1. Konzeption von relationalen Datenbanken 2. ER-Modell, Normalisierung Gliederung 5. Arbeiten mit Abfragen 6. Arbeiten mit Formularen 7. Arbeiten mit Berichten 3. Erste Schritte in Access 4. Tabellenbearbeitung 8. Datenaustausch mit anderen MS-Office Programmen 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 1
Zum Kurs In diesem Kurs wird Access 97 behandelt. Die Kursinhalte sind inhaltlich aber ebenso für älteren Versionen sowie für neuere Access-Versionen (2000/XP) gültig. Es wird Access als Einzelplatzanwendung vorgestellt, Mehrbenutzerumgebung und Vernetzung werden nicht behandelt. Dieser Kurs richtet sich an Endanwender. Er ist weniger gedacht für Power-User und Administratoren. Beispiele, Folien etc. sind im Internet erhältlich: http://www.uni-koeln.de/rrzk/kurse/unterlagen/access/ Möglichkeiten zum selbständigen Üben in z.b. in den PC- Pools des RRZK in der Berrenrather Str. 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 2
Literatur Zu diesem Kurs wird folgende Literatur empfohlen: Access 2000, Grundlagen für Anwender. RRZN-Handbuch Dieses Werk ist zwar für Access 2000, doch überwiegend auch auf frühere oder neuere Versionen von Access anwendbar. Weiterführende Literatur: Online-Hilfe zu Access RRZN-Handbücher: Access 2000, Grundlagen für Datenbankentwicker. Access 2000, Fortgeschrittene Techniken für Datenbankentwickler. Access 2000, Automatisierung, Programmierung. (Alle RRZN-Handbücher erhältlich im Dispatch, RRZK, Berrenrather Str.) 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 3
Grundbegriffe (1) Datenbank: In einer Datenbank können Daten in Tabellen eingegeben werden, die sich auf einen gemeinsamen Themenbereich beziehen oder für einen bestimmten Zweck gedacht sind. Auch Karteikästen sind eine Datenbank. Ein Karteikasten entspricht dabei einer Tabelle, eine Karteikarte einem Datensatz in einer Tabelle, ein Karteikartenfeld einem Datenfeld bzw. einer Spalte der Tabelle. Datenbankprogramm (DBMS): Ein System, das großen Datenmengen in Tabellen speichert, verwaltet und den Zugriff auf die enthaltenen Daten regelt. 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 4
Grundbegriffe (2) Tabelle: In einer Tabelle sind in einer Datenbank die eigentlich Daten gespeichert. Sie besteht aus Spalten, denen jeweils ein Datentyp zugeordnet ist. Relationales Datenbankmodell: Modell zur Strukturierung einer Datenbank: relationale Datenbanken arbeiten mit mehreren Tabellen, die mit Hilfe von Schlüsselfeldern miteinander verknüpft werden. Andere Datenbankmodelle sind z.b. das hierarchische Datenbankmodell oder das objektorientierte Datenbankmodell. 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 5
Grundbegriffe (3) Abfrage: Sicht auf die Tabelle(n) einer Datenbank. Dabei können Einschränkungen an bestimmte Werte (filtern/suchen), Sortierung und Beschränkungen auf ein Teil der Spalten vorgenommen werden. SQL: Standardisierte Sprache, in der sich Abfragen und andere Datenbankoperationen formulieren lassen. 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 6
Probleme beim Datenbankentwurf (1) Redundanz Redundanz liegt vor, wenn (manche) Datensätze und/oder Datenfelder, die in verschiedenen Tabellen benötigt werden, auch mehrfach gespeichert sind. Problem: Speicherplatzbedarf Lösung: Mehrfachspeicherungen auflösen, Tabellen verknüpfen 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 7
