Handbuch Lohnbuchhaltung. 3.1.1 Auage 2012

Handbuch Lohnbuchhaltung 3.1.1 Auage 2012

ab Version 10 Technische Änderungen vorbehalten. Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieses Handbuches darf ohne ausdrückliche Genehmigung in irgendeiner Form ganz oder in Auszügen reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Wir behalten uns vor, ohne besondere Ankündigung, Änderungen am Handbuch und am Programm vorzunehmen. SelectLine Auftrag, SelectLine Rechnungswesen, SelectLine Kassabuch, SelectLine Lohn und SelectLine Datanorm sind Produkte der SelectLine Software AG. MS-Windows und MS-DOS sind Warenzeichen der Microsoft Corp. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum des jeweiligen Rechtsinhabers. Um die in diesem Handbuch beschriebene Software nutzen zu können, wird eine lizenzierte Originalversion von Microsoft Windows benötigt. Printed in Switzerland. Copyright 2012 SelectLine Software AG

Inhaltsverzeichnis 1 Einführung 1 1.1 Willkommen.............................. 1 1.2 In eigener Sache............................ 1 1.3 Allgemeine Programmbeschreibung.................. 2 1.4 Update Service............................. 4 1.5 Datenschutz............................... 4 1.6 Datensicherheit............................. 5 1.7 Handbuch............................... 5 1.8 Aufbewahrung der Unterlagen..................... 5 1.9 swissdec................................. 6 1.9.1 Wer und was ist swissdec und allgemeine Informationen.. 6 1.9.2 swissdec- und frühere Suva-Zertizierung und Stati.... 6 1.9.3 Anforderungen und Empfehlungen swissdec......... 7 1.9.4 Wer und was ist itserve AG................. 7 1.9.5 Keine Funktionserweiterungen................ 7 1.9.6 Versicherungskompatibilität/Policen-Erneuerung...... 7 1.10 Erste Schritte............................. 7 1.10.1 Allgemein............................ 7 1.10.2 Lohn............................... 8 2 Die Menüs der Lohnbuchhaltung 11 2.1 Applikationsmenü............................ 11 2.1.1 Programmeinstellungen.................... 12 2.2 Mandant................................. 12 2.3 Stammdaten.............................. 12 2.4 Abrechnen................................ 13 2.5 Auswertungen.............................. 13 2.6 Eigene Daten.............................. 15 2.7 Schnittstellen.............................. 15 2.8 Fenster.................................. 15 2.9 Hilfe................................... 16 3 Mandanten 17 3.1 Vorüberlegung............................. 17 3.2 Mandant anlegen............................ 17 3.3 Mandant wählen............................ 18 3.4 Mandant bearbeiten.......................... 19 3.4.1 Einstellungsmöglichkeiten des Mandanten.......... 19 3.4.2 Adresse............................. 20 3.4.2.1 Neue Felder..................... 20 iii

Inhaltsverzeichnis 3.4.3 Optionen............................ 20 3.4.4 AHV / ALV........................... 22 3.4.4.1 Bereich AHV..................... 23 3.4.4.2 Bereich ALV/ALV Zusatz............. 24 3.4.5 FAK (Familienausgleichskasse)................ 24 3.4.6 SUVA und UVG........................ 25 3.4.7 UVGZ............................. 27 3.4.8 KTG............................... 28 3.4.9 BVG.......................... 29 3.4.10 Standards............................ 31 3.4.11 Standardabzüge........................ 32 3.4.12 Fibuexport........................... 33 3.4.13 Lohnausweis.......................... 35 3.4.14 Verwaltung Maskeneditor................... 35 3.4.15 Freie Felder........................... 35 3.4.16 Validierungen im Mandant.................. 36 3.4.17 Personengruppe und Kategorie in UVGZ und KTG.... 36 3.4.17.1 Personengruppe................... 36 3.4.17.2 Kategorie...................... 37 3.5 Überblick................................ 37 4 Stammdaten 39 4.1 Mitarbeiter............................... 39 4.1.1 Mitarbeiter........................... 39 4.1.2 Adresse............................. 39 4.1.3 Allgemein............................ 42 4.1.3.1 Zahlungen an Dritte................. 43 4.1.4 Versicherungen......................... 43 4.1.4.1 AHV Code...................... 44 4.1.4.2 ALV Code...................... 45 4.1.4.3 FAK......................... 45 4.1.4.4 SUVA / UVG.................... 45 4.1.4.5 SUVA / UVG Codes................ 45 4.1.4.6 UVGZ Code 1 & 2.................. 46 4.1.4.7 KTG Code 1 & 2.................. 46 4.1.4.8 BVG-Code...................... 46 4.1.5 Kinder.............................. 46 4.1.6 Zulagen / Abzüge....................... 47 4.1.6.1 Zulagen........................ 47 4.1.6.2 Abzüge........................ 49 4.1.6.3 Kostenstellen/-träger................ 50 4.1.7 Lohnausweis.......................... 51 4.1.8 Neuer Lohnausweis....................... 53 4.1.9 Statistik............................. 56 4.1.10 History............................. 57 4.1.11 Text............................... 58 4.1.12 Notizen............................. 58 iv

Inhaltsverzeichnis 4.2 Lohnarten............................... 59 4.2.1 Allgemeines / Änderungen in Zulagen / Abzügen...... 59 4.2.1.1 Neues 4-stelliges Nummernsystem......... 59 4.2.1.2 swissdec-zulagen- und Abzugstamm in bestehendem Mandanten................... 59 4.2.1.3 Gesperrte Zulagen/Abzüge nach erstmaliger Verwendung....................... 59 4.2.1.4 Prozent von Basis bei Sozialversicherungs-Abzügen entfernt....................... 60 4.2.1.5 Lohnstrukturerhebung Statistik Betrag und Statistik Menge, Abrechnungsassistent.......... 60 4.2.2 Zulagen............................. 62 4.2.2.1 Daten für die Abrechnungsarten.......... 63 4.2.2.2 weitere Eingaben................... 65 4.2.3 Abzüge............................. 66 4.2.4 AG-Abzugsgruppen...................... 69 4.3 Konstanten............................... 69 4.3.1 Kantone / Kinderzulagen................... 69 4.3.2 Mitarbeitergruppen...................... 70 4.3.3 Personengruppen....................... 71 4.3.4 Kumulationsbasen....................... 71 4.3.5 Bemerkungen Lohnausweis.................. 72 4.3.6 Weitere............................. 73 4.4 Zahlungsverkehr............................ 73 4.4.1 Banken............................. 73 4.4.2 Interne Banken......................... 74 4.4.3 Kontoinhaber.......................... 74 5 Abrechnen 77 5.1 Lohnläufe................................ 77 5.1.1 Abrechnungsassistent..................... 77 5.1.2 Nachzahlung.......................... 81 5.1.2.1 Allgemeine Informationen............. 81 5.1.2.2 Berechnungsinformationen............. 81 5.1.2.3 Systematik...................... 81 5.1.2.4 Ablauf Nachzahlung................ 82 5.1.3 Abrechnungshistory...................... 85 5.1.4 Abrechnungsbeginn...................... 86 5.1.5 Monat abschliessen....................... 86 5.2 Jahreswechsel.............................. 87 5.2.1 Neues Abrechnungsjahr.................... 87 5.2.2 Elektronisches Lohnmeldeverfahren (ELM) und XML... 87 5.2.2.1 Kurzablauf...................... 88 5.2.2.2 Elektronische Lohnmeldung (Transmitter).... 89 5.2.2.3 Zertikate installieren............... 90 5.2.2.4 Mitarbeiter..................... 90 5.2.2.5 Ersatzmeldung.................... 91 v

