05.10.2014 Hinweise für richtiges Buchen mit dem KGV-Programm Zusammengestellt von H.-J. Kranz, Schatzmeister der KGV Freudenberg e. V. 1. Vorbemerkung Sie sind ausgebildeter Buchhalter oder verfügen über ausreichende Kenntnisse zur Buchführung, dann können Sie dieses Dokument ungelesen schließen. Ist die Buchhalterei mit den Begriffen Soll, Haben, Saldo, T-Konten und Doppelte Buchführung für Sie ein Buch mit sieben Siegeln, dann soll diese Abhandlung eine Hilfe sein. Die hier gegebenen Hinweise ersetzen nicht das Handbuch zur KGV-Software. Sie sollen zur Erläuterung der Buchungsvorgänge dienen. Mit der Aufzeichnung von Geschäftsvorgängen wurde weit v. Chr. begonnen. Die doppelte Buchführung findet man bereits im Mittelalter. In Büchern wurden die Geschäftsvorgänge handschriftlich eingetragen. Rechentechnik stand noch nicht zur Verfügung. Zur Vereinfachung der Auswertung wurden jedem Konto zwei Spalten zu geordnet. Die linke Spalte ist immer Soll, die rechte immer Haben. Die Spaltenbezeichnung hat dabei keine inhaltliche Bedeutung zu den Verben sollen und haben. Sie sind historisch bedingt. Die Darstellung des Kontos mit den beiden Spalten sieht aus wie ein T, daher die Beizeichnung T-Konto. In die Spalten des Kontos werden die Zu- und Abflüsse getrennt als absolute Zahlen eingetragen. Der Saldo eines Kontos wird ermittelt, indem die Zahlen jeder Spalte addiert werden und die kleinere Summe von der größeren subtrahiert wird. Steht die größere Summe in der Spalte Soll, haben Sie den Sollsaldo ermittelt, anderenfalls den Habensaldo. Der Begriff Doppelte Buchführung sagt aus, dass jeder Buchungsvorgang zwei Buchungen beinhaltet. Die eine Buchung betrifft immer ein Geldkonto. Die andere Buchung erfolgt auf ein passendes Gegenkonto. Die beiden Buchungen bilden einen Buchungssatz. Dazu und zu den Kontenarten kommen wir noch. Für die Einordnung der Beträge in die Spalten Soll und Haben bei den Geldkonten hilft folgende Eselsbrücke: Das Geld, was auf das Geldkonto kommt, soll ich erhalten. Mit dem Geld, das von dem Geldkonto abgeht, habe ich bezahlt. 2. Grundlegendes für das Buchen mit dem KGV-Programm Die KGV-Software ist für die Buchführung nicht umsatzsteuerpflichtiger Vereine geeignet. Alle Buchungen werden mit den Bruttowerten (also einschließlich Mehrwertsteuer) vorgenommen. Die Mehrwertsteuer wird nicht gesondert ausgewiesen. Dazu ist im KGV-Programm im Fenster Vereins-Daten auf der Karteikarte Finanzdaten die Einstellung (Bei Verein steuerpflichtig: keinen Haken setzen) vorzunehmen. Die Variante Verein ist (umsatz)steuerpflichtig funktioniert gegenwärtig im Programm nicht. Umsatzsteuerpflichtige Vereine sollten eine eventuelle Buchführung mittels des KGV-Programms mit Ihrem Steuerberater abstimmen. Die Software setzt den Zeitraum 01.01. bis 31.12. des Jahres als Geschäftsjahr voraus. Für die Buchungen brauchen wir einen Kontenrahmen mit den Konten. Den vorgegebenen Standardkontenrahmen finden Sie über die Schaltfläche Vorgaben für die Buchhaltung (Stammdaten).Auf der Karteikarte Gruppen (Klassen) des Kontenrahmens sind die Kontenklassen dargestellt, in die sich der Kontenrahmen gliedert. Die Kontenübersicht in dem entsprechenden Geschäftsjahr ist durch Kopieren der Übersicht aus dem Vorjahr oder durch Übernahme des Standardkontenrahmens zu gewinnen. Individuelle Anpassungen sind möglich, bedürfen jedoch dann auch der Anpassungen der E/A-Listendefinition. Bei den Konten unterscheiden wir die Kontenarten Vermögens-, Geld-, Einnahme- und Ausgabekonten. In den Vermögenskonten werden das Anlagenvermögen (Sachwerte) und die Rücklagen erfasst. In den Geldkonten wird das eigentliche Geld geparkt. In den Einnahmekonten werden die Einnahmen bzw. Erträge dargestellt. In den Ausgabekonten werden die Ausgaben bzw. die Aufwände festgeschrieben. - 1 -