Probleme beim Datenbankentwurf (2) Datenintegrität/ -konsistenz Datenintegrität und -konsistenz bedeutet, daß alle (mehrfach) gespeicherten Daten an allen Stellen den richtigen Inhalt haben müssen. Problem: Lösung: bei mehrfach gespeicherten Daten führt eine Änderung an nur einer Stelle zu uneinheitlichen oder gar falschen Informationen. Mehrfachspeicherungen auflösen, Tabellen verknüpfen 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 8
Probleme beim Datenbankentwurf (3) Synchronisation Auf Synchronisation muß geachtet werden wenn Daten von mehreren Personen gleichzeitig genutzt werden sollen. Problem: gleichzeitige Änderungen Lösung: Zusammenfassung in einer Datenbank und Einrichtung einer Mehrbenutzerumgebung. 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 9
schlechte Beispiele (1) Die Speicherung von Kunden und Bestellungen soll modelliert werden: 1. Problem: mehrere Bestellnummern in einem Datenfeld schlecht für z.b. Such- oder Sortieroperationen 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 10
schlechte Beispiele (2) Aufgelöste Mehrfachwerte in einzelne Felder 2. Problem: nur feste Anzahl Bestellungen (4 Spalten) möglich 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 11
schlechte Beispiele (3) Die mehreren Spalten für Bestellungen sind durch Duplizierung der Datensätze aufgelöst. 3. und 4. Problem: Redundanz und Inkonsistenzgefahr (Kunden-Code und Firma) Diese schlechten Beispiele wie das folgende richtige sind in der Datenbank k0.mdb zu finden. 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 12
so geht es richtig Jetzt liegt keine Redundanz mehr vor, da die Tabellen KUNDEN und BESTELLUNGEN mit Hilfe des Schlüsselfeldes Kunden-Code verknüpft sind. In der Tabelle BESTELLUNGEN können beliebig viele Bestellungen zu einem Kunde gespeichert werden, die mit zusätzlichen Informationen versehen sind. 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 13
Methoden zur Datenbankkonzeption Wenn eine Datenbank neu entwickelt wird, sollte man sich die Struktur der Datenbank sehr gründlich überlegen und planen. Die Leistungsfähigkeit und die Vermeidung der vorgestellten Probleme hängt wesentlich davon ab. Zum professionellen Gestalten einer Datenbankstruktur wird häufig das Entity- Relationship-Modell (ER-Modell) eingesetzt. 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 14
ER-Modell: Begriffsdefinition (1) Eigenschaften (Attribute) sind die verschiedenen Felder einer Entität bzw. später eines Datensatzes in Access. Der Wertebereich einer Eigenschaft heißt Domäne. Eigenschaften werden graphisch durch Rechtecke mit abgerundeten Ecken dargestellt, die mit der zugehörigen Entität oder Beziehung verbunden sind. Beispiel: Vorname, Nachname, Personal-Nr eines Mitarbeiters. 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 15
ER-Modell: Begriffsdefinition (2) Eine Entität kann ein Objekt, eine Person, ein Begriff oder ein Ereignis sein. Entitäten unterscheiden sich durch ihre jeweiligen Eigenschaften. Später entspricht eine Entität einem Datensatz in Access. Entitäten werden graphisch durch Rechtecke dargestellt. Beispiel: Abteilung Forschung, Mitarbeiter Schmitz, Projekt 1009 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 16
ER-Modell: Begriffsdefinition (3) Entitätsmengen sind Sammlungen von Entitäten mit gleichen Eigenschaften. Eine Entitätsmenge entspricht später einer Tabelle in Access. Beispiel: Alle Abteilungen, Alle Mitarbeiter 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 17
ER-Modell: Begriffsdefinition (4) Beziehungen sind Verknüpfungen von Entitäten. Eine Beziehung ist von dem Beziehungstyp abhängig und kann Eigenschaften haben. Mehrere Beziehungen werden durch die Eigenschaften unterschieden. Graphisch werden Beziehungen durch Rauten dargestellt, die mit den zugehörigen Entitäten verbunden werden. Beispiel: Mitarbeiter Schmitz arbeitet an Projekt 1009. 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 18
