RTA-BW Version 8.11 A nderungsbeschreibung

RTA-BW Version 8.11 A nderungsbeschreibung Vor Installation der Version 8.11 muss die Datenbankstruktur angepasst werden. Hierzu ist das Skript alter_sqlserver_v811.sql auszuführen. Die bisherige Programmversion ist auch nach Ausführung des Skripts weiterhin ausführbar. Es muss jedoch sichergestellt werden, dass die Umstellung auf Version 8.11 bei allen Anwendern gleichzeitig erfolgt. Im Problemfall ist eine Rückumstellung von 8.11 auf 8.10 möglich. Auch in diesem Falle muss die Umstellung bei allen Anwendern gleichzeitig erfolgen. 1 Übernachtungskostenberechnung Bisher wurden auf der Eingabemaske und auf den Ausdrucken das pauschale Übernachtungsgeld und der Mehrbetrag zum Übernachtungsgeld separat ausgewiesen. In Anpassung an die Begrifflichkeiten im Reisekostenrecht werden diese Beträge jetzt unter dem Begriff Übernachtungskosten zusammengefasst. Bisherige separate Darstellung von Übernachtungsgeld und Mehrbetrag auf der Eingabemaske: Künftige zusammengefasste Darstellung der Übernachtungskosten in einem Betrag: Die Anordnung der Zeilen wurde entsprechend angepasst. Die Zeile Übernachtungsgeld bleibt für eine Übergangsphase erhalten im Blick auf die Abrechnungen, die mit einer Vorgängerversion erfasst wurden (Altfälle). Bisherige separate Darstellung von Übernachtungsgeld und Mehrbetrag auf den Ausdrucken: 1

Künftige zusammengefasste Darstellung der Übernachtungskosten in einer Zeile (in der Zusammenfassung) bzw. in einem Block (in den Erläuterungen) auf den Ausdrucken: Bei den mit Vorgängerversionen erfassten Abrechnungen bleibt die separate Darstellung in der Zusammenfassung erhalten. 2 Direkt bezahlte Fahrkosten, Nebenkosten und Übernachtungskosten Bereits seit der Version 8.9 besteht die Möglichkeit, zu jeder Reisekostenabrechnung direkt bezahlte Kosten zu erfassen. Diese werden auf den Ausdrucken separat ausgewiesen und werden ergänzt um den Erstattungsbetrag zu einem Gesamtkostenbetrag summiert. Mit der Version 8.11 besteht zusätzlich die Möglichkeit, bei Eingabe der Übernachtungskosten, der Fahrkosten und der Nebenkosten einzelne oder alle Positionen als direkt bezahlt zu markieren. 2

2.1 Direkt bezahlte Übernachtungskosten In der Eingabemaske Tagegenaue Eingabe der Übernachtungskosten (Button B in der Reisekosten-Erfassungsmaske) kann durch Markierung des Häkchens Direkt bezahlt der Gesamtbetrag der Übernachtungskosten als vom Arbeitgeber direkt bezahlt gekennzeichnet werden. Außerdem kann durch Markierung eines oder mehrerer Häkchen Direkt in der Tagestabelle der Übernachtungskostenbetrag für jede einzelne Übernachtung als vom Arbeitgeber direkt bezahlt gekennzeichnet werden. Als direkt bezahlt gekennzeichnete Übernachtungskosten werden nicht zum Erstattungsbetrag addiert, sondern zum Betrag der direkt bezahlten Kosten addiert. In diesem Beispiel wurde der Gesamtbetrag der Übernachtungskosten als direkt bezahlt gekennzeichnet: Wie aus dem Beispiel ersichtlich, wird der Gesamtbetrag der Übernachtungskosten (460,00 EUR) nicht zum Erstattungsbetrag addiert, sondern wird bei direkt bezahlte Kosten ausgewiesen. 3

Der Abzug für im Übernachtungspreis enthaltenes Frühstück wird jedoch als negativer Betrag bei Übernachtungskosten (in diesem Beispiel 19,20 EUR) ausgewiesen und vom Erstattungsbetrag in Abzug gebracht. Dieser Sachverhalt wird auch auf dem Ausdruck ausgewiesen: 2.2 Direkt bezahlte Fahrkosten In der Eingabemaske Mehrere Fahrkosten-Posten (Button F in der Reisekosten-Erfassungsmaske) kann durch Markierung des Häkchens Direkt jede einzelne Fahrkosten-Position als vom Arbeitgeber direkt bezahlt gekennzeichnet werden. Als direkt bezahlt gekennzeichnete Fahrkosten werden nicht zum Erstattungsbetrag addiert, sondern zum Betrag der direkt bezahlten Kosten addiert. In diesem Beispiel wurde eine von drei Fahrkosten-Positionen als direkt bezahlt gekennzeichnet: 4

