ACCURAT HCM Fallbeispiele

ACCURAT HCM Fallbeispiele SD Worx GmbH, 14.01.2011 Seite 1 von 54

Inhaltsverzeichnis 1. ICONS... 3 2. Komplex Firmendaten... 4 2.1. Ändern der Krankenkassenanschrift... 4 2.2. Neuanlage Stundenzuordnung... 6 2.3. Drucksteuerung Beitragsnachweise... 8 2.4. Anlegen einer 3. Hausbank im Firmenstamm... 10 2.5. Neuanlage einer Krankenkasse im Firmenstamm... 12 2.6. Aufbau eines Kostenstellenverzeichnisses... 14 3. Komplex Personalverwaltung... 16 3.1. Vorlage einer veränderten Steuerkarte... 16 3.2. Gehaltsänderung... 18 3.3. Änderung der Arbeitszeit... 20 3.4. Neueinstellung... 21 3.5. Pfändungsbescheid... 32 4. Komplex Berichtsdaten (variable Daten)... 37 4.1. Erfassen von Stunden/Beträge... 37 4.2. Erfassen von Ausfallzeiträumen... 38 5. Komplex Rückrechnung... 41 5.1. Rückwirkende Änderungen im Personalstamm (Feste Be-/Abzüge)... 41 6. Nutzung der HCM-Abrechnungsfunktion... 43 7. Komplex Allgemeine Nutzung und Einstellungen... 49 7.1. Einstellung... 49 7.2. Anlegen einer festen Suchfunktion... 50 7.3. Nutzung Reports... 52 SD Worx GmbH, 14.01.2011 Seite 2 von 54

1. ICONS Hinzufügen (Neuanlage) von Ordnungsbegriffen (z.b.: Krankenkassen, Kostenstellen, Mitarbeitern) Speichern von Änderungen Löschung von Ordnungsbegriffen Suchen von Ergebnissen anhand der Kriterien Suchkriterien auswählen Duplizieren von Ordnungsbegriffen Aktualisierung der angezeigten Daten Öffnen von Suchergebnissen im Bild bzw. Neuem Bild Mehrfachselektion und Anzeige in jeweils eigenem Bild Öffnen der Sammelansicht Export der Suchergenisse nach Excel SD Worx GmbH, 14.01.2011 Seite 3 von 54

2. Komplex Firmendaten 2.1. Ändern der Krankenkassenanschrift Ändern Sie die Krankenkassenanschrift der BKK Heilberufe - Am Kupferweg 123, 65187 Wiesbaden Untermenü: - Krankenkassen, SV-Regelungen, ATZ - Krankenkassen SD Worx GmbH, 14.01.2011 Seite 4 von 54

Speichern SD Worx GmbH, 14.01.2011 Seite 5 von 54

2.2. Neuanlage Stundenzuordnung Legen Sie die Stundenzuordnung 7 im Firmenstamm neu an: - auf 2,5 Stunden täglich - Stundenbasis 1 auf 054,17 - Stundenbasis 2 auf 173,33 Untermenü: - Arbeitszeitregelungen - Arbeitszeit Du, WöAZ, Std.-Basen, Überstunden- Regelung Hinzufügen SD Worx GmbH, 14.01.2011 Seite 6 von 54

2.3. Drucksteuerung Beitragsnachweise Der Beitragsnachweis (Liste 063) für die Krankenkassen soll ab sofort einfach gedruckt werden Untermenü: - Steuerung Auswertungen - Listensteuerung Format, Duplikat Wenn die Liste 063 nicht vorhanden ist >> neu anlegen Hinzufügen SD Worx GmbH, 14.01.2011 Seite 8 von 54

2.4. Anlegen einer 3. Hausbank im Firmenstamm Nehmen Sie im Firmenstamm eine 3. Hausbank für Ihre Firma auf: - Bankname: Dresdner Bank - Konto: 1234666600 Untermenü: - Adressen, Hausbanken, Sammelinkasso - Hausbank Hinzufügen SD Worx GmbH, 14.01.2011 Seite 10 von 54

