Die Historie der erechnung bei McDonald s Die Einführung der elektronischen Rechnungsübertragung bei McDonald s mit Unterstützung der Basware GmbH München, 09.05.2018 27.04.2018 McDonald's Deutschland LLC 1
McDonald s Deutschland LLC Mitarbeiter: über 60.000 Gründung: seit 1971 in Deutschland Firmenzentrale DE: München Solln Anzahl Restaurants: 1492 (Stand: April 2018) 1352 Franchise-Restaurants 130 Eigene Restaurants 10 Luxemburg 27.04.2018 McDonald's Deutschland LLC 3
Entwicklung Restaurantverteilung 27.04.2018 McDonald's Deutschland LLC 4
Lieferantenstruktur 27.04.2018 McDonald's Deutschland LLC 5
Lieferantenstruktur 14.765 aktive Lieferanten 27.04.2018 McDonald's Deutschland LLC 6
Stand: 1997 Buchhaltung Rechnungserfassung Hauptverwaltung Restaurants 27.04.2018 McDonald's Deutschland LLC 7
Nachteile (Stand: 1997) Hoher Anteil verlorengegangener Rechnungen Neuanforderung von Rechnungen Mahnungen aufgrund verlangsamten Rechnungsdurchlauf (zusätzliche Kosten) Kostenverschleppung in der G+V (falsche Buchungsperiode) Image-Verlust gegenüber Lieferanten Hoher administrativer Aufwand (Postverteilung, Ablage etc.) Ziel Einführung des zentralen Rechnungseinganges / incl. workflow-gestützer Freigabe Firmeninterne Einführung von EDI (Infrastruktur, Software etc.) Lieferantenakquise gemäß Rechnungsaufkommen ( Pareto-Prinzip ) 27.04.2018 McDonald's Deutschland LLC 8
Stand: 2001 EDI Buchhaltung Rechnungserfassung Hauptverwaltung Restaurants 27.04.2018 McDonald's Deutschland LLC 9
Gesetzlicher Hintergrund (Stand: 2001) Nach 14 Abs. 3 UStG sind bei elektronischer Übermittlung der Rechnung die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts zu gewährleisten. Dies kann auf zwei Arten erfolgen: o mit qualifizierter elektronischer Signatur oder mit qualifizierter elektronischer Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem SigG ( 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG ) oder o im EDI-Verfahren mit einer zusätzlichen zusammenfassenden Rechnung in Papierform oder in elektronischer Form, wenn diese zusammenfassende Rechnung mindestens mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen wurde ( 14 Abs. 3 Nr. 2 UStG ). 27.04.2018 McDonald's Deutschland LLC 10
Entwicklung in % 90 80 70 73 78 77 81 80 82 83 84 85 85 60 68 50 40 30 20 10 32 27 22 23 19 20 18 17 16 15 15 EDI Manuell 0 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 EDI 67,66 73,05 77,98 77,36 80,89 80,2 82 82,6 84,4 85,02 85,47 Manuell 32,34 26,95 22,02 22,64 19,11 19,8 18 17,4 15,6 14,98 14,53 27.04.2018 McDonald's Deutschland LLC 11
Nachteile EDI-Lösung (Stand: 2001) Eingang mtl. Summenlisten von 187(!) Lieferanten nachhalten Organisatorischer Aufwand (Anforderung fehlender Summenlisten ggf. Korrektur) Steuerliches Spannungsfeld Nach wie vor Ablagekosten Support unterschiedlichster Formate (Parser-Programme) siehe nächste Folie Support verschiedener Kommunikationsstrecken (x.400, SMTP, FTP etc.) 27.04.2018 McDonald's Deutschland LLC 12
EDI-Lösung (Stand: 2001) Web-EDI (Inhouse) SMTP Mapping1 Bilateral (Inhouse) (S)FTP Mapping2 EDIFACT (D93.A) HTTP(S) Mapping3 EDIFACT (D06.A) X.400 Mapping pro Format Mapping4 XML. CSV & XLS 27.04.2018 McDonald's Deutschland LLC 13
