Das Authoring Management System EXPLAIN zur ganzheitlichen Unterstützung des Erstellungsprozesses von Trainingsmedien und WBTs

Das Authoring Management System EXPLAIN zur ganzheitlichen Unterstützung des Erstellungsprozesses von Trainingsmedien und WBTs 1 author(s) of these slides 2006 including research results of the research network KOM otherwise as specified at the respective slide Lasse Lehmann, Helge Fredrich, Christoph Rensing, Volker Zimmermann, Ralf Steinmetz KOM - Multimedia Communications Lab Dept. of Electrical Engineering and Information Technology TUD Technische Universität Darmstadt Merckstr. 25, D-64283 Darmstadt, Germany, Christoph.Rensing@KOM.tu-darmstadt.de Tel.+49 6151 166888, Fax. +49 6151 166152 httc - Hessian Telemedia Technology Competence-Center e.v Merckstr. 25, D-64283 Darmstadt, Christoph.Rensing@httc.de

Überblick Motivation Typischer Erstellungsprozess von Trainingsmedien Explain Konzept Implementierung Einsatzserfahrungen Zusammenfassung und Ausblick 2

Trainingsmedien im Produktlebenszyklus Produkt: x Monate vor Produkteinführung Produkteinführung Produkt Updates Trainer-Schulung Verkaufs-Schulung Benötigte Trainingsmaterialien: Service-Schulung Delta-Schulung Benutzerschulung Enge Terminpläne erfordern Entwicklung der Schulungsmaterialien parallel zur Produktentwicklung Outsourcing der Content-Produktion resultiert häufig in hohen Kosten und hohem Koordinationsaufwand In-house Entwicklung der Inhalte: Muss durch geeignete Werkzeuge unterstützt werden 3 An der Produktentwicklung beteiligte Fachexperten müssen in den Erstellungsprozess eingebunden werden

Klassischer Prozess der Trainingsmedienerstellung Planung / Materialsammlung Drehbucherstellung Produktion der Lerninhalte Fachexperte Autor/Mediendidaktiker Grafiker/Mediengestalter Projektmanager 4

Schwachstellen der Content-Produktion Identifizierte Schwachstellen der Contentproduktion in KMUs: 1. Hoher Zeitbedarf bei Fachexperten (teuer) 2. Hoher Kommunikations- und Koordinationsaufwand 3. Hoher Zeitaufwand durch komplexe Drehbücher 4. Große Menge an Daten und ungewollte Redundanz 5. Spezieller Werkzeugbedarf 6. Fehlende Integration der Werkzeuge (Medienbrüche) 7. Aufwand bei Aktualisierungen / Lokalisierungen 8. Divergenz zwischen erwarteten und tatsächlichen Kosten 5

Überblick Motivation Typischer Erstellungsprozess von Trainingsmedien Explain Konzept Implementierung Einsatzserfahrungen Zusammenfassung und Ausblick 6

EXPLAIN Gesamtkonzept Prozesse Projekt- Management Content- Erstellung/ Authoring Material- Management Dienste Projektbezogene Archive Planung Content- Pakete anlegen und Format planen Material-, Dokumenten- und Produktionsarchiv Kapitelkonzeption Intro Steuerung / Statusmanagement / Controlling 1 1.1 1.2 Content- Modell / Stückliste 1.1.1 1.1.2 Seitenkonzepti on Autorentoolbasierte Produktion Materialsammlung, -zuordnung und -management Assistenten Didaktischer Assistent Tool Assistent Kalkulationsassistent Kollaborations- Dienste Live Communication Sprecher Übersetzungsagenturen Projekt- Blog/Wiki Medienagenturen Kontakte Bibliotheken Beispiel- Bibliothek Grafik-&Fotobibliothek Vorlagenbibliothek Layoutvorl.- bibliothek Clip- Bibliothek Leitfadenbibliothek Tool bibliothek 7 Ressourcen- Pools Autoren Fotografen Tonstudios Sprecher Videoagenturen Übers.- agenturen Medienagenturen

Projekt-Management Planung Steuerung / Statusmanagement / Controlling auf Content-Projekte zugeschnitten Planung und Controlling von Aufgaben Budget, Finanzen Deadlines Personen und Rollen auf Basis der Statusinformationen im Content-Modell Divergenz zwischen erwarteten und tatsächlichen Kosten (8) PM und Controlling-Funktionalität anbieten Hoher Kommunikations- und Koordinationsaufwand (2) Koordination und Kommunikation unterstützen 8

Content-Erstellung Inhaltspakete anlegen und Format planen Kapitelkonzeption Seitenkonzepti on Autorentoolbasierte Produktion Planung, Konzeption und Produktion der Inhalte Integration von vorhandenen Autorenwerkzeugen über vollwertige Schnittstelle Unterstützt durch didaktischen Assistenten (s.u.) Zwischenergebnis: Content-Modell Fehlende Integration der Werkzeuge (Medienbrüche) (6) Integrieren oder Schnittstellen anbieten Aufwand bei Aktualisierungen / Lokalisierungen (7) Inhalt und Layout / Design trennen 9

