Vollmachtdatenbank (VDB)
Inhalt 1. Vorteile der VDB 2. Amtliches Vollmachtmuster 3. Aufbau der VDB (Weg einer Vollmacht) 4. Produktivbetrieb der VDB und Migration der Bestandsvollmachten 5. VDB aus Sicht des Finanzamts 5.1 Prüfung auf Ebene der Vollmacht 5.2 Prüfung auf Ebene der Steuernummer 5.3 Dialogansichten 6. Wichtige Hinweise für den Alltag 2
1. Vorteile der VDB (1/3) Möglichkeit für Steuerberater, Finanzverwaltung in nur einem Arbeitsschritt 1. Verfahrens- und/oder Bekanntgabevollmacht anzuzeigen 2. Abruf für die bei der Finanzverwaltung gespeicherten steuerlichen Daten (Belegabruf) zu beantragen 3. Steuerkontoabfrage zu beantragen Vorlage der Vollmacht in Papierform beim Finanzamt grundsätzlich entbehrlich nur auf Anforderung des Finanzamts 3
1. Vorteile der VDB (2/3) Datenabruf bisher neu Belegabruf (vorausgefüllte Steuererklärung) Steuerkontenabfrage Wartezeit bis zum Datenabruf ca. 37 Tage Antrag über Zentralstelle bei der Thüringer Landesfinanzdirektion ca. 2 Tage nach Übermittlung der Vollmacht (automatisierte Prüfung) bundeseinheitlicher Verfahrensablauf ca. 3-4 Tage nach Übermittlung der Vollmacht (automatisierte Prüfung) 4
1. Vorteile der VDB (3/3) Aktualität der Datenbestände bei Umzug eines Vollmachtnehmers (StB) sichergestellt Änderung der Adresse des Vollmachtnehmers wirkt sich automatisch auf alle Vollmachten und den damit verknüpften Steuernummern aus Transparenz für Steuerberater Bearbeitungsergebnis zur Vollmacht bei Finanzverwaltung (Status) wird zurück übermittelt 5
2. Amtliches Vollmachtmuster (1/2) sachlicher Umfang der Vollmacht: grundsätzlich uneingeschränkt (alle Steuerarten und Verfahren) Einschränkungen über sog. Negativkatalog (Zeile 15) möglich 6
2. Amtliches Vollmachtmuster (2/2) Erweiterung der Vertretungsvollmacht um Bekanntgabevollmacht möglich kein Kreuz = lediglich Vertretungsvollmacht, d. h. Zustellung von informellen Schreiben an Bevollmächtigten nur im Einzelfall 7
3. Vereinfachter Aufbau der VDB (Weg einer Vollmacht) VDB der Kammern K-VDB VDB der Finanzverwaltung mit ELSTER-Berechtigungsmanagement (BRM) GI-VDB Zentral (Hessen) BRM GI-VDB Land 1 GI-VDB Land 2 GINSTER-Systeme der Länder GI-VDB Land 16 8
4. Produktivbetrieb der VDB und Migration der Bestandsvollmachten Produktivbetrieb der VDB bundesweit seit 18.04.2017 Migration der Bestandsvollmachten bundesweit am 27.07.2017 abgeschlossen Bestandsvollmachten bis 18.04.2017 über K-VDB übermittelte Vollmachten bis Migration nur Auswirkung für Belegabruf (vorausgefüllte Steuererklärung) bei Migration erfolgte Verknüpfung mit betroffenen Steuerkonten (zusätzlich ggf. Freischaltung für Steuerkontoabfrage und Bekanntgabevollmacht) ggf. Berücksichtigung der Neuerung hinsichtlich Mahnungen etc. 9
5. VDB aus Sicht des Finanzamts (Überblick) Erfassung durch Steuerberater in K-VDB (DATEV) Eingangsprüfung durch VDB Zentral (Hessen) 2 Prüfungsebenen im Finanzamt Prüfung auf Ebene der Vollmacht (automatisiert oder manuell) Prüfung (und Einarbeitung) auf Ebene der Steuernummer (automatisiert oder manuell) Freischaltung für Belegabruf Freischaltung für Steuerkontoabfrage 10
5.1 VDB aus Sicht des Finanzamts (Prüfung auf Ebene der Vollmacht) grundsätzlich automatisierte Prüfung manuelle Prüfung nur in bestimmten Fällen erforderlich, z.b.: kurz zuvor widerrufene Vollmacht für denselben Vollmachtnehmer zeitlich kurze Abfolge, d.h. Übermittlung von zwei oder mehreren Vollmachten innerhalb von 14 Tagen Zufallsauswahl Bearbeitung durch einen Bearbeiter zentral für alle in der Vollmacht enthaltenen Steuernummern (festgelegte Rangfolge der Zuständigkeit) sofern keine Hinderungsgründe, Speicherung des Rechts zum Belegabruf im Berechtigungsmanagement (BRM) 11