Vermögens- und Geldkonten sind Bestandskonten. Die Bestandskonten haben am Jahresanfang einen Anfangswert, der sich aus dem Endwert des Vorjahres ergibt. Vor Beginn des Geschäftsjahres sind die Anfangsbestände abzugleichen. Einnahme- und Ausgabekonten sind Erfolgskonten. Die Erfolgskonten haben am Jahresanfang jeweils den Wert null. Vergessen Sie zu Jahresbeginn nicht, die Einstellung der Belegnummern im Fenster Buchhaltung Einstellungen Belegnummern vorzunehmen. Die Buchführung im KGV-Programm erfolgt nach dem Prinzip der Einnahme-Überschuss- Rechnung, das heißt, die Buchungen werden erst dann vorgenommen, wenn das Geld fließt. Für jede Buchung ist ein Buchungssatz zu erstellen. Dieser muss mindestens ein Geldkonto enthalten. Das zweite Konto kann ein Geld-, Vermögens-, Einnahme- oder Ausgabekonto sein. Bei der Auswahl des zweiten Kontos ist die Prioritätsreihenfolge Kontengruppe bzw. klasse, Kontenart, Textbezeichnung des Kontos zu beachten. Als Beispiel sei dafür genannt: Buchungen des ideellen Bereiches gehören die Kontenklasse2, Strom betreffende Buchungen in die Kontenklasse 7 und Wasser in die Kontenklasse 8. Der Buchungssatz lautet grundsätzlich: Sollkonto (Betrag) an Habenkonto (Betrag)! Daher erfolgt die Buchung unter Verwendung des T-Kontenmodells immer über Kreuz nach dem Schema linke Seite auf rechte. Im T-Kontenmodell sieht das so aus: Kontenart: Bestandskonten Erfolgskonten (Vermögenskonten Ertragskonten Aufwandskonten Geldkonten) (Einnahmekonten) (Ausgabekonten) Soll Haben Soll Haben Soll Haben (bei Darstellung in einer Spalte) (positive (negative (negative (positive (positive (negative Art der Buchung: Einnahme Ausgabe Geldtransfer 1.Konto 2.Konto Korrektur Einnahme Korrektur Ausgabe S Bestandskonten = Vereinsvermögen S Ertragskonten- S Aufwandskonten= Ergebnis (S Einnahmekonten- S Ausgabekonten= Ergebnis) Legende: Geldzufluss Buchungssatz Einnahme Buchungssatz Geldtransfer mit Betrag >0 mit Betrag >0 mit Betrag < 0 mit Betrag < 0 Geldabfluss Buchungssatz Ausgabe mit Betrag >0 mit Betrag < 0-2 -
Da in der heutigen Zeit überall die Rechentechnik Einzug erhalten hat, ist die Darstellung des Kontos mit den zwei Spalten allgemein nicht mehr üblich (Ausnahme: handgeführte Kassenbücher). Alle Eintragungen kommen in eine Spalte. Die Zahlen werden vorzeichenbehaftet eingetragen. Die Begriff Soll und Haben werden weiterhin verwendet. Die Zuordnung des Vorzeichens zu Soll und Haben ist abhängig von der Art des Kontos (siehe T-Kontenmodell). Wichtiger Hinweis: Die Tabelle Buchungsjournal im KGV-Programm stellt die Buchungen zurzeit nicht korrekt dar.(vorzeichenfehler bei Art= A, Art=G und Art=V; Geldtransfer wird nur in einem Datensatz erfasst.) Intern rechnet das Programm aber richtig. Verwenden Sie deshalb den Ausdruck Buchungsjournal (über das Druckersymbol im Fenster Buchungsjournal erreichbar.).als Excel-Liste können Sie sich das korrekt dargestellte Buchungsjournal über den Menüpunkt Recherche SQL-Statements Schaltfläche F BuchungsJournal (E/A-Darstellung) erstellen. Sollte das Fenster leer oder nicht aktuell sein, sind die SQL-Statements über die Schaltfläche Vorgaben laden zu holen. 