De-Mail IBM Notes Add-In Dokumentation für Anwender in Unternehmen Version 2.0 Release 01.520.00 Stand 15.07.2014 Status Freigegeben
Impressum Copyright 2014 by Telekom Telekom Deutschland GmbH, Bonn, Germany Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie der Auswertung durch Datenbanken oder ähnliche Einrichtungen, vorbehalten. Herausgeber Telekom Deutschland GmbH Landgrabenweg 151 D-53227 Bonn Dateiname Anwenderhandbuch_Untern ehmen_addin_ibm_notes- GW-De-Mail-01.520.00-V2.0-20140715.docx Version 2.0 Release 01.520.00 Stand 15.07.2014 Dokumentenbezeichnung De-Mail IBM Notes Add-In Status Freigegeben Kurzinfo Diese Dokumentation beschreibt die Oberfläche und Bedienung des De-Mail-Add-Ins für IBM Notes. De-Mail IBM Notes Add-In Version 2.0, Stand 15.07.2014 Seite 1
InhaltsverzeIchnIs 1 Vorbemerkungen... 3 2 Nutzung der De-Mail-... 4 2.1 Überblick... 4 2.2 Schritt für Schritt: De-Mail erstellen und senden... 7 2.3 Ablage Gesendeter De-Mails... 10 2.4 Ablage von De-Mail-Entwürfen... 11 2.5 Eingegangene De-Mails lesen... 11 2.6 De-Mails Weiterleiten... 12 2.7 De-Mails beantworten... 14 2.8 Schritt für Schritt: Eigene Ordner erstellen... 16 2.9 Schritt für Schritt: Anpassen von Ansichten... 18 Abbildungsverzeichnis... 20 Tabellenverzeichnis... 21 De-Mail IBM Notes Add-In Version 2.0, Stand 15.07.2014 Seite 2
Vorbemerkungen 1 vorbemerkungen Dieses Dokument beschreibt die Nutzung des De-Mail-Add-Ins in einer IBM. Hinweis Die vorliegende Dokumentation enthält ausschließlich die Beschreibung der De-Mailspezifischen Funktionen. Antworten auf Fragen zur Standardfunktionalität finden Sie in der IBM Notes-Hilfe. Die Dokumentation basiert auf Verwendung von IBM Notes Domino 8.5.3 unter Windows 7. Darstellungen können bei Verwendung anderer Betriebssysteme und Notes-Versionen abweichen. Die Beschreibung erfolgt anhand der Mail-DB Release 8.5.3.. De-Mail IBM Notes Add-In Version 2.0, Stand 15.07.2014 Seite 3
2 nutzung der de-mail-funktionalität In der Ibm notes-mail-datenbank Sie möchten De-Mails in Ihrer IBM erstellen, versenden, empfangen und verwalten. Sie haben eine IBM- mit De-Mail-Add-In 2.1 Überblick Sie werden Empfänger im Adressbuch suchen, Eingegebene De-Mail-Adressen auf Gültigkeit prüfen, De-Mail-Optionen nutzen, De-Mails verfassen und senden, De-Mails weiterleiten, De-Mails beantworten. Zunächst wird der Notes-Client geöffnet. Dort stehen dem Nutzer verschiedene Notes-Datenbanken (Anwendungen) zur Verfügung, unter anderem seine IBM. Die IBM wird wie gewohnt geöffnet. Wenn Sie in der Aktionsleiste die Aktion Neu aufklappen, finden Sie die neue Aktion De- Mail Nachricht. Abbildung 1: Geöffnete Mail-Datenbank Nach dem Klicken auf diese Aktion öffnet sich die Eingabemaske für den De-Mail-Entwurf. De-Mail IBM Notes Add-In Version 2.0, Stand 15.07.2014 Seite 4
1 2 Abbildung 2: Geöffnete De-Mail-Entwurfsmaske 1 2 Funktion Empfängeradresse(n) prüfen De-Mail Versandarten Erläuterung Mit dem Button können Sie vorab die De-Mailadressen auf Gültigkeit prüfen. Hier finden Sie alle De-Mail-spezifischen Optionen. Nähere Erläuterungen finden Sie in Tabelle 2. Tabelle 1: De-Mail-Funktionen in geöffneter Entwurfsmaske In der folgenden Tabelle finden Sie eine Übersicht verfügbarer De-Mail Versandarten und deren Bedeutung. De-Mail Versandarten Einschreiben Erläuterung Hierbei handelt es sich um eine Kombination von Versandbestätigung (Der Absender erhält eine E-Mail-Bestätigung über den ordnungsgemäßen Versand der Nachricht.) und Eingangsbestätigung (Absender und Empfänger erhalten eine E- Mail-Bestätigung über den Eingang der Nachricht im Postfach des Empfängers). Sowohl Sie, als auch der Empfänger der De-Mail, erhalten also eine Sende- und eine Empfangsbestätigung. Absenderbestätigt Persönlich / Vertraulich Export Unser Zeichen Der Absender identifiziert sich hiermit gegenüber dem Empfänger. Sie als Absender bringen gegenüber dem Empfänger zum Ausdruck, dass Sie sich zum Absenden der Nachricht mit hohem Authentisierungsniveau angemeldet haben. Hiermit bringt der Absender zum Ausdruck, dass er besonderen Wert auf den gesicherten Zugang seiner Nachricht beim Empfänger legt. Zum Lesen dieser Nachricht muss der Empfänger ebenfalls mit hohem Authentisierungsniveau angemeldet sein. Hiermit haben Sie die Möglichkeit, eine De-Mail für den Export zur späteren Archivierung zu markieren. Sie haben die Möglichkeit, eine eigene Zuordnungs-ID (Aktenzeichen) festzulegen, damit Sie eingehende Systemmeldungen zuordnen können. Tabelle 2: De-Mail Versandarten De-Mail IBM Notes Add-In Version 2.0, Stand 15.07.2014 Seite 5
Folgende De-Mail-spezifische Icons werden verwendet: Icon Erläuterung De-Mail-Nachricht in Ansichten und Ordnern De-Mail-Icon in De-Mail-Nachrichten Hilfetext für De-Mail-Optionen Tabelle 3: De-Mail-Icons In folgenden Ordnern und Ansichten sind De-Mails durch ein zusätzliches Icon gekennzeichnet und die Versandarten werden in separaten Spalten angezeigt. Eingang Entwürfe Gesendet Alle Dokumente Papierkorb Abbildung 3: Ordner Entwürfe Hinweis Sie können eigene Ordner erstellen, welche über die zusätzlichen Icons für De-Mail verfügen. Die Anleitung dazu finden Sie unter 2.8 Eigene Ordner. De-Mail IBM Notes Add-In Version 2.0, Stand 15.07.2014 Seite 6
2.2 Schritt für Schritt: De-Mail erstellen und SenDen Neu De-Mail Nach- Empfänger eintrage De-Mail-Optionen Mailinhalt verfassen De-Mail senden Nachdem Sie Ihre geöffnet haben, finden Sie in der Aktionsleiste unter Neu eine zusätzliche Aktion zum Erstellen einer De-Mail. Klicken Sie auf den Button Neu De-Mail Nachricht. Abbildung 4: Button für De-Mail-Erstellung Es öffnet sich die De-Mail-Entwurfsmaske. Abbildung 5: Entwurf De-Mail De-Mail IBM Notes Add-In Version 2.0, Stand 15.07.2014 Seite 7
Neu De-Mail Nach- Empfänger eintrage De-Mail-Optionen Mailinhalt verfassen De-Mail senden Tragen Sie jetzt alle gewünschten Empfänger ein. Sie können über die übliche Notes-Adressauswahl auch Empfänger aus dem Öffentlichen Verzeichnisdienst ÖVD anzeigen und auswählen. Sie haben die Möglichkeit mittels Button Empfängeradresse(n) prüfen zu ermitteln, ob die eingetragenen Adressen gültige De-Mail-Adressen sind. Abbildung 6: Prüfung Empfängeradresse Beim Senden der De-Mail erfolgt bei entsprechender Konfiguration eine automatische Prüfung der De-Mail-Empfängeradressen auf Gültigkeit. Hinweis Die Gültigkeitsprüfung der De-Mailadressen bezieht sich nur auf die angegebene Domain (zum Beispiel *@firma.de-mail.de). De-Mail IBM Notes Add-In Version 2.0, Stand 15.07.2014 Seite 8
