ÖSTERREICHISCHE POST Dokumente, Unterlagen und Daten was hat die IT damit zu tun?

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1 ÖSTERREICHISCHE POST Dokumente, Unterlagen und Daten was hat die IT damit zu tun? Informationstechnologie / Edmund Spary Linz

2 DIE ÖSTERREICHISCHE POST 2013 IM ÜBERBLICK BRIEF, WERBEPOST & FILIALEN PAKET & LOGISTIK UMSATZ-VERTEILUNG REGIONALER MIX 5% 36% 22% 64% 73% Briefe Werbesendungen adressiert /unadressiert Zeitungen und Zeitschriften Filialdienstleistungen Kennzahlen 2013: Pakete Kombifracht Express Sendungen Temperaturgeführte Logistik Fulfillment Brief, Werbepost & Filialen Paket & Logistik Österreich Deutschland Weitere Länder Umsatz: EUR 1.510,8 Mio Umsatz: EUR 857,3 Mio Umsatz Gruppe: EUR 2.366,8 Mio EBIT Gruppe: EUR 186,0 Mio EBITDA-Marge Gruppe: 12,9% EBIT-Marge Gruppe: 7,9% 2

3 DIE ÖSTERREICHISCHE POST IST WICHTIGER BESTANDTEIL DER INFRASTRUKTUR ÖSTERREICHS LOGISTIKNETZWERK 6 Brieflogistikzentren 7 Paketlogistikzentren ~ Fahrzeuge Linz inz Wien Salzburg Wolfurt 80 km Hall Graz FILIALNETZWERK Villach Standorte, davon 535 eigenbetrieben Stand:

4 UND LEISTUNGSTRÄGER IM ÖSTERREICHISCHEN KOMMUNIKATIONS- UND LOGISTIKMARKT 1 Milliarde Briefe pro Jahr 70 Millionen Paketsendungen pro Jahr 730 Millionen Zeitungen und Zeitschriften pro Jahr Unsere Zusteller umrunden die Erde 5x täglich 3,95 Milliarden Werbesendungen pro Jahr 4

5 DIE POST IST MIT IHREN BETEILIGUNGEN AUCH INTERNATIONAL GUT POSITIONIERT Tochterunternehmen in 13 Ländern ~27% Umsatz 2013 außerhalb Österreichs 5

6 TOTAL SHAREHOLDER RETURN UND AKTIENKURS SEIT IPO % 200% Total Shareholder Return seit IPO +148,8% seit 10/ ,9% seit 01/ ,2% 2,35 Mrd. EUR 34,78 EUR Österreich. Post +83,1% 150% 100% 50% 19,00 EUR 1,33 Mrd. EUR EuroStoxx Transp. +3,4% ATX -32,0% 0%

7 Welche IT Megatrends beeinflussen unser Umfeld? IT Megatrends, auf die Unternehmen setzen Elektronisches Dokumentenmanagement Virtuelle Kollaboration Unified Communications Cloud Computing Eigene Geräte der Mitarbeiter Mobile Benutzer Apps Soziale Medien Big Data / Analytics Security Konzern IT agiert als Service Integrator Raschere Bereitstellung Steigerung der Effizienz Erhöhung der Agilität Verbesserung Time to Market Neue Umsatzmöglichkeiten Anpassung an Kundenerwartungen Digitale Transformation Informationstechnologie 7

8 Herausforderungen der IT Automatische Anlage Search Klassifizierung Bereitstellung Ressourcen Reporting Skalierbarkeit Revisionssicheres Löschen Quotierung Virenscan Flexibilität Deduplizierung Selbstadministration Cloud Metadaten Auditierbarkeit Kosten Sicherheit Berechtigungen 8