ER-Modell: Begriffsdefinition (5) Der Beziehungstyp beschreibt die numerische Zusammenhänge zwischen den einzelnen Elementen einer Beziehung: 0 Keine Zuordnung 1 genau eine Zuordnung n, m viele Zuordnungen Der Beziehungstyp wird in der graphischen Darstellung an den Verbindungslinien der Beziehung notiert. Beispiel: 1 Abteilung besteht aus n Mitarbeiter, n Mitarbeiter arbeiten an m Projekten 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 19
ER-Modell: Begriffsdefinition (6) Beziehungsmengen sind Sammlungen von Beziehungen gleicher Art zur Verknüpfung von Entitätsmengen. Ein Primärschlüssel ermöglicht die eindeutige Identifizierung einer Entität. Er setzt sich aus einer oder mehreren Eigenschaften zusammen. In der graphischen Darstellung werden Primärschlüssel durch Unterstreichung der jeweiligen Eigenschaften angezeigt. 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 20
ER-Modell: graphische Darstellung 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 21
ER-Modell: Vorgehensweise 1. Zu Beginn des Datenbankentwurfs müssen die Entitäten und Entitätsmengen bestimmt werden. 2. Die Beziehungen zwischen den Elementen müssen bestimmt und ihr Typ muß festgelegt werden. 3. Die Eigenschaften zu jedem Element müssen festgelegt werden. Dazu die zugehörigen Domänen. 4. Für jede Entitätsmenge muß ein Primärschlüssel festgelegt werden. 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 22
Relationenmodell (1) Allgemeine Form: TABELLENNAME (Primärschlüssel, Attribut2, Attribut3,...) Transformationsschritte vom fertigen ER-Modell in eine relationale Tabellenstruktur: 1. Aus jeder Entitätsmenge kann eine Tabelle mit Name der Entitätsmenge abgeleitet werden. 2. Jede 1:n-Beziehung schlägt sich nieder als identische Datenfelddefinition in den zugehörigen Tabellen. 3. Jede n:m-beziehung ergibt eine zusätzliche Tabelle, die aus den Primärschlüsseln der zugehörigen Tabellen im ER-Modell und ggf. weiterer Attribute besteht. Ihr Name muß sinnvoll neu gewählt werden. 4. Beziehungen zwischen Tabellen werden notiert 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 23
Relationenmodell (2) Damit ergibt sich aus obigem Beispiel folgende relationale Tabellenstruktur: ABTEILUNG (Abteilungs-Nr, Bezeichnung) MITARBEITER (Personal-Nr, Nachname, Vorname, Abteilungs-Nr) PROJEKTAUSWERTUNG (Projekt-Nr, Personal-Nr, Stunden) PROJEKT (Projekt-Nr, Beschreibung) 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 24
1. Normalform (1) Regel Jedem Datenfeld eines Datensatzes darf höchstens ein Wert zugewiesen sein. D.h. es dürfen keine Mehrfacheinträge in einem Datenfeld vorliegen. Jeder Datenwert muß durch Schlüsselfelder ermittelt werden können. Lösung/ Transformation Mehrfacheinträge Auflösen durch Duplizieren des Datensatzes so, daß ein Datensatz für jeden Wert des Mehrfacheintrages existiert. Es sind zusätzliche Schlüsselfelder einzufügen. Ein Beispiel 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 25
1. Normalform (2) Normalisierung 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 26
2. Normalform (1) Regel Eine Tabelle enthält nur Daten eines Themen- bzw. Informationsbereiches. Jedes Nicht-Schlüsselfeld muß durch ein Schlüsselfeld identifizierbar sein. Lösung/ Transformation Aufteilung in mehrere Tabellen nach Themen/ Informationsgebieten. Überprüfen und ggf. neue Schlüsselfelder hinzufügen oder zusammengesetzte Schlüssel definieren. 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 27