Inhaltsverzeichnis 5.2.2.6 Versicherer...................... 91 5.2.2.7 Steuer und Statistik................ 92 5.2.2.8 Option........................ 92 5.2.2.9 Details........................ 93 5.2.2.10 Interoperabilität................... 94 5.2.3 Historie Lohnmeldungen.................... 94 5.2.3.1 Komplettierung durchführen............ 95 5.3 Elektronischer Zahlungsverkehr.................... 95 5.3.1 Datenträgeraustausch..................... 95 5.3.2 Vergütungsauftrag....................... 96 5.4 Historie................................. 97 5.4.1 Historie starten......................... 97 5.4.2 Anzeige Historie Modus.................... 98 5.4.2.1 Statuszeile...................... 98 5.4.2.2 Bildschirmhinweis.................. 99 5.4.3 Historie beenden........................ 99 6 Auswertungen 101 6.1 Scheine................................. 101 6.1.1 BVG-Jahresabrechnung.................... 103 6.1.2 Lohnabrechnungen....................... 103 6.1.3 Lohnausweis.......................... 105 6.1.4 Neuer Lohnausweis....................... 105 6.1.4.1 Formulare Ausdrucke................ 105 6.1.4.2 Ausdruck des Lohnausweises............ 105 6.1.5 ViewGen............................ 106 6.1.5.1 Lohnausweis per ViewGen............. 107 6.1.5.2 AHV Jahresabrechnung............... 108 6.1.5.3 AHV Frei Jahresauswertung Personen...... 109 6.1.5.4 KTG Jahresabrechnung............... 109 6.1.5.5 UVG Jahresauswertung (SUVA).......... 110 6.1.5.6 UVGZ Jahresabrechnung.............. 110 6.1.5.7 FAK Jahresabrechnung............... 111 6.2 Journal................................. 111 6.2.1 Lohnjournal........................... 111 6.2.1.1 Lohnjournal mit Bruttolohn und Basen...... 112 6.2.1.2 Lohnabrechnungen.................. 112 6.2.1.3 Lohnabrechnung total................ 112 6.2.1.4 Lohnabrechnung kum................ 113 6.2.1.5 Lohnabrechnung-Rekapitulation Monat...... 113 6.2.1.6 Lohnabrechnung-Rekapitulation Jahr....... 113 6.2.1.7 Lohnkonto mit Total Firma............. 113 6.2.2 Stammdaten Firma / Mandant................ 113 6.2.3 Grak Bruttolohn Jahresausgleich.............. 114 6.2.4 Quellensteuer Monat - Quellensteuer Rekapitulation.... 115 6.3 Sonstige................................. 115 6.3.1 Listen.............................. 115 vi

Inhaltsverzeichnis 6.3.2 Buchungsliste.......................... 116 6.3.3 Personalstamm......................... 117 7 Eigene Daten 119 8 Schnittstellen 121 9 Spezialfälle 123 9.1 ALV-Beitrag.............................. 123 9.1.1 Höhe der Beiträge....................... 123 9.2 Kurzarbeit................................ 124 9.3 Stundenlöhner............................. 124 10 Lizenz und Gewährleistung 127 vii

Inhaltsverzeichnis viii

1 Einführung 1.1 Willkommen Willkommen zu SelectLine Lohn, der leicht zu bedienenden, professionellen und nach den SUVA Richtlinien programmierten swissdec certied Lohnbuchhaltung unter Windows. Wir danken Ihnen, dass Sie sich für unser Produkt entschieden haben. Dieses Programmpaket wurde konsequent objektorientiert in der Programmiersprache Borland Delphi programmiert. Dies und der modulare Aufbau ermöglichen eine enge Verknüpfung vieler Programmteile, einen kompakten Programmcode und eine leichte Anpassung an Anwenderwünsche. SelectLine SelectLine Software AG Achslenstrasse 15 CH - 9016 St. Gallen Willkommen Die Internetadresse WWW.SELECTLINE.CH erreichen Sie bequem mit dem Schalter oder über Hilfe / Internet / Homepage. Auf der Homepage können Sie sich jederzeit über Neuigkeiten der SelectLine Software informieren. Internet 1.2 In eigener Sache Alle Gegebenheiten und Funktionen, die in allen SelectLine-Produkten identisch sind, werden ausführlich im SelectLine Systemhandbuch beschrieben.. Um Vorgehensweisen möglichst ezient zu erklären, wird auf Beispiele aus verschiedenen Applikationen zurückgegrien. Diese SelectLine-Anwendung steht als BDE (Borland Database Engine) - Version (kostenlose Datenbank, mit Paradox-Tabellen und Local-SQL als Abfragesprache) zur Verfügung. SelectLine Lohn wird ständig weiterentwickelt, um den Anforderungen und Wünschen der Anwender gerecht zu werden. Wir empfehlen daher den Abschluss eines Updatevertrages, durch den Sie Anspruch auf die Teilnahme an der Programmpege und -verbesserung (automatischer Update-Service) haben. Updatevertrag 1

1.3. ALLGEMEINE PROGRAMMBESCHREIBUNG 1.3 Allgemeine Programmbeschreibung Allgemeine Programmbeschreibung Der SelectLine Lohn wurde mit dem Ziel entwickelt, Ihnen die zeitaufwendige Lohn- und Gehaltsabrechnung zu erleichtern. Das Programm ist leicht zu bedienen und ermöglicht eine schnelle, korrekte und professionelle Abrechnung der Löhne und Gehälter. Die modulare Programmorganisation bietet den unterschiedlichen Anwendern das jeweils optimale Programm. Damit ist es für den Einsatz in grossen Unternehmen ebenso geeignet wie für kleinere Firmen. Zugleich wird es durch die uneingeschränkte Mehrmandantenfähigkeit auch Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern gerecht, die viele Firmen betreuen. Besonders ezient wird die Arbeit, wenn SelectLine Lohn im Komplex mit weiteren Programmen der SelectLine-Reihe eingesetzt wird, z.b.: ˆ SelectLine Rechnungswesen SelectLine Anlagenbuchhaltung ˆ SelectLine Kassenbuch ˆ SelectLine Auftrag ˆ SelectLine Datanorm In diesem Fall können die Programme teilweise mit dem selben Datenbestand arbeiten bzw. auf diesen zugreifen. Der SelectLine Lohn bietet Ihnen: Stammdatenverwaltung ˆ Mandantenübergreifende Stammdatenverwaltung ˆ Lohnsteuer-, Pfändungs- und Einkommensteuertabellen werden mitgeliefert ˆ Listen über Kinderzulagen, Personalstamm, Buchungen werden mitgeliefert ˆ Umfangreiche Auswahl vordenierter Lohnarten ˆ Buchungsliste kann in SelectLine Rechnungswesen exportiert werden Abrechnung ˆ Es steht ein unterstützender Abrechnungsassistent zur Verfügung ˆ Automatische Vergabe der Lohnarten ˆ Umfangreiche Unterstützung bei der Anlage von Kindergeldzulagen, Pensionskassenberechnung, AHV, SUVA ˆ Auswahl der abzurechnenden Mitarbeiter und der entsprechenden Periode ˆ Abrechnung von Teillohnzahlungszeiträumen ˆ Arbeitszeit und Ferienkontrolle ˆ Schnellberechnung der Abrechnung in wenigen Sekunden am Bildschirm ersichtlich 2

