital/GuV 103

6.2 Bilanz Der Jahresabschluss bildet den Schlussstein der Buchführung einer Abrechnungsperiode. Er hat im wesentlichen folgende Aufgaben: 1. Formale Aufgaben Zusammenfassung und Kontrolle der buchmäßigen Aufzeichnungen. 2. Inhaltlich bestimmte Aufgaben a) Feststellung des Standes des Vermögens zum Abschlussstichtag (unter Berücksichtigung der bis zum Abschlussstichtag eingetretenen Veränderungen) b) Ermittlung des Erfolges (Gewinnes oder Verlustes) für den Abrechnungszeitraum. Die Erfolgsermittlung erfolgt in der doppelten Buchführung auf zweifache Weise, und zwar durch Vermögensvergleich und durch Gegenüberstellung der Erträge und Aufwände. Das Ergebnis der Abschlussarbeiten sind die Bilanz und die Gewinnund Verlustrechnung. Die Gewinn- und Verlustrechnung wird auch als Erfolgsbilanz bezeichnet. Unter Bilanzierung im weiteren Sinne versteht man somit die Aufstellung der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung. 104

Darstellung: 1. Jan. 31. Dez. Abschlußperiode GuV-Rechnung Bilanz Die GuV-Rechnung ist eine Zeitraumrechnung, sie zeigt die "periodenreinen" Aufwände und Erträge eines Jahres (einer Abschlussperiode) Die Bilanz ist eine Zeitpunktrechnung, sie ist eine Momentaufnahme der Vermögens- und Kapitalstruktur zum 31. Dez. Das Ergebnis der Gewinn und Verlustrechnung weist den Erfolg eines Jahres aus (Verlust oder Gewinn). Das Eigenkapital (Reinvermögen) ermittelt man aus der Gegenüberstellung der Aktiva (Anlage- und Umlaufvermögen) zum eingesetzten Fremdkapital (Verbindlichkeiten, Schulden). 6.2.1 Auswertung von Bilanzen Die Bilanz ist die Darstellung der Bestände (Aktiva und Passiva) eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt (Abschlusstag). Hinsichtlich der Entwicklung des Betriebes sollten auf jeden Fall Auswertungen aus der Bilanz und der VuG Rechnung erstellt werden. Um einen Überblick über die wirtschaftliche Lage eines Betriebes zu erhalten sollten auf jeden Fall die finanzielle Stabilität und die Ertragslage ausgewertet werden. 105

Nachstehende Auswertungen ergeben eine gute Übersicht hinsichtlich der finanziellen Stabilität und der Ertragslage des Betriebes. Finanzielle Stabilität Eigenkapitalquote (Eigenkapital x 100) / Gesamtkapital (Eigenkapital = Kapital (Grund-, Stammkapital) + Kapitalrücklgen + Gewinnrücklagen + nicht ausgeschütteter Gewinn (soweit nicht bereits im Kapital oder in den Rücklgen enthalten) + unversteuerte Rücklagen) (Gesamtkapital = Gesamtsumme Passiva) Aussagekraft: Je größer der Anteil des Eigenkapitals ist, umso größer ist die finanzielle Unabhängigkeit. Um aus bisherigen Erfahrungen zumindest drei Verlustjahre abdecken zu können, sollte der Anteil des Eigenkapitals 20 % betragen. Ist der Wert schlechter als 15 % sollte eine Gewinnverbesserung angestrebt oder das Eigenkapital erhöht werden. Entschuldungsdauer (Fiktive Schuldentilgungsdauer) (Fremdkapital minus Zahungsmittel)/Cashflow (Zahlungsmittel = Kassenbestand + Schecks + Guthaben bei Kreditinstituten) Die Schuldentilgungsdauer zeigt auf, in wie vielen Jahren die Schulden abzudecken wären. Damit wird auch ermittelt wie hoch die Abhängigkeit von Kreditgebern ist. Eine hohe Schuldentilgungsdauer deutet auf eine hohe Abhängigkeit von Kreditgebern und ist daher negativ zu bewerten. 106

Der Cashflow wird wie folgt ermittelt: Bilanzgewinn(-verlust) + Veränderungen aus Rücklagen und langfristigen - Rückstellungen zulasten (+) oder zugunsten (-) Des Jahreserfolges + Abschreibungen Cashflow Der Cashflow ist somit das Maß für jenen Teil des Geldflusses, der nach Abzug der laufenden Ausgaben zurückbleibt. Der Cashflow steht für Investitionen, für die Tilgung von Darlehen zur Verfügung. Der Cashflow kann zu verschiedenen anderen Bilanzzahlen in Beziehung gesetzt werden, wobei sich aussagekräftige Werte ergeben. Unter diesem Begriff wird allgemein eine Geldflussrechnung auf Basis flüssiger Mittel (z.b. Kassa, Guthaben bei Banken) durchgeführt Ertragslage Die Ertragslage des Betriebes wird wie folgt schnell überprüft: Auswertung des Cashflow in Prozent des Umsatzes Cashflow x 100 / Umsatz 107

Bei dieser Auswertung gilt aufgrund von Durchschnittswerten das Werte größer 5 erzielt werden sollen. Werte unter 5 sind eindeutig negativ. Ermittlung der Gesamtkapitalrentabilität Erg. d gew. Geschäftstätigkeit + Fremdkapitlazinsen +100 / Gesamtkapital (Das Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit ist der Betriebsplus Finanzerfolg. Betriebserfolg = betriebliche Erlöse minus betriebliche Aufwendungen Finanzerfolg = Erträge aus Beteiligungen, Wertpapieren etc. minus Aufwände für Kreditzinsen, Beteiligungen etc.) Bei dieser Auswertung gilt aufgrund von Durchschnittswerten das Werte größer 8 erzielt werden sollen. Das Ergebnis dieser Auswertungen kann zu Überlegungen führen wie die finanzielle Stabilität oder die Ertragslage des Unternehmens verbessert werden soll. Bei der finanziellen Stabilität wäre eine Gewinnverbesserung oder eine Erhöhung des Eigenkapitals zu überlegen. 108

6.3 Zuständigkeiten Die Errichtung, die wesentliche Änderung und die Auflassung von wirtschaftlichen Unternehmungen obliegt nach den Bestimmungen des 91 (Abs.7) K-AGO dem Gemeinderat. Die Gemeinde kann sich jedoch auch an wirtschaftlichen Unternehmungen mit eigener Rechtspersönlichkeit beteiligen. Diese Beteiligung kann in Form von Wertpapieren oder als Kapitaleinlage erfolgen. 91 (Abs. 7) K-AGO. Beitritte zu Kapitalgesellschaften bedürfen außerdem noch der Genehmigung der Landesregierung. 109