2.5. Neuanlage einer Krankenkasse im Firmenstamm Nehmen Sie folgende Krankenkasse in Ihren Firmenstamm auf (Nutzung ohne ITSG-Tabelle): - Name: BKK Bahn - Anschrift: Voltastraße 81 60486 Frankfurt am Main - Bank: Dresdner Bank - Konto: 8888888888 - Betriebs-Nr.: 08316149 (B-Ost) oder 49003443 (2-West) Untermenü: - Krankenkasse, SV-Regelung, ATZ, BV - Krankenkassenassistent Weiter SD Worx GmbH, 14.01.2011 Seite 12 von 54

Neue Krankenkasse SD Worx GmbH, 14.01.2011 Seite 13 von 54

2.6. Aufbau eines Kostenstellenverzeichnisses Bauen Sie ein Kostenstellenverzeichnis auf: - Technik: 325689 - Reinigung: 458963 - Verwaltung: 232365 - Lager: 568999 Untermenü: - Kostenstellen - Kostenstellensteuerung Eingabe über Sammelansicht SD Worx GmbH, 14.01.2011 Seite 14 von 54

Enter-Taste SD Worx GmbH, 14.01.2011 Seite 15 von 54

3. Komplex Personalverwaltung 3.1. Vorlage einer veränderten Steuerkarte Änderung der Daten wie folgt: - Personalnummer: 0000011 - Freibetrag monatl.: 200,00 - Freibetrag jährl.: 2400,00 Untermenü: - Lohnsteuer, Pauschalsteuer - Lohn- und Kirchensteuer SD Worx GmbH, 14.01.2011 Seite 16 von 54

3.2. Gehaltsänderung Änderung der Daten wie folgt: - Personalnummer: 0000011 - Gehalt LA 100: 2001,06 - Zulage LA 128 Sp05 (neu): 100,00 Untermenü: - Löhne und Gehälter - Feste Be-/Abzüge Speichern Neuanlage einer Zulage Hinweis: Bei einer Neuanlage ist es nicht notwendig, den Suchmodus zu verwenden. Den Arbeitsschritt stattdessen gleich mit hinzufügen beginnen. Hinzufügen SD Worx GmbH, 14.01.2011 Seite 18 von 54

3.3. Änderung der Arbeitszeit Mitarbeiter wieder in Vollzeit tätig: - Personalnummer: 0000012 Untermenü: - Arbeitszeit und Urlaub - Durchschnittliche Arbeitszeit, Stundenbasen Speichern SD Worx GmbH, 14.01.2011 Seite 20 von 54

3.4. Neueinstellung Legen Sie folgenden Mitarbeiter in Ihrem Firmenstamm an: - Personalnummer: 0000032 - Name: Franken, Dieter - Anschrift: Straße der Jugend 17, 10890 Berlin - Bankverbindung: Commerzbank Dresden - Konto-Nr.: 5555500000 - Eintritt: zum 01.des laufenden Monats - Geburtsdatum: 15.04.1967 - Familienstand: verheiratet - Steuerklasse: 3 - Kinderfreibetrag: 2,0 - Konfession: ev. - Finanzamt: Berlin-Mitte - Gemeinde-Nr.(AGS): 01236359 - Krankenkasse: freiwillig versichert in der BEK - Versicherungsstatus: RV-pflichtversichert - Tätigkeitsschlüssel: 78146 - RV-Nr.: 51150467F023 - Gehalt LA 100 Sp 01 : 3500,00 - Zulage LA 128 Sp 05: 250,00 - Sachbezug LA 580 Sp 19: 321,24 - AG-VWL LA 190 Sp 17: 26,59 - Abzug VWL LA 841: 39,88 - Bankverbindung: Duna Bausparkasse AG, 122222222 - Vertrag: VL523.4568.1 Franken,D Untermenü: - Eintritt - Adresse, persönliche Daten SD Worx GmbH, 14.01.2011 Seite 21 von 54

