Excel:mac 2011 Kapitel 3 Lange Jahre war Excel der Platzhirsch unter den Tabellenkalkulationen auf dem Mac. Das lag nicht zuletzt daran, dass es kaum etwas anderes gab. Das hat sich längst geändert. Wer lediglich einfache Kalkulationen benötigt, kommt vielleicht mit Numbers aus iwork zurecht. Und wer es umfangreich und ausführlich benötigt, kann auf RagTime oder das kostenlose OpenOffice zurückgreifen, das ebenfalls ein Kalkulationsmodul enthält. Kann Excel sich da überhaupt noch behaupten? Es kann! Denn die Leistungsfähigkeit und Benutzerfreundlichkeit dieser Applikation wurde auch in der neuen Version weiter verbessert und stabilisiert. Die problemlose Übernahme älterer, mit Excel erstellter Anwendungen ist ein zusätzlicher Aspekt, der das Programm von anderen Kalkulationsanwendungen abhebt.
SmartBooks Microsoft Office:mac 2011 Die Geschichte von Excel Die Geschichte von Excel beginnt im Jahr 1985. Damals kam nicht nur Windows in der Version 1.03, sondern auch Excel in einer ersten Version für den Apple Macintosh heraus. Bereits ein Jahr zuvor hatte Microsoft mit Multiplan eine Tabellenkalkulation für den IBM-PC vorgelegt. 1987 brachte Microsoft die Excel-Version 2 in einer Fassung für das neue Windows 2.0 auf den Markt. Wer Excel kaufte, bekam eine Windows-Runtime-Version mitgeliefert, denn ohne die war das Programm nicht einsatzbereit. Der eigentliche Siegeszug von Excel auf dem PC begann aber erst im Jahre 1990 mit der Veröffentlichung von Windows 3.0 und der Version 3.0 von Excel. 1993 fasste Microsoft die Programme Word, Excel, PowerPoint, Mail sowie die Datenbank Access zu der Anwendungssuite Office 4.0 zusammen. 1995 folgt Windows 95 und adäquat dazu Office 95. Mit der Excel- Version 5 übernahm Microsoft das Registerkartenkonzept für Tabellen von Lotus 1-2-3, und das immer noch starke Programm (wenn auch seit Windows nicht mehr Marktführer wie zu DOS-Zeiten) geriet dadurch stark ins Abseits. Auch die mehrdimensionale Tabellenkalkulation Lotus Improv konnte das nicht mehr aufhalten, obwohl es in Teilbereichen besser war als das zeitgleiche Excel in der Version 5.0. Für den Mac ließ Microsoft immer um ein Jahr versetzt eine neue Office-Version erscheinen: Auf Office 97 für den PC folgte Office 98 für den Mac. Auf Office 2000 folgte für den Mac Office 2001. Die Version Office:mac v.x kam relativ schnell nach Einführung von Mac OS X und wurde zusammen mit der Version 2001 vertrieben. Die Version Office:mac 2004 erfolgt wiederum ein Jahr nach Erscheinen von Office 2003 und bot eine weitergehende Anpassung an Mac OS X, von Verbesserungen der Einzelmodule wie Excel einmal abgesehen. Office 2008 folgte wiederum auf Office 2007 (für Windows) und brachte erstmals auch eine direkte Anpassung an die Intel-Rechner-Generation von Apple. Leider strich Microsoft VBA in dieser Version, was insbesondere den Excel-Anwendern schwer aufstieß. Office 2011 folgt nun Office 2010 (für Windows). 180
Excel:mac 2011 Kapitel 3 Excel Grundlagen Obwohl dieses Buch sich an Anwender richtet, die schon im Umgang mit Excel gleich welcher Version oder welchen Betriebssystems Erfahrung haben, sind einige Abschnitte über Grundlagen nicht verzichtbar. Ganz Gewiefte können sie übergehen, anderen werden sie vielleicht doch noch ein paar Hinweise geben. Die Arbeitsoberfläche Wenn Sie Excel starten, erhalten Sie eine geöffnete, leere Arbeitsmappe mit einem Tabellenblatt. Ganz so anders als bei Word etwa ist es nicht, aber im Detail gibt es doch noch einiges zu lernen. Die Elemente der Arbeitsoberfläche Die Menüleiste am oberen Rand ist Ihnen aus allen anderen Anwendungen bekannt; sie muss nicht näher erläutert werden. Die wichtigsten Menübefehle werden im Verlauf dieses Kapitels ausführlich erklärt. Unterhalb der Menüleiste finden Sie die Symbolleiste Standard. Über die verschiedenen Schaltflächen können wichtige Funktionen erreicht werden, die häufig bei der Arbeit mit Tabellen benötigt werden, etwa das Speichern (Diskettensymbol, vierte von links), das Drucken, das Erzeugen einer Formel, die eine Reihe 181