Gesetzlicher Hintergrund (Stand: 2008) R 184a UStR 2008: Diese sieht vor, dass im Rahmen des elektronischen Datenaustauschs (EDI) das Erfordernis einer zusammenfassenden Rechnung (Sammelrechnung) entfällt Mit der geplanten Gesetzesänderung geht der deutsche Gesetzgeber konform mit Art. 233 Abs. 1 Buchst. b der Mehrwertsteuersystemrichtlinie (MwStSysRL) Allerdings schreibt 14 Abs. 3 Nr. 2 UStG für die Rechnungserstellung unverändert ein Verfahren vor, das die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleistet. Der Wegfall der Sammelrechnung war damals der Ansatz, die elektronische Rechnungsübermittlung im Hinblick auf Authentizität und Integrität insgesamt zu vereinheitlichen und durchwegs auf die qualifizierte elektronische Signatur abzustellen 27.04.2018 McDonald's Deutschland LLC 14
Stand: 2011 EDI Buchhaltung Rechnungserfassung Hauptverwaltung Restaurants 27.04.2018 McDonald's Deutschland LLC 15
EDI-Lösung 2011 Web-EDI (Inhouse) Bilateral (Inhouse) SMTP EDIFACT (D93.A) (S)FTP EIN Format EDIFACT (D06.A) HTTP(S) Mapping pro Format + Digitale Signatur XML DLM CSV & XLS 27.04.2018 McDonald's Deutschland LLC 16
Vorteile EDI-Lösung (Stand: 2011) Wegfall der mtl. Summenlisten von 187(!) Lieferanten Wegfall von Ablagekosten Erfüllung steuerlicher Anforderungen durch Digitale Signatur Lediglich ein Format, welches unterstützt werden muss Lediglich eine Kommunikationsstrecke, welche unterstützt werden muss Bestmögliche Transparenz über den Verarbeitungsstatus der Rechnungen (vgl. nächste Folie Dokumentenportal von Basware) 27.04.2018 McDonald's Deutschland LLC 17
Dokumentenportal Basware Muster Mustermann GmbH & Co. KG Mustermann GmbH & Co. KG Mustermann GmbH & Co. KG Mustermann GmbH & Co. KG Musterfirma AG Musterfirma AG Musterfirma AG Musterfirma AG Musterfirma AG Musterfirma AG Musterfirma AG Musterfirma AG Musterfirma AG Musterfirma AG Musterfirma AG Musterfirma AG Musterfirma AG Musterfirma AG Musterfirma AG Musterfirma AG 27.04.2018 McDonald's Deutschland LLC 18
Gesetzlicher Hintergrund (Stand: 2012) Steuervereinfachungsgesetz 01. Nov. 2011 (BGBl. I S. 2131): Umsatzsteuerrechtliche Regelungen für elektronische Rechnungen wurden neu gefasst Eine elektronische Rechnung ist nach 14 Absatz 1 Satz 8 UStG eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt/empfangen wird Nunmehr können auch Rechnungen, die per Email (Bilddatei, Textdokument) übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug berechtigen Es werden keine technischen Verfahren vorgegeben, die die Unternehmen verwenden müssen Die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustauschs (ABl. EG 1994 L 338 Seite 98) sind nur noch Beispiel für Technologien, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer elektronischen Rechnung gewährleisten Innerbetriebliches Kontrollverfahren, um einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Leistung und zugrunde liegender Rechnung herzustellen Rechnungen müssen nach 14 Abs. 1 UStG n. F. die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleisten. Die qualifizierte elektronische Signatur ist lediglich ein Beispiel für Technologien, welche diese sicherstellen 27.04.2018 McDonald's Deutschland LLC 19
Gründe gegen EDI = Rechnungsausgang = Rechnungseingang Komplexe rechtliche Anforderungen Hohe Einführungskosten 17,1 17,4 18,1 23,7 Aufwendiger Integrationsaufwand Geringes Einsparungspotential in Relation zum Einführungsaufwand Mangelnde steuerliche Anerkennung beim Finanzamt 3,2 10,2 9,8 15,1 16,1 17,1 Mangelndes Know-how 6,4 9,1 Kein Interesse auf Kunden-/Lieferantenseite Fehlende Personal zur Durchführung Sicherheitsbedenken Interner Widerstand 3,1 3,1 3,9 2,5 2,9 5,7 7,2 8,3 0 5 10 15 20 25 27.04.2018 McDonald's Deutschland LLC 20
