Richtlinie zur Vergabe öffentlicher Aufträge der Stadt Allstedt (Vergaberichtlinie) Inhalt 1. Allgemeines 2. Ausschreibungs- und Vergabeverfahren für Bau-, Dienst, Liefer-, Architekten- und Ingenieurleistungen 2.1 Zuständigkeit 2.2. Grundsätze der Vergabe 2.3 Ermittlung des Auftragswertes 2.4 Bieterdatei für Beschränkte Ausschreibungen und Freihändige Vergaben 2.5 Bekanntmachung der Ausschreibung, Vergabeunterlagen 2.6 Registrierung der Angebote 2.7 Öffnung der Angebote 2.8 Wertung der Angebote und Beauftragung 2.9 Fristverlängerung 2.10 Aufhebung von Ausschreibungen 2.11 Wertgrenzen 3. Nachträge 4. Sitzungen des Vergabeausschusses 5. Vergabe freiberuflicher Dienstleistungen der Architekten und Ingenieure unter dem Schwellenwert 6. Prüfung von Vergaben und Nachträgen 7. Bürgschaften 8. Berichtswesen 1
1. Allgemeines 2 (1) Diese Richtlinie gilt für alle Bereiche der Gebietskörperschaft (im Folgenden Fachabteilungen genannt). (2) Öffentliche Aufträge i. S. dieser Richtlinie sind entgeltliche Verträge zwischen der Einheitsgemeinde Stadt Allstedt und Unternehmen, die Bauleistungen, Liefer- und Dienstleistungen (die nicht Bauleistungen oder freiberufliche Leistungen sind, z.b. auf Grund von Kauf-, Werk-, Werklieferungs-, Miet- und Leasingverträgen) und freiberufliche Dienstleistungen der Architekten und Ingenieure zum Gegenstand haben. (3) Folgende Vorschriften sind in der jeweils geltenden Fassung anzuwenden: - Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), - Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV), -Kommunalverfassungsgesetz des Landes Sachsen-Anhalt (Kommunalverfassungsgesetz, KVG LSA), -Kommunalhaushaltsverordnung des Landes Sachsen-Anhalt (KomHVO), - Gesetz zur Bekämpfung der Korruption (KorruptionsbG), - Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB), - Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL), - Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI), - Gesetz über die Vergabe öffentlicher Aufträge in Sachsen-Anhalt (Landesvergabegesetz, LVG LSA), - Erlasse, Richtlinien, Bekanntmachungen u. ä. der Bundesregierung bzw. der Landesregierung zu Veränderungen, Sonderregelungen, Anwendungshinweise u. a. zur VOB und VOL bzw. im Öffentlichen Auftragswesen, - Gesetz zur Beschleunigung der Umsetzung von Öffentlich-Privaten Partnerschaften und zur Verbesserung gesetzlicher Rahmenbedingungen für Öffentlich-Private Partnerschaften, -Hauptsatzung der Stadt Allstedt, - Richtlinie 2014/24/EU über die Koordinierung der Verfahren zur Vergabe öffentlicher Bauaufträge, Lieferaufträge und Dienstleistungsaufträge, - Richtlinien für Planungswettbewerbe (RPW). Werden zur Finanzierung Fördermittel verwendet, so sind auch die entsprechenden Förderungsbedingungen und -auflagen einzuhalten.