3. Die Geschäftsbuchung (Stapelbuchung) Mit der Stapelbuchung werden alle Buchungen mit Ausnahme der im Pkt. 4 und 6 genannten Fällen ausgeführt. Bei der Stapelbuchung wird das T-Kontenmodell folgendermaßen umgesetzt: Einnahmen sind in der Regel auf Einnahmekonten und Ausgaben auf Ausgabekonten zu buchen. Von dieser Regel weichen nur Korrekturbuchungen ab. Korrekturbuchungen können auftreten bei Berichtigungen von Buchungen oder Rückerstattung zuviel gezahlter Beträge. Die Bestände werden in Geldkonten und Vermögenskonten geführt. 3.1 Buchungen auf Einnahmekonten Einnahmekonto Haben Soll Für Buchungen mit Betrag <0 (Korrekturbuchung) (Korrekturbuchung) >0 >0 Geldkonto Soll Haben Hier können Sie den eingegebenen Text für eine spätere Wiederverwendung speichern. Hier können Sie den gespeicherten Text bearbeiten. - 3 -
3.2 Buchungen auf Ausgabekonten Ausgabekonto Soll Haben Für Buchungen mit Betrag <0 (Korrekturbuchung) >0 Geldkonto Haben Soll 3.3 Buchungen auf Vermögens- oder Geldkonten Geld-/Vermögenskonto Soll Haben Für Buchungen mit Betrag <0 >0 Geldkonto Haben Soll 3.4 Allgemeines Ist ein Geschäftsvorgang auf mehrere Gegenkonten zu buchen, ist die Splittbuchung anzuwenden. Eine Splittbuchung besteht aus mehreren Buchungssätzen, wobei für alle Buchungssätze das gleiche Geldkonto und die gleiche Art der Erfolgskonten zu verwenden sind. Eine Mischung aus Einnahmeund Ausgabekonten ist nicht möglich. Buchungssätze, die Erfolgskonten beinhalten, führen immer zu einer Änderung des Gesamtvermögens des Vereins. Sie bewirken immer eine Änderung in der Einahme-Überschuss-Rechnung. Buchungssätze, die nur Geldkonten oder Geld-und Vermögenskonten enthalten, führen zu keiner Änderung des Vereinsvermögens und beeinflussen demzufolge die Einahme-Überschussrechnung nicht. Eine Umbuchung zwischen zwei Erfolgskonten ist nur über ein Geldkonto möglich. Es sollte dazu das Geldkonto 1400 verwendet werden. Es sind zwei Buchungssätze erforderlich. Im ersten Buchungssatz fließt das Geld auf das Konto 1400 mit Betrag* (-1), dargestellt mit gestricheltem Pfeil im Abschnitt 1.1 bzw.1.2 je nach Art des Erfolgskontos). Mit dem zweiten Buchungssatz fließt das Geld vom Konto - 4 -
1400 mit Betrag, dargestellt mit vollem Pfeil im Abschnitt 1.1 bzw.1.2 je nach Art des Erfolgskontos). Hinweis: Wollen Sie die fortlaufende Vergabe der Belegnummern korrigieren, so rufen Sie über den Menüpunkt Vorgaben für Buchhaltung (Stammdaten) das Fenster Belegnummern auf und nehmen in diesem Fenster die gewünschten Änderungen vor. 4. Die Buchung von Rechnungen, die mit dem KGV-Programm erstellt wurden. Die im KGV-Programm erstellten Rechnungen dürfen grundsätzlich nur über den Zahlungseingang (oder bei Lastschrifteneinzug über die Funktion f. markierte Rechnungen mit Zahlungsart Lastenschrift ZE verbuchen ) gebucht werden! Eine Buchung über die Stapelbuchung führt zur Fehlbuchung. Die Rechnung bleibt offen. Vom Grundsatz her entspricht der Zahlungseingang zu einer Rechnung der Buchung auf Einnahmekonten. Besonderheiten gilt es zu beachten bei Gutschriften. Eine Gutschrift ist eine Rechnung oder eine Rechnungsposition mit einem negativen Gesamtwert in der Position. Der negative Gesamtwert wird durch eine negative Menge erzeugt. Der Einzelpreis der Menge ist immer positiv! Wird in der Gutschriftposition ein Einnahmekonto angesprochen, dann entspricht die Buchung dieser Position einer Korrekturbuchung. Wird ein Ausgabekonto angesprochen, wird die Gutschrift als normale Ausgabe gebucht. So genannte Null-Rechnungen, bei denen die Rechnungspositionen und die Gutschriftpositionen in der Summe Null ergeben, erhalten nach dem Druck den Status B (Bezahlt). Diese Rechnungen sind ebenfalls über den Zahlungseingang mit dem Wert null zu buchen, damit die einzelnen Positionen in das Buchungsjournal übernommen werden. Bei einer vollständig gebuchten Rechnung sind alle Rechnungspositionen grün markiert. 