E-Akte Public Jede Verwaltung ist Indiviudell

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1 E-Akte Public Jede Verwaltung ist Indiviudell

2 Weil keine Verwaltung der anderen gleicht Quelle: Wikipedia Auswärtiger Dienst Bundesfinanzverwaltung Bundeszollverwaltung Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht Bundeszentralamt für Steuern Bundesamt für zentrale Dienste und offene Vermögensfragen Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik Bundeswehrverwaltung Bundespolizei Bundeskriminalamt Bundesanwaltschaft Wasser- und Schifffahrtsverwaltung des Bundes Kraftfahrt-Bundesamt Bundesamt für Güterverkehr Eisenbahn-Bundesamt Bundesamt für Justiz Bundesamt für Seeschifffahrt und Hydrographie Luftfahrt-Bundesamt Deutscher Wetterdienst Bundesanstalt für Straßenwesen Bundesanstalt für Gewässerkunde Bundesanstalt für Wasserbau Bundesanstalt für Immobilienaufgaben Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung Bundesverwaltungsamt Bundestagsverwaltung Bundessortenamt Bundesratsverwaltung Bundespräsidialamt E-Akte Public

3 Herausforderungen im öffentlichen sektor Elektronische Aktenführung wird die Regel (und Pflicht) Verwaltung vernetzt (zwischen regulierten Prozesse und Innovationsdruck) Verwaltungsprozesse / dienste werden mobil (zeit- und ortsunabhängig) Transparenz und Rechtskonformität (zwischen Bürger und Geschäftsordnung) E-Akte Public

4 E-Government Gesetz Was bedeutet das für eine E-Akte-Lösung egovernment Gesetz Online Formulare Elektronische ID Elektronische Bezahlverfahren Elektronische Aktenführung Elektronische Bescheide Aus technischer Sicht Vom einzelnen Online-Services zu ganzheitlichen Prozessketten. Medienbruchfreien Abläufe (Antragsstellung, ersetzendes Scannen, Vorgangsbearbeitung, Bezahlung, Archivierung ). Aus Nutzer-Sicht Wenig Einarbeitung und sofortige Produktivität. Mitarbeiter möchten in Zukunft selbst entscheiden, wann, wo und wie sie arbeiten (Laptop, Tablet, Mobil) Virtuelle Grenzen zwischen Abteilungen, Organisationen, Extern usw. müssen überwunden werden können maximale Security! Kompliziert wird nicht mehr akzeptiert E-Akte Public

5 Office und SharePoint als Standards Nachrichten Brief, Mail, D Fach verfahren Mobil Microsoft Office ist ein Defacto-Standard SharePoint eine der innovativsten Plattformen für Zusammenarbeit Zusammenarbeit Teamräume, intern, extern Archiv / Storage Dokumentbearbeitung Vorgangsbearbeitung E-Akte Public Kalender Aufgaben, Teamkalender Zahlen Kosten, Report, Kalkulationen Microsoft Internet Information Services SharePoint Server/SQL- Server E-Akte Public

6 Die E-Akte public die lösung Fachverfahren Anträge Datenbanken Grundbuch Bescheide... Eingang D Brief Scan Ausgang D Brief Druck Weiter-Bearbeitung & ZusammenArbeit Ad-hoc-Workflows E-Handakten Bescheide Mitzeichnung E-Akte Public

7 Die E-Akte Public passend für ihre Anforderungen DoKument Viewer Fachliche Protokollierung Anbindung Fachverfahren Akten Verwaltung Office Integration Postkorb / Vorgangsbearbeitung Rechte Verwaltung Zusammenarbeit Input Management Navigation Recherche Reporting E-Akte Public Zusätzliche Module Output Management Revisions- Sicherheit/ Archiv E-Akte Public

8 Die E-Akte Public die Architektur E-Akte Public E-Akte Webclient E-Akte Architektur & Adaptertechnik In-/Output-Adapter -Adapter D -Adapter Fachverfahren- Adapter Archiv-Adapter Leichter Zugriff über Webbrowser Reibungslose Integration in bestehende Anwendungslandschaften T-Systems E-Akte-Framework: App Factory SharePoint-Integration, Administration und Konfiguration der Lösung Microsoft Internet Information Services SharePoint Server/SQL-Server Leichte Anpassung an spezielle Kundenanforderungen Optimale Unterstützung von ShairePoint und Office E-Akte Public