2. Ausschreibungs- und Vergabeverfahren für Bau-, Dienst, Liefer-, Architekten- und Ingenieurleistungen 3 2.1. Zuständigkeit (1) Für die Wahl und Durchführung der Ausschreibungs- und Vergabeverfahren für Bau-, Dienst, Liefer-, Architekten- und Ingenieurleistungen der Stadt Allstedt ist grundsätzlich die Vergabestelle unter Mitwirkung der jeweiligen Fachabteilung zuständig. (2) Für die Vergabe von Bau-, Dienst- und Lieferleistungen ist gemäß Hauptsatzung der Stadt Allstedt der Hauptausschuss zuständig. (3) Die Vergabevorschläge sind dem Hauptausschuss zur Beschlussfassung vorzulegen. 2.2. Grundsätze der Vergabe (1) Ziel der Ausschreibung ist die sparsame Verwendung öffentlicher Mittel. Die Leistungen sind an fachkundige, leistungsfähige und zuverlässige Bieter zu angemessenen Preisen zu vergeben. Alle Bewerber oder Bieter sind gleich zu behandeln. (2) Der öffentliche Auftraggeber soll erst ausschreiben, wenn alle Vergabeunterlagen fertiggestellt sind, die Finanzierung geklärt ist und die Leistung aus der Sicht des Auftraggebers innerhalb der angegebenen Frist ausgeführt werden kann. Ausschreibungen für vergabefremde Zwecke (z. B. Vergleichsangebote, Markterkundung) sind unzulässig. (3) Die Verfolgung von Umweltschutzzielen ist Bestandteil öffentlicher Aufgaben. Unter Berücksichtigung der Grundsätze von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit soll bei Vergaben umweltfreundlichen Produkten und Leistungen der Vorzug gegeben werden. (4) Über die Anwendung von VOB, VOL und VgV für die Vergabe, vor allem von gemischten Leistungen, ist von der nach Pkt. 2.1 (1) zuständigen Stelle nach den gesetzlichen Bestimmungen zu entscheiden. (5) Verträge mit mehrjähriger Laufzeit sind in der Regel alle 4 Jahre neu auszuschreiben. Rahmenvereinbarungen sind auf Leistungen zu beschränken, deren Eigenart es erfordert. Inhalt, Umfang und Laufzeit von Rahmenvereinbarungen sind mit der Vergabestelle abzustimmen. Laufende Lieferungen und Leistungen (z.b. Verbrauchsmaterialien) sind möglichst in zweckmäßigen Zeitabständen gesammelt auszuschreiben. Bei Leasing- oder Mietverträgen ist die Wirtschaftlichkeit im Vergleich zum Kauf zu betrachten und schriftlich zu dokumentieren. (6) Jeder Vergabevorgang ist von Anbeginn fortlaufend zu dokumentieren, so dass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen festgehalten werden. Dabei ist das Vier-Augen-Prinzip einzuhalten. (7) Es ist grundsätzlich öffentlich auszuschreiben. Beschränkte Ausschreibungen und Freihändige Vergaben sind Ausnahmefälle, die in den entsprechenden Vergabevorschriften geregelt sind. Sie sind aktenkundig zu begründen. Soweit die nach 106 GWB gültigen Schwellenwerte erreicht werden, gelten für die Vergabeverfahren 119 GWB, des Weiteren für Bauleistungen der Abschnitt 2 des VOB/A sowie für Dienst-, Liefer-, Architekten- und Ingenieur-
leistungen die Vorschriften des Abschnittes 2 der VgV. Die aktuellen Schwellenwerte werden durch die Vergabestelle im Mitarbeiterportal bekanntgemacht (siehe Pkt. 2.11). (8) Im Rahmen der Beschränkten Ausschreibung bzw. Freihändigen Vergabe sind mindestens drei schriftliche Angebote einzuholen, um den Wettbewerb zu gewährleisten. Soweit die Anzahl der einzuholenden Angebote unterschritten wird, ist die Abweichung entsprechend zu begründen. (9) Dienst- und Lieferleistungen bis zu einen voraussichtlichen Wert von 500 EUR netto können unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ohne ein Vergabeverfahren beschafft werden (Direktkauf). Auch hier ist nach Punkt 2.2. (6) zu verfahren. 