5. Das Buchen von Rücklagen Die Bildung und das Auflösen von Rücklagen können ebenfalls im KGV-Programm über die Stapelbuchung dokumentiert werden. Bevor Sie die Buchung von Rücklagen ausführen, sollte Ihnen der wesentliche Unterschied zwischen Einnahme-und Ausgabebuchungen sowie der Buchung von Rücklagen bewusst sein. Bei der Einnahme-Überschussrechnung buchen Sie alle Einnahmen und Ausgaben innerhalb des Geschäftsjahres. Jede Buchung führt zu einer Änderung des Vereinsvermögens. (Ausnahmen sind hier Buchungen von einem Geldkonto auf ein Vermögens- oder Geldkonto. Sie beeinflussen die Einnahme Überschussrechnung nicht.) Am Ende des Geschäftsjahres haben Sie ein Ergebnis als Überschuss oder Verlust. Das Ergebnis bildet die Grundlage für die Steuerfähigkeit des Vereines. Im neuen Geschäftsjahr beginnt alles wieder bei null. Anders verhält es sich bei den Rücklagen. Das Geld, das Sie in der Kasse haben, soll zeitnah verwendet werden. Das heißt aber nicht, dass Sie das eingenommene Geld im gleichen Geschäftsjahr auch ausgeben müssen. Hier räumt Ihnen der Gesetzgeber die Möglichkeit zur Rücklagenbildung ein. (Die gesetzliche Grundlage wird hier nicht erläutert. Dazu gibt es entsprechendes Informationsmaterial des LSK). In unserem speziellen Fall heißt das, Sie legen vorhandenes Geld für spätere zeitlich begrenzte Projekte zurück. Daraus resultiert die Bezeichnung Rücklage. Dazu folgendes Beispiel: Ein Verein hat auf dem Sparkassenkonto 10.000,00. Weitere Kassen gibt es nicht. Er hat auch keine weiteren Vermögenskonten. Damit verfügter der Verein über ein Vermögen von 10.000,00, die als Umlaufmittel frei verfügbar sind. Davon soll eine projektbezogene Rücklage von 5.000,00 gebildet - 5 -
werden. Wie erfolgt nun die Buchung? Für die Buchung ist ein Buchungssatz zu bilden. Als Sollkonto wird entsprechend dem Kontenplan das Konto 0810 (Zweckgebundene Rücklage) gewählt. Der zu buchende Betrag beläuft sich auf 5.000,00. Nun gilt es, das Habenkonto auszuwählen. Durch die Rücklagenbildung erfolgt kein Vermögenszuwachs, das heißt, die Summe aller Geldkonten muss um 5.000,00 reduziert werden. Das Sparkassenkonto kommt als Habenkonto nicht infrage, sei es, dass das Geld abgehoben und als Schatz vergraben wird. Das dürfte aber wohl keine Lösung sein. Deshalb bleibt das Geld auf der Sparkasse und wird auf einem virtuellen Geldkonto zurückgestellt. Hierfür bietet sich das Konto 1750 (Rückstellungen) an. Der Buchungssatz lautet demzufolge: Konto 0810 an Konto 1750, 5.000,00. Nach der Buchung haben die Konten folgende Bestände: Konto Kontoart Bezeichnung Bestand 0810 V Zweckgebundene Rücklage 5.000,00 1300 G Sparkasse 10.000,00 1750 V Rückstellungen - 5.000,00 Die Summe aller Bestandskonten ergibt das Vereinsvermögen in Höhe von 10.000,00. Die Summe aller Geldkonten ergibt 5.000,00 als frei zur Verfügung stehende Umlaufmittel. Die Auflösung dieser Rücklage geschieht mit folgendem Buchungssatz: : Konto 0810 an Konto 1750, -5.000,00. Somit können Sie die verschiedenen Rücklagen im KGV-Programm abbilden und haben über das Konto 1750 den Überblick, wie viel Geld gebunden ist. Das bisher gesagte soll durch folgendes Beispiel