Kooperation und Dokumentenmanagement

Deutsche Sharepoint Konferenz 2008 (19.02. 21.02.2008) Kooperation und Dokumentenmanagement Auf dem Weg zum integrierten Verwaltungsarbeitsplatz Dr. Peter Mayer Projektleiter peter.mayer@hzd.hessen.de Hessische Zentrale für Datenverarbeitung (HZD) Wiesbaden, den 03.04.2008

Vorstellung und Aufgaben der HZD Zentraler IT-Dienstleister für den Konzern Land Hessen Standorte: Wiesbaden Hünfeld Über 600 Mitarbeiter Umsatz 166,7 Mio. (2006) Durchführung von IT-Projekten Betrieb von IT-Verfahren Planung und Betrieb von IT- Infrastruktur IT-Beratung und -Schulung Zentrale IT-Beschaffung Datenverarbeitung für Hessen Folie 2

Evaluierungsprojekt MOSS Erprobung seit Dezember 2006, geplantes Ende 29.02.2008 Danach Übergang in den Produktstatus Vorgehen Kleine Projektgruppe, die stetig gewachsen ist Einbeziehung von engagierten und wagemutigen Projekten und Dienststellen (Pilotgruppen) Ermittlung der Anforderungen Festlegung bzw. Anpassung von Produkt- und Landesstandards Aufbau der Infrastruktur Implementierung MOSS für die Pilotgruppen Verwendung der Out-of-the-box-Funktionen, wenige Erweiterungen Datenverarbeitung für Hessen Folie 3

Evaluierungsprojekt MOSS Ergebnis: Bereitstellung von Teamräumen auf Basis MOSS für: Projekte Dienststelle Gremien Communities Diese 4 Teamräume decken ca. 80 % der Anforderungen ab. Die Teamräume werden auf Antrag automatisch eingerichtet Dazu Individuelle Teamräume MOSS als Ergänzung des im Einsatz befindlichen Dokumentenmanagementsystems Datenverarbeitung für Hessen Folie 4

Evaluierungsprojekt MOSS Lessons Learned Verwendung von Office 2007 oder Office 2003 mit Negativliste Heterogene Office-Konfigurationen beachten Anpassung der Prozesse oder Anpassung des Tools? Schnelle technische Erfolge notwendig und sinnvoll Aufwand Organisation >> Aufwand Technik Änderung der Arbeitsweise: Holen statt erhalten Datenverarbeitung für Hessen Folie 5

Evaluierungsprojekt MOSS Beispiele für die Ablage des Projektes und einer Dienststelle auf den folgenden Seiten Datenverarbeitung für Hessen Folie 6

MOSS 2007 in der Projektarbeit (1 / 4) Datenverarbeitung für Hessen Folie 7

Rollout MOSS 2007 Nach dem Ende des Evaluierungsprojektes wird MOSS in der Landesverwaltung ausgerollt. Eine der ersten Dienststellen wird die HZD selbst sein. Viele Aufgaben stehen vor uns. Nach Abschluss des Rollouts können bis zu 60.000 Nutzer mit MOSS versorgt sein. Und Datenverarbeitung für Hessen Folie 11

Neulich auf dem Flur Es ist ja toll, dass die Zusammenarbeit im Team unterstützt wird. Aber was passiert mit einem Arbeitsergebnis, das nach der Kooperation doch in einer Akte abgelegt werden muss? Datenverarbeitung für Hessen Folie 12

Neulich auf dem Flur In diesem Fall wäre eine einfache Überführung von Dokumenten aus einem System in das andere wünschenswert Datenverarbeitung für Hessen Folie 13

Aktenrelevanter Geschäftsvorfall: Anmeldung zur Hundesteuer (1 / 2) Datenverarbeitung für Hessen Folie 14

Aktenrelevanter Geschäftsvorfall: Anmeldung zur Hundesteuer (2 / 2) Ergebnis des Geschäftsvorfalls Gebührenbescheid Datenverarbeitung für Hessen Folie 15

Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems in Hessen Landesweit einheitliches DMS Revisionssichere Ablage elektronischer Akten Unterstützung des formalen Prozesses Beschleunigung von Verwaltungsvorgängen Datenverarbeitung für Hessen Folie 16

MOSS-DOMEA-Kopplung Formale Aktenführung DOMEA-Konzept konformes System formal Informeller bzw. prozessbezogener Austausch im Rahmen von Team- oder Projektarbeit Informationsbeschaffung und - aufbereitung informell Kollaborationsplattform

Ablauf Dokumentübergabe MOSS DOMEA (1) Fall 1 - a) Funktion auswählen:

Ablauf Dokumentübergabe MOSS DOMEA (2)

Ablauf Dokumentübergabe MOSS DOMEA (3)

Kopplung an das DMS Verbindet die Vorteile von MOSS (Kollaboration, Sammlung) mit der notwendigen und revisionssicheren Ablage von Akten. Anwendungsbeispiele Abstimmung von Arbeitspapieren Konzeptentwicklung übergreifende Arbeitsgruppen Erfahrungsaustausch Vorbereitung von Stellungnahmen, Berichten, etc. - persönlicher Entwurf - (Voraussetzung: persönliche Bereiche im MOSS) Gesetzesentstehung Vorbereitung von gemeinsamen Erlassen Datenverarbeitung für Hessen Folie 21

Integrierter Verwaltungsarbeitsplatz in der Landesverwaltung Datenverarbeitung für Hessen Folie 22

Auf dem Weg zum integrierten Verwaltungsarbeitsplatz MOSS wird ein Teil des integrierten Verwaltungsarbeitsplatzes Zusammenspiel mit anderen Anwendungen Ziel: Einheitlicher IT-Arbeitsplatz, der alles zur Verfügung stellt, was ein Verwaltungsmitarbeiter benötigt. Mehr über die Teamräume sehen Sie auf der CeBit beim Hessenstand Datenverarbeitung für Hessen Folie 23

Vielen Dank Datenverarbeitung für Hessen Folie 24