Hilfe für Lieferanten Leitfaden für die Lieferantenregistrierung / Offertprozess Zusatzinformation Gültigkeitsbereich Version 02 DEU / 28.02.2017
Inhaltsverzeichnis 1 Portalregistrierung 3 1.1 Spontanbewerbung für Lieferanten 3 1.2 Registrierung auf der Plattform 4 1.3 Stammdaten pflegen 9 2 Offertprozess - Preisabgabe 17 2.1 Offertprozess Einladung 17 2.2 Offertprozess Schritt 1 Bestätigung der Dokumente 17 2.3 Offertprozess Schritt 2 Fragen Beantworten 18 2.4 Offertprozess Schritt 3 Abgabe der Preise 18 2.5 Offertprozess Schritt 4 Fragen einreichen / Antworten 19 2.6 Offertprozess Schritt 5 Angebot übermitteln 20 2.7 Offertprozess Zusage / Absage 20 3 Reporting 21 3.1 Reporting 21 4 Support 21 4.1 Inhaltliche Fragen 21 4.2 Technische Fragen 21 2
1 Portalregistrierung 1.1 Spontanbewerbung für Lieferanten Der Einstieg für eine Bewerbung als Anbieter für Produkte und/oder Dienstleitungen erfolgt über die SRG SSR Webseite http://www.srg.ch, weiter unter wer sind wir und dann Beschaffungsmanagement. Weiter zur Ausschreibungsplattform von SRG SSR und tpc 3
1.2 Registrierung auf der Plattform Der Einstieg respektive die Registrierung auf der Plattform wird grundsätzlich von der SRG ausgelöst und erfolgt mit dem Versand einer automatisierten E-Mail mit der Aufforderung an Lieferanten, sich über den Link im Lieferantenprotal zu registrieren. 4
Als erstes folgt die Frage, ob bereits schon ein Account vorhanden ist, wenn nicht, sind die Allgemeinen Firmendaten und die Kontaktdaten wo noch nicht gepflegt, abzufüllen (mindestens die Pflichtfelder*). Nach der Überprüfung und dem Zustimmen zum Portal kann das Login mittels Abschicken an die SRG SSR übermittelt werden. 5
Fehler oder nicht befüllte Felder werden rot angezeigt, bei erfolgreicher Korrektur können die Daten versendet werden. DUNS: Sollte die DUNS Nummer nicht bekannt sein, kann sie mit dem Klick auf D-U-N-S* direkt gesucht werden. Folgen Sie auf dem Link auf die Seite von D&B um die Abfrage der eigenen Nummer zu machen. Ist keine Nummer vorhanden, kann auch direkt eine angelegt werden. 6
Nach dem Abschicken erfolgt bei erfolgreicher Registration die entsprechende Bestätigung Registrierung erfolgreich abgeschlossen 7
Ebenso erhält der Lieferant parallel dazu per E-Mail die Login Daten (Benutzername und erstes Passwort) für die finale Registrierung. Das Login erfolgt über den entsprechenden Link im E-Mail. Das Login erfolgt systemgeführt, erhaltener Username und das Passwort eingeben, auf Login klicken und den weiteren Anweisungen folgen. 8
Als erstes muss ein neues persönliches Passwort generieren werden. Dazu altes Passwort eingeben und ein neues generieren. Für das neue Passwort müssen aus Sicherheitsgründen die aufgeführten Regeln eingehalten werden. Nach der erfolgreichen Eingabe wird man auf die Lieferantenplattform weitergeleitet. 1.3 Stammdaten pflegen Die Stammdaten werden über die acht aufgeführten Schritte vervollständigt. Der Lieferant kann seine Daten jederzeit aktualisieren, ergänzen und erweitern. Die SRG hat Pflichtfelder (*) definiert, welche in jedem Fall ausgefüllt werden müssen. 9
Im Schritt 2 werden die auf der Grundmaske bereits erfassten Einträge nochmals kontrolliert und bestätigt. Im Schritt 3 können weitere Personen (Ansprechpartner) im Unternehmen für den Zugriff auf die Lieferantenplattform erfasst werden. Unter neuer Nutzer öffnet sich die Maske um weitere Personen einzutragen, anschliessend speichern. Bei Bedarf kann direkt ein eigens definierter User-Name mitgegeben werden (wird nichts angegeben, vergibt das System den Namen) 10
Die neu erfasste Person erhält nun per E-Mail die eigenen Zugangsdaten (Login Name und Passwort). Weitere Personen können jederzeit ergänzt und erfasste wieder gelöscht respektive angepasst werden. 11
Im Schritt 4 können die Warengruppen in welchen der Lieferant Anfragen erwartet, respektive er offerieren kann, aufgeführt werden (Check Box). Die Haupt-Warengruppe muss im runden Feld (runde Check Box) definiert werden, diese Nennung bestimmt automatisch auf der SRG Seite, welcher verantwortliche Einkäufer für die Beurteilung und Freigabe der Anfrage/Registrierung kontaktiert wird. 12
Im Schritt 5 wird nun das individuelle Profil des Lieferanten anlegelegt, auch hier müssen die Pflichtfelder (*) entsprechend zwingend ausgefüllt werden. Bank Informationen bitte die Finanzdaten ergänzen, diese Informationen dienen uns später zur Eröffnung des Kreditorenstammes im SAP MM um Aufträge / Bestellungen auszulösen. 13
Allgemeine Angaben zur Firma und der Eigentümerstruktur, ebenso können hier die Leistungen und Services beschrieben werden 14
