ELStAM-Verfahren Rückmelde-Service-Pack

ELStAM-Verfahren Rückmelde-Service-Pack Inhalt 1 Überblick... 2 2 Umstellung auf die neue Datensatzversion 02... 2 3 Konvertierung der Meldedaten... 2 4 Bereinigung der Daten... 6 5 Verarbeitung der Meldedaten... 9 5.1 Zeitplan... 9 5.2 Neue Meldungsart H = Hinweis... 9 5.3 Neuer Status U = Unverarbeitet... 11 5.4 Einbinden der firmenübergreifenden Meldetabelle (TA074)... 13 5.5 Auswirkung auf Steuermerkmale im Personalstamm... 13 6 Anpassungen im Personalstamm... 16 6.1 Steuerung ELStAM... 16 6.2 Status ELStAM... 20 Seite 1 von 21

1 Überblick Mit dem Verfahren ELStAM nimmt der AG den Lohnsteuerabzug nicht mehr aufgrund der Merkmale auf der Lohnsteuerkarte, sondern anhand von Elektronischen Lohn-Steuer-Abzugs-Merkmalen (ELStAM) vor, die ihm von der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellt werden. Seit Juli 2013 ist dieses elektronische Meldeverfahren bei uns im Einsatz. Zum 10.09.2013 wurde im ELStAM-Meldeverfahren kurzfristig mit der ELStAM-Version 1.10 einige Änderungen eingeführt, die in unserer Software zu berücksichtigen sind. Das zeitliche Intervall eines Arbeitsverhältnisses wurde in der Version 1.00 noch durch Beschäftigungsbeginn und Beschäftigungsende definiert, in Version 1.10 durch Referenzdatum Arbeitgeber (refdatumag) und Beschäftigungsende. Die Version 1.10 wird begleitet von neuen Verfahrenshinweisen, die im Hinweistext Informationen enthalten, die für die weiteren Meldungen relevant sind und entsprechend verarbeitet werden müssen. Diese überraschende und kurzfristige Änderung seitens der Finanzbehörde hat sich mit unserer Weiterentwicklung für unsere interne ELStAM-Datensatzversion 02 überschnitten. Das ELStAM-Meldeverfahren wurde von unserer Seite deshalb vorübergehend ausgesetzt, damit sowohl unsere Verbesserungen und Erweiterungen als auch die geforderten Anpassungen durch die Version 1.10 umgesetzt werden können. 2 Umstellung auf die neue Datensatzversion 02 Mit diesem Rückmelde-Service-Pack sind wir bereit, die bisher erstellten Meldungen und empfangenen Rückmeldungen einlesen zu können. Die vorhandenen Meldungen, Rück- und Fehlermeldungen haben wir in die neue Version 02 konvertiert und stellen sie im Laufe der Wochen KW46/47 erneut zum Einlesen bereit. Bis spätestens zum 25.11.2013 wird ein weiteres Update, das Melde-Service-Pack, ausgeliefert, das dann auch wieder Meldungen erstellt. Erst mit diesem Update können Sie die neue Meldungsart Hinweis und den Status U=Unverarbeitet sehen. 3 Konvertierung der Meldedaten Bei der Darstellung der Meldungen und Rückmeldungen war es nicht hinreichend transparent, welche Informationen bei einer An-, Ab- oder Ummeldung von der AG geliefert werden und welche Informationen von der ELStAM-Datenbank zurückkommen. Der Baustein ELAG als Arbeitgeberbaustein enthielt nur die AG-Steuernummer, der Baustein ELAN als Arbeitnehmerbaustein war wegen der AN- Steuer-ID sowohl bei Meldungen als auch bei Rückmeldungen vorhanden, die Felder waren bei An, Seite 2 von 21

