3 Ein Arbeitnehmer wirdneu eingestellt

3 Ein Arbeitnehmer wirdneu eingestellt Mit der Einstellung eines Arbeitnehmers entstehen noch vor der ersten Lohnabrechnung sozialversicherungsrechtliche Verpflichtungen. Neben der Kontrolle des Sozialversicherungsausweises müssen neu eingestellte Arbeitnehmer innerhalb von sechs Wochen nach Beginn der Beschäftigung bei ihrer Krankenkasse angemeldet werden. Für die Anmeldung benötigt der Arbeitgeber neben den persönlichen Angaben zahlreiche weitere Daten. So muss er beispielsweise die Krankenkasse kennen, bei der der Arbeitnehmer zuletzt krankenversichert war oder zukünftig versichert sein will, die Rentenversicherungsnummer seines Sozialversicherungsausweises,Nebentätigkeiten und vieles mehr.für die Zuständigkeit der Anmeldung ist außerdem wichtig, ob es sich bei dem neuen Mitarbeiter um eine Aushilfe (geringfügig/kurzfristig Beschäftigter) oder um einen sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmer handelt. Um die Vollständigkeit aller abrechnungsrelevanten Einstellungsaktivitäten zu gewährleisten, bietet sich die Erstellung einer Checkliste Eintritt an. Das unten stehende Beispiel gibt eine Anregung, wie eine entsprechende Checkliste aufgebaut sein kann. Wurde zum aktuellen Abrechnungszeitraum kein Mitarbeiter neu eingestellt, besteht die erste Aufgabe für die Durchführung der Lohnabrechnung darin, die Abrechnungsunterlagen mit Veränderung der Bezüge, zusätzliche Zahlungen oder die Änderung von persönlichen Daten (Anschrift/Bankverbindung) in das Lohnabrechnungssystem einzupflegen. personalstammblatt/einstellungsfragebogen Vorlage/Kopie des Sozialversicherungsausweises zu den Lohnunterlagen Ggf. Sofortmeldung erstellen (z. B. Hotel, Baugewerbe, Spedition) Prüfung auf Mehrfachbeschäftigung Prüfung auf KV-Pflicht/freiwillige KV/private KV Anmeldung bei der Krankenkasse Prüfung auf pauschale Beitragspflicht bei Aushilfen und Information des Mitarbeiters über Aufstockungsoption Lohnsteuerdaten, Abruf mit ELStAM/Lohnsteuerersatzbescheinigung zu den Lohnunterlagen 33

Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt personalstammblatt/einstellungsfragebogen Anlegen eines Lohnkontos bzw. einer Personalakte Prüfung, ob die Gleitzonenregelung angewendet werden kann, und ggf. Information an den Mitarbeiter Prüfung, ob pauschale Versteuerung für Aushilfsbezüge möglich ist Prüfung auf Schwerbehinderung und ggf. Kopie des Ausweises zu den Unterlagen Veranlassung der Statusfeststellung für GmbH-Geschäftsführer bzw. Ehegatten oder Lebensgefährten des Geschäftsführers oder seiner Kinder Prüfung der Übernahme einer betrieblichen Altersvorsorge wie Direktversicherung, Pensionskasse etc. Prüfen auf Mitgliedschaft in einem Versorgungswerk Überprüfung, ob VL-Vertrag vorliegt Überprüfung, ob Pfändungen vorliegen Regelmäßige Arbeitszeit dokumentieren 3.1 Wasist bei Eintritteines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers zu tun? Mit dem Eintritt eines Arbeitnehmers sind für die Entgeltabrechnung zahlreiche Unterlagen, Dokumente und persönliche Angaben erforderlich. Bei der Datenerhebung sind Angaben für: Erstellung der Meldungen zu den Sozialversicherungen Ermittlung der Beiträge zu den Sozialversicherungen Ermittlung des Lohnsteuerabzugs erforderlich. Sinnvollerweise werden diese gemeinsam mit dem Mitarbeiter in einem Personalstammblatt bei der Einstellung zusammengestellt. Neben den persönlichen Daten, wie Anschrift, Geburtsdatum und Bankverbindung, sind Angaben für das Meldewesen zu den Sozialversicherungen, Steuerdaten und weiteren betriebsinternen Daten, wie die Teilnahme an einer betrieblichen Altersvorsorge, erforderlich. 34

Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers zu tun? 3 Unter www.haufe.de/arbeitshilfen finden Sie ein Muster für ein Personaldatenblatt. Das Datenblatt sollte neben den steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Pflichtangaben alle für die Entgeltabrechnung relevanten Informationen enthalten. Das Datenblatt ist Grundlage für die Erfassung der Stamm- und Abrechnungsdaten im Entgeltabrechnungssystem und wird zu den Lohnunterlagen genommen. TIpp Es empfiehlt sich, bei jeder Einstellung zusammen mit dem neuen Arbeitnehmer ein Personaldatenblatt zu erstellen. Besondere Bedeutung hat das Datenblatt für Aushilfen gewonnen. Eine korrekte Anmeldung zu den Sozialversicherungen und die richtige steuerliche Behandlung sind nur möglich, wenn Ihnen weiterehaupt- oder Nebenbeschäftigungen bekanntsind. Häufig stellen Softwarelösungen Personaldatenblätter zur Verfügung. Alternativ können Sie sich ein Muster mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellen oder die mit diesem Buch gelieferte Vorlage verwenden. Die Vorlage befindet sich auf www. haufe.de/arbeitshilfen. Einige Krankenkassen stellen ebenfalls einen Vordruck Fragebogen Mitarbeiterdaten zur Verfügung. 3.1.1 Zusammenstellen der Unterlagen für die Lohnsteuerberechnung Lohnsteuerkarte/Lohnsteuerbescheinigung In 2010 haben die Arbeitnehmer letztmalig eine Lohnsteuerkarte von den Gemeindeverwaltungen erhalten. Für 2011 und 2012 wurde keine neue Lohnsteuerkarte mehr erstellt. Die Lohnsteuerkarte 2010 gilt für die Steuerjahre 2010, 2011, 2012 und bis Dezember 2013. Ab 2013 erhalten die Arbeitgeber mit dem ELStAM-Verfahren die Möglichkeit alle steuerrechtlichen Angaben elektronisch direkt von der Finanzverwaltung abzurufen. Solange der Arbeitgeber im Einführungszeitraum das sogenannte ELStAM-Verfahren noch nicht anwendet, sind für den Lohnsteuerabzug folgende Papierbescheinigungen zugrunde zu legen: 1. Die Lohnsteuerkarte 2010 oder 2. eine vom Finanzamt ausgestellte Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug (Ersatzbescheinigung 2011, 2012, 2013). 35

Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt Alle Eintragungen in der Lohnsteuerkarte genau prüfen! Lohnsteuerkarte 2010 Gemeinde Ordnungsmerkmal des Arbeitgebers Identifikationsnummer AGS Finanzamt und Nr. Geburtsdatum I. Allgemeine Besteuerungsmerkmale Steuerklasse Kinder unter 18 Jahren: Zahl der Kinderfreibeträge Kirchensteuerabzug (Datum) (Gemeindebehörde) II. Änderungen der Eintragungen im Abschnitt I Steuerklasse/ Faktor Zahl der Kinderfreibeträge Kirchensteuerabzug Diese Eintragung gilt, Datum, Unterschrift und wenn sie nicht widerrufen wird: Stempel der Behörde vom bis zum 2010 an 2010 vom bis zum 2010 an III. Für die Berechnung der Lohnsteuer sind vom Arbeitslohn als steuerfrei abzuziehen: Jahresbetrag monatlich wöchentlich täglich Diese Eintragung gilt, Datum, Unterschrift und wenn sie nicht widerrufen wird: Stempel der Behörde 2010 in Buchstaben -tausend Zehner und Einer wie oben -hundert vom bis zum 31.12.2010 2010 an in Buchstaben IV. Für die Berechnung der Lohnsteuer sind dem Arbeitslohn hinzuzurechnen: Jahresbetrag -tausend monatlich wöchentlich Zehner und Einer wie oben -hundert täglich vom bis zum 31.12.2010 2010 an Diese Eintragung gilt, Datum, Unterschrift und wenn sie nicht widerrufen wird: Stempel der Behörde in Buchstaben -tausend Zehner und Einer wie oben -hundert vom bis zum 31.12.2010 2010 an Abb.1:Lohnsteuerkarte 2010 36

Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers zu tun? 3 Die vor dem 1.1.2013 auf der Lohnsteuerkarte eingetragenen Merkmale wie Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, Freibetrag, Hinzurechnungsbetrag, Kirchensteuerabzugsmerkmal und Faktor bleiben bis zu einer Änderung durch das Finanzamt auch in 2013 gültig. Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer schriftlich bestätigt, dass die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Lohnsteuerkarte 2010 auch weiterhin für den Lohnsteuerabzug im Einführungszeitraum 2013 zutreffend sind. Eine amtliche Bescheinigung ist hierfür nicht vorgesehen, so dass eine formlose Erklärung des Arbeitnehmers als Nachweis ausreicht. Diese schriftliche Bestätigung ist als Beleg zu den Lohnunterlagen zu nehmen. Änderungen kann der Mitarbeiter beim Finanzamt beantragen und erhält von diesem eine Ersatzbescheinigung 2011, 2012, 2013. Zusammen mit der Lohnsteuerkarte 2010 gelten die dann festgelegten Besteuerungsmerkmale verbindlich für den Arbeitgeber. Wurden im Umstellungszeitraum 2010 bis 2012 bereits Änderungen auf der Lohnsteuerkarte eingetragen oder hat der Mitarbeiter ein Mitteilungsschreiben des Finanzamts oder eine Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vorgelegt, bleiben die darauf festgelegten Besteuerungsmerkmale auch für 2013 gültig. Der Mitarbeiter muss diese beim Finanzamt beantragen und zum Zwecke des Lohnsteuerabzugs bei der Einstellung dem Arbeitgeber vorlegen. Eine Vereinfachungsregelung gilt für Auszubildende, die ein erstes Dienstverhältnis beginnen. Für diese Arbeitnehmer kann der Arbeitgeber den Lohnsteuerabzug ohne Vorlage einer Lohnsteuerkarte bzw. Ersatzbescheinigung nach Steuerklasse I vornehmen. Voraussetzung ist, dass der Auszubildende seinem Arbeitgeber seine Steuer-Identifikationsnummer, den Tag der Geburt und ggf. die rechtliche Zugehörigkeit zu einer steuererhebenden Religionsgemeinschaft mitteilt. Außerdem muss er schriftlich bestätigen, dass es sich um ein erstes Dienstverhältnis handelt.! WIchTIG Seit 1.1.2013 ist ein Datenabruf der Besteuerungsmerkmale aus der sogenannten ELStAM-Datenbank möglich. Der Arbeitgeber ist jedoch erst am 1.1.2014 verpflichtet die Anmeldung des Arbeitnehmers an der ELStAM-Datenbank und den Abruf der Besteuerungsmerkmale durchzuführen. Für 2013 gilt die Übergangsregelung aus 2010 mit der Lohnsteuerkarte und/oder der Ersatzbescheinigung weiter fort. Entscheidet sich der Arbeitgeber jedoch den Abruf in 2013 für den Mitarbeiter durchzuführen, können zukünftige Änderungen an den Besteuerungsmerkmalen nur noch über den Datenabruf vorgenommen werden. Dies gilt nicht bei einem Arbeitgeberwechsel, sofern der Vorarbeitgeber bereits den ELStAM-Datenabruf durchgeführt hat. Scheitert allerdings der erste Abruf der ELStAM-Daten aufgrund von technischen Störungen, darf der Arbeitgeber die zuletzt bescheinigten Angaben einer Ersatzbescheinigung für den Lohnsteuer- 37

Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt abzug anwenden. Die Nutzung der Papierdokumente ist auch möglich, wenn das Unternehmen bereits einen Datenabruf aus ELStAM durchgeführt hat. Es kann für jeden Mitarbeiter einzeln festgelegt werden, ob eine Besteuerung zunächst nach der Lohnsteuerkarte in Verbindung mit einer Ersatzbescheinigung oder direkt mit den ELStAM-Daten vorgenommen werden soll. Eine weitere Ausnahme sieht das ELStAM-Einführungsschreiben vor. Danach kann der Arbeitgeber auch nach dem Abruf der Daten auf eine sofortige Anwendung der abgerufenen ELStAM-Daten verzichten und für die Dauer von max. 6 Kalendermonaten weiter nach den Merkmalen der Lohnsteuerkarte 2010, einer vom Finanzamt ausgestellten Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug 2011, 2012, 2013 sowie einem Ausdruck oder einer sonstigen Papierbescheinigung den Lohnsteuerabzug durchführen. Der 6-Monats-Zeitraum gilt auchdann, wenn dieser über das Ende des Einführungszeitraums (31. Dezember 2013) hinausreicht. elstam Die bis 2010 von den Gemeinden verwalteten Steuerdaten wurden im Laufe des Jahres 2011 in eine zentrale Datenbank (ELStAM-DB) übertragen. Alle Änderungen wurden danach in dieser Datei nachgeführt. Der Arbeitgeber kann ab 1.1.2013 die Steuerdaten für die bei ihm beschäftigten Arbeitnehmer aus der ELStAM-Datei abrufen und direkt in sein Abrechnungsprogramm übernehmen. Die eingelesenen Daten sind dem Arbeitnehmer mit dem Ausdruck der Abrechnung mitzuteilen. Zum Abruf der ELStAM-Daten ist zunächst eine Anmeldung des neuen Arbeitnehmers erforderlich. Dazu ist eine Anmeldeliste an die ELStAM-Datenbank zu senden. Die Liste muss folgende Angaben zum Arbeitnehmer enthalten: die Steueridentifikationsnummer das Geburtsdatum der Beginn der Beschäftigung Hauptarbeitgeber ja/nein (erstes oder zweites Arbeitsverhältnis) Lohnsteuerfreibetrag beim Nebenarbeitgeber. Erfolgt keine Angabe zum Merkmal Hauptarbeitgeber, wird immer die Steuerklasse VI vergeben. Nach der Anmeldung erhält der Arbeitgeber eine Bestätigung über die Anforderung der Daten. Danach können die Besteuerungsmerkmale, wie Steuerklasse, Religionszugehörigkeit etc. innerhalb einiger Tage abgerufen werden. Hat der Arbeitgeber zusätzlich eine Ersatzbescheinigung mit aktuelleren Daten vorliegen, so ist für die Lohnabrechnung die Angaben der Ersatzbescheinigung zu verwenden. 38

Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers zu tun? 3 Bei Einführung des ELStAM-Verfahrens bzw. dem erstmaligen Abruf von Daten aus der ELStAM-Datenbank kann es vorkommen, dass veraltete oder unzutreffende Daten bereitstellt werden. Der Mitarbeiter muss in diesem Fall die Änderung der ELStAM beim Finanzamt beantragen. Da die Finanzämter jedoch nicht befugt sind, in der ELStAM-Datenbank gespeicherte Meldedaten zu ändern, stellt das Finanzamt eine Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug aus und sperrt den Arbeitgeberabruf zunächst für den in der Bescheinigung angegebenen Zeitraum, z. B. Kalenderjahr 2013. Es handelt sich um eine sogenannte Vollsperrung des Datenabrufs. Gleichzeitig veranlasst das Finanzamt die Änderung der Daten beim Bundeszentralamt für Steuern. Versucht der Arbeitgeber oder ein Lohnbüro den Arbeitnehmer trotz erfolgter Vollsperrung bei der ELStAM anzumelden bzw. Daten abzurufen, erhält er die Mitteilung Keine Anmeldeberechtigung. In diesem Fall ist eine Besondere Lohnsteuerbescheinigung des Finanzamts für den Mitarbeiter erforderlich. Liegt diese nicht vor, muss der Lohnsteuerabzug nach Steuerklasse VI erfolgen. Außerdem darf der Arbeitgeber die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Besonderen Bescheinigung nur dann für den Lohnsteuerabzug verwenden, wenn ihm die Lohnsteuerkarte 2010 oder eine Ersatzbescheinigung 2011, 2012 oder 2013 des Arbeitnehmers mit einer der