Landesverwaltungsamt Berlin Service- und Systemunterstützungs-Center (SSC) Landesverwaltungsamt Berlin 10702 Berlin (Postanschrift) IPV anwendende Stellen GeschZ (Bei Antwort bitte angeben) PS IPV Dienstgebäude Berlin-Wilmersdorf Fehrbelliner Platz 1 10707 Berlin Fragen zum Inhalt per Hotline- Anfrage an die unten angegebene E-Mail-Adresse Vermittlung (030) 90 139-0 Intern 9139-111 Fax (030) 9028-3534 E-Mail Adresse Ipv-hotline@lvwa.berlin.de (email-adresse nicht für Dokumente mit elektronischer Signatur) Datum 04.12.2015 Rundschreiben LVwA IPV Nr. 24/2015 Änderungen/Hinweise zum Kalendermonat Dezember 2015 Übersicht der Themenkomplexe 1 Allgemeines 4 1.1 Termine 4 1.1.1 Transporttermin Dezember 2015 4 1.1.2 Ausführen des Kopierreports durch die Pensionsstelle 4 1.1.3 Systemsperre 4 1.2 Anwenderhandbuch 4 1.3 Beschränkung der Rückrechnungstiefe in den Abrechnungskreisen Besoldung 5 1.4 Nummerierung der Entgeltnachweise 5 1.5 Abrechnungskalender 6 2 Stichprobenprüfung 6 2.1 VADM Personalmaßnahme VP Aufnahme VLT-StV 6 2.2 Schaltfläche Neuer Termin IT0019 (Strg+F7) 6 3 Personal- / Versorgungsadministration und Zeitwirtschaft 7 3.1 Nummerierung der Entgeltnachweise 7 3.1.1 Simulation der Personalabrechnung 7 3.1.2 Entgeltnachweis am Bildschirm 7 3.2 Neue Plausibilität ruhegehaltfähige Dienstbezüge 7 3.3 Relevanz für Regelungsfälle nach 54 LBeamtVG 8... Verkehrsverbindungen: U-Bahn Fehrbelliner Platz Bus 101, 104, 115, 204 Eingang: Tordurchfahrt Württembergische Str. Sprechzeiten: Montag, Dienstag und Freitag von 9-12 Uhr Donnerstag von 16-19 Uhr und nach Vereinbarung Zahlungen bitte bargeldlos an die Landeshauptkasse Nürnberger Straße 53 10789 Berlin Geldinstitut Postbank Berlin Berliner Bank Berliner Sparkasse Landeszentralbank Kontonummer 58-100 9 919 260 800 0 990 007 600 10 001 520 Bankleitzahl 100 100 10 100 200 00 100 500 00 100 000 00
3.4 Aktualisierung von berechnungsrelevanten Tabellenwerten 8 3.4.1 Umrechnungsfaktoren für den Versorgungsausgleich in der Rentenversicherung 8 3.4.2 Durchschnittsentgelt 9 3.4.3 Jährliche Höchstwerte an Entgeltpunkten 9 3.5 Neuer Programmablaufplan für die Steuerberechnung 2016 9 3.6 Lohnsteuerjahresausgleich bei Versorgungsempfängern 9 3.7 EEL 10 3.7.1 Allgemeines 10 3.7.2 Änderungen am Infotyp Bescheinigungen an SV-Träger (IT 0651) 10 3.7.3 Sachbearbeiterlisten für Aus- und Eingangsmeldungen 11 3.8 Zahlstellenmeldeverfahren (nur Versorgung) 11 3.9 Benutzermenüs ZPER, ZLPS und ZVADM 12 3.10 Infotyp Terminverfolgung (IT 0019) 13 3.11 Infotyp ADT (IT 0783) 13 3.12 Lohnarten für die Außendienstzulage in der Steuerverwaltung 13 3.13 Abgrenzen der Lohnart 3923 Regelm. Jahresentgt GZ 14 3.14 Maßnahmenarten 14 3.14.1 Änderung Bez. Maßnahmengrund bei den Maßnahmenarten Eintritt (M 01) und Austritt (M 10) 14 3.14.2 Anpassung der Maßnahmenart Orts/Sozial/Fam.-zuschlag/Kind (M 21) 14 3.14.3 Neue Maßnahmen Irrtümlicher Wiedereintritt (M 60) und Korrigierter Wiedereintritt (M 61) 14 3.15 Zahltagwechsel Rechtsreferendare 15 3.16 Neuer Mitarbeiterkreis 85 Duales Studium 15 3.17 Neue Abwesenheiten 0363 Pflegeauszeit, UntStüGeld 16 3.18 Neg. Abwesenheitskontingent 10 Anw-TV Arbeitszeitkonto 16 3.19 ZfA-Zusy 17 3.19.1 Einsatztermin des Releases z35 17 3.19.2 ZfA-Zusy Bereitstellung von Fehlermeldungen 18 4 Abrechnungssachbearbeitung 18 4.1 Erstellung von VBL-Meldungen im Dezember 2015 18 4.2 Versorgungsempfängerstatistik 18 4.3 ZfA-Zusy 18 4.3.1 Einsatztermin des Releases z35 18 4.3.2 Bereitstellung von Fehlermeldungen 18 4.4 Nummerierung der Entgeltnachweise 19 4.5 Zahltagwechsel Rechtsreferendare nur BuKr 2060-19 4.6 Sondererhebung Verdienste 2015 19 4.7 Lohnsteueranmeldung 20 4.8 Zwangsrückrechnung nur Versorgung - 20 4.9 Sozialversicherung Elektronische Meldeverfahren 20 4.9.1 Allgemeines 20 4.9.2 DEÜV neue Version 3 20 4.9.3 EEL neue Version 08 21 4.9.4 AAG Versionswechsel 23 4.9.5 Berufsständische Versorgung neue Version 02 23 4.9.6 Zahlstellenmeldeverfahren neue Version 02 24 5 Stellenwirtschaft und Stellenplanung 24 5.1 Registerkarte ADT (IT 1513) 24-2 -
5.2 Registerkarte Haushaltsinformationen (IT 9508) in der Stellenwirtschaft, Haushaltselementtyp 0010 Bereich in der Stellenplanung 25 6 Anwendungssystembetreuung 25 6.1 Neg. Abwesenheitskontingent 10 Anw-TV Arbeitszeitkonto 25 6.2 Zusätzliche Selektionskriterien 25 6.3 Entfernen von Mehrfacheinträgen in der Suchergebnisliste 25 6.4 ZfA-Zusy 26 6.4.1 Einsatztermin des Releases z35 26 6.4.2 ZfA-Zusy Bereitstellung von Fehlermeldungen 26 6.5 Hinweise zu Änderungen aufgrund des Transports der grundlegenden SAP-Systemanpassungen 26 6.6 Anmeldebildschirm mit Informationsfenster 26 6.7 Technische Probleme IT 0008 27 7 Reisekosten 27 7.1 Wechsel des Haushaltsjahres 27-3 -
1 Allgemeines 1.1 Termine 1.1.1 Transporttermin Dezember 2015 Die Systemanpassungen werden am 04.12.2015 in die produktiven Systeme Z01 und S01 transportiert. 1.1.2 Ausführen des Kopierreports durch die Pensionsstelle Der Kopierreport wurde von der Pensionsstelle mehrmals im Monat, vor der Personalabrechnung in diesem Monat letztmalig am 04.12.2015 um 10:00 Uhr ausgeführt. 1.1.3 Systemsperre Wegen grundlegender SAP-Systemanpassungen werden die Anwender/innen auf den produktiven Systemen Z01 und S01 am Donnerstag, den 07.01.2016, ab 04:00 Uhr voraussichtlich für mehrere Stunden gesperrt sein. Auf dem Anmeldebildschirm wird mit einer Informationsmeldung, die am 06.01.2016 ca. 17:00 Uhr transportiert wird, auf die Sperre hingewiesen. Bei Aufhebung der Sperre wird die Informationsmeldung vom Anmeldebildschirm entfernt. Die Anwendungssystembetreuungen werden zusätzlich über die Aufhebung der Sperre per Mail informiert. 1.2 Anwenderhandbuch Am heutigen Tag wird die 77. Änderung des Anwenderhandbuchs im Intranet veröffentlicht. Die Information über die Aktualisierung ist als Anlage 1 dem Rundschreiben beigefügt. - 4 -