Ab, Um- und Rückmeldungen unterschiedlich gefüllt. Deshalb haben wir die Bausteine besser gegliedert. Die Schlüssel-Informationen AG-Steuernummer und AN-Steuer-ID finden Sie nun direkt im Datensatz STAM. Damit entfällt der Arbeitgeberbaustein. Bei einer Anmeldung wird der Baustein ELAN, bei einer Abmeldung der Baustein ELAB und bei einer Ummeldung der Baustein ELUM erzeugt. Die Rückmeldungen der ELStAM-Daten finden Sie wie bisher im Datenbaustein ELST. Hinweise weiterhin im Baustein ELHW, Fehler im Baustein DBFE. Wir haben die Länge des Fehler- und des Hinweisbausteins erweitert, da für die neuen Verfahrenshinweise die bisherige Größe nicht ausreichend war. Kombination Art / Grund / Typ / Baustein Art Grund Typ STAM ELAN ELUM ELAB ELST ELHW DBFE M 01 I J J N N N N N M 02 I J N J N N N N M 03 I J N N J N N N R 01-04 I J N N N J K N F 01-04 I J N N N N N J F 01-04 S J N N N N N J H 01-04 S J N N N N J N Art: M = Meldung R = Rückmeldung F = Fehlermeldung H = Hinweis Grund: 01 = Anmeldung 02 = Ummeldung 03 = Abmeldung 04 = Monatsliste Typ: I = AN-SteuerID personenbezogen (TA070) S = AG-Steuernummer firmenübergreifend (TA074) Baustein: Seite 3 von 21

J = Datenbaustein ist vorhanden N = Datenbaustein ist nicht vorhanden K = Datenbaustein kann vorhanden sein Beispiele: M Anmeldung: M Abmeldung: Seite 4 von 21

R Anmeldebestätigung: F Fehlermeldung: Seite 5 von 21

4 Bereinigung der Daten 4.1.1 Überzählige An- oder Abmeldungen Beim Erstellen der Meldungen hatten wir durch einen Programmfehler unter bestimmten Bedingungen immer wieder versucht, die gleichen Personen bei ELStAM an- oder abzumelden. Die Meldungen wurden dann mit dem Fehler 552020203 Erneute Anmeldung nicht möglich - Arbeitnehmer ist bereits angemeldet. bzw. dem Fehler 552020300 Ab-/Ummeldung des Arbeitnehmers (IdNr und Geburtsdatum) ist nicht möglich, weil kein Arbeitsverhältnis besteht. von der ELStAM-Datenbank abgewiesen. Mit diesen Fehlermeldungen haben wir immer wieder die Steuerklasse 6 in den Lohnsteuerangaben zu den betroffenen Personen abgespeichert. Für diesen Fehler möchten wir uns aufrichtig entschuldigen. Diese überflüssigen Meldungen mit den dazugehörenden Fehlermeldungen haben wir aus den Meldedaten gelöscht. 4.1.2 Unbekannte ID Wurde bei der Anmeldung eine AN-Steuer-ID verwendet, die in Kombination mit dem Geburtsdatum bei den Meldebehörden unbekannt ist, haben Sie die Fehlermeldung 552020202 Arbeitnehmer unbekannt: Die IdNr des Arbeitnehmers kann nicht verifiziert werden. erhalten. Da wir davon ausgehen, dass Sie die Steuer-ID mittlerweile korrigiert haben und beim Einlesen der alten Meldungen keine Person zu dieser falschen Steuer-ID mehr gefunden werden kann, haben wir die entsprechenden Meldungen und Fehlermeldungen aus dem Meldebestand gelöscht. Noch nicht korrigierte Steuer-ID werden gegebenenfalls noch einmal unter der falschen Steuer-ID angemeldet und mit einer neuen Fehlermeldung beschieden. Seite 6 von 21

4.1.3 Doppelte ID Erstanmeldungen, in denen eine Steuer-ID mehrfach vorkommt, werden von der OFD komplett abgewiesen. Wir haben dann, zum Teil auch nach Kontaktaufnahme mit Ihnen, wenn es durch uns nicht zu entscheiden war, die falsche Meldung manuell aus der Meldedatei gelöscht und die Datei erneut versendet. Ab einem gewissen Zeitpunkt war nicht mehr möglich, diese Fälle nachzuverfolgen und nachzubearbeiten. Da immer die komplette Datei abgewiesen wurde, haben wir die noch nicht bereinigten Meldedateien bei der Konvertierung nicht berücksichtigt. Die Meldungen werden nach Einsatz des Melde-Service-Packs erneut erzeugt. 4.1.4 Teilnahme ELStAM im Firmenstamm Da wir für einige Firmen die bereits erzeugten, aber abgewiesenen Meldungen verworfen haben, bereinigen wir mit dem Einlesen der Meldedateien auch das Feld Teilnahme ELStAM. Wir haben es für alle Firmen erneut auf keine Teilnahme gestellt. Mit dem Einlesen der bereinigten Meldungen wird es auf den frühesten Meldemonat gestellt, der in den Daten vorhanden ist. Alle Kunden, für die wir im Laufe der Woche keine ELStAM-Meldungen bereitstellen, müssen sich erneut entscheiden, ab wann sie am Verfahren teilnehmen wollen. Seite 7 von 21

