VR NetWorld-Software SEPA Inhaltsverzeichnis 1. Allgemeine Einstellungen 2. Änderungen Zahlunsempfänger-/ pflichtige 3. SEPA-Überweisung 4. Daueraufträge in SEPA-Daueraufträge migrieren 5. Gläubiger-Identifikationsnummer 6. SEPA Lastschrift-Mandate 7. Formulare für Umstellung und Mandate 8. SEPA Lastschrift 9. Dauerlastschriften / SEPA Dauerlastschriften / Massenänderung 10. SEPA Dateien (XML-Dateien) übertragen 1
1. Allgemeine Einstellungen Überprüfen Sie zunächst die aktuelle Programmversion über? ; Über VR-NetWorld. Damit alle SEPA-Funktionen genutzt werden können sollten Sie mindestens die Version 4.40 im Einsatz haben. Führen Sie wenn nötig eine Programmaktualisierung durch. Damit künftig die SEPA-Überweisungen und Lastschriften als Standardmaske hinterlegt sind, klicken Sie bitte auf ein Konto mit der rechten Maustaste und wählen danach Konto bearbeiten.
Setzen Sie bitte bei SEPA bevorzugt und bei SEPA bei Umsatzabruf bevorzugt einen Haken und bestätigen diesen Vorgang mit OK. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle in der Software angelegten Konten. 3
2. Änderungen Zahlungsempfänger / -pflichtige Da bei SEPA-Überweisungen und Lastschriften keine Umlaute mehr möglich sind, ist es notwendig die bereits in der Software erfassten Zahlungsempfänger / -pflichtige, sowie bereits bestehende Vorlagen zu ändern. Gehen Sie dazu bitte über Stammdaten, Zahlungsempfänger / -pflichtige, in die Bankverbindungen und Adressen. Hier können Sie sich nun die Namen aussuchen, welche angepasst werden müssen. Klicken Sie den entsprechenden Kontakt an und gehen auf Eigenschaften.
Passen Sie den Namen bitte ohne Umlaute an. Desweiteren würde es sich für weiterführende Schritte, wie z.b. direkter Versand der Mandate über die VR NetWorld-Software anbieten die Adresse der Person zu ergänzen. Wechseln Sie anschließend in diesem Fenster auf Bankdaten. Hier werden Ihnen auch schon die IBAN und der BIC Ihres Kontaktes angezeigt. Die Software rechnet alle Kontonummern sowie die Bankleitzahl automatisch um. Überprüfen Sie bitte die errechneten Daten und gehen auf alle Konten Bestätigen. Klicken Sie auf OK um alle Änderungen zu übernehmen und das Fenster zu schliessen. Hinweis: Wir können allerdings keine Garantie übernehmen, dass die errechneten IBAN und BIC auch 100% korrekt sind. Erfragen Sie wenn nötig die Daten bei Ihren Kunden. 5
3. SEPA-Überweisung Sollten Sie wie in Abschnitt 1 beschrieben die Voreinstellung noch nicht geändert haben klicken Sie auf den Euro Button in der Überweisung um in die SEPA-Vorlage zu gelangen. IBAN und BIC werden hier automatisch ergänzt wenn der Begünstigte bereits gespeichert war. Wenn Sie die Überweisung mit OK gespeichert haben, können Sie diese, wie bei Standard-Überweisungen gewohnt, über den Ausgangskorb versenden. Hinweis: Die Ende-zu-Ende Referenz ist von Ihnen nicht zu pflegen, belassen Sie das Feld so wie es vorgeben ist.
4. Daueraufträge in SEPA-Daueraufträge migrieren Hinweis: Daueraufträge, die direkt über die VR Bank Südpfalz oder andere Kreditinstitute verwaltet werden können derzeit nicht über die Software umgestellt werden, eine Migration erfolgt direkt durch die entsprechenden Bank. Um Daueraufträge zu ändern die Sie manuell ausführen gehen Sie bitte in die Dauerüberweisungen. Klicken Sie den entsprechenden Auftrag mit der rechten Maustaste an und wählen dann SEPA Konvertierung ; in SEPA Auftrag umwandeln an. Nun werden Ihnen die Änderungen angezeigt. Über Vorschau können Sie sich den Auftrag anzeigen lassen und mit Speichern wird die Migration abgeschlossen. Hinweis: Die Ende-zu-Ende Referenz ist von Ihnen nicht zu pflegen, belassen Sie das Feld so wie es vorgeben ist. 7
5. Gläubiger-Identifikationsnummer Um Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer in der Software zu erfassen klicken Sie bitte auf Stammdaten ; SEPA und Gläubiger Identifikation Danach gehen Sie auf Neu. Danach können Sie die Gläubiger ID erfassen und diese mit Ok speichern. Eine Beschreibung ist nicht zwingend nötig. Hinweis: Sollten Sie noch keine Gläubiger ID besitzen klicken Sie einfach auf den blau hinterlegten Text und Sie werden direkt auf die Homepage der Deutschen Bundesbank weitergeleitet.
