Sesam Basiskurs Finanzbuchhaltung Sage Schweiz AG, Oberneuhofstrasse 3, 6340 Baar
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Inhaltsverzeichnis Vorwort 5 1 Hilfefunktion 7 1.1 Direkthilfe aufrufen 8 1.2 Inhaltsverzeichnis der Hilfe 9 1.3 Info-Erweiterung 10 1.4 Neue Support-Möglichkeiten (Plus-Pack-Kunden) 11 1.5 Helpdeskformular (Plus-Pack-Kunden) 12 1.6 Navigationsoberfläche / -hilfe 13 2 Datenablage 15 2.1 Die Datenstruktur der Finanzbuchhaltung 16 3 Mandanten 19 3.1 Mandant anlegen 20 3.2 Stammdaten erfassen 21 3.3 Mandant öffnen 24 4 Kontenplan 25 4.1 Im Kontenplan navigieren 26 4.2 Kontenplan und Kontodatei 27 4.3 Kontengruppen ändern 28 4.4 Konten ändern 30 4.5 Neue Kontengruppen anlegen 32 4.6 Ein neues Konto anlegen 34 4.7 Konten in «Konto bearbeiten» eröffnen 38 4.8 Kontengruppen und Konten löschen 40 4.9 Drag & Drop im Kontenplan 41 4.10 Spiegelkonten anlegen 42 4.11 Totalzähler 46 4.12 Eröffnungssaldo erfassen 49 5 Allgemeine Parameter 51 5.1 Symbolleisten definieren 52 5.2 Tastaturkürzel definieren 54 5.3 Nummernkreise anlegen 56 5.4 Buchen mit Nummernkreisen 58 5.5 Buchungsvorlagen anlegen 59 5.6 Buchungsvorlagen aus einer Buchung erstellen 61 5.7 Buchungsvorlagen anwenden 63 5.8 Fremdwährungen anlegen (ab Standard) 64 5.9 Fremdwährungen verbuchen (ab Standard) 66 5.10 Steuerschlüssel 69 5.11 MWST-Formeln 72 5.12 Steuerschlüssel mit Konten verknüpfen 73 5.13 Mehrwertsteuer automatisch verbuchen 75 5.14 MWST Abrechnung für Pauschal- und Saldobesteuerte 76 5.15 Den Steuerschlüssel beim Buchen wechseln 78 6 Buchen 79 6.1 Das Fenster «Beleg bearbeiten» 80 6.2 Einen Einfachbeleg erfassen 82 05/2006 Sage Schweiz AG Seite 3 von 134
6.3 Ein Konto suchen 84 6.4 Letzte Buchungen, Kontenfenster 87 6.5 Buchungen ändern 88 6.6 Buchungen kopieren 89 6.7 Sammelbelege 90 6.8 Journalbelege 94 6.9 Buchen mit Kostenstellen (ab Standard) 98 6.10 Buchungen suchen 100 6.11 Papierkorb 102 6.12 Protokollierung gelöschter Buchungen 103 6.13 Journalisieren 104 7 Auswertungen 105 7.1 Auswertungen erstellen 106 7.2 Kontoblätter 108 7.3 Bilanz 109 7.4 Die Mehrwertsteuerabrechnung 111 7.5 Ausgabe der Auswertungen 113 8 Jahreswechsel 115 8.1 Ein neues Geschäftsjahr eröffnen 8.2 Saldi übertragen 116 119 9 Datensicherung 121 9.1 Eine Datensicherung erstellen 9.2 Sicherheitskopie einlesen 122 123 10 Sesam Administration 125 10.1 Bücher neu aufbauen 126 10.2 Analyse 127 10.3 Konvertierung 128 10.4 Globalmutationen 129 11 Selbstkontrolle 131 11.1 Aufgaben zur Selbstkontrolle 131 Seite 4 von 134 05/2006 Sage Schweiz AG
Vorwort Willkommen zum Sesam Basiskurs Finanzbuchhaltung. Im Basiskurs Finanzbuchhaltung arbeiten Sie ein vollständiges Buchhaltungsjahr durch. Sie eröffnen Mandanten, lernen die verschiedenen Möglichkeiten der Verbuchung kennen und schliessen das Geschäftsjahr ab. Kernthemen der Schulung bilden das Buchen, der Kontenplan und die abschliessenden Auswertungen. Der Kursinhalt umfasst folgende Themen: Wie Sie in der Finanzbuchhaltung einen Mandanten eröffnen und anlegen. Wie Sie aus den mitgelieferten Kontenrahmen Ihren individuellen Kontenplan einrichten. Wie Sie in Folge weitere Konten anlegen. Wie Sie verschiedene Belege verbuchen, suchen, ändern oder kopieren, eigene Buchungsvorlagen einrichten oder Kostenstellen bebuchen. Den Umgang mit der Mehrwertsteuer in der Finanzbuchhaltung sowie die Erstellung der MWST- Abrechnung. Wie Sie Fremdwährungen verbuchen. Wie Sie Auswertungen und Reportings wie Bilanz, Erfolgsrechnung individuell konfigurieren und definieren. Welche Auswertungsmöglichkeiten, Optionen und Darstellungsmöglichkeiten Ihnen die Finanzbuchhaltung in direkter Verbindung mit Word oder Excel bietet und vieles mehr Die Sage Schweiz AG wünscht Ihnen viel Spass am Basiskurs Finanzbuchhaltung. 05/2006 Sage Schweiz AG Seite 5 von 134