Im Feld ELStAM-Teilnahme wählen Sie aus, wie Sie in das Verfahren einsteigen: KZ Bedeutung Bemerkung 0 keine Teilnahme Testfirmen Firmen vor der Teilnahme am Meldeverfahren Teilnahme 1 Neukunden, die bereits über ihre bisherige Software am Meldeverfahren teilnehmen mit Ummeldung 2 Teilnahme Neukunden, die noch nicht am Meldeverfahren teilnehmen. Bestandkunden, die bereits (über uns) am Meldeverfahren mit Erstanmeldung teilnehmen Bitte überprüfen Sie Ihre aktiven Firmenstämme und pflegen Sie die Felder gegebenenfalls nach. Für Firmen, die bisher noch nicht am ELStAM-Verfahren teilnehmen. wählen Sie bitte das Kennzeichen 2 = Teilnahme mit Erstanmeldung aus. Dann werden alle zum Einstiegsmonat aktiven Mitarbeiter erstmalig für die Teilnahme am ELStAM-Verfahren angemeldet. Die Steuermerkmale werden ab diesem Einstiegsmonat von der ELStAM-Datenbank bereitgestellt. Auch Neukunden, die bisher noch nicht an ELStAM teilnehmen, wählen bitte die Erstanmeldung aus. Seite 8 von 21

Beim Kennzeichen 1 = Teilnahme mit Ummeldung sind die Arbeitnehmer bereits angemeldet, der ELStAM-Datenbank wird lediglich mitgeteilt, dass der Datenübermittler wechselt. Damit erhalten wir die Berechtigung, für die einzelnen Arbeitnehmer der Arbeitgeber-Steuernummer die Meldungen abzurufen. Bitte beachten Sie, dass man nur im aktuellen Monat ummelden kann, eine rückwirkende Ummeldung ist nicht möglich. Neukunden, die im vorherigen Abrechnungssystem am ELStAM-Verfahren teilgenommen haben und dort nicht mit Abmeldung aller Mitarbeiter ausgestiegen sind, verwenden bitte das Kennzeichen 1. Auf Neueintritte hat das Kennzeichen keine Auswirkung. Alle Mitarbeiter mit Eintritt zum oder nach dem 01. des Startmonats werden unabhängig von der Auswahl angemeldet. Schlägt eine Ummeldung fehl (z.b. wegen rückwirkenden Eintritts), versuchen wir automatisch den Mitarbeiter anzumelden und umgekehrt. 5 Verarbeitung der Meldedaten 5.1 Zeitplan Im Laufe der KW 46/47 liefern wir die bereinigten Daten aus. Bitte haben Sie dafür Verständnis, dass wir die Daten nicht für alle Kunden gleichzeitig bereitstellen können. Die Meldedaten beinhalten auch die Monatslisten Oktober mit den Änderungen aus dem September. Die Monatslisten November mit Änderungen aus dem Oktober stehen bei uns bereit und werden zeitnah an Sie weitergereicht, sobald das Einlesen der bereinigten Meldedaten abgeschlossen ist. 5.2 Neue Meldungsart H = Hinweis In den ELStAM-Meldungen gibt es außer den personenbezogenen Rück- und Fehlermeldungen auch Hinweise für die Arbeitgebersteuernummer. Interessant ist dies vor allem bei den Monatsmeldungen, die am Anfang eines Monats für den Vormonat von der ELStAM-Datenbank bereitgestellt werden. Wenn sich für alle Arbeitnehmer keine Änderungen ergeben haben, wird auf AG-Steuernummer- Ebene der Hinweis gemeldet, dass sich keine Änderungen ergeben haben. Diese Information konnten wir Ihnen bisher nicht zur Verfügung stellen und war nur in unseren Rechenzentrum verfügbar. Nun haben wir die betriebsnummernbezogenen Meldungen um die Informationen für die AG- Steuernummer erweitert. Diese werden, weil sie weder als F = Fehlermeldung noch als R = Rückmeldung zu verstehen sind, als H = Hinweis ausgegeben. So können Sie sich selbst in den ersten Tagen eines Monats davon überzeugen, dass keine Änderungen mehr zu erwarten sind. Seite 9 von 21

