Die Benutzeroberfläche von Access
Menüband Das am oberen Bildschirmrand befindliche Menüband beinhaltet die meisten Befehle von Access. Im Menüband sind Schnellzugriffsleiste und Titelleiste integriert. Das Menüband dürfte dir bereits aus anderen Microsoft Office-Anwendungen (Word, Excel) bekannt vorkommen. Das Register Start Im Original veränderbare Word-Dateien Das Register Erstellen Das Register Externe Daten Das Register Datenbanktools Zusammengehörende Programmbefehle wie z. B. zur Schriftformatierung sind optisch in sogenannten Befehlsgruppen zusammengefasst. Das Menüband ist in die vier Registerkarten Start, Erstellen, Externe Daten und Datenbanktools gegliedert. Gegebenenfalls enthält die Leiste eine 5. Registerkarte Add-Ins, falls weitere Programme auf Access zugreifen. Jede Registerkarte stellt für bestimmte Aufgabenarten Schaltflächen
und Dialogfelder bereit. Die Registerkarte Start enthält die am häufigsten benötigten Befehlsgruppen des Programms. Es erscheinen zusätzliche Registerkarten, wenn ein bestimmtes Objekt ausgewählt bzw. aktiviert ist, z. B. eine Tabelle oder Abfrage. Diese zusätzlichen Registerkarten haben eine andere Farbe als die regulären Registerkarten und eine zusätzliche, darüberliegende Kennzeichnung, die bis zu drei Registerkarten zusammenfasst. Die Programmbefehle werden mittels Schaltflächen, Listenfeldern, Kontrollkästchen, Dialogen, Menüs und Katalogen ausgeführt. Wenn du mit der Maus auf eine Befehlsschaltfläche zeigst oder diese anklickst, wird sie farblich hervorgehoben. Gleichzeitig erscheint ein kleines Fensterchen, in dem der Programmbefehl erklärt wird. Dieses Fensterchen wird QuickInfo genannt. Im Original veränderbare Word-Dateien Das Menüband ist dynamisch, das heißt, es verändert sein Aussehen, wenn sich die Bildschirmauflösung des Computers oder die Programmfenstergröße ändert. Beschriftete Schaltflächen werden z. B. zu Icons ohne Beschriftung reduziert, wenn nicht ausreichend Platz auf dem Monitor vorhanden ist. Wenn du die Tasten Strg und F1 gleichzeitig drückst, wird das Menüband aus- bzw. eingeblendet. Access bietet für die Ausführung von Programmbefehlen in der Regel mehrere Möglichkeiten an. Kontextmenüs Wenn du mit der rechten Maustaste auf ein Objekt, z. B. in einer Tabelle, klickst, wird neben dem Mauszeiger ein sogenanntes Kontextmenü sichtbar mit den wichtigsten Befehlen für das aktuell ausgewählte Objekt, die ausgeführt werden, wenn du mit der Maus darauf klickst.
Titelleiste Die im Menüband integrierte Titelleiste zeigt den Namen des Programms (hier: Access) und den Dateinamen der aktuellen Datenbank sowie die Windows-Symbole zum Minimieren, Maximieren und Schließen des Programmfensters. Statusleiste Die Statusleiste liegt am unteren Rand des Programmfensters und gibt dir Auskunft über den Status des Programms, z. B. in welcher Ansicht das Datenbankobjekt geöffnet ist. Am rechten Rand befinden sich die Schaltflächen zum Wechseln der Ansicht des aktivierten Objektes. Alternativ dazu existiert die Schaltfläche Ansicht im Register Start des Menübands. Je nach Datenbankobjekt gibt es unterschiedliche Ansichten. Schnellzugriffsleiste Die im Menüband integrierte Schnellzugriffsleiste enthält Schaltflächen für häufig genutzte Befehle. Standardmäßig sind dort die Schaltflächen für die Programmbefehle Speichern, Rückgängig und Wiederholen abgelegt. Durch Klicken auf den Drop-down-Pfeil rechts neben der Leiste geht ein Menü auf und es können weitere Schaltflächen durch Anklicken hinzugefügt oder entfernt werden. An den Häkchen erkennst du, welche Schaltflächen aktiviert sind.
