Snderinf Steuerliche Anfrderungen an elektrnische Registrierkassen rma Registrierkassen müssen handels- und steuerrechtlichen Ordnungsvrschriften gerecht werden. Insbesndere für das Finanzamt ist es vn Bedeutung, dass die Kasse Erlöse vllständig und möglichst detailliert aufzeichnet. Jahrelang ist die Finanzverwaltung beim Thema Registrierkasse eher grßzügig verfahren. Damit ist seit einiger Zeit Schluss. Die Finanzverwaltung setzt die Vrschriften verstärkt durch. Registrierkassen sind Prüfungsschwerpunkt und dies aus Finanzverwaltungssicht durchaus mit beachtlichem Erflg: 95% der Kassenprüfungen werden beanstandet. Das zeigt, dass die Kassennutzer das Thema unbedingt ernst nehmen sllten. Oft herrschen bei den Kassennutzern und deren Steuerberatern aber Missverständnisse hinsichtlich der einzuhaltenden Vrgaben. Beispielsweise ist die Auffassung verbreitet, dass es genügt, Tagesendsummenbns vrzuhalten und die Tagesendsummen in das Kassenbuch zu übernehmen. Viele Tagesendsummenbns enthalten dabei nicht die Angaben, wie sie vn der Finanzverwaltung gefrdert werden. Entspricht die eingesetzte Kassentechnik und die durch sie aufgezeichneten Daten nicht den gesetzlichen Anfrderungen, muss der Händler damit rechnen, dass das Finanzamt Steuern aufgrund eines geschätzten Gewinns festsetzt. Die Schätzung wird im Zweifel höher als der vm Händler selbst ermittelte Gewinn sein und damit zu höheren Steuern führen. Die Gefahr vn Hinzuschätzungen besteht auch bei lediglich frmalen Fehlern, hne dass tatsächlich Erlöse verkürzt wurden. Beispiel: Der Z-Bn enthält keine Angaben zu Strnierungen. Vr Nachlässigkeit im Umgang mit den Anfrderungen der Finanzverwaltung ist daher ausdrücklich zu warnen. Wurden tatsächlich Erlöse verkürzt, drhen zudem strafrechtliche Knsequenzen. Das bedeutet, dass sich der Einzelhändler mit seinem Steuerberater und dem Kassenlieferanten der IT-Dienstleister in Verbindung setzen sllte, um die Gesetzes-Knfrmität seines Kassensystems abzuklären. In vielen Fällen dürften Sftware-Updates und Speicheraufrüstungen ntwendig werden. Hinweis: Eine Pflicht zur Benutzung einer elektrnischen Registrierkasse besteht nicht. Händler, die derzeit eine mechanische Registrierkasse der überhaupt keine Registrierkasse nutzen, können dies weiterhin tun. Allerdings müssen die Bareinnahmen dann anhand vn Kassenberichten nachgewiesen werden, für die ebenfalls strenge Anfrderungen zu beachten sind und die in der Praxis fehleranfällig sind. Verfügt eine mechanische Registrierkasse über ein Druckwerk und werden damit Bns der Jurnalrllen erzeugt, sind diese chrnlgisch und nachvllziehbar aufzubewahren. infr mati n Handelsverband Deutschland Der Einzelhandel Jchen Bhne Am Weidendamm 1A 10117 Berlin Telefn: 030-72 62 50-28 Fax: 030-72 62 50-49 E-Mail: bhne@hde.de Internet: www.einzelhandel.de
Seite 2 Snderinf Steuern Steuerliche Anfrderungen an elektrnische Registrierkassen I. Welche Anfrderungen stellt die Finanzverwaltung? Was die Finanzverwaltung vn den Kassennutzern erwartet, hat sie im BMF- Schreiben vm 26. Nvember 2010 zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften frmuliert. An den drt niedergelegten Aussagen hat sich auch durch die Ende 2014 veröffentlichten GBD 1 nichts geändert. Entgegen anderslautender Aussagen einiger Anbieter vn Kassensystemen ergeben sich aus den GBD daher keine neuen Handlungspflichten in Bezug auf Kassen. Das BMF stellt in seinem Schreiben vm 26. Nvember 2010 klar, dass elektrnisch erstellte Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar zu archivieren sind. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre, wbei sich die Frist insbesndere durch Betriebsprüfungen verlängern kann. Die Daten sind zwingend elektrnisch aufzuzeichnen; die alleinige Aufbewahrung vn Papierausdrucken (etwa vn Z- Bns) genügt nicht den Anfrderungen. Aufzuzeichnen sind sämtliche Einzeldaten. Zu den zu speichernden Daten gehören nicht nur die Jurnaldaten. Vielmehr sllen auch Auswertungs-, Prgrammier- und Stammdatenänderungsdaten aufgezeichnet werden, als beispielsweise Prgrammierungsänderungen an der Kasse swie die vllständige Histrie aller in den Systemen hinterlegten Artikel, Warengruppen und Preise. Die Finanzverwaltung frdert, dass Dateifrmate verwendet werden, die vn der Prüfsftware der Finanzverwaltung IDEA gelesen werden kann. Die Kasse sllte daher über eine Schnittstelle zur IDEA-Sftware der Finanzverwaltung verfügen. Die Finanzbehörden legen größten Wert darauf, dass Daten manipulatinssicher gespeichert werden und nicht hne Nachverflgbarkeit geändert werden können. Bei einem Strn muss als der strnierte Geschäftsvrfall erkennbar bleiben und darf nicht unwiederbringlich gelöscht werden. Eine Ausnahme ist lediglich der sg. Sfrt-Strn, bei dem die Krrektur einer Eingabe nch vr deren Registrierung erflgt. Zudem sind die Bedienungsanleitung aufzubewahren, die Einsatzrte und zeiten der Kasse schriftlich zu prtkllieren und die Prtklle abzuheften. Einsatzrt ist in aller Regel das Ladengeschäft, kann aber auch ein Marktstand.ä. sein. Bei älteren Mdellen besteht ft bauartbedingt keine Möglichkeit, durch Nachrüstung die Anfrderungen kmplett zu erfüllen. Das betrifft häufig Einsteigerkassen hne elektrnisches Jurnal und slche, die zwar über ein begrenztes elektrnisches Jurnal, aber über keine Datenexprtmöglichkeit verfügen. Bei diesen Kassen werden üblicherweise die aufsummierten Kassendaten eines Tages nach Geschäftsschluss in Frm des Z-Bns abgerufen, ausgedruckt und aufbewahrt. Für slche typischerweise nicht nachrüstbaren Mdelle gewährt die Finanzverwaltung eine Übergangsfrist. Sie dürfen weiterhin bis zum 31. Dezember 2016 erwrben und eingesetzt werden. Allerdings müssen auch diese Kassen strenge Kriterien einhalten, wrauf nch einzugehen ist. 1 BMF-Schreiben vm 14. Nvember 2014 zu Grundsätzen zur rdnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung vn Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektrnischer Frm swie zum Datenzugriff
Seite 3 Snderinf Steuern Steuerliche Anfrderungen an elektrnische Registrierkassen Außerdem müssen die nch technisch möglichen Sftwareanpassungen und Speichererweiterungen vrgenmmen werden, um die im BMF-Schreiben vm 26. Nvember 2010 niedergelegten Anfrderungen möglichst weitgehend zu erfüllen. II. Was bedeutet dies für die Praxis? Die Händler müssen prüfen, b ihre Kassen bereits den Anfrderungen der Finanzverwaltung entsprechen, als insbesndere die Einzeldaten mindestens 10 Jahre unveränderbar speichern können. Ist das nicht der Fall, weil es sich um ein älteres Mdell handelt, kann die Kasse nch bis Ende 2016 weiterbenutzt werden. Der Händler muss sich beim Hersteller erkundigen, b seine Kasse nachrüstbar ist. Die Nachrüstung kann beispielsweise durch Speichererweiterungen, Sftwareanpassungen der die Einrichtung vn GBD 2 -knfrmen Backffice-Systemen erflgen. Hinweis: Auch ältere Kassen können als nicht hne weiteres während der Übergangsfrist weiterbenutzt werden. Dies ist nur zulässig, wenn eine Nachrüstung technisch nicht möglich ist. Die fehlende Nachrüstbarkeit sllte sich der Händler zur Beweisvrsrge vm Hersteller bescheinigen lassen. Bescheinigt der Hersteller die fehlende Nachrüstbarkeit, handelt es sich dabei allerdings lediglich um eine Mmentaufnahme. Der Händler bleibt deshalb weiterhin verpflichtet, laufend zu prüfen, b der Hersteller zu einem späteren Zeitpunkt Hard- der Sftwarenachrüstungen anbietet. Wird eine Kasse verwendet, für die der Hersteller Nachrüstungsmöglichkeiten zur Verfügung stellt, die der Händler aber nicht erwrben hat, ist die Kasse nicht rdnungsgemäß. Darf die Registrierkasse weiterbenutzt werden, müssen gleichwhl sehr hhe Anfrderungen beachtet werden. Es müssen flgende Unterlagen elektrnisch der in Papierfrm aufbewahrt werden: Organisatinsunterlagen der Kasse, insbesndere Bedienungsanleitung der Kasse, Prgrammieranleitung, Prgrammabrufe nach jeder Änderung in den Stammdaten, der PLU-Nummern und Artikelpreise, Prtklle über die Einrichtung vn Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern u. ä., alle weiteren Anweisungen zur Kassenprgrammierung (z. B. Anweisungen zum maschinellen Ausdrucken vn Prfrma-Rechnungen der zum Unterdrücken vn Daten und Speicherinhalten), 2 Grundsätze zur rdnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung vn Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektrnischer Frm swie zum Datenzugriff