3. Normalform (1) Regel Es dürfen keine transitiven Abhängigkeiten vorliegen. Lösung/ Transformation Entfernung aller transitiven Abhängigkeiten durch Teilen der Tabelle in mehrere Relationen, in denen alle Nicht-Schlüsselfelder direkt vom gesamten Schlüsselfeld abhängen. Erweiterung des Beispiels: 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 28
Integritätsregeln (1) Integrität auf Datenfeldebene Durch die Wahl von passenden Datenfeldtypen und durch die Angabe von Gültigkeitsregeln im Tabellenentwurf von Access sowie durch Nachschlagelisten (z.b. können die möglichen Werte mit Kombinationsfeldern in Formularen eingegeben werden) kann die Beschränkung auf Werte der zugehörigen Domäne erfolgen. Integrität auf Datensatzebene Durch den Normalisierungsprozeß ist die Datenintegrität auf Datensatzebene weitgehend sichergestellt. 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 29
Integritätsregeln (2) Integrität auf Beziehungsebene Eine relationale Beziehung besteht automatisch, wenn die Tabellen nach den Grundsätzen der relationalen Datenbank erstellt wurden. Das Einfügen oder Löschen von Datensätzen kann zu unerwünschten Ergebnissen führen, vor allem zu Datensätzen, denen entsprechende in einer verknüpften Tabelle fehlen. Eine Problemlösung wird durch referentielle Integrität erreicht. 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 30
Integritätsregeln (3) Das Aktivieren der referentiellen Integrität alleine bewirkt schon, daß Datensätze nicht versehentlich geändert oder gelöscht werden wenn die Integrität dadurch verletzt würde. Es erfolgen dann Meldungen und die durchgeführte Änderung oder Löschung läßt sich nur dann ausführen, wenn zuvor alle verknüpften Daten ebenfalls geändert bzw. gelöscht wurden. Die zusätzlichen Optionen zur referentiellen Integrität bewirken eine Automatisierung dieser Vorgänge: Aktualisierungsweitergabe an Detailfeld Löschweitergabe an Detaildatensatz bewirkt eine automatische analoge Änderung der verknüpften Felder im Detaildatensatz im Beispiel: würde die Projekt-Nr in der Tabelle Projekte für Projekt 2 auf 7 geändert, wird in allen Datensätzen der Tabelle Projektauswertung ebenfalls die Projektnummer 2 auf 7 geändert. bewirkt das automatische Löschen von verknüpften Detaildatensätzen im Beispiel: wird in der Tabelle Projekt das Projekt mit der Projekt-Nr 2 gelöscht, werden in der Tabelle Projektauswertung alle Datensätze mit Projekt-Nr 2 ebenfalls gelöscht. 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 31
Objekte einer Access-Datenbank 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 32
Datentypen in Access (1) Numerische Typen Bezeichnung Beschreibung Beispiel/ Verwendung Währung Festkommazahl (zwei Nachkommastellen) mit Preis, Beitrag etc. Währungsangabe ( DM ) Zahl, Long lange Ganzzahl: -2.147.483.648 bis 2.147.483.647. Anzahl, Schlüsselfelder, evtl. BLZ Zahl, Integer Ganzzahl: -32.768 bis 32.767. Menge Zahl, Byte kurze Ganzzahl: 0 bis 255 kleine Menge Zahl, Single Gleitkommazahl mit einfacher Genauigkeit: -3,402823 Meßwerte 10 38 bis -1,401298 10-45 für negative Werte, 1,401298 10-45 bis 3,402823 10 38 für positive Werte Zahl, Double Gleitkommazahl mit doppelter Genauigkeit: - Meßwerte etc. 1,79769313486232 10 308 bis -4,94065645841247 10-324 für negative Werte, 4,94065645841247 10-324 bis 1,79769313486232 10 308 für positive Werte AutoWert Automatischer Zähler, fortlaufend oder zufällig Schlüsselfelder 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 33