Steuerklassen I bis V vorliegt. Sperrung der elstam vor dem erstmaligen Datenabruf Erfolgte die Sperrung des ELStAM-Datensatzes vor dem erstmaligen Abruf der Daten durch den Arbeitgeber, muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die Aufhebung der Sperrung mitzuteilen. Dazu erhält der Arbeitnehmer von seinem Finanzamt ein Informationsschreiben über die Aufhebung der Sperrung. Aufgrund dieser Mitteilung hat der Arbeitgeber den beschäftigten Arbeitnehmer erstmalig in der ELStAM-Datenbank anzumelden und die entsprechenden ELStAM-Daten abzurufen. Diese Regelung gilt auch im Falle eines Arbeitgeberwechsel während der Dauer der Sperrung. Sperrung der elstam nach dem erstmaligen Datenabruf Hat das Finanzamt die ELStAM-Daten nach ihrem erstmaligen Abruf gesperrt, wird dem Arbeitgeber die Aufhebung der Sperrung durch Bereitstellung einer sogenannten Änderungsliste automatisch mitgeteilt. Danach kann der Arbeitgeber die bereitgestellten ELStAM-Daten wieder abrufen und ab der folgenden Lohnabrechnung anwenden. 39

Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt Anmeldung bei ELStAM Für die Anmeldung eines Arbeitnehmers an der ELStAM-Datenbank ist die Übermittlung eines Zertifikats durch den Arbeitgeber erforderlich. Dies kann das Organisationszertifikat der Firma oder ein persönliches Zertifikat z.b.für einen Lohnabrechnenden sein. Sollen Arbeitnehmer aus betrieblichen Gründen durch zwei getrennte Personen eines Unternehmens abgerechnet werden z.b.mitglieder eines Vorstands wird bei Verwendung des Organisationszertifikats die Änderungsliste für alle Arbeitnehmer zurückgemeldet. Eine getrennte Rückmeldung ist nur durch die Verwendung eines Organisationszertifikates (für die Hauptorganisation) und eines persönlichen Zertifikates (für eine spezielle Personengruppe) möglich. Das Organisationszertifikat ist in der Regel das bereits bestehende Zertifikat, welches für die Lohnsteueranmeldung verwendet wird. TIpp Größere Organisationen mit vielen Lohnabrechnenden können sich bis zu 20 Organisationszertifikate für eine Steuernummer ausstellen lassen. Problematisch ist jedoch, dass bei einer Rückmeldung des Finanzamts immer die gesamte Änderungsliste aller Mitarbeiter zu dieser Steuernummer aus der ELStAM-Datenbank erfolgt. Eine Aufteilung der Änderungsdaten muss intern im Unternehmen organisiert werden. Steueridentifikationsnummer Die Steueridentifikationsnummer ist auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte oder auf der Ersatzbescheinigung 2011, 2012, 2013 aufgedruckt. Ist noch keine Steueridentifikationsnummer vergeben, kann der Mitarbeiter diese beim örtlichen Finanzamt beantragen. Die Steueridentifikationsnummer ist zwingend seit 2012 für die Anmeldung an der ELStAM-Datenbank und zur Erstellung einer Lohnsteuerbescheinigung erforderlich.! AchTUNG Fehlt die Steueridentifikationsnummer kann keine Lohnsteuerbescheinigung für den Mitarbeiter durchgeführt werden. Der Mitarbeiter ist selbst für die Beantragung und die Vergabe der Steuer-ID verantwortlich. Wurde die Steuer-ID beantragt, darf der Arbeitgeber 2Monate die Entgeltabrechnung nach den An- 40

Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers zu tun? 3 gaben des Mitarbeiters durchführen. Liegen nach diesem Zeitraum die Steuer- ID und damit die zur Besteuerung erforderlichen Daten noch nicht vor, ist die Lohnabrechnung mit Steuerklasse VI (6) vorzunehmen. Für Mitarbeiter mit einem ausländischen Wohnsitz z.b.grenzgänger gilt bis 2014 das Formularverfahren des Finanzamts weiter. Mangels Steuer-ID ist keine Meldepflicht in Deutschland erforderlich selbst dann nicht, wenn für den Arbeitnehmer eine Steuer-ID wegen anderer Gründe vorhanden ist. Faktor Ehegatten, die beide steuerpflichtig berufstätig sind, können sich auf der Lohnsteuerkarte einen sogenannten Ermäßigungsfaktor eintragen lassen. Der Faktor wird vom Finanzamt ermittelt und auf der Lohnsteuerkarte im Abschnitt I eingetragen. Die Ermittlung des Faktors ist nur bei der Steuerklassenkombination IV/IV (beide Ehegatten Steuerklasse 4) möglich. Der Faktor wird mit drei Nachkommastellen berechnet und nur eingetragen, wenn er kleiner als 1 ist. Eine Eintragung erfolgt auf beiden Steuerkarten der Eheleute und ermäßigt die Lohnsteuer. Der Faktor ist mit der ermittelten Lohnsteuer laut Tabelle zu multiplizieren und muss entsprechend in ein Lohnabrechnungsprogramm eingegeben werden. Weitere Details zum Faktor-Verfahren finden Sie im Kapitel 4.2.1.! AchTUNG Wird das Faktor-Verfahren gewählt, können keine Freibeträge auf der Lohnsteuerkarte eingetragen werden. Die Freibeträge werden automatisch bei der Ermittlung des Faktors berücksichtigt. Steuerfrei- /Steuerhinzurechnungsbetrag Auf der Lohnsteuerkarte bzw. der Ersatzbescheinigung gibt es einen sogenannten Hinzurechnungsbetrag, den der Arbeitgeber bei der Ermittlung der Lohnsteuer berücksichtigen muss. Der Hinzurechnungsbetrag kommt zum Tragen, wenn der Arbeitnehmer mehrere Beschäftigungsverhältnisse hat oder als Rentner eine Betriebsrente (Versorgungsbezüge) bezieht und zusätzlich eine steuerpflichtige Beschäftigung ausübt. Werden mehrere Beschäftigungen mit geringem Arbeitsentgelt nebeneinander ausgeübt, wird oft der steuerliche Grundfreibetrag nicht ausgeschöpft. Trotzdem unterliegt der Arbeitslohn im ersten Beschäftigungsverhältnis der Lohnsteuer nach 41

Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt Steuerklasse I III und in weiteren Arbeitsverhältnissen der Steuerklasse VI mit einer zweiten oder weiteren Lohnsteuerkarte. Da die mit Steuerklasse VI einbehaltene Lohnsteuer in der Regel im Zuge der Einkommensteuer wieder erstattet wird, kann sich der Arbeitnehmer auf der zweiten oder dritten Lohnsteuerkarte einen Freibetrag eintragen lassen. Im Gegenzug muss auf der Lohnsteuerkarte mit Steuerklasse I III ein Hinzurechnungsbetrag in gleicher Höhe eingetragen werden. Dieser ist dem monatlichen Arbeitslohn oder den Versorgungsbezügen für die Ermittlung der Lohnsteuer hinzuzurechnen. Mit dieser Vorgehensweise wird erreicht, dass Arbeitslohn, der der Steuerklasse VI unterliegt, weitgehend von der Lohnsteuer befreit bleibt, da vom steuerpflichtigen Arbeitslohn der Freibetrag abzuziehen ist. Im Gegenzug erhöht sich der Arbeitslohn, welcher der Steuerklasse I III unterliegt. In diesen Steuerklassen fällt jedoch weit weniger Lohnsteuer an als in Klasse VI. Hat der Arbeitnehmer hohe Sonderausgaben oder außergewöhnliche Belastungen, die in der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden können, kann er sich für diese Belastungen einen Steuerfreibetrag auf der Lohnsteuerkarte bzw. der Bescheinigung 2011, 2012, 2013 in Abschnitt Ieintragen lassen. Welche Aufwendungen auf der Lohnsteuerkarte eingetragen werden dürfen, ist im Einkommensteuergesetz ( 39a EStG) abschließend geregelt. Andere Ermäßigungsgründe sind nicht zulässig, sondern können erst nach Ablauf des Kalenderjahres durch Abgabe einer Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden. Der