SmartBooks Microsoft Office:mac 2011 von Zahlen summiert (AutoSumme), Sortierfunktionen etc. Darunter sind möglicherweise weitere Symbolleisten geöffnet, wenn Sie dies über Ansicht Symbolleisten vorgenommen haben. Denn eigentlich benötigen Sie die nicht. Im Menüband darunter finden Sie über die verschiedenen Register (Start, Layout, Tabellen, Diagramme, Formeln, SmartArt, Daten, Überprüfen) alles, was Sie benötigen, und dazu noch in einer Anordnung, die sehr anwendungsnah ist. Den Hauptteil des Fensters nimmt die Arbeitsmappe ein. In einer Arbeitsmappe werden eine oder mehrere Tabellen zusammengefasst. Standardmäßig wird eine leere Tabelle vorgegeben. Dies können Sie über die Einstellungen ändern oder indem Sie auf das Pluszeichen neben dem ersten Register am unteren Rand des Tabellenblattes klicken. Zwischen den Tabellen kann über diese Register umgeschaltet werden. Oberhalb der Tabelle, unter dem Menüband, finden Sie die Bearbeitungsleiste. Sie gibt Ihnen ständig Auskunft über die Platzierung des Zellcursors (ganz links), enthält eine Schaltfläche zum Aufruf des Funktionsgenerators und zeigt den Zellinhalt an. Gleichzeitig kann hier der Zellinhalt auch editiert werden. Tipp Über das kleine nach rechts unten zeigende Dreieck, links oben neben den Spalten- und über den Zeilenüberschriften, kann mit einem Mausklick die ganze Tabelle markiert werden. Ganz unten sehen Sie die Statuszeile. Ganz links sind zwei Symbole, mit denen zwischen den Ansichten Seitenlayoutansicht und Normalansicht umgeschaltet werden kann. Weiterhin finden sich im rechten Bereich Informationen, z. B. über die Summe der markierten Zellen und dazu, welche Ansicht eingestellt ist. Apple-typische Details wie die Bildlaufleisten oder die drei farbigen Knöpfe am oberen linken Rand des Fensters müssen hier sicher nicht erläutert werden. Excel anpassen und einstellen Bevor Sie beginnen, mit Excel zu arbeiten, sollten Sie einige weitere Einstellungen überprüfen und gegebenenfalls anpassen: Über Excel Einstellungen rufen Sie den Dialog auf, der Ihnen den Zugang zu allen wesentlichen Einstellbereichen liefert. 182
Excel:mac 2011 Kapitel 3 Alle wichtigen Einstellungen erreichen Sie über diese Übersicht. Die Einstellungen unter Allgemein betreffen grundlegende Vorgaben. So können Sie etwa festlegen, mit wie vielen Tabellen eine neue Arbeitsmappe geöffnet werden soll (Blätter in neuer Arbeitsmappe). Auch die Standardschriftart und der Schriftgrad können hier für alle neuen Arbeitsmappen vorgegeben werden. Bei Bevorzugter Speicherort: legen Sie über die Schaltfläche Auswählen einen Ordner fest, in dem die Excel-Arbeitsmappen gespeichert werden können. Auch Allgemeines kann entscheidend sein. 183
