S o ft wa r e C o m p a ny A M I C G m b H Band 10 Februar 2007 I N F O R M AT I O N IN DIESER AUSGABE: A.eins Archiv 1 Archivierung ist Pflicht 1 A.eins Belege 2 Externe Belege 2 Verknüpfung 2 Archivieren 3 Archivierte Unterschrift 4 Anwendungen 4 Verschlagwortung 4 Suchen und finden 5 Viewer 6 A.EINS - ARCHIV MEHR ALS EINE ABLAGE Mit der zunehmenden Fülle an Informationen und den Anforderungen, diese auf Knopfdruck zur Verfügung zu stellen, wird die digitale Dokumentenverarbeitung zu einer zentralen Leistung der Unternehmens-EDV: Selbsterstellte Dokumente werden direkt archiviert, Eingangsbelege werden eingescannt, Dateien oder E-Mails werden abgelegt. Nach allen Informationen kann unter einer einheitlichen Oberfläche recherchiert werden. Das A.eins Archiv bietet Ihnen in zwei Ausbaustufen die elektronische Ablage für alle Dokumente Ihres Unternehmens: Stufe I Belege laut Abgabenord- nung Kundeninformation 6 Alle in A.eins erstellten Do- Beleghistorie 7 Stufe II Verknüpfte Belege 7 Mit externen Programmen Sicherheit 8 Einführung 8 Kosten und Nutzen 8 kumente und Auswertungen gescannte Belege erstellte Belege Empfangene elektronische Belege Das Archiv ist vollständig in A.eins integriert und bietet gegenüber externen Archiven damit entscheidende Vorteile: Integrierte Funktionalität mit einheitlicher Oberfläche in einem Programm Direkte Verknüpfung von Archiv, Stammdaten und Bewegungsdaten Zugriffsmöglichkeit aus allen A.eins Programmbereichen Einfache Installation und Handhabung Zur einfachen Bedienbarkeit gehört auch, dass alle internen Dokumente im einheitlichen PDF bzw. TIFF Format gespeichert werden. Diese weltweiten Standards bieten aus sich selbst heraus hohe Sicherheit und leistungsfähige Betrachtungswerkzeuge. Arbeitsplätze, die auf das Archiv zugreifen sollen, müssen lediglich zusätzlich zu A.eins über einen geeigneten Viewer verfügen; dieser wird mit A.eins ausgeliefert. Dies alles stellt sicher, dass der Einführungsaufwand gering bleibt. Die Sicherheit wird groß geschrieben: Alle Unterlagen werden im Archiv verschlüsselt abgelegt und sind somit gegen Veränderungen geschützt. Das Archiv wird mit der Tagessicherung automatisch gesichert. In Verbindung mit organisatorischen Maßnahmen, wie Hinterlegung im Safe etc., erreichen Sie eine bisher nicht erreichte Sicherheit gegenüber Feuer, Vandalismus u.a. Gefährdungen. ARCHIVIERUNGSPFLICHT Seit dem 1.1.2002 schreibt es die Abgabenordnung vor: Der Finanzbuchhaltung elektronisch übergebene Belege müssen elektronisch revisionssicher und auswertbar archiviert werden - und das natürlich über 10 Jahre! Dar- über hinaus kann der Finanzamtsprüfer selber entscheiden, welche technischen Hilfsmittel er einsetzt: Er kann also verlangen, dass ihm die Daten elektronisch übergeben werden. Nutzen Sie die Möglichkeiten des A.eins Archivs, um Ihre Ablage effizienter zu gestalten, machen Sie aus der Not eine Tugend. Nachfolgende Ausführungen schildern das Potenzial, das im A.eins Archiv schlummert.