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5.3 Neuer Status U = Unverarbeitet Rückmeldungen der Finanzbehörde wurden bisher mit dem Status O = Offen in die Datenbank eingelesen und in der maschinellen Verarbeitung auf E = Erledigt gesetzt. Wenn die Verarbeitung abgebrochen wird oder nicht maschinell durchgeführt werden kann, blieben die Rückmeldungen im Status O = Offen stehen. Dies führt zu Unsicherheiten, da offene Rückmeldungen in der Sozialversicherung manuell abgearbeitet werden müssen und ELStAM Meldungen nicht manuell abgearbeitet werden dürfen. Wir erweiterten die Eigenschaften des Feldes Status um die Ausprägung U = Unverarbeitet. Diese Meldungen können nur maschinell verarbeitet werden. Alle Meldungen, Fehler- und Rückmeldungen aus dem ELStAM-Verfahren werden nun als Unverarbeitet in die Datenbank eingelesen. In der maschinellen Verarbeitung werden die Rückmeldungen wie gewohnt auf E = Erledigt umgesetzt. Fehlermeldungen ziehen Änderungen im Status Elstam oder im Personalstamm nach sich. Die bekannten und verarbeiteten Fehlermeldungen werden von U = Unverarbeitet auf O = offen umgesetzt. Eine Fehlermeldung wird dadurch nur einmal und nicht permanent verarbeitet. So können sie wie gewohnt nach offenen Fehlermeldungen suchen, diese zur Kenntnis nehmen und die Fehlermeldung manuell als erledigt abhaken. Uns unbekannte Verfahrenshinweise werden nicht verarbeitet, weil programmtechnische keine Vorschrift zur Verarbeitung hinterlegt ist. Sie verbleiben im Status U. Damit sind wir auch auf den Erfindungsreichtum der OFD vorbereitet. Seite 11 von 21

Die Fehlermeldungen nehmen Sie bitte zur Kenntnis, klären das Problem mit Ihrem Mitarbeiter und haken den Fehler als erledigt ab. In der Steuerung Elstam müssen Sie zusätzlich die Fehlersperre aufheben. (Siehe Steuerung ELStAM) Solange in den personenbezogenen Meldungen für eine Person Rückmeldungen oder Fehlermeldungen mit Status U vorhanden sind, können alle folgenden Rückmeldungen für diese Person nicht mehr maschinell verarbeitet werden, da Abarbeitung der Meldedaten in der korrekten Reihenfolge nicht mehr gewährleistet ist. Bitte setzen sie sich mit uns in Verbindung. Sobald das Problem beseitigt ist, werden alle unverarbeiteten Meldungen verarbeitet. Seite 12 von 21

5.4 Einbinden der firmenübergreifenden Meldetabelle (TA074) Bisher haben wir beim Einlesen der Rückmeldungen versucht, anhand von AG-Steuernummer und AN-Steuer-ID die passende Personalnummer zu finden und die Meldungen im ELStAM-Verfahren immer personenbezogen abzuspeichern. Bei einem Problem konnte dadurch die komplette Rückmeldedatei nicht eingelesen werden und lief immer wieder auf denselben Fehler. Ändert sich eine AG-Steuernummer von A auf B, weiß das die Finanzbehörde im Allgemeinen und sendet uns bei der Anfrage nach Meldungen für die Steuernummer A die Datensätze unter der Steuernummer B zurück. Beim Einlesen der Rückmeldungen zum Stichtag der Änderungen finden wir dann keinen passenden Personalstamm. Deshalb haben wir uns entschieden, diese nicht zuordenbaren Rückmeldungen unter gemeldeten Steuernummer in der personenunabhängigen Meldetabelle zwischen zu speichern. Solange dort noch unverarbeitete Rückmeldungen vorhanden sind, kann keine maschinelle Verarbeitung der Rückmeldungen erfolgen. Wenn Sie im Firmenstamm die neue AG-Steuernummer eingegeben haben, werden diese geparkten Meldesätze bei der nächsten Verarbeitung, sofern möglich, in den personenbezogenen Bereich übernommen und dort verarbeitet. Notfalls können Sie sie auch manuell einer Person zuweisen. 5.5 Auswirkung auf Steuermerkmale im Personalstamm Die Meldungen und Rückmeldungen erzeugen beim Einlesen zeitraumgerecht den Status Elstam. Die Steuermerkmale im Bild Lohn- und Kirchensteuer werden auf den Stand der Rückmeldungen gebracht. Um für bereits ausgetretene Mitarbeiter leere Verdienstabrechnungen weitgehend zu vermeiden, speichern wir die Steuermerkmale nur bis zum Austrittsmonat, wenn das Austrittsdatum in der Vergangenheit liegt. Die Abmeldebestätigung setzt die Steuerklasse 6 ab dem Folgemonat des Austritts. Wurde nur wegen einer Änderung abgemeldet, wird durch die Abmeldebestätigung die Steuerklasse nicht auf 6 gesetzt. Wir erwarten die erneute Anmeldung mit der Rückmeldung der dann gültigen ELStAM. 5.5.1 Steuermerkmale werden geändert Die gemeldeten ELStAM werden ab dem Monat aus dem Gültigab-Datum gespeichert. (Die Elstam zum Ultimo gelten für den gesamten Monat.) Art Grund Code Bezeichnung R 01 AN 552020000 Keine besonderen Hinweise Seite 13 von 21