1.3 Beschränkung der Rückrechnungstiefe in den Abrechnungskreisen Besoldung Ab 2016 werden die Systemeinstellungen wie folgt angepasst: Bei Beendigung der Personalabrechnung im Kalendermonat 01.XXXX ( Umstellen des Verwaltungssatzes auf Ende der Abrechnung durch die jeweilige Abrechnungssachbearbeitung) wird die tiefste rückrechenbare Periode so angepasst, dass die Rückrechnungsmöglichkeit für die Abrechnungskreise Besoldung analog zu den Bereichen Versorgung und Tarif 4 Jahre beträgt. Dies bedeutet, dass Rückrechnungstiefe und damit die Möglichkeit der abrechnungsrelevanten Stammdatenpflege im Jahr 2016 auch im Bereich Besoldung auf den 01.01.2012 beschränkt bleibt und erst ab 01.01.2017 um 1 Jahr angepasst wird. Weitere Informationen sind dem IPV-Anwenderhandbuch Kapitel 07 Schwerpunktthemen S40 Begrenzung der Rückrechnungstiefe zu entnehmen, das in Kürze um diesen Sachverhalt aktualisiert wird. 1.4 Nummerierung der Entgeltnachweise Wird im Verlauf der Personalabrechnung/Folgeaktivitäten maschinell ein Entgeltnachweis erzeugt, z. B. bei einer Änderung im Zahlbetrag, wird der Entgeltnachweis im ITDZ gedruckt und kuvertiert. Ab Abrechnungsperiode 01.2016 ( Besoldung/Versorgung im Kalendermonat 12.2015) erhält der Entgeltnachweis, der im ITDZ gedruckt wird, eine fortlaufende Nummer. Der Andruck dieser Nummer erfolgt zusammen mit der Angabe des Kalenderjahrs unterhalb der Angabe für welche Abrechnungsperiode der Entgeltnachweis erzeugt wurde. Beispiel In Abrechnungsperioden, in denen sich keine Änderung gegenüber dem Vormonat ergibt, wird weiterhin kein Entgeltnachweis erstellt. Erst wenn sich gegenüber dem Vormonat eine Änderung ergibt, wird ein Entgeltnachweis erzeugt, der dann die nächste fortlaufende Nummer erhält. Aufgrund dieser Nummerierung ist der durchgehende Nachweis gegenüber Dritten möglich. Beispiel In der Abrechnungsperiode 01.2016 wurde ein Entgeltnachweis mit der lfd. Nummer 1 im ITDZ gedruckt. In der Abrechnungsperiode 02.2016 wurde kein Entgeltnachweis im ITDZ gedruckt. In der Abrechnungsperiode 03.2016 wird ein Entgeltnachweis mit der lfd. Nummer 2 im ITDZ gedruckt: - 5 -
1.5 Abrechnungskalender Mit der Anlage 2 wird der mit dem ITDZ abgestimmte Abrechnungskalender für 2016 zur Verfügung gestellt. Inhaltlich wurde der Abrechnungskalender angepasst, da eine terminierte Weitergabe der Zahlungsdateien für Einzelüberweisungen durch das ITDZ an die Bundesbank entfällt. Seit dem KM 12.2015 werden diese Zahlungsdateien als SEPA-Terminüberweisungen an die Bundesbank weitergereicht. Hinweis Ab KM 01.2016 werden auch Zahlungsdateien für die Überweisung der Sozialversicherungsbeiträge als Terminüberweisung erstellt und an die Bundesbank weitergeleitet. Weitere Informationen dazu werden der Abrechnungssachbearbeitung mit dem RS 01.2016 gegeben. 2 Stichprobenprüfung 2.1 VADM Personalmaßnahme VP Aufnahme VLT-StV Die Personalmaßnahme VP Aufnahme VLT-StV und der damit in Zusammenhang stehenden Infotyp Dienstverhältnisse (IT 0845) wurden von der Stichprobenprüfung ausgenommen. 2.2 Schaltfläche Neuer Termin IT0019 (Strg+F7) Im Rundschreiben LVwA IPV Nr. 20/2015 wurde mitgeteilt, dass es infolge einer generellen Systemanpassung der SAP nun auch möglich ist, in der Protokolltabelle die Schaltfläche Neuer Termin IT0019 (Strg+F7) zu nutzen. Diese Systemänderung hat die SAP mit der kürzlich erfolgten Systemanpassung leider wieder zurückgenommen. Daher können etwaige Terminsätze wieder nur (wie gewohnt) über die Stammdatenpflege angelegt werden. Dazu wurden, wie auf dem Treffen der AG Stichprobe am 09.10.2015 beschlossen, gesonderte Terminarten eingerichtet (s. Ausführungen zu Tz. 3.10). - 6 -
3 Personal- / Versorgungsadministration und Zeitwirtschaft Entgeltnachweis 3.1 Nummerierung der Entgeltnachweise s. Ausführungen zu Tz. 1.4 3.1.1 Simulation der Personalabrechnung Die Personal- bzw. Abrechnungssachbearbeitung hat die Möglichkeit, die Personalabrechnung für einen Personalfall zu simulieren. Die Anzeige des in der Simulation erzeugten Entgeltnachweises enthält dann anstelle der laufenden Nummer den Hinweis auf die Simulation. Beispiel 3.1.2 Entgeltnachweis am Bildschirm Die Personal- bzw. Abrechnungssachbearbeitung hat die Möglichkeit, den Entgeltnachweis für einen Personalfall am Bildschirm zu erzeugen. In der Darstellung wird unterschieden, ob der Entgeltnachweis im ITDZ gedruckt wurde ( Ausgabe der laufenden Nummer, s. Beispiele in Tz. 1.4) oder in Personalabrechnung/Folgeaktivitäten kein Druck erzeugt wurde. Beispiel Versorgung 3.2 Neue Plausibilität ruhegehaltfähige Dienstbezüge SAP ändert im Standard ab 01.01.2016 die Behandlung des Infotypen Basisbezüge (IT 0008) in der Versorgungsadministration. Es wird künftig sichergestellt, dass in der PWE- Ebene die Registerkarte Basisbezüge (IT 0008) nicht mehr einen Wert von Null als ruhegehaltfähige Dienstbezüge enthalten kann. Die Registerkarte lässt sich noch ohne Lohnarten sichern, jedoch kommt es bei der Bescheiderstellung zu der Fehlermeldung Keine ruhegehaltfähigen Dienstbezüge vorhanden. Basisbezüge prüfen. - 7 -
Dies gilt ebenso für die Registerkarte HG Weiterer Versorgungsbezug (Subtyp HG54 des Infotyp Basisbezüge (IT 0008)), sofern keine Daten aus einem im System verknüpften Fall herangezogen werden können. 3.3 Relevanz für Regelungsfälle nach 54 LBeamtVG Aufgrund dieser Änderung ist es damit künftig nicht mehr möglich, tarifliche Informationen wie Besoldungsgruppe und Stufe, jedoch keine Lohnarten zu hinterlegen, wenn in Fällen mit 54 Abs. 4 LBeamtVG (Regelung Ruhegehalt mit Witwengeld) der Bezugsfall nicht im System liegt. Bislang war es angeraten, die tariflichen Informationen im Subtyp HG54 zu hinterlegen, um im Bescheid E11 Ruhensberechnung 54 die korrekten Werte im Andruck zu erhalten, sofern nicht die Werte aus einem verknüpften Fall im System gezogen werden können. Nunmehr müssen bei Bedarf die für die Höchstgrenzen-Berechnung benötigten Werte (Ruhegehaltfähige Dienstbezüge) in Lohnarten im Subtyp HG54 abgelegt werden. Es kann hierfür die direkt bewertete Lohnart 7001 Sondergrundgehalt Verwendung finden. In Fällen, in denen der Subtyp HG54 nicht benötigt wird, da alle Informationen aus dem verknüpften Fall aus dem System gezogen werden, ist dieser zu löschen. Achtung Fälle mit Subtyp HG54 zum Infotyp Basisbezüge (IT 0008) ohne Lohnarten und ohne Verknüpfung im System über das Feld Pernr. Eigenes System (Infotyp Anrechnung weiterer Versorgungsbez. (IT 0782)) bzw. Registerkarte Weitere Versorgungsbezüge) brechen in der Abrechnung mit der Meldung Keine ruhegehaltfähigen Dienstbezüge vorhanden. Basisbezüge prüfen ab! Die betroffenen Fälle müssen vor der Abrechnung Januar 2016 umgepflegt werden. 3.4 Aktualisierung von berechnungsrelevanten Tabellenwerten 3.4.1 Umrechnungsfaktoren für den Versorgungsausgleich in der Rentenversicherung Die ab 01.01.2016 geltenden Faktoren für die Umrechnung in der allgemeinen Rentenversicherung von Entgeltpunkten in Beiträge wurden im IPV-System hinterlegt. Die Faktoren sind relevant im Rahmen der Versorgungsausgleichsberechnung für die Ermittlung des Kapitalbetrages. - 8 -