Seite 2 Band 10 A R C H I V I E R U N G DER A.EINS BELEGE Alle intern erzeugten Belege Elektronische Archivierung... alle in A.eins erzeugten Vorgänge und Auswertungen können archiviert werden, z.b.: Abgesandte Handelsbriefe laut Abgabenordnung: Ausgangsrechnungen/- gutschriften Rohwarengutschriften und verkaufsbelege Kontokorrentrechnungen Kassenbelege Alle anderen Verkaufsbelege Lieferscheine Auftragsbestätigungen Angebote Betriebsauswertungen Alle ausdruckbaren Statistiken Erfassungsprotokolle des Einkaufes Eingangsrechnungen und gutschriften Eingangslieferscheine Bestellungen Bestellanfragen Vertragsunterlagen Auftragsbestätigungen Kontraktbestätigungen Kontrakterfüllung Preisvereinbarungen Interne Belege und Protokolle Umlagerungen Produktion Ausschuss Provisionsabrechnung Bonusabrechnungen Abrechnungsunterlagen Journale Buchungsjournal Rechnungsaus- und Rechnungseingangsbuch Kontoblätter Umsatzsteuervoranmeldungen Abschlussunterlagen Summen- und Saldenlisten, Bilanz BWA Kostenrechnungen Warenerfolgsrechnung Kundenanschreiben Lieferbestätigungen Kontoauszüge und Mahnungen Überweisungsträger Kontraktmahnung E X T E R N E DOKUMENTE Offen für Fremdbelege Hierbei handelt es sich um Dokumente, die mit anderen Programmen selbst erzeugt wurden, z.b. Briefe mit Word Empfangene elektronische Dokumente, z.b. E-Mail Papierdokumente, z.b. Eingangsrechnungen Dateien im EDV System, z.b. Bilder Inhaltlich sind das dann z.b. mit Word erstellte Kundenanschreiben, die einem Kontrakt zugeordnet werden sollen Eine empfangene oder gesendete E-Mail, die eine Mahnung betrifft Die schriftliche Bestätigung eines Einkaufkontraktes Eingescannte und zugeordnete Eingangsrechnungen Testate zur Partie Das Archiv als Informationssystem ist erst komplett, wenn alle zu einem Vorgang gehörenden Dokumente abgelegt und in einem Zusammenhang wieder betrachtet werden können. Neben der elektronischen Ablage kommt es deshalb entscheidend darauf an, die externen Belege strukturiert zu archivieren. Bei der Archivierung wird deshalb die Zuordnung erfragt: Kunden, Vorgang, Kontrakt, Partie, etc.. Natürlich besteht die Möglichkeit, diese Zuordnungen zu überarbeiten. V E R K N Ü P F U N G MIT A.EINS OBJEKTEN Zuordnung zu A.eins Daten Aus verschiedenen A.eins Anwendungen heraus kann direkt eine Zuordnung von Archiv Dokument und A.eins Objekt erfolgen. Derzeit sind dies: Vorgang: alle Belegklassen Kunde Artikel Kontrakt Partie Baustelle / Projekt Hotlineeintrag Finanzbuchhaltungsbeleg Jedes Objekt kann beliebig viele Archiveinträge umfassen: Einer Rechnung ist so z.b. das Formular, eine E- mail Nachricht, ein Brief und eine Excel-Kalkulation zugeordnet. Der Aufruf des Archivs zur Rechnung stellt sofort alle zugeordneten Dokumente zur Verfügung. Die A.eins Anwendungsgliederung liefert also gleichzeitig die Archiv-Struktur - ein wesentlicher Grund für den geringen Einführungsaufwand.
