TK-Suite Bedienungsanleitung DATEV Klick
Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis...2 Vorbemerkung...3 Einrichtung...4 Funktionen...5 Anwendung ankommend...6 Anwendung ankommend...7 Anwendung abgehend...8 Generelle CTI-Funktionen von TK-Suite...9 2
Vorbemerkung 1. Bitte stellen Sie vor Installation der TK-Suite Version 4.4.1 sicher, dass der Arbeitsplatz über eine betriebsbereite Installation verfügt. Zudem muss der DATEV-Arbeitsplatz pro über eine aktivierte Telefonie Basis-Lizenz verfügen. 2. Zur Anbindung an den DATEV Arbeitsplatz pro mit aktivierter Telefonie Basis-Funktion wird vom TK-Suite Professional eine gültige Lizenz für die DATEV Klick genannte TK-Suite Funktion benötigt. Diese kann kostenpflichtig über den AGFEO-Fachhandelspartner aktiviert, alternativ dazu auch direkt aus dem TK-Suite Client erworben werden. Für ausführliche Tests ist eine Demolizenz für 30 Tage kostenfrei erhältlich. Für die Freischaltung ist ein Internetzugang erforderlich. 3. Bei Erstinstallation der AGFEO Software, ist zunächst für den erfolgreichen Betrieb des TK-Suite Professional zu sorgen (aktive Verbindung PC-TK-Anlage, angelegte Benutzer mit zugewiesenen Nebenstellen und Benutzerrechten, korrekt konfiguriertes Mein Telefon als aktives CTI-Gerät am TK-Suite Client etc.). Erst hiernach kann die Freischaltung der DATEV Klick Lizenz über den Registrationsprozess der Software erfolgen. Bitte beachten Sie, dass der TK-Suite Benutzer hierzu über zugewiesene Lizenzerwerb -Rechte verfügt. 4. Sofern TK-Suite Professional erfolgreich installiert wurde und über die DATEV Klick Lizenz verfügt, sind noch spezielle und zusätzlich notwendige Dateien für die DATEV Funktion am TK-Suite Professional Client nachzuinstallieren. Beenden Sie dazu den TK-Suite Client und führen Sie danach die Datei tksuite_datevklick_1_0_0.exe am jeweiligen Arbeitsplatz aus (Zusatzinstallation für den AGFEO TK-Suite DATEV Klick). Wenden Sie sich an Ihren AGFEO Fachhandelspartner für weitergehende Fragen zur Installation und Freischaltung der DATEV Klick Lizenz. 3
Einrichtung Ist der TK-Suite Professional Client noch nicht um die DATEV Klick Lizenz erweitert, steht die DATEV Funktion nicht zur Verfügung. Nach Freischaltung der DATEV Klick Lizenz, kann im TK-Suite Client über den Menüpunkt /Datei/Einstellungen die DA- TEV-Funktion aktiviert werden. Klicken Sie dort nach Aktivierung der DA- TEV Funktion auf Daten neu importieren, um die vorhandenen DATEV Kontakte einzulesen. Nach kurzer Zeit wird die Anzahl ausgeben. Schlägt der Import fehl, können über die Ereignissanzeige im Menü/Fenster/ weitere Informationen eingesehen werden Einleseintervall Der TK-Suite Client kann die DATEV Kontakte automatisch aktualisieren. In der Grundeinstellung werden diese nur bei Start des TK-Suite Client eingelesen. Im DATEV Arbeitsplatz pro neu angelegte Kontakte werden somit erst nach erneutem Programmstart verfügbar sein. Alternativ dazu kann ein Zeitraum (alle 5 bis max. 99 Minuten) als Intervall eingestellt werden. Übernehmen Sie die Einstellungen mit OK. 4
Funktionen TK-Suite Professional unterstützt die von DATEV vorgegebenen und festgeschriebenen CTI-Funktionen in ankommender und abgehender Form: ankommend: - Identifikation des Anrufers als DATEV-Kontakt (Symbol in Anrufflagge) - namentliche Identifikation des DATEV-Anrufers noch vor Rufannahme - Direktzugriff auf die Stammakte bei einem DATEV Adressat und Mandant - Übergabemöglichkeit der Rufnummer, Gesprächsdauer und Bemerkungen an DATEV - Eingabe von Bemerkungen bereits direkt in der TK-Suite-Anrufflagge - Bemerkungen werden im DATEV-Arbeitsplatz pro als to do -Anweisungen geführt - Übernahme der Gesprächsdaten für die DATEV-Zeitaufschreibung - führen einer Telefonliste im Arbeitsplatz pro (DATEV-Reiterkarte Telefonie ) - Anzeige des Datenquellenursprungs (TK-Suite oder DATEV) - Anstoßen von weiteren DATEV Funktionen (Übergabe an DATEV workflow) - Übergabe auch nachträglich aus der Anrufliste des TK-Suite Client abgehend: - initiieren einer abgehenden Wahl direkt aus dem DATEV Arbeitsplatz pro 5