Die als direkt bezahlt markierte Fahrkosten-Position (62,00 EUR) wird nicht zum Erstattungsbetrag addiert, sondern wird bei direkt bezahlte Kosten ausgewiesen. Dieser Sachverhalt wird auch auf dem Ausdruck ausgewiesen: 2.3 Direkt bezahlte Nebenkosten In der Eingabemaske Mehrere Nebenkosten-Posten (Button N in der Reisekosten-Erfassungsmaske) kann durch Markierung des Häkchens Direkt jede einzelne Nebenkosten-Position als vom Arbeitgeber direkt bezahlt gekennzeichnet werden. Als direkt bezahlt gekennzeichnete Nebenkosten werden nicht zum Erstattungsbetrag addiert, sondern zum Betrag der direkt bezahlten Kosten addiert. In diesem Beispiel wurde eine von drei Nebenkosten-Positionen als direkt bezahlt gekennzeichnet: 5

Die als direkt bezahlt markierte Nebenkosten-Position (200,00 EUR) wird nicht zum Erstattungsbetrag addiert, sondern wird bei direkt bezahlte Kosten ausgewiesen. Dieser Sachverhalt wird auch auf dem Ausdruck ausgewiesen: 2.4 Darstellung der direkt bezahlten Übernachtungskosten, Fahrkosten und Nebenkosten im Fenster Direkt bezahlt In der Eingabemaske Direkt bezahlte Kosten (Button D auf der Reisekosten-Eingabemaske) werden die als direkt bezahlt markierten Übernachtungskosten, Fahrkosten und Nebenkosten als Summen ausgewiesen. 6

Die bereits bisher in dieser Maske bestehende Möglichkeit, Sonstige direkt bezahlte Kosten einzugeben, besteht weiterhin. 3 Übernachtungskostenerstattung bei Auslandsdienstreisen Bisher wurde das Übernachtungsgeld stets für das Land berechnet, in dem sich der Dienstreisende um 24.00 Uhr befand. Wenn z.b. ein Grenzübertritt von Land A nach Land B um 1.00 Uhr morgens stattfand und die Übernachtung im Land B stattfand, wurde für diese Nacht das Übernachtungsgeld für das Land A berechnet, da sich der Dienstreisende um 24.00 Uhr noch im Land A befand. Künftig kann bei Eingabe eines Grenzübertritts angegeben werden, ob die Übernachtung zwischen dem Vortag und dem Tag des Grenzübertritts bereits im Zielland stattfand. In diesem Beispiel wurde für einen Grenzübertritt am 05.03. angegeben, dass die Übernachtung zwischen dem 4. und dem 5. bereits im Zielland (Sudan) stattfand, sodass für diese Nacht bereits das Übernachtungsgeld für Sudan berechnet wird: 4 Bescheiddruck Auf dem Bescheid werden die Tabelle Fahrkosten und die Tabelle Nebenkosten künftig auch dann ausgegeben, wenn nur eine Position erfasst wurde. Beispiel: 7

5 Steuerpflicht Tagegeld Bei Dienstreisen mit einer Dauer von mehr als 3 Monaten wird künftig das Tagegeld nach Ablauf der ersten 3 Monate als steuerpflichtig behandelt und entsprechend ausgewiesen. In diesem Beispiel einer Dienstreise vom 01.05. bis zum 04.08. ist die 3-Monats-Frist am 31.07. abgelaufen. Das Tagegeld für die Zeit vom 01.08. bis zum 04.08. (84,00 EUR) wird daher als steuerpflichtig ausgewiesen: 6 Kürzung bei längerem Aufenthalt Bei einer Dienstreise mit Kürzung bei längerem Aufenthalt ( 11 LRKG) wird die Kürzungsphase durch einen Ortswechsel unterbrochen. D.h. für die auf den Ortswechsel folgenden 7 Tage steht wieder das volle Tage- und Übernachtungsgeld zu. Künftig können ein oder mehrere Ortswechsel eingegeben werden mit der Folge, dass für die jeweils folgenden 7 Tage die Kürzung unterbrochen wird. Die Eingabe eines Ortswechsels erfolgt in der Eingabemaske Tagesgenaue Eingabe der Tagegeldberechtigung (Button T in der Eingabemaske Reisekostenabrechnung). In der Spalte Ortswechsel kann für jeden Tag der Dienstreise ein Häkchen für einen Ortswechsel eingegeben werden: 8