KAPITEL 1. EINFÜHRUNG ˆ Erstellung von Fälligkeitslisten, Überzahlungslisten, Barzahlungslisten und Zahlungsvorschlägen Ausgaben und Auswertungen ˆ viele vordenierte Formulare, die beliebig erweitert oder geändert werden können ˆ Ausdrucke in Listenform, als Datenblatt oder auf Etikettenformulare ˆ Monatsauswertungen, wie z.b. Lohnabrechnungen, neuer Lohnausweis, usw. ˆ Jahresauswertungen, z.b. für AHV und SUVA ˆ Für die Steuerbehörden, z.b. Lohnausweis, Quellensteuernachweis, usw. ˆ Bescheinigungen, wie Kinderzulagen, Arbeitsbescheinigung. ˆ Standardisierung des gesetzlich konformen elektronischen Datenaustausches nach swissdec Anforderungen jede Menge Extras ˆ Passwortverwaltung ˆ Integrierte Fehler- und Plausibilitätskontrolle für problemlose Bereinigung fachlicher Widersprüche ˆ Aufgaben- und Terminverwaltung ˆ Makro-Assistent ˆ Toolboxeditor ˆ Netzkommunikation Bei der Entwicklung von SelectLine Lohn wurden folgende Zielvorstellungen realisiert: ˆ Komfortable Bedienmechanismen ˆ Hohe Flexibilität ˆ Sichere Handhabung ˆ Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen ˆ Unbegrenzte Mandantenfähigkeit ˆ Komplette Ausstattung ˆ Kompakter Programmcode, um möglichst wenig Speicherkapazität zu belegen ˆ Zukunftssicherheit und Erweiterbarkeit Das Programm erlaubt das gleichzeitige Oenhalten mehrerer Eingabemasken und Dialogfenster. Sie können zwischen den Fenstern wechseln. Einmal erfasste Daten können später über einfache Auswahlmechanismen weiterverwendet werden. Einstellungen bleiben erhalten, wenn Sie das Programm zwischendurch verlassen. Um Ihrer gewohnten Arbeitsweise entgegen zu kommen, Komfortable Bedienmechanismen 3

1.4. UPDATE SERVICE sichere Handhabung lassen sich viele Aktionen auf verschiedene Weise steuern - per Mausklick, über Kontextmenüs, mit Funktionstasten und Tastenkombinationen oder per Drag & Drop. Das Drücken der Taste [F1] bringt Ihnen kontextbezogene Hilfe. Die sichere Handhabung ist dadurch gewährleistetet, dass auch durch Fehlbedienungen oder Stromausfall eine versehentliches Zerstören von Daten praktisch ausgeschlossen ist. Die Dateien können jederzeit reorganisiert werden. Dies entbindet den Anwender natürlich nicht von der Verpichtung zur Datensicherung, dafür stehen eigene Programmteile zur Verfügung. Mandantenfähigkeit Da das Programm auch im Hinblick auf die besonderen Bedürfnisse von Treuhändern entwickelt wurde, ist die volle Mandantenfähigkeit eine Grundvoraussetzung. Das Anlegen eines neuen Mandanten erfolgt sehr komfortabel. Flexibilität Zukunftsorientiert Alle Formulare und Ausdrucke können entsprechend Ihren Wünschen verändert werden. Zusätzliche eigene Auswertungen, das Herausltern von Daten nach betriebsbedingten Kriterien und beliebige andere Aktionen lassen sich mit Hilfe des Makro- Assistenten verwirklichen. Über vielfältige Import- und Exportmöglichkeiten ist ein einfacher Datenaustausch mit anderen Programmen möglich. Mir der COM-Schnittstelle steht für Softwareentwickler eine Programmierschnittstelle zur Verfügung. Wir garantieren für ein zukunftssicheres Programm. Ergeben sich aufgrund von neuen gesetzlichen Bestimmungen notwendige Änderungen und Erweiterungen des Programms, so sind diese ohne grossen Aufwand für den Anwender zu realisieren. 1.4 Update Service Update-Vertrag Nutzen Sie die Möglichkeit, mit Ihrem Programm immer auf dem aktuellsten Stand zu sein! Über den Service aus dem Update-Vertrag erhalten Sie automatisch bzw. per Download die Updates auf alle sich ergebenden Programmerweiterungen. 1.5 Datenschutz Datenschutz Die SelectLine-Produkte bieten als Schutz vor unberechtigtem Zugri eine Passwortkontrolle für das Programm insgesamt oder für bestimmte Programmbereiche an. Die Passwortverwaltung wird ausführlich im SelectLine Systemhandbuch beschrieben. 4

KAPITEL 1. EINFÜHRUNG 1.6 Datensicherheit Die Programme gewährleisten keinen Schutz der gespeicherten Daten vor Verlust (z.b. durch Zerstörung von Daten bei Hardwaredefekten, durch Verlust der Rechentechnik bei Diebstahl, oder nur durch versehentliches Löschen auf Betriebssystemebene). Die Sicherheit der erfassten Daten liegt in der Verantwortung des Anwenders. Dieser hat durch geeignete Datensicherungsmassnahmen dafür zu sorgen, dass bei Datenverlust aus den vorhandenen Datensicherungen, ohne nennenswerten Aufwand der vorherige Zustand wieder hergestellt werden kann. Datensicherheit 1.7 Handbuch Generell ist ein SelectLine-Handbuch kein Lehrbuch, sondern es setzt kaufmännische Grundkenntnisse des jeweiligen Fachgebietes voraus. Im diesem Handbuch werden alle Gegebenheiten und Funktionen beschrieben, die speziell dieses Fachgebiet betreen. Die Handhabung von Programmfunktionen, die generell alle Programme aus der SelectLine-Reihe betreen, wird im SelectLine Systemhandbuch ausführlich beschrieben. Einzelne Programmfunktionen werden an Hand von allgemeinen, in jeder Firma auftretenden und für das jeweilige Programm massgeblichen Geschäftsvorfällen erläutert. Wenn Ihnen der Sachverhalt vertraut ist, nden Sie in diesem Handbuch die Informationen, wie Sie vorgehen müssen, um alle erforderlichen Abläufe mit diesem Programm zu realisieren. Bitte nutzen Sie auch die Online-Hilfe zum Programm. Sie enthält in der Regel Beschreibungen von Funktionserweiterungen sofort mit dem Update auf die aktuelle Version. Damit Sie schnell zum Ergebnis kommen, hier die Konventionen der Schreibweise: Stammdaten Menüs werden kursiv dargestellt Buchen / OenePosten Hauptmenü/Untermenü [Alt] Tastaturtasten Daten Verzeichnis- und Tabellennamen "Buchen" Schalter in Eingabemasken 1.8 Aufbewahrung der Unterlagen Sämtliche Lohnaufzeichnungen sowie die zu deren Revision dienenden Buchhaltungsunterlagen und weitere Belege sind lückenlos während mindestens fünf Jahren aufzubewahren. Für buchführungspichtige Betriebe (Art. 957 OR) gilt die zehnjährige Aufbewahrungspicht gemäss Art. 962 OR. Aufbewahrungs picht 5