5.2 Die VDB aus Sicht des Finanzamts (Prüfung auf Ebene der Steuernummer) grundsätzlich automatisierte Prüfung manuelle Einarbeitung nur in bestimmten Fällen, z.b.: Steuerkonto ohne gespeicherte IdNr. Vorliegen sachlicher Ausschlussgründe Bearbeitung durch Bearbeiter, der für Steuernummer zuständig ist sofern keine Hinderungsgründe, Speicherung des Rechts zur Steuerkontoabfrage im Berechtigungsmanagement (BRM) Steuerkontoabfrage gilt für gesamtes Steuerkonto wenn zeitl. oder sachl. Einschränkungen, Erteilung Berechtigung für Steuerkontoabfrage nicht möglich (außer Kreuz in Zeile 38) 12
5.3 VDB aus Sicht des Finanzamts (Dialogansichten - Vollmachtdialog) 13
5.3 VDB aus Sicht des Finanzamts (Dialogansichten - Navigationsbaum) keine Bearbeitung möglich (reine Anzeige) Bearbeitung möglich Vollmachtstatus (Bearbeitung auf Ebene der Vollmacht) Vollmachteinarbeitung (Bearbeitung auf Ebene der StNr.) 14
5.3 VDB aus Sicht des Finanzamts (Dialogansichten - Formularansicht 1/2) 15
5.3 VDB aus Sicht des Finanzamts (Dialogansichten - Formularansicht 2/2) 16
5.3 VDB aus Sicht des Finanzamts (Dialogansichten - Vollmachtgeber) 17
5.3 VDB aus Sicht des Finanzamts (Dialogansichten - Vollmachtnehmer) 18
5.3 VDB aus Sicht des Finanzamts (Dialogansichten - Vollmachtumfang) 19
5.3 VDB aus Sicht des Finanzamts (Dialogansichten - Bearbeitung auf Ebene der Vollmacht 1/2) 20
5.3 VDB aus Sicht des Finanzamts (Dialogansichten - Bearbeitung auf Ebene der Vollmacht 2/2) 21
5.3 VDB aus Sicht des Finanzamts (Dialogansichten - Bearbeitung auf Ebene der Steuernummer 1/2) 22
5.3 VDB aus Sicht des Finanzamts (Dialogansichten - Bearbeitung auf Ebene der Steuernummer 2/2) 23
5.3 VDB aus Sicht des Finanzamts (Dialogansichten - Einarbeitung im Grundinformationsdienst) Anschriftendaten werden unveränderlich aus übermittelter Vollmacht übernommen Bearbeiter im Finanzamt kann keine Änderungen vornehmen 24
5.3 VDB aus Sicht des Finanzamts (Dialogansichten - Berechtigungen) Berechtigungen, welche mit Vollmacht beantragt werden 25
6. Wichtige Hinweise für den Alltag (1/4) möglichst Generalvollmacht einreichen! (Kreuze in den Zeilen 14, 17, 19 und ggf. 38) zeitliche Begrenzungen zeitlich begrenzte Vollmachten nicht speicherbar alle Schreiben und Bescheide gehen an Mandant sachliche Begrenzungen mehr als zwei Empfangsbevollmächtigte und bestimmte andere Einschränkungen im Geltungsumfang der Vollmacht nicht speicherbar Änderungen der Daten Bearbeiter im Finanzamt kann keine mit einer Vollmacht übermittelten Daten ändern (Name, Anschrift etc.). Vollmachtnehmer (StB) für Richtigkeit der Daten verantwortlich 26
6. Wichtige Hinweise für den Alltag (2/4) Angabe der aktuellen Steuernummer(n) sicherstellen bei Steuerkonten für Ehegatten/ Lebenspartnerschaften zwei inhaltsgleiche Vollmachten möglichst zeitgleich (innerhalb 5 Tagen) übermitteln auf Steuererklärungen keine zusätzliche Eintragung im Abschnitt der Bescheid soll nicht mir zugestellt werden, sondern: gesonderte Bekanntgabevollmacht für Steuerbescheid kann ggf. (Eingangsdatum) der Vollmacht vorgehen behindert insbesondere automationsgestützte Bescheiderstellung im Finanzamt verlängert Prozess bis zur Bescheidbekanntgabe 27
6. Wichtige Hinweise für den Alltag (3/4) Beendigung des Mandats Vollmacht und ggf. auch im Altverfahren erlangte Berechtigungen für Steuerkontenabfrage widerrufen (Hinweis auf 383b AO) Steuerkontenabfrage Anträge im Altverfahren entbehrlich, wenn über K-VDB übermittelte Vollmacht entsprechende Abrufberechtigung enthält Kommunikationsdaten Angabe von zusätzlichen Kommunikationsdaten (Telefonnummern, E-Mail etc.) zu übermittelter Vollmacht hilfreich, da von Bearbeiter im Finanzamt nicht direkt zur Vollmacht speicherbar Papiervollmacht wenn Vollmacht über K-VDB, dann benötigt Finanzamt grundsätzlich kein Papierexemplar der Vollmacht 28
6. Wichtige Hinweise für den Alltag (4/4) Vollmachten für Unternehmen möglichst mit USt-IdNr. übermitteln richtigen Mandantentyp auswählen erleichtert Identitätsprüfung des Vollmachtgebers in Bezug auf angegebene Steuerkonto Vollmachten für Unternehmen ohne USt-IdNr. Unternehmensname aus letzten Bescheid übernehmen korrekte Rechtsform angeben (z.b. Grundstücksgemeinschaften (auch bei Ehegatten) = GbR) 29