3.4.2 Durchschnittsentgelt Das ab 01.01.2016 geltende vorläufige Durchschnittsentgelt wurde im IPV-System hinterlegt. Der Wert findet Verwendung in der Berechnung des Pflegezuschlages und des Kinderpflegeergänzungszuschlages nach 50 d LBeamtVG. Für das Jahr 2014 wurden die endgültigen Durchschnittsentgelte im IPV-System hinterlegt. Bei entsprechenden Rückrechnungen können sich ggf. Differenzen ergeben. Um eine ggf. erforderliche Überrechnung in Versorgungsfällen mit Pflegezeiten ab 01.01.2014 zu erzwingen, ist im Infotyp Ergänzende Zahlung (IT 0015) die Lohnart 9010 Anstoß Rückrechnung zu hinterlegen. 3.4.3 Jährliche Höchstwerte an Entgeltpunkten Der ab 01.01.2016 geltende vorläufige jährliche Höchstwert an Entgeltpunkten wurde im IPV- System hinterlegt. Der Wert wird für die Ermittlung der Höchstgrenze für das Erziehungs- /Pflegejahr nach 50a, 50b, 50d und 50e LBeamtVG benötigt. Für das Jahr 2014 wurden die endgültigen jährlichen Höchstwerte an Entgeltpunkten im IPV- System hinterlegt. Bei entsprechenden Rückrechnungen können sich ggf. Differenzen ergeben. Um eine ggf. erforderliche Überrechnung in Versorgungsfällen mit Kindererziehungszeiten ab 01.01.2014 zu erzwingen, ist im Infotyp Ergänzende Zahlung (IT 0015) die Lohnart 9010 Anstoß Rückrechnung zu hinterlegen. Steuern 3.5 Neuer Programmablaufplan für die Steuerberechnung 2016 Mit dem Transport wurde der Programmablaufplan (PAP) für die Steuerberechnung 2016 zur Verfügung gestellt. Hinweis Der Entlastungsbetrag für Alleinerziehende wird nur für ein Kind im PAP berücksichtigt. Die Freibeträge für weitere Kinder sind vom Arbeitnehmer als Freibetrag beim Finanzamt zu beantragen. 3.6 Lohnsteuerjahresausgleich bei Versorgungsempfängern Bei Versorgungsbezugsempfängern wurde mit den Bezügen 12.2015 fälschlich ein Lohnsteuerjahresausgleich für 2015 durchgeführt, wenn sich der Zusatzbeitragssatz in der gesetzlichen Krankenversicherung unterjährig geändert hat. Die Fa. SAP hat diesen Fehler behoben. - 9 -
Hinweis Für die Personalabrechnung Versorgung 01/2016 wird eine Zwangsrückrechnung ab 12/2015 durchgeführt. 3.7 EEL Sozialversicherung 3.7.1 Allgemeines EEL-Meldungen, die ab dem 01.01.2016 (Systemdatum) erstellt werden, werden in der neuen Version 08 erstellt. Neben Änderungen auf Feldebene ist die wichtigste Änderung, dass nun wieder Meldungen mit dem Abgabegrund 02 (Erkrankung Kind) maschinell gemeldet werden können. Es ist jedoch zu erwarten, dass die SAP durch diesen Versionswechsel kurzfristig nach dem Jahreswechsel Korrekturen veröffentlichen muss, die das SSC dann zu den monatlichen Auslieferungen von Systemeinstellungen ausliefern wird. 3.7.2 Änderungen am Infotyp Bescheinigungen an SV-Träger (IT 0651) Mit der neuen Version 08 entfallen einige Felder im Datensatz, die bisher manuell zu pflegen waren. Die Felder werden deshalb ausgeblendet. Die Änderungen werden wirksam, wenn der Infotyp zu einem Zeitpunkt (Systemdatum) ab dem 01.01.2016 angelegt wird, da ab dann die Informationen auch rückwirkend für neu zu meldende Sachverhalte nicht mehr benötigt werden. Subtyp 1 - Krankengeld Das Feld Arbeitsbeschaffungsmaßnahme entfällt. Subtyp 3 - Mutterschaftsgeld Das Feld Arbeitsbeschaffungsmaßnahme entfällt. Subtyp 6 - Manuelle Vorgaben Die Felder für den Datenbaustein DBZE - Arbeitszeit bei Erkrankung des Kindes entfallen. Das Feld Letzter bezahlter Tag für Datenbaustein DBAL - Allgemeines entfällt. Außerdem wird in den Subtypen 1 - Krankengeld und 2 - Krankengeld Kind das Feld Arbeit am ersten Tag der Abwesenheit ausgeblendet. Im IPV-System können nur ganztägige Abwesenheiten SV-relevant sein. Deshalb kann eine Abwesenheit, die untertägig beginnt, im EEL-Verfahren erst ab dem Folgetag (= Beginn der - 10 -
Arbeitsunfähigkeit) gemeldet werden. Das Feld Arbeit am ersten Tag der Abwesenheit wird deshalb bei EEL-Meldungen, die im IPV-System erstellt werden, immer auf Nein (N) gesetzt. 3.7.3 Sachbearbeiterlisten für Aus- und Eingangsmeldungen Die Information dazu wurde bereits in der Anlage zur Mail vom 20.11.2015 veröffentlicht. Diese Anlage ist als Anlage 3 diesem RS nochmals beigefügt. 3.8 Zahlstellenmeldeverfahren (nur Versorgung) Die Grundsätze für das Zahlstellen-Meldeverfahren wurden aktualisiert und sind ab 01.01.2016 anzuwenden. Mit dieser Aktualisierung wurde für die Meldungserstellung eine neue Datensatzbeschreibung in der Version 2.0 herauszugeben, die ebenfalls ab dem 01.01.2016 anzuwenden ist (s. Internetseite gkv-datenaustausch.de Zahlstellen- Meldeverfahren). Meldungen der Zahlstelle an die Krankenkasse, die vor dem 01.01.2016 erstellt werden, werden noch in der bisher gültigen Datensatzversion 1.3 erstellt, ab dem 01.01.2016 werden Meldungen in der neuen Datensatzversion 2.0 erstellt und an die Krankenkassen übermittelt. Meldungen von der Krankenkasse an die Zahlstelle werden ab 01.01.2016 ebenfalls nur noch in der neuen Datensatzversion 2.0 erstellt. Im Einzelnen wurden folgende Änderungen vorgenommen, die sich in den Meldungsdetails der Sachbearbeiterliste auswirken: Wegfall des Sozialausgleiches Der Sozialausgleich wurde zum 01.01.2015 abgeschafft. Im Datenbaustein DSVZ Datensatz Versorgungsmeldungen sind der Abgabegrund 03 Prüfergebnis Sozialausgleich und das Feld MMPS DBPS vorhanden entfernt worden. Der Datenbaustein DBPS Meldesachverhalt Prüfergebnis Sozialausgleich wurde gelöscht. Wegfall der Angabe des Beitragssatzes Der Meldetatbestand Beitragssatz ist im 202 SGB V gestrichen worden. Im Datenbaustein DBKZ Meldung der Krankenkasse an die Zahlstelle ist das Feld BYSATZ Beitragssatz KV in ein Reservefeld geändert worden. Schon in der Vergangenheit wurde dieses Feld nicht für die Berechnung der KV-Beiträge verwendet. Einführung einer Datensatz-ID Meldungen der Arbeitgeber sind mit einem eindeutigen Kennzeichen zur Identifizierung zu versehen ( 28a Abs. 1 SGB IV). Aufgrund der angestrebten Vereinheitlichung aller Meldeverfahren ist diese Datensatz-ID auch im Zahlstellen- Meldeverfahren implementiert worden. Das Feld Datensatz-ID wurde im Datenbaustein DSVZ Datensatz Versorgungsmeldungen aufgenommen. Das Kennzeichen wird - 11 -