1.9. SWISSDEC Installation ˆ Rekapitulation Monat ˆ Jahreskonti ˆ SUVA-Jahresabrechnung ˆ AHV-Abrechnung ˆ ALV-Abrechnung Richtlinien über die gesetzlichen Bestimmungen http://www.suva.ch/home/suvarisk/lohnaufzeichnung Die Installation für SelectLine Lohn ist im Systemhandbuch der SelectLine Programme ausführlich beschrieben. Dieses nden Sie ebenfalls auf der mitgelieferten CD. 1.9 swissdec 1.9.1 Wer und was ist swissdec und allgemeine Informationen swissdec ist ein nicht gewinnorientiertes Gemeinschaftsprojekt mehrerer unabhängiger Partner und das Qualitätslabel für Lohnbuchhaltungssysteme. Als zentrale Informationsplattform zur Standardisierung des elektronischen Datenaustausches via Lohnbuchhaltungssystemen stellt swissdec Knowhow bereit, dient dem Informationsaustausch zwischen allen Interessierten wie Software-Anwendern, Software- Herstellern, Unternehmen, Verbänden, Ämtern und Organisationen, garantiert und überwacht die gesetzlich konforme Datenübertragung und zertiziert die erfolgreich geprüften Lohnprogramme. Verantwortlich für den Inhalt und den Betrieb von swissdec ist im Auftrag der Stakeholder die Suva, welche über eine 30-jährige Erfahrung in der Beratung und Zertizierung von Lohnbuchhaltungen verfügt. Die Entwicklung des XML-Standards ist die konsequente und technologische Weiterentwicklung der in der Vergangenheit geleisteten Arbeiten. Weitere Informationen über und zu swissdec nden Sie unter: www.swissdec.ch 1.9.2 swissdec- und frühere Suva-Zertizierung und Stati Der ursprüngliche Lohn von SelectLine wurde seinerzeit mit dem Zertikat ˆ Suva geprüft ausgezeichnet. Im Jahre 2006 fand die im Kapitel siehe Kapitel 1.9.1 auf Seite 6 beschriebene Reorganisation zur Dachorganisation swissdec statt, bei der aber nach wie vor, auf Grund der langjährigen Lohnsoftware- Beratungstätigkeit, hauptsächlich die Suva im Hintergrund steht. Da zu jenem Zeitpunkt noch keine swissdec- Zertifizierung erfolgte und das Siegel Suva geprüft nicht mehr zeitgemäss war, wurde neu folgendes Zertikat ˆ nach Suva empfohlenen Richtlinien programmiert zugesprochen, welches bis und mit Version 10.1.9.6 seine Gültigkeit hat. Nach der Anmeldung zur swissdec-zertifizierung erhielt die Version 11.0 den Status ˆ Zertikat geplant 6

KAPITEL 1. EINFÜHRUNG und nach erfolgreichem Abschluss die Version 11.5 nun den Status ˆ swissdec certied 1.9.3 Anforderungen und Empfehlungen swissdec Viele neue Felder und Funktionen wurden auf Grund von Anforderungen und Empfehlungen seitens swissdec integriert und umgesetzt. Einige davon waren relativ statisch und bei anderen wurde uns ein gewisser Spielraum über die Komplexität der Umsetzung überlassen. Besonders wichtige Anpassungen wurden mit dem swissdec Logo hervorgehoben und zusätzlich kommentiert. 1.9.4 Wer und was ist itserve AG Die Firma itserve AG in Bern nimmt die Lohndaten elektronisch entgegen, verarbeitet und leitet diese an die entsprechenden Lohndatenempfänger wie Versicherungen, Ausgleichskassen, Bundesamt für Statistik etc. weiter. Das elektronische Lohnmeldeverfahren (ELM) wird dem zu Folge nur an die itserve gesandt und diese ist für die Weiterverarbeitung zuständig. Damit dieses ELM durchgeführt werden kann, ist eine swissdec-zertifizierung notwendig. Des weiteren möchten wir an dieser Stelle erwähnen, dass itserve lediglich für die Weiterleitung der Daten zuständig ist und diese nicht speichert! Weitere Informationen über und zu itserve AG nden Sie unter: www.itserve.ch 1.9.5 Keine Funktionserweiterungen Beachten Sie unbedingt, dass im swissdec-lohn keine neuen Funktionen implementiert wurden, sondern der bestehende SelectLine Lohn soweit erweitert wurde, um die Anforderungen abzudecken. Möglicherweise wurde dadurch aber doch automatisch, die eine oder andere Anforderung erfüllt, die nun durch swissdec- Vorgaben umgesetzt wurde. 1.9.6 Versicherungskompatibilität/Policen-Erneuerung Prüfen Sie im Falle einer ELM-Anwendung, ob Ihre Versicherungen ebenfalls an diesem System teilnehmen. Allenfalls bringt dies durch die spätere geschilderte Logik der Codes eine Anpassung oder gar Erneuerung der Police mit sich. Wir raten daher zu einer früh- und rechtzeitigen Prüfung der bestehenden Verträge und Policen mit den Versicherungsinstitutionen. 1.10 Erste Schritte 1.10.1 Allgemein Erste Informationen über das Programm vermittelt das Hilfesystem, das Sie über die Menüleiste Hilfe oder [F1] erreichen. Hilfeindex 7

1.10. ERSTE SCHRITTE Tipp des Tages Vorüberlegungen zur Arbeit mit dem Programm Verbindung Konten Kunden / Lieferanten Es bietet Ihnen zum Einen über das Inhaltsverzeichnis eine Einführung in das Programm in logischer Abfolge der einzelnen Kapitel, zum Anderen haben Sie die Möglichkeit eine Stichwortsuche zu starten. So erhalten Sie Erläuterungen im Kontext zum Suchbegri. In aufgelockerter Form erhalten Sie hier hilfreiche Tipps und Anregungen für eine optimale Programmnutzung. Für jede Firma, die verwaltet werden soll, wird zuerst ein Mandant angelegt. Übernehmen Sie für einen neuen Mandanten in Deutschland die Daten aus einem der Vorlagemandanten SKR03 oder SKR04, für die Schweiz aus dem Vorlagemandanten KMU und für einen Mandanten in Österreich aus dem Vorlagemandanten RLG. Mit der Zuordnung des Kontenrahmens lt. Vorlagenmandant stehen für den Mandanten des Auftrags das entsprechende Steuerschlüsselsystem für die Rechnungslegung, die Erlös- und Aufwandskonten sowie die DATEV-Automatikkonten für die Übergabe an eine Finanzbuchhaltung per Stapel oder direkt oder per DA- TEV-Export zur Verfügung. Für einen Mandanten der Finanzbuchhaltung werden neben dem Steuerschlüsselsystem die Umsatzsteuerformularzuordnung mit den entsprechenden länderspezischen Umsatzsteuermeldungs-Formularen, der Kontenplan und die Kontenstammdaten aus dem gewählten Vorlagemandanten übernommen. Es besteht die Möglichkeit, die Kunden- und Lieferantennummern mit den Kontonummern für die Finanzbuchhaltung zu synchronisieren oder mit unterschiedlichen Nummern zu arbeiten. Sollen die Nummern synchron sein, werden bei gesetzter Option in den Mandanteneinstellungen die Kontonummern automatisch aus den Adressnummern erzeugt. Die Art der Verwendung wird mandantenabhängig verwaltet. 1.10.2 Lohn Vorüberlegungen zur Arbeit mit der Lohnbuchhaltung Der Einsatz von SelectLine Lohn kann zu jedem beliebigen Zeitpunkt erfolgen. Sie sollten jedoch bedenken, dass Sie bei einem unterjährigen Beginn ggf. Vorträge für die korrekte Ermittlung der Sozialversicherungen und der Einkommensteuer erfassen müssen. Damit Sie zu Beginn Ihrer Arbeit mit dem neuen Programm nicht die Übersicht verlieren und sicher sein können, nichts Wichtiges zu vergessen, empfehlen wir Ihnen folgende Bearbeitungsreihenfolge: Checkliste ˆ Mandant neu ˆ Mandant Einstellungen ˆ Firma/Betriebsstätten ˆ Steuerbehörden ˆ Pensionskassen ˆ Personalstammdaten ˆ Zahlungsart/Banken 8

KAPITEL 1. EINFÜHRUNG ˆ Schnellberechnung/Abrechnung voll ˆ Auswertungen ˆ Zahlungsverkehr ˆ Monatswechsel 9