Interne Fragestellungen (Stand: 2012) 27.04.2018 McDonald's Deutschland LLC 21
Stand: seit 2012 EDI Buchhaltung Rechnungserfassung Hauptverwaltung Restaurants 27.04.2018 McDonald's Deutschland LLC 22
Gründe für EDI = Rechnungsausgang = Rechnungseingang Kosteneinsparung (Porto, Ablage, Papier etc.) 21,7 42,6 Auflage von Kunden / Steigerung der Kundenzufriedenheit 15,9 20,2 Kunde verlangt Gebühren für papierhafte Rechnungen 8,8 19,1 Optimierung von betrieblichen Prozessabläufen 9,3 31,2 Imageverbesserung ("best practice") Einsparung personeller Ressourcen Schnellerer Zahlungseingang / höhere Liquidität Ökologische Aspekte (Papiereinsparung) 5,1 4,4 3,2 4,1 3,2 1,9 2,3 7 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 27.04.2018 McDonald's Deutschland LLC 23
PDF-Rechnungen Email-Versand Drucken Scannen Rechnungserfassung RECHNUNGSAUSGANG RECHNUNGSEINGANG Optimierung von betrieblichen Prozessabläufen 27.04.2018 McDonald's Deutschland LLC 24
Anzahl Umsatz 0,3% 36,8% 99,7% KMU 63,2% KMU Großunternehmen Großunternehmen Beschäftigte Nettowertschöpfung 48,2% 21,8% KMU 51,8% KMU 79,2% Großunternehmen Großunternehmen 27.04.2018 McDonald's Deutschland LLC 25
Gesetzlicher Hintergrund (Stand: 2012) Steuervereinfachungsgesetz 01. Nov. 2011 (BGBl. I S. 2131) Rechnungssender: Erleichterung für KMU Rechnungen elektronisch zu versenden = Reduzierung Porto und Ablage Rechnungsempfänger (McDonald s): Erschwerte Argumentation für elektronische Rechnungsübermittlung im EDI-Verfahren DATENINTEGRATION 27.04.2018 McDonald's Deutschland LLC 26
Status Quo EDI (Stand: 2016) ZugFerd 400 Formate/Subsets allein in DE 27.04.2018 McDonald's Deutschland LLC 27
EDI-Lösung seit 2016 POS (Inhouse) SMTP Kopf- & Positionsdaten EDI UNB+UNOA:1+5173 526789635:14+5137 489573527:14+1. + Bilateral (Inhouse) (S)FTP EDIFACT (D93.A) EDIFACT (D06.A) HTTP(S) DLM Mapping pro Format + Digitale Signatur Mapping pro Format XML CSV & XLS PDF 27.04.2018 McDonald's Deutschland LLC 28
Vorteile der aktuellen EDI-Lösung Schnelle Anbindung (von der Registrierung bis zum golive) Potential einer flächendeckenden Anbindung aufgrund weitverbreitetem Einsatz von PDF-Rechnungen Erfüllung steuerlicher Anforderung ( Lesbarkeit für den gewöhnlichen Menschen ) Übermittlung von Rechnungsanlagen Minimum an IT Know-how auf Senderseite erforderlich Rudimentäres Mapping, da alle Rechnungsangaben dem PDF-Image zu entnehmen sind 27.04.2018 McDonald's Deutschland LLC 29
Ziel 90 80 70 73 78 77 81 80 82 83 84 85 85 >90 % 60 68 50 40 EDI 30 20 10 32 27 22 23 19 20 18 17 16 15 15 <10 % 0 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 EDI 67,66 73,05 77,98 77,36 80,89 80,2 82 82,6 84,4 85,02 85,47 Manuell 32,34 26,95 22,02 22,64 19,11 19,8 18 17,4 15,6 14,98 14,53 2018 92,00 8,00 27.04.2018 McDonald's Deutschland LLC 30
EDI-Lösung ab 2019 POS (Inhouse) Bilateral (Inhouse) SMTP EDIFACT (D93.A) (S)FTP EDIFACT (D06.A) XML HTTP(S) DLM Mapping pro Format + Digitale Signatur Mapping pro Format CSV & XLS PDF Scan-to-Capture 27.04.2018 McDonald's Deutschland LLC 31
Scan-to-Capture von Basware 27.04.2018 McDonald's Deutschland LLC 32
Produktportfolio Basware 100 % = EDI! 27.04.2018 McDonald's Deutschland LLC 33
Ausblick für 2019 1352 Franchise-Restaurants 130 Eigene Restaurants SMTP (S)FTP HTTP(S) DLM Franchise-Nehmer Steuerberater EDI-Lieferanten Rechnungsfreigabe Automatic Posting 27.04.2018 McDonald's Deutschland LLC 34
WOHIN KANN DIE REISE MIT BASWARE GEHEN?