In diesem Beispiel wurde für eine Dienstreise vom 01.05. bis zum 04.08. mit Kürzung bei längerem Aufenthalt ab dem 8. Aufenthaltstag ein Ortswechsel am 31.05. eingegeben. Die Folge ist, dass für die folgenden 7 Tage (vom 01.06. bis zum 07.06.) volles Tage- und Übernachtungsgeld berechnet wird. Am 08.06. setzt dann wieder die Kürzung ein: 7 Auswahlliste Bahncard Es besteht jetzt die Möglichkeit, zusätzliche Auswahltexte zu hinterlegen, die in der Auswahlliste Bahncard angeboten werden. Die Hinterlegung eigener Auswahltexte erfolgt über Datei, Hilfsdateien, Standardtexte. Auswahltexte für die Auswahlliste Bahncard müssen bei Typ als Bahncard-Typ gekennzeichnet sein. 9

Die zusätzlichen Auswahltexte können dann in der Auswahlliste Bahncard ausgewählt werden: 8 Auswahlliste Direkt bezahlte Kosten Es besteht jetzt die Möglichkeit, Auswahltexte zu hinterlegen, die bei Erfassung sonstiger direkt bezahlter Kosten (Button D in der Eingabemaske Reisekosten-Abrechnung ) ausgewählt werden können. Die Hinterlegung eigener Auswahltexte erfolgt über Datei, Hilfsdateien, Standardtexte. 10

Auswahltexte für die Auswahlliste Direkt bezahlte Kosten müssen bei Typ als Direkt bezahlt gekennzeichnet sein. Die Auswahltexte können dann in der Auswahlliste Bezeichnung bei direkt bezahlte Kosten ausgewählt werden: 9 Erfassung von Vorschüssen Es besteht die Möglichkeit, mehrere Vorschusspositionen einzugeben, die auf dem Bescheid separat ausgewiesen werden und zu einem Gesamtbetrag summiert werden. Die Erfassung mehrerer Vorschusspositionen erfolgt über den neuen Button O in der Eingabemaske Reisekosten-Abrechnung. 11

Es erscheint eine Eingabemaske, in der beliebig viele Vorschuss-Positionen mit Bezeichnungstext und Betrag eingegeben werden können. Bei Bezeichnungstext kann ein Standardtext ausgewählt werden. Die Vorschussbeträge werden summiert. Die Summe erscheint nach Schließen des Fensters im Betragsfeld Vorschuss. Die Summe Vorschuss wird vom Erstattungsbetrag in Abzug gebracht. Die Vorschüsse werden auf dem Ausdruck ausgewiesen. Die Auswahltexte für die Bezeichnung der Vorschusspositionen können über Datei, Hilfsdateien, Standardtexte hinterlegt werden. Die Standardtexte für Vorschüsse sind bei Typ als Vorschuss zu kennzeichnen. 12

10 Pensionsabrechnungen über mehrere Länder Das Programm unterstützt jetzt sog. Pensionsabrechnungen über mehrere Länder. Die Pensionsabrechnung über mehrere Länder wird wie üblich als Reisekostenabrechnung mit Dienstreiseart Voll-/Halbpension erfasst. Über den Button L werden das erste Land sowie die weiteren Grenzübertritte auf die übliche Weise erfasst. Anschließend werden über den Button B ( Tagesgenaue Eingabe der Übernachtungskosten ) der Pensionspreis und die enthaltenen Mahlzeiten eingegeben. Die Eingabe der Mahlzeiten wird durch die Buttons Vollpension und Halbpension vereinfacht. Unabhängig davon können die Mahlzeiten auch einzeln markiert werden. 13

Nach Speichern der Abrechnung erfolgt die Berechnung der speziellen Übernachtungskostenberechnung. Das Ergebnis der Berechnung wird auf dem Ausdruck dargestellt: 11 Kopieren Haushaltsstellen Die Kopierfunktion zum Kopieren einzelner Haushaltsstellen wurde dahingehend erweitert, dass alternativ auch sämtliche Haushaltstellen eines ausgewählten Haushaltsjahres in einem Arbeitsgang auf ein neues Haushaltsjahr kopiert werden. Nach Aufruf der Kopierfunktion über die entsprechende Menüoption bzw. das entsprechende Icon im Datenfenster Haushaltsstellen erscheint diese Eingabemaske: Bei Auswahl der Option Alle Haushaltsstellen werden alle Haushaltsstellen des ausgewählten Jahres auf das angegebene Jahr kopiert, ansonsten nur die ausgewählte Haushaltsstelle. 14