1.10. ERSTE SCHRITTE 10

2 Die Menüs der Lohnbuchhaltung Verschaen Sie sich einen Überblick über die Menüstruktur der Lohnbuchhaltung, in dem Sie die einzelnen Menüs einmal önen. Eine ausführliche Beschreibung der Menüpunkte, die für alle Programme gültig sind und nicht in diesem Handbuch beschrieben werden, nden Sie im System- Handbuch der SelectLine-Programme. 2.1 Applikationsmenü In allen SelectLine-Programmen werden über das Applikationsmenü die Einstellungen der verwendeten Vorlagen für Ausdruck, die Datensicherung, Einstellungen SQL-Server, Reorganisation, Einstellungen der Passwörter und grundsätzliche Einstellungen für die Bedienoberäche getroen. Für die einzelnen Applikationen gibt es spezische Abläufe, welche es nur im Applikationsmenü dieser Programme gibt. Sie stehen unter Applikationsmenü / Wartung / (jeweiliger Programmname) /... Diese Abläufe sind in den entsprechenden Handbüchern beschrieben unter Abschnitt Menü. Abbildung 2.1: Applikationsmenü 11

2.2. MANDANT Von hier aus werden auch die Routinen zum Drucken, zur Erstellung bzw. zum Einlesen einer Datensicherung, zur Reorganisation der Datenbanken, zur Stammdatenaktualisierung und zur Passwortverwaltung gestartet. Ausserdem erreichen Sie über dieses Menü die Passwort- und Druckvorlagenverwaltung sowie die Internetverbindung zur Homepage der SelectLine Software AG. Mehr Details zum Applikationsmenü erhalten Sie im Systemhandbuch der SelectLine Programme. 2.1.1 Programmeinstellungen Grundsätzliche Programmeinstellungen regeln Sie über Applikationsmenü / Einstellungen. Diese sind näher beschrieben im SelectLine Systemhandbuch. 2.2 Mandant Mandant Über das Menü Mandant erreichen Sie die Mandantenverwaltung, hier können Mandanten neu erstellt werden und unter Einstellungen Vorgabewerte deniert werden. Abbildung 2.2: Menü Mandant Die Funktion Liste bietet eine einfache, komfortable Handhabung zur schnellen Information über alle Stammdaten und sonstige angelegte Datenbestände. Spezielle Nutzerfunktionen, wie die Notiz- und Terminverwaltung, sowie die windowsüblichen Bearbeitungswerkzeuge stehen hier zur Verfügung. Die persönlichen Stammdaten der Mitarbeiter, sowie die Stammdaten der Zulagen und Abzüge werden hier deniert. 2.3 Stammdaten Stammdaten Über das Menü Stammdaten werden spezielle und allgemeine Stammdaten zu Pensionskassen, Mitarbeitergruppen, Kumulationsbasen, Bemerkungen Lohnausweis, Banken und Kontoinhaber verwaltet. 12

KAPITEL 2. DIE MENÜS DER LOHNBUCHHALTUNG Das frühere Menü Mitarbeiter wurde in das Menü Stammdaten verschoben. Hier erfassen Sie alle Stammdaten die die Mitarbeiter betreen. Die persönlichen Stammdaten der Mitarbeiter, sowie die Stammdaten der Zulagen und Abzüge werden hier deniert. Mitarbeiter Abbildung 2.3: Menü Stammdaten 2.4 Abrechnen Über das Menü Abrechnen erreichen Sie den Abrechnungsassistenten. Von hier aus können Sie den Monats- und den Jahreswechsel starten. Sie können die vergangenen Abrechnungsdaten einsehen und Vergütungsaufträge veranlassen. Abrechnen Abbildung 2.4: Menü Abrechnen 2.5 Auswertungen Das Menü Auswertungen liefert Ihnen alle mandantenbezogenen Auswertungen zur Kontrolle. Über das Untermenü Scheine drucken Sie Jahres- oder Monatsabrechnungen SUVA und AHV, die Lohnabrechnungen der Mitarbeiter und die Lohnausweise. Im Untermenü Journal können diverse Informationen über Löhne, Standard-Abzüge, Graken und über die Quellensteuer abgerufen werden. Im Untermenü Sonstige haben Sie die Möglichkeit eine Geburtstags- bzw. Jubiläumsliste zu drucken. Auswertungen Abbildung 2.5: Menü Auswertungen 13

2.5. AUSWERTUNGEN 14

2.6 Eigene Daten KAPITEL 2. DIE MENÜS DER LOHNBUCHHALTUNG Das Menü Eigene Daten enthält den Makro-Assistenten und Menüpunkte zur Toolbox. Es kann mit Menüpunkten zum Starten eigener Makro-Abfragen und mit eigenen Dialogen erweitert werden. Weitere Details über Eigene Daten entnehmen Sie dem Systemhandbuch der SelectLine Programme. Eigene Daten Abbildung 2.6: Eigene Daten 2.7 Schnittstellen Über das Menü Schnittstellen können Sie z.b. die Daten aus der Lohnbuchhaltung als Stapel für das Rechnungswesen bereitstellen. Weitere Details über Schnittstellen entnehmen Sie dem Systemhandbuch der SelectLine Programme. Schnittstellen Abbildung 2.7: Menü Schnittstellen 2.8 Fenster Im Menü Fenster können Sie die Anordnung der geöneten Fenster und die Anzeige der Fensterleiste organisieren. Weitere Details entnehmen Sie dem Systemhandbuch der SelectLine Programme. Fenster Abbildung 2.8: Menü Fenster 15

2.9. HILFE 2.9 Hilfe Hilfe Das Menü Hilfe bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, um mehr Informationen und Tipps für das Arbeiten mit den SelectLine Programmen zu erhalten. Informationen über - Kalender - Rechner - Nachricht senden - Homepage - Newsletter - Dokumente und weitere Details hierzu erhalten Sie im SelectLine Systemhandbuch. Abbildung 2.9: Menü Hilfe Unter Hilfeindex nden Sie die Beschreibung der einzelnen Programmfunktionen, die thematisch gegliedert sind bzw. in der Sie gezielt über Suchbegrie Informationen abrufen können. Interessante Anregungen über zusätzliche Verfahrensweisen nden Sie im Tipp des Tages. Registrierung Informationen zur Programmversion bzw. zur Datenbank stehen unter Programmversion bzw. Systeminformation bereit. Über Programmversion / Registrierung kann ein als Demoversion installiertes SelectLine-Programm in eine registrierte Vollversion umgewandelt oder eine Lizenzänderung vorgenommen werden. Geben Sie dazu Firmenname, PLZ und Ort in der Form genau so ein, wie in Ihrem Registrierungsbescheid ausgewiesen. Sowohl An- und Abmeldung für den SelectLine-Newsletter als auch das Önen der SelectLine-Homepage regeln Sie über den Menüpunkt Hilfe. Die Ereignisanzeige bzw. die Meldungsliste protokollieren alle Vorgänge bzw. Programmmeldungen innerhalb der SelectLine-Anwendung. Auch ein Nachrichtenaustausch (Nachricht senden) zwischen den aktiven Nutzern kann hierüber organisieren werden. Um bei Problemen ggf. schnell und eektiv mit Ihrem Fachhändler zu kommunizieren haben Sie die Möglichkeit ein Fernwartungstool in den Programmeinstellungen zu integrieren (Vgl. SelectLine Systemhandbuch). 16