Neu De-Mail Nach- Empfänger eintrage De-Mail-Optionen Mailinhalt verfassen De-Mail senden Wählen Sie die gewünschten De-Mail-Versandarten aus, indem Sie je nach Bedarf die entsprechenden Checkboxen aktivieren. Zusätzlich zu den Versandoptionen steht eine Option zur Verfügung, die die De-Mail zum Export, d.h. für eine spätere Archivierung markiert. Sie haben außerdem die Möglichkeit im Eingabefeld Unser Zeichen eine Zuordnungs-ID (Aktenzeichen) einzutragen, um eingehende Meldungen zuordnen zu können. Abbildung 7: De-Mail-Optionen mit und ohne Export-Option (konfigurierbar) Beim Klicken der Hilfebutton erhalten Sie eine Kurzbeschreibung zur jeweiligen Option. Abbildung 8: Hilfetext für De-Mail-Option Einschreiben Nähere Erläuterungen zu den De-Mail-Optionen finden Sie in Tabelle 2 auf Seite 4. Neu De-Mail Nach- Empfänger eintrage De-Mail-Optionen Mailinhalt verfassen De-Mail senden Verfassen Sie jetzt wie gewohnt den Inhalt Ihrer De-Mail-Nachricht und fügen Sie bei Bedarf Anhänge hinzu. De-Mail IBM Notes Add-In Version 2.0, Stand 15.07.2014 Seite 9
Neu De-Mail Nach- Empfänger eintrage De-Mail-Optionen Mailinhalt verfassen De-Mail senden Nach Fertigstellung Ihrer De-Mail-Nachricht klicken Sie auf den Button Senden. Beim Senden werden ggf. (wenn in der Konfiguration aktiviert) alle De-Mail-Empfängeradressen auf Gültigkeit geprüft. Wenn diese Prüfung aktiviert ist und ein oder mehrere der De-Mail-Empfängeradressen nicht gültig sind, erfolgt eine Nachricht mit der Frage, ob die De-Mail trotzdem gesendet werden soll. Abbildung 9: Abfrage beim De-Mail senden, falls ungültige Empfängeradressen ermittelt Wenn Sie mit Ja antworten, wird die Nachricht als normale E-Mail, nicht als De-Mail gesendet. Wenn Sie mit Nein antworten, werden Sie darüber informiert, dass die De-Mail als Entwurf gespeichert wurde. Abbildung 10: Nachricht, falls die De-Mail nur gespeichert wurde 2.3 ablage gesendeter De-MailS Erfolgreich gesendete De-Mails finden Sie im Ordner Gesendet. Sie sind von normalen E-Mails durch das De- Mail-Icon zu unterscheiden. De-Mail IBM Notes Add-In Version 2.0, Stand 15.07.2014 Seite 10
Abbildung 11: Ansicht Gesendet 2.4 ablage von De-Mail-entwÜrfen Gespeicherte De-Mails finden Sie im Ordner Entwürfe. Sie sind von normalen E-Mails durch das De-Mail-Icon zu unterscheiden. Abbildung 12: Ansicht Entwürfe mit Vorschau der markierten De-Mail 2.5 eingegangene De-MailS lesen Eingegangene De-Mails finden Sie zusammen mit normalen E-Mails im Eingangsordner. Auch sie sind durch das spezielle De-Mail-Icon von normalen E-Mails zu unterscheiden. Abbildung 13: Eingangsordner Die Vorschau einer De-Mail sieht wie folgt aus: De-Mail IBM Notes Add-In Version 2.0, Stand 15.07.2014 Seite 11
Abbildung 14: Eingangsordner Zum Lesen öffnen Sie eine De-Mail per Doppelklick. Nach dem Öffnen einer eingegangenen De-Mail erscheint links oben das De-Mail-Icon und in der De-Mail-Options-Leiste werden die vom Absender gewählten De-Mail- Optionen und ggf. eine Zuordnungs-ID angezeigt. Abbildung 15: Geöffnete De-Mail im Lesemodus 2.6 De-MailS weiterleiten Sie können eingegangene, gesendete oder entworfene Nachrichten als De-Mails weiterleiten. Dazu stehen zwei Aktionen zur Verfügung: Weiterleiten als De-Mail Weiterleiten als De-Mail mit Anhang De-Mail IBM Notes Add-In Version 2.0, Stand 15.07.2014 Seite 12
Diese Aktionen können Sie in einer zum Lesen geöffneten eingegangenen oder gesendeten Nachricht ausführen. Abbildung 16: Weiterleiten in Aktionsleiste der geöffneten Eingangsmail Außerdem stehen diese Aktionen im Eingangsordner sowie in den Ansichten Gesendet, Entwürfe und Alle Dokumente in der Aktionsleiste und im Aktionen-Menü zur Verfügung. Dort können Sie auf eine markierte Nachricht angewendet werden. Abbildung 17: Aktionsleiste mit den Aktionen zum Weiterleiten im Eingangsordner Abbildung 18: Aktionen-Menü mit den Aktionen zur Weiterleitung in der Ansicht Gesendet De-Mail IBM Notes Add-In Version 2.0, Stand 15.07.2014 Seite 13
