13 Wichtige Einstiegstipps

13 Wichtige Einstiegstipps 13.1 Erste wichtige Anpassungen im Modul Einstellungen Vor Beginn einer umfangreichen Dateneingabe empfehlen wir Im Modul individuelle Anpassungen vorzunehmen. Einstellungen Um möglichst viele verschiedene Gegebenheiten im Rahmen der Immobilienverwaltung abbilden zu können, bietet Immoware24 ausgesprochen flexible Anpassungsmöglichkeiten im Modul Einstellungen. Führen Sie diese Anpassungen durch, werden diese für alle danach angelegten Kontakte/Objekte übernommen. Adressbuch und Objektdaten In den Modulen und sind eine Reihe von Label, Arten, Kategorien und Merkmalen für die Kontakte im Adressbuch und für die zu verwaltenden Objekte gespeichert, die nach Ihrem Bedarf ergänzt werden können. Musterkontenrahmen Unter steht Ihnen je Verwaltungsart ein umfangreicher Kontenrahmen zur Verfügung. Bei der Erfassung der Stammdaten zum Objekt bietet Immoware24 die Übernahme dieses Musterkontenrahmens an. Damit sind die für die Objektverwaltung notwendigen Konten im Buchhaltungsmodul automatisch vorhanden. Für die Konten sind enthaltene Umsatzsteuersätze und Umlageschlüssel voreingestellt. Eine individuelle Umbenennung der Konten, die Veränderung der Kontonummern, die Definition anderer Umlageschlüssel und USt.-Sätze und auch das Hinzufügen zusätzlicher Konten sind hier jederzeit möglich. Aktive Bestandskonten (Bankkonten), Kreditoren- und Debitorenkonten müssen nicht hinzugefügt werden, da sie automatisch von Immoware24 parallel zu Ihrer Dateneigabe erstellt werden. (Einige wenige systemrelevante Konten lassen sich nur eingeschränkt bearbeiten!) Muster-Umlageschlüssel / monatlichen Zahlungen / Zahlungsprioritäten Unter den oben stehenden Abbildungen vom Einstellungsmenü sollten Sie nicht vorhandene und von Ihnen benötigte Kategorien hinzufügen bzw. Einstellungen ändern. (4.5 Umlageschlüssel definieren (z. B. für Vorwegabzug) auf Seite 33 im Benutzerhandbuch) Mahnwesen Unter können Sie die gewünschten Einstellungen der Mahngebühren, Verzugszinsen, Mahnschwelle etc. zentral für alle Objekte vornehmen. 142

13.2 Wichtige Tipps zum Arbeiten mit dem System Vor dem Anlegen von Objekten Kontakte im Adressbuch erfassen Eigentümer, Mieter, Dienstleister etc. werden als Kontakte im Adressbuch angelegt und später mit den jeweiligen Objekten verknüpft. Lediglich Mieter und Eigentümer im Rahmen der WEG- Verwaltung lassen sich auch ohne vorherigen Adressbuch-Eintrag im Objektmodul speichern. Allerdings gehen die dann gespeicherten Daten nicht über die Pflichtangaben hinaus und sollten im Adressbuch vervollständigt werden. (Kapitel 3 Adressbuch auf Seite 10 im Benutzerhandbuch) Mietinteressenten verwalten (Adressbuch) In dieser Kontaktgruppe können Daten von Mietinteressenten hinterlegt werden, um die Vermietung effektiver zu gestalten. Unter numerischer Filter lassen sich Kriterien zur gesuchten VE speichern, durch deren Eingabe in Erweiterte Suche eine gefilterte Auflistung von Mietinteressenten ermöglicht wird. Eingabe der Miete und BK-Vorauszahlungen bzw. Hausgelder und Rücklagenzuführungen (WEG) Mietverwaltung: Zu erzielende Miete und VZ werden bereits als Ertragsziele bei den Verwaltungseinheiten erfasst. Sie werden danach automatisch in jedes Mietverhältnis für die jeweilige VE übernommen, sind dort aber korrigierbar. WEG-Verwaltung: Die monatlichen Zahlungen sind in Hausgeld und Rücklagenzuführung getrennt. Mit Anlegen einer Rücklagenposition entsteht automatisch die dafür zu leistende Zahlungsart. Diese Vorgehensweise ist Grundlage für eine korrekte Abrechnung für die WEG. Wird ein den Zahlungen zugrunde liegende Wirtschaftsplan bzw. Plan Rücklage erfasst und bestätigt, werden alle monatlichen Hausgeld- und Rücklagenzahlungen automatisch in die Stammdaten der Eigentümerverhältnisse übernommen; eine manuelle Eingabe ist damit nicht erforderlich. Anlegen eines Bankkontos Beim Anlegen der Adresse sollten Sie für den Eigentümer oder Verwalter eines Objektes alle Bankkonten erfassen, die als Miet- bzw. WEG- und Rücklagenkonten geführt werden. Tragen Sie dazu die Kontonummer in das vorgesehene Formularfeld ein und wählen Sie aus der Auswahlbox des Feldes Bank eine der zuvor angelegten Banken aus. Im Objekt-Menüpunkt Bankkonten kann dann dieses Bankkonto z. B. als Mietkonto für das Objekt definiert werden, indem das Bankkonto mit einem Buchhaltungskonto des Objektes verknüpft wird. (Kapitel 4.2 Bankkonten für Objekt anlegen auf Seite 30 im Benutzerhandbuch) 143