2.3. Ermittlung des Auftragswertes Bei der Ermittlung des Auftragswertes ist von der geschätzten Gesamtvergütung für die vorgesehene Leistung auszugehen. Dabei sind alle Optionen oder etwaige Vertragsverlängerungen zu berücksichtigen. Die Berechnungsgrundlage für den geschätzten Auftragswert ist bei zeitlich begrenzten Aufträgen mit einer Laufzeit von bis zu 48 Monaten der Gesamtwert für die Laufzeit dieser Aufträge; bei Aufträgen mit unbestimmter Laufzeit oder mit einer Laufzeit von mehr als 48 Monaten der 48-fache Monatswert. Der Wert eines beabsichtigten Auftrages darf nicht in der Absicht geschätzt oder aufgeteilt werden, ihn der Anwendung der Vergaberichtlinien zu entziehen. 2.4. Bieterdatei für Beschränkte Ausschreibungen und Freihändige Vergaben (1) Die Vergabestelle führt eine ständig zu aktualisierende Bieterdatei. Daraus werden i.d.r. Firmen für die Teilnahme an Beschränkten Ausschreibungen und Freihändigen Vergaben ausgewählt bzw. dem Vergabeausschuss zur Entscheidung vorgeschlagen. In der Abfolge gleichartiger Vergaben soll unter den Bewerbern möglichst gewechselt werden (Rotationsprinzip). (2) Ist der potentielle Bieterkreis unbekannt, so sind möglichst Öffentliche Ausschreibungen oder Beschränkte Ausschreibungen bzw. Freihändige Vergaben mit vorgeschaltetem Teilnehmerwettbewerb durchzuführen. 2.5. Bekanntmachung der Ausschreibung, Vergabeunterlagen (1) Durch die Vergabestelle sind gemäß VOB/VOL zu veröffentlichen: - Öffentliche Ausschreibungen - beschränkte Ausschreibungen mit Teilnahmewettbewerb - freihändige Vergaben mit Teilnahmewettbewerb - beschränkte Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb - freihändige Vergaben ohne Teilnahmewettbewerb 4
(2) EU-weite Ausschreibungsverfahren müssen im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht werden. (3) Die Zusammenstellung und Ausgabe der Vergabeunterlagen an die ausgewählten Bewerber erfolgt in Verantwortung der nach Punkt 2.1 (1) zuständigen Stelle. Leistungsverzeichnisse und zur Beschreibung der Leistung notwendige Unterlagen sind von der jeweiligen Fachabteilung zu prüfen und bereitzustellen. 2.6. Registrierung der Angebote (1) Per Post oder direkt übermittelte Angebote sind sofort nach ihrem Eingang in der Reihenfolge des Eingangs fortlaufend zu nummerieren, mit dem Eingangsstempel, der Uhrzeit des Eingangs und Namenszeichen des Entgegennehmenden zu versehen und zu prüfen, ob die Verschlüsse der Angebote unversehrt sind. Sie sind unverzüglich ungeöffnet der nach 2.1 (1) zuständigen Stelle zuzuleiten. Über unverschlossene Angebote, die auf eine Öffentliche oder Beschränkte Ausschreibung hin eingesandt wurden, ist ein Vermerk auf dem Umschlag zu fertigen. Angebote sind bis zur Öffnung unter Verschluss zu halten. (2) Wird ein Angebot versehentlich oder wegen ungenügender Kennzeichnung geöffnet, ist es von dem betreffenden Mitarbeiter wieder zu verschließen, als Angebot zu kennzeichnen und sofort (gegebenenfalls durch Boten) an die nach 2.1 (1) zuständige Stelle weiterzuleiten. Die irrtümliche Öffnung sowie Datum und Uhrzeit des Eingangs sind auf dem Umschlag zu vermerken und durch denjenigen zu signieren, von dem der Umschlag geöffnet wurde. 