6. SEPA Lastschriftmandat Zunächst sollten Sie einige Grundsatz-Einstellungen vornehmen. Über Extras und Einstellungen kommen Sie dann in das Einstellungsfenster. Gehen Sie im Einstellungsfenster unter den Aufträgen in die weiteren Funktionen. Hier haben Sie die Möglichkeit eine Vorlage einer fortlaufenden Mandatsreferenz anzulegen. Die Zeichen # stehen hier für die Variablen welche Sie vergeben können, allerdings darf die Mandatsreferenz nicht mehr wie 35 Zeichen enthalten. Desweiteren können Sie definieren welche Art von Lastschrift standardmäßig bei neuen Mandaten hinterlegt werden soll. Durch klicken auf Ok speichern Sie Ihre Eingaben. 9
Um in die Verwaltung Ihrer Lastschriftmandate zu gelangen gehen Sie bitte auf Stammdaten, SEPA und dann Mandate. Um ein neues Mandat anzulegen klicken Sie bitte auf Neu. Als Bezeichnung des Mandats bietet sich der Name des Zahlungspflichtigen an, kann aber von Ihnen frei gewählt werden. Die Referenz wird automatisch gemäß Ihrer vorherigen Einstellungen, fortlaufend eingetragen. Sie können diese aber auch individuell überschreiben. Die Identifikation wird schon vom Programm eingetragen. Wählen Sie dann noch den eigentlichen Zahlungspflichtigen aus.
Desweiteren müssen Sie noch festlegen um welche Art der Lastschrift es sich handelt, den Status setzen Sie am besten auf aktiv. Das Ausstellungsdatum ist der Tag an dem Sie entweder Ihren Zahlungspflichtigen über die Umstellung auf die SEPA Lastschrift informiert haben oder der Tag an dem Sie das neue Mandat schriftlich bei Ihrem Zahlungspflichtigen eingeholt haben. Wenn Sie die Serienbriefe oder -Mandate aus der VR NetWorld-Software drucken möchten (siehe Kapitel 8), können Sie natürlich das aktuelle Datum übernehmen. In der Sequenz wählen Sie aus, ob es sich z.b. um eine erstmalige Lastschrift oder z.b. um eine wiederkehrende Lastschrift handelt. Hinweis: Wählen Sie bitte immer zwingend erstmalige Lastschrift aus, wenn Sie noch keine SEPA Lastschrift bei diesem Kunden eingezogen haben! 11
7. Formulare für Umstellung und Mandate Die VR NetWorld-Software bietet Ihnen die Möglichkeit neue Mandate direkt auszudrucken, die Sie dann von Ihrem Kunden unterschreiben lassen können. Wenn Sie die Möglichkeit nutzen möchten Ihre bestehenden Einzugsermächtigungen auf SEPA Mandate umzustellen (Umwidmung/Umdeutung), können Sie auch hier direkt Briefe erstellen und diese Ihren Zahlungspflichtigen zukommen zu lassen. Gehen Sie dazu in die Mandatsverwaltung über Stammdaten, SEPA und Mandate. a) Druck eines neuen Mandates zur Unterschrift Ihrer Zahlungspflichtigen Klicken Sie das gewünschte Mandat mit der linken Maustaste an (schwarz hinterlegt) und gehen dann auf Drucken. Ein Muster sehen Sie auf der nächsten Seite. Tipp: Wenn Sie bei Ihren Zahlungsempfänger / -pflichtigen die Anschrift erfassen, brauchen Sie in dem Formular nichts mehr zu ergänzen.