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1 Hilfefunktion Als Microsoft Office kompatibles Produkt enthält die Finanzbuchhaltung von Sage Schweiz AG eine umfassende Hilfe, wie sie auch aus anderen Programmen bekannt ist. Wir stellen jedoch immer wieder fest, dass viele Anwender aus welchen Gründen auch immer die Hilfe nur wenig nutzen. Oft könnte man sich durch kurzes Nachlesen in der Hilfedatei einen Anruf bei der Hotline ersparen. Die Informationen liegen ja nur einen Knopfdruck weit entfernt. Jeden Befehl und jedes Fenster finden Sie in der Hilfedatei bis ins Detail erklärt. Um Sie zum Gebrauch anzuregen, widmen wir der Hilfefunktion dieses Kapitel. Sie können sich überzeugen, dass dort umfassende Erklärungen zur Verfügung stehen, die sicherlich Antworten auf viele Fragen geben. In diesem Kapitel lernen Sie, wie Sie die Direkthilfe aufrufen, wie Sie ins Inhaltsverzeichnis der Hilfe gelangen, welche Informationen im Infofenster gespeichert sind, wie Sie mit der Navigationshilfe arbeiten und welche weiteren Hilfemöglichkeiten bestehen. 05/2006 Sage Schweiz AG Seite 7 von 134
1.1 Direkthilfe aufrufen Sollte während der Arbeit mit der Finanzbuchhaltung eine Frage auftreten, rufen Sie die Online-Hilfe auf. Angenommen Sie befinden sich gerade im Kontenplan und möchten die Informationen zu den Einstellungen im Register «Allgemein» nachlesen. Rufen Sie das Fenster «Kontenplan» aus dem Menü «Bearbeiten» auf. Tippen Sie die Taste «F1». Die Hilfedatei wird gestartet. Sie gelangen direkt zu der allgemeinen Erklärung zum Kontenplan. Alle Stichwörter, hinter denen sich weitere Themen verbergen, erscheinen in grüner Schrift. Allgemein Optionen Zähler sind als solche Stichwörter erkennbar. Mit dem Button «Zurück» gelangen Sie jeweils zu dem vorhergehenden Thema. So können Sie den Weg, auf dem Sie sich von Stichwort zu Stichwort weitergeklickt haben, wieder zurückverfolgen. In diesem Beispiel würden Sie zum allgemeinen Hilfetext zum Kontenplan zurückgelangen. Der Button «Index» ruft einen Dialog auf, in dem Sie nach beliebigen Stichworten suchen können. Beenden Sie die Hilfe mit dem Befehl «Alt + F4» oder über das «x» am rechten oberen Rand. Seite 8 von 134 05/2006 Sage Schweiz AG
1.2 Inhaltsverzeichnis der Hilfe Über das Menü, mit einem Klick auf «?» oder über «Start/Programme/Sage Sesam/Hilfe/Rechnungswesen» können Sie die «Hilfe» der Sesam Finanzbuchhaltung starten. Klicken Sie im Menü auf «?». Der Befehl «Hilfethemen» ruft das Inhaltsverzeichnis der Hilfe auf. Via Inhaltsverzeichnis finden Sie die Bechriebe aller Funktionen unserer Software. Wenn Sie eine Gesamtübersicht haben möchten, können Sie die Hilfe auch komplett ausdrucken. Markieren Sie den obersten Eintrag mit der rechten Maustaste. Nun wird das Kontextmenü geöffnet. Über den Menüpunkt «Drucken» können Sie das gewünschte Hilfethema oder die vollständige Hilfe ausdrucken. 05/2006 Sage Schweiz AG Seite 9 von 134
Wechseln Sie ins Register «Index». In diesem Register finden Sie die wichtigsten Stichworte in alphabetischer Reihenfolge. Mit einem Doppelklick können Sie das Thema anzeigen lassen. 1.3 Info-Erweiterung Damit Sie bei Supportanfragen genau angeben können, welche Version Sie im Einsatz haben, sind beim Menüeintrag «Info» weitere Informationen hinterlegt. Die Exe-Version gibt die genaue Version an. Diese wird angepasst, wenn Sie das Live Update ausführen und die Programmdateien aktualisiert wurden. Abgesehen von den üblichen Angaben zum Copyright und der Version der Software sind jetzt auch noch die Systemeigenschaften abrufbar. Wählen Sie das Menü «? / Info». Klicken Sie auf die Schaltfläche «System» und wählen Sie den Ordner «Systemübersicht». Mit dieser neuen Funktion erhalten Sie alle für die Support-Anfrage relevanten Informationen. Seite 10 von 134 05/2006 Sage Schweiz AG