Freibetrag ist als Jahres- und Monatsfreibetrag auf der Lohnsteuerkarte bzw. Bescheinigung eingetragen und muss in das Lohnabrechnungsprogramm übernommen werden. Der Freibetrag reduziert den steuerpflichtigen Arbeitslohn und somit die Lohnsteuer. Ab 2013 sind erfasste Freibeträge über die ELStAM-Datenbank abrufbar. Außerdem sollen die Eintragungen ab dem Jahre 2014 für zwei Jahre Gültigkeit haben.! WIchTIG Mit dem Start der ELStAM-Datenbank zum 1.1.2013 werden alle zuvor gespeicherten Freibeträge automatisch auf Null gesetzt. Aus diesem Grund sollten die Arbeitnehmer vor dem ersten Datenabruf des Arbeitgebers die Steuerfreibeträge beim Finanzamt erneut beantragen. 42

Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers zu tun? 3 Beitrag zur privaten Krankenversicherung Mit dem Bürgerentlastungsgesetz 2009 wurden die Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung vollständig bei der Ermittlung der Lohnsteuer berücksichtigt. Dies gilt unabhängig davon ob der Mitarbeiter bei einer gesetzlichen Krankenkasse oder bei einem privatwirtschaftlichen Versicherungsunternehmen krankenversichert ist. Darüber hinaus können für privat Krankenversicherte die Beiträge von deren Ehegatten und ihren Kinder bei der Lohnsteuerberechnung berücksichtigt werden, sofern diese keine eigene Beschäftigung haben und der Arbeitnehmer unterhaltspflichtig ist. Von der Lohnsteuer abziehbar ist jedoch nur der Anteil des Gesamtbeitrags, der für die sogenannte Basisabsicherung zu entrichten ist. Das Versicherungsunternehmen nimmt eine Aufteilung des Gesamtkranken- und Pflegeversicherungsbeitrags in einen Basisabsicherungsbeitrag und einen freiwilligen Beitrag vor. Mitarbeiter mit einer privaten Krankenversicherung müssen ihrem Arbeitgeber eine Bescheinigung mit einer entsprechenden Aufteilung der Gesamtbeiträge vorlegen. Erfolgt die Vorlage nicht, ist für die Lohnsteuerberechnung automatisch eine Mindestpauschale von 12 % des steuerpflichtigen Arbeitslohns, maximal 1.900 eur pro Jahr, als Kranken- und Pflegeversicherungsbeitrag zu berücksichtigen (Mindestpauschale). In der Steuerklasse III gilt ein Höchstbetrag von 3.000 pro Jahr als Steuerabzug von der Lohnsteuer. Kein Abzug für die private Krankenversicherung ist in der Steuerklasse VI (6) möglich. Die Steuerklasse 6 ist für Zweitbeschäftigungen (zweite Lohnsteuerkarte). Die Mindestpauschale (12 %/1.900 ) ist auch anzuwenden, wenn die tatsächlichen Aufwendungen für die private Kranken- und Pflegeversicherung unter dem Mindestbetrag liegen. Es ist also stets eine Vergleichsrechnung vorzunehmen. Ab 2015 sollen die Beiträge zur privaten Krankenversicherung auch über die ELStAM-Datenbank abrufbar sein. Bis zu diesem Zeitpunkt gelten die für das Jahr 2010 vorgelegten Freibeträge weiter, bzw. wenn zwischenzeitlich neuere Bescheinigungen der Versicherung vom Arbeitgeber vorgelegt werden sind diese für den Lohnsteuerabzug zu berücksichtigen. Weitere Informationen finden in Kapitel 4.1.! AchTUNG Die Basisabsicherung in der privaten Krankenversicherung ist vom sogenannten Basistarif zu unterscheiden. Der Basistarif ist ein von jedem Versicherungsunternehmen anzubietendes Leistungsangebot, das den Pflichtleistungen der gesetzlichen Krankenkassen entspricht. Die Basisabsicherung ist hingegen der Anteil des Beitrags zur privaten Krankenversicherung, der sich auf die Grundleistung (ohne Krankengeld und Chefarztbehandlung) der privaten Krankenversicherung bezieht. 43