SmartBooks Microsoft Office:mac 2011 Grundlagen Um wieder zur Übersicht aller Einstellungen zu kommen, klicken Sie auf die Schaltfläche Alle anzeigen. Unter Ansicht wählen Sie bei Einstellungen unter Bevorzugte Ansicht für neue Blätter: den Eintrag Standard aus, falls er nicht schon voreingestellt ist. Prüfen Sie, ob unter Fensteroptionen die Häkchen in den Kontrollkästchen vor Seitenumbrüche anzeigen und Gitternetzlinien anzeigen vorhanden sind. Wenn Sie optisch bereits sehen, an welcher Stelle der Drucker die Seite begrenzt, ist das hilfreich für das weitere Tabellendesign. Mit Gitternetzlinien ist selbst an großen Monitoren besser in der Tabelle zu arbeiten. Für spezielle Formulare können Sie die Linien immer noch ausblenden. So ist die Ansicht der zu bearbeitenden Tabelle optimal. 184
Excel:mac 2011 Kapitel 3 Unter Bearbeiten können Sie einige weitreichende Einstellungen vornehmen. So lassen sich etwa feste Dezimalstellen als Standard definieren. Wenn Sie häufig mit Beträgen arbeiten, kann es hilfreich sein, wenn diese Vorgabe aktiviert ist; verzichten Sie aber darauf, wenn auch immer wieder Werte ohne und mit unterschiedlichen Nachkommastellen benötigt werden. Feedback mit Animation sollten Sie deaktivieren, das hält mehr auf, als dass es nutzt. Unter Markierung nach dem Drücken der Eingabetaste verschieben ändern Sie die Richtung: auf Rechts. In der Regel werden Sie in Tabellen von links nach rechts und dann nach unten arbeiten. Wenn es bei Ihnen anders ist, wissen Sie ja jetzt, wie Sie das wieder umstellen können. Tipp Wenn Sie mit dem Zellcursor dann doch einmal in eine andere Richtung springen möchten als voreingestellt (z. B. nach unten, statt nach rechts), dann benutzen Sie zur Bestätigung nicht die r-taste, sondern die entsprechende Pfeiltaste. Hier legen Sie einige Optionen für die Zellbearbeitung fest. 185
SmartBooks Microsoft Office:mac 2011 Auf der Karte Berechnung ist vorläufig nur eine Einstellung interessant: Wenn Sie häufig Daten mit Windows-Computern austauschen, dann sollten Sie die Einstellung 1904-Datumswerte verwenden deaktivieren. Windows arbeitet mit einem Format, das bei 1900 beginnt. Welches Datumsformat wollen Sie verwenden? Unter Speichern deaktivieren Sie Bei neuen Dateien Vorschaubild speichern. Sie können das natürlich lassen, wenn Sie gerne optisch einen Eindruck von der Tabelle erhalten wollen; meiner Ansicht nach gibt aber diese Vorschau nicht viel her und verlangsamt die Vorgänge beim Speichern und Starten. Wenn Sie zu den Menschen gehören, die gerne ganz auf»nummer sicher«gehen, dann reduzieren Sie die Einstellung für das AutoWiederherstellen-Info, das standardmäßig auf 10 Minuten eingestellt ist. Normalerweise sollte es aber nicht zu einem Nervenzusammenbruch reichen, wenn die letzten 10 Minuten Arbeit verloren sind. 186
Excel:mac 2011 Kapitel 3 Der Speichervorgang kann abgespeckt werden. Als Letztes sollten Sie noch einige Einstellungen unter Fehlerüberprüfung ändern. Dass Excel aktiv im Hintergrund nach Fehlern sucht, ist eigentlich eine feine Sache und hilft, von Anfang an einwandfreie Kalkulationsanwendungen zu erstellen. Aber manchmal nervt es doch Sie können das hier dann vorübergehend abstellen. Nicht gesperrte Zellen, die Formeln enthalten, kennzeichnen sollten Sie deaktivieren. Diese Funktion ist erst hilfreich, wenn Sie anfangen, Arbeitsblätter zu schützen. Sie erfahren in diesem Buch noch, wie das geht. Dann können Sie sie (wenn Sie wollen) wieder einschalten. Fehlerüberprüfung ist meistens eine feine Sache. 187