Bitte beachten: Alle Eingaben innerhalb einer Bildgruppe müssen durch Speichern gesichert werden, bevor eine neue Bildgruppe ausgewählt wird. Durch Anklicken des Kettensymbols wird die Personalnummer automatisch in die nächste Bildgruppe übernommen. So können zu einer Personalnummernacheinander alle Bildgruppen durchlaufen werden. Bei einer Neuanlage ist es nicht notwendig, den Suchmodus zu verwenden. Den Arbeitsschritt stattdessen gleich mit hinzufügen beginnen. Hinzufügen SD Worx GmbH, 14.01.2011 Seite 22 von 54

Speichern Bankangaben SD Worx GmbH, 14.01.2011 Seite 23 von 54

Speichern Lohnsteuerangaben SD Worx GmbH, 14.01.2011 Seite 24 von 54

Speichern Sozialversicherungangaben SD Worx GmbH, 14.01.2011 Seite 25 von 54

Speichern Feste monatliche Bezüge Hinzufügen Speichern SD Worx GmbH, 14.01.2011 Seite 26 von 54

Button neu (neben Speichersymbol) Speichern Button neu (neben Speichersymbol) SD Worx GmbH, 14.01.2011 Seite 27 von 54

Speichern Button neu (neben Speichersymbol) SD Worx GmbH, 14.01.2011 Seite 28 von 54

Speichern Vermögenswirksame Leistungen Bei einer Neuanlage ist es nicht notwendig, den Suchmodus zu verwenden. Den Arbeitsschritt stattdessen gleich mit hinzufügen beginnen. Hinzufügen Speichern SD Worx GmbH, 14.01.2011 Seite 29 von 54

Weiter zu Überweisungen Vermögensbildung Hinzufügen SD Worx GmbH, 14.01.2011 Seite 30 von 54

3.5. Pfändungsbescheid Mitarbeiter gibt einen Pfändungsbescheid ab: - Personalnummer: 0000018 - Art der Pfändung: Sachpfändung - Unterhaltsberechtigte Personen: zwei - Pfändungssumme: 65.850,00 - Abzug Pfändung LA 380 - Bankverbindung: 42356428 Yapy Kredi Bank 3256898901 - abw. Empfänger: RA Werstenberger - Vertrag: 26M64/02 Untermenü: - Verwaltung - Schlüsseltabellen - Banken Hinzufügen Bank SD Worx GmbH, 14.01.2011 Seite 32 von 54

Speichern Pfändungsbescheid Untermenü: - Mitarbeiter - Löhne und Gehälter - Zahlungsverkehr - Überweisungen sonstige Hinzufügen SD Worx GmbH, 14.01.2011 Seite 33 von 54

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Speichern Untermenü: - Mitarbeiter - Löhne und Gehälter - Automatische Pfändung - Pfändungen Hinzufügen SD Worx GmbH, 14.01.2011 Seite 35 von 54

4. Komplex Berichtsdaten (variable Daten) 4.1. Erfassen von Stunden/Beträge Untermenü: - Personalnummer: 0000018 - LA 200: 25 Stunden - LA 380: 1550,00 - Monatlich variable Daten - M-Bericht ohne Kostenstelle und Kostenträger Button Tabelle Enter-Taste SD Worx GmbH, 14.01.2011 Seite 37 von 54

Enter-Taste 4.2. Erfassen von Ausfallzeiträumen Änderung der Daten wie folgt: - Personalnummer: 0000010 - Ende der Lfz: 15. des Abrechnungsmonats - Arbeitsaufnahme: 29. des Abrechnungsmonats - Korrektur Lfz. bis: 12. des Abrechnungsmonats Untermenü: - Monatlich variable Daten - Ausfallzeiten, Tagesschlüssel SD Worx GmbH, 14.01.2011 Seite 38 von 54

Korrektur der Lohnfortzahlung Bei einer Korrektur der Lohnfortzahlung ist wie bei einer Neuanlage zu verfahren, s. Schritte 1-4 SD Worx GmbH, 14.01.2011 Seite 40 von 54