systemseitig gebildet und kann von der Versorgungssachbearbeitung nicht beeinflusst werden. Aufnahme der Prod-ID und Mod-ID Im Datensatz DSVZ Datensatz Versorgungsmeldungen sind zwei Felder zur Angabe der Produkt- und Modifikationsidentifikation aufgenommen worden, damit die Krankenkassen Kenntnis über das verwendete Abrechnungsprogramm erhalten. Hierbei handelt es sich um eine technische Erweiterung und hat keine Auswirkung auf den einzelnen Personalfall. Übermittlung von Bestandsfehlern Zur künftigen Übermittlung von Bestandsfehlern der Krankenkasse (geplant für Mitte des Jahres) an die Zahlstelle ( 98 Abs. 2 SGB IV) ist der Datenbaustein DBBF Bestandsfehler und im Datenbaustein DSVZ Datensatz Versorgungsmeldungen das Feld Datenbaustein DBBF vorhanden aufgenommen worden. Von der Zahlstelle an die Krankenkasse übermittelte Meldungen, welche gemäß dem Kernprüfprogramm der Datenannahmestellen fehlerfrei sind, werden an die Krankenkassen weitergeleitet. Dort werden ab 2017 die übermittelten Meldeinhalte mit den in dem Bestand der Krankenkasse abgespeicherten Daten anhand festgelegter Bestandsprüfungen abgeglichen. Werden Bestandsfehler festgestellt, werden diese Meldungen von den Krankenkassen abgewiesen und nicht in die Bestände der Krankenkassen übernommen. Die ursprüngliche von der Zahlstelle an die Krankenkasse übersandte Meldung wird von der Krankenkasse um den Datenbaustein DBBF Bestandsfehler, erweitert und an die Zahlstelle zurückgeschickt. Im Datenbaustein DBBF Bestandsfehler sind die gefundenen Bestandsfehler der Krankenkasse abgelegt. Diese Meldung erscheint dann in der Sachbearbeiterliste für Zahlstellen- Eingangsmeldungen als Bestandsfehlerrückmeldung. Die Bestandsfehler sind zu analysieren und im System zu beheben. Anschließend ist die Aktion Ablehnung ausführen vorzunehmen, um die zugehörige Ausgangsmeldung, welche von der Krankenkasse abgelehnt wurde, im System auf den Status abgelehnt zu setzen. Benutzermenüs 3.9 Benutzermenüs ZPER, ZLPS und ZVADM Unter Infosysteme Auswertungsreports Steuer Lohnsteuerdaten wurde der Report Steuertabelle (D) 2016-12 -
zur Verfügung gestellt. Der Report Steuertabelle (D) 2014 wurde entfernt. Infotypen 3.10 Infotyp Terminverfolgung (IT 0019) Für den Infotyp Terminverfolgung (IT 0019) wurden folgende Terminarten eingerichtet: Terminart Bezeichnung Operator Vor-/Nachlaufzeit Zeit / Maßeinheit AB KI VW P:Wv. Stichprobe F:Wv. Stichprobe V:Wv. Stichprobe 44 L:Wv. Stichprobe Folgende bisher nicht verwendete Terminart wurde gelöscht: G8 P:Ende Barleistg BKK. Die Übersichtsliste der Vor-/Nachlaufzeiten im Intranet wurde angepasst. s. auch Ausführungen zu Tz. 2.2 3.11 Infotyp ADT (IT 0783) s. Ausführungen zu Tz. 5.1 Lohnarten 3.12 Lohnarten für die Außendienstzulage in der Steuerverwaltung Auf Anforderung der Senatsverwaltung für Finanzen wurden folgende indirekt bewertete Lohnarten für die Eingabe im Infotyp Basisbezüge (IT 0008) für die Tarifart 03 TV-L eingerichtet: Lohnart Lohnartenbezeichnung Gültig ab Betrag 19BO Außend.zul. md 5 TV-Zul. 01.01.2015 17,05 19BP Außend.zul. gd 5 TV-Zul. 01.01.2015 38,35 Die konkreten Lohnarteneigenschaften sind dem Lohnartenkatalog zu entnehmen. - 13 -
Achtung Die Eingabezulässigkeit der bisher verwendeten Lohnart 1956 Außendienstzulage wurde zum 31.03.2016 begrenzt. Die betroffenen Personalfälle sind rechtzeitig anzupassen! 3.13 Abgrenzen der Lohnart 3923 Regelm. Jahresentgt GZ O.g. Lohnart wurde wie im Rundschreiben LVwA IPV Nr. 5/2015 unter Punkt 3.18.1 angekündigt zum 31.12.2014 abgegrenzt. 3.14 Maßnahmenarten Maßnahmen 3.14.1 Änderung Bez. Maßnahmengrund bei den Maßnahmenarten Eintritt (M 01) und Austritt (M 10) In der Maßnahmenart Eintritt (M 01) ist die Bezeichnung für den Maßnahmengrund 08 Versetzung zentr. Stellenpool und in der Maßnahmenart Austritt (M 10) die Bezeichnung für den Maßnahmengrund 20 Versetzung ZeP in Nicht verw. (Versetzg.ZeP) geändert worden. Die Maßnahmengründe können nicht mehr verwendet werden. 3.14.2 Anpassung der Maßnahmenart Orts/Sozial/Fam.-zuschlag/Kind (M 21) Beim Durchlaufen der Maßnahmenart Orts/Sozial/Fam.-zuschlag/Kind (M 21) wird künftig der Infotyp Familie/Bezugsperson (IT 0021) bei den Beamten - analog zu den Tarifbeschäftigten - nicht mehr mit Abgrenzen angeboten, nachdem der Infotyp Daten zur Person (IT0002) im Rahmen der Maßnahme geändert wurde. 3.14.3 Neue Maßnahmen Irrtümlicher Wiedereintritt (M 60) und Korrigierter Wiedereintritt (M 61) Zukünftig ist es möglich wie bei einem Eintritt - einen Wiedereintritt mit den Maßnahmen Irrtümlicher Wiedereintritt (M 60) und Korrigierter Wiedereintritt (M 61) nach bereits erfolgter Abrechnung auf ein späteres Wiedereintrittsdatum zu verschieben. Das IPV-Anwenderhandbuch Kapitel 07 Schwerpunktthemen S04 Korrektur eines Einoder Austritts wird unter Pkt. 2.2.3 entsprechend ergänzt. - 14 -