Anwendung ankommend Anrufidentifikation Sofern ein hinterlegter DATEV Kontakt anruft, wird dieser durch die Anrufflagge des TK-Suite Client entsprechend als solcher gekennzeichnet und namentlich identifiziert. Alle Kontakte des DATEV Arbeitsplatz Pro werden zusätzlich über ein Symbol optisch gekennzeichnet. Übergabe von Anruf-Informationen an Bei Bedarf können Anrufdaten an den DATEV Arbeitsplatz pro übergeben werden: Durch die Nutzung der DATEV-Schnittstelle des TK-Suite Professional, kann der Anwender bereits während eines Gespräches den Anruf, dessen Dauer und während des Anrufs eingegebene Text-Informationen in Echtzeit mit synchronisieren. Klicken Sie dazu beim Telefongespräch in der Anrufflagge auf das Symbol Daten weitergeben an. Sollen auch Textinformationen an den DATEV Arbeitsplatz pro übergeben werden, können diese zusätzlich direkt in der Anrufflagge eingegeben werden. Fehlende Kontaktzuweisung Ist die Rufnummer noch nicht einem im DATEV Arbeitsplatz pro hinterlegten Kontakt zugeordnet oder ist die Rufnummernauflösung nicht eindeutig, da diese z.b. bei mehreren TK-Suite Kontakten hinterlegt ist, erscheint zunächst ein Auswahlfeld zu korrekten Kontaktzuordnung. Hier ist dann zunächst der gewünschte Kontakt zu markieren, bevor dieser an den DATEV Arbeitsplatz pro übergeben wird. Übergabekennzeichnung Sobald das Daten weitergeben Symbol grün hinterlegt ist, sind die Daten noch nicht an den DATEV Arbeitsplatz pro übergeben. Nach erfolgter Übergabe wird das Symbol ausgegraut. Nachträgliche bzw. vergessene Übergabe Nach Beendigung eines Gespräches können eingegebene Notizen weiterhin. bearbeitet und somit auch nachträglich an DATEV übergeben werden. Sind alle Informationen korrekt eingegeben und an den DATEV Arbeitsplatz pro übergeben (Symbol ausgegraut), ist auf das rote Kreuz zu klicken, um nach endgültiger Beendigung der Notizeingabe und erfolgter Übergabe an DATEV die Anrufflagge auszublenden. Bereits beendete Telefonate können auch nachträglich mit einem Kontextklick (rechte Maustaste) über die Anrufliste des TK-Suite Client in erfasst werden. Die Eingabe einer Textinformation ist hierbei jedoch nicht mehr möglich, sondern ist dann mit den Möglichkeiten des allgemeinen DATEV-Workflows entsprechend zu erstellen. 6
Anwendung ankommend Darstellung im DATEV Arbeitsplatz pro Alle eingegebenen Daten werden anschließend im DATEV Arbeitsplatz pro in der Reiterkarte Telefonie aufgeführt. In der Anrufflagge eingegebene Textinformationen werden z.b. als Bemerkung eingetragen. Über die Spalte Datenquelle wird der Kontaktursprung dokumentiert. Bei allen noch nicht im DATEV Arbeitsplatz pro hinterlegten Rufnummern wird TK-Suite ausgegeben. Hinweis: Die Anzeige der Datenquelle kann über das Kontextmenü Einstellungen Liste / Spalten der Tabellenspalte direkt im DATEV Arbeitsplatz pro gesteuert werden. Aus der DATEV Ansicht können nun über die normalen DATEV Workflow-Verfahren alle gängigen DATEV Arbeitsplatz pro Funktionen genutzt werden, um die Anruferdaten weiterzuverarbeiten. Öffnen der Stammdaten Ist die Rufnummer einem DATEV Kontakt zugeordnet, kann über das Pfeilsymbol direkt auf die Stammdaten des Anrufers zugegriffen werden. 7