aus der Praxis untermauert werden: Ein Verein mit 100 Mitgliedern beschließt, vorbeugende Instandsetzungsarbeiten an seiner Elektroanlage in 3 Jahren ausführen zu lassen. Die Kosten werden mit 5000,00 veranschlagt. Deshalb wird in diesem und im nächsten Jahr eine Umlage von 25,00 /Mitglied erhoben. Diese Umlage wird in der Jahresrechnung als eine Position ausgewiesen. (Siehe dazu auch Anleitung zur Erstellung der Rechnung im KGV-Programm ). Bei der Rechnungserstellung muss für diese Position das Einnahmekonto festgelegt werden. Aus der Kontengruppe Energie sollte das Konto 7120 Umlage für Werterhaltung gewählt werden. Bei der Verbuchung der Zahlungseingänge für die Jahresrechnungen entstehen somit unter anderem 100 Buchungssätze Bankkonto/Kasse an 7120, 25,00. Nun wird im Menüpunkt Stapelbuchung die Rücklage mit dem Buchungssatz 0810 an 1750, 2500,00 gebucht. Am Jahresende weist die Einnahme-Überschussrechnung bei einem sonst ausgeglichenen Haushalt einen Überschuss von 2500,00 auf. Außerhalb des KGV-Programm sind die Bedingungen für die Rücklage (Beschluss vom, Zweck, Höhe und Zeitpunkt der Auflösung) im Kassenbericht oder Rücklagenverzeichnis festzuhalten. Im zweiten Jahr wiederholt sich alles. Am Ende des zweiten Jahres beträgt der Überschuss bei ansonst ausgeglichenem Haushalt wiederum 2500,00. Das Rücklagenkonto 0810 hat dann einen Bestand von 5000,00 und das Rückstellungskonto 1750 einen von -5000,00. Im dritten Jahr wird die Instandhaltungsmaßnahme realisiert. Die Auflösung der Rücklage erfolgt über die Stapelbuchung mit dem Buchungssatz 0810 an 1750,-5000,00. Damit sind die Bestände des Rücklagenkontos 0810 und des Rückstellungskontos 1750 jeweils null. Die Ausgaben für diese Instandhaltungsmaßnahme sollen auf dem Konto 7150 Sonstige Kosten aus der Kontengruppe Energie erfasst werden. Damit lauten die Buchungssätze 7150 an Bankkonto o. Kasse, Ausgabebetrag. Am Jahresende werden die Ausgaben für die Instandhaltung der Elektroanlage als negatives Ergebnis bei der Einnahme-Überschussrechnung ausgewiesen. Außerhalb des KGV-Programm kann dann erklärt werden, dass das negative Ergebnis durch die Rücklagenauflösung getragen wird. (siehe hierzu auch das Beispiel Auflösung der Rücklage Neubau Wasserleitung im Pkt. 7). 6. Das Buchen von Anlagen Werden von einem Verein Wirtschaftsgüter mit einem Warenwert >150,00 netto für den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb oder Zweckbetrieb angeschafft, besteht die Pflicht zur Aufzeichnung. Die dazu notwendigen Arbeitsschritte wie Erfassen des Wirtschaftsgutes, Ausführung der Erstbu- - 6 -
chung, Buchungen der Abschreibungen und Ausbuchung des Restwertes bei Veräußerung oder Verschrottung sind deshalb im KGV-Programm ausnahmslos unter dem Menüpunkt Analgenbuchhaltung auszuführen. Über die Schaltfläche kommt man zum Fenster Anlagen-Verzeichnis. Am Jahresanfang ist das Anlagenverzeichnis durch Kopie des Anlagenverzeichnisses des Vorjahres zu erstellen. Die einzelnen Funktionen der Anlagenbuchung finden Sie unter der F -Schaltfläche. Auch hier ist wichtig, dass keine Buchungen von Anlagen über die Stapelbuchung ausgeführt werden, da andernfalls wichtige Schritte zur Aufzeichnungspflicht ausgelassen werden. Die bei der Anlagebuchung zu bebuchenden Konten sind unter dem Menüpunkt Buchhaltung Einstellungen Feste Konten voreingestellt. Bei der Erstbuchung ist die Art der Abschreibung zu wählen. Gegenwärtig bestehen folgende Möglichkeiten: bis 150,00 sofortiger Abzug ab 150,00 bis 410,00 - besonderes