Personalstruktur 3.15 Zahltagwechsel Rechtsreferendare Gemäß dem 2. Gesetz zur Änderung des Berliner Juristenausbildungsgesetzes vom 19.05.2015 wird die Unterhaltsbeihilfe für die Rechtsreferendare ab dem Monat Januar 2016 am letzten Arbeitstag des Monats für den laufenden Monat gezahlt. Alle Personalfälle der Mitarbeiterkreise 8X Refer. Justiz alt sowie 84 Rechtsreferendar/in werden daher vom SSC vor der Personalabrechnung im Monat Januar 2016 in den Abrechnungskreis 75 umgesetzt ( Anlegen eines Datensatzes im Infotyp Organisatorische Zuordnung (IT 0001) ab 01.01.2016). Achtung Erfahrungsgemäß wird in der Umstellungsphase des Öfteren der relevante Datensatz im IT 0001 gelöscht. Dann wird der Personalfall nicht abgerechnet! Daher wird empfohlen, kurzfristig vor einer Personalabrechnung zu prüfen, ob alle Personalfälle dem richtigen Abrechnungskreis zugeordnet sind. Die rückwirkende Änderung eines Abrechnungskreises ist nicht möglich. Der Abrechnungskreis L5 entfällt künftig. Der Vorschlagswert für den Abrechnungskreis im Infotyp Organisatorische Zuordnung (IT 0001) bei der Maßnahmenart Eintritt (M 01) für die Rechtsreferendare wurde auf 75 geändert. 3.16 Neuer Mitarbeiterkreis 85 Duales Studium Für die Teilnehmer an dualen Studiengängen wurde mit Gültigkeitsbeginn 01.01.2015 ein neuer Mitarbeiterkreis eingerichtet: Mitarbeitergruppe Bezeichnung Mitarbeiterkreis Bezeichnung K Sonstige 85 Duales Studium Bei der Maßnahmenart Eintritt (M 01) wird der Infotyp VBL/ZVE-Daten (IT 0051) nicht zur Pflege angeboten, da davon ausgegangen wird, dass derzeit ausschließlich praxisintegrierte duale Studiengänge im Land Berlin durchgeführt werden. Sollten auch ausbildungsintegrierte bzw. berufsintegrierte duale Studiengänge vereinbart werden, wird dies angepasst. Für die Studienzeit während des dualen Studiums besteht keine Versicherungspflicht in der Unfallversicherung. Dazu ist der Infotyp Berufsgenossenschaft (IT 0029) entsprechend zu splitten (siehe F1-Hilfe zum Feld Besonderheit in diesem Infotyp). Die Übersicht über die Mitarbeiterstruktur im IPV-Anwenderhandbuch Kapitel 07 Schwerpunktthemen S 03 Mitarbeiterstruktur wurde vervollständigt. - 15 -
Zeitwirtschaft 3.17 Neue Abwesenheiten 0363 Pflegeauszeit, UntStüGeld Ab 01.01.2016 wird die neue Abwesenheit 0363 Pflegeauszeit, UntStüGeld im IPV-System zur Verfügung gestellt. Sie ist an Stelle der Abwesenheit 0361 Pflegeauszeit unbezahlt zu verwenden, die zum 31.12.2015 abgegrenzt wird. 3.18 Neg. Abwesenheitskontingent 10 Anw-TV Arbeitszeitkonto Mit Mail vom 05.11.2015 wurde folgende Information gegeben: Auf Grund einer Hotlinemeldung wurde festgestellt, dass es bei der Aufgabe der Abwesenheiten 9832 AnwTV Tag o.azk/entgver, 9834 AnwTV 1/2Tg o.azk/entgver und 9836 AnwTV stdw. o.azk/entgver im Infotyp Abwesenheiten (IT 2001) im anschließenden Lauf der maschinellen Zeitwirtschaft zum Anlegen eines negativen Kontingents 10 Anw-TV Arbeitszeitkonto im Infotyp Abwesenheitskontingente (IT 2006) kommt. Die Abwesenheiten wurden nur zu Dokumentationszwecken für die Fälle eingerichtet, in denen das Arbeitszeitkonto nach Anwendungs-TV Land Berlin außerhalb von IPV geführt wird. Eine Kontingentabtragung im Infotyp Abwesenheitskontingente (IT 2006) darf nicht erfolgen. Die Bildung eines negativen Kontingents 10 Anw-TV Arbeitszeitkonto im Infotyp Abwesenheitskontingente (IT 2006) ist auf eine fehlerhafte Systemeinstellung zurückzuführen, die trotz Ausgabe einer Fehlermeldung im Protokoll des Zeitauswertungslaufs in den vergangenen Jahren nicht bemerkt wurde. Die Problematik wurde in der Anwenderrunde am 26.10.2015 erläutert und folgende Vorgehensweise vereinbart: Vom SSC wird mittels Ad-hoc-Query eine Auswertung der betroffenen Personalfälle vorgenommen, die seit dem 01.01.2011 eine der oben genannten Abwesenheiten im Infotyp Abwesenheiten (IT 2001) hinterlegt haben und bei denen auf Grund dieser Erfassung ein negatives Kontingent 10 Anw-TV Arbeitszeitkonto angelegt wurde. Diese werden den entsprechenden Abrechnungskreisen (aus datenschutzrechtlichen Gründen per SAP-Mail) mitgeteilt. - 16 -
Von der Personalsachbearbeitung ist zu jeder Personalnummer der Sachverhalt zu prüfen und ggf. die fehlerhaft verwendete Abwesenheitsart zu löschen. Das Löschen der Abwesenheit aus dem Infotyp Abwesenheiten (IT 2001) führt nicht automatisch zu einer Löschung des fehlerhaften Kontingents 10 Anw-TV Arbeitszeitkonto im Infotyp Abwesenheitskontingente (IT 2006). Es wird dadurch aber ein maschineller Rückrechenanstoß für die Zeitauswertung im Infotyp Abrechnungsstatus (IT 0003) gesetzt und beim nächsten Zeitwirtschaftslauf durch das Programm RPTIME00 wird das negative Kontingent 10 Anw-TV Arbeitszeitkonto im Infotyp Abwesenheitskontingente (IT 2006) wieder auf Null gesetzt. Ggf. ist durch eine der Abwesenheiten 9812 bis 9816 die korrekte Abtragung vom Abwesenheitskontingent 10 Anw-TV Arbeitszeitkonto vorzunehmen. Sollte der Personalfall inzwischen nicht mehr an der maschinellen Zeitwirtschaft teilnehmen (z.b. bei Ausgeschiedenen), kann das auf Grund der Abwesenheiten 9832 bis 9836 gebildete negative Kontingent 10 Anw-TV Arbeitszeitkonto auch direkt aus dem Infotyp Abwesenheitskontingente (IT 2006) gelöscht werden. Die Abwesenheiten 9832 AnwTV Tag o. AZK/EntgVer, 9834 AnwTV 1/2Tg o.azk/entgver und 9836 AnwTV stdw. o.azk/entgver werden zum 31.12.2015 abgegrenzt und sind damit ab 01.01.2016 nicht mehr auswählbar. 3.19 ZfA-Zusy 3.19.1 Einsatztermin des Releases z35 Mit Einsatz eines neuen Releases z35 bei der ZfA werden die amtlich vorgeschriebenen Datensätze angepasst. Als voraussichtlichen Einsatzbeginn des Zusy-Releases 35 wird im ZfA- Newsletter 63 vom 20.11.2015 der 14.12.2015 benannt. In der Übergangszeit von der Umstellung bis zu den grundlegenden SAP- Systemanpassungen zum Jahreswechsel (s. dazu Tz. 1.1.3) sind keine ZfA- Ausgangsmeldungen mehr zu versenden oder Eingangsmeldungen abzuholen. Vom LVwA - SSC- werden die Meldungen abweichend von den zweiwöchentlich durchgeführten Montagsterminen letztmalig am Freitag, dem 11.12.2015 gesammelt und an die ZfA übermittelt. Achtung Nach dem 10.12.2015 sind keine ZfA-Zusy-Meldungen mehr zu erstellen. Weitere Informationen erfolgen nach dem Transport der grundlegenden Systemanpassungen zum Jahreswechsel 2015/2016-17 -