Anwendung abgehend Ausführen einer Wahl mit DATEV Kontakten Direkt aus den verschiedenen Ansichten des DATEV Arbeitsplatz pro kann über die Telefonhörer Schaltfläche eine abgehende Wahl initiiert werden. Hierbei wird die Rufnummer an den TK-Suite Client übergeben und über die dort als Mein Telefon ausgewählte Nebenstelle direkt angewählt. Immer dann, wenn die Schaltfläche sichtbar ist, steht die abgehende Wahl zur Verfügung. Übernahme von Telefonnummern aus dem DATEV-Stammdatendienst Sofern über die Einstellungen der DATEV Klick Lizenz im TK-Suite Client importiert, können die im DATEV Arbeitsplatz pro enthaltenen Kontakte alternativ auch über den TK-Suite Client angewählt werden. Dabei werden entsprechende Kontakte zusätzlich über ein Symbol gekennzeichnet. Der TK-Suite Client unterstützt dazu die Übernahme von Telefonnummern aus dem Stammdatendienst (s.a. Einrichtung des Importintervalls) des DATEV Arbeitsplatz pro. Alle DATEV Kontakte können zudem mit den flexiblen Such-Mechanismen des TK-Suite Client durchsucht und angewählt werden. Über einen Kontextklick auf einen Eintrag in der Anrufliste, kann zudem wieder der Datensatz an DATEV übergeben werden 8
Generelle CTI-Funktionen von TK-Suite Endgerätesteuerung Direkt aus der Anrufflagge können allgemeine CTI-Funktionen komfortabel über Mausklick oder Touchbedienung ausgeführt werden. Dazu gehören u.a. Anrufannahme und Auflegen, Rückfrage inkl. Übergabe, Makeln und Konferenz. Die Steuerung erfolgt hierbei eindeutige über Symbole direkt aus der Anrufflagge des TK-Suite Professional heraus. Hierbei bedeuten: Kontakt Aufgaben (Kontakt im TK-Suite Client weiterverarbeiten; Termine, Kalender, Google Maps etc.) MFV-Zeichen senden (z.b. zur Steuerung von Voice-/Ansage-Systemen) Anruf annehmen, ohne am Endgerät Hörer oder Headset abnehmen zu müssen aktuelles Gespräch einparken (kann über Anrufflagge wieder ausgeparkt werden) aktuelles Gespräch beenden, ohne am Endgerät auflegen zu müssen aktuelles Gespräch an einen anderen internen Anlagenteilnehmer direkt übergeben Sofern mehrere Verbindungen aufgebaut sind (z.b. durch Rückfrage oder zusätzliche CTI-Anwahl), kann direkt über die Anrufflagge das Gespräch übergeben, zwischen den verschiedenen Anrufern gemakelt oder auch eine Dreier- Konferenz aktiviert werden. Somit erweitert TK-Suite Professional den DATEV Arbeitsplatz pro um eine vollständige CTI-Funktionalität. Datenbankanbindung Zur Identifikation von Anrufern bietet der TK-Suite Client die zusätzliche Möglichkeit Kontakte weiterer externer Datenquellen zu verwenden. Hierzu gehören die Kontakte einer MS Outlook-Installation. Alternativ können auch die öffentlichen Kontakte einer MS Exchange-Installation genutzt werden. Zusätzlich können externe Datenbanken mittels ODBC und Verzeichnisdienste (z.b. MS Active Directory, IBM Lotus Notes etc.) über LDAP Verfahren eingebunden werden. Öffentliche Telefonbücher können über eine Klicktel-Anbindung integriert werden. Hotkey-Funktion Der TK-Suite Client bietet die Möglichkeit eine Tastenkombination als Schnellwahl-Funktion systemweit zu belegen. Somit kann auch aus Anwendungen gewählt werden, die an sich über keine eigene CTI-Funktion verfügen. Besonders praktisch beim Surfen im Internet, beim Lesen von Mails etc. Einfach die Rufnummer mit der Maus vollständig markieren und anschließend den Hotkey (z.b. STRG+F12) drücken. Weitere Funktionen können der Online-Hilfe des TK-Suite Client entnommen werden. Deinstallation Um die Software von dem Rechner zu entfernen, stehen über die Funktionen des Betriebssystems entsprechende Möglichkeiten zur Verfügung. Zusätzlich zum Programmpaket des TK Suite Professional, ist das DATEV Zusatzpaket gesondert zu entfernen. 9