SmartBooks Microsoft Office:mac 2011 So vorbereitet sollte Ihnen die Arbeit mit Excel in Zukunft locker von der Hand gehen. Arbeitsmappen effektiv nutzen Excels Konzept geht über einzelne Tabellen hinaus. Eine Arbeitsmappe kann mehr als nur eine Tabelle enthalten. Diese Tabellen können komfortabel und effizient miteinander verknüpft werden. Wenn Sie dieses Kapitel durchgearbeitet haben, werden Sie das Arbeitsmappenkonzept verstehen und für eigene Anwendungen nutzen können. Excels Arbeitsmappenkonzept Eine neu geöffnete, noch leere Excel-Arbeitsmappe enthält, je nach Voreinstellung, eine oder mehrere leere Tabellen. Sie erkennen dies, wenn Sie an das untere Ende der Tabelle schauen. Direkt über der Statusleiste finden Sie die Register für die einzelnen Tabellen. Tabellen heißen seit Office 2011»Blatt«. Arbeitsblattregister Grundlagen Um ein weiteres Tabellenblatt in die Arbeitsmappe einzufügen, klicken Sie auf das kleine, ganz rechts stehende Registerblatt mit dem Plussymbol oder Sie wählen Einfügen Blatt Leeres Blatt. Neben Tabellen kann eine Arbeitsmappe natürlich auch noch andere Objekte enthalten, wie etwa Diagrammblätter. Blattschiebereien Tabellen (oder andere Arbeitsmappenobjekte) müssen nicht dort platziert bleiben, wo Excel sie ursprünglich eingefügt hat. 1. Klicken Sie ein Register an und halten Sie die Maustaste gedrückt. An den Mauscursor hängt sich ein kleines Dokumentsymbol und links oberhalb vom Register ist ein schwarzes Dreieck zu sehen. 188
Excel:mac 2011 Kapitel 3 2. Ziehen Sie das Register bzw. stellvertretend das kleine schwarze Dreieck nun bei gedrückter Maustaste nach links oder rechts bis dahin, wohin Sie das Register verschieben möchten. Lassen Sie die Maustaste an der jeweils gewünschten Stelle los. Das Tabellenblatt wird nun an der neuen Position eingefügt. Die Reihenfolge wurde verändert. Tipp Eine Tabelle lässt sich auch in eine andere Arbeitsmappe kopieren/verschieben. Dazu klickt man das Register der Tabelle an, die verschoben werden soll, wählt aus dem Kontextmenü Verschieben/kopieren und sucht im Dialog die entsprechende Arbeitsmappe aus. Wichtig: Setzen Sie ein Häkchen bei Kopieren, wenn die Tabelle nicht verschoben werden soll. Voreinstellungen anpassen Haben Sie so viele Tabellen in der Arbeitsmappe, dass diese nicht mehr auf einmal dargestellt werden können, dann erhalten Sie eine Übersicht über die Arbeitsblätter, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die kleine Schaltfläche links von den Registern klicken. Es öffnet sich eine Liste, die alle vorhandenen Arbeitsblätter der Arbeitsmappe (Tabellen, Diagramme) anzeigt. Mit einem Mausklick auf einen Eintrag in der Liste wählen Sie die Tabelle aus, die aktiv im Vordergrund stehen soll. Die aktive Tabelle lässt sich über die Liste per Mausklick auswählen. 189
SmartBooks Microsoft Office:mac 2011 Bearbeitung»en block«dass in einer Arbeitsmappe verschiedene Blätter aufbewahrt werden können, ist nicht wirklich das Besondere. Das können Sie mit einem einfachen Schnellhefter auf Ihrem Schreibtisch auch. Interessanter ist, dass die in einer Arbeitsmappe vorhandenen Tabellen auch gemeinsam bearbeitet werden können. Tabellen gruppieren Zunächst müssen Sie die Tabellen gruppieren. Um das folgende Beispiel nachvollziehen zu können, sollten Sie eine neue Arbeitsmappe öffnen, die mindestens fünf Tabellen enthält. Wie Sie fehlende Tabellen hinzufügen können, wissen Sie ja jetzt. 1. Klicken Sie auf das Register der ersten Tabelle. 2. Halten Sie die s-taste gedrückt und klicken Sie auf das Register der fünften Tabelle. Fünf Tabellen sind nun gleichzeitig ausgewählt. Sie erkennen nun, dass alle Tabellen markiert sind. Jeden Eintrag in eine Zelle der Tabelle finden Sie nun auf allen markierten Tabellen identisch wieder. Um diese Gruppierung wieder aufzulösen, müssen Sie lediglich ein beliebiges Register anklicken. Eine Gruppierung bearbeiten Legen Sie eine einfache Umsatzübersicht wie in der folgenden Abbildung an. Klicken Sie dann auf ein beliebiges Register und prüfen Sie alle Arbeitsblätter. Sie finden die soeben eingegebenen Daten auf allen Blättern wieder. Einmal eingegeben fünfmal vorhanden. Gleiche Eingaben für mehrere Tabellen lassen sich durch Gruppierung vereinfachen. 190