Über die Schaltfläche «Info» wird ersichtlich, welche Lizenzen Sie aufgeschaltet haben. 1.4 Neue Support-Möglichkeiten (Plus-Pack- Kunden) Plus Pack-Kunden profitieren von einer zusätzlichen Supportmöglichkeit. Wählen Sie «Start / Programme / Sage Sesam / Support und Registration / Verbindung zum Support» Mit dieser Verbindung kann der Support von Sage Schweiz AG online auf Ihren PC zugreifen und Fehler sofort korrigieren. Ein Datentransfer ist nicht mehr nötig, da alle Supportarbeiten direkt «vor Ort» auf Ihrem System erledigt werden. 05/2006 Sage Schweiz AG Seite 11 von 134
Obiges Fenster öffnet sich. Geben Sie Vertragsnummer und Passwort ein und klicken Sie auf «Login». Die Online-Helpdesk steht nur Kunden mit gültigem Sesam Plus-Pack-Vertrag zur Verfügung. 1.5 Helpdeskformular (Plus-Pack-Kunden) Eine andere Möglichkeit, um eine Supportanfrage zu generieren, ist das Helpdeskformular. Öffnen Sie via Menü «? / Sesam Online / Helpdesk» das Helpdeskformular Sie erhalten in der Regel innert 24 Stunden eine Antwort auf Ihre Anfrage. Seite 12 von 134 05/2006 Sage Schweiz AG
1.6 Navigationsoberfläche / -hilfe Um die Übersichtlichkeit zu optimieren und das einfache Aufrufen einzelner Befehle zu ermöglichen, wurde die Navigationsoberfläche der Version 2006 neu strukturiert. Finanzbuchhaltung Debitorenbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Zahlungsverkehr Optionen Papyrus Die wichtigsten Geschäftsfälle und Auswertungen sind dort mit einem Hyperlink versehen. So können Sie schnell und einfach den gewünschten Menüpunkt direkt über das Fenster aufrufen. Über die bei den einzelnen Auswertungen vorangestellten «Blatt»- Symbole, können Sie zwischen Hoch- und Querformat wählen. Klicken Sie auf die Auswertung «Eröffnungsbilanz». Wenn Sie auf den Hyperlink klicken, erscheint die Auswertung in der Ansicht, die Sie in der Druckerdefinition hinterlegt haben. In jeder Ansicht des «My desk» können Sie die Hilfe öffnen. Den Eintrag finden Sie im rechten oberen Rand des Bildschirmhintergrundes. 05/2006 Sage Schweiz AG Seite 13 von 134
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2 Datenablage Mit der Sesam Finanzbuchhaltung können Sie beliebig viele Mandanten verwalten, d.h. mehrere Buchhaltungen parallel führen. Bei der Installation des Programms wird ein Beispielmandant für Übungsbuchungen auf Ihre Festplatte gespielt. Ausserdem wird ein Vorlagemandant installiert, der ein Set von Standard-Daten enthält, die Sie in Ihre eigenen Mandanten übernehmen können. In diesem Kapitel lernen Sie, wie die Datenstruktur der Programme aufgebaut ist und wo Sie die wichtigsten Dateien finden. 05/2006 Sage Schweiz AG Seite 15 von 134
2.1 Die Datenstruktur der Finanzbuchhaltung Wenn Sie die Finanzbuchhaltung als Einplatzversion installieren, legt das Programm eine Reihe von Ordnern auf Ihrer Festplatte an. Es ist nicht notwendig, dass Sie die Bedeutung jeder einzelnen Datei innerhalb der Ordner verstehen. Die grundsätzliche Datenstruktur sollte jedoch jeder Anwender kennen. Öffnen Sie den Windows Explorer (Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf «Start»), und suchen Sie den Ordner «Sesam» unter dem Pfad «C:\Programme\Sesam». «Sesam» ist das Hauptverzeichnis, in welchem alle Programme des Sesam Rechnungswesens abgelegt werden. Es enthält drei wichtige Unterverzeichnisse. Öffnen Sie das Verzeichnis «Sesam», so dass die Unterverzeichnisse «Data», «Doc» und «Prog» erscheinen. Der Ordner «Data» enthält den Ordner «Rewe» mit den einzelnen Mandanten. Nach der Installation des Programms finden Sie den Beispielmandanten «Westlox» und den Vorlagemandanten «Basis». Der Beispielmandant «Westlox» fungiert als Testmandant, in welchem Sie Grundeinstellungen prüfen und neue Funktionen ausprobieren können. Seite 16 von 134 05/2006 Sage Schweiz AG