3 Mandanten 3.1 Vorüberlegung Allgemeingültige Daten, wie Passwörter, Postleitzahlen, Banken, Steuerämter, Schriften, Formulare und Etiketten werden zentral im Verzeichnis Daten verwaltet. Diese vom Mandanten unabhängigen, so genannten Programmdaten werden vom Programm mitgeliefert und während der Nutzung laufend ergänzt oder sie werden mit der Nutzung erstellt (Passwörter). Für die mandantenspezischen Daten, wie Personal, Firma/Betriebsstätten etc., wird für jeden Mandanten ein eigener Datenbestand verwaltet. Je Mandant wird dazu im Verzeichnis Daten ein neues Verzeichnis unter dem Namen 'M', ergänzt um das Mandantenkennzeichen, angelegt. Auch wenn Sie selbst nur die Daten einer Firma verwalten wollen, können Sie die Mandantenfähigkeit dazu nutzen, an einem Testmandanten mit überschaubarem Datenbestand das Programm kennen zu lernen und Aktionen, deren Ausgang Ihnen unklar erscheinen, erst einmal mit dem Testmandanten auszuprobieren. Weitere Informationen über mandantenspezische Daten sind im Selectline Systemhandbuch enthalten. Das Programm kann gleichzeitig die Datenbestände mehrerer Firmen -Mandantenverwalten. mandantenunabhängig mandantenabhängig Hinweis 3.2 Mandant anlegen Mit Mandant Neu geben Sie einen neuen Mandanten ein.. Mandant Neu Abbildung 3.1: Mandant anlegen 17

3.3. MANDANT WÄHLEN Nummer Die Mandantennummer kann aus maximal 6 Zeichen bestehen. Es sind neben Ziffern und Buchstaben nur Zeichen erlaubt, die den Konventionen für gültige Dateinamen entsprechen. Geben Sie hier auch den Beginn der Abrechnung mit Monat und Jahr an. 3.3 Mandant wählen Mandant wählen Der gerade aktive Mandant wird Ihnen ständig in der Statuszeile angezeigt. Über Mandant / Wechseln oder über Applikationsmenü / Wechseln können Sie einen anderen Mandanten auswählen. Abbildung 3.2: Mandant wählen Durch betätigen des Buttons bestehenden Mandanten. erhalten Sie die Auswahlmöglichkeit unter den Abbildung 3.3: Mandant auswählen 18

KAPITEL 3. MANDANTEN Der gerade aktive Mandant wird Ihnen ständig in der Statuszeile angezeigt. Mit Mandant wechseln wechseln Sie zu einem anderen Mandanten. Es werden alle für das Programm verfügbaren Mandanten angezeigt. Sie können jetzt einen Mandanten per Doppelklick oder über den Schalter auswählen. Weiterhin können Sie mit dem Schalter evtl. nicht mehr benötigte Mandanten entfernen. Dazu darf der zu löschende Mandant aber nicht der gerade aktive Mandant sein. Vorlagemandanten sind farblich grün gekennzeichnet, selbst angelegte Mandanten hingegen schwarz. In der SQL-Version werden Vorlagemandanten erst mit ihrem ersten Gebrauch angelegt (Ausnahme: SQL-Auftrag) Mandant wechseln 3.4 Mandant bearbeiten Mit Menüpunkt Mandant / Einstellungen werden Details und Voreinstellungen zum Programmverhalten für den entsprechenden Mandanten festgelegt. Über die Baumstruktur wechseln Sie zwischen den einzelnen Seiten: ˆ Adresse ˆ Optionen ˆ AHV / ALV ˆ FAK ˆ SUVA ˆ UVG ˆ UVGZ ˆ KTG ˆ BVG ˆ Standards ˆ Standardabzüge ˆ Fibuexport ˆ Lohnausweis ˆ Verwaltung Maskeneditor ˆ Freie Felder aktuellen Mandanten bearbeiten 3.4.1 Einstellungsmöglichkeiten des Mandanten Im neuen SelectLine Lohn werden Sie einige Neuerungen in den Mandanten- Einstellungen wiedernden. Markant dürfte die Änderung sein, dass es für jede Sozialversicherungsart eine separate Seite mit allen nötigen Angaben für den Versicherungsnehmer gibt. Nachfolgend ein detaillierter Beschrieb der neuen und bestehenden Felder, die Sie in Hinsicht auf korrekte Firmendaten beachten sollten. 19

3.4. MANDANT BEARBEITEN Seite Adresse 3.4.2 Adresse An dieser Stelle werden die allgemeinen Daten, wie Adresse, Telefonnummern usw. erfasst. Abbildung 3.4: Mandant Adresse 3.4.2.1 Neue Felder Ab Version 11 gibt es hier folgende neue Felder ˆ (Strasse) Nummer Generelle Information zum Format Strasse / Nummer stellt die Anforderung, dass im Hinblick auf das Elektronische Lohnmeldeverfahren (ELM) neu das bisherige Feld Strasse neu in zwei Felder zu Strasse und Nummer aufgeteilt wird. Daher ist es nach einem Update wichtig den Nummernwert aus dem Feld Strasse in Nummer zu übertragen. Massgeblich davon betroen sind folgende Adressdaten im Mandanten: - Mandant - FAK - SUVA - UVG - UVGZ - KTG - BVG ˆ Postfach ˆ BUR-Nummer (Schweizerisches Betriebs- und Unternehmensregister (BUR)) ˆ Unternehmens ID (UIDG) Seite Optionen 3.4.3 Optionen Über die Seite Optionen Mandant / Einstellungen / Mandanten / Optionen werden die Daten für die Arbeitszeitberechnung - Arbeitszeit pro Tag - Arbeitstage pro Monat - usw. eingegeben. 20

KAPITEL 3. MANDANTEN Geben Sie hier die Arbeitszeit pro Tag und die Arbeitstage pro Monat ein. Diese Felder sind ausschlaggebend für die IST-Zeit in der Abrechnung. Unter Pro-Rata-Berechnung bestimmen Sie ob diese nach ˆ Arbeitstagen (5 Tage pro Woche) ˆ Wochentagen (7 Tage pro Woche), oder ˆ 30 Tage / Monat berechnet werden soll. Ist der Schalter Runden nicht aktiv wird im gesamten Programm nie gerundet. Ist der Schalter auf 5 Rappen runden aktiv rundet das gesamte Programm immer auf 5 Rappen. Abbildung 3.5: Mandant Optionen Sind die Felder Ferienkontrolle und Stundenkontrolle aktiv, wird bei der Neuanlage eines Mitarbeiters automatisch das Feld Mitarbeiter / Allgemein / Ferienkontrolle bzw. Gleitzeitkontrolle aktiviert. Neue Felder ab Version 11 ˆ Startdatum (nicht editierbar) Dieses Datum gibt Auskunft darüber, wann der Mandant auf swissdec aktualisiert wurde oder (im Falle einer Neuinstallation) der Mandant zum ersten Mal gestartet wurde oder auf wann der Abrechnungsbeginn erfolgte. Hinweis 21

3.4. MANDANT BEARBEITEN ˆ Der Wert richtet sich nach dem Datum des Mandanten und nicht nach dem eektiven Datum gemäss Systemuhr. Unfall-Versicherungstyp Neu unterteilt nach Suva oder UVG als Vorgabewert für neue Mitarbeiter ˆ Einstellungen der Lohnstrukturerhebung Checkbox ELM für BFS-Statistik verwenden ob überhaupt mit dem SelectLine Lohn die BFS-Statistik erstellt werden soll Einstellungen der Lohnstrukturerhebung einerseits als Vorgabewert für neue Mitarbeiter und andererseits als generelle Statistik- Angabe für Firma * Wöchentliche Arbeitszeit * Wöchentliche Lektionen * Lohnvereinbarung Abbildung 3.6: Lohnvereinbarung Sonstige Anpassungen ˆ Die Pro-Rata-Berechnungs-Funktion 30 Tage/Monat wurde aktualisiert. Ein Austritt am 28. Februar wird als 30 Tage gewertet (vollständiger Monat). ˆ Aufgrund dieser Umstellung und weiteren Berechnungsmechanismen im Bereich der Abzüge und Kumulations-Basen, ist vorerst nur die 30 Tage/Monat- Berechnung möglich! 3.4.4 AHV / ALV Die AHV Sätze und der ALV Satz sind unter Mandant / Einstellungen / AHV / ALV zu erfassen Der ALVZ-Satz wurde neu hinzugefügt. 22