Information Seite 3 A R C H I V I E R E N: A.EINS DOKUMENTE Intern erzeugte Belege und Auswertungen werden automatisch mit dem Druck archiviert. Je Vorgangsklasse / Unterklasse und je Auswertung muss in den Stammdaten lediglich hinterlegt werden, dass dies erfolgen soll. Ein reiner Wiederholungsdruck wird erkannt und nicht archiviert; wurden jedoch Änderungen vorgenommen, erfolgt automatisch ein erneuter Archiveintrag. Somit kann auch die Historie eines Beleges, z.b. Änderungen am Angebot, lückenlos nachvollzogen werden. Die Reihenfolge ergibt sich automatisch durch Datum und Uhrzeit. So kommen die Belege ins Archiv P A P I E R B E L E G E Generell gelangen Papierdokument über den Weg Einscannen Zuordnung in A.eins in das Archiv. Je nach Anwendungsfall unterscheiden sich jedoch die Organisationsformen. Bei geringerem Beleganfall wird der Beleg am Erfassungsplatz gescannt und direkt dem gewünschten A.eins Objekt zugeordnet. Spezielle Verfahren stehen für die Massendatenverarbeitung, wie z.b. der Erfassung von Eingangsrechnungen im großen Maßstab, zur Verfügung. Die eingegangenen Belege werden in drei Schritten erfasst: Versehen der Belege mit Barcodeetiketten Einscannen und erkennen der Belege im Stapelbetrieb Zuordnung der gescannten Belege zu A.eins Vorgängen anhand der Barcodenummer Scannen F R E M D A N W E N D U N G E N Fremdanwendungen, wie Word, Excel, Outlook, etc. können mit Hilfe eines A.eins Add-Ins direkt in das A.eins Archiv speichern. Um die Verschlagwortung zu erleichtern, öffnet sich ein Zuordnungsdialog mit direktem Zugriff auf A.eins. Im Archiv wird die Anwendung als bearbeitbare Datei im Originalformat gespeichert, in diesem Beispiel also eine Excel-Datei zugeordnet dem Kunden A- berger. Mit Aufruf im Archiv öffnet sich dann direkt das Arbeitsblatt. Das archivierte Blatt kann natürlich nicht ü- berschrieben werden. speichern D AT E I E N Im Archiv Anzeige Dialog können auf dem EDV-System befindliche Dateien einem Objekt direkt zugeordnet werden. So z.b. eine ausführliche Produktbeschreibung und/oder ein Bild zu einem Artikel die aktuelle Preiskalkulation zum Lieferanten Eine Anfahrtskizze zum Kunden, etc. Auch hier öffnet sich wieder der Verschlagwortungsdialog, aus dem heraus dann die Dateizuordnung mit Hilfe der Windows-Techniken möglich ist. Ausgehend von dem Objekt, in diesem Beispiel dem Artikel, wird dann das Archivdokument gefunden. Natürlich kann für die Suche auch eins der anderen Kriterien, wie Kategorie, Stichwort, etc. verwendet werden. einfügen
Seite 4 Band 10 U N T ERSCHRIEBENE BELEGE Automatisch scannen und erkennen Mit der Unterschrift auf dem Lieferschein bestätigt der Kunde den korrekten Warenempfang. Ggf. enthält der Beleg noch weitere Informationen, die erst bei der Auslieferung beim Kunden bekannt werden, z.b. die exakte Heizölmenge, einen handschriftlichen Vermerk über mindere Qualität, etc.. Diese Informationen gehören hinsichtlich einer eindeutigen Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorfälle in das Archiv. Automatisch archiviert ist bereits der Originalbeleg. Die korrigierten Belege sollen diesem nun eindeutig zugeordnet werden und das natürlich ohne großen Mehraufwand. Die A.eins Lösung besteht aus folgenden Schritten: Mit der Erzeugung des Originalbeleges wird eine eindeutige Belegreferenznummer vergeben. Diese wird als Barcode auf den Beleg gedruckt Bei Rücklauf wird der Beleg eingescannt, der Barcode wird erkannt und der Beleg auf dieser Grundlage dem Original zugeordnet. Originalbeleg und korrigierter Beleg befinden sich jetzt also im Archiv. Bei Aufruf des Archivs zum Originalbeleg werden dann beide Dokumente angeboten. D I G ITAL UNTERSCHREIBEN Unterschrift an das Dokument Wenn es organisatorisch passt, kann die Unterschrift auch sofort digitalisiert werden. Der Kunde unterschriebt den Lieferschein auf einem Signatur Pad, der die Unterschrift direkt an die A.eins Anwendung übergibt. Der Lieferschein befindet sich dann mit Unterschrift im A.eins Archiv. A R C H IVIERTE A NWENDUNGEN Offen für Fremdanwendungen Alternativ kann jedes Dokument über den mitgelieferten PDF/TIFF-Treiber konvertiert und in dieser Aus Fremdanwendungen heraus kann direkt archiviert werden. Das Dokument wird zur Anzeige mit der zugrunde liegenden Anwendung, in u.a. Beispiel Excel, gestartet. Es kann bearbeitet, verschickt, etc. werden, allerdings nicht verändert das Archivdokument überschreiben. Das setzt natürlich die Verfügbarkeit der Anwendungen am Arbeitsplatz voraus. allgemein lesbaren Form im Archiv gespeichert werden.