2.7. Öffnung der Angebote (1) Über die Öffnung der Angebote, die unverzüglich nach Ablauf der Angebotsfrist stattzufinden hat, ist eine Niederschrift zu fertigen. Ein Angebot, das nachweislich vor Ablauf der Angebotsfrist dem Auftraggeber zugegangen war, aber bei Öffnung des ersten Angebotes aus vom Bieter nicht zu vertretenden Gründen dem Verhandlungsleiter nicht vorgelegen hat, ist wie ein rechtzeitig vorliegendes Angebot zu behandeln. (2) Bei Öffentlichen und Beschränkten Ausschreibungen gemäß 14 a Abs. 1 VOB/A können die Bieter oder deren Bevollmächtigten am Eröffnungstermin teilnehmen. Sie sind berechtigt die Verhandlungsniederschrift mit zu unterzeichnen. Die Inhalte der Niederschriften sind vertraulich zu behandeln. Den Bietern und deren Bevollmächtigten ist nach 14 a Abs. 7 VOB/A die Einsicht in die Niederschrift und ihre Nachträge gestattet. Sind nur elektronische Angebote gemäß 14 Abs. 1 VOB/A zugelassen, stellt der Auftraggeber den Bietern eine Niederschrift gemäß 14 Abs. 3 in elektronischer Form zur Verfügung. Den Bietern und ihren Bevollmächtigten ist die Einsicht in die Niederschrift und ihre Nachträge zu gestatten. Die Niederschrift darf nicht veröffentlicht werden. (3) Im Geltungsbereich der VOL sowie bei Freihändigen Vergaben nach VOB dürfen Bieter weder an der Öffnung der Angebote teilnehmen, noch Einsicht in die Niederschrift erhalten. (4) Die Niederschriften dürfen nur den mit der Vergabeentscheidung befassten Personen zugänglich gemacht werden. 5
(5) Während des Öffnungstermins sind alle Angebotsunterlagen so zu kennzeichnen (z. B. Lochstempel o. ä.), dass nachträgliche Änderungen und Ergänzungen verhindert werden. (6) Die Angebote und ihre Anlagen sind sorgfältig zu verwahren und vertraulich zu behandeln. 2.8. Wertung der Angebote und Beauftragung Die Angebote sind durch die zuständige Fachabteilung formal, auf Eignung der Bieter, rechnerisch, technisch und wirtschaftlich zu prüfen. Durch die Fachabteilung ist ein begründeter Vergabevorschlag zu erstellen und an die nach Punkt 2.1 (1) zuständige Stelle zur Zuschlagserteilung weiterzuleiten. 2.9. Zuschlagsfrist Der Zuschlag ist möglichst bald, mindestens aber so rechtzeitig zu erteilen, dass dem Bieter die Erklärung noch vor Ablauf der Zuschlagsfrist zugeht. Ist ausnahmsweise aus wichtigem Grund eine Zuschlagserteilung innerhalb dieser Frist nicht möglich, kann mit Zustimmung der Bieter eine Verlängerung der Frist erfolgen. 2.10. Aufhebung von Ausschreibungen (1) Soll eine Ausschreibung ausnahmsweise aufgehoben werden, ist dies schriftlich zu begründen. Die Bieter sind über die Aufhebung der Ausschreibung und das weitere Vorgehen zu informieren. (2) Die Aufhebungen von Ausschreibungen sind dem Hauptausschuss bekannt zu geben. 2.11. Wertgrenzen Bei den festgelegten Wertgrenzen der Vergaben nach VOB und VOL handelt es sich jeweils um die Nettobeträge (ohne Mehrwertsteuer). (1) Die Wertgrenzen gem. 3 Abs. 2 und 3 VOB/A stellen sich wie folgt dar: Eine beschränkte Ausschreibung kann bis zu einem Netto-Auftragswert der Bauleistung von a) 50.000 EUR für Ausbaugewerke, Landschaftsbau und Straßenausstattungen, b) 150.000 EUR für Tief-, Verkehrswege- und Ingenieurbau, c) 100.000 EUR für alle übrigen Gewerke erfolgen. Eine freihändige Vergabe kann ohne Angabe von Gründen bis zu einem Netto- Auftragswert in Höhe von 10.000 EUR erfolgen. (2) Die Wertgrenzen nach VOL/A werden wie folgt festgelegt: a) für freihändige Vergaben bis 10.000 EUR b) für beschränkte Ausschreibungen bis 50.000 EUR c) für öffentliche Ausschreibungen über 50.000 EUR. 6