Sie können die Mandantendaten aber auch in einem von Ihnen selbst angelegten Verzeichnis speichern. Wichtig ist jedoch, dass die Pervasive Datenbank auf der gleichen Festplatte installiert ist, wo auch Ihre Mandantendaten gespeichert sind. Bei einer Einzelplatzinstallation wäre dies die lokale Festplatte, bei einer Server-/Client-Installation das Serverlaufwerk. Details finden Sie in unserer Installationsanleitung. Wichtig Der Pfad und der Mandantenordner dürfen keine Leerschläge und Sonderzeichen enthalten. Dies kann Probleme mit der Datenbank verursachen. Im Ordner «Doc» finden Sie ergänzende Dokumente, z.b. zum Thema Schnittstellen. Im Ordner «Prog» befinden sich die Anwendungen. Die Programmdatei «sesam.exe» z.b. stellt das Rechnungswesen dar. Sollte aus irgendwelchen Gründen das Programm über das Icon nicht gestartet werden können, ist der Programmstart über diesen Eintrag möglich. Im Verzeichnis «Vl», das sich im Programmverzeichnis befindet, sind die Vorlagen abgelegt, d.h. die Dateien, welche die Auswertungen generieren. 05/2006 Sage Schweiz AG Seite 17 von 134
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3 Mandanten Wie Sie bereits bei der Datenablage erfahren haben, können Sie mit dem Rechnungswesen so viele Mandanten eröffnen, wie Sie wollen. Dabei ist jeder Mandant individuell auf Ihre Firma angepasst. Damit Sie nicht alles von Grund auf einstellen müssen, werden mit der Installation die Basis-Mandanten auf Ihre Festplatte kopiert. Diese dienen als Vorgabemandanten und haben den KMU-Kontenrahmen oder den Käfer-Kontenrahmen hinterlegt. In diesem Kapitel lernen Sie, wie Sie einen neuen Mandanten anlegen, wie Sie die Stammdaten eines Mandanten erfassen und wie Sie bestehende Mandanten öffnen können. 05/2006 Sage Schweiz AG Seite 19 von 134
3.1 Mandant anlegen Nach der Installation der Finanzbuchhaltung folgt als nächster Arbeitsschritt das Anlegen eines neuen Mandanten. Öffnen Sie das Menü «Datei» und wählen Sie den Befehl «Mandant neu anlegen». Ein Assistent öffnet sich, der Sie mit Hilfe gezielter Fragen durch den Vorgang führt. Mit der ersten Frage wird nach dem Namen des neuen Mandanten gefragt. Geben Sie als Bezeichnung für den neuen Mandanten «Muster06» ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche «Weiter», so dass Sie zum zweiten Teilschritt des Assistenten vorrücken. Im zweiten Teilschritt fragt der Assistent, ob Sie Daten von einem anderen Mandanten übertragen möchten. Die Finanzbuchhaltung enthält einen Basismandanten mit den wichtigsten Grunddaten einer Buchhaltung, z.b. einen Standard-Kontenplan nach KMU und die Mehrwertsteuertabelle. Dieser Basismandant wird beim Anlegen eines neuen Mandanten stets als Vorlage zur Übernahme von Daten vorgeschlagen. Rücken Sie zum 3. Schritt vor, indem Sie wiederum auf die Schaltfläche «Weiter» klicken. Seite 20 von 134 05/2006 Sage Schweiz AG
Hier können Sie genau bestimmen, welche Daten des Vorlagemandanten im Einzelnen in den neuen Mandanten übernommen werden sollen. Auch hier sind die Angaben für unseren Fall bereits richtig eingestellt. Wir möchten abgesehen von den Buchungen, sämtliche Daten übernehmen. Die Frage, ob Saldi übertragen werden sollen, ist mit der Einstellung «Nein» ebenfalls schon richtig beantwortet. Klicken Sie auf die Schaltfläche «Fertigstellen», um den Vorgang zu starten. Das Programm legt jetzt unter der von Ihnen gewählten Bezeichnung einen neuen Ordner an und speichert diesen im Verzeichnis «Rewe». 3.2 Stammdaten erfassen Nachdem die Daten des Vorlagemandanten erfolgreich kopiert wurden, öffnet sich das Fenster «Optionen». Hier werden im Register «Allgemein» Name und Anschrift eines Mandanten sowie die Buchhaltungsperiode gespeichert. Erfassen Sie die Anschrift des Mandanten. Peter Muster Hauptstrasse 55 4002 Basel 05/2006 Sage Schweiz AG Seite 21 von 134