KAPITEL 3. MANDANTEN Abbildung 3.7: Mandanteinstellungen AHV / ALV 3.4.4.1 Bereich AHV ˆ Mitglied-Nr. Ist die Mitglied-Nummer des Mandanten bei der Ausgleichskasse. Dieser Wert war in der Version 10.1.9.6 im Feld AHV-Abrechn.-Nr. auf der Seite Adresse gespeichert. ˆ Nr. der Ausgleichskasse Mit diesem Schalter lässt sich auf die gespeicherte Auswahlliste sämtlicher Ausgleichskassen die beim ELM teilnehmen, zugreifen ˆ Beginn Beitragspicht Hier ist der Wert des Beginns der Beitragspicht (18) einzutragen, der dann auch aufgrund des Geburtsdatums beim Mitarbeiter die Gültigkeit/Notwendigkeit der entsprechenden Abzüge prüft ˆ Rentenalter männl./rentenalter weibl. Hier ist der Wert des Beginns des Rentenalters für Männer (65) und Frauen (64) einzutragen, der dann auch aufgrund des Geburtsdatums und Geschlechtes beim Mitarbeiter die Gültigkeit/Notwendigkeit der entsprechenden Abzüge prüft 23

3.4. MANDANT BEARBEITEN ˆ AN Beitrag Neu wird hier, anstelle wie bisher unter den Abzügen, global und allgemein gültig der Arbeitnehmer-Anteil des AHV-Beitrages (5.15 % ab 2011) eingetragen. ˆ AG Beitrag Sollte mit den Arbeitgeber-Beiträgen operiert werden, so kann hier der dafür gültige Prozentsatz des AHV-Beitrages (5.15 % ab 2011) eingetragen werden, wobei dieser nur informativen Charakter hat ˆ Freigrenze (pro Monat) Neu wird ebenfalls hier, anstelle wie bisher unter den Abzügen, global und allgemein gültig die Freigrenze (CHF 1`400.00) für den AHV-Abzug für Rentner erfasst 3.4.4.2 Bereich ALV/ALV Zusatz Hinweis ˆ AN Beitrag ALV, AN Beitrag ALVZ Neu werden hier, anstelle wie bisher unter den Abzügen, global und allgemein gültig der Arbeitnehmer-Anteil des ALV- (1.10 % ab 2011) und ALVZ-Beitrages (1.00 % ab 2011) eingetragen ˆ AG Beitrag ALV, AG Beitrag ALVZ Sollte mit den Arbeitgeber-Beiträgen operiert werden, so kann hier der dafür gültige Prozentsatz des ALV- (1.10 % ab 2011) und ALVZ-Beitrages (1.00 % ab 2011) eingetragen werden, wobei dieser nur informativen Charakter hat Wichtige Information Beachten Sie, dass die Höchstbeträge/Freigrenzen der ALV bzw. ALVZ weiterhin in den jeweils verwendeten Abzügen deniert werden müssen. Die in den Mandanten- Einstellungen hinterlegten Sätze übersteuern ab jetzt jene Sätze, die bisher in den jeweiligen Abzügen hinterlegt wurden. Die jeweils gültigen Ansätze entnehmen Sie http://www.ahv-iv.info 3.4.5 FAK (Familienausgleichskasse) Unter Mandant / Einstellungen / FAK bietet sich die Möglichkeit, mit eine bis mehrere Versicherungslösungen von Familienausgleichskassen-Zugehörigkeiten pro jeweilige Kantone wie folgt zu erfassen: ˆ FAK-Mitgliednummer Ist die Mitglied-Nummer des Mandanten bei der FAK ˆ Subnummer Ist eine allfällige Subnummer des Mandanten bei der FAK ˆ FAK-Nummer Mit dem Schalter lässt sich auf die gespeicherte Auswahlliste sämtlicher Familienausgleichskassen die beim ELM teilnehmen, zugreifen 24

KAPITEL 3. MANDANTEN ˆ Kanton Hier wird der Kanton der FAK zugewiesen ˆ Adressfelder für die Adresse zu informativen Zwecken bzw. der Vollständigkeit halber Mit kann eine Versicherungslösung wieder bearbeitet oder mit entfernt werden. Die Mitgliedsnummern können in der Kinderzulagen-Auswertung, mittels entsprechenden Verweises, ausgegeben werden. Abbildung 3.8: Mandanteinstellungen FAK 3.4.6 SUVA und UVG Die Daten der SUVA, bzw. des UVG Versicherers können nun unter Mandant / Einstellungen / SUVA eingegeben und in den Auswertungen mittels Verweise später ausgegeben werden. SUVA und UVG haben zwei getrennte Seiten, wodurch beide Versicherer angegeben und verwendet werden können. 25

3.4. MANDANT BEARBEITEN Abbildung 3.9: Mandanteinstellungen Einstellungen SUVA sämtliche Sätze wie folgt er- Unter Versicherungslösungen werden mit fasst: ˆ Code (meist durch den Unfallversicherer vorgegeben) ˆ Bezeichnung ˆ NBUV-Ansatz (durch den Unfallversicherer vorgegeben) Diese stehen dann unter Versicherung in den Mitarbeiterstammdaten zur Verfügung. Aus den unter Stammdaten Mitarbeiter / Versicherung gesetzten Codes und den in den Mandanteneinstellungen denierten Sätzen und Abzüge entsteht dann der UVG-Abzug des Lohnlaufes. Unter Mandant / Einstellungen / Optionen wird global entschieden, ob die Unfallversicherung Privat (UVG) oder der SUVA (SUVA) unterliegt bzw. dies als Vorgabe für den Mitarbeiter dient, wenn die Unfallversicherung über beide Institutionen abgeschlossen wurde. Bei Bedarf kann der Mitarbeiter natürlich auch nachträglich umgestellt werden. 26

KAPITEL 3. MANDANTEN Abbildung 3.10: Mandanteinstellungen SUVA-2 3.4.7 UVGZ Die Daten des UVGZ (Unfallzusatzversicherung) Versicherers (Adresse, Vertrag und Codes) können unter Mandant / Einstellungen / UV GZ eingegeben und in den Auswertungen mittels Verweise später ausgegeben werden. Die Daten des UVG und UVGZ Versicherers können voneinander abweichen. Abbildung 3.11: Mandanteinstellungen UVZG Unter Versicherungslösungen werden mit sämtliche Sätze erfasst, wobei es zu beachten gilt, dass in den UVGZ-Versicherungscodes zwischen den Geschlechtern unterschieden wird. Es ist somit möglich, unterschiedliche Sätze, je nach Geschlecht, innerhalb des gleichen Versicherungscodes zu erfassen. Zusätzlich 27