Backstage-Schaltfläche Das schwarz gefärbte Register mit dem Namen Datei ganz links im Menüband ist die sog. Backstage- Schaltfläche. Die Backstage-Schaltfläche öffnet die Backstage-Ansicht mit Befehlen zum Öffnen, Speichern, Drucken etc. Durch einen Mausklick darauf können diese geöffnet werden und bieten dann weitere Optionen an. Mit der Schaltfläche Optionen kannst du grundlegende Programmeinstellungen vornehmen. Der Pfeil links oben in der Backstage-Ansicht bringt dich zurück zum Hauptfenster. Navigationsbereich Am linken Rand des Datenbankfensters liegt der Navigationsbereich. Mit seiner Hilfe kannst du bestehende Datenbankobjekte öffnen, umbenennen, kopieren, einfügen, löschen usw. Der Bereich enthält die dir bekannten Objekte Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte. Zusätzlich enthält er Makros und Module.
Mit Makros lassen sich Arbeitsgänge ohne Programmierkenntnisse automatisieren. In Modulen lassen sich Makros mit der Programmiersprache VBA (Visual Basic for Applications) schreiben oder bearbeiten. Makros und Module sollen aber nicht Bestandteil dieser Einheit sein. Durch einen Mausklick auf einen der Objektnamen geht ein Dropdown-Menü auf, in dem alle erstellten Objekte der entsprechenden Objektkategorie aufgelistet sind. Durch einen Doppelklick auf das jeweilige Objekt wird es im Arbeitsbereich in Form einer Registerkarte gezeigt. Ist dies nicht der Fall, solltest du unbedingt die Registeransicht in den Access-Optionen aktivieren, das erleichtert das Arbeiten mit Datenbankobjekten. So kannst du mehrere Objekte öffnen und mit den Registern schnell zwischen ihnen wechseln. Mit der Entf-Taste löschst du ein Objekt. Mit einem Mausklick auf den horizontalen Doppelpfeil an der rechten oberen Ecke blendest du den Navigationsbereich aus, wenn du ihn nicht benötigst. Er wird nur noch als schmaler Balken am linken Rand des Programmfensters dargestellt. Der Arbeitsbereich vergrößert sich entsprechend. Der horizontale Doppelpfeil am oberen Ende des Balkens blendet den Navigationsbereich wieder ein. Aktivieren der Registeransicht Arbeitsbereich im Um geöffnete Datenbankobjekte in der Registeransicht angezeigt zu bekommen, klickst du auf die Backstage- Schaltfläche und in der Backstage-Ansicht auf Optionen, um den Dialog Access-Optionen zu öffnen. Dort klickst du auf der linken Fensterseite auf den Eintrag Aktuelle Datenbank. Auf der rechten Seite aktivierst du das Optionsfeld Dokumente im Registerkartenformat und bestätigst mit OK.
Arbeitsbereich Im Arbeitsbereich erstellst oder bearbeitest du sämtliche Datenbankobjekte. Mithilfe der Register wechselst du zwischen geöffneten Objekten innerhalb des Arbeitsbereiches. Das jeweils aktivierte Objekt ist im Register durch Fettdruck hervorgehoben. Mit einem Mausklick auf die x-schaltfläche an der rechten oberen Ecke der Arbeitsfläche schließt du das Objekt. Bereits bestehende Objekte öffnest du mithilfe des Navigationsbereichs, neue Objekte erstellst du mithilfe des Registers Erstellen im Menüband. Objekte können in verschiedenen Ansichten betrachtet werden. Datenbankaktionen Der Umgang mit Datenbanken unterscheidet sich nicht wesentlich von dem mit anderen Dateien. Datenbank schließen/access beenden Um eine Datenbank zu schließen, klickst du auf die Backstage- Schaltfläche und anschließend auf die Schaltfläche Schließen. Die
Datenbank wird geschlossen, das RDBMS (Access) läuft weiter und du kannst eine andere Datenbank öffnen oder eine neue Datenbank erstellen. Um Access zu beenden, klickst du auf die x-schaltfläche am rechten Rand der Titelleiste. Im Gegensatz zu anderen Office-Anwendungen müssen bei Access eingegebene oder geänderte Datenbankdaten nicht extra gespeichert werden. Änderungen an den Datenbankobjekten (Tabellen, Abfragen usw.) müssen allerdings gespeichert werden. Datenbank öffnen Um eine Datenbank zu öffnen, klickst du in der Backstage-Ansicht auf die Schaltfläche Öffnen und wählst eine der zuletzt geöffneten Datenbanken aus der angebotenen Liste oder suchst an einem der angebotenen Speicherorte nach der gewünschten Datei.