Die Optionen enthalten diverse allgemeine Voreinstellungen. Wichtig für die Arbeit mit der Finanzbuchhaltung sind unter anderem die Einstellungen im Register «Buchen». Wechseln Sie in das Register «Buchen». Die einzelnen Checkboxen finden Sie in der Online-Hilfe erklärt. Die Checkbox «Steuerschlüssel deaktivieren» z.b. sperrt alle Mehrwertsteuer-Funktionen. Das ist praktisch, wenn Sie während der Arbeit am Jahresabschluss die Mehrwertsteuer generell abschalten möchten. Ist diese Checkbox aktiviert, wird der Steuerschlüssel beim Buchen auf Konten, mit verknüpften Steuerschlüsseln auf «ohne» belassen. Solange diese Einstellung aktiviert ist, wird bei jedem Starten des Programms eine Warnmeldung angezeigt. Nachdem alle Stammdaten erfasst sind, klicken Sie auf die Schaltfläche «OK», um das Fenster zu schliessen. Sie befinden sich nun in dem neuen Mandanten. In der Titelleiste wird die soeben in den Stammdaten erfasste Firmenbezeichnung «Peter Muster AG (2006)» angezeigt. Seite 22 von 134 05/2006 Sage Schweiz AG
Aufgabe Legen Sie einen weiteren neuen Mandanten an. Firma «Heinz Müller, Gartenweg 9, 6030 Ebikon» und das Jahr 2006. Gehen Sie dabei genauso vor wie bei unserem ersten Beispielmandanten «Peter Muster AG». Überlegung Ich rufe den Befehl «Mandant neu anlegen» aus dem Menü «Datei» auf. Im ersten Schritt des Assistenten erfasse ich die Bezeichnung des neuen Mandanten. Die übrigen Einstellungen sind schon passend. Ich klicke auf «Weiter» bis zum 3. Teilschritt des Assistenten und starte dann den Vorgang mit dem Befehl «Fertigstellen». Nachdem das Programm den Mandanten angelegt hat, öffnen sich die Optionen. Dort erfasse ich im Register «Allgemein» die Buchhaltungsperiode und die Anschrift des Mandanten. Notizen 05/2006 Sage Schweiz AG Seite 23 von 134
3.3 Mandant öffnen Nachdem Sie den Übungsmandanten erfolgreich angelegt haben, wechseln Sie in den Schulungsmandanten «Westlox». Dieser Mandant wird bei der Installation nebst den Basismandanten auf die Festplatte gespeichert. Im Westlox sind Einstellungen in jeder Funktion vorgenommen. Er dient als Testmandant, wenn Sie etwas ausprobieren oder einfach nachsehen möchten. Um zwischen Ihren Mandanten hin und her zu wechseln, verwenden Sie den Befehl «Mandant öffnen». Öffnen Sie das Menü «Datei» und wählen Sie den Befehl «Mandant öffnen». Doppelklicken Sie auf den Ordner «Westlox» und bestätigen Sie anschliessend über die Schaltfläche «OK». Damit ist die Buchhaltung «Westlox» geöffnet. In der Titelleiste des Programms wird die Bezeichnung des aktiven Mandanten angezeigt. Die zuletzt geöffneten neun Mandanten können Sie direkt aus dem Menü «Datei» ohne Umweg über den Dialog «Mandant öffnen» aufrufen. Die Pfade dieser Mandanten werden ganz unten im Menü «Datei» angezeigt. Wenn Sie den entsprechenden Menüpunkt wählen, wird der Mandant geöffnet. Seite 24 von 134 05/2006 Sage Schweiz AG
4 Kontenplan Bevor Sie in einem neuen Mandanten mit dem Buchen beginnen, richten Sie zuerst den Kontenplan ein. Sie entscheiden, welche Konten Sie benötigen und in welche Gruppen die Konten gegliedert werden, damit in der Bilanz und der Erfolgsrechnung die gewünschten Zwischensummen ausgegeben werden. Der Umgang mit dem Kontenplan ist eine der wichtigsten Arbeitstechniken der Finanzbuchhaltung. In den folgenden Übungen beschäftigen wir uns daher eingehend mit dem Anpassen und Ergänzen des Standard-Kontenplans, den wir im Westloxmandanten vorgegeben haben. In diesem Kapitel lernen Sie, wie Sie den Kontenplan mit der Maus bedienen, wie Kontenplan und Kontenstamm zusammenhängen, wie Sie Bezeichnungen von Kontengruppen/Konten ändern, wie Sie neue Kontengruppen erfassen, wie Sie neue Konten anlegen, wie Sie Gruppen und Konten löschen, wie Sie Spiegelkonten anlegen, wie Totalzähler funktionieren und wie Sie den Saldovortrag der Konten erfassen. 05/2006 Sage Schweiz AG Seite 25 von 134