Objekte mit umsatzsteuerpflichtiger Miete (gilt sinngemäß für umsatzsteuerpflichtige Eigentümer in der WEG) Nur in Objekten, deren Eigentümer vorsteuerabzugsberechtigt sind, wird von ebenso umsatzsteuerpflichtigen Mietern eine Miete mit USt. vereinnahmt. Für umsatzsteuerpflichtige Mieter erfolgt die Abrechnung der Betriebskosten auf Basis der Nettokosten. Auf die jeweiligen Nettokostenanteile wird die gesetzlich geltende Mehrwertsteuer (derzeit 19 %) erhoben. Die Summe der auf die Mieter umgelegten Kostenanteile (Brutto) kann deshalb höher sein als die Summe der jeweils umzulegenden Kosten, da auf die Nettokosten immer der volle USt.-Satz angesetzt wird, unabhängig davon, ob die Bruttokosten 0 %, 7 % oder 19 % USt. enthalten. Heizkostenabrechnung Für Heizkosten, die nach 9 der Verordnung über Heizkostenabrechnung (HKVO v. 05.11.2008) abzurechnen sind, wird in Immoware24 z. Zt. nur die Möglichkeit angeboten, die Heizkosten von einer externen Abrechnungsfirma ermitteln zu lassen. Im Menüpunkt Heizkostenabrechnung können die extern ermittelten Werte als Festbeträge übernommen werden. Heizkosten als Bestandteil der Betriebskosten: Sind neben den Betriebskosten auch Heizkosten abzurechnen ohne dass dafür gesonderte HK-Vorauszahlungen vereinbart sind, legen Sie nur die Vorauszahlungsart BK-Vorauszahlungen an. Die Heizkostenabrechnung erfolgt dann als Bestandteil der BKA; die Betriebs- und Heizkosten je Mieter werden den durch ihn geleisteten Betriebskostenvorauszahlung gegenübergestellt. Hauszähler Zähler der Verwaltungseinheit (VE) Der Menüpunkt Objektzähler ermöglicht die Erfassung und Verwaltung der Hauszähler, also Zähler, die keiner bestimmten VE zugeordnet sind. Dort hinterlegte Zählerablesungen dienen der Information und Archivierung. Zähler zur Verbrauchserfassung von Nutzern der VE hingegen werden unter dem Menüpunkt: Gebäude VE Zähler verwaltet. Berechnen Sie verbrauchsabhängige Kostenanteile Ihrer Mieter nach Zählerstand selbst, müssen die Zähler aller VE lückenlos mit jeweiligen Ablesewerten erfasst werden. Lassen Sie die Berechnung durch einen externen Dienstleister erstellen, dienen auch diese Daten nur der Information und Archivierung. (Kapitel 4.1.10 Objektzähler anlegen (Haupt- oder Hauszähler) auf Seite 28 und Kapitel 4.1.9 VE-Zähler anlegen auf Seite 27 im Benutzerhandbuch) Rechnungen und Zahlungen erfassen Mit Immoware24 werden alle Rechnungen bereits als offene Posten gebucht (Kreditorenbuchhaltung). Dabei wird der Rechnungsbetrag einer Ausgabenart und einem Gläubiger zugeordnet. Unter Buchungen - offene Posten werden alle unbezahlten Rechnungen aufgelistet. Dies ermöglicht eine effektive Zahlungskontrolle. Zur Buchung der Bezahlung benutzen Sie die Funktion für mehrere Zahlungsbuchungen gleichzeitig, oder klicken Sie auf (Bezahlung buchen) hinter dem konkreten offenen Posten. Der Geldabfluss vom Bankkonto sowie der Zufluss zum Lieferanten werden damit gebucht. 144