Verzeichnis - Abzug als Ausgabe 100 % oder als Sammelposten ab 410,00 bis 1.000,00 - Sammelposten über 1000,00 Abschreibung entsprechend betriebsgewöhnlicher Nutzungsdauer. Möglichkeit 1: alle angeschafften geringwertigen Wirtschaftsgüter von 150,00 bis 1.000,00 werden einheitlich als Sammelposten 5 Jahre abgeschrieben. Möglichkeit 2: alle angeschafften geringwertigen Wirtschaftsgüter von 150,00 bis 410,00 werden sofort abgeschrieben, dann müssen die GWG (mehr als 410,00 bis 1.000,00 ) aktiviert und die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Die Wahlmöglichkeit ist immer auf das Kalenderjahr beschränkt. Die Buchungen der jährlichen Abschreibungen sind am Ende des Kalenderjahres im Fenster Anlagen- Verzeichnis vorzunehmen. Die dazu erforderlichen Funktionen finden Sie durch Betätigen der F - Schaltfläche. Beim Verkauf einer Anlage sind folgende Schritte notwendig: Die Anlage wird über die F - Schaltfläche im Fenster Anlagen-Verzeichnis ausgebucht. Bei der Ausbuchung wird die noch offene Abschreibung vorgenommen und anschließend der noch offene Restbuchwert ausgebucht. Die Anlage besitzt dann den Restbuchwert Null. Sie ist somit für den Anlagenbestand nicht mehr relevant. Erst jetzt darf der eigentliche Verkauf der Anlage gebucht werden. Der erzielte Verkaufserlös wird dann über die Stapelbuchung unter Anwendung des Kontos 4500 (Grundmittelverkauf) gebucht. Dabei kann der erzielte Verkaufserlös vom ursprünglichen Restwert positiv wie auch negativ abweichen. (Der Verkauf darf nur nicht sittenwidrig sein.) 7. Auswertungen der Buchungen und Jahresabschluss Über die Schaltfläche (Auswertungen) finden Sie alle Funktionen zum Auswerten Ihrer Buchungen. Sie können hier das Kassenbuch sowie die einzelnen Kontenauszüge ansehen und ausdrucken. Des weiteren stehen Ihnen hier die Funktionen zur Ermittlung des Ergebnisses der Einnahme- Überschussrechnung zur Verfügung. Sie können auch die Einnahmen und Ausgaben gegenüberstellen. Hier ist jedoch Folgendes zu beachten: Weicht Ihr Kontenrahmen vom Standardkontenrahmen des Programms ab, müssen Sie die Listendefinition für die Einnahmen-Ausgaben-Überschussliste über die Schaltfläche (Aufbau der EA-Liste)an Ihren Kontenrahmen anpassen. Eine fehlerhafte - 7 -
Listendefinition liegt dann vor, wenn das Ergebnis der Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben sich nicht mit dem Ergebnis der Einnahme-Überschussrechnung deckt. Eingangs erwähnte ich, dass bei der doppelten Buchführung je Buchungsvorgang immer zwei Buchungen ausgeführt werden. Somit kann am Jahresende das Ergebnis auch auf zwei unterschiedliche Varianten ermittelt werden. Das Ergebnis der Einnahme/Überschussrechnung basiert auf der Auswertung aller Buchungen auf Erfolgskonten (Einnahme- und Ausgabekonten). Es sagt am Jahresende aus, ob Sie das Geschäftsjahr (aus der Sicht des Finanzamtes) mit Überschuss oder Verlust beenden. Die vom KGV-Programm am Jahresende ausgegebene Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben des KGV Dicke Knolle e. V. könnten zum Beispiel so aussehen. Zur Charakterisierung des Vereins wird angenommen, dass er ca. 90 Parzellen und ein verpachtetes Vereinsheim besitzt sowie die Wasserleitung teilweise erneuerte. - 8 -