3.19.2 ZfA-Zusy Bereitstellung von Fehlermeldungen s. Ausführungen zu Tz. 4.3.2 4 Abrechnungssachbearbeitung 4.1 Erstellung von VBL-Meldungen im Dezember 2015 Das VBL-Meldewesen hat sich geändert. Ab Januar 2015 müssen Arbeitnehmer-Umlagen mit dem Einzahler-Schlüssel 03 (bisher 01) gemeldet werden. Die VBL kann diese Meldungen jedoch erst ab 16.12.2015 verarbeiten. Aus diesem Grund sind die entsprechenden Aktivitäten (VBL-Meldungen erstellen, Datenträger VBL - Meldedatei erstellen und Datenträger VBL - Download Meldedatei) nicht im Zeitfenster der Personalabrechnung/Folgeaktivitäten 12.2015, sondern erst am 16.12.2015 auszuführen, da vorher versandte Meldungen von der VBL abgelehnt werden. Aufgrund durchzuführender Systemarbeiten steht nur dieser eine Tag zur Verfügung. Achtung Auf dem Selektionsbild der Folgeaktivität VBL-Meldungen erstellen sind zusätzlich im Block Einschränkungen im Feld Aufrollung bis die Werte 01 2015 einzutragen. Dadurch werden die bereits versandten Abmeldungen für 2015 wie von der VBL gewünscht auf den Einzahler 03 korrigiert und an die VBL übermittelt. 4.2 Versorgungsempfängerstatistik Auf Grund technischer Umstellungen beim Amt für Statistik (AfS) ist die Versorgungsempfängerstatistik vorerst im Echtlauf nicht durchzuführen. Das SSC informiert, wenn der Report im Echtlauf auszuführen ist. 4.3 ZfA-Zusy 4.3.1 Einsatztermin des Releases z35 s. Ausführungen zu Tz. 3.19.1 4.3.2 Bereitstellung von Fehlermeldungen Vom SSC werden alle zwei Wochen die erstellten BZ01- und BZ02-Meldungen gesammelt und an die ZfA übertragen sowie Meldungen von der ZfA abgeholt und den Personalfällen zugeordnet. Bei Ausführung des Reports, der die von der ZfA abgeholten Meldungen den Personalnummern zuordnet, entsteht jeweils ein Spoolauftrag, der die von der ZfA gesende- - 18 -
ten Fehlermeldungen enthält. Da dieser Spool die Meldungen für alle Buchungskreise enthält, kann er den IPV-anwendenden Behörden nicht zur Verfügung gestellt werden. Die Sichtung der gemeldeten Fehler war in der Vergangenheit für den Personalservice ausschließlich durch Ausführen des Reports RPLZFAD0 ZfA-Meldungen anzeigen möglich. Ab diesem Transport werden zusätzlich Spoolaufträge je Buchungskreis erzeugt, sofern für den jeweiligen Buchungskreis BZ01- oder ZB01-Fehler gemeldet wurden. Die Spoolaufträge werden den bereits vorhandenen Nutzern XXXX-Z999 zugeordnet. Der jeweilige Titel lautet: ZFA: Meldungen zuordnen, Buchungskreis XXXX 4.4 Nummerierung der Entgeltnachweise s. Ausführungen zu Tz. 1.4 und 3.1 4.5 Zahltagwechsel Rechtsreferendare nur BuKr 2060 - s. Ausführungen zu Tz. 3.15 Künftig entfällt der Abrechnungskreis L5. Das Bereichsmenü Abrechnung Tarif 15 ist obsolet. Die Personalfälle des Abrechnungskreises L5 wurden in den Abrechnungskreis 75 umgesetzt. Für den Bereich Tarif wird ab 08.01.2016 nur noch das Bereichsmenü Abrechnung Tarif angeboten. Das IPV-Anwenderhandbuch wird zeitnah angepasst. Hinweis Für die Erstellung der Lohnsteuerbescheinigungen für die unterjährig in 2015 ausgeschiedenen Rechtsreferendare ist die Abrechnerkennung für den Abrechnungskreis L5 erforderlich! Weitere Hinweise zur Erstellung der Lohnsteuerbescheinigungen für die Rechtsreferendare werden mit dem RS in 01.2016 gegeben. 4.6 Sondererhebung Verdienste 2015 Behörden, die dieses Jahr an der Verdienststrukturerhebung 2014 teilgenommen haben, werden zurzeit ggf. vom Statistischen Landesamt Rheinland-Pfalz gebeten, ebenfalls an der Sondererhebung Verdienste 2015 teilzunehmen. Für diese freiwillige Erhebung, die Informationen für eine sachlich fundierte Diskussion zum Thema Mindestlohn sammeln soll, ist für das Bundesland Berlin das Statistische Landesamt Rheinland-Pfalz zuständig. Der Meldeschluss war zwar der 16.11.2015. Der Arbeitgeber kann jedoch mit dem Statistischen Landesamt Rheinland-Pfalz ggf. einen späteren Abgabetermin vereinbaren. Der zu verwendende Report ist derselbe wie für die Verdienststrukturerhebung (RPCEHCD1). Dieser Report wurde mit dem Transport der grundlegenden SAP- Systemanpassungen zum Jahreswechsel 2015/2016 am 20.11.2015 angepasst. - 19 -
Achtung Im Falle einer freiwilligen Teilnahme an der Sondererhebung Verdienste 2015 sind mittels Hotline-Formular die vom Statistischen Landesamt Rheinland-Pfalz mitgeteilten Parameter zu melden, damit eine Variante zum o. g. Report erstellt werden kann. Die Fragen des Statistischen Landesamtes zu den Erfahrungen mit dem Mindestlohn sind nicht im IPV-System hinterlegt und müssen im Übertragungsprogramm CORE.reporter beantwortet werden. 4.7 Lohnsteueranmeldung Die Folgeaktivität Lohnsteueranmeldung für KM 12.2015 ist spätestens bis zum 31.12.2015 durchzuführen, da ab dem 01.01.2016 ein neues XML-Schema für 2016 in das System eingebunden werden wird und die Lohnsteueranmeldungen für 2015 zu diesem Zeitpunkt abgeschlossen sein müssen. 4.8 Zwangsrückrechnung nur Versorgung - s. Ausführungen zu Tz. 3.6 4.9 Sozialversicherung Elektronische Meldeverfahren 4.9.1 Allgemeines Bei den elektronischen Meldeverfahren werden zum Jahreswechsel Versionswechsel vollzogen. Grundsätzlich wurden Übergangsregelungen vereinbart, die jedoch aufgrund der rechtzeitigen Einbindung der neuen Versionen in der Regel nicht erforderlich sind. Jedoch haben die Versionswechsel Auswirkungen auf die Handhabung der Verfahren in der Zeit des Jahreswechsels, die im Folgenden beschrieben werden. 4.9.2 DEÜV neue Version 3 Im DEÜV-Meldeverfahren wird ab 2016 die Datensatzversion 03 verwendet. Der Report RPCD3HD0_OUT - DEÜV-Meldedateien erstellen wird ab 01.01.2016 nur noch Meldungen übertragen, die in Version 03 erstellt wurden. Falls zu diesem Zeitpunkt noch Meldungen mit Version 02 im Status neu vorhanden sind, werden diese ignoriert. Diese Meldungen werden dann beim nächsten Start des Reports RPCD3VD0 - DEÜV-Meldungen erstellen durch Meldungen in Version 03 ersetzt. Neben kleineren Änderungen/Ergänzungen im Datenbaustein DSME sind folgende Änderungen relevant: - 20 -
Wegfall des Datenbausteins DBUV: In der Datensatz-Version 03 enthalten die DEÜV-Entgeltmeldungen keine Angaben mehr über UV-Entgelte. Der Datenbaustein DBUV wird in DEÜV-Meldungen dann nicht mehr mitgeliefert. Die UV-Entgelte der Mitarbeiter werden künftig in einer DEÜV-Meldung mit eigenem Abgabegrund 92 - UV-Jahresmeldung gemeldet. Sollten Stammdatenänderungen und/oder Rückrechnungen dazu führen, dass Meldungen für die Jahre 2012 bis 2015 korrigiert werden müssen, werden diese so korrigiert, dass die Meldungen keinen Datenbaustein DBUV enthalten und eigene Meldungen mit dem Abgabegrund 92 erstellt werden. Weitere Hinweise werden mit dem RS für 01.2016 gegeben. Übermittlung von Bestandsfehlern Zur künftigen Übermittlung von Bestandsfehlern durch die Krankenkassen an die Arbeitgeber wurde der Datenbaustein Bestandsfehler (DBBF) in den Datensatz DSME aufgenommen. Im DEÜV-Meldeverfahren kann die Krankenkasse dann ab dem 01.07.2016 dem Arbeitgeber mitteilen, dass eine abgegebene DEÜV-Meldung nicht zum