Material-Management Materialsammlung, -zuordnung und -management Verwaltung der für die Content-Erstellung benötigten Inhalte Aufladen von Materialien auf die Plattform Zuordnen von Materialien zum Content-Modell Verwaltung der Metadaten Versionierung Suche Hoher Kommunikations- und Koordinationsaufwand (2) Zentraler Speicherort erlaub Information nach Bedarf 10

Content-Modell Intro 1 1.1 1.2 Content- Modell / Stückliste 1.1.1 1.1.2 Enthält logische und inhaltliche Struktur der Lerninhalte (Kapitel und Seiten) Materialien, die verwendet werden sollen (Bilder, Animationen oder sonstige Medien), können an die Seiten gehängt werden Umfangreiche Informationen in den Metadaten (Projektmanagement, Drehbuch, Inhalt, etc.) "Angereichertes Content-Modell" als Alternative zum Drehbuch 11 Hoher Zeitaufwand durch komplexe Drehbücher (3) Hoher Zeitbedarf bei Fachexperten (1) Alternative zu Drehbüchern anbieten Weniger Prüfungen und Freigaben

Hauptprozesse der Explain Plattform Projekt- Management Content- Erstellung/ Authoring Planung Content- Pakete anlegen und Format planen Kapitelkonzeption Intro Steuerung / Statusmanagement / Controlling 1 Content- Modell / Stückliste Seitenkonzepti on Autorentoolbasierte Produktion Material- Management 1.1 1.1.1 1.1.2 Materialsammlung, -zuordnung und -management 1.2 Fachexperten sind an der Content-Erstellung beteiligt Sind verantwortlich für den Inhalt der Lernmaterialien (technische Fakten, zuordnen existierender Materialien, etc.) Werden durch PM-Prozess optimal eingebunden 12 Hoher Zeitbedarf bei teuren Mitarbeitern (Fachexperten) (1) Einbindung in die Erstellungsprozesse

Backend und Kollaborationsdienste Material-, Dokumenten- und Produktionsarchiv Backend zur Verwaltung der Lerninhalte und Materialien Materialien in dedizierten, mandantenabhängigen Pools Große Menge an Daten und ungewollte Redundanz (4) Inhalte konsistent verwalten und austauschen Live Communication Projekt- Blog/Wiki Kontakte Zusätzliche Kommunikationsdienste für Mandanten der Plattform Fördern Koordinationsmöglichkeiten und Kontaktaufnahme Hoher Kommunikations- und Koordinationsaufwand (2) Koordination und Kommunikation unterstützen 13

Assistenten Didaktischer Assistent Tool Assistent Kalkulationsassistent Didaktischer Assistent: Unterstützt Fachexperten bei der Auswahl des richtigen Formats der Lerninhalte Durch Beantworten von Fragen werden die geeignetsten Formate ausgewählt und ein entsprechendes Template vorgeschlagen Zusätzlich: Wissensbasis mit Hinweisen bezügl. Der Verwendung von Multimedia, Sequenzierung, etc. Tool-Assistent: Hilft bei der Auswahl des passenden Autorenwerkzeugs Abhängig vom gewünschten Format der Lerninhalte 14 Kalkulationsassistent: Unterstützung bei der Finanzplanung eines Content-Projekts Erstellen verschiedener Reports (Budgetüberblick, Diagramme)

Bibliotheken und Ressourcenpools Beispiel- Bibliothek Grafik-&Fotobibliothek Vorlagenbibliothek Layoutvorl.- bibliothek Clip- Bibliothek Leitfadenbibliothek Tool bibliothek Medien für die Contentproduktion (Bilder, Animationen, ) Templates / Vorlagen für Kurse Werkzeuge mit angepassten Lizenzmodellen Spezieller Werkzeugbedarf (5) Entsprechende Werkzeuge und Geschäftsmodelle anbieten Autoren Fotografen Tonstudios Sprecher Videoagenturen Übers.- agenturen Medienagenturen Adressen und Kontaktdaten Beispielarbeiten (Tonproben, Fotos, etc.) Mit Erfahrungen in Content-Erstellung Hoher Kommunikations- und Koordinationsaufwand (2) Koordination und Kommunikation unterstützen 15

Überblick Motivation Typischer Erstellungsprozess von Trainingsmedien Explain Konzept Implementierung Einsatzserfahrungen Zusammenfassung und Ausblick 16

Implementierung 17 Prototyp setzt Großteil der konzipierten Komponenten und Funktionalitäten um Webapplikation On-Demand Nutzung Basis: MS Sharepoint Portalsoftware Verschiedene gewünschte Funktionalitäten schon vorhanden (Materialmanagement, Kommunikation, Metadaten, Versionierung etc.) Erweiterbar durch eigenen Code in Webparts Technologien: Javascript im Frontend Ajax als Middleware C# im Controller