Umsatzentwicklung ergänzen, immer die verlangten, vergangenen Jahre abfüllen Vorhandene Zertifizierungen aufführen und entsprechend die dazugehörigen Zertifikate mittels hochladen ergänzen. Wichtig ist das Ablaufdatum der Zertifizierung zu pflegen, der Lieferant erhält dann vor dem Ablauf der Zertifizierung eine Erinnerung um die erneuerten Zertifikate rechtzeitig wieder hochzuladen respektive aufzuführen. 15
Sind alle Punkte erfasst, muss der Lieferant die Daten noch veröffentlichen, heisst für die SRG sichtbar machen. Als Ergänzung wird die finale Sicht mit allen ausgefüllten Punkten nochmals angezeigt, die Registrierung ist somit abgeschlossen. Die Daten können jederzeit angepasst und ergänzt werden. Nach der Bearbeitung und Beurteilung durch den Einkauf, welche einige Tage dauern kann, erhält der Lieferant eine kurze E-Mail Bestätigung mit dem von der SRG zugeteilten Status. Das E-Mail wird vom System generiert. Der Lieferant kann nun bei positivem Entscheid in den entsprechenden Warengruppen Offertanfragen über das Lieferantenportal erhalten. 16
2 Offertprozess - Preisabgabe 2.1 Offertprozess Einladung Die Einladung für einen neue Ausschreibung / Offertrunde erfolgt per E-Mail mit der Aufforderung sich im Portal einzuloggen. 2.2 Offertprozess Schritt 1 Bestätigung der Dokumente Mit dem Einstig ins Portal werden als erstes die Dokumente angezeigt, welche im Zusammenhang mit der Ausschreibung gesichtet und teilweise auch geöffnet und bestätigt werden müssen. Wird diesen Aufforderungen nicht Folge geleistet (aus irgendwelchem Grund), kann der Lieferant die effektive Offerte nicht einsehen und auch kein Angebot abgeben. 17
2.3 Offertprozess Schritt 2 Fragen Beantworten In nächsten Schritt kann der Lieferant nochmals seine Kontaktdaten prüfen und gegebenfalls anpassen. Im zweiten Teil (optional) sind die vom Einkauf zusammen mit der Fachstelle definierten Fragen an die Lieferanten aufgeführt. Bei der Beantwortung von möglichen Fragen (unterschiedlich pro Ausschreibung) gibt es teilweise auch Pflichtfragen (*) die beantwortet oder bestätigt werden müssen, um im Ausschreibungsprozess weiterzukommen. 2.4 Offertprozess Schritt 3 Abgabe der Preise In diesem Schritt sind die Positionen aufgeführt, zu welchen ein Angebot abgegeben werden muss oder kann (ist pro Position definiert). Ist die Preisabgabe (die Preisberechnung) in einer Ausschreibung auf allen Positionen gleich, kann mit Klick auf Alle Positionen die Variante 2 Multipositionsansicht eingeblendet werden Variante 1 Standard Positionen öffnen 18
Variante 2 Multipositionsansicht Mit dieser Sicht sind nun alle Positionen die zu offerieren sind offen und die Preise können bequem eingegeben werden, weiter können pro Position Dokumenten hochgeladen und mit dem Angebot zusammen übermittelt werden. 2.5 Offertprozess Schritt 4 Fragen einreichen / Antworten Über den Reiter Message Portal können Fragen zur Ausschreibung an die SRG übermittelt werden, die Antworten werden ebenso unter diesem Reiter wieder zurückkommen (mit Anvisierung per Mail). In der Regel wird definiert, bis zu welchem Zeitpunkt (Datum/Zeit) in der Ausschreibung Fragen gestellt werden können, welche dann gesammelt und beantwortet, an allen Anbietern wieder zur Verfügung gestellt werden. 19
2.6 Offertprozess Schritt 5 Angebot übermitteln Sind alle Preise abgefüllt, kann der Lieferant optional noch weitere Informationen abfüllen und das Angebot der SRG final übermitteln. Einmal übermittelt, kann nichts mehr angepasst und nachgetragen werden. Sollte dennoch was angepasst werden müssen, kann der Einkäufer in Ausnahmefällen innerhalb der Ausschreibungsfrist das Angebot nochmals öffnen (das Angebot zurückweisen). 2.7 Offertprozess Zusage / Absage Die Zu- und Absage zu einem Angebot erfolgt über eine E-Mail Benachrichtigung. In der E- Mail ist ersichtlich, welche Positionen zu- / respektive nicht zugesprochen wurden. Der Einkauf wird die System-Vergabe anschliessend noch detailliert mit einer ordentlichen Bestellung oder Vertrag verbindlich bestätigen. 20
3 Reporting 3.1 Reporting Unter Persönliche und Unternehmensweiten RFQ s kann der Lieferant jederzeit das Reporting seiner laufenden und abgeschlossenen Ausschreibungen einsehen, ebenso können nochmals alle Details angesehen werden. 4 Support 4.1 Inhaltliche Fragen Bei inhaltlichen Fragen zur Ausschreibung wenden Sie sich jeweils bitte direkt an die zuständige Kontaktperson im Einkauf, die Kontaktdaten finden man immer in der Kopfzeile der entsprechenden Ausschreibung. 4.2 Technische Fragen Wenn Sie eine technische Frage zum Portal haben, wenden Sie sich bitte an unser Portalbetreiber POOL4TOOL, Werktags unter folgenden Nummern der Support Hotline: Europa: +43-1-80 410 50 (9:00-17:00 CET) / Amerika: +1-248-434 1268 (9:00-17:00 EST) Asien: +65-656 280 60 (9:00-17:00 SGT) Alternativ kann man sich auch per E-Mail an support@pool4tool.com wenden. 21