3.4. MANDANT BEARBEITEN kann gleich der zu verwendete UVGZ-Abzug des entsprechenden Codes hinterlegt werden. Die Höchst- sowie Freigrenze ist im verwendeten Abzug zu hinterlegen. Versicherungslösung aufgeteilt in: ˆ Bezeichnung ˆ Personengruppe (wird durch den Versicherer bekannt gegeben) ˆ Kategorie (wird durch den Versicherer bekannt gegeben) ˆ Beitrag männl. ˆ Beitrag weibl. ˆ UVGZ-Abzug (muss hier vom Abzugsstamm zugewiesen werden) Wünschen Sie den gleichen Satz mit unterschiedlichen Höchst- oder Mindestlöhne zu erfassen, so sind zwei Versicherungscodes zu erstellen. In solchen Fällen emp- ehlt sich eine Angabe zum Unterschied der vermeintlich gleichen Sätze im Feld Bezeichnung zu machen, um bei der Auswahl des Codes (Mitarbeiterstammdaten) die Übersicht zu wahren. Der eigentliche Versicherungscode setzt sich aus der Kategorie und Personengruppe zusammen, der im Kapitel 5.14 ausführlicher erläutert werden. Mit kann eine Versicherungslösung wieder bearbeitet oder mit entfernt werden. 3.4.8 KTG Es ist möglich die Daten des Krankentaggeld-Versicherers (KTG) mit Adresse, Vertrag und Codes unter Mandanten / Einstellungen / KTG einzugeben, und in den Auswertungen mittels Verweise später auszugeben. Abbildung 3.12: Mandanteinstellungen KTG 28

KAPITEL 3. MANDANTEN Unter Versicherungslösungen werden mit sämtliche Sätze erfasst, wobei es zu beachten gilt, dass in den KTG-Versicherungscodes zwischen den Geschlechtern unterschieden wird. Es ist somit möglich, unterschiedliche Sätze, je nach Geschlecht, innerhalb des gleichen Versicherungscodes zu erfassen. Frauen unterliegen tendenziell höheren Sätzen. Zusätzlich kann gleich der zu verwendete KTG-Abzug des entsprechenden Codes hinterlegt werden. Die Höchst- sowie Freigrenze ist im verwendeten Abzug zu hinterlegen. ˆ Bezeichnung ˆ Personengruppe (wird durch den Versicherer bekannt gegeben) ˆ Kategorie (wird durch den Versicherer bekannt gegeben) ˆ Beitrag männl. ˆ Beitrag weibl. ˆ KTG-Abzug (muss hier vom Abzugsstamm zugewiesen werden) Abbildung 3.13: Mandanteinstellungen KTG Code Wünschen Sie den gleichen Satz mit unterschiedlichen Höchst- oder Mindestlöhne zu erfassen, so sind zwei Versicherungscodes zu erstellen. Die Höchst- sowie Freigrenze ist im verwendeten Abzug zu hinterlegen. In solchen Fällen empehlt sich eine Angabe zum Unterschied der vermeintlich gleichen Sätze im Feld Bezeichnung zu machen, um bei der Auswahl des Codes (Mitarbeiterstammdaten) die Übersicht zu wahren. Der eigentliche Versicherungscode setzt sich aus der Kategorie und Personengruppe zusammen. Mit kann eine Versicherungslösung wieder bearbeitet oder mit entfernt werden. 3.4.9 BVG Die Daten des BVG Versicherers können nun unter Mandant / Einstellungen / BVG eingegeben, und in den Auswertungen mittels Verweise später ausgegeben 29

3.4. MANDANT BEARBEITEN werden. Dies ersetzt zudem den bisherigen Menüpunkt Stammdaten / Pensionskassen. Abbildung 3.14: Mandanteinstellungen BVG Unter Versicherungslösungen werden mit sämtliche Codes wie folgt erfasst: ˆ Bezeichnung ˆ Code (wird vom Versicherer bekannt gegeben) ˆ BVG-Abzug (muss hier vom Abzugsstamm zugewiesen werden) Abbildung 3.15: Mandanteinstellungen BVG Diese stehen dann unter Versicherung in den Mitarbeiterstammdaten zur Ver- 30

KAPITEL 3. MANDANTEN fügung. Aus den unter Mitarbeiter gesetzten Codes und den in den Mandanten- Einstellungen denierten Sätzen und Abzügen entsteht dann der BVG-Abzug des Lohnlaufes. Wichtiger Hinweis: Das BVG ist noch die einzige Versicherung, die noch nicht der swissdec-zertizierung unterliegt. Aus diesem Grund erfolgt die Auswertung über die herkömmliche Druckauswertung und basiert auf den AHV-Löhnen. 3.4.10 Standards Achtung!! Diese Maske ist eine der wichtigsten, die sich in unserem Programm bendet. Hier denieren Sie die elementaren Angaben, wie die Basisdaten und die Standard- Abzüge. Wenn hier falsche Basen deniert werden, hat dies Einuss auf sämtliche Auswertungen und auf sämtliche Abrechnungen. Wir bitten Sie diese Masken exakt und mit Vorsicht zu bearbeiten. Seite Standards Abbildung 3.16: Mandanteinstellungen Einstellungen Standards Auf der Seite stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung: Basen: ˆ ALV-Basis 1 ˆ ALV-Basis ˆ AHV-Basis Standards 31

3.4. MANDANT BEARBEITEN ˆ SUVA-Basis ˆ UVG-Basis ˆ UVGZ-Basis ˆ KTG-Basis Wichtig hierbei zu erwähnen ist, dass für die Unfallversicherung lediglich noch eine Basis (3) benötigt und verwendet wird. Somit kann hier für SUVA oder UVG, dieselbe Basis benutzt werden bzw. bei einem dieser Felder leer gelassen werden. Kinderzulage ˆ Kinderzulage: Weisen Sie hier die übliche Standard-Zulage für die Kinder-Zulage zu. In unserer Mustervorlage ist das die Zulagen-Nummer 3000. Ferien ˆ Zuschlag: ˆ Basis: ˆ Zulage: Gratikation ˆ Zuschlag: ˆ Basis: ˆ Zulage: Quellensteuer ˆ Abzug Quellensteuer: Die Lohnart 5060 Quellensteuer % ist im Vorlagemandanten bereits enthalten. ˆ Quellensteuer Bank: Wählen Sie das Bankkonto ab welchem die Quellensteuer an den betreenden Kanton bezahlt wird. ˆ Quellensteuer-Abrechnungsnr.: Fügen Sie die Quellensteuerabrechnungsnummer Ihrer Firma ein. ˆ Quellensteuer-Inkasso: % Satz für das Inkasso der Quellensteuer. Zur Zeit: 4 % 3.4.11 Standardabzüge Beachten Sie nach dem Update die neuen Standardabzüge ˆ UVG-Abzug ˆ BVG-Abzug zu denieren. Da diese in den vorangehenden Versionen nicht enthalten waren, konnten die Felder nicht übernommen werden. Sofern Sie den neuen Kontenstamm gemäss swissdec übernommen haben, sollten alle benötigten Abzüge im Stamm leicht aundbar sein. Beachten Sie, dass der 32

KAPITEL 3. MANDANTEN ˆ KTG-Abzug ˆ UVGZ-Abzug von den Codes abhängig ist, werden diese direkt von den entsprechenden Versicherungslösungen verwendet. Sollten Sie mit dem Arbeitgeber-Anteil arbeiten, so müssen folgende weitere Abzüge hier hinterlegt werden: ˆ UVG ˆ UVGZ ˆ KTG ˆ BVG Beachten Sie, dass diese Abzüge reinen informativen Charakter besitzen. Abbildung 3.17: Mandanteinstellungen Standardabzüge 3.4.12 Fibuexport Unter Mandant / Einstellungen / Fibuexport geben Sie die erforderlichen Einstellungen für den Export in die gewünschte Finanzbuchhaltung. Sie haben bei Fibu-Kopplung folgende Auswahlmöglichkeiten: ˆ Direktexport: Ist eine SelectLine Finanzbuchhaltung oder Sesam Rewe auf dem selben PC oder im Netzwerk installiert, auf welche zugegrien werden kann, können die Lohnabrechnungen per Direktexport in die Fibu exportiert werden. Mit dem Direktexport werden die Buchungen auf Zulässigkeit der zu übertragenden Konten und auf den Zeitraum geprüft und ggf. mit einer Fehlermeldung abgewiesen. Fibuexport Fibu Kopplung 33