4.1 Im Kontenplan navigieren Strukturdarstellung und Eingabebereich Das Fenster «Kontenplan» ist in zwei Bereiche gegliedert. Links wird der Aufbau der Konten und Gruppen grafisch dargestellt. Rechts im Eingabebereich erkennen Sie die Daten, die zu der Gruppe bzw. dem Konto gehören. Das Fenster Kontenplan verfügt über eine Vielzahl von Funktionen, die wir der Reihe nach erklären werden. In diesem Kapitel lernen Sie, wie Sie sich mit der Maus im Kontenplan zurechtfinden. Öffnen Sie das Menü «Bearbeiten» und wählen Sie den Befehl «Kontenplan». Die Darstellung und die Funktionsweise der Kontenplanstruktur entsprechen dem Windows Explorer. Die Kontengruppen werden wie Ordner dargestellt, die Konten wie Dokumente. Öffnen Sie mit einem Doppelklick die Gruppe «Umlaufvermögen» und die darin enthaltene Untergruppe «Flüssige Mittel». Geöffnete Gruppen Die in der Gruppe «Flüssige Mittel» enthaltenen Konten werden jetzt sichtbar. Mit dem Kurzbefehl CTRL + «Enter» können Sie einen ganzen Ast des Kontenplans öffnen oder schliessen. Klicken Sie auf die Gruppe «Umlaufvermögen», so dass diese in der Cursorfarbe markiert wird. Dann halten Sie die CTRL-Taste gedrückt und tippen gleichzeitig «Enter». Alle untergeordneten Gruppen werden mit einem Befehl geschlossen. Ebenso können sie wieder geöffnet werden. Seite 26 von 134 05/2006 Sage Schweiz AG
4.2 Kontenplan und Kontodatei Im Umgang mit dem Kontenplan ist das Verständnis für die folgenden Zusammenhänge wichtig. Der Kontenplan ist lediglich eine Struktur zur Gliederung der Konten. Die Konten selbst befinden sich in einer separaten Datei, auf die Sie im Fenster «Konto bearbeiten» Zugriff haben. Im Kontenplan sehen Sie also nur Platzhalter der Konten, die bestimmen, in welcher Gruppe das jeweilige Konto in der Bilanz oder Erfolgsrechnung aufgeführt werden soll. Die Fenster «Kontenplan» und «Konten» sind jedoch miteinander verknüpft. Doppelklicken Sie auf das Konto «Kasse». Fenster «Konten bearbeiten» Das Fenster «Konten bearbeiten» rufen Sie normalerweise aus dem Menü «Bearbeiten» auf. Das Fenster «Konto bearbeiten» öffnet sich. Hier werden sämtliche Daten eines Kontos gespeichert. Der Kontotyp, der definiert, ob es sich um ein Aktiv-, Passiv-, Aufwand- oder Ertragskonto handelt, sowie Währung, Steuerschlüssel und Saldovortrag des Kontos. Verlassen Sie das Fenster wieder, indem Sie auf die Schaltfläche «Schliessen» klicken. Kontenstamm (Fenster KONTO BEARBEITEN) Kontenplan (Fenster KONTENPLAN BEARBEITEN) Konto 1 Gruppe 1 Konto 2 Konto 1 Konto 3 Konto 2 Konto 4 Gruppe 2 Konto 5 Konto 3... Konto 4 Konto 5... Kontodatei und Kontenplandatei Die Konten und der Kontenplan werden in zwei getrennten Dateien gespeichert. Im Ordner des Mandanten finden Sie die Dateien «Sfbkpl00.dat» für den Kontenplan, (Sfbkpl01.dat für den Nebenkontenplan) und «Sfbkto.dat» für den Kontenstamm. 05/2006 Sage Schweiz AG Seite 27 von 134
4.3 Kontengruppen ändern Der Kontenplan kann jederzeit beliebig geändert werden. Wir werden nun die Aktivkonten des Standardkontenplans für unsere Muster-Buchhaltung anpassen. Daten des markierten Kontos Im rechten Eingabebereich werden die Daten der jeweils markierten Gruppe angezeigt. Bezeichnung, Typ und Gruppennummer. Öffnen Sie die Gruppe «Umlaufvermögen». Innerhalb des Umlaufvermögens befindet sich die Gruppe «Flüssige Mittel und Wertschriften». Die Westlox Ltd besitzt jedoch keine Wertschriften. Daher soll die Gruppe nur «Flüssige Mittel» heissen. Klicken Sie auf die Gruppe «Flüssige Mittel und Wertschriften». Daten ändern In der Sesam Finanzbuchhaltung gilt grundsätzlich das folgende Prinzip: Änderungen an vorhandenen Daten werden erst dann wirksam, wenn Sie diese mit dem Befehl «Ändern» bestätigen. Ändern Sie die Bezeichnung, indem Sie den Text «und Wertschriften» löschen. Klicken Sie auf die «Ändern» Schaltfläche. Seite 28 von 134 05/2006 Sage Schweiz AG
Aufgabe Ändern Sie die Gruppe «Vorräte und angefangene Arbeiten». Als Handelsunternehmen kennt die Westlox Ltd keine «angefangenen Arbeiten», deshalb soll die Gruppe nur «Vorräte» heissen. Überlegung Zuerst markiere ich mit einem Mausklick die Gruppe, deren Bezeichnung ich ändern möchte. Ich überschreibe die vorhandene Bezeichnung und klicke dann auf die Schaltfläche «Ändern», damit die Änderung gespeichert wird. Notizen 05/2006 Sage Schweiz AG Seite 29 von 134