R 02 UM 552020000 Keine besonderen Hinweise R 04 MM 552020000 Keine besonderen Hinweise R 01 AN 552020103 Wechsel des Hauptarbeitgebers. Neues refdatumag für das aktuelle Arbeitsverhältnis. [refdatumag = $datum] R 04 MM 552020103 Wechsel des Hauptarbeitgebers. Neues refdatumag für das aktuelle Arbeitsverhältnis. [refdatumag = $datum] R 01 AN 552020210 Für Hauptarbeitsverhältnis kann kein Freibetrag angefordert werden. R 01 AN 552020211 Freibetrag gekürzt, da verfügbares Hinzurechnungsvolumen kleiner als angeforderter Freibetrag R 01 AN 552020214 Anmeldung nach Kulanzfrist, neues refdatumag der aktuellen Beschäftigung. [refdatumag = $datum] 5.5.2 Steuermerkmale werden gelöscht ab dem Anmeldedatum (RefDatumAG) Die Steuerklasse wird auf 6 gesetzt und die Freibeträge/ Faktor werden gelöscht. Art Grund Code Bezeichnung F 01 AN 552020200 Keine Anmeldeberechtigung F 01 AN 552020202 Arbeitnehmer unbekannt: Die IdNr des Arbeitnehmers kann nicht verifiziert werden. F 02 UM 552020202 Arbeitnehmer unbekannt: Die IdNr des Arbeitnehmers kann nicht verifiziert werden. F 01 AN 552020205 refdatumag liegt vor Beginn der Meldepflicht. F 02 UM 552020400 Keine Ummeldeberechtigung 5.5.3 Die Steuerdaten werden gelöscht ab dem Folgemonat aus der Fehlermeldung Die Steuerklasse wird auf 6 gesetzt und die Freibeträge/ Faktor werden gelöscht. Art Grund Code Bezeichnung F 04 MM 552020102 Keine Abrufberechtigung mehr ab Datum [Datum = $datum] Seite 14 von 21