7 3. Nachträge (1) Nachträge sind durch die Fachabteilungen zu prüfen und zu begründen. Sie sind grundsätzlich schriftlich zu erteilen. (2) Über Nachträge ist der Hauptausschuss zu informieren. 4. Sitzungen des Vergabeausschusses (Hauptausschuss) (1) Für die Vorbereitung der Ausschusssitzungen ist der Sitzungsdienst verantwortlich. (2) Die Beschlussvorlagen für den Hauptausschuss sind durch die jeweilige Fachabteilung zu erarbeiten. Die Beschlussvorlagen sind dem Sitzungsdienst spätestens 10 Tage vor dem Sitzungstermin zur Aufnahme in die Tagesordnung zuzuleiten. (3) Die Stadträte erhalten die Beschlussvorlagen zur Vergabeentscheidung spätestens zur Sitzung des Vergabeausschusses. Die Vergabeentscheidung wird auf der Beschlussvorlage dokumentiert. (4) Die Beschlussvorlagen zu den Vergabeentscheidungen sind dem Vergabeausschuss durch die Fachabteilung zu erläutern. 5. Vergabe freiberuflicher Dienstleistungen der Architekten und Ingenieure (1) Die Vergabe freiberuflicher Dienstleistungen der Architekten und Ingenieure bei Auftragswerten unter dem EU-Schwellenwert unterliegt den Verfahrensbestimmungen des Abschnitt 6 der VgV, sie können freihändig vorgenommen werden. Die Wahl der Auftragnehmer soll im Rotationsverfahren erfolgen. Grundlage der Beauftragung bilden die Vertragsmuster und Regelungen der HOAI, die in Abstimmung mit den Fachabteilungen und ggf. den Auftragnehmern anzuwenden sind. (2) Die Grundleistungen der Architekten und Ingenieure sind grundsätzlich zu den Mindestsätzen der Honorartafeln der HOAI durch die jeweilige Fachabteilung zu beauftragen. Abweichungen von der Beauftragung nach Mindestsätzen sind aktenkundig zu begründen. (3) Die Verträge mit den freiberuflich tätigen Architekten und Ingenieuren schließt auf Vorschlag der Fachabteilung der zuständige Bürgermeister ab. Der Hauptausschuss ist darüber zu informieren. (4) Weiterreichende Kriterien aus Fördermittelrichtlinien sind bei der Vergabe freiberuflicher Leistungen zu berücksichtigen. 6. Prüfung von Vergaben und Nachträgen Vergaben und deren zugehörige Nachträge sind vor der Beauftragung dem FB Finanzverwaltung zwecks Prüfung auf Verfügbarkeit der Haushaltsmittel vorzulegen.
8 7. Bürgschaften (1) Bürgschaftsurkunden werden in der Finanzabteilung verwahrt. Die Prüfung, ob der Bürge ein anerkanntes Kreditinstitut ist, erfolgt durch die Finanzabteilung. (2) Eine Rückforderung erfolgt schriftlich über Angabe der Vergabe- und Bürgschaftsnummer. Die zuständige Fachabteilung bestätigt der Finanzabteilung die sachliche Richtigkeit und veranlasst die Rückgabe der Bürgschaftsurkunde durch die Finanzabteilung. Für eine ordnungsgemäße Vertragserfüllung und Einhaltung der Fristen zur Anzeige und Geltendmachung von Mängeln, Ersatzansprüchen etc. ist die jeweilige Fachabteilung verantwortlich. 8. Berichtswesen Die Fachabteilungen melden zeitnah der Vergabestelle eine Übersicht der für das laufende Jahr geplanten und in Zuständigkeit der Vergabestelle fallenden Maßnahmen. Bis 31. März legt die Vergabestelle dem Bürgermeister und dem Hauptausschuss den Vergabebericht über das vergangene Kalenderjahr vor. 9. Inkrafttreten Diese Richtlinie tritt am 01.03.2017 in Kraft. Richter Bürgermeister