Information Seite 5 V E R S CHLAG W O RTUNG Die Zuordnung und Verschlagwortung erfolgt mit der Abspeicherung im Archiv. Diese automatisch (bei internen Dokumenten) oder manuell (bei externen) zugeordneten Informationen stehen zur Belegrecherche zur Verfügung. Im Archiv können die Suchbegriffe ggf. überarbeitet oder ergänzt werden. Suche erleichtern S U C H EN UND FINDEN Die archivierten Belege können direkt aus den gewohnten A.eins Dialogen aufgerufen werden: Selektieren der Daten Markieren des gewünschten Objektes (Kunde, Artikel, Vorgang, ) Aufruf des Archivs Diese Grundfunktionalität steht in allen Bereichen von A.eins zur Verfügung: Warenwirtschaft Finanzbuchhaltung Kontrakte etc. Die Anwendung Formulararchiv stellt weitere Funktionen bereit: Suche nach Archivierungsdatum, Objekt, etc. Freie Suche im Archiv nach Kunden, Vorgängen, etc. Interne Kriterien, wie Anleger, Belegklasse Freie Krieterien, wie Stichwort, Kategorie, Betreff Recherche leicht gemacht Als Ergebnis der Suche werden je nach Einstellung Einzelbelege alle zugehörigen Dokumente angezeigt.
Band 10 Seite 6 B E L E G A N S I C H T: DER VIEWER Mehr als ansehen Die Belege werden als PDF oder TIFF-Datei gespeichert. Ihre Anzeige erfolgt mit dem Adobe PDF viewer, dem Standardwerkzeug für die Betrachtung von PDF- Dateien oder der Windows Bild und Faxanzeige. Über die Anzeige hinaus bietet das Werkzeug noch weitere Funktionen: Druck des Beleges Versenden als E-Mail Kopieren des Textes zur z.b. Erzeugung eines neuen Briefes K U N D E N I N F O R M AT I O N S S Y S T E M UND A R C H I V I E R U N G Den Kunden im Blick Integriert in das frei gestaltbare Kundeninformationssystem KUI werden dem Anwender alle Informationen aus A.eins Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung und alle archivierten Informationen in einer zentralen Sicht bereit gestellt: Statistische Information Offene Angebote / Aufträge / Rechnungen Gesprächsnotizen Wiedervorlagen Preislisten Ansprechpartner Archiv mit z.b. - Korrespondenz - Belegen - Kalkulation Aus dem KUI heraus können dann direkt wieder Vorgänge erfasst oder Briefe geschrieben werden, die dann natürlich wieder im Archiv landen. Entsprechende Informationssysteme können für Projekte, Artikel, Partien, Kontrakte, etc. aufgebaut werden.
Information Seite 7 B E L E G H I S TO R I E Eine Belegänderung führt zu einem erneuten Archiveintrag. Bei Aufruf des Archivs werden die Vorgänge nach Aktualität geordnet in einer Liste angezeigt. Jeder Beleg kann dann wieder angezeigt werden. Die Historie von Angeboten / Aufträgen / Kontrakten etc. ist somit inhaltlich und terminlich ebenso nachvollziehbar, wie Mengenkorrekturen an Lieferscheinen oder Preisveränderungen in Rechnungen. Verknüpft mit einem Projekt ergeben sich weitere Datensichten. Historie auf einen Blick V E R K N Ü P F T E DOKUMENTE Inhaltlich zusammen gehörende Dokumente können über die Funktion Zuordnung verknüpft werden. So ist z.b. in diesem Beispiel der Verkaufskontrakt 16 mit einem Anschreiben (Word- Dokument) an den Kunden und der Antwort des Kunden (E-Mail) verknüpft. Alle Dokumente werden wieder zeitlich geordnet am Bildschirm dargestellt und können von hier aus aufgerufen, gedruckt oder verschickt werden. Wie in diesem Fall handelt es sich bei den externen Dokumenten um elektronisch verfügbare (als E- Mail empfangen oder versendet; als Word-Dokument erstellt). Ebenso kann es sich jedoch auch um Papierdokumente handeln. Diese werden dann eingescannt und mit Zuordnung als PDF-Datei abgelegt. So gelangt auch die schriftliche Stellungnahme eines Kunden zur Mahnung, die Kontraktbestätigung und die Eingangsrechnung des Lieferanten sowie die Unterschrift des Kunden auf dem Lieferschein in das Archiv. Vorgänge nachvollziehbar am Bildschirm