Krankenkassenbestand passt. Dazu wird an die abgelehnte DEÜV-Meldung ein Datenbaustein DBBF angehängt, aus dem hervorgeht, welche Fehler im Krankenkassenbestand aufgetreten sind. 4.9.3 EEL neue Version 08 EEL-Meldungen, die ab dem 01.01.2016 (Systemdatum) erstellt werden, werden in der neuen Version 08 erstellt. Neben Änderungen auf Feldebene ist die wichtigste Änderung, dass nun wieder Meldungen mit dem Abgabegrund 02 (Erkrankung Kind) maschinell gemeldet werden können. Folgende Änderungen werden in der Datensatzversion 08 vorgenommen: Aufnahme einer Nebenversionsnummer In jedem Datensatz ist außer der aktuellen Versionsnummer auch eine Nebenversionsnummer einzutragen. Mit der Nebenversionsnummer werden kleinere Änderungen in der Spezifikation unterschieden und die Annahmestelle bzw. die Empfänger können erkennen, ob die Software bei diesem Arbeitgeber auf dem aktuellen Stand ist. Einführung einer Datensatz-ID Meldungen der Arbeitgeber sind mit einem eindeutigen Kennzeichen zur Identifizierung zu versehen. Das Feld Datensatz-ID wurde im Datensatz DSLW aufgenommen Aufnahme der Prod-/Mod-ID - 21 -
Im Datensatz DSLW sind zwei Felder zur Angabe der Prod-/Mod-ID aufgenommen worden, damit die Empfänger des Datensatzes Kenntnis über das verwendete Abrechnungsprogramm erhalten. Änderung im Baustein DBAL - Allgemeines Das Feld ABM Arbeitsbeschaffungsmaßnahme entfällt. Änderung im Baustein DBAE - Arbeitsentgelt Die Felder FREISTBRUTTO, FREISTNETTO - am 1. Tag der Freistellung wurde teilweise Brutto-/Nettoarbeitsentgelt erzielt entfallen. Der Baustein DBZE - Arbeitszeit bei Erkrankung Kind entfällt komplett. Änderung im Baustein DBUN - Arbeits-/Schul-/Kindergartenunfall Es wurde ein neues Feld FREISTZUSCHL - ausgefallene Zuschläge während der Freistellung hinzugefügt. Änderung im Baustein DBMU - Mutterschaftsgeld Das Feld ABM - Arbeitsbeschaffungsmaßnahme entfällt. Änderung im Baustein DBHE - Höhe der Entgeltersatzleistung Das Feld ZAHLUNGSWEISE entfällt. Änderung im Baustein DBVO - Vorerkrankungszeiten Es gibt neue Ausprägungen für das Feld KZ-AU-NN - Kennzeichen Arbeitsunfähigkeit für die von der Krankenkasse zurückgemeldeten Vorerkrankungszeiten: 6 - teilweise Anrechnung, AU-Meldung liegt nur teilweise vor 7 - keine Anrechnung, AU-Meldung liegt nur teilweise vor 8 - AU-Meldungen liegt vor, Prüfung nicht möglich. Abgabegrund 02 - Erkrankung Kind kann wieder maschinell gemeldet werden Der Datenbaustein DBFR - Angaben zur Freistellung bei Erkrankung Kind wurde an die seit 01.01.2015 gültige Gesetzeslage angepasst. Neue Abgabegründe 42 - Anforderung Ende Entgeltersatzleistung und 62 - Rückmeldung Ende Entgeltersatzleistung Mit dem Abgabegrund 42 soll der Arbeitgeber bei Langzeitkranken das Ende der Entgeltersatzleistung von der Krankenkasse abfragen können. Die Krankenkasse soll das (voraussichtliche) Ende der Entgeltersatzleistung dann mit dem Abgabegrund 62 zurückmelden. Die SAP plant diese Funktionalität zum Abgabegrund 42 erst im Lauf des Jahres 2016 auszuliefern. - 22 -
4.9.4 AAG Versionswechsel Für den Versand von AAG-Meldung an die Krankenkassen in der bisherigen Version gibt es eine Übergangsfrist bis zum 31.03.2016. Jedoch werden ab dem 01.01.2016 von den Krankenkassen Meldungen in der neuen Version zur Abholung bereitgestellt. Die Änderungen zum AAG-Verfahren werden von der SAP aber erst im KM 12.2015 ausgeliefert und können im IPV-System erst mit dem Transport am 07.01.2016 zur Verfügung gestellt werden, sodass in der Zeit vom 01.01. bis 07.01.2016 ggf. keine AAG-Fehler- und -Rückmeldungen abgeholt und verarbeitet werden können. Da die Meldungen jedoch für 30 Tage vorgehalten werden, werden diese automatisch nach dem 07.01.2016 über die regelmäßigen Jobs wieder abgeholt. Weitere Hinweise werden mit dem RS in 01.2016 gegeben. 4.9.5 Berufsständische Versorgung neue Version 02 Im Meldeverfahren BV Beitragserhebung ist ab 2016 die Datensatzversion 02 zu verwenden. Folgende Änderungen werden in der Datensatzversion 02 vorgenommen: Aufnahme einer Nebenversionsnummer In jedem Datensatz ist außer der aktuellen Versionsnummer auch eine Nebenversionsnummer einzutragen. Mit der Nebenversionsnummer werden kleinere Änderungen in der Spezifikation unterschieden und die Annahmestelle bzw. das berufsständische Versorgungswerk kann erkennen, ob die Software bei diesem Arbeitgeber auf dem aktuellen Stand ist. Einführung einer Datensatz-ID Meldungen der Arbeitgeber sind mit einem eindeutigen Kennzeichen zur Identifizierung zu versehen. Das Feld Datensatz-ID wurde im Datensatz DSBE aufgenommen. Aufnahme der Prod-/Mod-ID Im Datensatz DSBE sind zwei Felder zur Angabe der Prod-/Mod-ID aufgenommen worden, damit die berufsständischen Versorgungswerke Kenntnis über das verwendete Abrechnungsprogramm erhalten. Übermittlung von Bestandsfehlern Zur künftigen Übermittlung von Bestandsfehlern an den Arbeitgeber ist der Datenbaustein Bestandsfehler - DBBF und im Datensatz DSBE das Feld Datenbaustein DBBF vorhanden aufgenommen worden. Von dem Arbeitgeber übermittelte Meldungen, welche gemäß dem Kernprüfprogramm der Annahmestelle DASBV fehlerfrei sind, werden an die berufsständischen Versorgungswerke weitergeleitet. Dort werden ab 2017 die übermittelten Meldeinhalte mit den in dem Bestand des berufsständischen Versorgungswerks abgespeicher- - 23 -