Excel:mac 2011 Kapitel 3 Bevor Sie neu gruppieren, um Formatierungen vorzunehmen, sollten Sie die Register mit aussagekräftigen Namen versehen: 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das erste Register und wählen Sie aus dem Kontextmenü die Option Umbenennen. Ein doppelter Mausklick auf das Register hat aber die gleiche Wirkung. 2. Überschreiben Sie den Registertitel, der automatisch markiert wurde, mit der gewünschten Bezeichnung. 3. Gleichermaßen verfahren Sie mit allen anderen Registern. Dann gruppieren Sie die fünf Tabellen erneut und nehmen die nötigen Formatierungen vor, um die Tabelle präsentabel zu gestalten. Zum Abschluss fügen Sie noch eine Formel hinzu: 4. Setzen Sie den Zellcursor in die Zelle C8. 5. Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Summensymbol. 6. Markieren Sie die Zellen C4 bis C7 mit der Maus. 7. Bestätigen Sie mit der r-taste. 8. Kopieren Sie die Formel in die angrenzenden Felder D8 und E8. Die Formel zum Summieren von Feldern»klicken«Sie mit der Maus zusammen. Vielleicht haben Sie soeben Ihre erste Formel in Excel erstellt. Dann haben Sie eine knappe Einführung in die Arbeit mit Formeln in Excel erhalten. Die Hauptaufgabe lag aber darin, zu zeigen, wie Verknüpfungen in Arbeitsmappen funktionieren. Fühlen Sie sich als Fortgeschrittener angesichts der einfachen Formel deshalb nicht unterfordert. 191
SmartBooks Microsoft Office:mac 2011 Tabelle formatieren Mit den Standardformaten geben wir uns in dieser Tabelle nicht zufrieden, sondern wir formatieren die Umsatztabelle ansprechender. Prüfen Sie zuvor, ob die Gruppierung noch besteht. Notfalls gruppieren Sie die fünf Arbeitsblätter neu. Die Symbolleiste Format (Ansicht Symbolleisten) sollte eingeschaltet sein. 1. Markieren Sie die Zellen B2 bis E2. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zusammenführe. Wenn Sie nicht genau genug geklickt haben und es öffnet sich ein Kontextmenü, wählen Sie zusätzlich Verbinden und zentrieren. 3. Wählen Sie eine andere Schriftgröße und, wenn Sie mögen, eine fette Schriftauszeichnung. 4. Legen Sie eine Hintergrundfarbe über die Schaltfläche Füllfarbe fest. 5. Über das Menü Format Zellen Rahmen definieren Sie noch einen dicken Rahmen am unteren Rand der verbundenen Zellen. (Wenn Sie mögen, legen Sie auch noch eine dünne Rahmenlinie über der Summenzeile und unter der Titelzeile fest.) So ist schon deutlicher zu erkennen, dass es sich um eine Tabellenüberschrift handelt. 6. Markieren Sie nun den Bereich von C4 bis E8. 7. Wählen Sie aus dem Menü Format den Eintrag Zellen oder drücken Sie die Tastenkombination c 1. 8. Im Dialog Zellen formatieren stellen Sie auf der Registerkarte Zahlen die Kategorie Zahl ein. 192
Excel:mac 2011 Kapitel 3 9. Legen Sie 0 Dezimalstellen fest und aktivieren Sie das 1000er-Trennzeichen. 10. Bestätigen Sie mit OK. Für eine bessere Übersicht sorgt ein einheitliches Zahlenformat. Lösen Sie die Markierung und die Gruppierung auf und tragen Sie auf den fünf Tabellen Zahlen in den Bereich von C4 bis E7 ein, um die Funktionalität zu testen. Die formatierte und mit Zahlen gefüllte Umsatztabelle macht einen repräsentativen Eindruck. 193