Band 10 Seite 8 S P E I C H E R O R T UND SICHERHEIT Sicher ist Sicher Sie finden uns im Web: www.amic.de...und der Aufwand? Der Speicherort des Archivs befindet sich in der (Mandanten-) Datenbank in einer separaten mandantenübergreifenden Datenbank in einer separaten Archivdatenbank eines Mandanten Die Organisation wird durch die erwartete Größe bestimmt; kann jedoch auch geändert werden. Je nach Belegart können auf 1 GB ca. 250000 Belege gespeichert werden; angesichts heute verfügbarer Kapazitäten sicherlich ausreichend. Hinzu kommt, dass alte Belege ausgelagert werden können. A.eins Archiv bedient sich der Sicherheitsmechanismen der Sybasedatenbank, so dass unbefugte technische Zugriffe ausgeschlossen sind. Die gespeicherten Dokumente wiederum werden mit einem Prüfsummenverfahren gegen Änderungen geschützt, so dass I N S TA L L AT I O N S UND E I N F Ü H R U N G S A U F WA N D Das Archiv ist vollständig in A.eins integriert und beruht auf der bekannten Bedienoberfläche. Eine spezielle Schulung ist kaum erforderlich, der Belegviewer ist schnell erklärt. Für die Archivierung der in A.eins erzeugten Belege ist lediglich je Vorgangsklasse / - unterklasse anzugeben, welche Belegart automatisch zu archivieren ist. Dies erfolgt in wenigen Minuten und kann selbst vorgenommen werden. Die Einrichtung einer separaten Archivdatenbank verursacht ca. 2 Std. Aufwand. Für die Integration externer Dokumente (Eingangsrechnungen, Einkaufkontrakte, E- Mail,..) sind neben der Archiv2 Lizenz Installationen des Archivdruckers sowie Schulungen hinsichtlich der Dokumentenzuordnung erforderlich. In ca. 6 Std. sollte dies erfolgt sein. Innerbetrieblich müssen allerdings auch die organisatorischen Maßnahmen ergriffen werden: Die Belege müssen Angriffe von Außen nicht möglich sind. Innerhalb von A.eins greift das A.eins Schutzkonzept: Nur autorisierte Personen dürfen auf das Archiv zugreifen. Belege können nachträglich natürlich nicht mehr überschrieben werden; Änderungen am Urbeleg führen immer zu einer neuen (zusätzlichen) Eintragung im Archiv. Mit der Tagessicherung wird das Archiv automatisch, ggf. sogar auf einem Sicherungsserver gesichert. auch vom Mitarbeiter archiviert werden! Das Konzept des A.eins Archivs kommt im Vergleich mit externen Lösungen mit einem Bruchteil des Investitions und Einarbeitungsaufwandes aus. Da Teilaufgaben der Archivierung bereits durch Abgabenordnung erzwungen werden, ist es sicherlich sinnvoll, über den nicht mehr aufwändigen zusätzlichen Einsatz nachzudenken. SoftwareCompany AMIC GmbH Schwedendamm 16 24143 Kiel Telefon: 0431-99020 Fax: 0431-990222 E-Mail: info@amic.de Web: www.amic.de K O S T E N UND NUTZEN Elektronische Archivierung muss nicht heißen, auf Belege in Papierform zu verzichten. Aber: Warum wollen Sie in Ordnern suchen, wenn die EDV das doch viel schneller kann? Wenn Ihr Unternehmen an mehreren Standorten arbeitet: wie oft haben Sie schon Kopien verschickt? Alle Dokumente an (soweit erlaubt!) jedem Arbeitsplatz ohne andere darum bemühen zu müssen - wie viel Potenzial steckt alleine hier drin! Lassen Sie Ihre eine(!) Rechnungskopie auf Endlospapier in einem separaten (Archiv-) Raum drucken, legen Sie den Stapel ab und verzichten Sie auf die Ablage im (Kunden-) Ordner: A.eins findet den Beleg schneller! UND: Die Kosten haben Sie zum Großteil schon gehabt - das Archiv muss wegen der Abgabenordnung eingesetzt werden. bereits Darum: Das A.eins Archiv - eine runde Sache