4.4 Konten ändern Konto bearbeiten Ein Doppelklick auf ein Kontensymbol ruft das Fenster «Konto bearbeiten» auf, in dem alle Daten des jeweiligen Kontos angezeigt werden. Wahrscheinlich werden Sie beim Einrichten des Kontenplans diverse Kontenbezeichnungen abändern. Dabei gilt es zu beachten, dass diese Änderungen nicht im Kontenplan, sondern bei dem jeweiligen Konto im Fenster «Konto bearbeiten» vorgenommen werden. Ändern Sie z.b. die Bezeichnung des Kontos 1210 «Warenlager Rohstoffe» in «Warenlager Filiale Bern». Kontonummer Bis auf die Kontonummer können sämtliche Bestandteile eines Kontos jederzeit geändert werden, auch wenn es bereits bebucht ist. Wenn Sie versuchen, die Kontonummer zu überschreiben, geht das Programm davon aus, dass Sie ein neues Konto anlegen möchten, leert die Eingabefelder und aktiviert daraufhin den Befehl «Einfügen». Öffnen Sie im Kontenplan die Gruppe «Vorräte» mit einem Doppelklick. Doppelklicken Sie auf das Konto 1210 «Warenlager Rohstoffe». Das Fenster «Konto bearbeiten» öffnet sich. Änderungen an einem Konto sollten Sie prinzipiell in diesem Fenster vornehmen, da hier sämtliche Kontodaten zusammengefasst sind. Bezeichnung wird aktualisiert Die geänderte Bezeichnung wird aus dem Fenster «Konten bearbeiten» sofort in den Kontenplan übernommen. Überschreiben Sie die bestehende Bezeichnung mit Warenlager Filiale Bern und klicken Sie anschliessend auf die Schaltfläche «Ändern». Das Fenster schliesst sich, die korrigierte Bezeichnung wird auch im Kontenplan angezeigt. Seite 30 von 134 05/2006 Sage Schweiz AG
Prinzipiell ist es möglich, dass ein Konto im Kontenplan eine andere Bezeichnung als im Fenster «Konto bearbeiten» trägt. Diese Möglichkeit besteht, weil man unter Umständen ein Konto in den Auswertungen anders bezeichnen möchte als bei der internen Buchungsarbeit. In der Bilanz oder Erfolgsrechnung werden die Konten unter der Bezeichnung des Kontenplans ausgewiesen. Wenn Sie daher direkt im Kontenplan eine Kontenbezeichnung ändern, bleibt die ursprüngliche Bezeichnung im Fenster «Konto bearbeiten» erhalten. Sie haben damit lediglich den Kontenplaneintrag, nicht aber das Konto selbst geändert. Das Programm weist auf Konten mit zwei Bezeichnungen hin, indem die Kontenbezeichnung in der Strukturdarstellung des Kontenplans mit einem Sternchen versehen wird. Sternchen vor Kontenbezeichnung Ein Sternchen vor der Kontenbezeichnung bedeutet, dass das Konto im Kontenplan eine andere Bezeichnung trägt als im Fenster «Konto bearbeiten». Wenn Sie also die Bezeichnung eines Kontos allgemein ändern möchten, tun Sie dies im Fenster «Konto bearbeiten», das Sie entweder aus dem Menü oder mit einem Doppelklick auf das entsprechende Konto im Kontenplan aufrufen. Aufgabe Ändern Sie die Bezeichnung des Kontos 1260 «Warenlager Fertigprodukte» in «Warenlager Filiale Solothurn». Überlegung Ich führe einen Doppelklick auf das Konto 1260 im Kontenplan aus, so dass sich das Fenster «Konto bearbeiten» öffnet. Dort überschreibe ich die bestehende Kontenbezeichnung und wähle die Schaltfläche «Ändern». Notizen 05/2006 Sage Schweiz AG Seite 31 von 134
4.5 Neue Kontengruppen anlegen Position der neuen Gruppe Eine neue Kontengruppe wird jeweils unterhalb der im Kontenplan markierten Gruppe eingefügt. Umliegende Gruppen schliessen Zur besseren Übersicht sollten Sie die Kontengruppen auf der Ebene der neuen Gruppe schliessen, bevor Sie die Position der neuen Gruppe bestimmen. Die Westlox Ltd möchte ihre Forderungen differenzierter gliedern. Eine weitere Kontengruppe namens 114 «Andere kurzfristige Forderungen» soll angelegt werden. Darin sollen Konten wie «Kurzfristige Vorschüsse», «Kurzfristige Darlehen» und die Vorsteuerkonten