Datentypen in Access (2) Zeichenkettentypen Bezeichnung Beschreibung Beispiel/ Verwendung Text Alphanumerisches Feld mit fest angegebenen Länge bis Artikelname, Telefon, PLZ zu 255 Zeichen Memo Alphanumerisches dynamisches Feld mit einer Bemerkung, Gesprächsnotizen maximalen Länge von 64.000 Zeichen Hyperlink Alphanumerisches, interaktives Feld URLs, Web-Adressen Datums- und sonstige Typen Bezeichnung Beschreibung Beispiel/ Verwendung Datum/Uhrzeit Datums- und Zeitangaben verschiedener Genauigkeit Geburtstag, Termin (2.2.99 16:30), Länge (0.00:20 h) etc. Ja/Nein Boolesches Feld Bezahlt Ja/Nein, Mitglied Ja/Nein OLE-Objekt bis 1 GB. Abbildungen, multimediale Elemente 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 34
Leere Felder Datenbanken können (physikalisch) keine leeren Felder enthalten. Es existiert daher der (virtuelle) Wert Null, der ein leeres Feld repräsentiert 0 Null ( ist eine leere Zeichenkette, d.h. eine mit Länge 0) Beim Datenbankentwurf Die Eigenschaften Eingabe erforderlich verbietet bzw. erlaubt Null- Werte, d.h. leere Felder Die Eigenschaft Leere Zeichenfolge verbietet bzw. erlaubt 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 35
Tabellenstrukturen Dieses Beispiel ist in der Datenbank k1.mdb gespeichert. 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 36
Begriffe zum Tabellenentwurf (1) Indizierung: Ein Index mit den Inhalten eines bestimmten Feldes wird erzeugt. Optimiert Suchen und Sortieren deutlich, benötigt u.u. aber viel Speicherplatz. Schlüsselfeld: Ein Schlüsselfeld enthält Daten, die den Datensatz eindeutig identifizieren (Primärschlüssel) ein Verweis auf einen Datensatz in einer verknüpften Tabelle darstellen 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 37
Begriffe zum Tabellenentwurf (2) Beziehung Verknüpfung von mehreren Tabellen Referentielle Integrität Für eine Beziehung kann referentieller Integrität verlangt werden damit Schlüsselfelder nicht auf einen nicht vorhandenen Datensatz in einer verknüpften Tabelle verweisen ein Datensatz nicht verändert oder gelöscht werden kann solange Verweise in Schlüsselfeldern einer verknüpften Tabelle dadurch unrichtig werden 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 38
Beziehungen erstellen Die nebenstehenden Beziehungen werden in der Beziehungsansicht von Access verwaltet: Dabei kann für eine Beziehung referentielle Integrität vorgeschrieben werden 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 39
Abfrage-Grundlagen (1) Die Entwurfsansicht für Abfragen hat zwei Bereiche: die zugrunde liegenden Tabellen die Spalten der Abfrage, mit jeweils dem anzuzeigenden Feld oder Ausdruck Sortierung nach der Spalte Anzeigen der Spalte Kriterien für die Daten in der Spalte 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 40
Abfrage-Grundlagen (2) Verknüpfung der Kriterien: 1. Kriterien in einer Zeile werden mit UND verknüpft 2. Die einzelnen Zeilen werden mit ODER verknüpft UND ODER D.h. es werden alle Datensätze ausgewählt, die alle Kriterien in wenigstens einer Zeile erfüllen. 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 41
Abfrage-Grundlagen (3) Spalteninhalt ( Feld: ): Feldname Bezeichnung: Feldname Bezeichnung: Ausdruck d.h. eine Spalte kann (bzw. muß bei Ausdrücken) durch die Angabe einer Bezeichnung neu benannt werden Kriterien: Vergleichsoperator (=, >, <, <>, >=, <=) und Ausdruck 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 42