5. Komplex Rückrechnung 5.1. Rückwirkende Änderungen im Personalstamm (Feste Be-/Abzüge) - Personalnummer: 0000021 - neues Gehalt ab Vormonat: 2.200,00 Untermenü: - Mitarbeiter - Feste Be-/Abzüge Speichern SD Worx GmbH, 14.01.2011 Seite 41 von 54

6. Nutzung der HCM-Abrechnungsfunktion Erstellen einer Testabrechnung Untermenü: Abrechnungen (Testabrechnung starten) Die definierten Vorlagen können dauerhaft unter dem Vorlagenamen fest gespeichert werden. Dieser Vorgang ist für die Echtabrechnung zu empfehlen. SD Worx GmbH, 14.01.2011 Seite 43 von 54

Auswahl der Gewünschten Listen und Defintion der Ausgabe Dieser Schritt ist für den zusätzlichen Abruf von Listen bzw. Dateien zu nutzen. Zusätzlich können Sie ebenso bei jeder Abrechnung entscheiden, ob Listen im Rechenzentrum gedruckt werden sollen. SD Worx GmbH, 14.01.2011 Seite 44 von 54

Bevor die Abrechnung gestartet wird stellt das System noch einmal den definierten Abruf zu Kontrollzwecken dar und bieten ihnen zwei Möglichkeiten für den nächsten Schritt. die Vorlage kann bei Bedarf angepasst werden die Abrechnung wird veranlasst, dabei wird das Kennwort für den Rechenzentrumszugang automatisch generiert! SD Worx GmbH, 14.01.2011 Seite 46 von 54

In der Statusanzeige (Portal) wird der Abrechnungsstatus und die Durchführungsnummer des Laufs angezeigt. Auswertung der Testabrechnung Untermenü: Archiv (Abrechnungsbezogene Dokumente) SD Worx GmbH, 14.01.2011 Seite 47 von 54

Hinweis: Der Bereich der Abrechnungsbezogenen Dokumente sollte nur Angaben enthalten, die für Auswertungszwecke noch benötigt werden. SD Worx GmbH, 14.01.2011 Seite 48 von 54

7. Komplex Allgemeine Nutzung und Einstellungen 7.1. Einstellung Positionieren Sie den Abrechnungsmodus am rechten Bildrand Personalisieren 1. Gadgets einblenden 2. Inhalte hinzufügen 3. Button HCM 4. Button System 5. Button Abrechnungsstatus Mit gedrückter linker Maustaste in die Gadgetleiste ziehen Durch Anklicken des Kreuzes das Menü wieder schließen SD Worx GmbH, 14.01.2011 Seite 49 von 54

7.2. Anlegen einer festen Suchfunktion - Firma ist die Niederlassung xxx52 - Alle Mitarbeiter mit Steuerklasse 4 Untermenü: - Mitarbeiter - Grunddaten - Adresse, persönliche Daten Button Kriterien hinzufügen (neben Speichersymbol) Im Feld Filter gewünschtes Kriterium eintragen Daneben Feld Suchen anklicken SD Worx GmbH, 14.01.2011 Seite 50 von 54

Im Ergebnisfeld einen Haken an das Kriterium setzen Ausgewählte Felder übernehmen Steuerklasse 4 auswählen Suchen SD Worx GmbH, 14.01.2011 Seite 51 von 54

Speichern Suche benennen und speichern 7.3. Nutzung Reports Untermenü: - Auswertung - Reporting SD Worx GmbH, 14.01.2011 Seite 52 von 54

Bezeichnung des gewünschten Reports eingeben, alternativ ist eine Anzeige von Allen Reports möglich (siehe Kapitel 7.2) SD Worx GmbH, 14.01.2011 Seite 53 von 54

Unterschied zu ACCURAT Office 4.0, es erfolgt erst die Eingabe der Kriterien und danach die Auswahl des Ausgabeformates. Besonderheiten: Stichtag für Zeiträume: Auswahl von Firma; PSN u.s.w.: leer > aktueller Tag leer > ALLE SD Worx GmbH, 14.01.2011 Seite 54 von 54