Wichtig ist für eine ordnungsgemäße Abrechnung, dass sich die Einnahmen und Ausgaben bei den Durchgangsposten ausgleichen. Das Ergebnis der Einnahme-Überschussrechnung spiegelt in diesem Beispiel wider, dass der Verein das Geschäftsjahr mit einem Verlust von 1.383,46 abschließt. Dieses Ergebnis ist allein für die Beurteilung der Steuerfähigkeit entscheidend. Die Einnahme-Überschussrechnung bringt aber keine Aussage über den Stand des Vereinsvermögens und über die Verwendung der vorhandenen Mittel. Sie enthält somit auch keine Information, ob Sie Rücklagen bilden oder aufstocken können. Die Entwicklung des Vereinsvermögens können Sie über die Auswertung der auf Bestandskonten (Geld-und Vermögenskonten) erfolgten Buchungen darstellen. Das KGV-Programm bietet dazu leider keine Lösung an. Aus diesem Grund sollten Sie die Darstellung in einer Excel-Tabelle selbst generieren. In die Auswertung sind alle Vermögens- und Geldkonten aufzunehmen, deren Bestand oder Umsatz ungleich null ist. Die Zahlenwerte, die Sie dazu benötigen, entnehmen Sie der Summen- und Saldenliste oder dem Jahresbericht(kurz) aus dem KGV-Programm.. Für den Verein Dicke Knolle e. V. könnte dann das auf der nächsten Seite gezeigte Beispiel zu treffen. - 9 -
Mit diesem Beispiel haben Sie die komplette Übersicht über die finanzielle Lage des Vereins. Dazu die Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben aus dem KGV-Programm, in der die Summe von -1.383,46 aufgegliedert wird. Damit haben Sie das komplette Zahlenmaterial für den Kassenabschlussbericht. Nun brauchen Sie den Mitgliedern nur noch erläutern, dass das Ergebnis von -1.383,46 einem positiven Jahresergebnis von 3616,54 entspricht, da mit der Realisierung der Wasserleitung die angesparte Rücklage von 5000,00 aufgelöst wurde. In unserem Beispiel wurden diese 3616,54 für die Aufstockung folgender Rücklagen verwendet: Konto Konto- Rücklage Aufstockungs- art 0860 V Rücklage für Instandhaltung Vereinsheim (Mitgliederbeschluss vom 11.02.2011) betrag 2756,00 0820 V Freie Rücklage 450,00 0830 V Betriebsmittelrücklage 410,00 Gesamt 3616,00 Der Aufstockungsbetrag für die Rücklage für die Instandhaltung Vereinsheim entspricht dem Überschuss aus der Vermögensverwaltung (siehe Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben). Bei kritischer Betrachtung der dargestellten Vermögenswerte erhebt sich die Frage, wieso am Jahresen- - 10 -
de die freiverfügbaren Umlaufmittel um 810,11 größer sind als am Jahresanfang. Die Ursache dafür ist die Finanzierung der Abschreibungen für das Vereinshaus aus den Pachteinnahmen desselben. Der Verein erhält somit jedes Jahr über die getilgten Abschreibungen ein Teil des Geldes zurück, dass er in den vorangegangenen Jahren investiert hat. Sinnvoll wäre, wenn der getilgte Abschreibungswert von ca. 809,00 ebenfalls der Rücklage für die Instandhaltung Vereinsheims zugeführt werden würde. Irgendwann fallen wieder Kosten für das Vereinshaus an, die dann durch die Auflösung dieser Rücklage finanziert werden können. Für den Verein Dicke Knolle e. V. ergibt sich somit im Endeffekt folgende Darstellung der Vermögenswerte. Zum Schluss noch ein Hinweis: Alle Aktionen, die die Rücklagen betreffen, bedürfen der Beschlussfassung durch die Mitgliederversammlung! 8. Nachsatz Der Verein Dicke Knolle e. V. und seine Zahlen wurden frei erfunden. Sie dienen lediglich als Beispiel. Wenn meine Hinweise dazu beigetragen haben, dass Sie jetzt die Buchungsvorgänge im KGV- Programm und deren Zusammenhänge besser verstehen, dann hat sich die Mühe, das alles aufzuschreiben, gelohnt. Bei Fragen und Anregungen können Sie sich an mich wenden. Meine Kontaktdaten finden Sie im KGV-Programm unter der Rubrik Wer kann helfen. Für die Arbeit mit dem KGV- Programm wünsche ich Ihnen vollen Erfolg. - 11 -