RECHNUNGSAUTOMATISIERUNG MIT BASWARE Lieferant Debitoren Automatisiert EDI/XML PDF Papier Manuell Portal Konvertierung aller Formate in 1 elektronisches Format VOLLAUTOMATISCH Abgleich einer bestellbasierten Rechnung Abgleich einer wiederkehrenden, nicht bestellbasierten Rechnung Automatische Weiterleitung & Kontierung für nicht bestellbasierte Rechnungen Kreditorenkennzahl, Prozess & Finanzanalysen Back Office ERP-System Manuelle Weiterleitung einer nicht bestellbasierten Rechnung
FIT FÜR DIE ZUKUNFT DANK DIGITALISIERUNG E-INVOICING NETZWERK RECHNUNGS- AUTOMATISIERUNG ANALYTICS WePROCUREMENT FINANCING SERVICES Stärkere Lieferantenbeziehungen Basis für nachhaltiges Wachstum 100% elektronische Rechnungen ab dem ersten Tag Gesteigerte Produktivität Optimierte Prozesse Automatisierte Verarbeitung aller Rechnungen aus allen Systemen Analytics & KPIs Vollständige Ausgabentransparenz über direkte und indirekte Ausgaben Erhöhte Compliance Risikominimierung Nutzerfreundliches Einkaufserlebnis Engere Kollaboration mit Kreditorenbuchhaltung und Lieferanten Neue Einsparpotenziale Reibungslose Zahlungsprozesse Verbesserte Kennzahlen (DSO, DPO) und Return on Capital Cash für Wachstum freisetzen VERNETZEN STEUERN OPTIMIEREN 37
ZUM NACHLESEN UND -HÖREN Mehr über die kontinuierliche Optimierung der automatisierten Rechnungsverarbeitung in diesem Blogbeitrag >> Ein Leitfaden zu vernetztem Purchase-to-Pay Und eine herzliche Einladung zur Basware Connect am 26.09.2018 in der Zeche Zollverein in Essen mit weiteren Praxisbeispielen, z.b. o E-Invoicing bei SEW-EURODRIVE Mehrwerte für Rechnungssender und empfänger (Frank Bohnert, Head of Sales Processes, und Werner Sallach, Head of Financial Accounting Billing, SEW-EURODRIVE GmbH & Co KG) o Warum Alpla Werke in Sachen Rechnungsautomatisierung auf Basware setzt (Günter Hidegh, Head of Accounting Austria, Alpla Werke Alwin Lehner GmbH & Co KG) Weitere Informationen und Anmeldung für dieses kostenfreie Event unter http://baswa.re/2018
KOMMEN SIE BEI RÜCKFRAGEN JEDERZEIT GERNE AUF UNS ZU: Daniel Voigt Senior Manager Process Management, McDonald's Deutschland LLC Daniel.Voigt@de.mcd.com Maximilian Borgmann Senior Presales Consultant, Basware maximilian.borgmann@basware.com