5.5.4 Die Steuerdatenwerden ab Löschen ab dem Folgemonat vom Anmeldedatum (RefDatumAG), wenn die Abmeldung wegen Austritt erfolgt Die Steuerklasse wird auf 6 gesetzt und die Freibeträge/ Faktor werden gelöscht. Art Grund Code Bezeichnung R 03 AB 552020001 Abmeldung erfolgreich R 03 AB 552020306 Beschäftigungsende des Arbeitsverhältnisses geändert [Beschäftigungsende alt = $datum] [Beschäftigungsende neu = $datum] F 03 AB 552020900 Verarbeitungsabbruch - bitte kontaktieren Sie Ihr zuständiges Betriebsstätten- Finanzamt. 5.5.5 Keine Auswirkung auf Steuerdaten Diese Fehlercodes bewirken keine Änderung der Steuermerkmale im Personalstamm Art Grund Code Fehlertext F 01 AN 552020201 Keine Anmeldung vor Beschäftigungsbeginn möglich F 01 AN 552020203 Erneute Anmeldung nicht möglich - Arbeitnehmer ist bereits angemeldet. F 01 AN 552020204 refdatumag liegt vor Verfahrensstart. F 01 AN 552020206 refdatumag liegt vor Jahresbeginn (bei Eingangsdatum ab 01.03. des Jahres). F 01 AN 552020207 refdatumag liegt vor Vorjahresbeginn (bei Eingangsdatum vor 01.03. des Jahres). F 01 AN 552020208 refdatumag liegt vor Beschäftigungsbeginn. F 01 AN 552020209 Für ein refdatumag nach dem Eingangsdatum der Anmeldung in der Clearingstelle ist nur der Tag des Verfahrensstarts erlaubt. F 01 AN 552020210 Für Hauptarbeitsverhältnis kann kein Freibetrag angefordert werden. F 01 AN 552020212 Angabe des 29.02. außerhalb eines Schaltjahres (beschaeftigungsbeginn, abmeldedatum oder refdatumag) F 01 AN 552020213 Das refdatumag der Anmeldung muss nach dem Ende der Beschäftigung aus der letzten Abmeldung liegen. [Beschäftigungsende = $datum] F 01 AN 552020215 Zu dem refdatumag der Anmeldung liegt bereits ein Hauptarbeitsverhältnis vor. F 01 AN 552020900 Verarbeitungsabbruch - bitte kontaktieren Sie Ihr zuständiges Betriebsstätten- Seite 15 von 21

Finanzamt. F 02 UM 552020300 Ab-/Ummeldung des Arbeitnehmers (IdNr und Geburtsdatum) ist nicht möglich, weil kein Arbeitsverhältnis besteht. F 02 UM 552020402 refdatumag liegt nicht nach dem gespeicherten refdatumag des umzumeldenden Arbeitsverhältnisses. [refdatumag = $datum] F 02 UM 552020900 Verarbeitungsabbruch - bitte kontaktieren Sie Ihr zuständiges Betriebsstätten- Finanzamt. F 03 AB 552020202 Arbeitnehmer unbekannt: Die IdNr des Arbeitnehmers kann nicht verifiziert werden. F 03 AB 552020212 Angabe des 29.02. außerhalb eines Schaltjahres (beschaeftigungsbeginn, abmeldedatum oder refdatumag) F 03 AB 552020300 Ab-/Ummeldung des Arbeitnehmers (IdNr und Geburtsdatum) ist nicht möglich, weil kein Arbeitsverhältnis besteht. F 03 AB 552020303 refdatumag aus der Abmeldung stimmt nicht mit refdatumag aus der An- /Ummeldung überein. [refdatumag = $datum] F 03 AB 552020304 Abmeldung nicht möglich, da Abmeldedatum kleiner als refdatumag aus der An- /Ummeldung [refdatumag = $datum] F 03 AB 552020305 Abmeldung nicht möglich, da Abmeldedatum in der Zukunft F 04 MM 552020100 Keine Abrufberechtigung F 04 MM 552020101 Keine Abrufberechtigung, da der Abruf der ELStAM für den Arbeitgeber bereits anderweitig erfolgt ist. F 04 MM 552020900 Verarbeitungsabbruch - bitte kontaktieren Sie Ihr zuständiges Betriebsstätten- Finanzamt. 6 Anpassungen im Personalstamm 6.1 Steuerung ELStAM Einige Informationen haben wir aus dem Bild Lohn- und Kirchensteuer bzw. aus dem alten Bild Status ELStAM in das neue Bild Steuerung ELStAM übernommen. Mit diesem Service-Pack wurden die Daten rückwirkend ab 01.01.2013 in das neue Bild eingepflegt. Seite 16 von 21

Bitte beachten Sie: Die Daten im Bild Lohn-und Kirchensteuer fließen in die Abrechnung und sind monatsbezogen. Im Allgemeinen erfassen Sie hier nur die Steuer-ID und die anrechenbaren Versorgungsaufwendungen. (Diese werden erst in einer späteren ELStAM-Version Bestandteil des Meldeverfahrens sein). Die Steuermerkmale wie Steuerklasse, Frei-Hinzurechnungsbeträge oder Konfession werden von der ELStAM-Datenbank geliefert. Anhand der Steuerklasse erkennen wir, ob Sie der Haupt-oder Nebenarbeitgeber sind und setzen das Kennzeichen maschinell. Die Daten im Bild Steuerung Elstam haben keinen Einfluss auf die Abrechnung, aber auf das Meldeverfahren. Beachten Sie bitte, dass in diesem Bild die Eingaben tagesgenau erfasst werden, während im Bild Lohn-und Kirchensteuer die Erfassung der Daten monatsweise erfolgt. Seite 17 von 21