ten Daten anhand festgelegter Bestandsprüfungen abgeglichen. Werden Bestandsfehler festgestellt, werden diese Meldungen von den berufsständischen Versorgungswerken abgewiesen und nicht in die Bestände der Versorgungswerke übernommen. Die ursprüngliche Meldung wird um den Datenbaustein DBBF, in dem die gefundenen Bestandsfehler abgelegt sind, erweitert und an die Annahmestelle DASBV weitergeleitet, welche diese Meldung dann an den Arbeitgeber übermittelt. Diese Meldung erscheint dann in der Sachbearbeiterliste für Fehlerrückmeldungen zur BV Beitragserhebung (ZPBVBI - Eingangsmeldungen bearbeiten (Beitragsmeldungen)) als Bestandsfehlerrückmeldung. Die Bestandsfehler sind zu analysieren und im System zu beheben. Vergleichbar mit Fehlerrückmeldungen der Annahmestelle, ist auch bei diesen Meldungen dann die Aktion Ablehnung ausführen vorzunehmen, um die zugehörige Ausgangsmeldung, welche ja von dem berufsständischen Versorgungswerk abgelehnt wurde, im System auf den Status abgelehnt zu setzen. 4.9.6 Zahlstellenmeldeverfahren neue Version 02 Im Zahlstellenmeldeverfahren ist ab 01.01.2016 die Datensatzversion 02 zu verwenden. Mit der Aktivität KVdR: Erstellung der Meldungen wird systemseitig ab 01.01.2016 die neue Datensatzversion berücksichtigt. Zahlstellenmeldungen, die vor dem 01.01.2016 mit der Aktivität KVdR: Erstellung der Meldungen erstellt werden, müssen auch vor dem 01.01.2016 mit den Aktivitäten KVdR: Übertragen der Meldungen und KVdR: Versenden der Meldungen gesammelt und an die Krankenkassen übermittelt werden. Die Ablaufbeschreibung im IPV-Anwenderhandbuch Kapitel 09 ändert sich nicht. Auf die Ausführungen zu Tz. 3.8 wird verwiesen. 5 Stellenwirtschaft und Stellenplanung 5.1 Registerkarte ADT (IT 1513) Die Wertehilfe zur Registerkarte ADT (IT 1513), die ebenfalls für den Infotyp ADT (IT 0783) gilt, wurde ergänzt und die ADT-Liste im Intranet entsprechend angepasst; die Änderungen sind der letzten Spalte mit dem Datum Dez. 2015 zu entnehmen. - 24 -
5.2 Registerkarte Haushaltsinformationen (IT 9508) in der Stellenwirtschaft, Haushaltselementtyp 0010 Bereich in der Stellenplanung Die Liste der Bereichsbezeichnungen wurde nach den Vorgaben der Senatsverwaltung für Finanzen für die Aufstellung der Haushaltsplanung 2016/17 um den Bereich 0502 Beschäftigungspositionen für Bürgerämter ergänzt; das entsprechende Dokument im Intranet ist mit Stand: Dezember 2015 aktualisiert. 6 Anwendungssystembetreuung 6.1 Neg. Abwesenheitskontingent 10 Anw-TV Arbeitszeitkonto s. Ausführungen zu Tz. 3.18 6.2 Zusätzliche Selektionskriterien Dem Report Protokollierte Änderungen in den Daten der Informationstypen wurden folgende Selektionskriterien zu den bereits vorhandenen zur Verfügung gestellt: Personalbereich Personalteilbereich Mitarbeitergruppe Mitarbeiterkreis Auswertungszeitraum Die Erweiterung der bisherigen Selektionskriterien bietet mehr Flexibilität, um die Menge der angezeigten Änderungsbelege einzuschränken. Das Selektionskriterium Auswertungszeitraum ermöglicht es, einen Zeitbezug für die Selektion der relevanten Mitarbeiter anzugeben. 6.3 Entfernen von Mehrfacheinträgen in der Suchergebnisliste Die Suche für Personalnummern liefert Ergebnislisten, in denen alle Datensätze angezeigt werden, die den Suchkriterien entsprechen. Dabei kommt es vor, dass in der Ergebnisliste zu einer Personalnummer mehrere Datensätze mit unterschiedlichen Gültigkeitszeiträumen existieren. Auf Beschluss der Anwenderrunde am 26.10.2015 wird voraussichtlich ab 07.12.2015 ein Benutzerparameter eingepflegt, mit dem diese Mehrfacheinträge zu einer Personalnummer entfernt werden, um damit die Übersichtlichkeit der Ergebnislisten zu verbessern. - 25 -
Die Ergebnisliste der Personalnummernsuche zeigt nun jeweils nur den zum Systemdatum aktuellen Datensatz an. Der Parameter wirkt sich auf die Suchhilfen der Suchhilfe für Personalnummern aus: Organisatorische Zuordnung Nachname - Vorname 6.4 ZfA-Zusy 6.4.1 Einsatztermin des Releases z35 s. Ausführungen zu Tz. 3.19.1 6.4.2 ZfA-Zusy Bereitstellung von Fehlermeldungen s. Ausführungen zu Tz. 4.3.2 6.5 Hinweise zu Änderungen aufgrund des Transports der grundlegenden SAP-Systemanpassungen Mit Mail vom 20.11.2015 wurden die in Anlage 3 zu diesem RS aufgeführten Informationen gegeben. 6.6 Anmeldebildschirm mit Informationsfenster Mit Mail vom 13.11.2015 wurde folgende Information gegeben: voraussichtlich am 20.11.2015 sind die produktiven IPV-Systeme Z01 und S01 wegen des Transports von grundlegenden SAP-Systemanpassungen gesperrt, s. Tz. 1.1.3 im RS LVwA IPV Nr. 23.2015. Künftig soll die Information am Tag der Sperre auch in einem Informationsfenster auf dem Anmeldebildschirm ausgegeben werden. Weitere Informationen dazu sind der Anlage zu entnehmen. Das IPV-Anwenderhandbuch Kapitel 0 Allgemeine Hinweise zur Bedienung des IPV-Systems A01 An- und Abmelden am IPV-System wird in Kürze ergänzt. HINWEIS: Da das Informationsfenster zusammen mit dem Text transportiert werden muss, steht diese Informationsmöglichkeit nur bei einer geplanten Sperre zur Verfügung. Über Systemabbrüche kann auf diesem Weg nicht informiert werden Die Anlage ist diesem Rundschreiben nicht mehr beigefügt. - 26 -
6.7 Technische Probleme IT 0008 Mit Mail vom 01.12.2015 wurde folgende Information gegeben: mit dem Transport der grundlegenden SAP-Systemanpassung am 20.11.2015 wurde eine neue Funktionalität für den IT 0008 ausgeliefert, mit der in einem neuen (in IPV noch ausgeblendeten) Feld die Anzeige der nächsten Stufensteigerung ermöglicht werden soll (s. auch Mail vom 20.11.2015 in der Anlage Tz. 6). Dadurch kann es aktuell zu technischen Problemen im IT 0008 bzw. in der Versorgungsadministration in der PWE kommen, so dass ggf. kein Speichern der neu angelegten Datensätze möglich ist. Es kommt ggf. zu einem Laufzeitfehler. Das SSC prüft die Ursache und informiert zu gegebener Zeit, ob der Fehler behoben werden kann (ggf. ist auch eine Fehlermeldung an die Fa. SAP erforderlich) und ob ggf. weitere (Pflege)Maßnahmen erforderlich sind 7 Reisekosten 7.1 Wechsel des Haushaltsjahres Für die Generierung der Auszahlungsanordnungen (FUA) zur Zahlbarmachung von Abschlägen und Erstattungen für Dienstreisen und Trennungsgeldperioden sind die Regelungen zum Jahreswechsel in ProFiskal für Vorverfahren zu berücksichtigen (Schreiben der SenFin vom 27.11.2015). Schnittstellendateien können danach in den Zeiträumen 10.12.2015 13.12.2015 17.12.2015 20.12.2015 nicht verarbeitet werden. Hierbei ist zu beachten, dass bereits einen Tag vor der Ausschaltung des Imports für die Vorverfahren keine Dienstreisen oder Trennungsgeldperioden im IPV-System mehr genehmigt werden dürfen. Achtung Der letzte Termin für die Genehmigung von Reisekostenabrechnungen im IPV-System ist der 22.12.2015. Die Genehmigung von Reisekostenabrechnungen zulasten des Haushaltsjahres 2016 ist dann ab dem 04.01.2015 möglich. Sofern sich Änderungen für 2016 bei den verwendeten Kapiteln, Titeln, Unterkonten oder Bewirtschaftungsstellen ergeben, sind diese im IPV- System zu hinterlegen. - 27 -
Im Auftrag Schwierkus / Grams - 28 -