2.7 De-MailS beantworten Sie können auf eingegangene Nachrichten als De-Mail antworten. Dazu stehen folgende Aktionen in einer geöffneten Eingangsnachricht zur Verfügung: Antworten als De-Mail Antworten als De-Mail mit Protokoll (ohne Anhänge) Antworten als De-Mail mit Protokoll und Anhängen Allen antworten als De-Mail Allen antworten als De-Mail mit Protokoll (ohne Anhänge) Allen Antworten als De-Mail mit Protokoll und Anhängen Als Protokoll versteht man dabei, dass der Inhalt der Ursprungsmail (auf die geantwortet wird) in die Antwortmail übernommen wird. Mit Protokoll (ohne Anhänge) heißt also, dass in der Antwortmail der Inhalt der Ursprungsmail ohne Dateianhängen enthalten ist. Mit Protokoll und Anhängen bedeutet, dass der Inhalt der Ursprungsmail einschließlich aller Dateianhänge in die Antwortmail übernommen wird. Abbildung 19: Aktionsleiste mit Aktionen zum Antworten in geöffneter Eingangs-De-Mail Abbildung 20: Aktionsleiste mit den Aktionen Allen antworten Die Antwort-Aktionen in der Aktionsleiste und im Aktionen-Menü des Eingangsordners sowie der Ansicht Alle Dokumente sind kontextabhängig auf eine markierte Nachricht anwendbar. Kontextabhängig heißt, dass in Abhängigkeit davon, ob die markierte Nachricht eine normale E-Mail oder eine De-Mail ist, auch die Antwort entweder eine normale E-Mail oder eine De-Mail ist. Die folgenden Abbildungen zeigen die Nutzung der Antwort-Aktionen aus der Aktionenleiste. De-Mail IBM Notes Add-In Version 2.0, Stand 15.07.2014 Seite 14
Abbildung 21: Aktionsleiste mit den Aktionen Antwort im Eingangsordner Abbildung 22: Aktionsleiste mit den Aktionen Allen antworten im Eingangsordner Die folgenden Abbildungen zeigen die Nutzung der Antwort-Aktionen aus dem Aktionen-Menü. Abbildung 23: Aktionen-Menü mit den Aktionen Antwort De-Mail IBM Notes Add-In Version 2.0, Stand 15.07.2014 Seite 15
Abbildung 24: Aktionen-Menü mit den Aktionen Allen antworten Hinweis Handelt es sich bei der markierten Nachricht um eine De-Mail, so wird auch die Antwort als De-Mail erstellt. Handelt es sich bei der markierten Nachricht um eine normale E- Mail, so ist auch die Antwort eine E-Mail. 2.8 Schritt für Schritt: eigene ordner erstellen Sie können auch eigene Ordner erstellen, welche De-Mails mit speziellem De-Mail-Icon anzeigen. De-Mail -Ordner öffnen Ordner erstellen starten Ordner erstellen Öffnen Sie zuerst unbedingt einen Ordner, der bereits eine Spalte mit De-Mail-Icon enthält, da der aktuell geöffnete Ordner als Vorlage für den zu erstellenden Ordner dient. Folgende Ordner und Ansichten enthalten die De-Mail-Icon-Spalte und sind daher als Vorlage geeignet: Eingang Entwürfe Gesendet Alle Dokumente De-Mail IBM Notes Add-In Version 2.0, Stand 15.07.2014 Seite 16
Abbildung 25: Dialogbox zur Übernahme des Ordner-Stils der Ansicht Alle Dokumente De-Mail-Ordner öffnen Ordner erstellen starten Ordner erstellen Klicken Sie dazu wie gewohnt auf das Notes-Menü Erstellen und wählen Sie Ordner. Abbildung 26: Erstellen eines eigenen Ordners De-Mail-Ordner öffnen Ordner erstellen starten Ordner erstellen Es öffnet sich eine Dialogbox. Dort können Sie den Ordnernamen festlegen. De-Mail IBM Notes Add-In Version 2.0, Stand 15.07.2014 Seite 17