9 Die E-Akte Public Höchste Anwendungsstabilität durch die App-Factory E-Akte Public Verwaltungsspezifische Umsetzung für die elektronische Aktenbearbeitung Fachspezifische Anpassungen Abbildung der Organisation App-Factory Basisfunktionalität DMS und VBS Erweiterung des SharePoint Extrem hohe Konfigurierbarkeit mit XML-Standard Microsoft Sharepoint 2010/2013 Umfassende Nutzung der SharePoint und Office Standardfunktionalit äten E-Akte Public

10 Bedienkonzept Übersicht Einheitliche und übersichtliche Benutzeroberflächen Easy to use, durchgängiges Bedienkonzept Kontextsensitiv durch Smartbutton-Konzept Drag & Drop bei der Übernahme von Dateien Unterstützung von Ad-hoc-Workflows und Standardprozessen. Einfachstes Erstellen und Anpassen von Geschäftsgängen Suche Neue Akte anlegen Export Excel Export alle Felder Smart-Button Konzept E-Akte Public

11 Die E-AKTE Public Die Vorteile XDOMEA-Konformität Schneller Zugriff auf alle Dokumente Kostensenkung bei Verwaltungsvorgängen Vereinfachte, beschleunigte Vorgangsbearbeitung Zukunftssicher und innovativ. Lokal und mobil Einfache Integration in bestehende Infrastruktur Leichte administrierbar und sicher Hohe Nutzerakzeptanz und Produktivität Performante Suche nach Vorgängen und Dokumenten Transparente und nachvollziehbare Dokumentenbearbeitung E-Akte Public

12 E-Akte Public

13 Backup

14 Funktionsumfang & D Integration E-Akte Public E-Akte Webclient Gesetzlich geregelt smtp, ssmtp E-Akte Architektur & Adaptertechnik In-/Output- Adapter -Adapter Fachverfahren- Adapter D Gateway D -Adapter Archiv-Adapter Integration durch Anbindung an Microsoft Outlook und Exchange Nutzung der SharePoint Standard-Anbindung über SharePoint Smart-Host Erweiterung um fachspezifische Attribute Nutzung von Standardprotokollen smtp, secure smtp, etc. T-Systems E-Akte-Framework: App Factory SharePoint-Integration, Administration und Konfiguration der Lösung Microsoft Internet Information Services SharePoint Server/SQL-Server E-Akte Public

15 Funktionsumfang sicherer Mobiler Zugriff ipad mit WorxHome InternetZugriff IntranetZugriff E-Akte Public E-Akte App E-Akte Public

16 Referenz: E-Akte Wiesbaden Individuelle Lösung auf Basis von Documentum (Favorit) Herausforderungen der Stadt E-Akte zunächst für 720 Mitarbeiter im Amt für Soziale Arbeit, Kassenund Steueramt, Kämmerei und Ordnungsamt Integration der Fachverfahren Sicherstellung einer E-Akte Lösung für die ganze Stadt T-Systems Lösung Roll-out der E-Akte auf Basis von customized Documentum 6.7 (Favorit 5.2) Neue und weiterentwickelte Schnittstellen für Fachverfahren Kundennutzen Prozessoptimierung E-Akte als Basis für die optimale Zusammenarbeit zwischen weiteren Ämtern und Mitarbeitern Implementierung eines mobilen Zugriffs wird derzeit realisiert E-Akte Public

17 weitere Referenzen zeigen fachspezifische Einführungskompetenz E-Akte Einführungsprojekte Einführung ECM-/DM- System in den kommunalen Versorgungs-kassen Westfalen-Lippe LKW-Mautsystem Toll Collect Teilsystem Kontrollbehörde demonstrieren technische Kompetenz Microsoft SharePoint- Einführungsprojekte Einführung Sharepoint bei Shell One.ERP Teilsystem Einkaufsakte weisen Stabilität und Reife der E- Akte Public nach Produktive Lösungen der Application Factory Daimler AG Land Baden-Württemberg E-Akte Public