Architektur Webservices Frontend (angepasst) AjaxPro Middleware SP Frontend Explain Controller erweitertes Sharepoint Backend (Listen, Bibliotheken) Sharepoint SQL Backend 18

Projektverwaltung Content-Projekte eines Mandanten Projektstatus und Fortschritt Bearbeiten, Archivieren, Löschen, Exportieren Budget-Übersicht Zeitpläne der Projekte 19

Projektdetails Projekt-Details Inhaltspakete des Projektes Projektmitglieder zuordnen Inhaltspakete bearbeiten, löschen, modellieren Aufgaben zuweisen Kosten-, Budgetübersicht und Zeitplan 20

Inhaltspaketdetails Inhaltspaket-Details Aufgaben definieren Reports generieren Phasen verwalten Zeitplan 21

Materialmanagement Explorer Funktionalität Copy&Paste und Drag&Drop Unterstützung Verschiedene Sichten 22

ContentModeller Modellierungs- Funktionen Metadaten Editor Materialsuche Zuordnung mit Drag&Drop Content-Modell 23

Integriertes Authoring Materialien und Texte aus dem Content-Modell Einfacher HTML Editor 24

25 Didaktischer Assistent

Überblick Motivation Typischer Erstellungsprozess von Trainingsmedien Explain Konzept Implementierung Einsatzserfahrungen Zusammenfassung und Ausblick 26

1. Anwendungs-Szenario Erste Evaluation der Konzepte im ersten Anwendungs- Szenario mit Projektpartnern: Projektpartner erstellen Lerninhalte auf Basis der der EXPLAIN Plattform zu Grunde liegenden Konzepte Erfahrungen: Verbesserung der Prozesse und Koordination Große Akzeptanz für Content-Modell gegenüber Drehbuch Besser strukturiert Weniger Aufwand in Erstellung und Freigabe Weniger Aufwand in der Weiterverwendung im Autorentool Geringerer Zeitaufwand bei gleicher Qualität 27

2. Anwendungs-Szenario Evaluation der Plattform durch die Projektpartner in zweitem Anwendungs-Szenario: Projektpartner erstellen Lerninhalte mit einem Prototypen der Plattform Iterative Verbesserungen der Plattform durch ständiges Feedback während der Testphase 28 Erfahrungen: Verbesserung gegenüber der ersten Evaluation durch: Weniger Medienbrüche Zentrale Datenverwaltung Auf Contentproduktion ausgerichtetes Projektmanagement Noch Verbesserungsbedarf bei: Usability Autorentool-Anbindung Performance

Überblick Motivation Typischer Erstellungsprozess von Trainingsmedien Explain Konzept Implementierung Einsatzserfahrungen Zusammenfassung und Ausblick 29

30 Adressierung der Herausforderungen in EXPLAIN Identifizierte Schwachstellen der Contentproduktion in KMUs: 1. Hoher Zeitbedarf bei Fachexperten (teuer) 2. Hoher Kommunikationsund Koordinationsaufwand 3. Hoher Zeitaufwand durch komplexe Drehbücher 4. Große Menge an Daten und ungewollte Redundanz 5. Spezieller Werkzeugbedarf 6. Fehlende Integration der Werkzeuge (Medienbrüche) 7. Aufwand bei Aktualisierungen / Lokalisierungen 8. Divergenz zwischen erwarteten und tatsächlichen Kosten Beiträge der EXPLAIN Plattform 1. Content-Modell / Kommunikationsunterstützung 2. Materialmanagement / Kollaborationsdienste 3. Umfangreiches Contentmodell mit Material 4. Material-, Dokumentenund Produktionsarchiv 5. Bibliothekenpool 6. Durchgängige Contenterstellung 7. Durchgängige Contenterstellung anhand Contentmodell 8. Kalkulationsassistent / Projektmanagement

Zusammenfassung und Ausblick Zusammenfassung: EXPLAIN als erstes "Authoring Management System" erfolgreich implementiert und getestet Effizienzsteigerung bei gewohnter oder höherer Qualität (didaktischer Assistent) der Lerninhalte festgestellt durch Anwendungspartner in zwei Anwendungs-Szenarios Ausblick: Implementierung weiterer Verbesserungen und Features dauert an Produktreife voraussichtlich 2008 31

Partner & Förderung EXPLAIN ist ein Projekt der Projektinitiative: EXPLAIN FKZ: 01MD507 www.explain-project.de Projektförderung: 32

Contact and Information Dr.-Ing. Christoph Rensing Head of Knowledge Media Multimedia Communications Lab KOM Dept. of Electrical Engineering and Information Technology Merckstr. 25 64283 Darmstadt Germany Phone (+49) 6151 16 6888 Fax (+49) 6151 16 6152 Christoph.Rensing@KOM.tu-darmstadt.de www.multimedia-communications.net www.explain-project.de 33