Seite 4 Snderinf Steuern Steuerliche Anfrderungen an elektrnische Registrierkassen Prtklle über vm Händler vrgenmmene Prgrammierungsänderungen im Kassenprgramm, alle mit Hilfe vn Registrierkassen erstellte Rechnungen. Das heißt, alle Rechnungs-Dppel sind abzuheften der elektrnisch zu archivieren. Bei auf Thermpapier ausgedruckten Rechnungen besteht das Prblem, diese mindestens 10 Jahre lesbar zu halten. Dies kann bei minderwertigem Thermpapier durch nchmaliges Kpieren auf Papier sichergestellt werden. Die ursprünglich auf Thermpapier ausgedruckte Rechnung kann vernichtet werden. Die Pflicht zur Aufbewahrung gilt nicht für mit der Registrierkasse erstellte Kleinbetragsrechnungen. Erfüllen die Kassenbns die Kriterien für Kleinbetragsrechnungen gem. 33 UStDV, führt dies als nicht dazu, dass die einzelnen Kassenbns aufbewahrt werden müssen. Ausdrucke der Tagesendsummenbns (Z-Bns) mit flgenden Angaben: Name des Geschäfts Datum Nullstellungszähler (frtlaufende sg. Z -Nummer zur Überprüfung der Vllständigkeit der Kassenberichte) Strnbuchungen (sg. Managerstrns und Nach - Strnbuchungen) und Returen, ggf. mit einem Wert vn 0,00 EUR. Es ist darauf zu achten, dass die bei manchen Registrierkassen mögliche Unterdrückung des Ausdrucks vn Returen und/der Strni im Tagesendsummenbn nicht aktiviert ist. Entnahmen Zahlungsweg (bar, Scheck, Kredit) alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke der EDV-Registrierkasse (z. B. betriebswirtschaftliche Aus wertungen, Ausdrucke der Trainingsspeicher, Kellnerberichte, Spartenberichte) Prtklle über die Einsatzrte und -zeiträume der Registrierkasse Hinweis: Die Händler, die mit Z-Bns arbeiten, sllten diese darauf überprüfen, b alle Pflichtangaben vrhanden sind. In der Praxis sind die Z-Bns häufig unzureichend, weil beispielsweise der Name des Geschäfts der Angaben zu Strnbuchungen nicht ausgewiesen werden. Fehlen diese Angaben, muss im Prüfungsfall mit Hinzuschätzungen gerechnet werden. Über die angeführten Pflichtangaben des Z-Bns hinaus ist es ratsam, auch Angaben zu Kundenzahl und Schubladenöffnungen, swie Geräteöffnungen im Z-Bn anzugeben, sfern die Kassengrundprgrammierung dies zulässt. Derartige Angaben können die Glaubhaftmachung vn Umsätzen erleichtern.
Seite 5 Snderinf Steuern Steuerliche Anfrderungen an elektrnische Registrierkassen Vr dem Hintergrund, dass in der Betriebsprüfung vrgelegte Kassenunterlagen häufig vn den Betriebsprüfern bemängelt werden, empfiehlt es sich außerdem, Daten des sg. Grand Ttal-Speichers und etwaige Jurnalrllen aufzubewahren. Falls Organisatinsunterlagen der Kassenberichte als unzureichend angesehen werden, kann der Händler zum Nachweis der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung hilfsweise auch auf diese Unterlagen zurückgreifen. Keinesfalls darf die Kasse s umprgrammiert werden, dass eine Auslesung des Grand-Ttal- Speichers unmöglich wird. Zudem sllten alle ungewöhnlichen Fälle, wie z. B. ein Defekt der Registrierkasse, prtklliert werden. Sfern die Kasse die Z-Bns auf minderwertigem Thermpapier druckt, müssen die Bns nch einmal auf Papier kpiert werden, um die Lesbarkeit für die gesamte Aufbewahrungsfrist sicherzustellen. Die ursprünglichen Bn-Ausdrucke auf Thermpapier können vernichtet werden. Außerdem muss der Prüferin/dem Prüfer die Einsichtnahme in elektrnisch gespeicherte Daten ermöglicht werden. 2. PC-Kassen Eine PC-Kasse läuft unter Windws der einem ähnlichen Betriebssystem. Alle Daten (Umsätze und Prgrammierungen des Kassensystems) werden auf einer Festplatte gespeichert. PC-Kassen sind im Vergleich zu elektrnischen Registrierkassen insfern unprblematischer als dass hier unbegrenzte Speicherkapazität zur Verfügung steht. Bei PC-Kassen dürfte allerdings in vielen Fällen das Prblem bestehen, dass die verwendete Sftware nachträgliche Änderungen der erfassten Daten zulässt. Um die Kmpatibilität mit den gesetzlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsfristen herzustellen, dürften daher häufig Sftware-Updates erfrderlich sein.