Abbildung 27: Dialogbox zur Benennung des Ordners Wenn Sie dann mit OK bestätigen, wird ein eigener Ordner erstellt, der vom Stil dem Eingangsordner entspricht und über eine Spalte zur Anzeige des De-Mail-Icons verfügt. Hinweis Wenn Sie beim Erstellen eines Ordners den Stil eines anderen Ordners übernehmen, beachten Sie bitte unbedingt, dass Sie einen Ordner auswählen, der bereits über die Spalte zur Anzeige der De-Mail-Icons verfügt. Ansonsten können Sie in Ihrem Ordner die De-Mails nicht von anderen E-Mails unterscheiden. 2.9 Schritt für Schritt: anpassen von ansichten In Ihrer De-Mail-Datenbank können Sie vorhandene Ansichten und Ordner individuell anpassen, also z.b. Spalten ausblenden oder deren Breite ändern. Ansicht anpassen Spalten ausblenden Markieren Sie durch Klick eine Ansicht oder einen Ordner und wählen dann im Menü Ansicht Diese Ansicht anpassen De-Mail IBM Notes Add-In Version 2.0, Stand 15.07.2014 Seite 18
Abbildung 28: Eingangsordner anpassen Ansicht anpassen Spalten ausblenden Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Anpassungen an der gewählten Ansicht bzw. dem gewählten Ordner vornehmen können. In jeder Zeile ist eine Ansichts-/Ordnerspalte mit den Eigenschaften dargestellt Möchten Sie z.b. die Spalten der De-Mail-Versandarten ausblenden, so entfernen Sie das Häkchen unter Sichtbar. Anschließend bestätigen Sie mit OK. Abbildung 29: Spalten des Eingangsordners ausblenden Im Ergebnis werden in der Ansicht bzw. dem Ordner diese Spalten nicht mehr angezeigt. Abbildung 30: Angepasster Eingangsordner De-Mail IBM Notes Add-In Version 2.0, Stand 15.07.2014 Seite 19
abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Geöffnete Mail-Datenbank... 4 Abbildung 2: Geöffnete De-Mail-Entwurfsmaske... 5 Abbildung 3: Ordner Entwürfe... 6 Abbildung 4: Button für De-Mail-Erstellung... 7 Abbildung 5: Entwurf De-Mail... 7 Abbildung 6: Prüfung Empfängeradresse... 8 Abbildung 7: De-Mail-Optionen mit und ohne Export-Option (konfigurierbar)... 9 Abbildung 8: Hilfetext für De-Mail-Option Einschreiben... 9 Abbildung 9: Abfrage beim De-Mail senden, falls ungültige Empfängeradressen ermittelt... 10 Abbildung 10: Nachricht, falls die De-Mail nur gespeichert wurde... 10 Abbildung 11: Ansicht Gesendet... 11 Abbildung 12: Ansicht Entwürfe mit Vorschau der markierten De-Mail... 11 Abbildung 13: Eingangsordner... 11 Abbildung 14: Eingangsordner... 12 Abbildung 15: Geöffnete De-Mail im Lesemodus... 12 Abbildung 16: Weiterleiten in Aktionsleiste der geöffneten Eingangsmail... 13 Abbildung 17: Aktionsleiste mit den Aktionen zum Weiterleiten im Eingangsordner... 13 Abbildung 18: Aktionen-Menü mit den Aktionen zur Weiterleitung in der Ansicht Gesendet... 13 Abbildung 19: Aktionsleiste mit Aktionen zum Antworten in geöffneter Eingangs-De-Mail... 14 Abbildung 20: Aktionsleiste mit den Aktionen Allen antworten... 14 Abbildung 21: Aktionsleiste mit den Aktionen Antwort im Eingangsordner... 15 Abbildung 22: Aktionsleiste mit den Aktionen Allen antworten im Eingangsordner... 15 Abbildung 23: Aktionen-Menü mit den Aktionen Antwort... 15 Abbildung 24: Aktionen-Menü mit den Aktionen Allen antworten... 16 Abbildung 25: Dialogbox zur Übernahme des Ordner-Stils der Ansicht Alle Dokumente... 17 Abbildung 26: Erstellen eines eigenen Ordners... 17 Abbildung 27: Dialogbox zur Benennung des Ordners... 18 Abbildung 28: Eingangsordner anpassen... 19 Abbildung 29: Spalten des Eingangsordners ausblenden... 19 Abbildung 30: Angepasster Eingangsordner... 19 De-Mail IBM Notes Add-In Version 2.0, Stand 15.07.2014 Seite 20
tabellenverzeichnis Tabelle 1: De-Mail-Funktionen in geöffneter Entwurfsmaske... 5 Tabelle 2: De-Mail Versandarten... 5 Tabelle 3: De-Mail-Icons... 6 De-Mail IBM Notes Add-In Version 2.0, Stand 15.07.2014 Seite 21