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b) Umwidmung/Umdeutung von bestehenden Einzugsermächtigungen Klicken Sie das gewünschte Mandat mit der linken Maustaste an (schwarz hinterlegt) und gehen dann auf Eigenschaften. Im Mandat wählen Sie bitte Umdeutung Einzugsermächtigung aus und klicken Sie danach auf Drucken. Tipp: Erfassen Sie hier auch Ihre eigenen Namen/Firma/Verein und die Anschrift, so ist das Formular komplett ausgefüllt und Sie müssen nichts mehr ergänzen. Als nächstes öffnet sich ein Fenster in dem Sie die Möglichkeit haben das Mandatsdatum zu definieren und Ihr Umstellungsdatum festzulegen. Tipp: Das Umstellungsdatum ist jener Tag ab dem Sie ausschließlich SEPA Lastschriften einziehen möchten. Dieses Datum ist von Ihnen selbst im Vorfeld festzulegen.
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8. SEPA Lastschrift Legen Sie zunächst wie unter Abschnitt 6 beschrieben ein Mandat für Ihren Zahlungspflichtigen an. Sollten Sie, wie in Abschnitt 1 beschrieben, die Voreinstellung noch nicht geändert haben klicken Sie auf den Euro Button in der Lastschrift um in die SEPA-Vorlage zu gelangen. Die SEPA Details werden automatisch aus dem Mandat übernommen. Ändern Sie nur das Fälligkeitsdatum sowie die Art der Lastschrift (wie hier wiederkehrende Lastschrift) IBAN und BIC werden hier ebenfalls automatisch ergänzt wenn der Zahlungspflichtige/Mandat bereits gespeichert war. Wenn Sie die Lastschrift mit OK gepeichert haben können Sie diese wie bei Standard-Lastschrift gewohnt über den Ausgangskorb versenden. Hinweis: Die Ende-zu-Ende Referenz ist von Ihnen nicht zu pflegen, belassen Sie das Feld so wie es vorgeben ist. Wichtig: Derzeit können SEPA Terminlastschriften und SEPA Dauerlastschriften nur bankverwaltet (Ausführung durch Kreditinstitut) erfasst werden. Ab Programmversion 5.0 (Mai/Juni 2013) wird dies auch wieder durch Sie als Anwender direkt möglich sein. Beachten Sie bitte die Einreichungsfristen bei den neuen SEPA-Lastschriften!
9. Dauerlastschriften / SEPA Dauerlastschriften / Massenänderung Wichtig: Eine einfache Konvertierung von bestehenden Dauerlastschriften ist derzeit noch nicht möglich. Die Programmversion 5.0 wird ihnen ab Mai/Juni 2013 zur Verfügung stehen, welche diese Funktion unterstützt. Sie können aber bereits jetzt für alle bestehenden Dauerlastschriften und die entsprechenden Zahlungspflichtigen, Mandate erzeugen und diese wie unter Punkt 7 beschrieben direkt ausdrucken. Wählen Sie dazu alle gewünschten Lastschriften in Ihren Dauerlastschriften aus (diese müssen dann schwarz hinterlegt sein). Gehen Sie danach über Transaktionen, SEPA Konvertierung auf SEPA Lastschriftmandat erstellen. Den nun folgenden Hinweis können Sie mit OK schließen. Gehen Sie danach bitte in die Mandatsverwaltung über Stammdaten, SEPA in die Mandate. Hier sehen Sie alle automatisch generierten Mandate. 17
Da die Mandate noch im Status vorbereitet sind müssen Sie die einzelnen Mandate über Eigenschaften aufrufen. Hier können Sie nun den Status auf aktiv ändern und auch gleich Ihren Namen/Firma/Verein und Adresse erfassen, was für die Druckeigenschaften wie unter Punkt 8 beschrieben wichtig wäre. Danach können Sie die Mandate ausdrucken (siehe ebenfalls Punkt 8). Wenn sie bereits jetzt einmalige SEPA-Lastschriften aus Ihren Dauerlastschriften generieren möchten, kontaktieren Sie uns bitte telefonisch unter 06341 5560-4444.
10. SEPA Dateien (XML-Dateien) übertragen Um Dateien im SEPA-Format ( XML-Dateien) zu übertragen, die Sie z.b. in anderen Programmen generiert haben (Buchhaltungssoftware, Vereinsverwaltung etc.) oder die Sie von Ihrem Steuerberater erhalten, gehen Sie bitte auf Datei, Datenträgeraustausch, SEPA und Zur Übertragung einlesen. Wählen Sie dann die gewünschte Datei aus. Wenn das Einlesen erfolgreich war erhalten Sie eine kurze Rückmeldung. Bestätigen Sie mit OK. Die Datei liegt nun wie bereits von DTA-Dateien gewohnt im Ausgangskorb zum Senden bereit. 19