(Kapitel 5.2.3 Rechnung buchen auf Seite 48 und Kapitel 5.2.12 Offene Posten zahlen auf Seite 53 im Benutzerhandbuch) Die Zahlungsbuchungen können auch über das Einlesen elektronischer Kontoauszüge erfolgen. Sollstellungen und Zahlungen erfassen Sollstellungen (z.b. Mietforderungen) können für Mieter einzeln, für alle Mieter eines Objektes gleichzeitig oder für alle Mieter aller Objekte einer Verwaltungsart gleichzeitig gebucht werden. Die geplanten Einnahmen werden damit als offene Posten erfasst (Debitorenbuchhaltung). Der Zahlungsbetrag wird einer Einnahmeart (z. B. Miete) und einem Schuldner (Mieter) zugeordnet. Dies ermöglicht eine effektive Zahlungskontrolle. Zur Buchung der Bezahlung benutzen Sie die Funktion für mehrere Zahlungsbuchungen gleichzeitig, oder klicken Sie auf (Einzelposten bezahlen) hinter dem konkreten offenen Posten. Sie haben auch die Möglichkeit die Buchung der Sollstellung und der Zahlung gleichzeitig zu erstellen. Der Geldzufluss zum Bankkonto sowie die Zahlung durch den Mieter werden gebucht. (Kapitel 5.2.2 Sollstellung buchen, automatische Sollstellung auf Seite 43 und 5.2.12 Offene Posten zahlen auf Seite 53 im Benutzerhandbuch) Die Zahlungsbuchungen können auch über das Einlesen elektronischer Kontoauszüge erfolgen. Eine Vielzahl komfortabler Buchungsassistenten finden Sie unter Buchungen im Objektmenü: Anfangsbestandsbuchung Sollstellung buchen, automatische Sollstellung Rechnung buchen Benutzerdefinierte Buchung Bank Umbuchung Kosten Umbuchung Debitor Dauerauftrag Rücklastschrift Ratenzahlung Skonti Bearbeiten/Löschen von Mietverträgen/Eigentümerverhältnissen (WEG-Verwaltung) Mit Hilfe der Funktion Stammdaten ändern werden grundlegende Werte überschrieben. Über hinzufügen werden neue Werte ergänzt, wobei die Werte vor der Änderung erhalten bleiben, z.b. neue Zahlung ab 01.05., alte Zahlungen vor 01.05. bleibt gespeichert. Die Korrektur bzw. das Löschen einzelner Werte ist mit bzw. rechts hinter dem Datensatz möglich. Dabei werden die vorherigen Werte überschrieben bzw. gelöscht. Durch die Schaltfläche löschen in der Fußleiste werden alle Daten des Mietvertrages/Eigentü- 145

merverhältnisses gelöscht. Dies ist jedoch nur möglich, solange noch keine Buchungen bzw. noch keine Abrechnungen für diesen Debitor erfolgt sind. Löschen von Objekten Durch Klicken der Schaltfläche in der Fußzeile der Objektliste wird das gesamte Verwaltungsobjekt mit allen dazugehörigen Daten komplett aus Immoware24 gelöscht. 146