Abfrage-Grundlagen (4) Ein Ausdruck ist eine beliebige Verkettung von Zahlen (z.b. 123) Texten (in Anführungszeichen, z.b ABC ) Feldreferenzen ([Tabellenname].[Feldname]) Access-Funktionen, die zum Teil wiederum Ausdrücke als Parameter erhalten. Z.B. Wie(Ausdruck) Jetzt() Glätten(Ausdruck) durch Operatoren (+,, /, *, &, Und, Oder, Nicht) 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 43
Abfrage-Grundlagen (5) Access bietet einen Assistenten zur Erzeugung von Ausdrücken. Im Assistenten sind auch alle zur Verfügung stehenden Funktionen, thematisch gruppiert, abrufbar. Gestartet wird der Ausdrucks-Editor mit dem Zauberstab 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 44
Verknüpfungseingenschaften Zwei Tabellen A und B können so verknüpft werden werden, daß sie nur die Datensätze enthalten, bei denen die Inhalte der verknüpften Felder beider Tabellen gleich sind (Inner-Join, Equi-Join) alle Datensätze aus A und nur die Datensätze aus B enthalten, bei denen die Inhalte der verknüpften Felder beider Tabellen gleich sind (Inklusionsverknüpfung, Left-Join) alle Datensätze aus B und nur die Datensätze aus A enthalten, bei denen die Inhalte der verknüpften Felder beider Tabellen gleich sind (Inklusionsverknüpfung, Right-Join) 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 45
Aggregatfunktionen (1) Folgende Aggregatfunktionen zur Berechnung aus Daten stehen zur Verfügung: Name Berechnung Zu verwendende Felddatentypen Summe Summe der Werte eines Feldes Zahl, Datum/Zeit, Währung und AutoWert Mittelwert Durchschnitt der Werte eines Feldes Zahl, Datum/Zeit, Währung und AutoWert Min Niedrigster Wert eines Feldes Text, Zahl, Datum/Zeit, Währung und AutoWert Max Höchster Wert eines Feldes Text, Zahl, Datum/Zeit, Währung und AutoWert Anzahl Anzahl der Werte eines Feldes ohne Berücksichtigung von Nullwerten Text, Memo, Zahl, Datum/Zeit, Währung, AutoWert, Ja/Nein und OLE-Objekt StdAbw Standardabweichung der Werte eines Feldes Zahl, Datum/Zeit, Währung und AutoWert Varianz Varianz der Werte eines Feldes Zahl, Datum/Zeit, Währung und AutoWert ErsterWert Liefert den Wert des Feldes im ersten alle Datensatzes LetzterWert Liefert den Wert des Feldes im letzten Datensatzes alle 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 46
Aggregatfunktionen (2) Zur Zusammenfassung von Daten gibt es folgende Funktionen: Name Gruppierung Ausdruck Bedingung Zweck Definieren der Gruppen, für die Sie die Berechnungen durchführen möchten. Um z.b. die Gesamtverkäufe nach Artikeln gruppiert anzuzeigen, wählen Sie Gruppierung für das Feld Artikelname aus. Erstellen eines berechneten Feldes, in dessen Ausdruck eine Aggregatfunktion angegeben wird. Normalerweise erstellen Sie ein berechnetes Feld, wenn Sie in einem Ausdruck mehrere Funktionen verwenden möchten. Angeben von Kriterien für ein Feld, das nicht zum Definieren von Gruppierungen verwendet wird. Wenn Sie diese Option für ein Feld auswählen, blendet Microsoft Access dieses Feld im Abfrageergebnis durch Deaktivieren des Kontrollkästchens Anzeigen aus. 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 47
Aggregatfunktionen (3) Beispieldaten 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 48
Aggregatfunktionen (4) Beispiel 1 Summe Umsatz pro Name: 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 49
Aggregatfunktionen (5) Beispiel 2 Summe Umsatz pro Name und Jahr: 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 50
Aggegratfunktionen (6) Beispiel 3 Summe Umsatz pro Name in Köln, nur 1999: 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 51