Eine Plausibilitätsprüfung verhindert das Anlegen doppelter Haushaltsstellen im gleichen Haushaltsjahr. Die Aktion wird durch eine Rückmeldung quittiert. 12 Erweiterung des Unterteils bei der Haushaltsstelle von 6 auf 10 Stellen. Die Erweiterung des Datenfeldes Unterteil von bisher 6 Stellen auf 10 Stellen erfolgt mit dem im Installationssatz enthaltenen Skript alter_sqlserver_v811_exp_uteil.sql. Die Ausführung des Skripts ist optional. D.h., es muss nur von den Stellen ausgeführt werden, die eine Erweiterung der Feldlänge des Feldes Unterteil wünschen. Die Ausführung des Skripts kann u.u. längere Zeit in Anspruch nehmen, da in erheblichem Umfang Constraints und Indexe entfernt und neu erzeugt werden müssen. Andere Stellen, die die Erweiterung des Feldes nicht benötigen, können ohne Nachteile auf die Ausführung des Skriptes verzichten. In diesem Falle bleibt die bisherige Länge des Feldes bestehen. 13 Auswahllisten Kostenstellen und Kostenträger/Finanzstellen Die Eingabe von Kostenstellen und Kostenträgern/Finanzstellen erfolgt bei Erfassung von Reisekosten- und Trennungsgeldabrechnungen (sowie in weiteren Eingabemasken) durch Auswahl eines gültigen Wertes aus sog. Comboboxen. Wenn Comboboxen mit mehr als etwa 1000 befüllt werden müssen, treten erfahrungsgemäß erhebliche Performanceprobleme auf. Die Ursache liegt in der Eigenart des Windows-Control Combobox begründet. Das Problem wurde durch Austausch der Comboboxen durch sog. Datawindows gelöst. Durch Messungen wurde nachgewiesen, dass die Wartezeit bei Beginn einer Neuerfassung von bisher 8 Sekunden auf 0,02 Sekunden reduziert werden konnte (bei Befüllung mit 10.000 Sätzen). Bisherige Combobox Kostenstelle : Jetzt verwendetes Datawindow Auswahl Kostenstelle : 15

14 Auswertung zu Bahncard Das Programm bietet jetzt die Möglichkeit, die durch den Einsatz von Bahncards erzielten Einsparungen nachweisen und auswerten zu können. Bei Eingabe von Fahrkosten kann jetzt zu jeder Fahrkosten-Position zusätzlich zum tatsächlichen Betrag ein fiktiver Betrag eingegeben werden. Hier ist der Betrag einzugeben, den die betreffende Fahrkarte gekostet hätte, wenn keine Bahncard eingesetzt worden wäre. Der fiktive Betrag ist leer zu belassen, wenn sich die Bahncard auf die jeweilige Position nicht ausgewirkt hat (z.b. bei Taxi, Straßenbahn oder Flug). Beispiel: 16

In diesem Beispiel wurde bei der Position Bahn ein fiktiver Betrag von 78,00 EUR angegeben. Die Fahrkarte hätte also, wenn keine Bahncard vorhanden gewesen wäre, 78,00 EUR statt 56,00 EUR gekostet. Es steht eine zusätzliche Auswertung Ersparnis Bahncard zur Verfügung. Bach Auswahl des gewünschten Empfängers (optional) und des gewünschten Zeitraums werden die Reisekostenabrechnungen nach Empfängern gruppiert und einschließlich Summe der Ersparnis aufgelistet, bei denen durch Einsatz der Bahncard Einsparungen erzielt wurden. Beispiel: Die Summe der pro Dienstreise erzielten Ersparnis wird außerdem in der Tabelle Reisekostenabrechnungen in der neue Spalte BC-Ersparnis ausgewiesen, sodass mit den standardmäßig vorhandenen Such- und Statistikfunktionen. (Menüoption Ansicht, Statistik ) eigene Auswertungen möglich sind: 17

15 Plausiprüfung bei Löschung bzw. Sperrung eines Aktenzeichens Bei Löschung oder Sperrung eines Aktenzeichens wird geprüft, ob dieses Aktenzeichen bei einem oder mehreren Empfängern als Vorschlags-Aktenzeichen gespeichert ist. Wenn ja, wird die Löschung bzw. Sperrung verhindert und eine entsprechende Meldung ausgegeben. Hinweis: Das Löschen oder Umbenennen eines Aktenzeichens, das in Reisekostenabrechnungen verwendet wurde, ist aus datenbanktechnischen Gründen nicht möglich. Ein Aktenzeichen, das künftig nicht mehr verwendet werden können soll, sollte daher als gesperrt gekennzeichnet werden. Der Anwender muss dann bei den betroffenen Anwendern zunächst das Vorschlags-Aktenzeichen in ein anderes ändern, bevor er es löschen oder sperren kann. 18