Gewünschter Freibetrag jährlich: Ein Mitarbeiter mit mehreren Beschäftigungen kann bei seinem Finanzamt für seine Hauptbeschäftigung einen Hinzurechnungsbetrag beantragen und diesen als Freibetrag auf seine Nebenbeschäftigungen verteilen. In diesem Feld geben Sie also nur dann den gewünschten Freibetrag ein, wenn Sie der Nebenarbeitgeber sind und der Mitarbeiter auf dem Finanzamt einen Hinzurechnungsbetrag beantragt hat. Anhand der Änderung gewünschter Freibetrag im Bild Steuerung Elstam gegenüber dem Frei- /Hinzurechnungsbetrag jährlich im Bild Lohn-und Kirchensteuer erkennen wir, dass der Mitarbeiter zunächst abgemeldet werden muss, um für ihn mit einer neuen Anmeldung den Freibetrag abzufordern zu können. Gewünschtes Arbeitsverhältnis: Hier erfassen Sie zukünftig tagesgenau, ob Sie der Haupt- oder Nebenarbeitgeber sind. Eine Änderung gegenüber dem abgerechneten Arbeitsverhältnis führt zu einer Ab- und Anmeldung. Zum Beispiel führt das gemeldete refdatumag aus dem neuen Hinweiscode 552020103 Wechsel des Hauptarbeitgebers. Neues refdatumag für das aktuelle Arbeitsverhältnis. [refdatumag = $datum] zu einer Aktualisierung und damit zu einer tagesgenauen Abmeldung als Haupt- und Anmeldung als Nebenarbeitgeber. Fehlersperre: Einige Fehlermeldungen führen zu einer Sperre für die weitere Erzeugung von Meldungen. Zum Beispiel seien die Verfahrenshinweise 552020200 Keine Anmeldeberechtigung oder 552020202 Arbeitnehmer unbekannt: Die IdNr des Arbeitnehmers kann nicht verifiziert werden. genannt. Die be- Seite 18 von 21

troffene Person konnte nicht angemeldet werden. Damit die Anmeldung nicht permanent erneut versucht wird, wird beim Verarbeiten dieser Fehlermeldungen die Fehlersperre gesetzt. Nachdem die Fehlerursache geklärt ist, knipsen Sie bitte das Sperrkennzeichen wieder aus. Beachten Sie bitte, dass das Sperrkennzeichen ab den Anmeldedatum (refdatumag) gesetzt wird und die Person dementsprechend rückwirkend wieder für das Meldeverfahren zu aktivieren ist. In diesem Beispiel erfolgte die Anmeldung zum 01.01.2013. Der Verfahrenscode 552020200 setzt die Sperre ab 01.01.2013. Ist das Problem geklärt, sollte die Sperre ab dem 01.01.2013 wieder rausgenommen werden. Keine ELStAM-Meldung: Mitarbeiter können (vorübergehend) vom Meldeverfahren ausgeschlossen werden, wenn eine Ersatzbescheinigung vorliegt. Seite 19 von 21

Setzen Sie in diesem Fall das Kennzeichen ab Eintrittsdatum bzw. ab Teilnahme am ELStAM- Verfahren. Soll die Person dann doch wieder in das Meldeverfahren eingebunden werden, nehmen Sie das Häkchen ab dem Datum heraus, zu dem die Anmeldung erfolgen soll. (Die Sperre verhindert nur eine Anmeldung. Ist der Mitarbeiter bereits angemeldet, werden Anmeldebestätigung und Monatslisten trotz Sperre verarbeitet.) 6.2 Status ELStAM Bisher hatten wir im Bild Status ELStAM nur den Stand der letzten An- und Abmeldung ohne Historie. Nun speichern wir die Meldungen zeitraumgerecht mit Datum der Anmeldung bis Datum der Abmeldung ab. Das entspricht weitgehend der Speicherung in der ELStAM-Datenbank. Auch die mit den neuen Verfahrenshinweisen gelieferten melderelevanten Parameter wie ein zu verwendendes refdatumag - können wir abspeichern. Seite 20 von 21

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