9 Praxisbeispiel Einführung eines Enterprise Content Managementsystems 9

10 ECM ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT Was ist ECM? "Enterprise Content Management umfasst die Technologien, Werkzeuge und Methoden zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von elektronischen Inhalten im ganzen Unternehmen. *1 ECM hilft, die tägliche Flut an größtenteils unstrukturierten Daten und Informationen in einem Unternehmen über eine einheitliche Plattform zu organisieren. Dabei geht es nicht nur darum, Informationen einfach zu erfassen, zu archivieren und über ein ECM zu verwalten, sondern auch aktuell zu halten und stets zur richtigen Zeit für die berechtigten Mitarbeiter bereitzustellen. Vorteile und Nutzen von Enterprise Content Management Strukturierung des Unternehmenswissen Verringerung von Prozesslaufzeiten Kosteneinsparung Auskunftsfähigkeit und Transparenz Unterstützung bei der Einhaltung der Compliance Richtlinien *1 Definition laut internationalen ECM Branchenverband "AIIM, 10

11 ECM ANWENDUNGSBEISPIELE Ø Strategie, Architektur und Governance richtige Standards etablieren und mit Informationskomplexität umgehen. Ø Rechnungsbearbeitung optimieren von Prozessen und Systemen zur Erstellung, Versendung und Bearbeitung von Rechnungen. Contract Management Access, Search & Content Delivery Ø Vertragsmanagement hilft, Risiken zu meiden und Chancen aus Verträgen zu nutzen. Enterprise Content Ø Compliance Prozesse und Infrastruktur erhöhen die Effektivität von Compliance Management System. Invoice Processing Management Management Ø Management schafft Compliance mit Vorschriften, beugt Risiken vor und erschließt Informationen aus s. Com pliance Processes & Infrastructure Ø Zugriff, Suche und Inhaltsbereitstellung erhöht die Arbeitsproduktivität durch Methoden und Werkzeuge zur optimalen Informationsgewinnung 11

12 DOKUMENTE - STATUS POST Welche Unterlagen aufzubewahren sind wird in der ORG Anweisung 2/2011 geregelt. Damit ist auch indirekt geregelt, welche Unterlagen zu vernichten sind. Dennoch gibt es eine große Anzahl von Unterlagen und Dokumenten, die verwaltet und gemanaged werden müssen. Das Management von Informationen und Dokumenten erfolgt mit einem ECM Tool. Unterlagen auf Papier haben mehrere Nachteile: Ø Sind nur einer Person oder einer kleinen Gruppe zugänglich Ø Das Suchen bestimmter Dokumente benötigt viel Zeit Ø Ich kann nur dann ein Dokument suchen, wenn dessen Existenz grundsätzlich bekannt ist

13 ZUSTIMMUNGSKATALOG Inhalt Auf Basis der Konzernvorschrift Nr. 2/2013 sollen die vereinheitlichten Genehmigungsprozesse in elektronischer Form abgebildet und archiviert werden. Ausgangssituation Genehmigungsprozess per Ablage der Entscheidungen im lokalen System Keine Suchhilfen Eigenständiges System für Beteiligungen Ziel Einheitliche zentrale Dokumentation von Entscheidungen Erhöhung der Nachvollziehbarkeit & Transparenz Einhaltung gesetzlicher Regeln & Revisionsanforderungen Mehrsprachigkeit 13

14 Zustimmungskatalog Beantragung Auswahl Maßnahme 14

15 Zustimmungskatalog Beantragung Antragsübersicht 15

16 Was Sie beachten sollten und was es bringt Stellen Sie klare Regelungen der Datenklassifikation auf Bringen Sie Struktur in Ihre Daten und in das Unternehmenswissen Durch die strukturierte Ablage und das rasche Finden sparen Sie Geld Sie steigern die Effizienz Sie beschleunigen Prozesse Steigerung der Transparenz 16

17 Dokumente, Unterlagen und Daten was hat die IT damit zu tun? Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit 17

18 Dokumente, Unterlagen und Daten was hat die IT damit zu tun? Edmund Spary Österreichische Post AG Informationstechnologie Haidingergasse 1,1030 Wien Website: Telefon: +43 (0) Österreichische Post AG Rechtsform: Aktiengesellschaft Sitz in politischer Gemeinde Wien FN d des Handelsgerichtes Wien Diese Präsentation kann rechtlich geschützte und vertrauliche Informationen enthalten und ist urheberrechtlich geschützt. Die Verwendung, Weitergabe oder Vervielfältigung dieser Präsentation zur Gänze bzw. auszugsweise ist ausschließlich mit der Genehmigung der/des Verfasserin/Verfassers gestattet.

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