zusammengefasst sein. Beim Anlegen einer neuen Gruppe bestimmen Sie als ersten Schritt, an welcher Position die neue Gruppe eingefügt wird. Sie soll unterhalb der Gruppe 110 «Forderungen» stehen. Markieren Sie die Gruppe 110 «Forderungen» mit einem Mausklick. Neue Stufe / Gleiche Stufe Neue Stufe = die neue Gruppe steht innerhalb der markierten Gruppe Gleiche Stufe = die neue Gruppe steht unter der markierten Gruppe. Daten überschreiben Wenn Sie eine neue Bezeichnung eingeben, überschreiben Sie einfach den Text, der gerade im Feld «Bezeichnung» angezeigt wird. Keine Sorge, bestehende Daten werden dadurch nicht zerstört! Die Finanzbuchhaltung kann eine neue Gruppe entweder auf der gleichen Ebene, also unter der markierten Gruppe, oder auf der untergeordneten Gliederungsebene, d.h. innerhalb der markierten Gruppe, einfügen. In diesem Fall sollen die Gruppen 110 und 114 auf derselben Stufe stehen. Aktivieren Sie die Einstellung «Gleiche Stufe». Setzen Sie den Cursor mit Tabulator in das Feld «Bezeichnung» und erfassen Sie die Bezeichnung der Gruppe. Typ des Kontenplaneintrags Unterhalb der Bezeichnung befindet sich das Feld «Typ». Der Typ definiert, worum es sich bei einem Kontenplaneintrag handelt - in diesem Fall um eine Gruppe. Seite 32 von 134 05/2006 Sage Schweiz AG
Tippen Sie «TAB», bis der Cursor im Feld «Schlüssel» steht, und erfassen Sie den Schlüssel 114. Tippen Sie «Enter», oder klicken Sie auf die Schaltfläche «Einfügen», um die neue Gruppe anzulegen. Die Gruppe 114 «Andere Kurzfristige Forderungen» wird nun neben der Gruppe 110 «Forderungen» in den Kontenplan eingefügt. Aufgabe Richten Sie eine weitere neue Kontengruppe, die Gruppe 170 «Immaterielle Anlagen», ein. Die Gruppe soll innerhalb des Anlagevermögens unterhalb der Gruppe «Immobile Sachanlagen» eingefügt werden. Überlegung Ich lege zuerst die Position der neuen Gruppe fest, indem ich die bestehende Gruppe 160 «Immobile Sachanlagen» mit einem Mausklick markiere. Damit die neue Gruppe auf derselben Gliederungsstufe eingefügt wird, aktiviere ich die Einstellung «Gleiche Stufe». In den Feldern «Bezeichnung» und «Schlüssel» gebe ich die neuen Daten ein und wähle anschliessend den Befehl «Einfügen». Notizen 05/2006 Sage Schweiz AG Seite 33 von 134
4.6 Ein neues Konto anlegen Erstes Konto einer Gruppe Soll ein neues Konto zuoberst in einer Gruppe eingefügt werden, müssen Sie diese Gruppe in der Strukturdarstellung markieren. Zeilenschaltung Im Feld «Bezeichnung» lösen Sie mit dem Tastaturkürzel Ctrl+Enter eine Zeilenschaltung aus. In der Gruppe 114 «Andere kurzfristige Forderungen» sollen zwei neue Konten angelegt werden, nämlich das Konto 1140 «Kurzfristige Vorschüsse» sowie 1191 «WIR-Guthaben Privat». Ebenso wie beim Einfügen einer neuen Gruppe besteht auch hier der erste Arbeitsschritt darin, die Position zu bestimmen, an der das Konto eingefügt werden soll. Konto 1140 «Kurzfristige Vorschüsse» soll als erstes Konto innerhalb der Gruppe 114 stehen. Markieren Sie die Gruppe 114 «Andere kurzfristige Forderungen». Aktivieren Sie die Einstellung «Neue Stufe», damit das Konto innerhalb der Gruppe auf einer neuen Stufe eingefügt wird. Kontenart Zur Definition eines neuen Kontos geben Sie die Bezeichnung und Kontonummer ein und wählen als Typ «Konto» aus. Weitere Eingaben sind nicht notwendig. Die Einstellung «Kontenart» zuunterst im Fenster ist in der Regel bereits richtig vorgegeben; sie bestimmt, ob der Solloder der Haben-Saldo eines Kontos in den Auswertungen positiv gewertet wird. Solange Sie sich innerhalb der Aktivkonten bewegen, ist hier immer «Soll» eingestellt. Geben Sie im Feld «Bezeichnung» die Kontenbezeichnung «Kurzfristige Vorschüsse» ein. Wählen Sie aus dem Listenfeld «Typ» die Einstellung «Konto». Erfassen Sie im Feld «Schlüssel» die Kontonummer 1140. Klicken Sie auf die Schaltfläche «Einfügen». Seite 34 von 134 05/2006 Sage Schweiz AG