Checklisten für jeden Anlass Workshop tekom Regionalgruppe Berlin Brandburg, 20.11.2017 doctima GmbH 2017 Johannes Dreikorn
# Sie sind dran: Checklisten checken!
Zum Einstieg Agenda & Referent Seite 3
Was wir heute Nachmittag miteinander tun Agenda Denkfutter Was macht Checklisten als Textsorte aus? Hintergrund & Systematik In 3 Schritten zur individuellen Checkliste Schritt 1: Checklisten planen Schritt 2: Inhalte und Struktur festlegen Schritt 3: Inhalte ausformulieren 5 Aufgaben in Gruppen Präsentation & Diskussion Seite 4
Wer bin ich? Leiter Unternehmensbereich 'Redaktion' / doctima GmbH, Fürth Diplomierter Sprachwissenschaftler Journalismus & PR in TK seit 1999 Content-Engineer Standardisierer Trainer & Coach Seite 5
Denkfutter oder ein bisschen Systematik zur Textsorte 'Checklisten' Seite 6
# Was assoziieren Sie mit einer Checkliste? Seite 7
Workshop-Ergebnisse I: Das haben wir zusammengetragen Seite 8
Assoziationen zur Textsorte 'Checkliste' interaktiv Stichpunkte abhaken einfach Formularartig prägnant Seite 9
Was ist eine Checkliste Definition(sversuche) Checkliste als Prüfliste Eine Checkliste ist ein Fragenkatalog oder eine Prüfliste mit einer Sammlung von Fragen zu einem bestimmten Thema mit dem Ziel, durch die Befragung von Personen/Abarbeitung der Liste den Istzustand einer Situation zu ermitteln. nach Wikipedia.de/fragenkatalog Zentrales Charakteristikum: Prüffrage (Checkpunkt), den man beantwortet durch Abhaken oder beantwortet durch eine andere einfache Eingabeform. Aber Checklisten können auch instruktiv oder deskriptiv sein. Die Checkpunkte beinhalten dann Aufgaben, Aufforderungen oder Erläuterungen. Seite 10
Inhaltliche Klassifikation Welche Arten von Checklisten gibt es? Was schaue ich an? unser Fokus heute Person Prozess Informationsorientiert Fokus liegt auf Informationen, die man benötigt, um die Prozessvorgaben zu erreichen. Ergebnisorientiert Fokus liegt auf dem Ergebnis eines Arbeitsprozesses. Aus der Retrospektive wird beurteilt, ob die Vorgaben für den Prozess erreicht wurden. Seite 11
Nutzen von Checklisten Strukturierung von Prozessen (Zwang zur Ordnung und Strukturierung) Fokussierung auf besonders wichtige und wesentliche Aspekte (Erfahrungswissen wird wirksam) Geringer technischer Erstellungsaufwand Hohe Flexibilität Operationalisierung von Prozess-Schritten (z. B. Vier-Augen-Prinzip) Einarbeitungshilfe Seite 12
Funktion von Checklisten in einem Arbeitsprozess Checkliste als Vorgabedokument (informationsorientiert, instruktiv) Checkliste als Nachweisdokument (ergebnisorientiert) Wo kommen hier Checklisten vor? Seite 13
Grenzen Checklisten müssen kondensieren und vereinfachen (Wer den Gesamtzusammenhang nicht kennt, kann/darf damit eigentlich nicht arbeiten.) Hoher konzeptioneller Erstellungsaufwand Aktualität Akzeptanz (Der Tod im Topf: gedankenmüdes abhaken) Seite 14
# Wir bilden Gruppen aus 5 oder 6 Leuten. Seite 15
# Zu welchem Thema möchten Sie heute eine Checkliste entwickeln? Seite 16
Workshop-Ergebnisse II: Unsere vier Gruppen Seite 17
Schritt 1 Eine Checkliste planen Seite 18
Kommunikationsstrategie Vier Dimensionen Unser Medium heute: "klassisch" Print Seite 19
# Wir konzipieren eine Checkliste: zum Thema??? in der Funktion als???-dokument für die Zielgruppe(n)??? Seite 20
Schritt 2 Inhalte und Struktur festlegen Seite 21
Die relevanten Inhalte finden Eine Checkliste ist ein Kondensat. Sie hilft nur weiter, wenn sie extrem fokussiert und prägnant ist. Die Ergebnisse aus Ihrer Kommunikationsstrategie wirken wie ein Filter auf die Menge der möglichen Inhalte. Brainstorming: Nichts vergessen Filtern: Unwichtiges weglassen Seite 22
# Machen Sie ein Brainstorming: Was könnte für Ihr Thema inhaltlich alles wichtig sein?! Noch nicht filtern und bewerten. Seite 23
Struktur geben Bereiche einer Checkliste Header: Meta-Informationen Body: Inhalte Footer: Meta-Informationen Seite 24
Klassen von Inhalten Body Checkpunkte informativ, instruktiv, fragend Zusatzinformationen/Vertiefung zu den Checkpunkten in die Länge (Unterpunkte) in die Breite Zwischenüberschriften als strukturierende Informationen Meta-Informationen (Header, Footer) dokument-spezifisch (z. B. Titel, Dokumentklasse, Version, Seitenzahl) dokumenttyp-spezifisch (z. B. Geprüft von, geprüft am) Seite 25
Gliederung und Portionierung Gliederungsprinzipen prozessorientiert nach Priorität thematisch vom Allgemeinen zum Speziellen Unterstützung der Struktur durch Blockbildung Sinnabschnitte unterstützt durch Zwischenüberschriften Seite 26
# Entwickeln Sie Ihre Checkliste inhaltlich & strukturell fertig. - Welche Informationen in welcher Länge und Breite? - Welche Abschnitte? - Welche Meta-Informationen? Seite 27
Schritt 3 Inhalte ausformulieren Seite 28
Formulierungsmuster Spektrum Stichpunktartig versus satzartig Fragend, auffordernd, beschreibend Form der Leseransprache explizit mit "Sie" oder "Du" implizit (z. B. imperativischer Infinitiv) Herausforderung Muster für jede Klasse von Informationen Seite 29
Nicht vergessen! Wort-Ebene Welche Terminologie kann ich meiner Zielgruppe zumuten? Je fachlicher, desto "einfacher" ist Fach-Wortschatz. Je mehr "Laie", desto schwieriger (! Checklisten als kondensierte Dokumente gleichen Wissenslücken nicht aus.) Seite 30
# Formulieren Sie repräsentative Teile Ihrer Checkliste aus. Seite 31
# Und zum Schluss: Nochmal Checklisten checken jetzt Ihre! Seite 32
Johannes Dreikorn doctima GmbH Melli-Beese-Str. 19 D - 90768 Fürth Tel.: +49 911 975670-0 Fax: +49 911 975670-188 johannes.dreikorn@doctima.de www.doctima.de Twitter @doctima Seite 33