Statische Abfragen (zur Ansicht oder Auswertung von Datensätzen) Auswahlabfrage Kreuztabellenabfrage UNION-Abfrage Abfragetypen Aktionsabfragen (zur gleichartigen Manipulation größerer Mengen von Datensätzen) Aktualisierungsabfrage Löschabfrage Anfügeabfrage * Tabellenerstellungsabfrage * * Anfüge- und Tabellenerstellungsabfragen sind die Hilfsmittel im Normalisierungsprozess 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 52
Steuerelemente Zeiger (kein eigentliches Steuerelement) dient zur Aktivierung eines Elementes Bezeichnungsfeld, z.b. für Überschriften, Bezeichnungen etc. Optionsgruppe: bündelt mehrere Steuerelemente zu einer Gruppe Optionsfeld, z.b. zur Auswahl aus drei möglichen Alternativen; oft in einer Optionsgruppe verwendet. Listenfeld, zur Auswahl eines Wertes aus einer Liste, jedoch wegen Platzbedarf nur für kurze Listen sinnvoll Befehlsschaltfläche, z.b. zum Drucken eines Formulars Objektfeld zur Darstellung eines beliebigen Objektes Seitenumbruch wird beim Druck erzwungen Linie Zauberstab (kein eigentliches Steuerelement) schaltet Assistenten zu den Steuerelementen ein oder aus Textfeld zur direkten Dateneingabe (unabhängig vom Datentyp, dieser kann jedoch spezifiziert werden) Umschaltfläche, kennt die Zustände an und aus Kontrollkästchen, z.b. zur Eingabe von Ja/Nein-Werten Kombinationsfeld, das die Eigenschaften eines Listenfeldes und eines Textfeldes kombiniert; z.b. für die Auswahl aus umfangreichen Listen mit ggf. Neueingabe eines Wertes. Bild, stellt eine Graphik dar Gebundenes Objektfeld, zur Darstellung und zum Bearbeiten in der Datenbank gespeicherter Objekte Unterformular/-bericht, fügt ein Tochterformular (oder Bericht) ein, der mit dem aktuellen Formular verknüpft werden kann Rechteck 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 53
Export Objekt Format Was wird exportiert Tabelle.mdb (Microsoft Access).dbf (dbase).db (Paradox).rtf (Rich Text Format).txt (Text) Tabellenstruktur wahlweise mit und ohne Daten Tabellenstruktur wahlweise mit und ohne Daten Tabellenstruktur wahlweise mit und ohne Daten Daten in tabellarischer Form mit Spaltenüberschriften Daten in tabellarischer Form mit Spaltenüberschriften mit wählbarem Trennzeichen Abfrage.xls (Microsoft Excel).mdb (Microsoft Access).dbf (dbase).db (Paradox).rtf (Rich Text Format).txt (Text).xls (Microsoft Excel) Formular.mdb (Microsoft Access).rtf (Rich Text Format).txt (Text).xls (Microsoft Excel) Bericht.mdb (Microsoft Access).rtf (Rich Text Format).txt (Text).xls (Microsoft Excel) Makro.mdb (Microsoft Access) Kopie des Makros Modul.mdb (Microsoft Access) Kopie des Moduls Daten in tabellarischer Form mit Spaltenüberschriften nur Abfragestruktur Abfrageergebnis als Tabelle Abfrageergebnis als Tabelle Abfrageergebnis als Tabelle mit Überschriften Abfrageergebnis als Tabelle mit Überschriften und frei wählbarem Trennzeichen Abfrageergebnis als Tabelle Kopie des Formulars Formularergebnis in tabellarischer Form mit Layout Formularergebnis in tabellarischer Form mit eingeschränktem Layout Formularergebnis als Tabelle Kopie des Berichts Berichtsergebnis mit Layout Berichtsergebnis mit eingeschränktem Layout Berichtsergebnis als Tabelle 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 54
Import Importformat Was wird importiert Access-Objekt.mdb (Microsoft Access) alle Access-Objekte wie Herkunftsobjekt.xls (Microsoft Excel) Tabellen Tabelle.dbf (dbase).db (Paradox).txt (Text) Eine Textdatei wird Zeilenweise (1 Zeile=1 Datensatz) importiert. Die erste Zeile kann Spaltenüberschriften enthalten, Felder können durch ein frei wählbares Trennzeichen oder durch eine feste Länge abgegrenzt werden. Tabelle 1999-2002, Carsten Mennenöh, Simon Baumann; Baumann@rrz.uni-koeln.de Folie 55